REGULAMENTO COMISSÃO DE AUDITORIA CAIXA ECONÓMICA MONTEPIO GERAL, CAIXA ECONÓMICA BANCÁRIA, S.A.

Transcrição

1 REGULAMENTO DA COMISSÃO DE AUDITORIA DA CAIXA ECONÓMICA MONTEPIO GERAL, CAIXA ECONÓMICA BANCÁRIA, S.A.

2 ÍNDICE Artigo 1º.- Objetivo do Regulamento... 3 Artigo 2º. - Missão... 3 Artigo 3º.- Composição... 3 Artigo 4º. - Reuniões... 4 Artigo 5.º - Competências e atribuições... 4 Artigo 6.º - Deveres... 6 Artigo 7.º - Vinculação, Vigência e Revisão

3 Artigo 1º. (Objetivo do Regulamento) O presente Regulamento regula o funcionamento da Comissão de Auditoria da Caixa Económica Montepio Geral, S.A., doravante designada por CEMG, estabelece as regras básicas da sua organização e as normas de conduta dos respetivos membros, explicitando as suas competências e atribuições em complemento das disposições legais, estatutárias e regulamentares aplicáveis. Artigo 2º. (Missão) 1. A Comissão de Auditoria é o órgão de fiscalização da CEMG, constituída nos termos do disposto no nº. 1 do artigo 16.º do Contrato de Sociedade da CEMG e na alínea b) do nº. 1 do artigo 278.º do Código das Sociedades Comerciais, com as competências previstas, nomeadamente, no artigo 423º- F daquele diploma, no nº. 3 do art.º 16º do Contrato de Sociedade da CEMG e no presente Regulamento. 2. No exercício daquelas competências, a Comissão de Auditoria fiscaliza a administração da Sociedade, supervisiona as atividades de auditoria, o processo de preparação e divulgação de informação financeira, a eficácia dos sistemas de controlo interno, de gestão de risco, de controlo do cumprimento ( compliance ) e a atividade e a independência do revisor oficial de contas e do auditor externo. Artigo 3º. (Composição) 1. A Comissão de Auditoria é composta no mínimo por três membros eleitos pela Assembleia Geral, em conjunto com os demais administradores, um dos quais será o seu Presidente. 2. Os membros da Comissão de Auditoria devem, na sua maioria, ser independentes e todos deverão possuir os conhecimentos, a experiência, as competências, a compreensão e as qualidades pessoais necessários para o bom desempenho das suas funções. 3. Aos membros da Comissão de Auditoria é vedado o exercício de quaisquer funções executivas na CEMG ou respetivas subsidiárias. 4. A remuneração dos membros da Comissão de Auditoria é exclusivamente constituída por uma quantia fixa a determinar pela Comissão de Remunerações. 3

4 Artigo 4º. (Reuniões) 1. Cabe ao Presidente da Comissão de Auditoria convocar e dirigir as reuniões da Comissão de Auditoria, dispondo de voto de qualidade. 2. A Comissão de Auditoria reunirá, ordinariamente, pelo menos uma vez por mês e sempre que o Presidente o entender ou algum dos restantes membros o solicitar. 3. A agenda de cada reunião é fixada pelo Presidente integrando as propostas apresentadas pelos restantes membros, e distribuída a todos os membros da Comissão com uma antecedência mínima de três dias úteis, acompanhada da informação complementar adequada. 4. Por motivos devidamente justificados, é admitida a participação nas reuniões da Comissão de Auditoria com recurso a videoconferência ou conferência telefónica. 5. Para que a Comissão de Auditoria possa reunir e deliberar, é necessária a presença da maioria dos seus membros. 6. Sempre que a circunstância o justifique, a Comissão de Auditoria pode tomar deliberações unânimes por escrito. 7. Podem ser convidados a intervir nas reuniões os demais membros do Conselho de Administração, o revisor oficial de contas e o auditor externo, quadros da CEMG e de outras entidades do Grupo, em particular, os Diretores e Responsáveis de Auditoria Interna, contabilidade, Controlo Interno, Gestão de Risco, Compliance, bem como consultores ou outros terceiros, nomeadamente para prestar esclarecimentos, contribuições técnicas ou assessoria à Comissão sobre assuntos relevantes e sempre que tal convenha ao bom andamento dos trabalhos. 8. A Comissão de Auditoria reunirá regularmente com o revisor oficial de contas e o auditor externo, nomeadamente aquando da apreciação das contas individuais e consolidadas do Grupo CEMG. 9. De todas as reuniões da Comissão de Auditoria são elaboradas atas, contendo os temas discutidos e as deliberações tomadas, as quais serão aprovadas o mais tardar no início da reunião seguinte àquela a que respeitam. Artigo 5.º (Competências e atribuições) 1. Sem prejuízo das demais competências que lhe sejam atribuídas por lei e pelos estatutos, compete à Comissão de Auditoria, designadamente: a) Selecionar e submeter à deliberação da Assembleia-geral a eleição do revisor oficial de contas e do auditor externo, bem como dar parecer sobre os honorários a pagar pela prestação de serviços de revisão legal das contas e auditoria do Grupo GEMG e de serviços adicionais a prestar pelos mesmos; 4

5 b) Apreciar anualmente o plano de auditoria às contas individuais e consolidadas e ao sistema de controlo interno da CEMG e do Grupo CEMG, bem como fiscalizar a revisão de contas; c) Apreciar com a Comissão Executiva, o revisor oficial de contas e o auditor externo, quaisquer assuntos e decisões materialmente relevantes para a preparação dos documentos de prestação de contas, incluindo quaisquer mudanças significativas de normas regulatórias, políticas contabilísticas ou entendimentos; d) Elaborar anualmente parecer para o Banco de Portugal emitindo opinião detalhada sobre a adequação e a eficácia do sistema de controlo interno da CEMG e do Grupo CEMG.; e) Cumprir as demais atribuições constantes das disposições regulamentares do Banco de Portugal e da Comissão do Mercado de Valores Mobiliários, nomeadamente, promover, na CEMG e demais empresas do Grupo sujeitas a supervisão em base consolidada, a prossecução dos objetivos fundamentais fixados em matéria de controlo interno e gestão de riscos. 2. Compete ainda à Comissão de Auditoria: a) Aprovar, sob proposta da Comissão Executiva, os planos anuais e normas organizativas das Direções de Auditoria Interna, Gestão de Risco e de Compliance, bem como apreciar com a Comissão Executiva e cada Diretor dessas áreas, as respetivas responsabilidades, dotações de recursos e metodologias de atuação e relatórios anuais; b) Fiscalizar a atividade da auditoria interna, de compliance da CEMG e dar parecer prévio à Comissão Executiva sobre a designação, substituição e destituição dos responsáveis pela função de auditoria interna e compliance; c) Dar parecer sobre aumentos de capital social por deliberação do Conselho de Administração; d) Convocar a Assembleia Geral quando o Presidente da respetiva mesa o não faça; e) Supervisionar a eficácia das atividades de auditoria interna, de gestão de risco e de controlo do cumprimento ( compliance ) e, especialmente a atuação da Direção de auditoria interna no que respeita ao acompanhamento dos trabalhos de controlo interno; f) Confirmar e assegurar a independência da auditoria interna, tomando conhecimento de quaisquer restrições de âmbito ou dificuldades no acesso à informação requerida; g) Apreciar os relatórios mais significativos, designadamente os que impliquem riscos de reputação ou prejuízos relevantes efetivos ou potenciais, apresentados pela auditoria interna à Comissão Executiva e a atuação sequente desta; h) Acompanhar todas as ações inspetivas do Banco de Portugal, da Comissão de Mercado de Valores Mobiliários, da Autoridade de Supervisão de Seguros e Fundos de Pensões, da Direção Geral de Impostos e da Inspeção Geral de Impostos e da Inspeção Geral de Finanças realizadas à CEMG e demais empresas do Grupo sujeitas a supervisão em base consolidada. 3. Para o desempenho das atribuições referidas nos pontos anteriores: a) A Comissão de Auditoria dispõe de acesso irrestrito a todos os dados, registos e empregados da CEMG e suas subsidiárias; 5

6 b) A Comissão de Auditoria tem a faculdade de, por sua iniciativa, solicitar pareceres independentes ou contratar serviços de assessoria especializados ou de consultoria externa, na medida em que os considerar necessários ao adequado desempenho das suas funções, devendo a respetiva remuneração ter em conta a situação económica da CEMG; c) A Comissão de Auditoria solicitará e apreciará toda a informação de gestão que considere em cada momento necessária, bem como terá acesso irrestrito à documentação produzida pelos auditores internos e externos, podendo-lhes solicitar qualquer informação que entenda necessária; d) As Direções de Auditoria Interna, Risco e Compliance prestam à Comissão de Auditoria os serviços e informações que por esta sejam requeridos; e) A Comissão de Auditoria é o interlocutor primeiro do revisor oficial de contas e do auditor externo e o primeiro destinatário dos respetivos relatórios; f) A Comissão Executiva deve disponibilizar, mediante solicitação da Comissão de Auditoria, os recursos financeiros e os meios técnicos, humanos e materiais necessários ao seu funcionamento, em conformidade com o presente Regulamento e as disposições legais e estatutárias aplicáveis; g) A Comissão de Auditoria deve receber as comunicações de irregularidades apresentadas por acionistas e colaboradores da CEMG ou outros. Artigo 6.º (Deveres) Os membros da Comissão de Auditoria têm o dever de: a) Participar nas reuniões da Comissão de Auditoria; b) Participar nas reuniões do Conselho de Administração e da Assembleia-geral, bem como nas reuniões da Comissão Executiva para as quais o respetivo Presidente requeira a sua presença; c) Guardar segredo dos factos e informações de que tiverem conhecimento em razão das suas funções; d) Registar por escrito todas as verificações, fiscalizações, denúncias recebidas e diligências que tenham sido efetuadas e o resultado das mesmas. Artigo 7.º (Vinculação, Vigência e Revisão) 1. O presente Regulamento entra em vigor no dia da sua aprovação pelo Conselho de Administração da CEMG e obriga todos os seus membros, incluindo qualquer membro que venha a ser eleito ou designado após a sua aprovação. 2. A Comissão de Auditoria analisará anualmente o presente Regulamento, com vista à avaliação da sua adequação e eventual apresentação de proposta de revisão ao Conselho de Administração. 6

7 3. Sem prejuízo do disposto no ponto anterior, caso alguma norma do presente Regulamento conflitue com algum dispositivo legal, regulamentar ou estatutário, prevalecerá, nessa parte, a aplicação desse dispositivo. Aprovado na reunião do Conselho de Administração de 22/05/