PROCEDIMENTO DE COMPRAS

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1 PROCEDIMENTO DE COMPRAS 1. OBJETIVO Descrever as instruções e normas gerais das atividades específicas do Setor de Compras da FEPESMIG, para processos aquisitivos de materiais e serviços. 2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO Este documento é aplicável a toda FEPESMIG. 3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES Manual de Conduta do Comprador Formulário de Solicitação de Compra Formulário de Solicitação de Orçamento Formulário de Solicitação de Manutenção Procedimento do setor de almoxarifado SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard SIPOC_UNIS_Compra Técnica ou Serviço 4. SIGLAS UTILIZADAS FEPESMIG Fundação de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas OC Ordem de Compra 5. GLOSSÁRIO E DEFINIÇÕES SAPIENS Sistema coorporativo para gerenciamento / troca de informações Solicitante Responsável Colaborador definido pelo Gestor de cada área/setor/unidade para enviar Solicitações de Compra ou Orçamento. Cliente o mesmo que Solicitante Responsável. Ordem de Compra Documento emitido pelo SAPIENS que após devida aprovação formaliza e confirma a compra. 1

2 Cotação resposta dada pelo fornecedor a um pedido de orçamento. Solicitação de Compra Emissão do Pedido de Compra Cdr. formato do arquivo digital 6. CONTEÚDO 6.1. SOLICITAÇÕES DE COMPRAS As aquisições realizadas pelo Setor de Compras da FEPESMIG referem-se a materiais e serviços, sendo de caráter obrigatório o registro de uma solicitação de compra pelo cliente, mediante Formulário de Solicitação de Compra encaminhado via ao Almoxarifado, para realização da aquisição do material e/ou serviço. Para solicitações de manutenção em equipamentos/ativos, é necessário seguir o descritivo TIPOS DE SOLICITAÇÕES Solicitação de Compras para estoque Almoxarifado Via sistema Sapiens caracterizam-se Solicitação via sistema Sapiens aquelas geradas para suprir o estoque, solicitações específicas do setor de Almoxarifado. Para melhor entendimento visualizar o Procedimento do Setor de almoxarifado Solicitação de Compras gerais Colaboradores Internos Via Formulário de Solicitação de Compras caracterizam-se Solicitação de Compras via Formulário as compras diretas de bens de consumo, serviços e imobilizado, ou seja, que não fazem parte do estoque. A Solicitação de Compra é gerada a partir do preenchimento correto do Formulário de Solicitação de Compras e seu envio por com aprovação do Gestor / Reitoria ao Almoxarifado. Somente o responsável de cada setor/unidade está autorizado a solicitar compras. O responsável deve descrever detalhadamente TODAS as características que o produto ou serviço contém e incluir arquivos que se façam necessários para andamento do processo, como: arte em cdr, 2

3 especificação técnica, foto, etc. A falta deste poderá gerar a recusa da Solicitação. Todas as solicitações devem estar aprovadas pelo Gestor / Diretoria de Operações ou Superintendência Executiva, conforme item Solicitação de Orçamento Colaboradores Internos Via Formulário de Solicitação de Orçamento caracterizam-se Solicitação de orçamento via Formulário de bens de consumo, serviços e imobilizado, ou seja, que não fazem parte do estoque. A Solicitação é gerada a partir do preenchimento correto do Formulário de Solicitação de Orçamento e seu envio por ao setor de Compras, afim de levantamento de valores para posterior aprovação de compra. Somente o responsável de cada setor/unidade está autorizado a solicitar orçamentos ao setor de compras. Somente o setor de compras está autorizado a solicitar orçamento a fornecedores. O responsável deve descrever detalhadamente TODAS as características que o produto ou serviço detêm e incluir arquivos que se façam necessários para andamento do processo, como: arte em cdr, especificação técnica, foto, etc. A falta deste poderá gerar a recusa da Solicitação. Orçamentos devolvidos ao responsável pela Solicitação serão apenas para aprovação da Solicitação de Compra. Negociações serão efetuadas no processo de compra. Segue abaixo explicativo para preenchimento do Formulário de solicitação de Compra: 3

4 SOLICITAÇÃO DE COMPRA Número: Data: O número da solicitação é definido pelo setor solicitante. Informar a data de preenchimento e envio da solicitação Solicitante: Informar o nome do solicitante. Unidade: Setor: Responsável / Gestor: Informar a Unidade (FATEPS, FABE, FIC, Campus I, Campus II, Campus III, Cidade Universitária). Centro de Custo: Informar o Setor (GEP, Administrativo, biblioteca, clínica, manutenção, etc.). Informar o Responsável ou Gestor do Setor Informar o código do centro de custo ao qual o material ou serviço será alocado. Ex. (Centro de Custo: 3061 Administração Geral) Informar a Quantidade do material ou serviço em algarismo numérico. Informar a descrição completa do material ou serviço especificando a marca, dimensão, modelo, fabricante, cor, espessura, e outra informação que se faça necessária para entendimento do setor de Compras e Almoxarifado. Quant. Unid. Descrição do Material/ Especificação Técnica/ Marca/ Modelo/ Fabricante Informar a Unidade de Medida do material ou serviço. Ex. (Peça, Bloco, Pacote, Caixa, Galão, etc.). JUSTIFICATIVA/OBSERVAÇÕES Justificar o motivo da compra (onde será utilizado, que benefício agrega a instituição, etc.) Justificar solicitação emergencial, caso houver. Informar prazo de entrega esperado real. 4

5 Solicitação de Manutenção Colaboradores Internos Via Formulário de Solicitação de Manutenção caracterizam-se as Solicitações de manutenções em equipamentos/ativos. O equipamento/ativo é encaminhado ao almoxarifado juntamente à Solicitação de Manutenção preenchida a fim de encaminha-lo ao prestador de serviço especializado para efeito de orçamento. A Solicitação de Manutenção também deve ser encaminhada ao setor de compras via . Após orçamento, o setor de compras encaminha, via , o valor do conserto afim aprovação, vide item 6.4. Após aprovação, o Solicitante encaminha uma Solicitação de Compra ao almoxarifado autorizando a manutenção do equipamento referente à Solicitação de Manutenção equivalente. Observação: Equipamentos/Ativos em que seu deslocamento seja inviável, a Solicitação de Manutenção deve ser encaminhada diretamente ao setor de compras informando onde o equipamento encontra-se para avaliação e orçamento COTAÇÃO As cotações deverão ser realizadas mediante a Solicitação de Compra via Sistema SAPIENS ou com formulário de Solicitação de Orçamento Critérios para realização de Cotação. Para realização de uma aquisição é necessário seguir os critérios gerais (mínimos) conforme descrito na Tabela 01: APLICAÇÃO QUANDO COTAÇÕES Mínimo 01 Para solicitações consideradas urgentes. Em todos os processos identificados, justificados pelo cliente como emergencial com do Solicitante. 5

6 Mínimo 01 Mínimo 01 Mínimo 02 Mínimo 03 Sem cotação Para solicitações até R$ 100,00. Indústria, fabricante, fornecedor exclusivo (único). Para solicitações de R$ 100,00 a R$ 1.000,00 Para solicitações acima de R$ 1.000,00 / Compras normais. Contrato de fornecimento / Acordo comercial. Em todos os processos conforme descrição da aplicação. Em todos os processos conforme descrição da aplicação, porém com possível análise de opcionais. Em todos os processos conforme descrição da aplicação. Em todos os processos conforme descrição da aplicação. Contrato firmado e aprovado ou acordo comercial (considera-se na cotação o valor estipulado no contrato ou acordo). Tabela 01 Critérios para cotação Conferência e Análise das Cotações Verificar se o item cotado pelo fornecedor é o mesmo da Solicitação. Ex. marca, unidade de medida, especificação técnica, etc. Verificar prazo de entrega e de pagamento se estão em conformidade com as necessidades de aquisição. Verificar se a cotação possui informações padrões como: os contatos e dados para faturamento da empresa, logo, valores, descontos, data de validade das condições. Em qualquer um dos casos, mencionados acima, que apresentem divergências, o comprador deverá entrar em contato com o fornecedor e solicitar a correção da cotação AUTORIZAÇÃO DE COMPRA Todas as Solicitações de Compras devem estar aprovadas pelo Gestor e/ ou Diretoria de Operações e/ou Superintendente Executivo conforme Tabela 02 e 03 abaixo: 6

7 SOLICITAÇÃO DE COMPRA USO E CONSUMO NÍVEL FAIXA APROVADOR 01 ATÉ R$ 500,00 GESTOR 02 ACIMA DE R$ DIRETOR DE OPERAÇÕES e/ou 501,00 SUPERINTENDENTE EXECUTIVO Tabela 02 Aprovação por nível Uso e Consumo SOLICITAÇÃO DE COMPRA INVESTIMENTO NÍVEL FAIXA APROVADOR 01 QUALQUER VALOR GESTOR / DIRETOR DE OPERAÇÕES e/ou SUPERINTENDENTE EXECUTIVO Tabela 03 Aprovação por nível Investimento Observação: O aprovador poderá aprovar ou não a solicitação, bem como alterar a quantidade e o valor mencionado para menos NEGOCIAÇÃO Análise da melhor proposta comercial, avaliando preço, condição e forma de pagamento, prazo de entrega, buscando atender a necessidade do cliente com o melhor custo x benefício. Observação: Qualquer mudança realizada no processo original (solicitação), como: mudança de marca, cor, condições, etc., devem ser formalizadas por pelo comprador e solicitante para que não ocorram problemas diante as entregas e/ou aceite do produto ou serviço PRAZOS DO PROCESSO DE COMPRAS O Processo de compras contempla materiais e serviços grupos, e etapas do processo de cada área envolvida devido a grande complexidade de aquisições são necessários diferenciar o tempo de compra conforme a dificuldade de aquisição. 7

8 O processo aquisitivo completo, do ponto de vista de atendimento ao cliente, contempla as seguintes etapas e respectivos prazos de atendimento: Processo de Compra: recebimento, análise, cotação, avaliação, negociação, emissão de OC, envio ao fornecedor. Aprovação Sistêmica. Processo de Entrega (Fornecedor): recebimento da OC pelo fornecedor até a entrega dos produtos ao Almoxarifado ou nas instalações da FEPESMIG. Processo de Almoxarifado: recebimento, tratamentos internos físicos e fiscais, comunicação para retirada do material. Para que o tempo do processo de compras seja cumprido, é necessário também contar com a precisão do Fornecedor, este que possui tempos de entrega diferenciados, tudo irá depender do item, da complexidade ou necessidade da compra. Desta forma, para que sejam compostos os tempos TOTAIS de atendimento, a tabela abaixo demonstra os grupos e área envolvida. PRAZO GRUPO COD. SUBGRUPO COMPRAS APROVADOR FORNECEDOR ALMOX. TOTAL 001 PAPELARIA INFORMÁTICA (PERIFÉRICO E REDE) 003 EPI USO E CONSUMO 004 MATERIAL ELÉTRICO 005 LIMPEZA ALIMENTO UTENSILIOS MATERIAIS DE CONSUMO DE LABORATÓRIOS 009 MEDICAMENTO

9 INVESTIMENTO 010 PRODUÇÃO GRÁFICA 011 LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTO 013 MAQUINA E EQUIPAMENTO 014 OBRA ** SERVIÇO DE ** - - MANUTENÇÃO E REPARO 016 INFORMÁTICA (COMPUTADOR) 017 FERRAMENTA MATERIAIS PARA OBRA 019 MATERIAL ESPORTIVO 020 PRODUÇÃO GRÁFICA 021 MOBILIÁRIO *** UNIFORME VEICULO OUTRAS ** - - PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS 025 OUTROS MATERIAIS 026 AUDIOVISUAL SEGURANÇA DO TRABALHO 028 SEGURANÇA PATRIMONIAL 9

10 029 MATERIAL PARA MANUTENÇÃO 030 BIBLIOGRAFIA Tabela 04 Prazo total de aquisição ** - Prazo será determinado em cada negociação, pois depende de fatores externos. *** - Prazo total de 04 dias, sendo 02 dias almoxarifado e 02 dias Patrimônio. Observações: Prazos medidos em dias úteis; Os prazos serão considerados a partir da Solicitação de Compra no SAPIENS. Não será considerado no prazo Solicitação de Compra recusada mediante a falta de informações ou aprovação EMISSÃO DE ORDEM DE COMPRA As Ordens de Compra são geradas pelo Sistema coorporativo SAPIENS sob comando do Comprador. Para que uma Ordem de Compra seja emitida, é necessário que toda tratativa com o fornecedor vencedor esteja formalizada e atualizada em proposta comercial PARTICULARIDADES DO PROCESSO DE COMPRAS Processo de Aquisição de Materiais Bibliográficos As aquisições de Livros e afins são efetuadas de uma maneira diferenciada dos demais itens comprados pelo setor de compras. Para solicitar livros de qualquer área é necessário: 1. O gestor da área solicitante deve redigir um Ofício (não há padrão), solicitando determinado livro e envia-lo para a responsável pela Biblioteca, juntamente o formulário de solicitação de Livros (se houver). 2. A biblioteca analisa a Solicitação e avalia a existência do item solicitado, não sendo localizado o item, a responsável envia uma Solicitação de Orçamento para o setor de 10

11 compras. 3. O setor de compra efetua as cotações necessárias, monta o mapa de cotações com preços e prazos e envia a Biblioteca. 4. A Biblioteca recebe, analisa, seleciona os itens e encaminha para aprovação. Estes aprovam e devolvem a Biblioteca e ao Setor de Compras. 5. A Biblioteca gera a Solicitação de Compra e encaminha ao almoxarifado. 6. O almoxarifado recebe e lança no sistema. Laçado no sistema o setor de compras dá sequencia no processo de compras Solicitação de Compra Emergencial Para solicitações de Compras emergenciais com prazo máximo de 24 horas, deve ser encaminhado um para o Comprador e Almoxarifado, justificando a urgência e apontando o material ou serviço, via formulário, para que a solicitação seja tratada de forma diferenciada pelo Setor de Compras. Serão consideradas Emergenciais as solicitações que: Coloquem em risco a segurança de colaboradores, alunos e comunidade; Provoquem prejuízos financeiros significativos a Instituição; Coloquem em risco o patrimônio da Instituição; Impeçam o andamento das aulas acadêmicas; Comprometam a imagem da Instituição perante a comunidade; Que causem impactos ambientais CANCELAMENTO DE SOLICITAÇÃO PELO SETOR DE COMPRAS E ALMOXARIFADO. Serão canceladas todas as solicitações que: Não apresentem especificações do Item e suas particularidades para compra; Divergências de informações. (Ex. solicitação do item é um produto e a especificação é outra nomenclatura). Solicitação sem aprovação, conforme item 6.4 deste procedimento. 11

12 6.10. GARANTIA DE COMPRA A garantia do material ou serviço é evidenciada na proposta comercial e nota fiscal do fornecedor, assim como na Ordem de Compra do comprador ARQUIVOS Todas as tratativas são arquivadas em do comprador, SAPIENS e arquivo físico mensal ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES NAS ETAPAS DE COMPRAS Para cada função são destinadas algumas atividades fins para o perfeito funcionamento do Setor de Compras, as quais estão discriminadas abaixo: Comprador Receber as solicitações de compras no SAPIENS; Avaliar se os requisitos da solicitação foram atendidos e as informações são o suficiente; Encaminhar as solicitações para cotação junto aos fornecedores aptos; Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram enviados; Receber as cotações e equaliza-las; Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mínimo de cotações, preços, prazos previamente alinhados e execuções documentadas; Negociar melhores condições comerciais baseadas em preço, prazo, entrega e condições de pagamento; Enviar Ordens de Compra para os fornecedores; Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes; Buscar novos fornecedores para análise do setor de Compras mais área técnica Analista de Compras / Supervisor 12

13 Receber as solicitações de compras no SAPIENS; Avaliar se os requisitos da solicitação foram atendidos e as informações são o suficiente; Encaminhar as solicitações para cotação junto aos fornecedores aptos; Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram enviados; Receber as cotações e equaliza-las; Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mínimo de cotações, preços, prazos previamente alinhados e execuções documentadas; Negociar melhores condições comerciais baseadas em preço, prazo, entrega e condições de pagamento; Enviar Ordens de Compra para os fornecedores; Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes; Buscar novos fornecedores para análise do setor de Compras mais área técnica; Identificar novos contratos; Elaboração de Acordos Comerciais; Contribuir com conhecimento técnico; Exercer atividades de Natureza especializada; Disponibilizar-se por projetos; Atuar com autonomia com base em diretrizes; Oferecer suporte na realização das atividades diárias dos compradores; Estudar demandas e propor ações para otimização de processos; Realizar reuniões com áreas técnicas para discussão de processos de aquisições; Verificar condições de melhorias para a área, bem como melhores preços sempre que necessário junto aos fornecedores; Desenvolvimento de projetos; Envolvimento em negociações de grande porte. Observação: Todo processo de compras deverá estar em conformidade e em obediência ao conteúdo descrito no Manual de Conduta do Comprador. 13

14 6.13. FLUXO DE COMPRAS Fluxo para Processo de Compras Standard Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard Fluxo para Processo de Compra Técnica ou Serviço. Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra Técnica ou Serviço 7. Histórico REVISÃO DATA ALTERAÇÃO AUTOR/DEPART. APROVADO POR 00 17/07/12 Emissão Inicial Setor de Compras Diretoria de Operações e Gerência Administrativa 01 25/01/13 Retirada da data de entrega do formulário de Solicitação de Compra Setor de Compras Setor de Compras / Gerencia Administrativa 14