GESTÃO DA INFORMAÇÃO: O APORTE DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL-FINANCEIRA AO PROCESSO DECISÓRIO EM ORGANIZAÇÕES

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1 1 Eixo Temático: Informação, Tecnologia e Sociedade. GESTÃO DA INFORMAÇÃO: O APORTE DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL-FINANCEIRA AO PROCESSO DECISÓRIO EM ORGANIZAÇÕES Juarez Pereira da Silva 1 Luis Fernando Conduta 2 Marlene de Fátima Campos Souza 3 RESUMO O ambiente empresarial está, cada vez mais, se tornando-se competitivo e exige da organização maior preparo para trabalhar com as situações que envolvam decisões assertivas em relação ao processo empresarial. Evidenciamos, ao longo desse estudo a relevância da informação contábil-financeira para os gestores e sua importância no processo decisório. O objetivo do estudo é definir e demonstrar as características da informação contábil-financeira no seu aspecto gerencial, bem como analisar sua contribuição ao processo decisório dentro das organizações. Foi proposto um modelo utilizando dados hipotéticos para construir e exemplificar a ideia central desse estudo. Palavras-chave: Gestão da Informação. Informação contábil-financeira. Processo decisório. 1 INTRODUÇÃO O ambiente empresarial está se tornando mais competitivo, e as organizações para que consigam despontar neste ambiente, buscam formas para colher o maior número possível de informações de cunho estratégico, que proporciona uma contribuição relevante em uma tomada de decisão. A partir do momento em que se compreende o papel de uma informação no sistema de gestão organizacional de uma empresa, amplia-se a capacidade na tomada de decisão pautada em segurança e confiabilidade. 1 Graduando do Curso de Ciências Contábeis UNIVEM. juarezsp2010@hotmail.com 2 Mestrando em Ciência da Informação UNESP. Fernando.condutta@hotmail.com 3 Doutoranda em Contabilidade PUC-SP. Marlene@univem.edu.br

2 2 E, ainda, no aspecto da informação, entramos na área da teoria da contabilidade, pois essa tem como objetivo fornecer informações aos seus usuários tanto internos como externos. Desse modo, destacamos que esse estudo possui uma abordagem interdisciplinar entre a Ciência da Informação e a Teoria da Contabilidade, agregando maior valor aos estudos na área da Ciência da Informação, devido ao fato de que as questões a serem abordadas proporcionaram um novo arcabouço teórico aos estudos da gestão da informação, esta aliada ao processo decisório das organizações, contribuindo também para disseminar uma nova visão sobre a gestão da informação contábil-financeira e proporcionando base de consulta a futuros estudos. A contabilidade tem a capacidade de gerar diversos tipos de informações que contribuem para decisões importantes nas organizações; tais informações que são traçadas para seus gestores, proprietários ou seus acionistas traduzem de tal forma a futura realidade financeira de uma organização. Nos dias de hoje, o contexto organizacional, a informação é um recurso imprescindível, podendo representar uma vantagem competitiva para determinadas organizações (McGEE e PRUSAK; 1994 BEUREN; 2000). O montante de dados e informações está exposto diariamente e isso demanda um gerenciamento eficaz dessas informações (BEUREN, 2000), sendo este aspecto parte integrante do processo decisório dos dirigentes e gestores dentro das organizações. Se administrar é decidir, a continuidade de qualquer negócio depende das decisões tomadas pelos gestores dos vários níveis organizacionais (ASSAF NETO, 1997) dentro das atividades de planejamento e controle. A informação de caráter contábil-financeiro é agrupada em sistemas de informações corporativas formado por um conjunto de fatores como sistemas operacionais específicos de gestão, telefones, planilhas eletrônicas, sistemas de gerenciamento, dentre outros. De acordo com Marion (2008, p.23) destaca que: A contabilidade é o grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões. Na verdade, ela coleta todos os dados econômicos, mensurandoos monetariamente, registrando-os e sumarizando-os em forma de relatórios ou de comunicados, que contribuem sobremaneira para a tomada de decisões.

3 3 Conforme foi exposto anteriormente, destacamos que o objetivo principal desse estudo é de demonstrar e definir as características da informação contábilfinanceira no seu aspecto gerencial, e analisar a sua contribuição ao processo decisório dentro das organizações. 1.1 PROBLEMA É evidente que as organizações se confrontam com constantes mudanças no mundo empresarial e, dessa forma, a evidenciação da sua situação econômicofinanceira se torna extremamente importante, pois assim, as organizações poderão adaptar-se ás mudanças evitando possíveis eventos não previstos. Com essas constatações destacamos que todas as informações tornam-se ferramentas de valor para que os gestores identifiquem ameaças que o cenário econômico possa apresentar. Caso as organizações não estejam preparadas para avaliar as possíveis causas e efeitos que a falta de informações possa provocar em um processo de tomada de decisão, isso gerará um problema com possíveis danos aos seus negócios. Diante do exposto, pode-se formular a seguinte questão para este estudo: De que modo a informação contábil-financeira proporciona aporte ao processo decisório em uma organização? 2. PRESSUPOSTOS TEÓRICOS 2.1 A Contabilidade como Geradora de Informações A área contábil dentro de uma organização tem como objetivo principal gerar informações para o seu público interno e externo. Por público entende-se todos os usuários das informações. As informações geradas pela contabilidade funcionam como base a tomada de decisão dentro de uma organização como destacado anteriormente.

4 4 2.2 Dados e informação No ambiente interno organizacional, esses dados são compilados por sistemas de processamento de dados e, consequentemente, convertidos em informações, porém essas informações, em algumas organizações, não possuem o valor estratégico merecido, e como resultado disso, a gestão da informação deixa de receber a atenção que seria relevante dentro da organização, destaca SMITH (2013). Segundo CHOO (2011), a informação funciona como um componente intrínseco em quase todos os processos de uma organização. se não houver um entendimento a respeito desses processos, pelos quais a informação transforma as organizações não serão capazes de perceber a relevância de suas fontes de informações, e com isso perderá espaço no mercado. Determinadas formas a acerca da informação e seu valor estratégico possuem implicações com a Ciência Contábil, uma vez que o principal objetivo dessa ciência é o de elaborar e apresentar informações contábil-financeiras que tenham relevância e possuam utilidade no processo decisório de seus diversos usuários, sob o aspecto de qualquer organização, enfatiza PAIVA (2006). 2.3 Gestão da informação Podemos considerar a atividade de gestão como um conjunto de procedimentos que abarcam algumas atividades de organização, distribuição, planejamento e controle de recursos, tendo como objetivo racionalizar e efetivar determinado sistema, produto ou serviço, afirma MARCHIORI (2002). É possível, também, direcionar o foco da atividade de gestão ao aspecto da informação e a todos os seus derivados, pois ele representa um recurso de ordem estratégica da organização. De acordo com Moraes e Fadel (2008), gestão da informação requer que haja o estabelecimento de processos, fluxos ou etapas, a partir do qual se obtém, se desenvolve ou, então, se utilizam determinados recursos, com a finalidade de controlar a informação para a sociedade que serve. Ainda, segundo as autoras, o

5 5 processo de gestão da informação tem de ser valorado de forma sistemática nas diferentes dimensões. 2.4 Processo decisório O processo de tomada de decisão é uma grande responsabilidade que os gestores têm em suas mãos, pois, certamente, as decisões tomadas geram os resultados futuros. Todo ser humano está predisposto a uma tomada de decisão, podendo ela ser simples ou mais complexa. Diariamente, as pessoas são direcionadas a tomar diversos tipos de decisões, sejam elas de longo ou de curto prazo, planejadas ou não mas, certamente, todas as decisões a serem tomadas influencia no futuro das pessoas e ou das organizações. Conforme Megginson, Mosley, Pietri Jr. (1998, p.194): Cada um de nós toma muitas decisões diariamente. Temos que decidir quando levantar, quais roupas usar, o que comer, aonde ir, como chegar, além das inúmeras decisões no trabalho ou na escola. Entre outras, existem aquelas decisões que precisam de um maior cuidado, pois qualquer decisão errada pode causar muitos prejuízos, até mesmo, o fechamento de grandes empresas. Portanto, para se ter maior segurança em uma tomada de decisão, é imprescindível absorver todos os tipos de informações necessárias. Assim, os gestores estarão mais preparados, minimizando os riscos e falhas, pois estas podem ter consequências favoráveis ou desastrosas. 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Apresentam-se, a seguir, os procedimentos metodológicos para o desenvolvimento desse estudo. Essa pesquisa será classificada como sendo de natureza bibliográfica sob o contexto de construção das ideias. E quanto à abordagem do problema, a pesquisa em questão classifica-se como sendo quantitativa, pois trabalha com variáveis para exemplificar e destacar as discussões que norteia o núcleo desse estudo.

6 6 4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Antes de uma tomada de decisão, é necessário que todas as informações sejam precisas. A falta de uma informação, como por exemplo, o valor de determinada despesa, de determinado custo ou qualquer outra informação, relacionada ao contexto contábil-financeiro, pode comprometer todo um planejamento que havia sido estruturado pela organização. Os modelos a seguir, tabela 1 e 2, representam situações-problemas semelhantes. Porém, em um dos casos, um dado (variável) não foi alocado ao cálculo, gerará distorções no resultado final e, consequentemente interferirá no processo decisório. Na tabela 1, os dados são alocados de forma relevante e completa, extraída de determinados departamentos para elaborar de modo correto o custo total de um determinado produto com todos os gastos operacionais incluídos. Na tabela 2, os dados são alocados do mesmo modo como descrito na tabela 1. Porém, com a ausência de um dado também relevante para a composição dos custos do produto em questão. Tabela 1: Dados corretos Tabela 2: Dados incorretos Na tabela 3, é demonstrado a apuração dos custos de cada produto, tomando como base as informações descritas nas tabelas 1 e 2.

7 7 As demonstrações dos custos diretos e indiretos formalizam o totalizador dos gastos operacionais para a formalização do custo unitário. O custo total dividido pelo total de unidades produzidas é igual ao preço unitário de cada produto. Tabela 3: Apuração dos Custos Na tabela 4, é demonstrado o resultado do exercício, por meio da Demonstração do Resultado do Exercício, e a partir desse demonstrativo evidenciase a diferença do resultado (lucro) obtido entre o produto A e produto B, essa diferença foi gerada por um dado inserido de forma incorreta. Esse tipo de situação compromete toda uma tomada de decisão, e o processo de gestão de informação não consegue atingir seu êxito completo. Tabela 4: Diferença de Resultado (Lucro)

8 8 autores Fonte: Elaborado pelos Por meio dos resultados finais (Lucro Líquido) dos produtos A e B, é possível identificar a amplitude que a simples inserção de um dado de forma incorreta pode provocar. Essa alocação errônea interfere na composição do resultado final do produto. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Em qualquer forma de organização, o processo decisório tem como uma de suas principais sustentações, a informação contábil-financeira. Essas informações são a base para todo processo que envolva a continuidade das atividades organizacionais, seguindo o princípio contábil da continuidade. Esse modelo simplificado demonstra a importância da informação contábilfinanceira para os gestores tomarem decisões mais rápidas e com um maior grau de segurança. Ressaltamos que foi elaborado um modelo hipotético de informação contábil-financeira com alocações incorretas causando, dessa forma distorções nos resultados finais.

9 9 Desse modo, para que uma organização mantenha uma saúde econômicofinanceira positivo, a mesma deverá manter seus processos operacionais alinhados e gerir, de formas corretas e claras, sua informação contábil-financeira. Assim, conclui-se que uma gestão eficaz decorre de uma informação contábil-financeira coerente e com capacidade de subsidiar seus gestores nos processos organizacionais. REFERÊNCIAS ASSAF NETO, Alexandre; SILVA, César Augusto Tibúrcio. Administração de capital de giro. 2.ed. São Paulo: Atlas, BEUREN, Ilse Maria. Gestão da informação: um recurso estratégico no processo de gestão empresarial. 2 ed. São Paulo: Atlas, CHOO, Chun. Wei. A organização do conhecimento: Como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. 3. ed. São Paulo: Editora SENAC, MARION, José Carlos. Contabilidade empresarial. 14. ed. São Paulo: Atlas, MARCHIORI, P. Z. A ciência e a gestão da informação: compatibilidades no espaço profissional. In: Revista Ci. Inf., Brasília, v. 31, n. 2, p , maio/ago Disponível em: < Acesso em: 12 de maio MEGGINSON,L.C. e; MOSLEY, D.C. e; PIETRI, Jr. Administração: conceitos e aplicações. 4. ed. São Paulo: Harbra, McGEE, J.; PRUSAK, L. Gerenciamento Estratégico da Informação: aumente a competitividade e a eficiência de sua empresa utilizando a informação. Rio de Janeiro: Editora Campus, cap. 4. p MORAES, C. R. B.; FADEL, B. Informação orgânica como subsídio para o processo de inteligência competitiva. In: VALENTIM, M. L. P. (Org.). Gestão da informação e do conhecimento no âmbito da Ciência da Informação. São Paulo: Polis: Cultura Acadêmica, p PAIVA, S, B. Da informação ao conhecimento contábil: um salto qualitativo na Contabilidade: Revista Brasileira de Contabilidade, n. 158, p , mar./abr, SMITH, M. S. J. A cultura informacional como alicerce de gestão contábil nas pequenas e médias empresas Tese (Doutorado em Ciência da Informação), Universidade Estadual Paulista, Marília.