REGULAMENTO DA EXPOSIÇÃO

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1 SIMPÓSIO DE AUTOMAÇÃO DE SISTEMAS ELÉTRICOS COLÓQUIO INTERNACIONAL DO SC B5 DO CIGRÉ 25 a 31 de agosto de 2013 Hotel Ouro Minas Belo Horizonte - MG REGULAMENTO DA EXPOSIÇÃO 1) OBJETIVO 1.1) O presente Regulamento da Exposição, define o regulamento para a área dos estandes, obrigando o PATROCINADOR/EXPOSITOR a cumprir fielmente as diretrizes aqui estabelecidas. 1.2) Este Regulamento fornece ao PATROCINADOR/EXPOSITOR, às pessoas e a outros por ele contratados, as principais informações e normas necessárias ao bom funcionamento da Exposição. 1.3) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá ler este Regulamento e repassar a todos os seus funcionários e demais pessoas envolvidas as normas nele contidas. 2) INFORMAÇÕES BÁSICAS 2.1) PROMOÇÃO: COMITÊ NACIONAL BRASILEIRO DE PRODUÇÃO E TRANSMISSÃO DE ENERGIA ELÉTRICA CIGRÉ BRASIL, com sede na cidade do Rio de Janeiro RJ, Praia do Flamengo, 66 Salas 408 a 411 Bloco B Bairro Flamengo CEP , CNPJ/MF n / , doravante denominado PATROCINADO. 2.2) SECRETARIA EXECUTIVA: ÉTICA Promoção de Eventos, com sede na Rua Nossa Senhora do Brasil, 775, em Belo Horizonte MG Cep: Tel/fax.: (31) [email protected]. 2.3) LOCAL DA EXPOSIÇÃO: Ouro Minas Palace Hotel Av. Cristiano Machado, 4001, em Belo Horizonte MG CEP: ) PERÍODO DE REALIZAÇÃO: de 25 a 31 de agosto de ) MONTADORA OFICIAL: Dimensão Montagens Promocionais, com sede na Rua Corrêa Vasques, 281, Bairro Cachoeirinha, em Belo Horizonte MG CEP Tel.: (31) [email protected] - site: 3) CARACTERÍSTICAS DA MONTAGEM BÁSICA DOS ESTANDES 3.1) A montagem básica do estande será constituída de: PISO Piso em carpete grafite sobre piso local PAREDES DIVISÓRIAS Em painéis TS formicalizados frente e verso na cor branco, acoplados a perfis de alumínio anodizados com 2,20m de altura COBERTURA Em pergolado de alumínio anodizado - seção 1,00m x 1,00m a 2,20m de altura ILUMINAÇÃO 01 lâmpada HO de 100watts a cada nove metros quadrados 01 tomada de 110volts MOBILIÁRIO 01 mesa com pé cromado 03 cadeiras S brancas 01 balcão de octanorm- 1,00m x 0,50m x 1,10m 1

2 01 folheteira PROGRAMAÇÃO VISUAL 01 plaqueta de identificação 1,00m x 0,33m 01 logo front iluminada 1,00m x 1,00m Obs.: Caso seja necessário a contratação de algum item adicional para o estande, entrar em contato, até no máximo dia 12 de agosto de 2013, com a montadora oficial do evento Dimensão, através do telefone ou constante no item ) ÁREA DE EXPOSIÇÃO: DESCRIÇÃO E CARACTERÍSTICAS DOS ESTANDES E DO HOTEL OURO MINAS 4.1) CARACTERÍSTICAS DO LOCAL DA EXPOSIÇÃO 4.1.1) Área dos Estandes - Piso estandes 4 a 15 Carpete - Piso estandes 01;02, 03 e 16 - Porcelanato 4.1.2) Altura máxima permitida para os estandes: - estandes de nºs 01;02, 03 e ,60m - estandes de nºs 4 a ,30m 4.1.3) Energia Elétrica - Tensão e 127 volts - Número de fases ) CRONOGRAMA PARA MONTAGEM, REALIZAÇÃO E DESMONTAGEM 5.1) DATAS E HORÁRIOS 5.1.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá obedecer as seguintes datas e horários: MONTAGEM a. Montagem e entrada de produtos: Entrada da MONTADORA OFICIAL: - dia 24/08/2013 das 14 às 24horas Período para montagem dos estandes pelas montadoras contratadas pelos PATROCINADOR/EXPOSITORES: - dia 24/08/2013 das 15 às 24 horas (descarregar o material, entrada pela Av. Bernardo Vasconcelos, 2700 Ipiranga) Entrada de produtos para os estandes: - dia 25/08/2013 das 14 às 17 horas IMPRETERIVELMENTE. OBS.: O Hotel não possui estacionamento interno para caminhões, a Gerência de Eventos deverá ser informada de eventuais necessidades adicionais do estacionamento, com antecedência de 48 horas úteis. REALIZAÇÃO b. Realização: - dia 25/08/2013 Abertura à noite - dia 26/08/2013 ao dia 29/08/ às 18 horas c. Entrada do PATROCINADOR/EXPOSITOR no período de realização da Exposição: - a partir de 8 horas portando crachá de identificação OBS.: Neste horário, DEVERÁ ter um representante da empresa em cada estande para que se evite qualquer tipo de transtorno. 2

3 DESMONTAGEM É EXPRESSAMENTE PROIBIDA A RETIRADA DE QUALQUER MATERIAL ANTES DO DIA 29 DE AGOSTO DE 2013, ÀS 18h, DEVENDO SER OBEDECIDO O CRONOGRAMA ABAIXO. d. Desmontagem e retirada dos produtos e equipamentos pelas empresas PATROCINADOR/EXPOSITOR: - dia 29/08/2013 das 18 às 19 horas materiais de escritório, folhetos, placas, móveis e equipamentos leves. e. Desmontagem e retirada de material pelas montadoras contratadas pelo PATROCINADOR/EXPOSITOR: - dia 29/08/2013 das 19 às 24 horas - IMPRETERIVELMENTE. f. O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá avisar a montadora por ele contratada a data de desmontagem do estande. g. Não responsabilizamos por materiais não retirados até o horário limite. h. A retirada de todo material da empresa PATROCINADOR/EXPOSITORA e da MONTADORA deverá ser efetuada pela portaria da Av. Bernardo Vasconcelos, 2700 Ipiranga). 6) REQUISITOS PARA MONTAGEM DE ESTANDES, REALIZAÇÃO DA EXPOSIÇÃO E DESMONTAGEM DE ESTANDES 6.1) CONTRATAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA Na contratação de serviços de terceiros (empresas prestadoras de serviços), alertamos para a conveniência de solicitar as comprovações de existência legal (contrato social, alvarás, etc.) da empresa contratada e as respectivas guias de recolhimento da previdência social (GRPS), cópias da ficha de registro de empregados, recolhimento de FGTS, demais encargos sociais, previdenciários, securitários e postura municipal. Os documentos de terceiros e dos próprios empregados deverão estar disponíveis no estande durante todo o período, desde a montagem até a desmontagem, para serem apresentados aos representantes do Ministério do Trabalho. 6.2) NORMAS PARA MONTAGEM 6.2.1) É obrigatório o uso de carpete sob os estandes ) É proibida a permanência em outras áreas do Hotel ao pessoal de montagem, limitando-se seus deslocamentos às áreas de trabalhos específicos e/ou espaço alugado para realização do evento ) Não é permitido pintar, demarcar ou furar o piso do Hotel, bem como amarrar, pendurar ou prender qualquer elemento do estande à estrutura do Hotel ) Não será permitida a entrada de explosivos de qualquer natureza nas dependências do Hotel, bem como o funcionamento de motores de combustão interna, botijões de gás, materiais ou substâncias perigosamente combustíveis, ou qualquer equipamento que venha a exalar gases, tóxicos ou não, fumaça ou gordura ) Não é permitida a utilização de máquinas elétricas, tais como, furadeiras, serras, etc., que provoquem ruídos, barulhos ou vibrações. Também não é permitido lixar ou pintar qualquer tipo de material nas dependências internas do Hotel. As peças deverão chegar ao local, com o trabalho de pintura e arte final concluídos, pois o Hotel não possui áreas adequadas para realização destas atividades. 3

4 6.2.6) É vedado o acesso de pessoal estranho ao Hotel às subestações, central e galerias de serviços, devendo o PATROCINADOR/EXPOSITOR solicitar à MONTADORA OFICIAL a execução dos serviços que necessitem ter acesso a tais locais ) Não é permitido às Montadoras e ao PATROCINADOR/EXPOSITOR a utilização das vias de circulação, áreas administrativas e de segurança do Hotel para depósito de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no(s) estande(s) ) Os danos provenientes do transporte de equipamentos e/ou material será de inteira responsabilidade do PATROCINADOR/EXPOSITOR, tais como: danificação no piso, paredes e demais dependências internas e externas do Hotel ) Não é permitido a construção de pisos ou paredes de alvenaria ou similares, bem como a utilização de areia ou terra para a montagem de jardins ) O pessoal de montagem de estandes deverá utilizar os toaletes destinados aos funcionários, que se encontram nas áreas de serviço. O Hotel não oferece estrutura para banho ) Os salões, foyers e áreas de circulação estão equipados com sistema sprinklers e extintores. As áreas gerais, com hidrantes em pontos estratégicos. Em nenhuma circunstância essas instalações poderão estar obstruídas pela colocação de materiais. É recomendável ao PATROCINADOR/EXPOSITOR manter em seu estande, no mínimo 1 (um) extintor de incêndio devidamente sinalizado e todos que estejam trabalhando se familiarizem com a localização dos equipamentos de combate à incêndio e rotas de fuga do prédio. 6.3) OBRIGAÇÕES DAS EMPRESAS PATROCINADORAS/EXPOSITORAS (PATROCINADOR/EXPOSITORA) DURANTE A MONTAGEM 6.3.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá apresentar ao PATROCINADO todos os projetos especiais para montagem do estande, impreterivelmente até o dia 31/07/2013, sob pena de ser interditada a sua montagem. Os projetos de montagem, decoração e instalações efetuados pelo PATROCINADOR/EXPOSITOR que não obedecerem aos requisitos e especificações técnicas constantes no Regulamento poderão ser interditados pelo PATROCINADO ) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá formular consulta prévia à MONTADORA OFICIAL quando necessitar de adaptações especiais no que diz respeito a instalações elétricas ) A decoração, montagem e desmontagem dos produtos dentro do(s) estande(s) ficarão a cargo do PATROCINADOR/EXPOSITOR ) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá credenciar a montadora por ele contratada junto à SECRETARIA EXECUTIVA até o dia 15/08/2013, bem como a relação de pessoas que estarão trabalhando na montagem e desmontagem do estande, através do FORMULÁRIO Nº ) Todas as pessoas envolvidas na montagem e desmontagem dos estandes deverão estar utilizando os Equipamentos de Proteção Individual EPI s necessários, devidamente uniformizadas, calçadas e identificadas, sendo expressamente proibido o uso de chinelos, tamancos, sandálias, camisetasregata, bermudas e bonés. Cumprir rigorosamente as exigências da legislação Segurança e Medicina do Trabalho lei nº 6514, de 22/12/1977, 4

5 assumindo todas as obrigações e encargos legais inerentes e respondendo integralmente pelo ônus resultante das infrações cometidas ) A MONTADORA contratada pelo PATROCINADOR/EXPOSITOR para montagem do estande deverá providenciar a remoção de entulho e material não utilizado, bem como a limpeza do estande para entregá-lo ao PATROCINADOR/EXPOSITOR ) A MONTADORA OFICIAL se reserva o direito de interferir ou até mesmo interditar o trabalho de montagem da empresa contratada pelo PATROCINADOR/EXPOSITOR, caso os serviços desta empresa não estejam de acordo com o presente Regulamento, com todos os custos decorrentes desta interdição por conta do PATROCINADOR/EXPOSITOR. 6.4) ENTRADA DE PRODUTOS 6.4.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá relacionar os equipamentos, produtos e/ou objetos em exposição em papel timbrado da empresa, que deverá ser entregue para a Gerência de Segurança do Hotel na entrada. OBS: a) Não será permitido em nenhuma hipótese a entrada sem esta documentação ) A entrada de produtos e equipamentos será permitida de acordo com as datas e horários informados no item a, pela Av. Bernardo Vasconcelos, Ipiranga. 6.5) REALIZAÇÃO DA EXPOSIÇÃO 6.5.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá designar funcionários capacitados para prestarem informações sobre os produtos expostos ou sobre a empresa, durante todo o período da Exposição ) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá manter no estande, desde a montagem até a desmontagem, cópias de documentos trabalhistas de todos os funcionários que estiverem a serviço no estande, tais como: fichas de registro de empregados, guias de recolhimento do FGTS, guias de recolhimento da previdência social, para que sejam apresentados aos representantes do Ministério do Trabalho ) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá manter o estande sempre aberto à visitação dentro dos horários previstos na realização do Congresso ) O PATROCINADOR/EXPOSITOR não poderá manter pessoas fora da área do estande em operação de vendas ou distribuição de material promocional ) Durante a realização do evento, não será permitido a utilização de aparelhos e ou equipamentos que reproduzem barulhos e ruídos que possam prejudicar os demais eventos no centro de convenções do Hotel. 6.6) DESMONTAGEM 6.6.1) A saída dos produtos/equipamentos deverá ser acompanhada da relação que deu entrada dos itens, para conferência e autorização de saída ) Os produtos que eventualmente permanecerem no(s) estande(s) após todo o período de desmontagem, será recolhido pela MONTADORA OFICIAL, que cobrará do PATROCINADOR/EXPOSITOR os custos inerentes a esta operação, não se responsabilizando por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza. 5

6 7) SERVIÇOS 6.6.3) Por ocasião da desmontagem deverão ser tomados os mesmos cuidados para a proteção do piso, paredes, portas, elevadores, etc. 7.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR poderá contratar diretamente do hotel, até o dia 15/08/2013, através da Gerência de Eventos Telefone: (31) ou [email protected], os serviços relacionados abaixo: - Alimentos e bebidas Não é permitida a entrada de alimentos e bebidas por terceiros para serem servidos nas dependências do Hotel. - Acesso à internet 7.3) SEGURANÇA 7.3.1) A Coordenação do evento manterá uma equipe de segurança própria nas entradas e saídas do Hotel, apenas para controlar o fluxo de pessoas credenciadas ) É de responsabilidade exclusiva do PATROCINADOR/EXPOSITOR a segurança interna da(s) área(s) do(s) estande(s) durante os períodos de montagem, realização e desmontagem da Exposição ) A Coordenação do evento e o Hotel não se responsabilizarão por furtos, roubo, ou quaisquer danos ocorridos dentro da(s) área(s) do(s) estande(s) durante os períodos de montagem, realização e desmontagem da Exposição, equipamentos pessoais ou contratados de terceiros como telefones celulares, notebook s, etc, são de total responsabilidade do seu proprietário, ficando a Coordenação do evento e o Hotel isento de qualquer responsabilidade em relação a estes equipamentos ) O serviço de segurança exclusivo para o estande, poderá ser contratado diretamente com a Gerência de Eventos do Hotel, até o dia 15/08/2013, através do telefone: (31) ou [email protected]. 7.4) LIMPEZA 7.4.1) A empresa contratada pelo PATROCINADOR/EXPOSITOR para montagem do estande deverá entregá-lo ao PATROCINADOR/EXPOSITOR em perfeito estado de limpeza ) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá providenciar a limpeza, durante todo o evento, dentro do seu estande, podendo contratar esse serviço (por hora) através da Gerência de Eventos do Hotel, até o dia 15/08/2013, pelo telefone: (31) ou [email protected]. 7.5) SERVIÇOS ADICIONAIS Além dos serviços citados acima, o PATROCINADOR/EXPOSITOR poderá contratar os serviços abaixo relacionados, diretamente à Gerência de Eventos do Hotel, até o dia 15/08/2013, através do telefone: (31) ou [email protected]: - Equipamentos de Áudio / Som - Equipamentos de Informática 8) TARIFA OBRIGATÓRIA 8.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR não terá como tarifa obrigatória os custos com utilização de energia elétrica, somente se os que utilizarem a montagem básica necessitarem de tomadas extras. 6

7 8.2) O PATROCINADOR/EXPOSITOR arcará com os custos decorrentes dos serviços extras por ele contratados, seja através das empresas credenciadas pela SECRETARIA EXECUTIVA ou do Hotel. 9) IDENTIFICAÇÃO E ACESSO À EXPOSIÇÃO 9.1) A SECRETARIA EXECUTIVA fornecerá crachás personalizados para as pessoas indicadas pelo PATROCINADOR/EXPOSITOR que estiverem envolvidas com a Exposição e que permanecerão no estande por todo o período de realização da Exposição. 9.2) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá enviar à SECRETARIA EXECUTIVA até o dia 15/08/2013 a relação das pessoas que deverão ser credenciadas para atendimento no estande durante o período de realização da Exposição, através do FORMULÁRIO Nº 02 (via ). O PATROCINADOR/EXPOSITOR terá direito a crachás de acordo com a tabela abaixo: - Estandes de 5 m² máximo de 4 crachás - Estandes de 6 m² máximo de 5 crachás - Estandes de 9 m² máximo de 6 crachás - Estandes de 12 m² máximo de 8 crachás 9.3) Os crachás de PATROCINADOR/EXPOSITOR serão entregues na Secretaria do Evento no hotel, no dia 25/08/2013, a partir das 14 horas. 9.4) Não será permitido o acesso de menores de 16 (dezesseis) anos durante a montagem, realização e desmontagem da Exposição. 9.5) Caso o PATROCINADOR/EXPOSITOR utilize seus próprios funcionários para montagem e desmontagem do estande, deverá credenciá-los previamente através do FORMULÁRIO Nº01 (via ). 10) PROMOÇÃO INTERNA NOS ESTANDES 10.1) Por se tratar de um evento de natureza científica, não será permitida a apresentação de espetáculos artísticos e shows musicais, bem como a utilização de sonorização ambiente dentro da área do estande, salvo aprovação prévia da Coordenação. 11) PENALIDADES 11.1) O PATROCINADOR/EXPOSITOR deverá indenizar, de acordo com as tabelas de preços de cada serviço ou da montadora oficial, todo e qualquer dano ou avaria causados aos equipamentos ou às áreas comuns do hotel. 11.2) No caso do PATROCINADOR/EXPOSITOR não ter retirado seus materiais e equipamentos no prazo previsto para desmontagem, a MONTADORA OFICIAL fará a desocupação compulsória, correndo as despesas por conta do PATROCINADOR/EXPOSITOR. A MONTADORA OFICIAL não se responsabiliza por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza ocorridos nessas circunstâncias. 12) FORMULÁRIOS PARA SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS 12.1) Todos os FORMULÁRIOS deverão ser enviados via até as datas informadas neste regulamento, sob pena de não serem atendidas as solicitações indicadas. Descrição Formulário Nº Credenciamento de Montadora Anexo 01 Crachás de Identificação Anexo 02 7