Passo a passo e exemplificado

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1 TUTORIAL DE USO DA PLATAFORMA SUBMISSÃO DE ARTIGOS Passo a passo e exemplificado Adelar José Fabian Eduardo de Oliveira Araujo Elia Cristina Alves dos Santos Uberaba IFTM Reitoria Junho, 2014

2 EXPEDIENTE REITOR DO IFTM Roberto Gil Rodrigues Almeida PRÓ-REITOR DE PESQUISA E INOVAÇÃO Carlos Antônio Alvarenga Gonçalves DIRETOR DE PESQUISA Márcio José de Santana EDITOR CHEFE Adelar José Fabian EDITORES ADJUNTOS Valdeci Orioli Júnior, Márcio José de Santana EDITORES ASSOCIADOS Cleber Barbosa de Oliveira, Deborah Santesso Bonnas, Geraldo Gonçalves Lima, Hugo Leonardo Pereira Rufino, Igor Souza Pereira SECRETÁRIA Elia Cristina Alves dos Santos SUPORTE TÉCNICO / DIAGRAMAÇÃO Eduardo de Oliveira Araujo REVISÃO DA LÍNGUA PORTUGUESA E INGLESA Aparecida Maria Xenofonte Pereira Valle, Edilson Pimenta Ferreira, Telma Aparecida da Silva Santos, Valéria Guimarães de Freitas Nehme NORMALIZAÇÃO Rosemar Rosa, Heliese Fabrícia Pereira REVISOR ESTATÍSTICO Elisa Noberto Ferreira Santos Fabian, Adelar José Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma Submissão de artigos passo a passo e exemplificado / Adelar José Fabian, Eduardo de Oliveira Araujo, Elia Cristina Alves dos Santos f. ; il. color. ; 30 cm. 1. Revista Inova Ciência & Tecnologia. 2. Plataforma OJS. 3. Publicação de artigos científicos. I. Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro. II. Pró-Reitoria de Pesquisa e Inovação. III. Título.

3 SUMÁRIO 1 SOBRE ESTE TUTORIAL Objetivo Versão A plataforma OJS Usuários e suas funções editoriais CADASTRO DO AUTOR Realizando o cadastro na plataforma SUBMISSÃO DE ARTIGOS O processo de submissão Visão geral dos passos de submissão Acessando o processo de submissão na tela inicial do usuário Executando os 5 passos do processo de submissão Passo 1 Iniciar submissão Passo 2 Transferência do manuscrito Passo 3 Metadados da submissão (Indexação) Passo 4 Transferência de documentos suplementares Passo 5 Confirmação da submissão REFERÊNCIAS... 20

4 1 SOBRE ESTE TUTORIAL 1.1 Objetivo Esse tutorial tem o objetivo de orientar o uso da plataforma pelos pesquisadores autores que desejam submeter artigos às revistas do IFTM. 1.2 Versão 1.0 Essa é a primeira versão desse tutorial. Sendo que, futuras correções e melhorias poderão ser desenvolvidas para melhor uso e aproveitamento dos recursos da plataforma das revistas. 1.3 A plataforma OJS O Open Journal Systems (OJS) é um software desenvolvido pela Universidade British Columbia ( No Brasil foi traduzido e customizado pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) e recebe o nome de Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas - SEER. Trata-se de um software desenvolvido para a construção e gestão para publicação(ões) periódica(s) eletrônica(s). Este sistema auxilia no processo de gestão de conteúdos e formatos digitais com foco nas atividades de editoração de publicações periódicas científicos eletrônicas. O sistema busca reduzir o tempo e a energia devotados às tarefas administrativas e de secretariado associadas à produção de uma revista, enquanto melhora a preservação dos registros e a eficiência dos processos editoriais. Busca também aperfeiçoar a qualidade da publicação científica e acadêmica através de várias inovações, desde a transparência das políticas ao aprimoramento da indexação da revista. Veja outras informações no site do Public Knowledge Project - PKP - ou no Portal SEER - IBICT Usuários e suas funções editoriais Os usuários dessa revista estão listados abaixo com suas respectivas funções editoriais: Usuários Autor Editor Editor Associado (Editor de Seção) Avaliador A Avaliador B Editor de Texto Funções editoriais Autor submete artigo(s) pelo sistema e acompanha todas as etapas da editoração sob a supervisão do Editor Associado. Supervisiona o processo editorial; designa submissões aos Editores de Seção; assume o agendamento e publicação das edições. Supervisiona a avaliação e a edição dos artigos, designando avaliadores, editores de textos e de layout; solicita e acompanha o processo de leitura; faz o agendamento da publicações dos artigos. Realiza a avaliação do artigo de acordo com as diretrizes para avaliação. Idem ao Avaliador A. Verifica e corrige o texto, melhorando a legibilidade e clareza, questionando o autor Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 4

5 Usuários Revisão Português Editor de Texto Revisão Inglês Editor de Texto Normalização Editor de Layout Funções editoriais sobre possíveis equívocos, assegurando a estrita conformidade do documento com as normas da língua portuguesa. Idem ao Editor de Texto Revisão Português, porém seguindo as normas da língua inglesa. Idem ao Editor de Texto Revisão Português/Inglês, porém seguindo as normas bibliográficas. Transforma a submissão editada em composições PDF e HTML para publicação eletrônica. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 5

6 2 CADASTRO DO AUTOR 2.1 Realizando o cadastro na plataforma Para submeter artigos às revistas, o autor deve se cadastrar. Veja os passos a seguir. A) Abra o navegador de sua preferência (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, entre outros) e digite o endereço do portal: revistas.iftm.edu.br B) Leia a introdução das revistas disponíveis do IFTM para escolher em qual delas seu artigo se enquadra: Revista Inova Ciência e Tecnologia ou Boletim Técnico IFTM. C) Clique na opção Cadastrar da revista desejada. A D B C B C Figura 1. Página inicial das publicações do IFTM. D) Caso o autor tenha clicado na opção Cadastro do menu superior da página, surgirá a tela abaixo onde deveremos escolher em qual revista deseja se cadastrar. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 6

7 Figura 2. Escolha a revista Tela que é exibida se clicar na opção Cadastro do menu superior da página inicial. E) Caso o autor já possua cadastro em outra revista do portal, acesse o link Clique aqui. F) Preencha todos os dados do seu perfil, seguindo as orientações da tela. Fique atento aos campos com asteriscos (*), pois são de preenchimento obrigatório. E F Figura 3. Cadastro do autor 1ª parte da tela. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 7

8 G) IMPORTANTE: Não se esqueça de marcar a opção Autor: Pode submeter à revista. H) Depois de preencher todos os campos necessários, clique no botão Cadastrar. G H Figura 4. Cadastro do autor 2ª parte da tela. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 8

9 3 SUBMISSÃO DE ARTIGOS 3.1 O processo de submissão O sistema oferece ao autor a possibilidade de enviar suas submissões diretamente ao sistema da revista. O processo de submissão possui 5 passos, com instruções disponíveis em cada passo. O sistema oferece ainda a possibilidade de acompanhamento do andamento das submissões. O autor deve iniciar sua interação com a revista na página de cadastro Visão geral dos passos de submissão Os 5 passos da submissão são: PASSO 1 Iniciar submissão. PASSO 2 Inclusão de metadados. PASSO 3 Transferência do manuscrito. PASSO 4 Transferência do arquivo suplementar. PASSO 5 Confirmação da submissão. Os autores não precisam concluir os 5 passos de uma vez, sendo possível sair do sistema durante o processo. Os autores podem retomar de onde pararam, acessando as submissões listadas como "Incompletas", na lista se submissões ativas. Este tutorial apresenta a simulação dos passos que um autor em potencial deve seguir para a submissão de artigos no sistema, lembrando que é possível avançar e retroceder a partir da conclusão do segundo passo. As telas serão exibidas passo a passo com explicações e comentários para auxiliar a compreensão Acessando o processo de submissão na tela inicial do usuário A) O autor deve clicar na função Autor para ter acesso à área de submissões do sistema. Será aberta a tela com as submissões de artigos, conforme explicado mais adiante. B) Observe que também é possível iniciar uma nova submissão clicando na opção Nova submissão. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 9

10 A B Figura 5. Página inicial do usuário Autor. C) Inicie uma nova submissão acessando o link Clique Aqui, localizado abaixo do subtítulo Iniciar nova submissão. C Figura 6. Iniciando uma nova submissão. 3.2 Executando os 5 passos do processo de submissão Passo 1 Iniciar submissão A) Escolha da seção da revista onde deseja publicar seu artigo. B) Certifique-se de cumprir todas as condições de submissão e assinale-as. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 10

11 A B Figura 7. Submissão de artigo Passo 1: Iniciar submissão 1ª parte da tela. C) Se estiver de acordo com os termos da Declaração de Direito Autoral da revista, marque a opção indicada. D) Clique no botão Salvar e continuar. Automaticamente, o sistema seguirá para o passo nº 2. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 11

12 C D Figura 8. Submissão de artigo Passo 1: Iniciar submissão 2ª parte da tela Passo 2 Transferência do manuscrito A) Para assegurar-se de que a identificação do documento foi removida, recomenda-se que o autor leia as instruções do link Assegurando uma Avaliação cega Segura. Será aberta uma janela separada. Leia as instruções na tela e depois clique no botão Fechar. Observação: Os dados do autor serão inseridos somente no passo 4 Transferência de Documentos Suplementares. Explicaremos, mais adiante nesse tutorial, como e onde inserir os dados do autor. B) Para transferir o documento, no formato Word (.doc,.docx ou.rtf), basta procurá-lo em seu computador, clicando no botão Selecionar arquivo.... C) Após localizá-lo, clique no botão Transferir. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 12

13 B C A Figura 9. Submissão de artigo Passo 2: Transferência do manuscrito. Figura 10. Tela Assegurando a Avaliação por Pares Cega. D) Após transferir o documento, ele será renomeado pelo sistema, que também registra o nome original, o tamanho, a data e a hora da transferência. Se for necessária a substituição do documento, basta transferir o novo documento em Substituir arquivo, seguindo os mesmos passos explicados anteriormente. E) Para prosseguir para a próxima etapa, clique no botão Salvar e continuar. Automaticamente, o sistema seguirá para o passo nº 3. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 13

14 D E Figura 11. Submissão de artigo Passo 2: Transferência do manuscrito Arquivo submetido Passo 3 Metadados da submissão (Indexação) Metadados, ou dados sobre dados, são um conjunto de termos que descrevem o documento. A) Preencha os campos solicitados, não se esquecendo do Título e do Resumo, pois são obrigatórios. B) Se o artigo possuir co-autoria, o autor poderá incluir o(s) outro(s) autor(es) na opção Incluir autor. Haverá possibilidade de alterar a ordem de aparição deles, escolher o contato principal para correspondência, e excluir autores incluídos indevidamente. A B IMPORTANTE: Se não aparecer o campo para digitação, por exemplo em Resumo, dê cliques na posição à frente do campo até aparecer o cursor piscando. Em seguida, digite a informação solicitada. Figura 12. Submissão de artigo Passo 3: Metados da Submissão (Indexação) 1ª parte da tela. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 14

15 C) Depois de preencher todas as informações solicitadas, clique no botão Salvar e continuar. Automaticamente, o sistema seguirá para o passo nº 4. C Figura 13. Submissão de artigo Passo 3: Metados da Submissão (Indexação) 2ª parte da tela Passo 4 Transferência de documentos suplementares Os arquivos suplementares compreendem conjuntos de dados de pesquisa, instrumentos de pesquisa, textos fonte ou outro material que podem ser um apêndice para a submissão. Estes arquivos podem estar em qualquer formato (Documento Word, PowerPoint, JPEG, etc.). IMPORTANTE: Obrigatoriamente o autor deverá enviar pelo menos o documento suplementar que contém os dados do(s) autor(es), constando: nome, instituição, formação acadêmica e contato (incluindo e telefone). A) Com exceção ao documento que contém os dados do autor, para assegurar-se de que a identificação dos demais documentos foi removida, recomenda-se que o autor leia as instruções do link Assegurando uma Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 15

16 Avaliação cega Segura. Será aberta uma janela separada. Leia as instruções na tela e depois clique no botão Fechar. B) Para transferir o documento, basta procurá-lo em seu computador, clicando no botão Selecionar arquivo.... C) Após localizá-lo, clique no botão Transferir. D) Clique no botão Salvar e continuar. Automaticamente, o sistema abrirá a tela para preencher as informações do documento suplementar. Veja a seguir. D B C A Figura 14. Submissão de artigo Passo 4: Transferência de documentos suplementares. E) Preencha as informações solicitadas para o documento suplementar, não se esquecendo do Título, pois é obrigatório. F) Observe que, após a transferência do documento, o mesmo é renomeado pelo sistema, que também registra o nome original, o tamanho, a data e a hora da transferência. Se for necessária a substituição do documento, basta transferir o novo documento em Substituir arquivo, seguindo os mesmos passos explicados anteriormente. G) Clique no botão Salvar e continuar. Automaticamente, o sistema voltará à tela inicial de submissão de arquivos suplementares. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 16

17 E F G Figura 15. Submissão de artigo Passo 4a: Preenchendo as informações do documento suplementar. Ao voltar à tela inicial de submissão de arquivos suplementares, o autor poderá: H) Editá-lo, alterando suas informações, como por exemplo, mudar o Título. I) Excluí-lo, caso o autor tenha inserido um documento errado. J) Transferir outro documento suplementar, clicando no botão Selecionar arquivo... e seguindo os passos explicados anteriormente. K) Depois de transferir todos os documentos suplementares do seu artigo, clique no botão Salvar e continuar. Automaticamente, o sistema seguirá para o 5º e último passo. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 17

18 J H I K Figura 16. Submissão de artigo Passo 4: Transferência e edição de documentos suplementares Passo 5 Confirmação da submissão No quinto e último passo é importante conferir se todas as informações inseridas estão corretas, antes de finalizar a submissão do artigo. A) Observe que, no menu superior da tela, podemos retornar a qualquer uma das etapas anteriores: 1 Início, 2 Transferência do Manuscrito, 3 Inclusão de Metadados e 4 Transferência de Documentos Suplementares. Se julgar necessário, retorne para uma dessas etapas e corrija as informações que precisar. B) Veja com atenção no Resumo de documentos quais arquivos o autor está submetendo para a plataforma. IMPORTANTE: É necessário que o autor envie, pelo menos, 2 (dois) arquivos: o primeiro, que é o artigo propriamente dito (sem os dados dos autores), e o segundo, que contém os dados dos autores. C) Conferidas todas as informações da submissão do artigo, clique no botão Concluir submissão. ATENÇÃO: Após a confirmação, não é possível alterar o arquivo submetido. A B C Figura 17. Submissão de artigo Passo 5: Confirmação da submissão. O sistema apresenta uma mensagem que indica a conclusão da submissão. O autor receberá um de notificação da submissão. D) Para voltar à tela de acompanhamento da submissão, o autor deve clicar no link Submissões ativas. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 18

19 D Figura 18. Mensagem de confirmação da submissão. E) Se for necessário conferir os dados da submissão e/ou editar os metadados, o autor deve clicar no título da submissão. F) É possível acompanhar o status da submissão em Situação, que terá link ativo de acordo com o estágio em que se encontra (em fila para avaliação; em edição, etc). E F Figura 19. Tela das Submissões Ativas Conferindo e acompanhando a situação dos artigos submetidos. Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 19

20 4 REFERÊNCIAS INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO EM CIÊNCIA E TECNOLOGIA. OJS em uma hora: introdução ao sistema eletrônico de editoração de revistas SEER/OJS versão Tradução Ramón Martins Sodoma da Fonseca. Revisão Carlos Roberto Meinert. [S.l.: s.n.], Disponível em: < Acesso em: 03 mar INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA [IBICT]. Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas. Disponível em: < Acesso em: 05 mar Revista Inova Ciência & Tecnologia Tutorial de uso da plataforma passo a passo e exemplificado 20