MANUAL DO EXPOSITOR PATROCINADOR

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1 MANUAL DO EXPOSITOR PATROCINADOR

2 Prezado Expositor, Temos o prazer de apresentar-lhe o Manual do Expositor/Patrocinador do X CONGRESSO PAULISTA DE ENDOCRINOLOGIA E METABOLOGIA, que será realizado no período de 16 a 18 de maio de 2013, no Centro de Convenções Frei Caneca - SP. Para melhor atendê-lo, procuramos fornecer toda a orientação necessária para a realização deste Evento através do Regulamento Geral, dos Procedimentos de Participação e do Caderno de Formulários. A tranquilidade do evento e o conforto do expositor são diretamente proporcionais à resposta e ao cumprimento dos prazos e orientações do Manual. Agradecemos a sua participação e ficamos a disposição para prestar quaisquer esclarecimentos. 2

3 CONTATOS DO EVENTO LOCAL DO EVENTO: Centro de Convenções Frei Caneca Rua Frei Caneca 569 5º andar Docas Bairro Cerqueira César Cep.: São Paulo SPC Tel.: COORDENAÇÃO GERAL: CCM Eventos Rua Barão do Triunfo, 448 Sala 501. Bairro Menino Deus CEP: Porto Alegre - RS Tel.: contato@ccmeventos.com.br CONTATO COMERCIAL: Vendas: Rafael Elustondo Tel: Cel.: rafael@ccmew.com Comercial/Operacional: Carla Zanchetta Tel.: carla@ccmew.com MONTADORA OFICIAL: BR Montagens Rua Amador Bueno, 528 Jd. Piratininga Osasco SP CEP: Contato: E. Cartolano Jr. Tel: comercial@brmontagens.com.br 3

4 1. CRONOGRAMA GERAL 1.1 MONTAGEM, REALIZAÇÃO E DESMONTAGEM. DIAS OCUPAÇÃO INÍCIO TÉRMINO DESCARGA DO MATERIAL DA 00h 03h MONTADORA OFICIAL COM CAMINHÕES ACIMA DE 6,30m - Horário exclusivo, conforme DECRETO MUNICIPAL Nº DEMAIS MONTADORAS COM CAMINHÕES ACIMA DE 6,30m - Horário exclusivo, 03h 06h 14/05/2013 Terça-feira conforme DECRETO MUNICIPAL Nº Ver páginas n 5 e 6 deste manual DESCARGA DO MATERIAL DA 07h 22h MONTADORA OFICIAL COM CAMINHÕES ABAIXO DE 6,30m. Ver página n 5 e 6 deste manual DEMAIS MONTADORAS COM CAMINHÕES 12h 22h ABAIXO DE 6,30m. Ver página n 5 e 6 deste manual SOMENTE MONTADORA OFICIAL 07h 22h MARCAÇÃO DA FEIRA MONTAGEM DEMAIS MONTADORAS 12h 22h 15/05/2013 Quarta-feira MONTAGEM 07h 20h 16/05/2013 Quinta-feira 17/05/2013 Sexta-feira 18/05/2013 Sábado 19/05/2013 Domingo 19/05/2013 Domingo AÇÃO INÍCIO EVENTO 08h 18h EVENTO 08h 18h EVENTO 08h 18h RETIRADA DE MATERIAL PELOS 19h 22h EXPOSITORES DESMONTAGEM DOS ESTANDES 07h 20h TÉRMINO 4

5 Limpeza do pavilhão no dia 19/05/2013, domingo, após as 15hs. Todos os estandes deverão estar totalmente finalizados até às 20hs do dia 15 de maio de As empresas que por qualquer motivo não conseguirem cumprir o cronograma serão obrigadas a cancelar os serviços imediatamente e estarão sujeitas ao pagamento de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) para organização do evento. O valor será descontado do cheque caução. O Expositor que optar por outra montadora deverá informar à Montadora Oficial e encaminhar o projeto com perspectiva, planta baixa com medidas e descritivo para aprovação do mesmo, até o dia 14/04/2013. A CCM Eventos e Montadora Oficial não se responsabilizam por materiais deixados no local da exposição após o encerramento da desmontagem. O Centro de Convenções e a organização do evento não se responsabilizam por materiais deixados no interior do edifício, o desaparecimento ou dano de quaisquer pertence do expositor, de seus parceiros e fornecedores é de total responsabilidade dos mesmos. 2. NORMAS GERAIS 2.1. RESPONSABILIDADE A Comissão Organizadora do evento não se responsabiliza por danos ou prejuízos causados a pessoas ou produtos expostos antes, durante ou após a realização do evento, incluindo roubo, deficiências ou interrupções no fornecimento de energia elétrica, água ou sinistros de qualquer espécie. Os estandes, bens, produtos e pessoal a serviço dos Expositores não estão cobertos por seguro, cuja responsabilidade é exclusiva dos Expositores ENVIO DE MERCADORIAS PARA O EVENTO O envio de materiais só poderá ser realizado a partir do primeiro dia de montagem do evento. Não serão recebidos materiais anterior ou posteriormente ao evento. O material que deverá ser inserido nas pastas dos congressistas deverá ser enviado no primeiro dia de montagem (14/05/2013) impreterivelmente e deverá constar no pacote a finalidade MATERIAL NA PASTA. Endereço para envio: Centro de Convenções Frei Caneca Rua Frei Caneca 569 5º andar Docas Bairro Cerqueira César Cep.: São Paulo SPC Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter em sua embalagem, claramente identificados o nome do evento, nome do expositor e o número de seu estande. É de responsabilidade do Expositor observar os procedimentos legais para emissão de notas fiscais de qualquer natureza para entrega ou retirada de equipamentos, materiais duráveis ou de consumo, sendo de sua responsabilidade o recolhimento de qualquer encargo devido. O Expositor deve emitir Nota Fiscal de Simples Remessa ou Declaração de Remessa em nome do próprio Expositor (estabelecimento remetente). A nota fiscal de envio de produtos para o evento deverá ser emitida em nome da própria empresa expositora, com seu CNPJ, inscrição estadual e o endereço do Centro de Convenções Frei Caneca. No corpo da nota fiscal deverão ser relacionadas todas as mercadorias, produtos etc e deverá constar a observação de que as mercadorias são para demonstração, citando também o nome e a data de realização do evento. 5

6 A nota fiscal original deverá ficar sob a guarda do Expositor durante todo evento. Não é permitida a entrada de qualquer equipamento/produto sem nota fiscal CARGA E DESCARGA A carga e descarga de mercadoria no Centro de Convenções deverão ser feitas pelo Portão 4 Rua Pena forte Mendes, n 231. A entrada de caminhões e automóveis nas áreas de carga e descarga se dará conforme ordem de chegada, sendo obrigatória a permanência do motorista no interior do veículo. A permanência máxima gratuita no local é de 1 hora e meia para Caminhões, Carretas e Trucks, e para carros de passeio, ½ hora. Após este prazo, será cobrado R$ 250,00 por hora excedente de permanência no local. O Centro de Convenções bem como organização do evento não dispõe de carrinhos para transporte de cargas, os carregadores são de responsabilidade de cada expositor. O acesso de veículos ao interior da área de carga e descarga será supervisionada pelo departamento técnico operacional do Centro de Convenções Frei Caneca. Para casos especiais de transporte de materiais e/ou equipamentos de grande porte, solicitamos que a transportadora responsável por este transporte vertical, realize, antecipadamente visita técnica ao Centro de Convenções para confirmação de medidas e reconhecimento do trajeto, garantindo assim a perfeita segurança do equipamento. Não serão admitidos mercadorias ou produtos nas dependências do Centro de Convenções Frei Caneca que sejam perigosas ou incômodas aos seus usuários e/ou freqüentadores, especialmente inflamáveis, explosivos, nocivos à saúde, produtos de emanações desagradáveis ou corrosivos, além de outros que, a exclusivo juízo do Centro de Convenções Frei Caneca, devam ser impedidas. ELEVADORES DISPONIVEIS PARA A CARGA E DECARGA DE PRODUTOS E EQUIPAMENTOS: Dois elevadores para kilos cada Porta da cabine: 0,80 de largura x 2,00 de altura Cabine Interna: 1,60 de largura x 1,70 de profundidade x 2,20 de altura Um elevador para kilos Porta da cabine: 2,20 de largura x 2,00 de altura Cabine Interna: 2,50 de largura x 5,30 de profundidade 2,20 de altura. Considerando que, em 10 de julho de 2005, entrou em vigor o DECRETO MUNICIPAL Nº 45821, regulamentado pela PORTARIA INTERSECRETARIAL SMT/SMCS Nº 002/2005, estabelecendo horários de Carga e Descarga, comunicamos que os horários de entrada de caminhões nas Docas situadas na Rua Pena Forte Mendes, nº 231 Portão 4, serão os seguintes: - De segunda à sexta-feira, das 22:00 horas às 06:00 horas; - Aos sábados das 14:00 horas às 24:00 horas; - Domingo e Feriados das 07:00 horas às 22:00 horas; Obs: Os horários acima são válidos para caminhões que se encontra acima das medidas de 6,30m (de pára-choque a pára-choque). Os caminhões tipo VUC Veículo Urbano de Carga 2,20m de largura, 5,50m de comprimento e capacidade para até 1,5 ton e o tipo VLC Veículo Leve de Carga 2,20m de largura, 6,30m de comprimento e capacidade para até 4,5 ton, além de caminhonetes, utilitários, automóveis e motocicletas não estão sujeitos a essa regulamentação, isto é, poderão continuar a fazer as operações de carga e descarga durante todo dia. Advertimos que não nos responsabilizamos por permanência de caminhões nas proximidades do empreendimento, visto que a liberação para carga e descarga nas DOCAS só será permitida conforme horários acima, e para evitarmos problemas de segurança patrimonial, a recepção dos caminhões fica 6

7 condicionada ao agendamento prévio, isto é, informar antecipadamente, no telefone abaixo, a vinda do caminhão e o nome da empresa entregadora. - Agendamento de 2ª a 6ª, das 09:00 às 18:00 horas pelo telefone (11) com departamento de eventos do Centro de Convenções Frei Caneca DEPÓSITO PARA EXPOSITORES Os expositores poderão solicitar até o dia 25/04/2013 um depósito para armazenamento de suas mercadorias, sendo o valor de R$700,00 m². Nos dias de exposição 16 a 18 de junho - a entrada no depósito do evento será permitida somente a funcionários com crachá de identificação no horário de 08:30h às 18:00h. Após este horário não será permitida a entrada no depósito, que permanecerá fechado. O material que será guardado no deposito, deverá ser, obrigatoriamente, identificado com os seguintes dados: Nome do Evento Empresa Expositora Responsável e Telefone A Promotora, a Organizadora e a Montadora Oficial, não se responsabilizarão pela guarda do material deixado no depósito ou em qualquer ambiente do Centro de convenções no período pré, durante e posterior ao evento, sendo atribuída ao expositor (patrocinador) á seus parceiros e fornecedores, essa responsabilidade TRANSPORTE O Expositor é responsável pelo transporte e manuseio de materiais nas dependências do Centro de Exposições, bem como a utilização de carrinhos e equipamentos para seu estande. O transporte de equipamentos ou produtos no interior das dependências do Centro de Convenções que não for feito manualmente, somente poderá ser feito por carrinhos com rodas de borracha (pneus). O centro de convenções e a organização do evento, não possuem carrinhos e o pessoal de apoio para o transporte e manuseio de produtos, os mesmos deverão ser providenciados pelo expositor. É terminantemente proibido o uso das escadas rolantes e elevadores sociais para transportes relativos às montagens e desmontagens SEGURO Os estandes, bens ou produtos, e pessoal a serviço dos Expositores não estão cobertos por seguro, cuja responsabilidade é exclusiva dos Expositores. Cabe a cada Expositor providenciar o seu próprio seguro contra qualquer risco, medida veemente recomendada pela Comissão Organizadora e pela Montadora, os quais não se responsabilizam em hipótese alguma por perdas, lucros cessantes, danos e/ou extravios de qualquer natureza que porventura ocorram a produtos expostos, estandes ou pessoal em serviço, inclusive, os decorrentes de chuvas, ventos, raios, infiltrações, quedas de energias, pânico de multidão, curtos circuitos, incêndio, falhas estruturais do prédio, má conservação do mesmo e motivos de força maior PAGAMENTOS EM ATRASO Não será liberada pela Comissão Organizadora do evento a área destinada à montagem do estande dos Expositores que tiverem inadimplência de qualquer parcela contratual com a locação do espaço, até o dia 14/04/

8 2.4. PREENCHIMENTO E ENVIO DE FORMULÁRIO É obrigatório o preenchimento e envio de todos os formulários, dentro das datas limites determinadas em cada formulário. Os formulários encontram-se ao final deste manual REGRAS GERAIS DE CREDENCIAMENTO CREDENCIAMENTO DE EXPOSITORES O Expositor é o responsável pelo credenciamento dos seus funcionários e fornecedores, mediante o preenchimento dos formulários específicos em anexo a este manual. Os formulários de credenciamentos deverão ser enviados até o dia 02 de maio de Todas as credenciais fornecidas pelos organizadores são pessoais e intransferíveis e não dão direito a acompanhantes. O uso indevido implicará na apreensão e cancelamento da referida credencial. Não serão emitidas segundas vias de credenciais apreendidas. O uso da credencial é obrigatório por parte dos expositores, montadores e fornecedores de serviços nos estandes. Credenciais extras ou perda será cobrada uma taxa de R$ 50,00/cada. Informamos que o crachá de expositor permite acesso somente à área de exposição. As credenciais deverão ser retiradas: A partir do dia 15/05/2013 às 12:00h, na Central de Apoio aos Expositores CAEX AÇÕES PROMOCIONAIS Sorteios só serão permitidos após o término das atividades científicas. Não será permitida nenhuma ação promocional do expositor fora dos limites de seu estande. Os corredores do Centro de Convenções são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes ou distribuição de impressos, ou quaisquer outros artigos de promoção, sob a penalidade de serem os mesmos recolhidos pela Comissão Organizadora do evento. A Comissão Organizadora reserva-se o direito de impedir a distribuição do material promocional, mesmo no interior do estande, sempre que este fato estiver propositalmente ocasionando distúrbios ou aglomerações. Não será permitida a instalação de infláveis, de nenhum tipo, forma ou tamanho, a colocação ou aposição de faixas, painéis, motivos decorativos ou tapetes, fora dos domínios do estande. Não será permitida a circulação pelos corredores do evento ou áreas comuns, de pessoas caracterizadas com trajes de qualquer tipo ou espécie, (infláveis, fantasias, etc.) que representem os produtos da empresa expositora - marca, personagem ou tema alusivo ao estande. Todo material exposto no evento, deverá ser retirado pelo expositor impreterivelmente no primeiro dia de desmontagem do evento. O material promocional que não for retirado neste prazo será destruído. A Comissão Organizadora poderá sustar a demonstração de todo e qualquer material que não seja produto destinado ao setor, que a seu critério possa apresentar riscos a pessoas, mercadorias ou estruturas e elementos de estandes ou da própria área de exposição do evento. Todo e qualquer material promocional que infringir este regulamento, será apreendido e devolvido somente após o término do evento. O Centro de Convenções Frei Caneca e a Organização do evento não fornecem display, porta banners e pôsteres de sinalização, ficando, estes equipamentos, sob responsabilidade do expositor. 3. ESTANDES 3.1. LOCALIZAÇÃO DOS ESTANDES Caberá à Montadora Oficial demarcar a localização dos estandes, atendendo a ordem cronológica de solicitações e chegada das montadoras e às necessidades técnico-operacionais de montagem. O Expositor receberá a área do seu estande demarcada no piso. 8

9 A planta da área de exposição pode sofrer alterações até o momento do evento PAREDES DIVISÓRIAS É obrigatória a construção de paredes divisórias em todo o perímetro limítrofe com outros estandes, obedecendo às normas estabelecidas adiante. No caso de divisórias que ultrapassem a altura de 2,20m estas deverão ter acabamento externo na área que ultrapassar a referida altura. Paredes cegas: A montagem de paredes cegas, sem transparência (como depósitos) nos stands não deverá ultrapassar ao percentual de 40% em cada lateral ou frente voltada para as circulações do evento ALTURA LIMITE PARA A MONTAGEM DE ESTANDES A altura maxima permitida para montagem de estandes, apartir do piso do pavilhão é de 3,80m de altura CARGA MÁXIMA O piso do Centro de Convenções suporta a carga máxima de 500 Kg/m², mas antes de definir a utilização ou exposição de produtos e equipamentos de grande porte no evento, o expositor deverá entrar em contato com o departamento técnico do Centro de Convenções Frei Caneca que realizará as análises de viabilidade. Cargas puntiformes deverão estar apoiadas em placas de aço emborrachadas ou plataformas de madeira compatíveis com a referida carga JARDINS E PLANTAS Jardins, plantas e flores ornamentais serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes, desde que não seja usada terra solta, areia ou pedras para execução de jardins no local. Deverá obedecer aos limites do estande PROJEÇÃO HORIZONTAL DO ESTANDE A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem (incluindo vitrines) ou de produtos expostos deverá, obrigatoriamente, estar totalmente contida nos limites da área do estande. Não serão aceitas projeções sobre estandes contíguos ou sobre a passagem do público, à exceção de spots para iluminação de logotipos, desde que colocados à altura mínima de 2,20m NORMAS DE TRABALHO Todo o elemento decorativo ou testeira deverá ter acabamento de ambos os lados, seja na divisão com estandes contíguos, seja na divisão com ruas transversais. A exposição de equipamentos ou materiais promocionais deverá obedecer aos limites do estande. Não será permitida a entrada dos seguintes materiais: serra circular de bancada e disco de corte para ferro e alumínio. Os estandes com estruturas construídas deverão entrar no pavilhão semi-prontos, faltando apenas os detalhes de acabamento final. Não é permitido lixar e/ou amassar as paredes dos estandes nas dependências do pavilhão. Será permitida a pintura dentro da área de exposição, somente para retoques (acabamentos). Não é permitido o uso de gás nas dependências do centro de convenções. É terminantemente proibido o uso de fogareiros e estufas dentro do prédio, assim como apresentações e performances que utilizem materiais perigosos (ex.: Pirofagia). As vias de circulação e os estandes contíguos não poderão ser utilizados para a deposição de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no estande. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do próprio Expositor. Todo trabalho com graxa, tintas, materiais corrosivos, pós e líquidos deverá ser realizado em vasilhames adequados, evitando danos às pessoas, ao pavilhão e aos estandes contíguos. Todo o estande que possuir painéis de vidro na área externa deverá utilizar sinalização de alerta nos mesmos, a fim de facilitar a visualização do público, evitando possíveis acidentes. 9

10 Para fixação de carpete diretamente no piso do pavilhão, só poderá ser utilizado fita 3M ref.4880 ou Cremmer tipo esparadrapo ref. 606-X, pois toda a fita deverá ser removida pelo Expositor após o evento, sem danificar o piso. É proibido a aplicação de cola. Para agilizar o acesso de cargas, via elevador de cargas e descargas, até os pisos dos pavilhões e também para uma melhor preservação do piso existente no local, o Centro de Convenções Frei Caneca, não autoriza a utilização de tablado (piso de madeira) para fazer os pisos elevados dos estandes. Os únicos materiais permitidos são piso elevado metálico ou o próprio MDF instalado diretamente no piso existente. Alertamos que mesmo desta forma, é necessário forrar o piso do pavilhão com carpete na área de construção dos estandes. As montadoras que utilizarem o sistema de piso elevado, deverão obrigatoriamente providenciar rampa para acesso de cadeirantes. Todos os materiais e equipamentos utilizados durante a montagem, a realização e a desmontagem do evento deverão estar acomodados nos pisos dos pavilhões sem danificá-los. O expositor e os seus fornecedores deverão providenciar o revestimento total das áreas a serem utilizadas. O piso não poderá, em hipótese alguma, ser demarcado, pintado, furado ou escavado pelo Expositor, e qualquer dano ao mesmo caberá ao Expositor ressarcir o Centro de Convenções Frei Caneca; Apenas carrinhos e outros meios de transporte de carga leve equipados com pneumáticos serão permitidos. O expositor é o responsável por eventuais danos causados no piso; É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do estande, publicidade ou de produtos expostos à estrutura, colunas, teto e paredes do pavilhão. É, também, proibido furar ou pintar estes elementos; Nenhum tipo de material de montagem deverá ficar apoiado, fixado ou colado nas paredes e pilares; Quaisquer danos causados a estrutura do Centro de Convenções Frei Caneca, sendo comprovada a autoria dos mesmos, serão de responsabilidade do Expositor e de seus fornecedores. Os prestadores de serviço como segurança, limpeza, montadores, entre outros estão proibidos de se instalar nas áreas técnicas do Centro de Convenções Frei Caneca (corredores técnicos de serviços, escadas de emergências, etc.). As áreas técnicas também não podem ser utilizadas para depósito de materiais NORMAS PARA AS MONTADORAS Os funcionários contratados pelos expositores para prestação de serviços de segurança e limpeza deverão estar devidamente uniformizados e informados sobre as regras deste manual. Não permitir que seus funcionários circulem pelas áreas comuns do espaço com roupas inadequadas como bermudas, camisetas regatas, mini-saias ou chinelos. Não permitir a circulação com sapatos sujos. Não permitir a execução de serviços que provoquem barulho, odores desagradáveis ou sujeira de forma que prejudiquem as outras montadoras. Não permitir a circulação de seus funcionários através de escadas rolantes, elevadores sociais, garagem ou em espaços fora da área de montagem do evento. É proibido fumar no interior do Centro de Convenções Frei Caneca, conforme o Decreto n 2018/96 e a Lei Federal n 92914/96 que prevêem a proibição do uso de cigarros em ambiente coletivo, privado ou público, com a penalidade de multa. Os sanitários de serviço existentes no Centro de Convenções Frei Caneca estarão liberados para a higiene pessoal dos empregados das montadoras, estando terminantemente proibida sua utilização para limpezas de quaisquer outras naturezas (limpeza de equipamentos, materiais, lavagem de pincéis, etc.). A Montadora que não terminar a montagem do estande dentro do prazo estipulado pela Comissão Organizadora estará sujeita ao pagamento de multa. Não está permitido o consumo de bebidas alcoólicas durante a montagem e a desmontagem do evento. Qualquer pessoa, por quaisquer motivos, que venha a perturbar o ambiente de trabalho será retirada do Centro de Convenções. Todo empregado do expositor, cujo serviço exigir proteção especial, deverá receber Equipamento de Proteção Individual (EPI) fornecido pelo respectivo expositor, devendo o mesmo se incumbir das medidas cabíveis. CREA - Chamamos atenção para, no caso de montagem com outra montadora que não a oficial, certificar-se de que esta tenha providenciado junto ao CREA (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura) o recolhimento da ART/RRT (Anotação de Responsabilidade Técnica). É obrigatório manter em seu estande uma cópia desta guia, pois, no caso de fiscalização, poderá haver embargo de estande. Notar que, sem ART/RRT devidamente quitada, a montagem do estande não será permitida. 10

11 Para ter acesso às dependências do pavilhão e liberação para o inicio dos trabalhos, é obrigatório que toda montadora providencie a entrega de um cheque caução para a organização do evento no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil e reais), por stand a ser montado. Após o termino do evento, realizada a vistoria de entrega do pavilhão juntamente com o departamento técnico do Centro de Convenções Frei Caneca, se constatado que área destinada á montagem do devido stand estiver em perfeito estado, o cheque-caução será devolvido através de correspondência enviada para a Montadora, conforme endereço informado no formulário nº APRESENTAÇÃO DE PROJETOS Os projetos dos estandes deverão ser enviados para aprovação da Montadora Oficial Ativa Eventos Locação Ltda até o dia 16/04/2013, e deverão conter, elevação e perspectiva, memorial com cotas e quantidade de energia elétrica necessária em KVAs, descritivo especificando materiais de acabamento, detalhes construtivos, luminotécnico e pontos de instalações elétricas, telefônicas, internet etc. Ao ser contratada uma empresa montadora, que não seja a oficial, será de responsabilidade da empresa expositora o envio de uma cópia do manual do expositor a mesma. Sendo que a empresa expositora não ficará isenta das responsabilidades quanto ao cumprimento integral das normas do presente regulamento NORMAS DE SEGURANÇA INSTALAÇÕES ESPECIAIS quaisquer equipamentos cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para estandes contíguos ou para o pavilhão, deverão ser providos de instalações especiais que eliminem por completo qualquer periculosidade, podendo, a critério dos promotores, ser solicitada a retirada caso as condições assim o indiquem. EXTINTORES todo Expositor que ocupe área igual ou superior a 18 m², será obrigado a manter em seu estande, desde o início da montagem até o final da desmontagem, pelo menos 01 (um) extintor de gás compativel em volume e conteudo químico com os materiais estruturais do estande. Os extintores deverão ser providenciados pelo Expositor. EQUIPAMENTOS PROIBIDOS é proibido o funcionamento de motores a combustão no interior do pavilhão. É também proibida a utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis. É expressamente proibido o uso de gás tipo GLP, ou qualquer outro tipo de gás inflamável, no interior do Centro de Convenções Frei Caneca. É proibido fechar as saídas de emergências, acessos á hidrantes e extintores com materiais de montagem, estandes e qualquer tipo de objetos, durante montagem, realização e desmontagem do evento EMBARGO DA CONSTRUÇÃO A Comissão Organizadora tem o direito de embargar a construção do estande ou a parte dele que possa estar em desacordo com as normas de segurança estruturais e deste manual. Caso a montadora contratada pelo Expositor não reformule o projeto e a construção em tempo hábil, o estande não poderá ser utilizado no período de realização, sem prejuízo dos custos contratuais com os organizadores. Para projetos de montagens especiais, é necessário que os mesmos atendam às exigências do Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura CREA/SP e que sejam executados e supervisionados por empresas e profissionais credenciados e registrados pelo Órgão Regulador e Fiscalizador supracitado. A guia deverá ser emitida através do: CREA-SP (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura): Fone / (11) SOM A Comissão Organizadora reserva-se o direito de fazer cessar, a qualquer momento, as atividades com utilização de som amplificado, sempre que estas estejam prejudicando a tranqüila conversação nos estandes vizinhos ou que estiverem ocasionando distúrbios, aglomerações e reclamações dos estandes contíguos. Da mesma forma, toda e qualquer manifestação que possa ser inconveniente ou provocar incômodo. 11

12 O Expositor que optar pelo uso de aparelhagem de som no seu estande, será inteiramente responsável pelo recolhimento das taxas de direitos autorais, junto ao órgão competente ECAD ( e deverá ter uma copia do comprovante no estande durante todo o evento. Segue abaixo o contato da empresa responsável pela supervisão deste serviço: ECAD - Escritório Central de Arrecadação e Distribuição. Telefone: Site: DESMONTAGEM É obrigação do Expositor retirar toda a sua mercadoria, bem como providenciar a desmontagem de seu estande nos prazos e horários estipulados neste manual. O Expositor é inteiramente responsável por todos os seus pertences no recinto da exposição. Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do Centro de Convenções após o término do período permitido, serão retirados pelos organizadores, que não se responsabilizarão por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza. As empresas que não respeitarem o horário de inicio da desmontagem serão multadas. 4. INSTALAÇÕES 4.1. ENERGIA ELÉTRICA A energia fornecida pelo Centro de Convenções é 220 V Monofásico ou 380 V Bifásico e Trifásico. A mesma é fornecida através de tomadas Steck de 05 pinos (fêmea) disponível no forro. Para tanto, a empresa responsável pela montagem do estande no evento deve trazer tomada Steck (macho) de referência S-4276 (macho), de 380V, 4P, 032 A, ou a S-4576, 4P, 380V de 063 A para que assim possa distribuir a energia para os estandes ou equipamentos. Em razão da voltagem do Centro de Convenções Frei Caneca ser de 220 V, os Expositores que tiverem equipamentos com necessidade de energia 110 V deverão levar transformadores adequados. Todos os expositores deverão solicitar através do Formulário 4 o fornecimento de energia elétrica para o funcionamento do estande, sendo a solicitação mínima obrigatória de consumo = 1kw. Somente serão aceitos os pedidos de solicitação de energia juntamente com o envio do comprovante de pagamento para organização do evento. Após o encerramento diário das atividades, todos os circuitos de energia elétrica serão desligados, com exceção dos equipamentos que necessitem ficar ligados em período integral. Estes deverão estar ligados em circuitos independentes e ter a identificação NÃO DESLIGAR. A proteção geral do quadro deverá, necessariamente, ser feita por disjuntores. Recomendamos a utilização de estabilizadores para equipamentos sensíveis a variação de tensão. O quadro de proteção de disjuntores do estande deverá estar localizado em local de fácil acesso à equipe de segurança do evento e aos técnicos do Centro de Convenções. O Expositor deverá informar até o dia 14/04/2013 qual a carga necessária para seu estande. Alertamos sobre a proibição de uso de fio paralelo nas instalações dos estandes Somente é permitido os circuitos que utilizem cabo PP (mínimo 4mm²). A passagem de cabos ou quaisquer elementos de ligação que cruzem ruas, áreas comuns ou estandes vizinhos é proibida. Somente em casos de extrema necessidade e com consulta prévia à Organização, é que será permitido. 12

13 4.2. AR CONDICIONADO Não será permitido o uso de ar condicionado nos estandes. O Centro de Convenções Frei Caneca está equipado com ar condicionado central INSTALAÇÃO DE ÁGUA E ESGOTO Não será permitido o uso de instalações hidráulicas (água/esgoto) nos estandes. 5. SERVIÇOS E FACILIDADES 5.1. VIGILÂNCIA A Organizadora proverá serviços de vigilância e segurança nas áreas comuns de todo o evento. A Organizadora não se responsabilizará por qualquer perda, dano e/ou extravio de materiais no recinto do evento. A segurança fornecida pela Organizadora cobre apenas a área do evento de maneira global e não específica em cada estande. Será de inteira responsabilidade do Expositor a guarda e zelo dos materiais e produtos expostos por ocasião do evento, desde a entrada de mercadorias no Centro de Convenções até o término da retirada das mesmas. O Expositor, caso necessite, poderá contratar serviço exclusivo de vigilância para seu estande LIMPEZA A Comissão Organizadora, durante o evento, efetuará somente a limpeza das áreas comuns. Será cobrada do expositor, a taxa de limpeza no valor de R$30,00/m² de área de estande. Esta taxa ajudará a custear as despesas relativas ao lixo produzido pelas montadoras durante os períodos de montagem e desmontagem dos estandes. O expositor deverá preencher em enviar o Formulário 8, juntamente com o comprovante de pagamento. A limpeza interna dos estandes é responsabilidade do expositor, as pessoas que estarão fornecendo este serviço deverão estar devidamente credenciadas. É obrigação do Expositor acondicionar todo lixo gerado no dia em seu estande, em sacos plásticos e depositar em áreas que a Comissão Organizadora estabelecerá previamente. Os estandes deverão ser entregues limpos aos Expositores por suas respectivas montadoras TELEFONES E INTERNET A Comissão Organizadora não se responsabiliza pela instalação de pontos de telefone e internet. As solicitações deverão ser encaminhadas diretamente a empresa Embratel com pelo menos 20 dias antes da data do evento. Os pedidos devem ser feitos através do andreia.rafacho.engecell@contratadonec.com.br ou pelo telefone: (11) com a Sra. Andréia Rafacho. Ressaltamos ainda que os técnicos da Embratel não configuram os Laptops, Desktops e roteadores. Este procedimento deve ser executado por cada cliente ESTACIONAMENTO O Estacionamento do Frei Caneca Shopping & Convention Center é composto de cinco níveis de garagens, dotados de sistema de atendimento eletrônicos e pontos de cobrança, com máquinas automáticas, para atender a todas as atividades do evento ALIMENTOS E BEBIDAS O Expositor poderá contratar os serviços de alimentos e bebidas. As empresas que irão prestar serviço de alimentos e bebidas deverão ser cadastradas no Centro de Eventos antecipadamente. O Centro de Convenções não autoriza a venda de produtos, direto ao consumidor, que venham a concorrer diretamente com os lojistas instalados no Frei Caneca Shopping. 13

14 Não será permitido ao expositor fritar, assar ou cozinhar alimentos, nem utilizar as dependencias do Centro de Convenções Frei Caneca para tal finalidade SERVIÇOS TERCEIRIZADOS Os funcionários contratados pelos expositores para prestação de serviços como montagem de estande, buffet, segurança e limpeza deverão estar devidamente identificados e informados sobre as regras deste manual. Solicitamos instruir estes funcionários que: Os coffee breaks serão servidos para consumo exclusivo dos congressistas e expositores; Os lunch boxes serão servidos para consumo exclusivo dos congressistas; Não será permitido pedir brindes aos expositores; Os funcionários terceirizados deverão ficar posicionados em local a ser determinado pela organização do evento; Não será permitida a permanência de funcionários sem crachá de identificação no centro de convenções frei caneca. 6. REGULAMENTAÇÃO 1. Pagamento de Taxas Todas as taxas, tributos e licenças necessárias para a participação no evento são de responsabilidade exclusiva da empresa expositora, tais como ECAD, ART, licença municipal, etc. Os pagamentos das taxas de TFA (Taxa de fiscalização de Anúncio) e TFE (Taxa de fiscalização de estabelecimentos) os pagamentos deverão ser feitos diretamente no site da Prefeitura de São Paulo, através do link: Após o pagamento deverá ser enviado o comprovante de pagamento digitalizado para o carla@ccmew.com, impreterivelmente, até o dia 14 de abril de O comprovante original deverá permanecer no estande durante todo o período do congresso. ISS O Expositor é responsável pelo pagamento da alíquota de 2% do valor de patrocínio do evento. Será enviado um doc. Para efetivar esse pagamento. 2. ANVISA É estritamente necessário o cumprimento das orientações da ANVISA RDC 96/08 e a lei N de 3 de janeiro de O Ministério do Trabalho, no sentido de normalizar as diferenças de contratação de mão de obra, tem realizado diligências com equipes de fiscais no recinto da realização dos Eventos para orientação e fiscalização. A empresa tomadora de serviços poderá ser considerada corresponsável quanto às obrigações trabalhistas, devendo, portanto, exigir dos prestadores de serviços a comprovação de regularidade para resguardo de eventuais demandas. Assim, a contratação de recepcionistas, garçons, vigilantes, limpadores, montadores de estande e empregados de empresas de prestação de serviços, deverá atender à legislação em vigor. 4. Toda empresa expositora é unicamente responsável pela contratação dos seus funcionários e terceirizados. Cabe aos expositores e seus terceirizados responder por todas as questões de segurança e trabalhista caso seja necessário. A organização do evento se exime de quaisquer responsabilidades. A Promotora e a Organização do evento não assumem quaisquer vínculos empregatícios com as empresas expositoras e seus terceirizados que estarão trabalhando no evento. 5. O Expositor é responsável pelo pagamento da alíquota de 2% do valor de patrocínio no congresso, referente à ISS (Imposto sobre Serviços). 14

15 7. RESUMO DAS TAXAS DO EXPOSITOR. -Taxas de TFA (Taxa de fiscalização de Anúncio) e TFE (Taxa de fiscalização de estabelecimentos): os pagamentos deverão ser feitos diretamente no site da Prefeitura de São Paulo, através do link: Após o pagamento deverá ser enviado o comprovante de pagamento digitalizado para o carla@ccmew.com, impreterivelmente, até o dia 14 de abril de O comprovante original deverá permanecer no estande durante todo o período do congresso. - Taxa de Energia: Será cobrado o valor de R$ 250,00 por KVA solicitado no estande. - Taxa de Limpeza: Será cobrado o valor de R$ 30,00 por m² de estande. - Taxa de Credencial Extra: cada expositor terá direito a 1 (uma) credencial a cada 3m² de estande, cada credencial extra tem o custo de R$ 50,00. - Taxa de ISS (Imposto sobre Serviços) - O Expositor é responsável pelo pagamento da alíquota de 2% do valor de patrocínio no congresso, referente a ISS. Lei Complementar: 116/2003. Será enviado um doc. para recolher este valor. 15

16 FORMULÁRIO 01 APRESENTAÇÃO DA MONTADORA (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado à CCM Eventos até o dia 16 de abril de 2013 pelo carla@ccmew.com OBS: Se for a montadora oficial, sinalizar apenas com a identificação do nome. Informamos que: A empresa montadora, foi por nós contratada para efetuar os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem de nosso stand no evento 10 Congresso Paulista de Endocrinologia e Metabologia. Declaramos que temos total conhecimento de que a contratação da referida empresa não nos isenta de responsabilidade quanto ao cumprimento integral das normas contidas no Manual do Expositor. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: 16

17 FORMULÁRIO 02 TERMO DE RESPONSABILIDADE (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 16 de abril de 2013 pelo carla@ccmew.com Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que nos responsabilizamos por todas as obrigações trabalhistas, legais e por todo e qualquer dano que possa ser causado ao pavilhão ou a terceiros pelos funcionários e subcontratados de nossa empresa, relacionados nos Formulário 03, 05, 06 e 07, que estarão trabalhando no nosso stand. Comprometemo-nos ainda a cumprir rigorosamente todos os prazos estabelecidos no Manual do Expositor no que se refere á montagem, manutenção e desmontagem do referido stand. Declaramos, também, estar cientes de que toda e qualquer desobediência ao Regulamento e ao manual do Evento ou às normas do Centro de Convenções Frei Caneca, autoriza a Organização do evento a cancelar o nosso credenciamento. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela informação: Data: Assinatura: Razão Social (MONTADORA): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável: Data: 17

18 FORMULÁRIO 03 SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA MONTADORES (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 02 de maio de 2013 pelo carla@ccmew.com Não haverá troca de nome e nem nova emissão de crachás. O crachá é de uso pessoal e intransferível. Local e data de retirada dos crachás: Centro de Convenções Frei Caneca CAEX a partir do dia 14 de maio de Solicitamos o fornecimento de crachás para as pessoas abaixo relacionadas, que estarão trabalhando na montagem dos stands sob nossa responsabilidade. Nome Função CPF Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (MONTADORA): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: 18

19 FORMULÁRIO 04 INSTALAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 14 de abril de 2013 pelo carla@ccmew.com Este formulário deverá ser enviado juntamente com comprovante de depósito. Solicitamos providenciar as seguintes instalações para nosso estande no X Congresso Paulista de Endocrinologia e Metabologia - COPEM. Preencha abaixo, o quadro de solicitação de KVAS para uso no estande. BASE PARA CALCULO: 01 KVA = R$ 250,00 Não serão aceitos cálculos sobre frações de KVAS (ao calcular a necessidade de energia extra para o estande, arredondar a fração do KVA, para mais). Quantidade de KVAS (UD) Quantidade de KVAS (UD) x R$250,00/UD de KVA A energia elétrica estará disponível em 220 V monofásico ou 380 V Bifásico e Trifásico. Em razão da voltagem do Frei Caneca ser de 220 V, os Expositores que tiverem equipamentos em 110 V deverão levar transformadores adequados. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: Dados para Depósito Bancário Titular: Sociedade Brasileira de Endocrinologia e Metabologia Reg.SP Banco: Santander Agência: 3984 Conta Corrente: CNPJ: /

20 FORMULÁRIO 05 SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA SERVIÇOS DE APOIO (LIMPEZA, BUFFET, SEGURANÇA ETC.) (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado à CCM Eventos até o dia 02 de maio de 2013 pelo carla@ccmew.com Não haverá troca de nome e nem nova emissão de crachás. O crachá é de uso pessoal e intransferível. Esta Credencial dará acesso em todas as fases do evento, ou seja, montagem, realização e desmontagem. Durante o período de realização, ela permitirá acesso ao evento uma hora antes de sua abertura. Cada empresa expositora receberá 01 Credencial de Apoio para cada 9m² de estande. Solicitamos o fornecimento de crachás de identificação para as pessoas abaixo, que foram por nós contratadas e que exercerão suas atividades fora do horário de funcionamento do evento, sob nossa responsabilidade. Nome Função CPF Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: 20

21 FORMULÁRIO 06 SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA EXPOSITORES (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 02 de maio de 2013 pelo carla@ccmew.com. Esta Credencial dará acesso ao X Congresso Paulista de Endocrinologia e Metabologia, em todas as fases do evento, ou seja, montagem, realização e desmontagem. Durante o período de realização, ela permitirá acesso ao evento uma hora antes de sua abertura. Cada empresa expositora receberá 02 Credencial de Expositor para cada 9m² de área de estande. Local e data de retirada dos crachás: Centro de Convenções Frei Caneca CAEX a partir do dia 16 de maio de Solicitamos o fornecimento de crachás para as pessoas abaixo relacionadas, que estarão trabalhando em nosso estande, sob nossa responsabilidade. Nome Função CPF Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: 21

22 FORMULÁRIO 07 SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS ADICIONAIS PARA EXPOSITORES E SERVIÇOS DE APOIO). (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 02 de maio de 2012 pelo carla@ccmew.com. Não haverá troca de nome e nem nova emissão de crachás. O crachá é de uso pessoal e intransferível. Será cobrada taxa de R$ 50,00/crachá adicional. Local e data de retirada dos crachás: Centro de Convenções Frei Caneca CAEX a partir do dia 16 de maio de Solicitamos a quantidade abaixo de crachás para as pessoas relacionadas que estarão trabalhando em nosso(s) stand(s). Nome Função CPF Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: 22

23 FORMULÁRIO 08 TAXA DE LIMPEZA (OBRIGATÓRIO) Para ser preenchido e enviado á CCM Eventos até o dia 14 de abril de 2013 pelo carla@ccmew.com. Este formulário deverá ser enviado juntamente com comprovante de depósito. Preencha abaixo o quadro para calculo da taxa de limpeza. BASE PARA CALCULO: R$ 30,00/m² de área de estande. Quantidade de metros quadrados da área do estande. Quantidade de metros quadrados da área do estande x R$ 30,00/m². m². Total a pagar R$ Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: Dados para Depósito Bancário Titular: Sociedade Brasileira de Endocrinologia e Metabologia Reg.SP Banco: Santander Agência: 3984 Conta Corrente: CNPJ: /

24 CHECK LIST DO EXPOSITOR PROVIDÊNCIAS SIM NÃO As Normas Gerais do Contrato foram lidas atentamente? As normas contidas no Manual do Expositor foram lidas atentamente? A localização do seu estande é de seu conhecimento? O tipo de montagem a ser feita em seu estande foi definido? A montadora foi contratada? Já foram escolhidos os móveis e outros acessórios para o seu estande? Todas as providências que cabem à sua montadora foram verificadas? As credenciais de expositor foram solicitadas? O Buffet foi contratado? Os funcionários para serviços de segurança e limpeza foram requisitados? As recepcionistas foram contratadas? As credenciais de serviço foram solicitadas? O seguro foi providenciado? O material promocional foi providenciado em quantidade adequada? A instalação de energia necessária para stand foi solicitada? Os elementos adicionais de seu estande foram definidos? Linha telefônica / Internet foi solicitada? Os formulários que constam do Manual foram preenchidos e remetidos dentro das datas previstas? Os valores referentes às taxas foram pagos? Os produtos a serem expostos foram escolhidos? O transporte e as notas fiscais de remessa dos produtos para o local da exposição foram providenciados? Os convites aos seus clientes e convidados foram e enviados? A sua equipe expositora recebeu, antecipadamente, informações sobre o produto, o stand, o local e o acesso? 24