FACULDADE DE CIENCIAS SOCIAIS DE GUARANTÃ DO NORTE Departamento de Administração Bruno Argolo Chaves

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1 FACULDADE DE CIENCIAS SOCIAIS DE GUARANTÃ DO NORTE Departamento de Administração Bruno Argolo Chaves GESTÃO DE ESTOQUE: Análise da importância de se ter o setor de conferência como ferramenta de controle de estoque Guarantã do Norte - MT 2015

2 2 FACULDADE DE CIENCIAS SOCIAIS DE GUARANTÃ DO NORTE Departamento de Administração Bruno Argolo Chaves GESTÃO DE ESTOQUE: Análise da importância de se ter o setor de conferência como ferramenta de controle de estoque Monografia apresentada ao Curso de Administração da Faculdade de Ciências Sociais de Guarantã do Norte, como requisito parcial para obtenção do título de bacharel em Administração. Orientadores: Prof.ª Me Lucelia A. Rotbermel e Thiago Fernandes Lanci Guarantã do Norte - MT 2015

3 3 Faculdade de Ciências Sociais de Guarantã do Norte. Núcleo de Iniciação Científica. Padrão FCSGN de normalização: Normas da ABNT para apresentação de Trabalhos acadêmicos, científicos, projetos de pesquisa e monografias / Elaboração Juliano Ciebre dos Santos. Guarantã do Norte: FCSGN, Trabalhos acadêmicos Preparação. 2 Projetos de Pesquisa Preparação. 3 Monografia Preparação. 4 Referências Normas. I. Santos, Juliano Ciebre. II. Título. CDU

4 4 FACULDADE DE CIENCIAS SOCIAIS DE GUARANTÃ DO NORTE Departamento de Administração Bruno Argolo Chaves GESTÃO DE ESTOQUE: Análise da importância de se ter o setor de Conferência como ferramenta de controle de estoque. Monografia apresentada ao Curso de Administração da Faculdade de Ciências Sociais de Guarantã do Norte, como requisito parcial para obtenção do título de bacharel em Administração. Prof.ª Thiago Fernandes Lanci Faculdade de Ciências Sociais de Guarantã do Norte - FCSGN Prof.ª Me Lucélia A. Rothermel Faculdade de Ciências Sociais de Guarantã do Norte - FCSGN Prof.ª Maria Helena Loureiro de Figueiredo Faculdade de Ciências Sociais de Guarantã do Norte FCSGN Guarantã do Norte-MT, 16 de Novembro de 2015.

5 Dedico este trabalho a todos que contribuíram direta e indiretamente para a conclusão do mesmo, em especial à minha esposa Hayanny Esterfany e a Meu Filho Vitor, pela compreensão e pelo apoio nas horas de ausência. 5

6 6 AGRADECIMENTOS Considerando este trabalho como resultado de uma caminhada que não começou na FCSGN, agradecer pode não ser tarefa fácil, nem justa. Para não correr o risco da injustiça, agradeço de antemão a todos que de alguma forma passaram pela minha vida e contribuíram para a construção de quem sou hoje. E agradeço, particularmente, a algumas pessoas pela contribuição direta na construção deste trabalho:

7 Determinação coragem e autoconfiança são fatores decisivos para o sucesso. Se estamos possuídos por uma inabalável determinação conseguiremos superá-los. Independentemente das circunstâncias, devemos ser sempre humildes, recatados e despidos de orgulho. (Dalai Lama) 7

8 8 RESUMO As organizações têm buscado melhores alternativas para obter um bom método de gestão de estoque com intuito de evitar prejuízos futuros, controlando a saídas de mercadoria gera um meio de se ter um controle de todo o seus produtos, adequar a esse processo ocasiona uma lenta adaptação gerando um trabalho em equipe dentro da organização. Para as empresas, que já adotam esse processo o setor de gestão de estoque as mesmas acabam se diferenciando das demais devidos que conferências mensais das mercadorias acabam sendo nulo ocasionando uma redução de custo é um setor de suma importância dentro da organização. Sendo Assim elegeu-se como objetivo geral da pesquisa implantar um sistema de conferência de estoques dentro da empresa em estudo. A metodologia utilizada na pesquisa foi qualitativa descritiva com estudo de caso tendo como base apoio na literatura, servindo como meio de observância contribuindo para conclusão da presente pesquisa. A presente pesquisa contribuiu significativamente para a empresa em estudo facilitando o cumprimento da missão garantindo a excelência na entrega de produtos e serviços, maximizando qualidade para seus clientes. Palavras-chave: organização. Gestão de estoques. Técnicas de Controle

9 9 ABSTRACT Organizations have sought better alternatives to get a good inventory management method in order to avoid future losses, controlling the merchandise outlets generates a way to have control of all its products, adapt to this process causes a slow adaptation generating teamwork within the organization. For companies that have adopted this process the inventory management sector the same end up being different from the others due to monthly conferences of the goods end up being zero causing a cost reduction is a short sector of importance within the organization. Thus being was elected as a general objective of the research deploy an inventory conferencing system within the company under study. The methodology used in the research was a descriptive qualitative means with a case study based on support in the literature, serving as a means of contributing to observe completion of this research. This research has contributed significantly to the company under investigation facilitating mission accomplishment ensuring excellence in delivering products and services, maximizing quality for its customers. Keywords: organization. Inventory management. Technical Control

10 10 LISTA DE QUADROS Quadro 1- Classificação dos tipos de estoques Quadro 2 - Custos Importantes para Formação dos Estoques Quadro 3 - Fórmula de Estoque de Segurança: Quadro 4 - Recebimento de Materiais Quadro 5 - Devoluções de Materiais Quadro 6 - Técnica de montagem da curva ABC Quadro 7- Controle do Estoque... 34

11 11 SUMARIO 1 INTRODUÇÃO Objetivos Gerais Objetivos Específicos Justificativa REFERENCIAL TEORICO Definição e Tipos de Estoques Gestão de Estoque Custos de Gestão de Estoque Importância da Gestão de Estoque Procedimentos da Administração De Estoque Administração de Compras Recebimento de Materiais conforme Cardoso (2009) Material de Trânsito Direto (MTD) Devoluções de Materiais Armazenamento de Materiais Ferramentas para Gerenciamento de Estoque Sistema Seletivo ABC Técnica de montagem da curva ABC Quadro 6 - Técnica de montagem da curva ABC A construção do gráfico Classificando os Estoques e Determinando Prioridades Modelo de duas Gavetas Sistema de Máximo e Mínimo Vantagens do Gerenciamento de Estoques Controle do Estoque METODOLOGIA ANÁLISE DOS DADOS Métodos utilizados pelo Mundo dos Esportes para Conferência de estoque CONSIDERAÇÕES FINAIS BIBLIOGRAFIA APÊNDICE A - CARTA DE AUTORIZAÇÃO DE REALIZAÇÃO DE PESQUISA... 45

12 12 1 INTRODUÇÃO A importância de se ter o setor dê conferência como ferramenta de controle é determinante para o sucesso de muitas empresas, pois trabalha especificamente na administração de materiais, e no financeiro. Em uma economia mais estável, uma boa gestão dos estoques poderá ser responsável pelo lucro onde a otimização torna-se um diferencial competitivo, pois ocorre redução dos custos e perca. A gestão de estoque deve existir como um elemento regulador do fluxo de materiais dentro da empresa, para suprir o processo de produção e disponibilizar produtos no mercado, permitindo a organização obter importantes ganhos, com eficiência, redução de falhas e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreamento. Devido à complexidade dos processos envolve uma serie de procedimentos e afeta dois aspectos do negócio: a disponibilidade do produto e o custo, ambos com impacto direto no resultado ou na rentabilidade. Os grandes gerentes na atualidade chamam a atenção para o grande desafio que é encontrar o equilíbrio entre essas variáveis: se o método gerencial adotado tenta assegurar a disponibilidade aumentando o estoque, provoca um impacto diretamente nos custos relativos à sua manutenção, como capital de giro e armazenamento; por outro lado, se para cortar os custos os estoques são demasiadamente reduzidos, corre se o grande risco de não atender o cliente. Mas quando se encontra o equilíbrio os resultados são significativos na sua lucratividade e uma boa competitividade no mercado atual. A análise minuciosa e progressiva dos estoques torna-se, então, basilar para que o administrador da área de materiais possa ter controle de seus recursos a fim de que seja compatibilizada com a demanda almejada, como também poderá levar sua organização à vantagem competitiva. Uma vez que há o controle efetivo e permanente do estoque, existe uma maior possibilidade de melhor administrar compras de materiais diversos, layout, distribuição e menor gasto com a armazenagem. Partindo do principio de se ter a gestão de estoque como uma importante ferramenta de controle, no presente trabalho, se buscou confrontar as diferentes formas da Administração de Materiais em empresas a fim de se analisar as formas mais utilizadas de controle de materiais, bem como relatar qual o sistema mais adequado no controle de estoque?

13 Objetivos Gerais Implantar um sistema de conferência de estoques Objetivos Específicos - Pesquisar a importância do setor de conferência para gerir seus estoques; - Analisar os métodos clássicos de gestão de estoque; - Descrever como os métodos clássicos de gestão de estoque trazem vantagem para a Empresa; - Identificar o melhor e mais simples método para gestão de estoque. 1.2 Justificativa Uma Empresa com um eficiente controle dos estoques tem uma saúde financeira resguardada, partindo do principio basilar que uma parte do Capital da Empresa está nos materiais envolvidos na produção, sendo comum representarem a metade de todo o seu custo. Utilizando-se das ferramentas de controle de estoque as empresa conseguirão evitar o desabastecimento de material, sem, permitir que ocorra o excesso de estocagem. Assim sendo, torna-se inevitável viabilizar e gerenciar de forma qualitativa o material disponível em estoque, a fim de permitir um melhor desempenho financeiro da empresa, pois os resultados positivos da empresa estão relacionados à gestão de estoque eficiente. Por esse motivo os estoques sempre tiveram uma atenção especial por partes dos grandes gerentes. É a administração de estoques que estabelece a quantidade de material estocado e, consequentemente, possibilita racionalizar o valor imobilizado para esse fim. Desta forma, reduções no montante armazenado se traduzem na liberação de volume do capital necessário ao andamento do negocio no âmbito geral. Nos dias atuais as empresas procuram a consecução de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-los prontamente, no momento e na quantidade desejada, é grandemente facilitada com a administração eficaz dos estoques.

14 14 2. REFERENCIAL TEORICO Na fundamentação teórica abordarão os seguintes temas: Estoques, Logística, Administração de Materiais, Ferramentas de Controle, Compras. Inicialmente começou abordando algumas teorias de Estoques param mais a frente foca-se no tema chave desse trabalho que é importância de se ter o setor de conferência como ferramenta de controle de estoque. 2.1 Definição e Tipos de Estoques Pode-se definir estoque como detentor de matérias-primas, produtos semiacabados, componentes para montagem, excedentes, produtos acabados, materiais administrativos e suprimentos variados, que podem ser para utilização posterior, permitindo o atendimento regular das necessidades dos usuários para continuidade das atividades da empresa considerando que este estoque foi gerando pela impossibilidade de prever-se a demanda exata, ou então como uma reserva para ser utilizada em tempo oportuno. Porém, os estoques representam boa parte dos ativos da empresa, em alguns casos podendo representar aproximadamente 46% dos ativos totais. Então se pode considerar que os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção e servir aos clientes (VIANA, 2000, p.144). Alguns autores classificam os tipos de estoques conforme quadro abaixo: Quadro 1- Classificação dos tipos de estoques AUTOR POZO (2002) BALLOU (2001) CLASSIFICAÇÃO Almoxarifado de matéria-prima Almoxarifado de materiais auxiliares Almoxarifado de Manutenção Almoxarifado intermediário Almoxarifado de produtos acabados Estoques no canal (trânsito) Estoques para especulação (matéria-prima)

15 15 Estoques regular ou cíclico Estoques Segurança Estoques obsoleto, morto ou reduzido BOWERSOX E Produção CLOSS (2001) Atacado Varejo Fonte: Pozo (2002); Martins e Alt (2000); Ballou (2001); Bowersox e Closs (2001). O quadro a cima mostra as classificação dos vários tipos de estoque abordado por três autores. 2.2 Gestão de Estoque É definido como Gestão de Estoque o procedimento que garante a disponibilidade de produtos através da atividade de administração do inventário, como planejamento, posicionamento do estoque e monitoramento da idade dos produtos. Leva-se em conta a capacidade de distribuir como um dos pontos eficazes em uma organização, sendo o carregamento dos produtos acabados uma parte fundamental do processo de distribuição, entendera a necessidade de uma Gestão eficiente e eficaz dos estoques de matéria prima, material em processo e finalmente o estoque do produto acabado. A gestão de estoques deve considerar todos os custos incorridos de qualquer decisão ou metodologia que venha a ser empregada na organização. A particularidade do mercado, sobretudo, exerce grande influencia diretamente nesses meios apresentados. Martins e Alt (2004) salientam que os estoques têm a função de reguladores do fluxo de negócios. Assim sendo, torna-se imperioso que a empresa tenha bem definida sua política de estoques, ou seja, os princípios pelos quais o abastecimento e a saída de produtos, sejam acabados ou não, seguem. É necessário que as empresas tenham bem definidas suas políticas logísticas, dando a elas a devida prioridade. Devendo Estabelecer quanto tempo levará para se entregar produtos até o cliente, definir número de depósitos e suas respectivas localizações, bem como os materiais que ficarão estocados em cada um deles; decidir qual será o nível de flexibilidade ao cliente, antecipar compras visando menores custos de aquisição, entre muitos outros. Todas são políticas que a

16 16 empresa pode optar na busca por maior competitividade no mercado. Partindo desse princípio, chegou-se à conclusão que, administrar estoques corresponde a tomar decisões em um âmbito mais geral da empresa, envolvendo departamentos de compras, produção, vendas e financeiros. Conforme nos ensina Dias (1993, p. 247): É preciso integrar e controlar quantidades e valores de todas as atividades envolvidas, prevalecendo-se sobre a preocupação única a respeito de vendas e compras. Aumentar a eficiência da utilização de recursos internos equivale à economia de custos, menores desperdícios e maior eficiência do processo como um todo. A gestão de estoque busca garantir a máxima disponibilidade de produto, com o menor de estoque possível. A gestão de estoques entende que quantidade de estoque parada é capital parado. Estoque é a quantidade de um determinado item para atender determinado nível de demanda. Segundo Viana (2002, p. 74) seu objetivo consiste essencialmente na busca pelo equilíbrio entre estoque e consumo, o que será obtido mediante as seguintes atribuições, regras e critérios: a. Impedir entrada de materiais desnecessários; b. Centralizar as informações para que se tenha um melhor acompanhamento e planejamento; c. Definir parâmetros de cada material; d. Determinar a quantidade de compra para cada material; e. Analisar e acompanhar a evolução do estoque na empresa; f. Desenvolver e implantar uma padronização de materiais; g. Ativar o setor de compras; h. Decidir sobre a regularização de materiais i. Realizar estudos frequentes para que materiais obsoletos e inservíveis sejam retirados do estoque. Estoque é a quantidade de um determinado item para atender determinado nível de demanda. Motivadores da gestão de estoque: a. Número crescente de SKU; b. Elevado custo de oportunidade do capital, ou seja, quando coloca-se dinheiro em determinado estoque, perde-se a oportunidade de empregar o mesmo capital em outro tipo de mercadoria ou situação;

17 17 c. Se a empresa estimula a produção acima da demanda, ela tenta empurrar para os setores seguintes da cadeia de suprimentos. SKU significa Stock Keeping Unit, é o item de estoque, cada tipo de mercadoria (caneta, celular, biscoito,etc.). Razões para manter o estoque: a. Melhorar o nível de serviço; b. Incentivar economias na produção; c. Permitir economias de escala nas compras e no transporte; d. Agir como proteção contra aumento de mercado; e. Proteger a empresa de incertezas na demanda; f. Ter o que servir em situação de emergências; As vezes para baratear o insumo/produto é necessário fazer estoques maiores, baratear custos com transportes e produção. Há três tipos de estoques: a. Básico: O que há em estoque para a demanda; b. Segurança: Além do básico para atender uma eventualidade; c. Trânsito: O conjunto de itens já comprados, mas que até chegar ao estabelecimento já é considerado estoque em trânsito. Às vezes para baratear o insumo/produto é necessário fazer estoques maiores, baratear custos com transportes e produção. Há três tipos de estoques: - Básico: O que há em estoque para a demanda; - Segurança: Além do básico para atender uma eventualidade; - Trânsito: O conjunto de itens já comprados, mas que até chegar ao estabelecimento já é considerado estoque em trânsito. Vale ressaltar que à medida que o número de materiais ou componentes cresce, bem como o sistema fica mais robusto, a complexidade das tomadas de decisões referentes à gestão de estoques aumenta rapidamente. Garcia et al (2006) revelam a importância de se realizar classificações por relevância de cada material necessário ao processo produtivo e, por fim, sugerem uma classificação ABC, condizente com a lei de Pareto. Tal lei afirma que uma pequena parte de um grupo corresponde à maior expressão de certa característica analisada. Assim, priorizam-se produtos mais impactantes ao sistema como um todo, para realizar análises mais minuciosas sobre tais a tempo hábil e eficiente.

18 Custos de Gestão de Estoque A boa gestão de estoques passa obrigatoriamente pelo conhecimento de todos os custos que envolvem o seu controle. Segundo Bowersox, o custo de manutenção de estoque é o custo incorrido para manter o estoque disponível. (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p. 232). Pozo (2002) considera os três custos abaixo como os mais importantes na formação dos estoques: Quadro 2 - Custos Importantes para Formação dos Estoques 1- Custo do pedido: A cada pedido ou requisição emitida, incorrem custos fixos (salário do pessoal envolvido no processo) e variáveis (recursos necessários para concluir o pedido) referentes a esse processo. Esse custo está diretamente determinado com base no volume destes pedidos e requisições 2- Custo de Incluem custos de armazenamento como altos volumes, manutenção de demasiados controles, enormes espaços físicos, sistema de estoque: armazenamento e movimentação de pessoal alocado, equipamentos e sistemas de informação específicos; custos associados aos impostos e seguros de incêndio e roubo de material alocado; custos sujeitos a perdas, roubos e obsolescência; custo ao capital imobilizado em materiais e bens. 3- Custo por falta de estoque: Esse custo ocorre quando as empresas buscam reduzir ao máximo seus estoques, podendo acarretar no não cumprimento do prazo de entrega, proporcionando uma multa por atraso ou cancelamento do pedido do cliente. Além disso, a imagem da empresa se desgasta e isso acarreta um custo elevado e difícil de medir. Quadro 2. Adaptado de (POZO, 2002, p. 97). Ente quadro aborda os custos importantes para a formação e sustentação de um estoque. Nele terá os custos do inicio do processo como: o custo do pedido, custo de manutenção de estoque, custo por falta de estoque Importância da Gestão de Estoque É Comum em nossos dias, ouvir falar sobre custos logísticos, gerenciamento da cadeia de suprimentos, bem como gestão de estoques.

19 19 A maioria das empresas busca manter estoques mínimos para tentarem obter vantagem competitiva no mercado. Com os baixos valores agregados aos estoques, elas conseguem ter a oportunidade de investir o capital ao invés de deixá-lo ocioso em forma de estoques. Mas, será que essa é a melhor solução? Outros pontos devem ser analisados, como por exemplo, a variação da demanda. Se a empresa não possui o estoque para atendimento imediato ao seu cliente, ela gera a oportunidade para que o mesmo busque seus concorrentes, correndo riscos de perdê-los. Ou então, se ela não cumpre os prazos, seja por falta de matéria-prima devido à um atraso do fornecedor, a empresa terá sua imagem denegrida junto ao mercado e, para conseguir restabelecê-la acarretará em grandes custos. Daí a necessidade de se estudar uma melhor forma para manter um estoque de segurança. (VIANA, 2000, p.144). Conforme Tófoli (2008), a determinação dos níveis de estoque, na fase do planejamento, consiste basicamente na fixação do estoque mínimo, estoque de segurança, do lote de suprimento e do estoque máximo. Tófoli (2008), ainda nos ensina que o consumo médio mensal dos itens de estoque e o tempo de reposição variam muito; variam muito de item para item, de uma época para outra, que leva as empresas a manter os estoques de segurança. O estoque de segurança é um amortecedor destinado a minorar os efeitos de variações, do consumo médio mensal do tempo de reposição ou de ambos conjuntamente. A determinação de seu nível deve receber planejamento criterioso, pois é responsável pela imobilização de capital em estoque. Essa ação concentra-se em determinar uma reserva de estoque que equilibre tanto os custos de oportunidade das possíveis faltas de estoque como os custos de estocagens de maiores quantidades de materiais no almoxarifado. Tem como objetivo compensar as incertezas inerentes ao fornecimento e demanda e permite manter um fluxo regular de produção. Tófoli (2008, p. 71), nos trás a seguinte Fórmula: Quadro 3 - Fórmula de Estoque de Segurança: ES = (c x ape) + ac (pe + ape) Fonte: Tófoli (2008, p. 71)

20 20 Onde: ES: Estoque de Segurança c: Consumo Diário ape: Atraso no prazo de entrega ac: Aumento no consumo diário pe: Prazo de entrega pelo fornecedor Importância de se ter um controle de estoque é muito relevante, é a base e o alicerce da empresa; quando não há controle na entrada e saída de produtos na empresa, perde-se a qualidade no atendimento, a empresa fica sujeita a desvios dos funcionários, fica viável a armazenagem de produtos que não irão ser mais utilizados e vão se empilhando inutilidades. Para Chase (2001, p. 35): o controle de estoque tem como finalidade aperfeiçoar o atendimento da empresa, gerar lucros para a mesma, evitar com que o cliente vá à procura de um concorrente por não ter encontrado o produto desejado, pois o estoque irá fazer toda a diferença direta e indiretamente no final do mês, nas contagens de lucros. A importância do estoque é moderada conforme Gurgel (2002, p. 69), os estoques atuam como um dos mais importantes do capital circulante e da posição lucrativa das empresas. Sua determinação no começo e no fim do período contábil é obrigatória para uma escolha adequada do lucro líquido do processo. Os estoques estão sempre ligados às principais áreas de operação das organizações e envolvem problemas de gestão, controle e principalmente de avaliação. Dimensionando a importância de um bom controle de estoque, Gurgel (2002, p.17) afirmação o seguinte: Em qualquer empresa, os estoques podem muito bem superar o nível de 18% de seus ativos. A logística interna das empresas deve seguir aos procedimentos previamente implantados, visando melhorar a cada dia o domínio interno. Dentre estes controles internos, a acura cidade de estoque é um indicador de qualidade e confiabilidade da informação existente nos sistemas de controle, contábeis ou não, em relação à existência física dos itens controlados (CHASE, 2001, p.36).

21 Procedimentos da Administração De Estoque Uma boa administração de estoque é extremamente importante para as organizações, pois dará condições do gerente saber as reais condições do que está estocado. Martins e Alt.(2001, p.92). explicam que: A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relações aos setores que deles utilizam, bem manuseados e bem controlados. A eficácia da administração de estoque é notada nos resultado alcançados tais como: importantes ganhos, eficiência, redução de falhas e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreamento. Devido à complexidade dos processos envolve uma serie de procedimentos e afeta dois aspectos do negócio: a disponibilidade do produto e o custo, ambos com impacto direto no resultado ou na rentabilidade. O grande desafio tem sido encontrar o equilíbrio entre essas coisas mudáveis: se apolítica adotada tenta assegurar a disponibilidade aumentando o estoque, provoca um impacto diretamente nos custos relativos à sua manutenção, como capital de giro e armazenamento; por outro lado, se para cortar os custos os estoques são demasiadamente reduzidos, corre se o grande risco de não atender o cliente. Mas quando se encontra o equilíbrio os resultados são significativos na sua lucratividade e uma boa competitividade no mercado atual Administração de Compras Conforme Ferreira, (2006, p. 05), administração de compras ou gestão de compras é a atividade responsável pela aquisição de materiais e matérias-primas dentro da empresa de acordo com as políticas específicas a cada organização, incluindo os cálculos relacionados à despesa com estocagem e depreciação, análise dos sistemas de custeio e avaliação das instalações. Parte essencial no processo de suprimentos, a administração de compras possibilita um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis na empresa evitando-se gastos desnecessários com a aquisição de materiais, depreciação e estocagem. Cabe ao administrador de compras planejar as aquisições de forma a

22 22 realizá-las no tempo correto, na quantidade certa e verificar se recebeu efetivamente o que foi adquirido, além de trabalhar o desenvolvimento de fornecedores. Para isso o administrador deverá manter um fluxo contínuo de suprimentos de modo a atender a demanda da produção evitando excedente, que podem gerar custos, e gerando um mínimo de investimentos a fim de não afetar a operacionalidade da empresa Recebimento de Materiais conforme Cardoso (2009) É a execução de um conjunto de operações que envolvem a identificação do material recebido, o confronto do documento fiscal com o especificado na Proposta- Detalhe, a inspeção qualitativa e quantitativa e a aceitação formal do material, desde que o mesmo esteja de acordo com as normas estabelecidas no Código de Defesa do Consumidor. Para Cardoso (2009, p. 9-10): Quando do recebimento do material, é necessária a execução de um conjunto de procedimentos que visa a perfeita recepção e conferência do material adquirido, através do confronto físico com o documental. Toda empresa possui um setor de Recebimento que é parte da área de armazenagem destinada ao recebimento, conferência e identificação do material. Sua localização deverá ser preferencialmente, próxima à porta principal da instalação da unidade armazenadora e separada fisicamente dos demais setores através de painéis/divisórias/paredes e etc., devendo ser dotado de estrados para acomodação do material até a sua remoção para o setor de estocagem. De acordo com Cardoso em sua apostila sobre Logística, nos ensina que o almoxarifado é um setor de muita importância e que requer elementos qualificados com muito preparo, uma vez que no recebimento o material com a 1ª filtragem em sua entrada na empresa. Primeiramente o setor de recebimento deverá ter um sistema de arquivo bem organizado com as cópias dos pedidos feitos pelo Departamento de Compras. Ao receber o material, o recebedor confronta a nota fiscal com o pedido. Uma vez conferida antes de dada quitação assinando a respectiva nota fiscal, deve proceder a uma conferência rigorosa conforme as indicações abaixo:

23 23 Quadro 4 - Recebimento de Materiais (a) (b) (c) (b) Antes de abrirmos os volumes, devemos verificar se as indicações contidas nas notas de entrega: endereço, números, marca etc., constantes dos volumes, conferem devidamente; Conferência quanto à quantidade, quebras e faltas; Conferência quanto ao peso, certo ou errado; Conferência do peso cobrado no frete com o peso do nosso material inspecionado pelo Controle de Qualidade de Recebimento - C.Q.R. Caso o material. Quadro 4. Adaptado de CARDOSO (2009 p 10). Este quadro aborda a maneira que se deve fazer o recebimento da mercadoria quando ela chega na empresa e quando ela sai. Conforme o produto é a maneira de conferir exemplo: por peso, por volume, por qualidade, por tamanho, e vários outros tipos. Seja controlado pelo C.Q.R. o Almoxarifado coloca a disposição mantendo o material em separado para aprovação do mesmo, e uma vez liberado encaminhar ao estoque. No caso em que o material não sofra inspeção do C.Q.R. encaminhar diretamente ao estoque Material de Trânsito Direto (MTD) Segundo Cardoso (2009, p.10) trata-se de material comprado para suprir pequenas necessidades da fábrica, normalmente são materiais que não justificam os seus estoques no Almoxarifado. Este tipo de material tem uma presença muito marcante no Almoxarifado, uma vez que normalmente ele tem um fluxo muito grande de entrada. Com isso o setor de recebimento de materiais deverá dedicar um bom Devoluções de Materiais Cardoso (2009, p.10): nos alerta que é muito comum numa empresa à devolução de materiais. Com isso o recebedor tem que estar bem preparado para providenciar uma devolução. Normalmente o material é rejeitado pelo C.Q.R. ou pelo usuário, e é muito importante que o departamento de compras fique informado sobre a rejeição do material, fazendo assim. O contato com o fornecedor e acertando

24 24 todos os detalhes da devolução. Uma vez autorizado pelo departamento de compras, o Almoxarifado providenciará o formulário de devolução para a emissão da nota fiscal e logo em seguida o despacho. Caso o material tenha que ser devolvido no ato do recebimento, o recebedor escreverá no verso da nota fiscal em todas as vias, o motivo da devolução, datar e assinar. Procedendo assim não será necessária a emissão de uma nota fiscal. De acordo com Viana (2009 p. 281) as atribuições básicas para o recebimento são: Quadro 5 - Devoluções de Materiais - Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais; - Analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada; - Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; - Proceder a conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; - Proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; - Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; - Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor; - Liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado; A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases: 1º fase entrada de materiais; 2º fase conferência quantitativa; 3º fase conferência qualitativa; 4º fase regularização; Quadro 5. Adaptado de Viana (2009 p. 281) Este quadro aborda informações para ter um controle de entrada, conferência de quantidade, conferência de qualidade, para ter um controle e não ocorrer devolução de materiais. Para Costa (2002), o conferente normalmente se responsabiliza pelo aceite de materiais rotineiros. Em caso de dúvida, quanto a materiais de uso específico de determinados setores, deverá solicitar a inspeção técnica, que deve ser realizada por pessoa qualificada. Todos esses pontos destacados são indispensáveis para o correto funcionamento do setor de recebimento de mercadorias na empresa. O correto

25 25 manuseio das mercadorias bem como o seu perfeito estado físico é importante para a sua alocação no estoque. De acordo com Francischini e Gurgel (2009 p. 112), os procedimentos para descarregamento poderão variar: Quanto à mão de obra: - Fornecida pelo setor de recebimento; - Fornecida pelo entregador. Neste caso, deverá: ser habilitada; ter EPI, conforme requerido pela empresa; trajes convenientes. Quanto ao equipamento de descarga: - Fornecido pelo setor de recebimento; - Fornecido pelo entregador. Neste caso, além do material a ser entregue, o veiculo deverá conter equipamentos adequados. Quanto à documentação: - Conferência do material entregue diretamente na NF emitida pelo fornecedor; - Geração de uma via cega em algum momento anterior ao descarregamento, com o objetivo de: obrigar a conferência de todos os itens entregues sem dispor da informação antecipada da quantidade entregue; ter segurança de que a conferência do material entregue realmente será feita; dupla verificação do material entregue. Quanto à inspeção de recebimentos: - Imediata, no momento do recebimento; - Posterior, com a retirada de amostras para ensaios de laboratório; - Desnecessária, para fornecedores com a qualificação adequada. Quanto à liberação do entregador: - Procedimentos rotineiros, se todos os requisitos especificados forem atendidos; - Procedimentos de não conformidade, se constatada alguma irregularidade. Neste caso, as áreas responsáveis deverão ser informadas. Por exemplo: - CQ: para aceitação de materiais fora das especificações requeridas; - Compras: para quantidades diferentes das constantes no pedido de compras; - Produção: para materiais necessários para produção urgente

26 26 Outro ponto relevante no recebimento de uma empresa que se pode citar é comentado por Martins (2009, p. 390), como o recebimento de uma empresa é mais bem compreendido com a combinação de cinco elementos principais: espaço físico, recursos de informática, equipamento de carga e descarga, pessoas e procedimentos normalizados. Esses elementos devem estar em um sincronismo constante para que haja eficiência no processo. Para Martins (2003, p. 299): Pessoal qualificado é imprescindível; não se aceitam mais elementos que só exerçam uma função, e sim colaboradores polivalentes, com nível de instrução adequado e treinado. O homem que confere uma carga deve estar habilitado a inserir dados no sistema, determinar o destino da carga recebida e, em muitos casos, transportá-la para o local destinado. De acordo com Costa (2002, p. 84), qualquer diferença na quantidade, qualidade, materiais e valores, deverão ser comunicados imediatamente a área de compras, que tomará providências para corrigir as divergências encontradas. São previstas correções para divergência de preços, valor do imposto em razão de erro de cálculo, diferença de quantidade de mercadorias e data da saída da mercadoria do fornecedor. O documento fiscal emitido para esta finalidade terá como natureza de operação correção de nota fiscal, ou simplesmente carta de correção. Para alguns materiais é necessário realizar um processo denominado de inspeção no recebimento, onde segundo Francischini e Gurgel (2009, p. 114), o objetivo dessa inspeção é segundo a NBR ISO 9001:1994, assegurar que os produtos recebidos não sejam utilizados ou processados até que tenham sido inspecionados ou verificados, estando em conformidade com os requisitos especificados. Conforme Martins (2003) pode ocorrer problemas ocasionais de erros de entrega, tanto qualitativos como quantitativos, sendo prudente reservar, no recebimento, uma área para materiais aguardando decisão, a qual deverá ser a menor possível e encarada como de curta permanência.

27 Armazenamento de Materiais Segundo Viana (2002, p. 308), o objetivo da armazenagem é possibilitar as pessoas de guardarem bem seus produtos, fazendo com que eles fiquem em segurança, que sua movimentação seja fácil e rápida, sem furtos ou danos. Portanto cada produto dentro daqueles armazéns é em outras palavras dinheiro guardado que foi investido pela organização. Ainda de acordo com Viana (2002, p. 309), outro objetivo do armazenamento é aperfeiçoar o seu espaço disponível o máximo possível, proporcionando uma movimentação rápida e fácil desde a etapa do recebimento até a sua expedição. Quando se fala em armazenagem deve se prestar muita atenção em alguns cuidados essenciais, como definir um local que será ou não um layout apropriado, adotar políticas de preservação utilizando embalagens apropriadas aos produtos, monitoramento da temperatura e umidade dentro dos parâmetros adotados pela empresa, tendo como referência as indústrias produtoras das matérias primas e manter sempre o almoxarifado organizado e limpo. As seguranças contra furtos e incêndios são também importantes para segurança dos produtos armazenados. Através da otimização da armazenagem nos almoxarifados se obtêm uma máxima utilização do espaço e dos recursos disponíveis como equipamentos e pessoas, organização, proteção e rápida acessibilidade aos itens em estoque, dessa forma cumprindo um importante papel que é satisfazer as necessidades dos seus clientes. (BALLOU, 2007, p.132). Ainda segundo Ballou (2007, p. 88): o conceito de armazenagem está sofrendo modificações consideráveis passando do significado tradicional de empilhamento, que exigem muita mão-de-obra para a movimentação dos materiais, para a sofisticação atual das estruturas de grande altura, com estritos corredores de movimentação e empilhadeira de grande elevação. O objetivo dos depósitos é maximizar a utilização de sua capacidade e de garantir o acesso imediato a todos os pontos para armazenar ou retirar os produtos. Mediante essas mudanças em relação ao almoxarifado pode-se observar que as empresas que não buscarem qualificar sua mão-de-obra, conhecerem e utilizarem os modernos equipamentos para o armazenamento e distribuição de materiais, além da implantação de novas técnicas de controle de materiais e planejamentos das estruturas físicas dos armazéns ideais para cada tipo de produção, não conseguem reduzir seus custos de armazenamento,

28 28 consequentemente seus produtos finais não terão um preço competitivo e perderão espaço no mercado para os seus concorrentes. (BALLOU, 2007). 2.4 Ferramentas para Gerenciamento de Estoque Para gerenciar estoques, são adotadas algumas ferramentas que auxiliam a fazer o controle e desempenho das atividades, ganhando praticidade, agilidade e confiança. Sendo elas: Curva ABC; MRP; Just in Time; Kanban; PEPS; UEPS Sistema Seletivo ABC Todo um planejamento das atividades do setor de estoque é necessário para a integração com as demais atividades da empresa, para que ele tenha sucesso no atendimento dos seus objetivos básicos e na redução dos custos operacionais da empresa sem a perda da qualidade do produto ou serviço. Uma ferramenta de grande utilidade para análise de estoque é a curva ABC, pois permite identificar aqueles itens que mereçam atenção e tratamento adequados quanto a sua administração. Segundo Slack (2002), a lei de Pareto princípio base da curva ABC estabelece que uma pequena proporção (aproximadamente 20%) dos itens totais contidos em estoque representa uma grande proporção (cerca de 80%) do valor total em estoque. Assim pode-se utilizar esse princípio para a classificação dos diversos materiais estocados de acordo com sua movimentação de valor. Dessa forma, é possível que os gestores priorizem seus esforços de acordo com os produtos mais significativos. Os produtos/itens são alocados em três classes diferentes, (Slack et al., 2002): Classe A: 20% dos itens que possuem um alto valor (de demanda ou consumo anual) representam cerca de 80 % do valor monetário do estoque. Classe B: itens de valor intermediário (de demanda ou consumo anual), usualmente 30% dos itens que representam cerca de 10% do valor monetário total do estoque. Classe C: são itens de baixo valor, representam 50% do total de itens estocados e representam apenas cerca de 10 % do valor total dos itens estocados.

29 29 A uniformidade dos dados coletados é de primordial importância para a consistência das conclusões da curva ABC, principalmente quando estes dados são numerosos. Nesse caso, é interessante fazer uma analise preliminar após o registro de uma amostra de dados para verificar a necessidade de estimativas, arredondamentos e conferencias de dados, a fim de padronizar a normas de registro. Em seguida, conforme a disponibilidade de pessoal e de equipamentos deve ser programada a tarefa de cálculos para obtenção da curva ABC utilizando-se meios de cálculos manual, mecanizado ou eletrônico. (DIAS, 2009, p. 78). A definição das classes A, B e C obedece apenas a critérios de bom senso e conveniência dos controles a serem estabelecidos, afirma Dias, (2009). Em geral são colocados, no máximo, 20% dos itens na classe A, 30% na classe B e os restantes 50% na classe C. Como Dias (2009) já afirmou, essas porcentagens poderão variar de caso para caso, segundo as diferentes necessidades de tratamentos administrativos a serem aplicados Técnica de montagem da curva ABC Conforme Martins (2006), a construção da curva ABC compreende três fases distintas: a) elaboração da tabela mestra b) construção do gráfico; c) interpretação do gráfico, com identificação plena de percentuais e quantidades de itens envolvidos em cada classe, bem como de sua respectiva faixa de valores. Na tabela anterior observa-se que os materiais estão ordenados por código, o que não interessa, pois se pretende interpretar o valor deles, motivo pelo qual será necessária a sua transformação: Quadro 6 - Técnica de montagem da curva ABC a) Ordenar o total do consumo por ordem decrescente de valor; b) Obter o total do consumo acumulado; c) Determinar as percentagens com relação ao valor total do consumo acumulado. Fonte Martins (2006, p.128)

30 A construção do gráfico Segundo Carvalho (2002), a construção do gráfico obedece às seguintes etapas, com base na tabela mestra: a) Ordenadas e abscissas - formação do quadrado. Para o eixo das ordenadas, fica reservado o percentual de valores e, para o eixo das abscissas, o percentual de quantidade; b) Marcação de pontos: os pontos percentuais obtidos na tabela mestra devem ser transpostos para o gráfico no eixo das ordenadas (percentual de valor acumulado); c) Traçado da curva: os pontos marcados devem ser unidos por meio do auxílio de uma curva francesa, delineando-se, assim, o perfil da curva ABC Classificando os Estoques e Determinando Prioridades Em várias empresas, uma análise ABC é preparada frequentemente para determinar o método mais econômico para controlar itens de estoque, pois, através dela torna-se possível reconhecer que nem todos os itens estocados merecem a mesma atenção por parte da administração ou precisam manter a mesma disponibilidade para satisfazer os clientes. Assim, conduzir uma análise ABC é com frequência um passo muito útil no projeto de um programa de ação para melhorar a performance dos estoques, reduzindo tanto o capital investido em estoques como os custos operacionais. (DIAS, 2002). Dentro do critério ABC, podem-se estabelecer níveis de serviços diferenciados para as diversas classes, por exemplo: 99% para itens A, 95% para itens B e 85% para itens C, de forma a reduzir o capital empregado em estoques, ou podem-se usar métodos diferentes para controlar o estoque e, assim, minimizar o esforço total de gestão, conforme Gasnier (2002). Do exposto acima, decorre que os materiais considerados como classe A merecem um tratamento administrativo preferencial no que diz respeito à aplicação de políticas de controle de estoques, já que o custo adicional para um estudo mais minucioso destes itens é compensado.

31 31 Em contrapartida, os itens tidos como classe C não justificam a introdução de controles muito precisos, devendo receber tratamento administrativo mais simples. Já os itens que foram classificados como B poderão ser submetidos a um sistema de controle administrativo intermediário entre aqueles classificados como A e C. Tais considerações valem tanto para ambientes nos quais se busca gerenciar a formação de estoques por demanda dependente ex: modelos como MRP e Kanban, como para ambientes nos quais se gerencie a formação de estoques por demanda independente exe.: modelos como ponto de pedido, reposição periódica ou estoque mínimo Modelo de duas Gavetas É inegável a utilidade da aplicação do princípio ABC aos mais variados tipos de análise onde se busca priorizar o estabelecimento do que é mais ou menos importante num extenso universo de situações e, por consequência, estabelecer-se o que merece mais ou menos atenção por parte da administração, particularmente no que diz respeito às atividades de gestão de estoques. Porém, a simples aplicação do princípio ABC sem considerar aspectos diferenciados inerentes aos materiais quanto à sua utilização, aplicação e aquisição, poderá trazer distorções quanto à classificação de importância e estratégias de utilização dos mesmos. (BALLOU 1999, p.110). O estoque é dividido em duas gavetas. Findando a primeira, faz-se o pedido. A segunda deve ser suficiente para atender a demanda até o pedido ser atendido Sistema de Máximo e Mínimo - Se tivesse conhecimento do consumo exato do material num período prédeterminado; a dificuldade de determinar o Ponto de Pedido ou ressuprimento, não existiria. - As condições ideais são utópicas, porque o estoque estaria zerado assim que o material comprado fosse recebido (Estoque Teórico). - Pela dificuldade para determinação do consumo e pelas variações do Tempo de reposição é que usa o Sistema de Máximos e Mínimos, também chamado de sistema de quantidade fixas. - O sistema consiste em: a. Determinar os consumos previstos b. Fixar o período de consumo previsto

32 32 c. Calcular o Ponto de Pedido em função do tempo de Reposição d. Calcular os estoques máximo e mínimo e. Calcular o lote de compra - Identificamos todos os níveis de estoque e concluímos que o Ponto de Pedido (Pp) e o Lote de Compra (LEC), são fixos e constantes, e as reposições são em períodos variáveis, sempre acontecendo quando o nível de estoque alcançar o Ponto de Pedido. - As principais vantagens desse método é uma razoável automatização do processo de reposição, que estimula o uso do Lote Econômico, em situações em que ele pode ser usado naturalmente. _ Abrange os itens da Classe A, B e C Vantagens do Gerenciamento de Estoques Os estoques representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais. Sua correta determinação no início e no fim do período contábil é essencial para uma apuração adequada do lucro líquido do exercício. Os estoques estão intimamente ligados às principais áreas de operação dessas companhias e envolvem problemas de administração, controle, contabilização e principalmente de avaliação. (VIANA, 2000, p.144). O controle de estoque é um processo que deve ser bem gerenciado, pois, quando não administrado adequadamente pode trazer sérios problemas, colocando em risco a saúde financeira de uma empresa. Em um mercado cada vez mais globalizado a informatização da cadeia de suprimentos tornou-se um fator essencial para as organizações que desejam atender seus clientes no menor tempo possível e ao mesmo tempo querem também eliminar desperdícios e reduzir custos. (VIANA, 2000, p.144). Para isso, faz-se necessário promover o gerenciamento completo do controle de estoque, tanto para a matéria prima, que irá garantir que não falte material para a produção, quanto para o produto acabado, que irá garantir a entrega para os clientes. Manter estoques gera custos e reduzir os estoques sem atingir o processo de produção e sem aumentar os custos é uma das grandes dificuldades que as empresas encontram.

33 33 A gestão de estoques está cada vez mais complexo o que desperta a atenção das empresas por ser uma atividade difícil para se gerenciar. O setor de compras e estoque tem um papel importante na administração empresarial. Será através deles que a empresa saberá quanto comprar e qual estoque mínimo de segurança será necessários manter para evitar que faltem produtos e matéria prima, além de evitar investimento de capital em estoques desnecessários. (PELLEGRINE, 2000, p.163). Portanto, para alcançar esse objetivo será necessário um bom planejamento, com metas a serem alcançadas, clientes satisfeitos, baixo custo e bons resultados para a empresa. Para alcançar estes resultados os gestores de suprimentos podem contar com o uso da tecnologia como aliada no controle do estoque Controle do Estoque Analista de Negócios Engecompany um bom software de gerenciamento de estoque e compras deve oferecer aos seus usuários controles como requisições, solicitação de compras, cotações e controle de almoxarifados dentre outros processos. O software também deve oferecer relatórios e gráficos que possibilitem aos gestores a análise rápida das informações para auxiliar na tomada de decisões estratégicas consistentes para a empresa. (CAMARGOS, 2012, p.28). Vendrame (2008, p ) conceitua que o objetivo básico do controle de estoques é evitar a falta de material sem que esta diligência resulte em estoques excessivos às reais necessidades da empresa. O controle de estoque procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de demanda, consumo ou das vendas ou custos daí decorrentes. Os níveis dos estoques estão sujeitos a velocidade da demanda. Se a constância da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, pode ocorrer a ruptura ou esvaziamento do estoque, com prejuízos visíveis para produção, manutenção e vendas. Contrapartida, se não dimensionarmos as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento de seus níveis em relação a demanda real, com prejuízos para circulação de capital. O equilíbrio entre a demanda e a obtenção de material é o principal o objetivo do controle do estoque, para garantir uma gestão eficiente e eficaz. Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas funções principais: