A IMPORTÂNCIA DO DOMÍNIO DA COMUNICAÇÃO ORAL PARA O SECRETÁRIO EXECUTIVO

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1 A IMPORTÂNCIA DO DOMÍNIO DA COMUNICAÇÃO ORAL PARA O SECRETÁRIO EXECUTIVO Neusa Kreuz 1 RESUMO: É indiscutível a grande importância da linguagem oral no processo interacional humano. Trata-se da primeira modalidade lingüística a ser adquirida pelo indivíduo e condição essencial da existência de um idioma. Sendo assim, pretende-se demonstrar a importância do domínio da comunicação oral para o profissional Secretário Executivo. Palavras Chaves: Secretário Executivo, comunicação oral, linguagem. 1 INTRODUÇÃO Tendo em vista que a necessidade de eficiência na comunicação acompanha o processo de desenvolvimento da empresa, o presente trabalho tem como objetivo demonstrar o quanto é importante que o Secretário Executivo tenha o domínio da comunicação oral. Num primeiro momento será apresentado um relato sobre comunicação humana e a linguagem como sendo um processo fundamental para os homens. Após, estará presente a comunicação oral e os níveis da linguagem, bem como os tipos de comunicação oral. Em seguida, será demonstrado o perfil do Secretário Executivo com suas funções, e a importância do domínio da comunicação oral para esse profissional. 2 A COMUNICAÇÃO HUMANA E A LINGUAGEM Através da comunicação estabelece-se a interação entre os homens, tornando possível que formulem opiniões e transmitam suas idéias, sentimentos, estabelecendo contato uns com os outros. Esse contato se processa com sons, imagens, gestos, cores, formas, e palavras, formando mensagens que tornam o elemento essencial para a compreensão entre os seres humanos, aperfeiçoando assim, suas capacidades de compreender a realidade do mundo em que vivem. A comunicação é fundamental para os homens e é através dela que ocorre a transmissão de uma mensagem, com a participação de alguns elementos como as pessoas ou o grupo que emite a mensagem, um receptor (destinatário) correspondendo ao indivíduo ou ao grupo que recebe a mensagem, e, ainda, como via de circulação de mensagens temos o canal de comunicação que 1 Secretária Executiva, Docente do Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe da Unioeste Campus de Toledo.

2 35 VANOYE (1987: 16) define como os meios técnicos que o destinador tem acesso a fim de assegurar o encaminhamento de suas mensagens, como a voz e o ouvido. Para que ocorra a comunicação entre os homens é necessário que a mensagem seja decodificada pelo destinatário, tornando possível, desta forma, a compreensão do código de linguagem e tomar esse comum aos participantes. Para que o processo de comunicação se complete é necessário que ocorra a troca de mensagens e a compreensão do conteúdo. PENTEADO (1969: 06) diz que toda mensagem deve ser significativa, deve dizer alguma coisa em comum entre o transmissor e o receptor. Com a utilização desse código em comum, isto é, sistema de signos e regras que combinam, transmite-se uma mensagem denominada de linguagem. VANOYE (1987: 197) considera a linguagem como o modo privilegiado de comunicação da sociedade, sendo o fundamento das relações sociais. A linguagem está na origem das sociedades e os indivíduos que fazem parte de determinados grupos sociais farão uso dela. Como se pode verificar, a linguagem serve para a comunicação humana e através dela busca-se a transmissão de idéias e o entendimento entre as pessoas. 3 COMUNICAÇÃO ORAL Sabe-se que através da língua se expressa e comunica-se o pensamento humano, ou seja, as pessoas fazem uso da língua para expressar o que sentem e o que pensam, e a maneira mais expressiva e mais usual de fazê-lo é através da oralidade, exprimindo assim suas intenções de comunicação e suas idéias acerca de determinado assunto. Mesmo com o aparecimento da escrita, a fala ainda mantém seu prestígio como forma dominante de comunicação e expressão e sabe-se que através dela alcançam-se as formas de organização social, sendo também o vínculo de compreensão entre os seres humanos. Na linguagem oral é possível facilitar a comunicação, pois ocorre o contato direto entre o emissor e o receptor e a mensagem a ser transmitida recebe influência do ambiente. Além da palavra, para comunicar-se bem é preciso formar uma estrutura que dê mais poder à comunicação, o tom de voz e a fisionomia, bem como, a postura corporal dos interlocutores, o uso dos gestos e a expressão facial colaboram muito para uma boa comunicação oral, e eles fazem parte da inteligência interpessoal dos indivíduos, basta utilizá-los de forma coerente. No meio social em que se vive, a cultura e o ambiente influenciam na linguagem das pessoas. VANOYE (1987: 31) afirma que no interior da língua falada existe uma língua comum, com expressões e construções mais usuais. Dessa forma, ele aponta tipos de linguagens distintas que são usadas na comunicação oral, apontadas a seguir.

3 NÍVEIS DA LINGUAGEM ORAL VANOYE (1987: 31) aponta inicialmente a existência da linguagem oratória que são os discursos e sermões, e é utilizada dependendo da situação. Após, faz referência à linguagem cuidada, que é utilizada pelas pessoas ao realizar um curso, e em comunicações orais, sendo empregado um vocabulário mais preciso e elaborado. Em terceiro plano está a linguagem comum que é realizada através da conversação, ou pelo rádio e televisão. Em último plano temos ainda a linguagem familiar na qual se conserva a conversação informal, não elaborada, e podendo recorrer à expressões pitorescas, à gíria, sem formalidade. O importante é saber variar e adaptar a linguagem própria a do interlocutor, e ter consciência desses níveis de linguagem de acordo com o momento e com o contexto no qual está envolvido, com o propósito de determinar o bom funcionamento da comunicação oral. 3.2 TIPOS DE COMUNICAÇÃO ORAL Ainda de acordo com VANOYE (1987:33), podem ocorrer dois tipos de comunicação oral, inicialmente se fará alusão à comunicação oral com intercâmbio. Nessa situação, os interlocutores conversam e os papéis de receptor e emissor se invertem, podendo, dessa forma, um assumir a posição do outro, efetivamente. O diálogo, a entrevista e a reunião são exemplos claros de comunicação oral com intercâmbio, pois no desenrolar dos acontecimentos os participantes além de receber também podem transmitir mensagens. Por outro lado, existe a comunicação oral sem intercâmbio, através dela a mensagem é transmitida aos ouvintes que estariam ausentes e distantes, podendo estar recebendo a mensagem pelo rádio e televisão. Ou ainda, presentes e próximos, sendo platéia de um teatro, de uma aula expositiva, uma conferência, ou um discurso, no entanto, com uma diferença básica em relação à comunicação oral com intercâmbio, não ocorre a troca de papéis, ou seja, o emissor somente transmite e o receptor recebe. Até o momento apresentou-se um histórico da comunicação, dando ênfase à Linguagem oral. No entanto, é necessário enfatizar a importância do emissor e do receptor, visto que são os sujeitos da comunicação. Sendo o objetivo deste texto destacar a importância da comunicação oral nas atividades profissionais, enfocar-se-á, como emissor, o profissional Secretário Executivo.

4 37 4 PERFIL DO SECRETÁRIO EXECUTIVO 2 O curso de Secretariado Executivo é oferecido pela Universidade Estadual do Oeste do Paraná, reconhecido pela Lei 7377 de 30/09/87. O mesmo conta atualmente com a duração mínima de 4 anos e funciona no período noturno. Com o desenvolvimento urbano e industrial surgiu a necessidade de um profissional competente, apto a atuar em um mercado de trabalho competitivo e em constantes transformações. O sucesso profissional do Bacharel em Secretariado Executivo está na formação acadêmica e científica, desenvolvendo uma percepção da realidade com o intuito de obter condições de empregabilidade no mercado, juntamente com a competência de estar apto a mudanças estruturais, afim de que possa manter o equilíbrio e garantir o crescimento da profissão no meio profissional e acadêmico. Tendo em vista que as relações entre o conhecimento teórico e as exigências da prática diária da profissão estejam sendo consideradas, o Secretário Executivo exercerá seu papel dentro das organizações, estando preparado para gerenciar setores e pessoas, utilizar novas tecnologias e trabalhar com competência e descrição. Segundo o novo perfil, elaborado pelo curso de Secretariado Executivo em 1999, a profissão englobará multiplicidade e diversidade de tarefas, exigindo do profissional criatividade, iniciativa e sensibilidade. Em seu papel atual de extensão do executivo, lhe são atribuídas as funções de atuar como assessor executivo, sendo a pessoa que executa e participa dos processos de decisão; Gestor, exercendo as funções gerenciais com a capacidade de planejar, organizar, implantar programas de desenvolvimento; como Empreendedor, sendo inovador e implantando alternativas inovadoras, possuindo capacidade crítica, reflexiva e criativa; Consultor, entender a empresa, seus objetivos e políticas, saber trabalhar com a cultura da organização, levantar estratégias e buscar vantagens competitivas para desta forma promover transformações. Considerando que o Secretário Executivo deverá ser preparado para que tenha a capacidade de desempenhar com alto padrão de competência, as tarefas cabíveis à profissão, contribuindo assim, para a melhoria da qualidade e buscando uma maior produtividade nas organizações, o mesmo deverá ser competente e hábil para: administrar o tempo; dar ênfase no relacionamento com clientes, tanto internos como externos; valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; 2 Texto extraído do Plano Político Pedagógico do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe da Universidade Estadual do Oeste do Paraná Campus de Toledo.

5 38 ser hábil nas relações pessoais, se relacionar bem com as pessoas e respeitar suas diferenças pessoais; gerenciar a transmissão e difusão da informação; ter capacidade de organização, e poder atuar em todas as áreas ligadas à profissão, tanto na organização, no planejamento, na administração, no assessoramento e nos vários níveis das empresas públicas ou privadas em que possa atuar. Com a intenção de contribuir para uma boa formação deste profissional, o currículo elaborado pelo Departamento do curso de Secretariado Executivo apresenta disciplinas ligadas às Ciências Sociais, Jurídicas, Ciências Exatas, Línguas Estrangeiras e Disciplinas Instrumentais, bem como as disciplinas de formação específica como Técnicas Secretariais, Gestão Secretarial, Língua Portuguesa, Desenvolvimento Econômico, Relações Públicas, Marketing, Administração, Estágio e principalmente à comunicação que é considerado como um dos alvos a ser atingido pelo Secretário Executivo. Partindo desse pressuposto, abordar-se-á a importância do domínio da comunicação oral para o Secretário Executivo. 5 A IMPORTÂNCIA DO DOMÍNIO DA COMUNICAÇÃO ORAL PARA O SECRETÁRIO EXECUTIVO Administrar é realizar coisas através de pessoas, é transformar idéias em ações. O Secretário Executivo é a ponte entre o diretor da empresa e os demais, sejam funcionários ou clientes e, diariamente faz uso de termos técnicos. No entanto, faz-se necessário que ele tenha um grande conhecimento, e saiba decodificar esses termos para que as pessoas envolvidas o compreendam. Visto que um bom comunicador precisa estar apto a adequar a linguagem utilizada conforme o nível de linguagem do receptor para que, desta forma, possa ocorrer a troca de mensagens e efetivar-se a comunicação. Sabe-se que o Secretário Executivo lida com pessoas e trabalha diretamente com o atendimento pessoal, sendo assim, sua comunicação precisa ser clara e facilmente compreendida pelo ouvinte. No que se refere à linguagem oral, fatores como a utilização de termos inadequados ou dificuldades de expressão, podem dificultar a compreensão de uma mensagem durante o processo de comunicação, por isso, é fundamental que o secretário executivo selecione as palavras e faça uso de um vocabulário comum para tornar mais acessível o que deseja transmitir, caso contrário, a qualidade da fala pode ser distorcida a ponto de não ser compreendida claramente.

6 39 A vida humana está ligada ao processo de comunicação, grande parte de nossas atitudes são tomadas devido a estímulos que recebemos e com a pretensão de produzi-los com a capacidade de influenciar alguém. Até o que se pensa de determinada pessoa é o resultado do que ela nos transmite e na sociedade atual a capacidade individual de comunicação oral é decisiva e importante, pois é com ela que a empresa pretende facilitar a venda do seu produto, ou serviço. Um bom Secretário Executivo deverá ser hábil na comunicação oral e fazer uso de gestos e ações, transmitindo dessa forma atitudes e estimulando o ouvinte com a intenção de influenciá-lo. Para FARIA et al. (1982: 11) atravésa da boa comunicação oral aumenta-se a coordenação administrativa e social, ou seja, torna-se possível o entendimento e a superação de dificuldades, ocasionando assim, a certeza de boas relações. O aperfeiçoamento do Secretário Executivo nas organizações modernas cada vez mais inclui a comunicação oral como um elemento novo e de real importância. Em função do contínuo crescimento da capacidade empresarial e da competitividade de mercado, a comunicação oral tornase um instrumento de apoio do Secretário Executivo, facilitando o crescimento das empresas nas quais esse profissional atua. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Esse trabalho teve como tema o domínio da comunicação oral, com o objetivo de apontar a sua importância para o Secretário Executivo. Constatou-se portanto, que é fundamental que o profissional tenha a habilidade de desenvolver um discurso próprio, através do qual poderá expressar suas idéias de forma compreensível e argumentativa. Considerando que essa habilidade é exigida a todo momento do Secretário Executivo, o domínio da comunicação oral é, antes de tudo, um instrumento de trabalho, e permite que ele faça uso das funções da comunicação nas organizações de forma coerente.thayer (1972:36) classifica as funções em: função de informação: tem como objetivo levar ao conhecimento do receptor o que ele necessita compreender e conhecer para poder exercer de forma eficiente sua função na organização. função instrutiva e de mando: utilizada pelo superior para com o seu subordinado, para que ele possa atender as ordens. função de influência e persuasão: a comunicação atinge o receptor e faz com que o mesmo mude seus padrões para os requeridos pela organização. Faz-se uso de argumentos e justificativas para convencer.

7 40 função de integração: tornar possível que os grupos formais ou informais da organização se integrem socialmente com o intuito de fazer com que os mesmos mantenham relações. Estas quatro funções são muito importantes para as organizações, uma vez que é por meio delas que a comunicação procura atingir sua meta final, que é aumentar a eficiência e a produtividade, e corrigir distorções e variabilidades das ações humanas, fazendo com que mudem para os padrões e necessidades requeridas pela organização. REFERÊNCIAS FARIA, A. Nogueira; SUASSUNA, Ney Robinson. A comunicação na administração. Rio de Janeiro, LTC: Sesat, PENTEADO, J. R. Whitaker. A técnica da comunicação humana. São Paulo: Pioneira, THAYER, Lee. Princípios da comunicação administrativa. São Paulo: Editora Atlas, VANOYE, Francis. Usos da linguagem: problemas e técnicas na produção oral e escrita. São Paulo, Martins Fontes Ltda, 1987.