PLANO DE AÇÃO E ORÇAMENTO

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1 Plano de Ação e Orçamento PLANO DE AÇÃO E ORÇAMENTO 1

2 Plano de Ação e Orçamento INTRODUÇÃO O Plano de Ação do Instituto Português de Educação e Investigação Pedagógica (IPEIP) para sistematiza as diversas propostas de acção definidas para concretizar os objectivos estratégicos e para responder às necessidades da organização e das diferentes partes interessadas. As actividades apresentadas foram definidas, tendo em conta a Missão e a Visão do IPEIP, as orientações estratégicas para o período e os resultados das actividades desenvolvidas nos anos anteriores. Face à conjuntura nacional actual e ao desenvolvimento das actividades planeadas para 2013, pretende- -se para a optimização dos serviços prestados pelo IPEIP, através da racionalização dos recursos existentes e a criação de formas de diversificação das fontes de financiamento, ações estas geradoras dos recursos indispensáveis ao funcionamento e à perenidade da instituição, assim como a redução das despesas ao nível da estrutura e do funcionamento, procurando melhorar a qualidade dos serviços prestados e o reforço da imagem do IPEIP. As linhas de ação para têm em conta critérios de eficiência, eficácia e qualidade, tendo em vista a existência de uma organização sustentável por via da sua ação operacional, com o objetivo de melhorar o desempenho do IPEIP, no cumprimento da sua missão e atribuições, criando meios que permitam uma diminuição do nível de dependência dos apoios públicos e, em particular, tendo em consideração o agravamento das condições económicas e sociais existentes no país e o seu impacto na organização. Assim, pretendemos que o Plano de Ação seja uma ferramenta de planeamento, visando a melhoria contínua da qualidade de vida dos clientes do IPEIP, e um instrumento que responde aos problemas diagnosticados. Pretende-se que seja um documento exequível e não uma mera manifestação de intenções, o que implica uma dimensão de compromisso entre os intervenientes e exige um processo participado Breve Enquadramento Fundado em 1973 como colégio particular, o Instituto Português de Educação e Investigação Pedagógica (IPEIP), associação sem fins lucrativos, alcançou em 2009 o estatuto de Instituição Particular de Solidariedade Social com registo nº 28/2009, averbamento nº 1, livro 12 das associações, folhas 119 e 119 verso, sito na Avenida Dom Vasco da Gama, nº 25, Lisboa. 2

3 Plano de Ação e Orçamento Missão Potenciar as competências mentais, cognitivas, motoras e psicossociais de pessoas com necessidades especiais, através de intervenções individuais nas áreas de educação, reabilitação e desenvolvimento, promovendo a melhoria da qualidade de vida. Visão Igualdade na Diferença. Valores I novação G lobalização de serviços U nião A legria L egado D edicação A fecto D inamismo E ducação Procuramos sempre inovar nos serviços que prestamos aos nossos clientes, quer do ponto de vista técnico quer humano, apostando claramente num ambiente de união, dinamismo e dedicação da equipa de trabalho, de alegria e afecto para com os nossos clientes, tentando abranger os serviços necessários para os mesmo, de acordo com as suas necessidades, atingindo assim a igualdade de tratamento e de oportunidades dos clientes e respeitando o legado que os fundadores da Instituição criaram no IPEIP. Política de Qualidade É política de Qualidade do IPEIP promover serviços de qualidade e melhoria constante dos níveis de satisfação dos seus clientes. A Instituição assume o compromisso de desenvolvimento sustentável, proporcionando qualidade, confiança e segurança aos clientes e parceiros, através da optimização das sinergias criadas com profissionais qualificados e motivados, envolvendo sempre os clientes no cumprimento da missão e valores institucionais. Dada a sua missão e valores sociais, o IPEIP desenvolve, neste momento, duas respostas sociais: Resposta Social Educativa e Resposta Social Ocupacional: Resposta Social Educativa, constituída pelo Colégio As Descobertas Ensino Especial, para clientes entre os 6 e os 18 anos com o objectivo de incrementar projectos individuais para 3

4 Plano de Ação e Orçamento potenciar o desenvolvimento global e aprendizagem aos nossos alunos. Resposta Social Ocupacional, através do Centro de Actividades Ocupacionais As Descobertas, com a finalidade de apoiar os clientes com idade superior a 18 anos, nas áreas de desenvolvimento das actividade de vida diária, desenvolvimento global, através de actividades socialmente úteis e estritamente ocupacionais. O Plano de Ação apresenta ações e atividades, de acordo com a metodologia de gestão Balanced Scorecard (BSC), que vem sendo aplicado nos últimos anos nesta Instituição. O BSC é uma construção interativa, neste sentido, é sempre indispensável ter o envolvimento e compromisso de todos os responsáveis pelas decisões. A aplicação da metodologia BSC assenta numa visão organizativa dinâmica com preocupação relativamente aos recursos humanos e financeiros, aos alunos, aos processos e à capacidade de aprender e crescer. Os vetores de análise para definição dos objetivos e projetos de cada perspetiva foram adaptados por se julgarem mais apropriados à atividade do IPEIP. Perspetiva Clientes Vetores de Análise Esta perspetiva tem por base a satisfação dos alunos e famílias, na consolidação das relações instituição/família e demais instituições do sistema e, a criação de atividades e projetos que visem aumentar a qualidade e o crescimento da instituição com respostas mais adequadas aos alunos. Posição Estratégica - Potenciar a relação família/cliente/ipeip; - Otimizar as atividades de apoio e serviços prestados às famílias e seus clientes. Perspetiva Financeira A nível financeiro pretende-se contribuir para o aumento dos proveitos, direta ou indiretamente e, controlo dos custos, contribuindo para a divulgação clara e objetiva dos resultados alcançados. Pretende-se contribuir para a qualidade e sustentabilidade da instituição, rentabilizando os recursos existentes. Posição Estratégica - Atingir um modelo sustentável e equilibrado financeiramente; - Diminuir a dependência financeira da DGEstE; 4

5 Plano de Ação e Orçamento Perspetiva dos Recursos Humanos Nesta área pretende-se analisar, formar e melhorar e eficiência do desempenho dos colaboradores, em todos os setores e, melhorar a eficácia na utilização dos recursos. Posição Estratégica - Envolver e qualificar os recursos humanos para o modelo de gestão de qualidade; - Aumentar o número de recursos humanos no IPEIP, direta ou indiretamente. Perspetiva Processos Internos Esta perspetiva prende-se com o potencial humano e suas formas de capacitação de competências. Relaciona-se ainda com a implementação de projetos que visem a melhoria, inovação e desenvolvimento dos serviços, por via da constante avaliação da qualidade dos documentos e processos de trabalho implementados. Posição Estratégica - Consolidar o processo de gestão de qualidade; - Dinamizar a imagem do IPEIP junto da comunidade; PLANO DE AÇÃO PARA 2013 O presente Plano de Ação visa a programação da atividade do IPEIP ao longo do ano, bem como, a divulgação das atividades programadas e a participação ativa de todos os intervenientes da comunidade (parceiros, trabalhadores, alunos e significativos). Certamente que este plano não será estanque, estando sujeito a alterações em virtude de novos eventos/acontecimentos que surjam ao longo do ano, pelo que poderão ainda surgir alterações sempre que a Direção julgar conveniente e a equipa técnica o aconselhar. A escassez de recursos humanos, materiais e financeiros poderão ser entraves à concretização das atividades propostas, contudo procurar-se-á manter sempre como objetivo a permanente melhoria dos processos de gestão e funcionamento, e o reforço das competências dos profissionais da nossa Instituição. 5

6 Plano de Ação e Orçamento Perspectiva Clientes Objectivo Estratégico Potenciar a relação família/cliente/ipeip Optimizar as atividades de apoio e serviços prestados às famílias e clientes Objectivo Operacional Prazo Meta Indicador Conhecer a especificidade de cada cliente e sua família Promover a participação activa das famílias nas actividades do IPEIP Apoiar no encaminhamento dos clientes com plano individual de transição (PIT) Cumprir os planos de actividades de cada grupo Promover a distribuição de cabazes alimentares ao abrigo do PCAAC Participar e promover a participação das famílias nas actividades das entidades parceiras do IPEIP 30 dias desde data inscrição 100% novos clientes Nº de entrevistas realizadas Julho 4 Nº de atividades realizadas Julho 100% nº de clientes sinalizados e apoiados Julho 90% Nº de atividades no plano do grupo Dependente da Cabazes distribuídos às 100% Seg. Social famílias Dependente de Nº de atividades calendário dos 60% desenvolvidas pelos parceiros parceiros Perspectiva Financeira Objectivo Estratégico Atingir um modelo sustentável e equilibrado financeiramente Diminuir a dependência financeira da DGEstE Objectivo Operacional Prazo Meta Indicador Manter equilíbrio entre os prazos médios de recebimento e de pagamento Dezembro PMR inferior ao PMP Rácio de prazos de pagamento Colocar e manter as margens de segurança em níveis positivos Dezembro Nível positivo Rácio Margem de Segurança Melhorar o valor da margem unitária das valências do IPEIP. Dezembro Valores positivos Valor da margem unitária mensal Diminuição da % na Diminuir o custo da rubrica transportes no Dezembro 10% rubrica, face média peso geral do orçamento dos últimos 2 anos Candidatura a projectos de financiamento para Dezembro nº de candidaturas desenvolvimento de actividades e/ou apoio a 4 efectuadas tesouraria. % de receitas na Desenvolver um projecto para angariação de Dezembro 10% rubrica donativos fundos junto da comunidade. face receitas globais. 6

7 Plano de Ação e Orçamento Perspectiva Recursos Humanos Objectivo Estratégico Envolver e qualificar os recursos humanos para o modelo de gestão de qualidade Aumentar o número de recursos humanos no IPEIP. Objectivo Operacional Prazo Meta Indicador Promover reuniões gerais de trabalhadores nº de reuniões com o intuito de implementar o modelo de Julho 2 realizadas gestão e qualidade Diagnosticar as necessidades de formação e De acordo Dezembro nº de formações realizar acções de formação e sensibilização com plano de realizadas para o modelo de gestão e qualidade formação Aumentar o número de voluntários a colaborar nº de voluntários a com o IPEIP nas áreas directamente Setembro 3 colaborar com o relacionadas com os clientes IPEIP Promover a realização de estágios curriculares Novembro nº de estágio 5 realizados Melhorar a proporção de nº de colaborador por nº colaboradores/ nº Dezembro =>0.4 cada cliente. clientes Perspectiva Processos Internos Objectivo Estratégico Consolidar o processo de gestão e qualidade Dinamizar a imagem do IPEIP junto da comunidade Objectivo Operacional Prazo Meta Indicador Auditar a implementação do processo de nº de auditorias Junho 2 gestão e qualidade efectuadas Potenciar a participação dos clientes e/ou seus Nº de sugestões e significativos no processo de gestão e Dezembro avaliações com a >=5 qualidade, através de pedidos de avaliação ou finalidade de sugestão de melhoria melhoria de serviço Divulgação do IPEIP, através de cartazes, % de alcance e outros meios de comunicação, pela Março 100% comunidade escolar comunidade, com especial foco na freguesia. da freguesia nº de actividades com Promover a visita de elementos da participação de comunidade aos espaços do IPEIP, em Julho 2 elementos da momentos de festas e convívios comunidade 7

8 Orçamento - Ano ORÇAMENTO Plano de Ação e Orçamento (Valores em Euros) (Valores em Euros) ACTIVIDADES 2013 SALDO DO PERÍODO ANTERIOR ,00 996,91 FLUXOS DA ACTIVIDADE OPERACIONAL -Recebimentos Prestações de Serviços , ,01 Outros: Subsidios do IEFP ,94 Reembolsos pedidos de IVA/IRC Contrato cedência carrinhas Polibus ,09 Clientes N , ,82 Total dos recebimentos , ,86 -Pagamentos Fornecedores (FSE) , ,28 Fornecedores (CMVMC) 6.231, ,18 Recibos Verdes 2.750, ,00 Gastos com o pessoal , ,19 IRS , ,58 Segurança Social + CGA , ,40 IVA IRC Pagamentos N-1 Fornecedores , ,06 Estado e outros entes públicos 9.309, ,97 Outros Total dos pagamentos , ,66 FLUXOS DA ACTIVIDADE OPERACIONAL , ,20 FLUXOS DA ACTIVIDADE DE INVESTIMENTO -Recebimentos - Alienação de Investimentos - Recebimentos de Subsidios de Investimento - Outros Total dos recebimentos -Pagamentos - Fornecedores de Investimentos - Outros Total dos pagamentos FLUXOS DA ACTIVIDADE DE INVESTIMENTO FLUXOS DA ACTIVIDADE DE FINANCIAMENTO -Recebimentos - Aumentos de Capital - Prestações Suplementares - Constituição/Utilização de empréstimo - Outros (Sócios) Total dos recebimentos -Pagamentos - Amortização de capital (Leasing e Financiamentos) ,71 - Juros e outros similares 1.057,81 - Outros (IVA leasing) 6.275,42 - Outros encargos financeiros 1.586,76 - Amortização de Capital (reembolso da dívida linha de crédito) ,92 - Juros e Outros similares (linha de crédito) 4.105,44 - Livranças Total dos pagamentos , ,70 FLUXOS DA ACTIVIDADE DE FINANCIAMENTO , ,70 SALDO DE TESOURARIA ACUMULADA 2.549, ,41 8

9 Plano de Ação e Orçamento Enquadramento O orçamento do exercício de foi elaborado com base nos valores esperados no final do ano de 2013 e as perspetivas/pressupostos para o ano de. Assim, é importante sublinhar que os dados apresentados na coluna 2013, sofreram já modificações desde a sua apresentação em Novembro de Para o ano de, o principal fator de análise é a grande imprevisibilidade que, à data, existe perante as constantes alterações na panorâmica politico-económico, em especial nas modificações legislativas no Ministério da Educação. Este fator foi já determinante para os resultados esperados para 2013 e será igualmente crítico para o ano de. Fruto deste panorama, terão de ser adotadas medidas estruturais que envolvem a área dos recebimentos (Enc. Educação, Seg. Social, DGEstE), em especial devido aos consecutivos atrasos de recebimentos e ao aumento do valor em dívida esperada. Na área dos pagamentos a fornecedores, estes terão que implicar a gestão decorrente dos fatores mencionados, ou seja, espera-se o aumento dos valores em dívida. Uma das áreas onde, necessariamente, terão que existir alterações é no serviço de transportes, uma vez que é imperativo equilibrar os valores recebidos e os custos que o mesmo acarreta, por forma a melhorar a margem de segurança, uma vez que foram atingidas todas a possibilidades de redução de custos nas restantes áreas. Fluxos da Atividade Operacional Estima-se para o exercício de um decréscimo na rúbrica "Prestações de Serviços" na ordem dos 18,11%, por via da diminuição das verbas por parte de DGESTE. Está previsto um aumento no valor das dívidas, na rúbrica "Clientes" de 77,96% e na rúbrica "fornecedores" um aumento de 246,12%. Relativamente aos Fornecimentos e Serviços Externos, estima-se uma diminuição dos gastos de 4,99%, e nas matérias-primas um decréscimo de 62,60%. Relativamente à rúbrica "honorários" prevê-se uma redução de gastos na ordem dos 27,88%. Na rúbrica "IRS" (Estado e outros entes Públicos) a discrepância de 59,19% dá-se em virtude de à data do fecho do orçamento de 2013, não serem conhecidas as tabelas de IRS vigentes para o mesmo ano, estando prevista uma diminuição comparativamente com os valores reais de Na rúbrica "Segurança Social" (Estado e Outros Entes Públicos) está previsto um decréscimo de 30,45%, este valor não corresponde a uma igual percentagem do decréscimo na rúbrica "Gastos com o Pessoal" (25,24%), devido ao facto de coexistirem diferentes taxas de Segurança Social aplicadas ao pessoal. A diminuição de 40,74% na rúbrica "Estado e Outros Entes Públicos relativamente ao ano N-1, ocorre devido à integração dos subsídios de férias e de natal em duodécimos que leva a uma diluição também dos impostos a pagar no período seguinte. 9

10 Plano de Ação e Orçamento Fluxos da Atividade de Investimento Em 2013 terminaram os contratos de leasing de ambas as viaturas pertencentes ao IPEIP, sendo que os gastos relativamente às mesmas, bem como os respetivos seguros, deixam de existir em. Relativamente à restante atividade de Financiamento, os valores previstos para, são referentes à linha de crédito concedida pela Segurança Social ao IPEIP e que não estava prevista no orçamento para CONCLUSÃO Agimos na convicção de que a valorização pessoal e a integração social é para todos sem exceção e, partimos do pressuposto de que a Qualidade, Transparência e Sustentabilidade na Instituição só será possível se for desejada e construída por todos os actores envolvidos alunos, pais, funcionários e associados. Assim consideramos fundamental e estaremos sempre disponíveis para a criação de momentos de diálogo e reflexão participada durante os quais, em conjunto, nos questionemos sobre os principais obstáculos à sua concretização e as formas de os ultrapassar, bem como, sobre a missão da Instituição e o contributo de cada um para com a mesma. As mudanças até então implementadas deveram-se muito à compreensão e confiança que os membros da associação depositaram nos Órgãos Sociais, bem como, ao esforço e dedicação dos colaboradores da instituição, sabendo estar à altura da exigência e contribuindo de forma positiva para o desenvolvimento dos processos de crescimento e melhoria contínua. Os esforços que teremos de fazer no sentido de encontrar soluções financeiras são enormes e temos de o fazer sem pôr em risco o normal funcionamento da nossa Instituição. Tal situação obriga-nos a solicitar a ajuda de todos, já que estes equipamentos são essenciais para a melhoria das condições e da qualidade de vida das pessoas que deles necessitam. Esperamos que ao longo do ano 2013, se continue a consolidar as metodologias implementadas, possibilitando assim o avanço da Instituição. Lisboa, 11 de Novembro de 2013 A Direcção Paulo M. Uvaldo Salgueiro Mª. do Rosário Calado Ana Paula Reais 10