Sentido e finalidade da auditoria

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1 Sentido e finalidade da auditoria Os nosso parceiros na América Latina Desde há alguns anos, Misereor como também a Zentralstelle requerem uma auditoria externa para determinados projetos. A sua instituição, como parceiro de Misereor, já está acostumada a este requisito e a pratica. Não obstante e por meio deste documento, gostaríamos de participar-lhes algumas idéias de como se poderia tirar mais proveito e otimizar o instrumento de auditoria. Primeiro desejamos expor mais uma vez os principais critérios que Misereor e a Zentralstelle aplicam em relação à auditoria externa e aos auditores. 1. Lista de auditores e critérios de seleção No início de um projeto lhe é enviada geralmente uma lista de empresas de auditoria reconhecidas por nós que lhe gostaríamos de recomendar. Como é elaborada esta lista de auditores? Na busca e seleção de novas empresas de auditoria orientamo-nos, em primeiro lugar, pelos seguintes critérios: A empresa deve ser reconhecida e credenciada, nos termos da legislação nacional, e estar inscrita num cadastro oficial de auditores (no Brasil: CRC, IBRACON, CVM, etc.); A empresa deve ser independente da organização executora do projeto como também da Zentralstelle/Misereor, para poder realizar o seu trabalho de forma livre e autônoma; Deve tratar-se de uma empresa com experiência comprovada na realização de auditorias externas e com a devida capacidade e qualidade profissional;

2 O nível de honorários deve ser adequado ao mercado nacional; A empresa deve estar disposta a viajar para todas as regiões do país, para realizar a auditoria diretamente no local de realização do projeto; A empresa deve conhecer as disposições legais e fiscais específicas vigentes para as organizações eclesiais e sem fins lucrativos. Primeiro pedimos às empresas de auditoria que nos enviem a documentação concernente à sua inscrição no cadastro oficial de auditores, os serviços oferecidos e carteira de clientes, sua experiência profissional (sobretudo com ONGs e instituições eclesiais), o curriculum vitae dos seus sócios assim como algumas informações gerais. Em seguida visitamos as empresas de auditoria na sua sede e só depois decidimos se uma empresa pode ser incluída ou não na nossa lista. De vez em quando ouvimos dos nossos parceiros que o cunho social da sua organização não é suficientemente levado em consideração pela empresa de auditoria. Porém, não podemos partilhar tal argumento. Naturalmente as empresas por nós selecionadas devem ter experiência na atuação junto das ONGs e conhecer as disposições legais vigentes para estas instituições. No entanto, também as ONGs e as instituições da Igreja devem cumprir as normas gerais de contabilidade respectivamente respeitar as disposições da legislação do trabalho e fiscal (a não ser que tenham sido explicitamente isentadas em virtude do seu estado específico). Um auditor não lhe faria nenhum favor se, na auditoria, fizesse vista grossa a determinadas coisas, só por tratar-se de uma instituição social ou sem fins lucrativos. Como é que uma organização então poderá desenvolver-se e aprender? (veja também capítulo 2). Na nossa lista só incluímos um número limitado de empresas de auditoria, porque só podemos dar um acompanhamento adequado a um número limitado de empresas. Por exemplo, explicamos aos auditores as exigências específicas da Zentralstelle e Misereor, mantemo-los ao corrente de eventuais inovações, visitamo-los periodicamente, damos algumas sugestões por escrito para a apresentação dos seus relatórios e, em alguns casos, realizamos também pequenos seminários com eles. Embora a nossa lista esteja limitada a algumas empresas, isso não significa que ela está definitiva de uma vez para sempre. Pode ser que uma empresa é tirada da lista e outras são incluídas. De vez em quando perguntamos aos nossos parceiros, se estão satisfeitos com os serviços da empresa de auditoria. No caso de se evidenciar que o seu nível de honorários é muito elevado, que não atende a sua instituição adequadamente como cliente, não respeita os prazos ou se recusa a adaptar-se às exigências de Misereor e a KZE, entramos num diálogo intensivo com a respectiva empresa, para aprofundar os pontos discordantes e solicitar à empresa de auditoria uma tomada de posição. Se as reclamações dos nossos parceiros se revelarem justas, pedimos à empresa de tomar medidas para corrigir esta situação. Se a empresa não alterar o seu comportamento, ela será excluída da lista. 2

3 Nota-se que a maioria das empresas de auditoria, nos países latino-americanos, estão sediadas na capital ou em alguns centros urbanos. Isso não é intenção sistemática da nossa parte, mas de fato não conhecemos empresas no interior do país que correspondem aos critérios acima mencionados. Se V.Sa. conhecer alguma empresa devidamente qualificada, agradeceríamos que nos indicasse o seu nome, para podermos examinar as possibilidades de a incluir na nossa lista, com base nos critérios estabelecidos. 2. A quem serve a auditoria? É evidente: Misereor e a Zentralstelle exigem uma auditoria para alguns projetos e, portanto, ela serve a nós para termos uma confirmação do uso correto dos fundos aprovados e poder comprová-lo diante dos nossos doadores privados, o governo alemão e a Comunidade Européia. Porém, com este documento queremos focalizar um outro aspecto, no sentido de que uma auditoria não serve apenas para sossegar o respectivo financiador, mas sim também pode ser utilizada para examinar os instrumentos de controle interno adotados na sua instituição. Uma auditoria pode fornecer informações acerca das potencialidades e défices em termos contábeis, financeiros e administrativos. Com as suas observações e recomendações, a empresa de auditoria atenta para os pontos críticos dentro de uma instituição, o que lhes poderá ajudar a introduzir melhorias e evoluir como instituição. Por isso, um relatório de auditoria pode ser aproveitado também como um instrumento de aprendizagem institucional, particularmente se o auditor, no relatório atual, recapitular as recomendações formuladas nos períodos anteriores e examinar se foram postas em prática. Por isso Misereor pede que as auditorias sejam realizadas semestralmente em vez de anualmente, dado que assim a instituição auditada recebe informações mais atuais sobre a situação administrativa do projeto. Pela mesma razão é importante que o relatório não seja simplesmente enviado a Misereor/KZE, mas que a instituição auditada primeiro analise e estude cuidadosamente o seu conteúdo e que implemente as recomendações feitas. Estamos cientes de que as auditorias em projetos, conforme solicitado por Misereor e/ou a Zentralstelle, elucidam apenas um pequeno segmento da organização institucional. Não há duvida de que uma auditoria institucional certamente forneceria uma visão mais clara e ampla da sua instituição. Aqui coloca-se logicamente a pergunta de como financiar tal auditoria, visto que Misereor e a Zentralstelle geralmente só assumem os custos da auditoria de projetos. No entanto, se lhes for possível financiar uma auditoria institucional, teriam um instrumento importante para informar, por exemplo, a diretoria ou a assembléia de sócios 3

4 sobre a situação financeira e administrativa da sua instituição, o que lhes ajudará a tomar decisões qualificadas. Além disso, o fato de a sua instituição ser submetida a auditorias externas poderá ser vantajosa para a busca de novas fontes financeiras (públicas ou novos financiadores). 3. A instituição como cliente A sua instituição é cliente para a empresa de auditoria e como cliente pode fazer uma escolha cuidadosa entre as empresas incluídas na lista. Geralmente escrevemos no início de um projeto, que o responsável ou a entidade executora deverá solicitar ofertas de várias empresas de auditoria, para comparar os honorários e os serviços. É lógico que o nível de honorários constitua um critério importante para a seleção. Contudo, recomendamos não só dar atenção ao preço mas também aos serviços oferecidos. Quem dos funcionários efetuará a auditoria? A empresa tem pessoal qualificado à disposição, a quem você poderá dirigir-se com eventuais perguntas ou problemas? É possível acordar com a empresa que as auditorias sejam realizadas em datas adequadas às necessidades e exigências da Katholische Zentralstelle? A empresa estará disposta a prestar esclarecimento a perguntas que possam surgir no período entre as auditorias? Que forma de pagamento pode ser acordada? Todas estas perguntas devem ser consideradas, para que a auditoria realmente seja um serviço que favorece a sua instituição e não apenas o financiador. Certamente existem possibilidades de negociar o honorário com a empresa. Se contratar uma única empresa para a auditoria de todos os projetos realizados pela sua instituição e para o balanço global (em vez de encarregar diferentes empresas), deveria ser possível negociar um preço mais vantajoso para o pacote total. Talvez exista também a hipótese de unir-se com outras instituições na sua região e contratar a mesma empresa, de forma a poderem partilhar os gastos de viagem e alojamento e conseguir assim uma vantagem financeira para todos. Também relembramos que o contrato de auditoria deve abarcar todo o período de execução do projeto, o que significa para a empresa de auditoria uma ocupação garantida por um período mais longo. Há certamente inúmeras outras possibilidades de negociar o honorário com as empresas de auditoria. Depois de concluído o processo de escolha e decisão na sua organização, Misereor gostaria de receber uma relação (quadro comparativo) das ofertas recolhidas das diversas empresas de auditoria. Esta relação é muito importante para nós, dado que nos serve de informação dos preços correntes no mercado e dos serviços correspondentes. Deste modo podemos atualizar a nossa lista das empresas de auditoria. Um critério importante para si como cliente deveria ser que a auditoria seja realizada na sede da sua instituição. Isto não só exigem as normas de auditoria mas também é lógico, no 4

5 sentido de que determinados aspectos e questões já podem ser esclarecidos com o auditor durante a auditoria e que os documentos da contabilidade ficam sempre disponíveis na instituição. Alguns auditores costumam propor que os documentos e comprovativos lhes sejam enviados, alegando que assim fossem poupados os custos de viagem. Esta proposta não deveria ser aceite de modo nenhum, devido ao perigo de perda ou extravio dos documentos. Além disso, uma instituição só pode trabalhar eficientemente quando tem sempre todos os documentos à disposição. Um outro argumento importante para a realização da auditoria na sede da sua instituição é que a auditoria, conforme consta do contrato de auditoria, deve compreender também os instrumentos de controle interno e estes só podem ser examinados na sede da sua instituição e não desde de um escritório distante. 4. Independência da auditoria A fim de que o parecer da auditoria seja reconhecido pelo financiador e se torne útil para a sua instituição, deve estar garantido que o auditor pode efetuar o seu exame de forma independente. A este respeito gostaríamos de salientar que não é a tarefa do auditor elaborar quaisquer relatórios financeiros para o financiador. Isto compete a si e à sua instituição. A missão do auditor é examinar e atestar a exatidão dos relatórios financeiros elaborados pela sua instituição. Se o auditor elaborar os relatórios financeiros e os examinar em seguida, a independência e objetividade do seu parecer não estaria garantida. Igualmente um auditor não deveria efetuar a auditoria e, ao mesmo tempo, prestar assessoria, dado que isto também poderia levantar problemas em relação à objetividade da auditoria. É certo que nem sempre é fácil determinar os limites de assessoria e auditoria. Talvez o seguinte exemplo concreto esclareça melhor o que queremos dizer. Um auditor pode, por exemplo, constatar que o plano de contas implementado é insuficiente ou inadequado para a sua instituição. Tal informação pode ser muito útil e valiosa. Porém, o próprio auditor não deveria solucionar o problema, ou seja, ajudar a conceber e introduzir um novo plano de contas, senão mais tarde teria que auditar e rever coisas que ele próprio implementou o que comprometeria a sua objetividade. Neste caso, a sua instituição deveria recorrer aos serviços de um assessor. Um relação de muitos anos entre a instituição auditada e o auditor também pode ser desvantajosa (por exemplo, o hábito pode fazer com que a auditoria seja executada com menos zelo ou atenção). A fim de conservar a dinâmica e a qualidade nas auditorias, o Departamento América Latina de Misereor decidiu introduzir uma rotação das empresas de auditoria. Geralmente pedimos aos nossos parceiros que depois de 6 anos contratem uma outra empresa de auditoria. Quando propomos uma rotação, isto não significa que estejamos insatisfeitos com o trabalho de determinado auditor. A empresa permanece na nossa lista. Simplesmente acreditamos ser oportuno mudar de empresa de vez em quando, para evitar 5

6 que se estabeleça uma relação muito estreita entre a instituição auditada e a empresa de auditoria, o que poderia comprometer a objetividade da auditoria. Uma nova empresa poderá também trazer novos pontos de vista, aclarar outros aspetos do seu sistema administrativo e, deste modo, tornar-se novamente instrutivo e útil para a sua instituição. 5. Direitos e deveres diante do auditor Para chegar a um parecer qualificado, o auditor precisa de uma série de informações. Recomendamos que já no início do contrato de auditoria sejam acordadas as datas de realização da auditoria. Normalmente a empresa de auditoria comunicará, antes da sua visita, de quais documentos precisa para realizar o seu trabalho, caso contrário convém perguntá-lo ao auditor, de modo que a sua instituição possa preparar-se adequadamente. Também revelou-se oportuno acordar com o auditor em que data ele lhe enviará o seu relatório (após o exame e apresentação completa dos devidos documentos e informações). Na altura da visita, a documentação correspondente deve estar disponível, os lançamentos e contas devem estar ao corrente e as prestações de contas e/ou relatórios financeiros devem estar prontos. Se o auditor necessitar de mais informações, documentos ou esclarecimentos, estes lhe deveriam ser entregues o mais breve possível, para que ele possa concluir o seu exame. Quanto melhor e mais atualizada estiver a sua contabilidade, tanto mais rápido o auditor poderá concluir o seu exame, o que por fim se manifestará no preço. A extensão da auditoria com todos os pormenores é fixada no contrato de auditoria. O auditor não só deve examinar os dados numéricos preparados pelo contador da sua instituição, mas sim também controlar se os gastos contabilizados correspondem com os acordos gerais e específicos do projeto, se os instrumentos de controle interno são suficientes e foram aplicados, se as aquisições foram inventariadas apropriadamente, se os encargos sociais foram calculados e pagos corretamente, etc. As normas internacionais de auditoria, os acordos referente ao projeto e o contrato de auditoria são portanto os documentos mais importantes em que o auditor baseia o seu exame. Por via de regra, o auditor envia-lhe um primeiro rascunho do relatório elaborado após a sua visita. Deste modo, V.Sa. tem a possibilidade de expressar a sua opinião sobre o relatório de auditoria. No caso de não concordar com as observações ou recomendações feitas pelo auditor ou se as considerar totalmente erradas, V.Sa. tem a possibilidade de acrescentar os seus comentários ao relatório de auditoria. Isto não significa que o parecer do auditor seja incorreto, mas V.Sa. tem a possibilidade de documentar também a sua opinião. Evidentemente também pode anotar algo positivo, por exemplo que concorda com as recomendações do auditor e que deseja implementá-las. 6

7 No caso de constatar algum erro de cálculo ou datilográfico no relatório de auditoria (o que sempre pode acontecer, os auditores também são humanos!), deveria pedir ao auditor que corrija os erros. Isto é importante, dado que para a maioria dos financiadores os dados dos relatórios de auditoria são válidos e, com isso, considerados definitivos. A sua instituição deveria receber, pelo menos, duas vias do relatório de auditoria, das quais devem eveniar uma via à Misereor. Este procedimento deverá assegurar que a instituição auditada, como entidade jurídica responsável do projeto, mantenha a responsabilidade e o controle com respeito ao envio dos relatórios. Com o presente documento temos procurado esclarecer-lhes, de forma geral, o ponto de vista do Dpto. América Latina de Misereor com respeito às auditorias. Ficaríamos muito contentes e satisfeitos, se as nossas reflexões possam contar com o seu interesse e lhes possam servir. Publicado por: Bischöfliches Hilfswerk Misereor e. V. Dirección postal: Postfach Aachen Alemania Dirección de las oficinas: Mozartstr Aachen Alemania Teléfono: Tel.: +49 (0) Correo electrónico: Internet: 2006 Redacción: Schübbe / Dési / Ferreira / Snijders-Gebhardt postmaster@misereor.de (nacional) (internacional) Tradução para português de Junho de