Áreas de utilização do GED e o que levar em consideração no Projeto de Implantação de GED em uma empresa Simone de Abreu

Transcrição

1 Áreas de utilização do GED e o que levar em consideração no Projeto de Implantação de GED em uma empresa Simone de Abreu Cerca de dois milhões de pessoas estão trabalhando em aproximadamente 300 mil projetos de software nos EUA. Entre 1/3 e 2/3 desses projetos irão exceder seu planejamento em tempo e dinheiro antes de serem entregues. Dos mais dispendiosos, cerca de ½ serão abruptamente interrompidos por fugirem do controle. (McConnel, S.- Software Project Survival Guide) Áreas de utilização do GED e o que levar em consideração no projeto de implantação de GED em uma empresa? Assim como as atividades organizacionais desenvolvem-se em várias áreas, o GED também será desenvolvido em diversas áreas e com diferentes propósitos. As áreas de utilização, aqui abordadas, são comuns a empresas que utilizam, em suas tarefas, documentos e portanto, são suscetíveis ao sistema de gerenciamento eletrônico. Podemos exemplificar tais áreas em funções genéricas da organização que dependem de documentos como mecanismo primário para realizar e finalizar uma tarefa ou, que utilizem, em suas atividades, tecnologias de documentos (SPRAGUE JR. 1995). As atividades podem ser bastante diferentes em estrutura e propósito, mas possuem em comum o uso da tecnologia de documentos e uma classificação das áreas pode ser feita, dividindo-as em sete categorias genéricas: aprimoramento do processo de publicação; suporte a processos organizacionais; suporte à comunicação entre pessoas e grupos na organização; aperfeiçoamento do acesso às informações externas; criação, manutenção e distribuição da documentação; sustentação dos registros da corporação; promoção de treinamentos e educação. Áreas de utilização do GED / Anhembi Morumbi 1 1

2 Aprimoramento do processo de publicação. Para as organizações que possuem documentos como produtos ou como suporte a produtos (manuais, guias etc.), a tecnologia pode reestruturar as atividades de publicar e distribuir os documentos de papel (ou mesmo eletrônicos, no caso, por exemplo, de guias de software). O maior problema dessas organizações são os dispêndios com o transporte e o armazenamento de seus produtos. No processo normal de publicação, os documentos são geralmente criados com o uso de ferramentas eletrônicas e um fotolito (placa de metal, com imagem fotográfica para impressão), criado para a impressão. Esse tipo de impressão, que tem um elevado custo, é indicado para grandes quantidades de exemplares, pois, assim, se consegue aumentar a relação custo/benefício do trabalho. Assim, uma grande quantidade de documentos são impressos, estocados e distribuídos para seus destinos quando necessário. A impressão não-freqüente, devido aos onerosos custos, torna os documentos bastante obsoletos entre uma impressão e outra. O transporte dos documentos é bastante considerável no custo final da produção dos documentos, pois meios comuns de transporte são utilizados, já que os documentos encontram-se na forma de papel. Com a utilização do GED, os documentos serão criados, armazenados, distribuídos e impressos com a utilização de tecnologias da informação que, dessa forma, serão criados em um meio eletrônico, distribuídos por meio de uma rede de computadores e impressos quando for necessário. Com o armazenamento da versão digital do documento, o trabalho de revisão pode ser feito de maneira mais freqüente e, assim, o tempo entre versões se torna menor. Com isso, a quantidade de documentos obsoletos diminui, os custos com depósitos são eliminados e o tempo de entrega é reduzido. Suporte aos processos organizacionais. A grande parte das atividades de uma organização fazem uso, basicamente, de formulários que trazem informações variadas e acumulam a aprovação de uma seqüência de pessoas. Alguns exemplos típicos de atividade incluem a contratação de um novo funcionário, a requisição de verba para uma despesa, entre outros. Com o GED, podemos diminuir o volume de tais documentos transitando dentro da empresa, gerenciar seu fluxo e conseguir fazer com que os documentos tenham um destino certo e rápido ao serem encaminhados. Como os documentos são importantes para o gerenciamento de atividades de relatórios, controle, tomadas de decisão e resolução de problemas, a ferramenta gerencial eletrônica vem de encontro a essa necessidade, gerando um suporte de informações mais rápido, organizado e confiável. 2 Áreas de utilização do GED / Anhembi Morumbi

3 Suporte à comunicação entre pessoas e grupos na organização. A comunicação entre pessoas e grupos pode se dar sem a utilização de documentos como, por exemplo, em uma conversa telefônica, vídeo-conferência, apresentação etc.. Um evento comunicativo não requer, necessariamente, um documento, mas conceitos, idéias e informações que se formam ao longo do tempo e devem ser registradas (SPRAGUE JR., 1995). Se tais informações, conceitos e idéias precisarem ser transmitidas, será necessário um documento. O principal valor do GED, nessa aplicação, é tornar estruturas como os documentos compostos (ricos em comunicação) disponíveis à todas as pessoas e grupos da organização que estejam interessadas e envolvidas nas atividades que fazem uso desse. O compartilhamento de documentos para os grupos melhora a interação das pessoas na atividade e reduz o tempo necessário de resposta do grupo. Aperfeiçoamento do acesso à informações externas Existem informações que devem ser buscadas em fontes externas à empresa, tais como as publicações de tempo crítico (jornais), artigos de pesquisas, revistas, anais de conferências etc.. Esses documentos podem ser obtidos de forma externa e também eletrônica, com a utilização de conexões com grandes bases de dados on-line que utilizam uma rede cliente/servidor ou da internet. Podemos citar, como um exemplo de uma grande base de dados, um consórcio de universidades, agências governamentais, institutos de pesquisas e outras organizações que criaram um serviço chamado de WAIS (Wide Area Information System Serviço de Informação de Área Expandida) que disponibiliza uma grande variedade de artigos, livros, referências e resumos (abstracts) na Internet. Criação, manutenção e distribuição da documentação. A criação e manutenção de documentos que são materiais de referência (políticas, procedimentos, descrição de produtos etc.) é realizada de maneira diferenciada dos documentos que possuem baixa rotatividade. Como tais documentos podem ser modificados em um curto período de tempo, é responsabilidade do sistema de controle de versões de documentos informar, ao usuário, qual o estado do arquivo no tempo em que é acessado. Como exemplo, para tais documentos, temos os manuais de procedimentos e padrões de uma organização, diagramas e plantas de engenharia, documentação de sistemas de computadores e manuais de produtos. No caso dos documentos de baixa rotatividade como, por exemplo, o planejamento estratégico da organização de cinco anos atrás, atualizações não são necessárias, pois são informações históricas. Áreas de utilização do GED / Anhembi Morumbi 3 3

4 É possível fazer o acesso aos documentos de diversas formas. Para usuários internos da organização, o acesso é feito por meio de uma rede e uma estação de trabalho (maneira mais simplificada). Para os usuários externos (consumidores), por exemplo, o acesso poderá ser feito pelos usuários internos, que devem se utilizar de documentos que servem de referência para um serviço de atendimento ao consumidor e que, com o uso do GED, terão a localização e a resolução de problemas agilizadas. Nessa área, a aplicação trará acesso mais rápido aos documentos, revisão e deve, também, dar um caráter mais rápido à agência, além do acesso simultâneo de sua versão mais atual para diversas pessoas. Sustentação dos registros da corporação. Nessa área, o GED estará lidando com documentos de história, performance financeira, acordos, deveres, contratos e outros tipos que dão suporte legal para a organização. Sua função se concentrará no controle deste conjunto de registros oficiais corporativos, com o armazenamento e consultas ocasionais a tais documentos. Nessa área de aplicação, os meios de armazenamento devem obedecer todas as regras existentes em legislação vigente para tais. Não é muito interessante manter documentos em meio eletrônico que não possuam ainda uma legislação específica, sem dispor de sua cópia original em papel. Promoção e treinamento da educação Os documentos que se destinam ao treinamento curricular ou que são materiais de referência, podem ser convertidos para documentos multimídia compostos, com a estrutura de hipertexto. A eficiência de tais documentos, na área de treinamento e ensino na organização, é extrema (SPRAGUE JR., 1995). A aplicação do GED nessa área é dispor de infra-estrutura para que eles possam ser visualizados, e possibilitar a interação do usuário no processo de aprendizado, seguindo a natureza do documento utilizado. Isso significa que a interação deve ser possibilitada pelo documento e que ele que deve estar estruturado para tal. Projeto de uma implantação de GED Ao pensar na implantação de GED, em uma empresa, é muito importante utilizar uma metodologia adequada, para se ter controle sobre as variáveis envolvidas. Quais as situações em que o GED poderá me ajudar? Na fase de compras Desenvolvimento de propostas mais precisas. Permite, ao usuário final, mostrar suas reais necessidades. Permite uniformidade de comunicação entre fornecedores. 4 Áreas de utilização do GED / Anhembi Morumbi

5 Na fase de desenvolvimento Controle do escopo do projeto. Permite estimar o fluxo de caixa de conforme o orçamento. Permite a identificação de outras oportunidades. Após implantação. Retorno mais rápido de investimento. Maior precisão de resultados. Maior adesão por parte dos patrocinadores e usuários Qual a metodologia que devo usar? Existe, no mercado, uma série de manuais e metodologias para implantação de projetos de sistemas de informática e outros, de uso geral, que podem ser aplicáveis. Um referencial no mercado tem sido os métodos desenvolvidos pelo PMI (Project Management Institute), que não é propriamente um conjunto de procedimentos para gerenciamento de projetos aplicados exclusivamente à informática, mas provém de um conjunto de ferramentas e cuidados que devem ser adotados na execução de projetos em geral. É fato que não existe consenso geral de uma metodologia restrita que seja aplicada sem problemas a todas soluções de GED. Devemos, então, fazer um misto de uso de metodologias e adequá-las às nescessidades do projeto. Capítulo 2 do livro traduzido do PMBOK V1.0 link: site_dfa/ peg/pmbok/pmbok2_contexto.pdf Figura - Ciclo de vida representativo de desenvolvimento de software, segundo Muench Áreas de utilização do GED / Anhembi Morumbi 5 5

6 Pontos comuns entre as metodologias Existem alguns pontos que são comuns entre as metodologias para o desenvolvimento de um projeto. São eles: Definiçao da solução Montar um elenco de funcionalidades reais, necessárias para que o GED da empresa funcione adquadamente. É importante ter um sistema que: Vá ao encontro das necessidades da empresa. Tenha um ROI (retorno de investimento) satisfatório. Tenha TCO (custo total de propriedade) satisfatório. Esteja alinhado com as perspectivas futuras da empresa. Essa é a fase mais importante do projeto e, por isso, é preciso realizar um planejamento que contenha uma descrição do problema, documentação e escopo de projeto, definição da solução com preço fixo, recomendações de infraestrutura e diretrizes para o desenvolvimento da solução. Desenvolvimento da solução Nessa fase, é interessante o acompanhamento da compra de software e equipamentos de infra-estrutura para a empresa, além do acompanhamento das questões tecnológicas envolvidas na solução como configuração de servidores, aplicação, testes, planos de segurança, migração de bases de dados, entre outras. Funcionamento da solução Principais atividades envolvidas nessa fase: Treinamento de colaboradores. Período de transição. Produção inicial. Benefícios iniciais. Avaliação e melhoria da solução Nessa fase, o projeto de implantação do GED tem, realmente, início. Depois dessa etapa, vem a fase mais crítica do processo, pois há, aqui, uma mudança cultural por parte dos colaboradores e isso deve ser previsto. Um suporte adequado à implantação não deve ser negligenciado de forma alguma. 6 Áreas de utilização do GED / Anhembi Morumbi

7 Uma solução GED é realmente necessária? Para responder essa pergunta é necessário, primeiramente, fazer um número considerável de visitas à empresa que deseja implantar essa solução. Muitas vezes, o cliente precisa, apenas, de soluções como: ERP, CRM, workflow, groupware, sistemas de controle de estoque e uma série de outras soluções que melhor atenderiam o problema específico apresentado. Essa situação, por sua vez, pode ser crítica, pois se um GED for adotado e, depois, surgir a necessidade da implantação de adaptações para atender ao cliente, adaptações essas quepodem gerar um efeito por certo espaço de tempo. A questão que fica, é referente ao futuro da empresa. O que acontece, então? O mais prudente é usar a ferramenta certa para o caso e usar o GED como suporte documental ao processo em uso. Glossário Ferramentas eletrônicas: quaisquer softwares de editoração, diagramação ou gráficos. CRM (Customer Relationship Management): é uma estratégia de gestão de negócios através do relacionamento com o cliente, para a realização de maior lucratividade e ganhos de vantagem competitiva, destacando, para isso, a participação da tecnologia como forma de automatizar os diversos processos de negócio como vendas, marketing, serviços ao consumidor e suporte a campo. ERP (Enterprise Resource Planning): arquitetura de software que facilita o fluxo de informações entre todos os departamentos da empresa e suas atividades tais como fabricação, logística, finanças e recursos humanos.um amplo sistema de soluções e informações e banco de dados único, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicações, consolidando todas as operações do negócio em apenas um ambiente computacional. Groupware: refere-se à combinação de um processo de grupo e ferramentas de software que caracterizam uma rede como um sistema de comunicação. Leia o texto: GED Uma alternativa viável na gestão da informação estratégica. Samir Rodrigues Haddad. Faça uma resenha sobre o estudo de caso da Prodabel (citado no texto). Áreas de utilização do GED / Anhembi Morumbi 7 7

8 Bibliografia básica: BALDAM, R., VALLE, R., CAVALCANTI, M. GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ed. São Paulo: Érica, BALDAM, R. EDMS: Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos. São Paulo: Érica, Bibliografia Complementar: Centro nacional de desenvolvimento do gerenciamento da informação - SPRAGUE JR., Ralph H. Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for Information Systems Managers. Disponível em Hawaii, Áreas de utilização do GED / Anhembi Morumbi

9 Áreas de utilização do GED / Anhembi Morumbi 9 9