IPAI - XV Conferência Anual

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1 IPAI - XV Conferência Anual Auditoria Interna e Governo das Sociedades 04 de Novembro de 2008

2 Conteúdos Visão geral do Aviso Abordagem ao processo de implementação Plano de implementação Página 2

3 Visão geral do Aviso Gestão do risco Área de controlo interno enquanto elemento agregador e dinamizador do sistema de controlo interno Trilogia regulamentar: Gestão do risco Compliance Auditoria interna Controlo Interno Auditoria interna Compliance Página 3

4 Visão geral do Aviso Principais impactos Revisão das abordagens internas aos temas do controlo interno Sistematização dos processos ligados às funções de controlo e supervisão gestão do risco, compliance e auditoria interna (prioridade) Maior integração dos resultados do Relatório de Controlo Interno no processo de supervisão, pelo Órgão de Gestão e revisão dos fluxos de informação, estrutura e governação Página 4

5 Abordagem ao processo de implementação Framework de controlo interno Framework de controlo interno Elementos estruturantes do framework Sistematização e formalização das actividades relacionadas com o sistema de controlo interno Políticas e directrizes Estrutura Perfis e responsabilidades Fluxos de informação Relacionamentos Sistematização e formalização das principais políticas, estrutura e processos ligados às funções de governação, às funções requeridas branqueamento de capitais e compliance -, às funções de controlo e supervisão controlo interno, gestão do risco e auditoria interna, e às funções de gestão significativa dos processos e negócio Relatório de Controlo Interno Página 5

6 Políticas e directrizes Para fins de consolidação do sistema de controlo interno, o Órgão de Administração deverá definir uma política que: Espelhe as orientações estratégicas para o controlo interno, alinhadas com a exposição ao risco considerada aceitável para o Grupo Apresente àorganização a responsabilidade transversal sobre o ambiente de controlo Explicite os critérios de formalização e avaliação da robustez do sistema de gestão de riscos Sintetize e clarifique os processos de comunicação, bem como as linhas de partilha de informação e reporte Liste as acções de monitorização do sistema de controlo interno, bem como o nível de segurança que pretende assegurar com as mesmas Ambiente de controlo Sistema de gestão de riscos Processos informação e comunicação Monitorização do sistema de controlo interno Página 6

7 Políticas e directrizes Controlo Interno Divulgar boas práticas internas Garantir cumprimento regulamentar Potenciar gestão de riscos com a mitigação Assegurar adesão a políticas de gestão Organização Risk covergence Auditoria Interna Gestão de riscos Página 7

8 Estrutura Área Corporativa de Controlo Interno Conselho de Administração Grupo Gestão do Risco Corporativo Compliance Corporativo Auditoria Interna Corporativa Página 8

9 Perfis e responsabilidades Área Corporativa de CI Área Corporativa de Controlo Interno Conselho de Administração Grupo Gestão do Risco Corporativo Compliance Corporativo Auditoria Interna Corporativa Responsabilidades Planear e coordenar as actividades de controlo interno a desenvolver obrigatoriamente pelas entidades do Grupo Determinar as actividades e controlos chave a nível do Grupo Monitorizar o ambiente de controlo composto pelos controlos chave Produzir o Relatório de Controlo Interno do Grupo Realizar reuniões formais e periódicas com o Conselho de Administração para discussão dos temas de controlo interno Página 9

10 Perfis e responsabilidades Área Corporativa de CI Área Corporativa de Controlo Interno Conselho de Administração Grupo Gestão do Risco Corporativo Compliance Corporativo Auditoria Interna Corporativa Perfis Elemento com experiência em matérias de controlo interno, nomeadamente auditoria interna, gestão do risco operacional, entre outras matérias regulamentares. Este elemento deverá possuir conhecimento interno da organização Elementos com funções de suporte àgestão da Área Corporativa de Controlo Interno (CI), com conhecimento da organização e sensibilidade para os temas de controlo interno e idealmente de gestão do risco operacional Página 10

11 e d o ã g r in Ó m d A Perfis e responsabilidades ACI Individual m d A in oãçart si lh esnoc o e d a d n a B S P G S, f i Função Corporativa o p u r oãçart si G o d e d a id t n E a d Órgão Administração do Grupo Função Homóloga Tipo A Função de reporte e de controlo Coordenação de um projecto de implementação plena/independente Autonomia para exercer funções de controlo independentes da Área Corporativa de CI Requer corpo fixo de funcionamento Tipo B Função de reporte e de controlo Adaptação à implementação corporativa Autonomia para exercer determinadas funções de controlo independentes da Área Corporativa de CI Não requer corpo fixo de funcionamento Tipo C Função de reporte Adaptação à implementação corporativa Dependência da prestação de serviços internos de controlo (das entidades Tipo A ou Tipo B) Não requer corpo fixo de funcionamento Página 11

12 Fluxos de informação e relacionamentos Comité de Controlo Interno Conselho de Administração da Entidade (b) (a) Risco (c) NCI (f) Organização (d) (e) Auditoria Compliance Comunicação Interna: a) Reuniões periódicas com agenda fixa para monitorizar status do Controlo Interno b) Fórum de partilha e tomada de decisões c) Relação orientada para o dia-a-dia da organização: gestão de riscos e controlos d) Área Corporativa de CI como objecto de auditoria e partilha de informação para planos de acção e) Gestão partilhada da conformidade com as exigências regulamentares f) Relação baseada na gestão do modelo processual: Área Corporativa de CI pode assumir parte da função Página 12

13 Ciclo de elaboração do Relatório de Controlo Interno Framework de controlo interno Elementos estruturantes do framework Sistematização e formalização das actividades relacionadas com o sistema de controlo interno Políticas e directrizes Estrutura Perfis e responsabilidades Fluxos de informação Relacionamentos Sistematização e formalização das principais políticas, estrutura e processos ligados às funções de governação, às funções requeridas branqueamento de capitais e compliance -, às funções de controlo e supervisão controlo interno, gestão do risco e auditoria interna, e às funções de gestão significativa dos processos e negócio Relatório de Controlo Interno Definição do plano de trabalho Elaboração do Relatório de Controlo Interno Objectivo da definição do plano de trabalho Definir (ou actualizar) o ciclo de elaboração do Relatório de Controlo Interno, através da comunicação dos objectivos estipulados a nível corporativo para os conteúdos do mesmo, bem como (re)definição de responsabilidades, fluxos de informação e reporte e documentação apensa, e calendarização dos trabalhos. Página 13

14 Ciclo de elaboração do Relatório de Controlo Interno Definição do plano de trabalho Conselho de Administração do Grupo Validar plano elaboração RCI Plano elaboração RCI (final) NCI corporativo Framework Controlo Interno Comunicar framework de controlo interno Harmonizar e validar cumprimento requisitos Elaborar plano trabalho detalhado (mesa de trabalho) Plano elaboração RCI (draft) NCI individual Tipo A Identificar interlocutores chave Confirmar requisitos funcionais e informacionais Plano de trabalho (exemplificativo) 1. Calendário 2. Índice do Relatório de Controlo Interno: 2.0. Interlocutor chave 2.1. Informação requerida 2.2. Documentação de suporte 2.3. Fontes de informação NCI individual Tipo B Identificar interlocutores chave Confirmar requisitos funcionais e informacionais 3. Fluxos de informação: 3.1. Linhas de reporte funcional 3.2. Linhas de reporte hierárquico 4. Harmonização e validação NCI individual Tipo C Identificar interlocutores chave Confirmar requisitos funcionais e informacionais Página 14

15 Plano de implementação Framework de controlo interno Elementos estruturantes do framework Sistematização e formalização das actividades relacionadas com o sistema de controlo interno Aprovação do framework de controlo interno em Conselho de Administração e sua divulgação àorganização Instalação da Área de Controlo Interno como motor do processo de sistematização e formalização do sistema de controlo interno Página 15

16 Plano de implementação Calendário Página 16

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