Scientific Electronic Library Online Sistema SciELO de Publicação Guia do usuário

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1 Scientific Electronic Library Online Sistema SciELO de Publicação Guia do usuário São Paulo, junho de º Versão

2 SUMÁRIO 1 Introdução Autor Cadastro no sistema ( acesso aberto, clicar em Registrar (Register) Escolha do periódico Preenchimento do perfil Submissão de artigos Passo 1 de submissão: Passo 2 de submissão: Passo 3 de submissão: Passo 4 da submissão Passo 5 de submissão Editor Gerente da revista Journal Manager Navegador de Documentos: Seções: Idiomas: Expediente: s: Ferramentas para leitura Configurações: Detalhes: Políticas: Submissões Administração Visual Editor Editor de Seção Avaliadores (Revisores) Edição de Texto (Copyeditor) Layout Leitura de Prova Markup

3 1 Introdução O Sistema SciELO de Publicação é um componente da metodologia SciELO e utiliza o Open Journal Systems ( como suporte de gerenciamento e publicação de periódicos em formato eletrônico. O OJS é uma solução de código fonte aberto altamente flexível e foi elaborado para reduzir o tempo dedicado as tarefas relacionadas a administração, edição e manutenção dos processos editoriais. Hoje a metodologia SciELO permite a publicação eletrônica de edições completas de revistas científicas, a organização de bases de dados bibliográficas e de textos completos, recuperação eficiente e imediata por seu conteúdo, além da produção de indicadores estatísticos de uso e impacto da literatura científica. O fluxo de dados na SciELO inicia-se a partir da entrega dos artigos selecionados pelo periódico e não interfere no processo de publicação dos manuscritos e operação dos dados na SciELO. A imagem abaixo mostra fluxo atual de dados de produção dos periódicos que fazem parte da coleção SciELO. 3

4 O sistema SciELO de Publicação é uma nova implementação da metodologia SciELO que contempla todo o processo de publicação dos periódicos. Submissão Peer-review Publicação Envio de Dados Este sistema visa à melhoria dos procedimentos desenvolvidos pelos autores, revisores e editores relacionados ao processo de submissão de manuscritos e sua publicação, permitindo uma maior transparência no processo editorial e tem como principais características o fato de ser um sistema Web com acesso descentralizado, com acesso via login e senha com vários perfis de usuário de acordo com o papel de cada ator dentro do sistema (administrador, gestor da revista, editor, autor, revisor, etc.). Além disso, permite o gerenciamento dos dados dos periódicos, dos fascículo e artigos com a geração de XML seguindo o Pubmed Central e a publicação diretamente no SciELO do seu fascículo total e números pré-print. O sistema está em consonância com a tendência internacional e amplia o acesso eqüitativo aos periódicos científicos que fazem parte da Rede SciELO. 4

5 A imagem abaixo mostra o fluxo que será seguido para a disponibilização do periódico dentro da SciELO. Os principais atores e funções dentro do sistema estão descritos abaixo: 2 Autor O autor tem acesso livre dentro do sistema e pode submeter artigos ou qualquer outro tipo de documento a qualquer momento. Além disso é possível acompanhar o andamento da submissão de forma descentralizada de qualquer computador com acesso a Internet. As etapas de sua participação no sistema estão descritas abaixo: 5

6 2.1 Cadastro no sistema ( acesso aberto, clicar em Registrar (Register). 2.2 Escolha do periódico O autor escolhe o periódico da coleção SciELO Brasil de seu interesse para iniciar o cadastro de seu perfil no sistema. Nesta relação encontramos os periódicos que utilizam o sistema. 6

7 2.3 Preenchimento do perfil Campo de preenchimento de seu perfil com informações gerais e institucionias. IMPORTANTE: O usuário comum pode cadastrar-se como autor ou avaliador dentro do sistema, oferecendo também os seus serviços de avaliador de trabalhos do periódico. 7

8 No final do cadastro, o autor tem acesso à página principal de submisssão. Caso o autor queira submeter o artigo posteriormente, é possível entrar no sistema a qualquer momento com o seu login e senha cadastrados. 2.4 Submissão de artigos Após o cadastro como autor no sistema o usuário tem acesso ao processo de submissão por meio de login e senha. 8

9 Clicar no link autor. O autor tem acesso aos passos de submissões: 9

10 Caso o autor já tenha submissões no sistema os títulos com os links estarão disponíveis neste mesmo link, de acordo com imagem abaixo: 10

11 2.4.1 Passo 1 de submissão: O autor deve clicar em todos os itens que descrevem as condições da revista para as submissões de artigos, bem como de direitos autorais, escolha da seção do periódico e carta de apresentação aos editores. 11

12 Somente após o preenchimento de todos os campos será possível seguir com a submissão. Clicar em Salvar e continuar Passo 2 de submissão: Nesta etapa são cadastrados os dados do autor principal e co-autores sendo possível a escolha do autor que responderá pelo processo de submissão. 12

13 13

14 Também nesta etapa são cadastradas informações de título, resumo e palavraschave. 14

15 Informações de agências de fomento e outros dados devem ser preenchidas de acordo com a imagem abaixo Após o preenchimento de todos os campos, clicar e Salvar e continuar Passo 3 de submissão: Transferência do arquivo para submissão. O autor deve selecionar o arquivo por meio do browse e clicar em transferir. 15

16 Após a transferência clicar e Salvar e continuar Passo 4 da submissão Transferência de Documentos Suplementares: Os documentos suplementares são os anexos, imagens, tabelas, figuras e gráficos que fazem parte da submissão e que serão apresentados juntamente com o artigo para o editor e avaliador. O autor pode subir qualquer quantidade e extensão de arquivos. 16

17 Após a transferência dos arquivos, salvar e continuar. Logo em seguida o sistema disponibiliza uma tela de preenchimento de metadados do arquivo transferido. Neste item deve-se preencher os titulos, palavras-chaves e descrição geral do documento. 17

18 Os metadados devem ser preenchidos individualmente para cada documento transferido. Neste momento também é possivel substituir artigos suplementares enviados anteriormente e disponibilizar ou não os metadados ao avaliador. 18

19 Este processo pode ser repetido de acordo com a quantidade de arquivos suplementares que o autor deseja submeter. Depois de finalizado o processo, clicar em salvar e continuar Passo 5 de submissão Confirmação da submissão onde o autor deve verificar os arquivos e clicar em concluir submissão. 19

20 Nesta etapa o autor tem acesso a suas submissões ativas dentro do sistema, bem como o andamento delas dentro do periódico escolhido. 20

21 3 Editor Gerente da revista Journal Manager O papel do editor gerente da revista dentro do sistema é o de start das informações gerais do periódico, tais como configurações de s, idioma, políticas de avaliação, instruções aos autores, etc. O editor gerente recebe um login e senha, fornecidos pelos administradores do sistema (SciELO) e inicia o seu trabalho clicando em Editor gerente da revista : As funções de administração da revista estão disponíveis e aparecem na seguinte sequência: 21

22 3.1 Navegador de Documentos: Esta função é padronização pelo administrador do sistema (SciELO). Sugere-se que o editor gerente somente verifique se estão habilitadas as funções de issues e articles de acordo com a imagem abaixo: 3.2 Seções: Nesta função editor gerente deve cadastrar as seções que sua revista terá disponível durante as submissões, por exemplo: artigos originais, seções temáticas, comunicações breves, editoriais. Este cadastramento servirá como guia ao autor e como fechamento do sumário do fascículo final dentro da SciELO. 22

23 A qualquer momento é possível incluir uma nova seção. 3.3 Idiomas: Nesta função é possível selecionar os idiomas no qual a revista irá trabalhar dentro do sistema. O sistema permite trabalhar com vários idiomas para os usuários, de acordo com as configurações escolhidas pelo editor gerente. 23

24 Após a escolha do sistema, salvar e continuar as configurações. 3.4 Expediente: O sistema já vem com a equipe editorial gerada automaticamente, portanto recomenda-se que o editor gerente somente verifique se está selecionada a opção de acordo com a imagem abaixo: 24

25 3.5 s: O sistema gera automaticamente s padrões para cada uma das ações dentro do sistema. Todos os s são configuráveis e podem ser editados de acordo com a necessidade da revista. 25

26 3.6 Ferramentas para leitura Existem três ações dentro deste item: Situação, configuração e adminstração: Situação: Ativada pelo administrador do sistema (SciELO) e deve está disponível a versão desabilitado. Configuração: Disponibiliza mais duas opções (configurações e versões) que também são habilitadas pelo administrador do sistema (SciELO). Recomenda-se somente conferir para que estejam de acordo com a imagem abaixo: 26

27 Configurações Este campo define a versão da ferramenta de leitura com opções préestabelecidas. Versões No campo versões é possível definir as áreas do conhecimento que o sistema alcança. 27

28 Administração Validação de urls : URLs possivelmente inválidas para os sistemas de busca online exibidos.. Recomenda-se manter o padrão e qualquer dúvida consultar o suporte SciELO. 3.7 Configurações: Descreve os cinco passos da revista dentro do sistema Detalhes: Nome da revista, ISBN, contatos, editora e patrocinadores e sistemas de busca. 28

29 Informação geral: título da revista, sigla, ISSN e endereço postal. Contato principal: Esta função/posição, tratada como Editor Principal, Editor Gerente, ou Editor Adminstrativo, será listado na página da revista em Contato, junto com o Contato de Suporte Técnico. Contato de Suporte Técnico: Contato de suporte de está disponível na página principal da revista 29

30 Identificação de Os s padrões enviados pelo sistema em nome da revista incluirão a assinatura configurada no final. O corpo do texto pode ser editado na seção s da Administração da Revista. 30

31 Editora: O nome da editora aparecerá na seção Sobre a Revista. Instituições de Fomento: O nome das instituições de fomento como por exemplo instituições de ensino, departamentos de instituições de ensino superior, cooperativas, instituições de fomento à pesquisa científica, etc.. Todas estas informações aparecerão na seção Sobre a Revista. É possível incluir quantas instituições forem necessárias. Patrocinadores: Agências e organizações que proporcionam apoio financeiro ou material/pessoal para a revista aparecerão na seção Sobre a Revista e poderão vir acompanhadas de uma nota de agradecimento. 31

32 Salvar e continuar as configurações Políticas: Nestes campos são descritos a missão da revista (foco), avaliação por pares, seções, privacidade, acesso, segurança e itens adicionais sobre a revista. Foco e Escopo da Revista: Deve-se digitar o texto no campo abaixo, que aparecerá na seção Sobre a Revista, informando autores, leitores e biliotecários sobre a missão, objetivos, público alvo, políticas de submissão, e tipos de documentos aceitos para publicação na revista. 32

33 Avaliação por Pares: Incluem a política e os processos de avaliação por pares da revista para leitores, autores, entre outros, incluindo o número de avaliadores normalmente utilizado para avaliar uma submissão, os critérios a serem julgados no documento, tempo padrão para conclusão de uma avaliação, e os princípios para recrutamento de avaliadores. 33

34 O processo de avaliação deve ser selecionado de preferência como processo de avaliação padrão, onde todo o controle e feito por dentro do sistema. O tempo de avaliação deve ser definido pelo editor de acordo com os critérios da revista, bem como o envio de lembretes aos editores e classificação dos 34

35 avaliadores. Recomenda-se deixar que os avaliadores somente tenham acesso ao documento de submissão somente depois de indicar disponibilidade. Formulário de Peer-Review. O sistema permite a configuração do formulário de peer-review pelos editores com a utilização de um template customizado com perguntas e respostas. Para isso o editor deve clicar em Gerenciar Formulário de Revisão, de acordo com a imagem abaixo: 35

36 Abaixo exemplo da construção do formulário. A seguir exemplo do formulário já configurado. 36

37 Política de Privacidade Incluir Item em Sobre a Revista 37

38 Configurações de Segurança/Acesso O sistema permite uma variedade de opções de segurança possibilitando restrição ao acesso ao conteúdo da revista, mantendo informações adicionais sobre submissões para editores e leitores. Clicar em salvar e continuar Submissões Diretrizes para o Autor, direito autoral e indexação (incluindo registro). Diretrizes para Autores Definição dos padrões bibliográficos e padrões de formatação de texto da revista (Ex.: Publication Manual of the American Psychological 38

39 Association, 5th edition, 2001). Recomenda-se oferecer exemplos de formatos de citação comuns para revistas e livros para uso nas submissões. É importante também identificar os tipos apropriados de Documentos Suplementares (Ex.: conjuntos de dados, instrumentos de pesquisas, entre outros) que os autores deveriam ser estimulados a enviar, além do documento de submissão. Normas de Submissão Ao submeter um trabalho para a revista, os autores devem ler, aceitar e marcar como realizados cada Item de Verificação nas Normas de Submissão, antes de proceder. A lista de Itens de Verificação também é apresentada em Diretrizes para Autores, na seção Sobre a Revista. A lista pode ser modificada, porém todos os itens requerem a marcação dos autores para procederem à submissão. 39

40 Indexação da submissão O Editor Geral da revista deverá escolher as categorias para indexação e apresentar aos autores exemplos relevantes para auxiliá-los na indexação, separando os termos com ponto-e-vírgula (Ex.: termo1; termo2). Devem ser preenchidos os seguintes campos: Área e sub-área de Conhecimento Acadêmico, Classificação de Assunto, Palavras-chave, Cobertura, Tipo (Método/Processo/Enfoque). 40

41 Cadastro da Revista para Indexação (Coleta de Metadados) Para ter o conteúdo desta revista indexado dentro de um sistema global de distribuição de bases de pesquisa, cadastre a URL da revista no Coletador de Metadados do Public Knowledge Project. Esta ferramenta coleta os metadados de cada item indexado desta revista, possibilitando buscas coletivas e precisas entre os sites de pesquisa que utilizam o protocolo de coleta de metadados do Open Archives Initiative, OAI-PMH. Este campo já é padrão dentro do sistema. 41

42 Notificação de Submissão Ao concluir o processo de submissão, o autor receberá automaticamente um de confirmação (personalizado na seção s Padrão). Além disso, uma cópia da mensagem pode ser enviada ao editor. Clicar em salvar e continuar Administração Neste item é possível controlar os agendamentos, assinaturas e utilização de editores de texto, editores de layout e leitores de prova. Formato de Publicação Os itens da revista podem ser publicados coletivamente ou individualmente quando o sumário estiver pronto, adicionando-se aos mesmos ao sumário atual quando prontos. No campo abaixo é possível informar os leitores, na seção Sobre a Revista, sobre o formato adotado pela revista e a periodicidade de publicação. 42

43 Formato Escolha o formato padrão para identificação de edições e/ou volumes. O formato pode ser alterado para edições especiais individualmente. 43

44 Ponto inicial e Periodicidade Definição dos números iniciais de edição/volume e ano da primeira publicação. Identificador Único Artigos e edições podem receber um número texto identificador, empregando um sistema de registro como o Identificador de Objeto Digital (DOI). Manter a configuração de acordo com imagem abaixo: 44

45 Administração de Assinaturas Ao habilitar a opção Controle de Assinaturas, o editor gerente poderá definir Tipos de Assinatura (com estrutura de valores) e administrar os assinantes (no item Assinaturas na Administração da Revista). Editor de Texto Neste campo o editor deve incluir as instruções para o editor de texto por meio de um guia que ficará disponível durante o processo. 45

46 Editores de Layout Neste campo o editor deve incluir as instruções para o editor de layout por meio de um guia que ficará disponível durante o processo. 46

47 Leitor de Prova Neste campo o editor deve incluir as instruções para o leitor de priva por meio de um guia que ficará disponível durante o processo. Clicar em salvar e continuar e seguir com o processo Visual Cabeçalho da Página Inicial, conteúdo, cabeçalho da revista, rodapé, barra de navegação e folha de estilo. 47

48 Cabeçalho da Página Inicial da Revista Uma versão em formato de imagem do título e logomarca da revista (como.gif, jpg, ou.png ) pode ser submetida, que substituirá a versão em texto que aparece como padrão. Conteúdo da Página Inicial Configurações de Descrição da Revista, Imagem da Página Inicial, Edição Atual e Conteúdo Adicional. 48

49 Cabeçalho interno da Revista Uma versão em formato de imagem do título e logomarca da revista (como.gif,.jpg, ou.png ) pode ser submetida, possivelmente em tamanho reduzido, que substituirá a versão em texto que aparece como padrão. 49

50 Rodapé da Revista e Barra de Navegação No rodapé da revista é possível incluir ou atualizar o conteúdo, colocando código HTML customizado, como outras barras de navegação. O rodapé aparecerá em todas as páginas. Informação Informações breves sobre a revista para bibliotecários, autores em potencial e leitores estão disponíveis na seção Informação na barra de ferramentas lateral. 50

51 Listas Informe o número máximo de itens (por examplo, submissões, usuários, ou tarefas editoriais) que aparecem em toda página de listagem, e o número de links por página a serem exibidos. 4 Editor A primeira ação do editor do sistema é quando ele recebe uma cópia do informando que existem submissões disponíveis em sua revista. Para iniciar o 51

52 processo o editor deve entrar no sistema com login e senha designada a ele pelo editor gerente da revista. Clicar nos itens de sua escolha, não designado, em avaliação, em edição ou arquivos. No processo abaixo seguiremos os caminhos de um artigo não designado que abrange todo o processo de submissão. Clicar em um dos artigos disponíveis. 52

53 Nesta etapa o editor tem acesso às seguintes funções: 1 - Editor visualiza manuscrito 1 2- Confirma seção. Importante: Clicar em record 2 3 Adiciona/Seleciona editor de seção responsável pela submissão 4 Adicionar/Seleciona outro editor como responsável pela submissão 5 Adicionar-se como editor responsável pela sbmissão Além disso, é possível ter acesso ao status e metadados da submissão. 53

54 Clicando em incluir editor de seção, o editor tem disponível uma listagem de editores de seção já cadastrados no sistema. Depois da escolha, o papel do editor é receber a decisão final da revisão. IMPORTANTE: Todos os contatos com o autor são feitos por meio do editor. 54

55 Após a seleção o editor deve enviar um ao editor de seção com as informações da submissão. 55

56 Depois de finalizado o processo de revisão o editor recebe um com a decisão final do editor de seção. O editor deve entrar no sistema, selecionar o manuscrito e seguir com o processo de editor de edição do artigo, por meio da seleção do editor de texto, editor de layout e leitor de prova. Todo este processo é feito por em contato direto com os responsáveis pela ação dentro do sistema. Selecionar editor de texto 56

57 Selecionar editor de layout Selecionar leitor de prova O responsável pelo markup deve ser selecionado pelo editor no final do processo com o artigo fechado no fascículo para a publicação na SciELO. 57

58 5 Editor de Seção O editor de seção deve entrar no sistema com seu login e senha e clicar no artigo que lhe foi designado pelo editor. Seu primeiro papel dentro do sistema é selecionar a versão do manuscrito e documentos suplementares que serão enviados aos avaliadores. O próximo passo é selecionar os avaliadores, enviar s de solicitação e analisar os pareceres. Todo este processo é controlado por e pode ser realizado com a seleção de mais de um avaliador ou repetir a avaliação sempre que necessário. A tela abaixo mostra a tela principal com o processo de revisão. 58

59 6 Avaliadores (Revisores) O papel dos revisores dentro do sistema é fundamental para o processo de submissão. O revisor recebe uma solicitação de revisão enviada pelo editor de seção e informa o seu aceite para ter acesso ao documento. 59

60 Acesso ao manuscrito Acesso ao formulário de revisão Recomendação final 7 Edição de Texto (Copyeditor) O responsável pela edição do texto tem como função a padronização de todo o manuscrito. Existem três etapas neste processo até o ok final do autor e transferência do documento final para o editor. O contato com o autor é feito diretamente pelo editor. 60

61 8 Layout O responsável pelo layout dentro do sistema trabalha com toda a parte de padronização e edição de imagens, tabelas e gráficos. O processo é semelhante ao responsável pela edição do texto e existem duas etapas a serem executadas antes da transferência final do documento. 61

62 9 Leitura de Prova Esta atividade normalmente é realizada por um bibliotecário ou especialista em normalização. Nesta etapa analisam-se normas de legenda bibliográfica, numeração de páginas e referências bibliográficas. 62

63 10 Markup O responsável pela marcação é designado pelo editor e trabalha com todo processo de identificação dos elementos do artigo seguindo a DTD do Pubmed Central. Após este processo o manuscrito segue para a fila de publicação na SciELO. Finalizado todo o processo, inicia-se uma nova submissão e publicação dentro do Sistema SciELO de Publicação. 63