REDAÇÃO OFICIAL. Profª Maria Tereza.

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1 REDAÇÃO OFICIAL Profª Maria Tereza

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3 REDAÇÃO OFICIAL REDAÇÃO OFICIAL Querido aluno e futuro servidor! O objetivo de nossas aulas é apresentar de forma simples, mas detalhada, a disciplina de Redação Oficial. Em nossos encontros, trabalharemos o seguinte conteúdo: atributos; uso dos pronomes, fechos das comunicações e signatários; padrão ofício; outras correspondências. Mas não se esqueça: o importante é treinar e treinar e treinar... Eu sei que a caminhada é para os fortes. Mas estamos juntos! Lembre-se de visualizar seus sonhos. 3

4 REDAÇÃO OFICIAL Nesse gênero, encontram-se os atos normativos (textos que tratam de normas, como lei, medida provisória e decreto) e as comunicações (correspondências, como ofício e memorando). Os dois assuntos aparecem em partes separadas do Manual: Parte I As comunicações oficiais e Parte II Os atos normativos. Quando não há menção específica no edital a que conteúdo se refere Correspondência Oficial, a prática indica que a solicitação nas provas abrange as correspondências oficiais utilizadas mais disseminadamente no Serviço Público. É importante ressaltar que, mesmo nos casos em que o Manual é citado no edital, é comum, nas provas, haver perguntas sobre tipos de correspondências não incluídas na Parte I. É o caso, por exemplo, de requerimento e ata. Por essa razão, vamos focar, além do que está no Manual, outros que costumam ser cobrados em concursos. CORRESPONDÊNCIA OFICIAL: maneira pela qual o Poder Público (artigo 37 da Constituição: "administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios) redige atos normativos e comunicações. Princípios e atributos da redação oficial O art. 37 da Constituição Federal estabelece que a administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...). Como todo ato da administração pública, as comunicações e os textos normativos estão subordinados aos princípios constitucionais. Ainda que todos se apliquem à redação oficial, dois são mais especificamente relacionados com ela: impessoalidade e publicidade. Resumidamente: Impessoalidade ausência de privilégio, favorecimento ou tratamento discriminatório. Publicidade transparência. Atributos decorrentes da Constituição Clareza e Precisão Para a obtenção de clareza, sugere-se utilizar palavras e expressões simples, em seu sentido comum, salvo quando o texto versar sobre assunto técnico, hipótese em que se utilizará nomenclatura própria da área; 4

5 usar frases curtas, bem estruturadas; apresentar as orações na ordem direta e evitar intercalações excessivas; buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto; não utilizar regionalismos e neologismos; pontuar adequadamente o texto; explicitar o significado da sigla na primeira referência a ela; utilizar palavras e expressões em outro idioma apenas quando indispensáveis, em razão de serem designações ou expressões de uso já consagrado ou de não terem exata tradução. Nesse caso, grafe-as em itálico. O atributo da PRECISÃO complementa a clareza e caracteriza-se por articulação da linguagem comum ou técnica para a perfeita compreensão da ideia veiculada no texto; manifestação do pensamento ou da ideia com as mesmas palavras, evitando o emprego de sinonímia com propósito meramente estilístico; e escolha de expressão ou palavra que não confira duplo sentido ao texto. OBS.1: é indispensável a releitura de todo o texto redigido, a fim de revisá-lo. A redação oficial não é necessariamente árida e contrária à evolução da língua. É que sua finalidade básica comunicar com objetividade e máxima clareza impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular etc. (MRPR 2018) Objetividade Para a obtenção de objetividade, sugere-se ir diretamente ao assunto que se deseja abordar, sem voltas e sem redundâncias; perceber a hierarquia de ideias que existe em todo texto de alguma complexidade: as fundamentais e as secundárias. excluir do texto excessos de palavras e de ideias. Concisão OBS.2: a objetividade não suprime a delicadeza de expressão ou torna o texto rude e grosseiro. Transmissão de um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para a obtenção de concisão, sugere-se evitar caracterizações e comentários supérfluos, adjetivos e advérbios inúteis, subordinação excessiva; 5

6 eliminar preciosismos do texto (palavras raras, muitas vezes arcaicas ou em desuso): Outrossim, Destarte, Subscrevemos mui atenciosamente.... eliminar expressões redundantes: Sem mais, subscrevemo-nos. ; traço para a assinatura; Vimos por meio desta... eliminar prolixidade: Temos a satisfação de comunicar... ; Nada mais havendo para o momento, ficamos à disposição para maiores informações necessárias. ; Aproveitamos o ensejo, para protestos da mais elevada estima e consideração. OBS.3: não se deve entendê-la como economia de pensamento. Coesão e coerência Para a obtenção de coesão e coerência, sugerem-se emprego adequado de referenciação: Ex.: O Deputado evitou a instalação da CPI da corrupção. Ele aguardou a decisão do Plenário. emprego adequado de substituição (colocação de um item lexical no lugar de outro(s) ou no lugar de uma oração): Ex.: O Presidente assinou o acordo. O Chefe do Poder Executivo federal propôs reduzir as alíquotas. emprego adequado de elipse (omissão de um termo recuperável pelo contexto): Ex.: O decreto regulamenta os casos gerais; a portaria, os particulares. emprego adequado de conjunções. Impessoalidade A impessoalidade decorre de princípio constitucional (Constituição, art. 37), e seu significado remete a dois aspectos: o primeiro é a obrigatoriedade de que a administração pública proceda de modo a não privilegiar ou prejudicar ninguém, de que o seu norte seja, sempre, o interesse público; o segundo, a abstração da pessoalidade dos atos administrativos, pois, apesar de a ação administrativa ser exercida por intermédio de seus servidores, é resultado tão somente da vontade estatal. Para a obtenção de impessoalidade, sugerem-se ausência de impressões individuais de quem comunica; um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal; caráter impessoal do próprio assunto tratado; ausência de expressões que exprimam familiaridade: Prezados, caros, no vocativo; 6

7 OBS. 4: a primeira pessoa do plural é comumente utilizada nos expedientes oficiais, mas o uso da primeira pessoa do singular não caracteriza, por si só, desrespeito à impessoalidade. Formalidade e padronização Trata-se de obediência a certas regras de forma, válidas tanto para as comunicações feitas em meio eletrônico, quanto para os eventuais documentos impressos. Para a obtenção de formalidade e de padronização, sugerem-se para além da formalidade de tratamento (correto emprego de pronome de tratamento para autoridade de certo nível), civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação; emprego de um mesmo padrão, o que exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos; digitação sem erros; uso de papéis uniformes para o texto impresso definitivo (em caso de necessidade); correta diagramação do texto. Uso do padrão culto de linguagem Trata-se do acatamento dos preceitos da gramática formal e do emprego de um léxico compartilhado pelo conjunto dos usuários da língua. O uso do padrão culto é, portanto, imprescindível na redação oficial por estar acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas, regionais; dos modismos vocabulares e das particularidades linguísticas. A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e nos expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos e entidades públicos, o que só é alcançado se, em sua elaboração, for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade. (MRPR 2018) Para a obtenção da correção, sugere-se atentar para o fato de que a língua culta é contra a pobreza de expressão e não contra a sua simplicidade; atentar para o fato de que o uso do padrão culto não significa empregar a língua de modo rebuscado ou utilizar figuras de linguagem próprias do estilo literário; consultar o dicionário e a gramática. OBS. 5: não existe propriamente um padrão oficial de linguagem, o que há é o uso da norma padrão nos atos e nas comunicações oficiais. 7

8 OBS. 6: não se deve consagrar a utilização de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada. Emissor: Um único comunicador o Serviço Público. Receptor: O próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público). A partir da definição, pode se representar assim o processo de comunicação oficial: Emissor: Poder Público. Receptor: Cidadão Empresa particular Instituição particular Poder Público. Portanto, no caso da redação oficial, quem comunica é sempre o serviço público (este/esta ou aquele/aquela Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; e o destinatário dessa comunicação é o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública, do Poder Executivo ou dos outros Poderes. (Manual de Redação da Presidência da República, 3ª edição, revista, atualizada e ampliada, 28 de dezembro de 2018). Concordância e uso de Pronomes de Tratamento Concordância dos pronomes de tratamento concordância verbal, nominal e pronominal: concordância sempre na terceira pessoa. Ex.: "O Senhor(a) conhece o assunto". 8

9 adjetivos referidos a esses pronomes: o gênero gramatical coincide com o gênero da pessoa a que se refere. Ex.: "O Senhor está atarefado." / "A Senhora está atarefada." Emprego dos Pronomes de Tratamento O Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019 (em vigor desde 1º de maio de 2019) que dispõe sobre a forma de tratamento e de endereçamento nas comunicações com agentes públicos da administração pública federal, em seu Art. 2º, determina que o único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais é senhor, independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião, ocorrendo a necessária flexão para o feminino e para o plural. Aplica-se esse Decreto aos servidores públicos ocupantes de cargo efetivo, aos militares das Forças Armadas ou das forças auxiliares, aos empregados públicos, ao pessoal temporário, aos empregados, aos conselheiros, aos diretores e aos presidentes de empresas públicas e sociedades de economia mista, aos empregados terceirizados que exercem atividades diretamente para os entes da administração pública federal, aos ocupantes de cargos em comissão e de funções de confiança, às autoridades públicas de qualquer nível hierárquico, incluídos os Ministros de Estado, ao Vice-Presidente e ao Presidente da República. OBS. 7: o vocativo será, portanto, senhor. Esse Decreto não se aplica a às comunicações entre agentes públicos federais e autoridades estrangeiras ou de organismos internacionais e às comunicações entre agentes públicos da administração pública federal e agentes públicos do Poder Judiciário, do Poder Legislativo, do Tribunal de Contas, da Defensoria Pública, do Ministério Público ou de outros entes federativos, na hipótese de exigência de tratamento especial pela outra parte, com base em norma aplicável ao órgão, à entidade ou aos ocupantes dos cargos. OBS. 8: assim sendo, infere-se que, para as autoridades dos Poderes Judiciário e Legislativo caso seja exigido pelos integrantes de tais poderes, os pronomes de tratamento bem como os vocativos adequados serão Vossa Excelência (tratamento) / Senhor 1 seguido do cargo respectivo. a) autoridades do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. b) autoridades do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar; Defensoria Pública; Ministério Público. *1 tratando-se de Presidente do Congresso Nacional e de Presidente do Supremo Tribunal Federal, o vocativo será Excelentíssimo(a) Senhor(a) + cargo. Vocativo seguido de vírgula 9

10 Este Decreto, ainda, veda o uso, na comunicação com agentes públicos federais, das seguintes formas de tratamento, ainda que abreviadas: Vossa Excelência ou Excelentíssimo; Vossa Senhoria; Vossa Magnificência; doutor; ilustre ou ilustríssimo; digno ou digníssimo; e respeitável. OBS. 9: o agente público federal que exigir o uso dos pronomes de tratamento de que trata o caput, mediante invocação de normas especiais referentes ao cargo ou carreira, deverá tratar o interlocutor do mesmo modo. OBS. 10: É vedado negar a realização de ato administrativo ou admoestar o interlocutor nos autos do expediente caso haja erro na forma de tratamento empregada. Tabela de Abreviaturas (outras autoridades que não as listadas no Decreto em questão). Pronome de tratamento Abreviatura singular Abreviatura plural Usado para se dirigir a Vossa Alteza V. A. VV. AA. Príncipes, duques Vossa Eminência V. Em. a V. Em. as Cardeais Vossa Majestade V. M. VV. MM. Reis, imperadores Vossa Santidade Não se usa Não se usa Papa A seguir, alguns exemplos de utilização de pronomes de tratamento no texto oficial. Autoridade Endereçamento Vocativo Presidente do Congresso Nacional Presidente do Supremo Tribunal Federal Embaixador Senador da República A Sua Excelência o Senhor A Sua Excelência o Senhor A Sua Excelência o Senhor A Sua Excelência o Senhor Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal, Senhor Embaixador, Tratamento no corpo do texto Vossa Excelência Vossa Excelência Vossa Excelência Abreviatura Não se usa Não se usa V. Exa. Senhor Senador, Vossa Excelência V. Exa. 10

11 Autoridade Endereçamento Vocativo Deputado Federal Ministro do Tribunal de Contas da União Ministro dos Tribunais Superiores A Sua Excelência o Senhor A Sua Excelência o Senhor A Sua Excelência o Senhor Tratamento no corpo do texto Abreviatura Senhor Deputado, Vossa Excelência V. Exa. Senhor Ministro do Tribunal de Contas da União, Vossa Excelência V. Exa. Senhor Ministro, Vossa Excelência V. Exa. OBS. 11: na hipótese de comunicação com particular, pode-se utilizar o vocativo Senhor ou Senhora e a forma utilizada pela instituição para referir-se ao interlocutor: beneficiário, usuário, contribuinte, eleitor etc. OBS. 12: abrevia-se a palavra senhor(a) apenas quando for seguida de substantivo próprio ou personalizado. Ex.: Sra. Maria Tereza / Sra. Professora. OBS. 13: quando o destinatário for um particular, no vocativo, pode-se utilizar Senhor ou Senhora seguido do nome do particular ou pode-se utilizar o vocativo Prezado Senhor ou Prezada Senhora. Endereçamento de Comunicações Ainda, conforme o Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019 O endereçamento das comunicações dirigidas a agentes públicos federais não conterá pronome de tratamento ou o nome do agente público. No parágrafo único deste Art. 4º, determina que Poderão constar o pronome de tratamento, na forma deste Decreto, e o nome do destinatário nas hipóteses de (inciso I) a mera indicação do cargo ou da função e do setor da administração ser insuficiente para a identificação do destinatário; ou (inciso II) a correspondência ser dirigida à pessoa de agente público específico. NOME E NÚMERO DE RUA põe-se vírgula depois do nome da rua, avenida, etc. A abreviatura nº é dispensável: Rua Jerônimo Coelho, 277. CAIXA POSTAL E TELEFONE nunca são precedidos de vírgula, mesmo que omitida a abreviatura nº (número): telefone nº / telefone Caixa postal nº 3085 / caixa postal

12 Fechos para Comunicações 1. Para autoridades de hierarquia superior a do remetente, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente. 2. Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior ou demais casos: Atenciosamente. OBS. 14: não se empregam os fechos cordialmente, graciosamente,... OBS. 15: não se abreviam os fechos ( ATT, por exemplo). OBS. 16: ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) Nome (grafado em maiúsculas, sem negrito) Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (apenas iniciais maiúsculas) OBS. 17: para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. OBS. 18: na identificação do signatário, depois do nome do cargo, é possível utilizar os termos interino ou substituto. Esses termos devem ser utilizados depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo. Exemplo: Diretor-Geral interino OBS. 19: na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino deve ser flexionado no gênero feminino. Exemplo: Ministra de Estado Grafia de cargos compostos Escrevem-se com hífen: cargos formados pelo adjetivo geral : diretor-geral, relator-geral, ouvidor-geral; postos e gradações da diplomacia: primeiro-secretário, segundo-secretário; postos da hierarquia militar: tenente-coronel, capitão-tenente; 12

13 cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa: diretor-presidente, diretoradjunto, editor-chefe, editor-assistente, sócio-gerente, diretor-executivo; cargos formados por numerais: primeiro-ministro, primeira-dama; cargos formados com os prefixos ex ou vice : ex-diretor, vice-coordenador. OBS. 20: o Acordo Ortográfico (2016) tornou opcional o uso de iniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente (exemplo: o Presidente francês ou o presidente francês). Porém, em palavras com hífen, após se optar pelo uso da maiúscula ou da minúscula, devese manter a escolha para a grafia de todos os elementos hifenizados: pode-se escrever Vice-Presidente ou vice-presidente, mas não Vice-presidente. OBS. 21: nomes compostos com elementos unidos por preposição ficam sem hífen. Exemplo: general de exército. OBS. 22: quando o documento é assinado por dois signatários, o de hierarquia superior assina à esquerda; à direita, o de hierarquia inferior à daquele. PADRÃO OFÍCIO Até a segunda edição do Manual de Redação da Presidência da República (vigeu até o final de 2018), havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício (circular), o aviso e o memorando. OBSERVAÇÃO PRA LÁ DE IMPORTANTE!!!!! Com o objetivo de uniformizá-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam o que se chama de padrão ofício. A distinção básica anterior entre os três era a) aviso: expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia; b) ofício: expedido para e pelas demais autoridades; e c) memorando: expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Na edição de 28 de dezembro de 2018, aboliu-se tal distinção e passou-se a utilizar o termo ofício nas três hipóteses. Estrutura do Padrão Ofício 1. Cabeçalho Utilizado apenas na primeira página do documento, centralizado na área determinada pela formatação. 13

14 No cabeçalho deverão constar os seguintes elementos: brasão de Armas da República: no topo da página. Não há necessidade de ser aplicado em cores. O uso de marca da instituição deve ser evitado na correspondência oficial para não se sobrepor ao Brasão de Armas da República. nome do órgão principal; nomes dos órgãos secundários, quando necessários, da maior para a menor hierarquia; e OBS. 23: no caso de documento a ser impresso, exclusivamente quando o signatário for o Presidente da República, Ministro de Estado ou a autoridade máxima de autarquia, será utilizado timbre em relevo branco, nos termos do disposto no Decreto nº , de 14 de novembro de [Nome do órgão] [Secretaria/Diretoria] [Departamento/Setor/Entidade] OBS. 24: os dados do órgão, tais como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio eletrônico oficial da instituição, podem ser informados no rodapé do documento, centralizados. 2. Identificação do expediente Os documentos oficiais devem ser identificados da seguinte maneira: nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas; indicação de numeração: abreviatura da palavra número, padronizada como Nº; informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/); e alinhamento: à margem esquerda da página. Exemplo: OFÍCIO Nº 652/2018/SAA/SE/MT 14

15 3. Local e data do documento Na grafia de datas em um documento, o conteúdo deve constar da seguinte forma: composição: local e data do documento; informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade; dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês; nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula; pontuação: coloca-se ponto-final depois da data; e alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem direita da página. Exemplo: Brasília, 26 de maio de Endereçamento O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente. Nele deverão constar os seguintes elementos: cargo do destinatário do expediente; endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas linhas: primeira linha informação de localidade/logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, informação do setor; segunda linha CEP e cidade/unidade da federação, separados por espaço simples. Na separação entre cidade e unidade da federação, pode ser substituída a barra pelo ponto ou pelo travessão. No caso de ofício ao mesmo órgão, não é obrigatória a informação do CEP, podendo ficar apenas a informação da cidade/unidade da federação; e alinhamento: à margem esquerda da página. Exemplos: Ministro de Estado da Justiça Esplanada dos Ministérios Bloco T Brasília/DF Diretora de Gestão de Pessoas SAUS Q.3 Lote 5/6 Ed Sede I Brasília. DF Chefe da Seção de Compras Diretoria de Material, Seção Brasília DF 15

16 5. Assunto O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta. Ele deve ser grafado da seguinte maneira: título: a palavra Assunto deve anteceder a frase que define o conteúdo do documento, seguida de dois-pontos; descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com inicial maiúscula; não se devem utilizar verbos e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras; destaque: todo o texto referente ao assunto, inclusive o título, deve ser destacado em negrito; pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto; e alinhamento: à margem esquerda da página. Exemplos: Assunto: Encaminhamento do Relatório de Gestão julho/2018. Assunto: Aquisição de computadores. 6. Texto do documento O texto do documento oficial deve seguir a seguinte padronização de estrutura: I casos em que não é usado para encaminhamento de documentos: introdução objetivo da comunicação. OBS. 25: não se usam as formas Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que. Prefira a forma direta Informo, Solicito, Comunico. desenvolvimento detalhamento do assunto; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos; e conclusão: afirmação da posição sobre o assunto. II casos em que é usado para encaminhamento de documentos: introdução deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário e assunto de que se trata) e a razão pela qual está sendo encaminhado; Exemplos: Em resposta ao Ofício nº 12, de 1º de fevereiro de 2019, encaminho cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2018, da Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. 16

17 Encaminho, para exame e pronunciamento, cópia do Ofício nº 12, de 1º de fevereiro de 2018, do Presidente da Confederação Nacional da Indústria, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. desenvolvimento se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em expediente usado para encaminhamento de documentos. III tanto na estrutura I quanto na estrutura II, o texto do documento deve ser formatado da seguinte maneira: alinhamento: justificado; espaçamento entre linhas: simples; parágrafos: espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo; recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda; numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho; fonte: Calibri ou Carlito; corpo do texto: tamanho 12 pontos; citações recuadas: tamanho 11 pontos; e notas de Rodapé: tamanho 10 pontos; símbolos: para símbolos não existentes nas fontes indicadas, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings. 7. Fechos para comunicações Formatação do Fecho a) alinhamento: alinhado à margem esquerda da página; b) recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda; c) espaçamento entre linhas: simples; d) espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo; e e) não deve ser numerado. 8. Identificação do signatário Formatação do Signatário Alinhamento: a identificação do signatário deve ser centralizada na página. 17

18 9. Numeração das páginas A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da comunicação. Ela deve ser centralizada na página e obedecer à seguinte formatação: posição no rodapé do documento, ou acima da área de 2 cm da margem inferior; e fonte Calibri ou Carlito. 10. Formatação e apresentação Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte formatação: tamanho do papel A4 (29,7 cm x 21 cm); margem lateral esquerda no mínimo, 3 cm de largura; margem lateral direita 1,5 cm; margens superior e inferior 2 cm; área de cabeçalho na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel; área de rodapé nos 2 cm da margem inferior do documento; impressão na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho); cores os textos devem ser impressos na cor preta em papel branco, reservando-se, se necessário, a impressão colorida para gráficos e ilustrações; destaques para destaques deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padronização do documento; palavras estrangeiras palavras estrangeiras devem ser grafadas em itálico; arquivamento dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Deve ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa ser lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no serviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF. nome do arquivo para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + ano do documento (com 4 dígitos) + palavras-chaves do conteúdo Exemplo: Ofício 123_2018_relatório produtividade anual 18

19 VARIAÇÕES DOS DOCUMENTOS OFICIAIS Manual de Redação da Presidência da República Os documentos oficiais podem ser identificados de acordo com algumas possíveis variações: 1. [NOME DO EXPEDIENTE] + CIRCULAR: quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. A sigla na epígrafe será apenas do órgão remetente. Ex.: OFÍCIO CIRCULAR Nº 652/2018/MEC 2. [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO: quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes constarão na epígrafe. Ex.: OFÍCIO CONJUNTO Nº 368/2018/SECEX/SAJ 3. [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO CIRCULAR: quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes constarão na epígrafe. Ex.: OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 795/2018/CC/MJ/MRE OBS. 26: nos expedientes circulares, por haver mais de um receptor, o órgão remetente poderá inserir no rodapé as siglas ou nomes dos órgãos que receberão o expediente. 4. Exposição de Motivos A exposição de motivos é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente da República (ou ao Vice-Presidente) pelos ministros. Além disso, pode, em certos casos, ser encaminhada cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário. Sua finalidade é propor alguma medida; submeter projeto de ato normativo à sua consideração; ou informá-lo de determinado assunto. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um ministério, a exposição de motivos será assinada por todos os ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial. Estrutura As exposições de motivos devem, obrigatoriamente, apontar, na introdução, o problema que demanda a adoção da medida ou do ato normativo proposto; ou informar ao Presidente da República algum assunto; indicar, no desenvolvimento, a razão de aquela medida ou de aquele ato normativo ser o ideal para se solucionar o problema e as eventuais alternativas existentes para equacionálo; ou fornecer mais detalhes sobre o assunto informado, quando for esse o caso; e 19

20 na conclusão, novamente, propor a medida a ser tomada ou o ato normativo a ser editado para solucionar o problema; ou apresentar as considerações finais no caso de EMs apenas informativas. OBS. 27: a numeração começa e termina dentro de um mesmo ano civil. OBS. 28: as Exposições de Motivos que encaminham proposições normativas devem seguir o prescrito no Decreto nº 9.191, de 1º de novembro de 2017 devem ser instruídas com parecer jurídico e parecer de mérito que permitam a adequada avaliação da proposta. OBS. 29: (Sidof) o Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais é a ferramenta eletrônica utilizada para a elaboração, a redação, a alteração, o controle, a tramitação, a administração e a gerência das exposições de motivos com as propostas de atos a serem encaminhadas pelos Ministérios à Presidência da República. Ao se utilizar o Sidof, a assinatura, o nome e o cargo do signatário são substituídos pela assinatura eletrônica que informa o nome do ministro que assinou a exposição de motivos e do consultor jurídico que assinou o parecer jurídico da Pasta. 5. Mensagem Instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da administração pública; para expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; para submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; para apresentar veto; enfim, fazer comunicações do que seja de interesse dos Poderes Públicos e da Nação. Principais finalidades: encaminhamento de proposta de emenda constitucional, de projeto de lei ordinária, de projeto de lei complementar e os que compreendem plano plurianual, diretrizes orçamentárias, orçamentos anuais e créditos adicionais; encaminhamento de medida provisória; indicação de autoridades; pedido de autorização para o Presidente ou o Vice-Presidente da República se ausentarem do país por mais de 15 dias; encaminhamento de atos de concessão e de renovação de concessão de emissoras de rádio e TV; encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior; mensagem de abertura da sessão legislativa; comunicação de sanção (com restituição de autógrafos); comunicação de veto. 20

21 Estrutura As mensagens contêm brasão: timbre em relevo branco; identificação do expediente: MENSAGEM Nº, alinhada à margem esquerda, no início do texto; vocativo: alinhado à margem esquerda; local e data: alinhados à margem direita; como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário. 6. Correio eletrônico ( ) O pode ser considerado um documento oficial, assim como o ofício. Portanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. Nos termos da Medida Provisória nº , de 24 de agosto de 2001, para que o tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente. Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir padronização da mensagem comunicada. No entanto, devem-se observar algumas orientações quanto à sua estrutura. Campo Assunto : o assunto deve ser o mais claro e específico possível, relacionado ao conteúdo global da mensagem. Local e data: são desnecessários no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta essa informação. Saudação inicial/vocativo: o texto deve ser iniciado por uma saudação; quando endereçado para outras instituições, para receptores desconhecidos ou para particulares, deve-se utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, Senhor ou Senhora, seguido do cargo respectivo, ou Prezado Senhor, Prezada Senhora. Fecho: Atenciosamente é o fecho padrão em comunicações oficiais. Abreviações, como Att., Abraços, Saudações, apesar de amplamente usados, não são fechos oficiais e, portanto, não devem ser utilizados em s profissionais. Linguagem: deve ser formal, como a que se usaria em qualquer outro documento oficial. Bloco de texto da assinatura: deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente. 21

22 Anexos: a mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o conteúdo do anexo. Confirmação de leitura: sempre que necessário, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Fonte: recomendação de tipo de fonte, tamanho e cor dos documentos oficiais Calibri ou Carlito, tamanho 12, cor preta. Fundo ou papéis de parede eletrônicos não devem ser utilizados. Ícones e emoticons não devem ser utilizados. Mensagens eletrônicas não podem ser redigidas com abreviações ou neologismos. Não se deve utilizar texto em caixa alta para destaques de palavras ou trechos da mensagem pois denota agressividade de parte do emissor da comunicação. Evite-se o uso de imagens no corpo do , inclusive das Armas da República Federativa do Brasil e de logotipos do ente público junto ao texto da assinatura. 7. Apostila: a correção de erro material que não afete a substância do ato singular de caráter pessoal e as retificações ou alterações da denominação de cargos, funções ou órgãos que tenham tido a denominação modificada em decorrência de lei ou de decreto superveniente à expedição do ato pessoal a ser apostilado são realizadas por meio de apostila. Forma título, em maiúsculas e centralizado sobre o texto: APOSTILA; texto, o conteúdo do texto deve apresentar a correção do erro material constante do ato original; local e data: por extenso e alinhado à esquerda; identificação do signatário (nome em maiúsculas) abaixo da assinatura, com alinhamento à esquerda. OBS. 30: no original do ato normativo, próximo à apostila, deverá ser mencionada a data de publicação da apostila no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno. 8. Portaria: instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades expedem instruções sobre a organização e o funcionamento de serviço, sobre questões de pessoal e outros atos de sua competência. Forma numeração: número e data de expedição: Portaria nº..., de... de... de 20XX. título: denominação da autoridade que expede o ato, em geral já impresso no modelo próprio. fundamentação: citação da legislação básica, seguida da palavra RESOLVE. texto. assinatura: nome da autoridade competente, com indicação do cargo que ocupa. 22

23 Uso de siglas e acrônimos Para padronizar o uso de siglas e acrônimos nos atos normativos, serão adotados os conceitos sugeridos pelo Manual de Elaboração de Textos da Consultoria Legislativa do Senado Federal (1999), em que sigla: constitui-se do resultado das somas das iniciais de um título; Exemplo: Caixa Econômica Federal CEF acrônimo: constitui-se do resultado da soma de algumas sílabas ou partes dos vocábulos de um título. Exemplo: Agência Nacional de Vigilância Sanitária Anvisa Recomendações Devem ser escritos no mesmo corpo do texto, sem o uso de pontos intermediários ou finais. Dispensa-se o uso da expressão designada por extenso unicamente para representar nome de partidos políticos e de empresas comerciais quando a forma abreviada já se tornou sinônimo do próprio nome (exceção: empresas públicas ou estatais). Na primeira citação, a expressão designada deve vir escrita por extenso, antes de sua sigla ou acrônimo respectivo, separados por travessão. Exemplo: Imposto Predial e Territorial Urbano IPTU Grafia das siglas siglas compostas por até três letras devem ser escritas em letras maiúsculas; Exemplo: Organização das Nações Unidas ONU siglas compostas por mais de três letras pronunciadas separadamente devem ser escritas em letras maiúsculas; Exemplo: Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IBGE siglas compostas por mais de três letras pronunciadas formando uma palavra devem ser escritas apenas com a inicial maiúscula; 23

24 Exemplo: Agência Nacional de Aviação Civil Anac siglas em que haja leitura mista (parte é pronunciada pela letra e parte como palavra) podem ser grafadas com todas as letras maiúsculas; Exemplo: Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes DNIT uso de siglas e acrônimos de órgãos estrangeiros: devem-se empregar na sua versão em português; entretanto, adota-se a forma abreviada original quando o seu uso for disseminado internacionalmente; Exemplo: Organização dos Países Exportadores de Petróleo Opep plural de siglas: uso de s (minúsculo) de plural, sem apóstrofo; Exemplo: TREs (Tribunais Regionais Eleitorais). Numeração das Partes de um Expediente Oficial Artigo: até o artigo nono (art. 9º), adota-se a numeração ordinal. A partir do de número 10, emprega-se o algarismo arábico correspondente, seguido de ponto-final (art. 10). Os artigos serão designados pela abreviatura "Art." sem traço antes do início do texto. Ao longo do texto, designados pela abreviatura art., com inicial minúscula. Cada artigo deve tratar de um único assunto. O artigo conterá, exclusivamente, a norma geral, o princípio. As medidas complementares e as exceções deverão ser expressas por meio de parágrafos. Os artigos podem desdobrar-se, por sua vez, em parágrafos e incisos; os parágrafos em incisos; estes, em alíneas; e estas, em itens. Dispositivo Artigos Parágrafos Incisos Alíneas Itens Desdobramento Parágrafos ou incisos Incisos Alíneas Itens Subitens (excepcionalmente) 24

25 Parágrafos ( ): desdobramentos dos artigos; numeração ordinal até o nono ( 9º) e cardinal a partir do parágrafo dez ( 10). No caso de haver apenas um parágrafo, adota-se a grafia Parágrafo único (e não único ). Incisos: elementos discriminativos de artigo ou parágrafo se o assunto nele tratado não puder ser condensado no próprio artigo ou não se mostrar adequado a constituir parágrafo. Os incisos são indicados por algarismos romanos seguidos de travessão. Alíneas: desdobramentos dos incisos e dos parágrafos; são representadas por letras. A alínea ou letra será grafada em minúsculo e seguida de parêntese: a); b); c); etc. Itens: desdobramentos de alíneas; representados por números cardinais, seguidos de pontofinal e separados do texto por um espaço em branco: 1. ; 2. ; 3 etc. OUTROS TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS (não constam no MRPR) 1. Ata: Relatório escrito do que se fez ou disse em sessão de assembleia, sociedade, júri, corporação. É o registro claro e resumido das ocorrências de uma reunião de pessoas, com fim determinado. Forma localizadores temporais: dia, mês, ano e hora da reunião (sempre por extenso); espaço da reunião: local (sede da instituição, rua, número, cidade); nome e sobrenome das pessoas presentes, com respectivas qualificações; declarações do presidente e secretário; assuntos tratados (ordem do dia); fecho; assinaturas, por extenso, do presidente, secretário e participantes da reunião. 2. Atestado: Documento firmado por uma pessoa a favor de outra, asseverando a verdade acerca de determinado fato. Destina-se à comprovação de fatos ou situações passageiras, não necessariamente constantes em documentos da Administração. Partes Título nome do documento. Texto apresentação do conteúdo da atestação (não é obrigatória a declaração da finalidade do documento, tampouco o registro de quem requer a informação). Local e data cidade, dia, mês e ano da emissão do documento (é opcional o registro do nome do órgão em que a autoridade signatária do atestado exerce suas funções). Assinatura nome e cargo (ou função) da autoridade signatária. 25

26 3. Certidão Atesta fatos permanentes visto que afirma convicção sobre os transitórios. Documento revestido de formalidades legais adequadas, fornecido por autoridade competente, a requerimento do interessado, solicitado ou requerido ex oficio por autoridade administrativa ou judicial e destinado a fazer certa a existência de registro em livro, processo ou documento qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar por certa a inexistência de tal registro. Particularidades As certidões podem ser de inteiro teor ou resumidas, desde que apresente fielmente o que se contém no original de onde foram extraídas. Quando a certidão consistir em transcrição verbum ad verbum, isto é, integral, também recebe o nome de translado. As certidões apresentam certa semelhança com a elaboração da ata. Devem ser escritas em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Eventuais erros podem ser ressalvados com a palavra digo ou a expressão em tempo (ao final do corpo do texto). Quaisquer espaços em branco devem ser preenchidos com pontos ou outros sinais convencionais. Partes Título nome do documento. Introdução alusão ao ato que determinou a expedição do documento (poderá ser mencionado o documento ou livro de onde a certidão está sendo extraída). Texto efetiva descrição do que foi encontrado ou transcrição do documento original. Fecho termo de encerramento e assinatura dos funcionários que participaram do ato (quem lavrou o documento e quem o conferiu). Local e data cidade, dia, mês e ano da expedição do ato normativo. Visto da autoridade que autorizou a lavratura da certidão. 4. Convite Parte importante na organização de um evento, pois ajuda a estabelecer o tom geral da função social. Determina o número de convidados. O cartão de resposta determinará quem atendeu ao convite, a fim de possibilitar a organização da disposição dos assentos, a seleção da comida e o serviço. Estrutura: Logo ou gráfico da organização ou anfitrião no topo do convite. Nome completo do anfitrião, sem honoríficos (Dr./Sr./Sra.) a não ser que haja um título oficial (na linha abaixo do nome). Exceção: o título Presidente precede o nome do anfitrião. Vocabulário formal ( solicitam a sua presença ) ou menos formal ( cordialmente o convidam a comparecer ). Informações sobre o evento (cerimônia de premiação, festa...). 26

27 Propósito do evento (homenagem a..., etc.). Data do evento: formal = data por extenso (Quinta-feira, onze de novembro) ou informal (Quinta-feira, 11 de novembro). Hora do evento por extenso: exemplo Às vinte horas. Local do evento e seu endereço. Instruções especiais, se houver alguma: exemplo direções do local do evento. Informação de RSVP: sigla em francês (Répondez s il vous plaît), que em português significa Responder, por favor ; destina-se a festas e eventos para os quais é necessário saber exatamente quem irá comparecer. OBS. 31: um convite eletrônico deve usar o mesmo vocabulário e a mesma etiqueta utilizados em um convite escrito. 5. Convocação Forma de comunicação escrita em que se convida alguém (aceitação obrigatória) para uma reunião. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente. 6. Edital Ato pelo qual se publica pela imprensa, ou em lugares públicos, certa notícia, fato ou ordenança que deve ser divulgada para conhecimento das pessoas nele mencionadas e de outras tantas que possam ter interesse pelo assunto. Forma timbre do órgão que o expede; título: denominação do ato: Edital nº... de... de 20XX; ementa: facultativa; texto: desenvolvimento do assunto tratado. Havendo muitos parágrafos, recomenda-se numerá-los com algarismos arábicos, exceto o primeiro que não se numera; local e data: se a data não for colocada junto ao título, deve aparecer após o texto; assinatura: nome da autoridade competente, com indicação do cargo que ocupa. 7. Informação Ato de servidor subalterno incumbido de estudo de processo, instrumento ou qualquer documento, no qual consta esclarecimento que se fizer necessário, a fim de que o chefe imediato possa formar juízo exato sobre o assunto e deliberar ou encaminhar o caso em tela à autoridade superior. 27

28 Objetivo instruir um chefe superior; esclarecer, provar e documentar um fato objeto de processo. Partes Designação número do processo colocado no centro do papel (poderá constar também o número da informação). Ementa resumo do assunto (deve ser redigida pelo primeiro servidor que instruir o processo); colocada no alto da página à direita. Vocativo obrigatório Texto dividido em três partes (os parágrafos devem ser numerados, exceto o primeiro): Introdução histórico Apreciação desenvolvimento Conclusão encerramento OBS. 32: qualquer referência a elementos constantes do processo deve ser acompanhada da indicação do número da folha respectiva do processo. Fecho deve constar. Denominação do órgão do servidor que elaborou o ato (permitida a abreviação). Data. Assinatura. Nome do servidor por extenso, cargo e função. 8. Ordem de Serviço: Uma instrução (ato interno) dada a servidor ou órgão administrativo. Encerra orientações a serem tomadas pela chefia para execução de serviços ou desempenho de encargos. É o documento, o ato pelo qual se determinam providências a serem cumpridas por órgãos subordinados. Forma título: Ordem de Serviço nº..., de... de... de 20XX (Em caixa-alta e centralizado); texto; nome e cargo do chefe. 28

29 9. Requerimento: Documento utilizado para obter um bem, um direito ou uma declaração de uma autoridade pública. É uma petição dirigida a uma entidade oficial, organismo ou instituição por meio da qual se solicita a satisfação de uma necessidade ou interesse. Em sua elaboração, usa-se linguagem objetiva; incluem-se elementos como identificação, endereço...; emprega-se a 3ª pessoa do singular e do plural; utiliza-se o Padrão Ofício, contido no Manual de Redação da Presidência da República, para linguagem, identificação, tipo de letra, dentre outras características. Estrutura: Designação do órgão administrativo a que se dirige; Identificação do requerente pela indicação do nome, estado civil, profissão, morada e número de contribuinte; Exposição dos fatos em que se baseia o pedido e, quando tal seja possível ao requerente os respectivos fundamentos de direito; Indicação do pedido em termos claros e precisos; Data e assinatura do requerente ou de outrem a seu rogo, se o mesmo não souber ou não puder assinar. 29