UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO DEPARTAMENTO DE COMPRAS E LICITAÇÕES

Transcrição

1 Memorando Circular nº. 005/2014/DCOM Às Unidades de Ensino, Pró-Reitorias, Secretarias e Departamentos da UFSC Assunto: Orientações gerais sobre pesquisa de preços Em 26 de maio de Considerando a necessidade de conferir maior celeridade aos processos de compra desta Universidade e o intuito deste Departamento de Compras (DCOM) em alinhar suas práticas com os mandamentos de eficiência que se colocam à boa Administração Pública, em 2013 iniciou-se a implementação de novos procedimentos relativos aos trâmites de tais processos que visem aquisição de materiais de consumo ou de natureza permanente. 2. A adoção de nova metodologia na condução dos processos de compras apresentou-se como alternativa necessária diante dos imperativos que se colocam ao DCOM em tais autos, sendo estes de ordem técnica, operacional e estratégica. Desta forma, o rearranjo dos passos que conduzem à licitação surgiu como alternativa ensejadora de maior eficiência na lide de tais processos pela conferência de maior grau autonomia às Unidades Administrativas que terão mais propriedade e a decorrente responsabilidade sobre cada pedido de compra gerado para a aquisição de determinado item. 3. A implementação dos novos procedimentos iniciou-se em 02/11/2013 conforme conteúdo constante no Memorando Circular 09/2013, que dispunha sobre as novas funcionalidades oferecidas pelo sistema de gerenciamento de processos eletrônicos adotado nesta Universidade (SOLAR) desenhadas para conferir maior solidez à documentação informativa da compra já desde o momento inicial, quando da montagem dos autos pelo requerente. 4. De tal data em diante o devido preenchimento da planilha de pesquisa de preços passou a anteceder a própria criação do pedido de compras, vez que o documento é dos mais sensíveis para o sucesso da licitação e para a consistência da documentação que a justifica e informa. A medida permite que a inserção de tão importantes dados a frisar, os preços orçados com fornecedores que, logo adiante, formam o valor de referência para a posterior fase externa da licitação seja feita pelos

2 próprios requerentes, detentores de conhecimento técnico sobre a demanda e das práticas de mercado de cada um dos itens requeridos. 5. Diante da importante alteração realizada na ordem das etapas do processo de compras e ciente da necessidade de orientações sobre os novos procedimentos, o Departamento de Compras promoveu curso de capacitação visando orientar os servidores que executam atividades ligadas a área de compras dos necessários critérios e cuidados a serem tomados na colheita, julgamento e inclusão dos valores e dados obtidos em cada cotação realizada. Participaram desta habilitação, após ampla divulgação, 55 servidores das mais diversas lotações nesta Instituição. 6. Vencida tal etapa, o Memorando Circular 12/2013 regulamentou a fase de adaptação que se seguiu. O período caracterizou-se como uma transição estabilizadora deste processo de descentralização de atividades e responsabilidades. Os servidores do Departamento de Compras realizaram, neste ínterim, análises cuidadosas dos pedidos enviados fazendo os devidos apontamentos de eventuais inconsistências ou inconformidades com os mandamentos legais ou normas e expedientes adotados pela Universidade, de acordo com o que fora anteriormente instruído na capacitação. Neste lapso temporal a competência do Departamento de Compras esteve limitada ao disposto na normativa supramencionada. 7. Transcorrida esta planejada aclimatação, inicia-se, a partir do presente documento, outra etapa deste rearranjo de atividades e competências no âmbito dos Processos de Compra/Licitação. De agora em diante, será de exclusiva responsabilidade do servidor que realizar a etapa de Pesquisa de Preço os dados lá inseridos, cabendo a este, portanto, os encargos decorrentes da obtenção das cotações; do julgamento para a consideração ou não de cada um dos valores obtidos; da digitação de tais valores no sistema e nas planilhas do processo; e da correspondência/adequação entre os materiais orçados e aqueles catalogados e solicitados no Pedido de Compras (descrições, características, unidades de medida e comercialização e etc.). 8. Nesta conjuntura, competirá ao Departamento de Compras o recebimento dos autos e avaliação formal da documentação que o informa, em detrimento de análises mais pormenorizadas. Assim sendo, caberá, de ofício, ao servidor que der causa ao início do Processo de Compra, através da etapa de Pesquisa de Preço (conforme novo fluxo processual acima referido) a observância dos seguintes pontos: a) Para cada item do Pedido de Compras deverá haver ampla pesquisa de preços que bem represente a realidade de mercado para o produto, constituída de, pelo menos, três orçamentos obtidos com fornecedores distintos e desvinculados (excluem-se, portanto, empresas diferentes de mesmo dono, grupo ou composição societária); b) Cada um dos orçamentos obtidos, anexados à pasta digital do processo e considerados na composição da planilha de pesquisa de preço, deverá conter informações mínimas como razão social da empresa, CNPJ, data de emissão do documento e sua validade e servidor

3 responsável pelo levantamento, além de quaisquer outras que possam ser pertinentes à boa instrução do processo. c) Os orçamentos devem cotar itens que atendam plenamente as especificações anteriormente catalogadas para o produto (características, medidas, composição, unidades de comercialização e etc). Caso haja divergência de menor importância que não altere substancialmente a qualidade da estimativa obtida cabe juntar declaração de servidor competente para tanto. d) Os valores obtidos em cada uma das cotações deverão ser objeto de análise crítica por parte do requerente para que não sejam contabilizados preços inexequíveis, exorbitantes ou demasiado discrepantes entre si. Itens que apresentem orçamentos com variação superior a 100% deverão ser prontamente revisados com a substituição do preço desviante. 9. Cabe ressalva de que o rol acima é meramente exemplificativo dos cuidados e critérios mínimos a serem observados, sem prejuízo de que se adote tudo mais que possa ser necessário ou adequado diante dos mandamentos de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência e economicidade na lide da coisa pública e de acordo com as referências que seguem anexas a este memorando. 10. Realizadas tais medidas pelo setor requerente, a documentação seguirá ao DCOM, estando o Mapa Comparativo de Preços e demais documentos sob responsabilidade do servidor que fizer as referentes diligências. A identificação deste usuário será, a partir de 09/05/2014, automaticamente realizada por nova funcionalidade do sistema operacional utilizado (SCL) facilitando a identificação de tal agente público por qualquer interessado. Nos processos anteriores, no entanto, tal informação já se encontrava disponível posicionando-se o cursor do mouse sobre cada documento da pasta digital dos processos. Recebida a demanda pelo DCOM, a análise deste departamento estará vinculada apenas no que tange à: a) Conferência da presença de informações necessárias mínimas à individualização dos orçamentos e sua data de validade; b) Conferência, diretamente no Mapa Comparativo de Preços, da presença de ao menos três cotações para cada um dos itens ou das devidas justificativas para a ausência que serão analisadas posteriormente pela Procuradoria Federal da UFSC; c) Conferência, diretamente no Mapa Comparativo de Preços, da inexistência de variações superiores a 100% entre os valores considerados para cada item. 11. Averiguados os pontos acima o Processo será, no caso de reconhecida alguma inconsistência, devolvido ao requerente para novas diligências ou esclarecimentos. Não sendo percebida a desatenção com algum destes pontos específicos o Processo será dirigido às próximas instâncias competentes de apreciação no estado em que se encontrar.

4 12. O Departamento de Compras seguirá atuando também no sentido de promover assessoria e capacitação aos servidores interessados que não tenham sido contemplados nas três primeiras turmas bem como na produção e transmissão de todo conteúdo que possa facilitar e colaborar com o trabalho dos requerentes dos Processos de Compras nesta Universidade. Respeitosamente, Karen Pereira Alvares Diretora do Departamento de Compras Portaria nº. 176/GR/2014

5 ANEXO AO MEMORANDO 005/DCOM/2014 REFERÊNCIAS GERAIS Sobre Orçamentos Proceda, quando da realização de licitação, a consulta de preços correntes no mercado, ou fixados por órgão oficial competente ou ainda, constante do sistema de registro de preços, em cumprimento ao disposto art. 43, inc. IV, da Lei no 8.666/1993, consubstanciando a pesquisa no mercado em, pelo menos, três orçamentos de fornecedores distintos, os quais devem ser anexados ao procedimento licitatório. Acórdão 1547/2007 Plenário TCU Faça constar do processo licitatório, em caso de orçamento estimado por pesquisa de preços, os comprovantes da pesquisa (propostas das empresas), conforme dispõe o art. 38, inciso XII, da Lei no 8.666/1993, de forma a permitir a verificação da data de sua realização, as empresas consultadas e os preços fornecidos. Acórdão 304/2006 Plenário TCU Realização de ampla pesquisa de preços no mercado, a fim de estimar o custo do objeto a ser adquirido, definir os recursos orçamentários suficientes para a cobertura das despesas contratuais e servir de balizamento para a análise das propostas dos licitantes, em harmonia com os arts. 7º, 2º, inciso III, e 43, incisos IV e V, todos da Lei 8.666/1993. Acórdão 1182/2004 Plenário TCU Sobre Preços Obtidos Deve ser estabelecido procedimento padronizado de pesquisa de preços, em que seja exigido o mínimo de três propostas e completo detalhamento da proposta pelo fornecedor, em conformidade com o solicitado e deve haver vinculação entre o valor indicado na proposta e o efetivamente contratado. Acórdão 127/2007 Plenário (Sumário) TCU Empreenda, quando da realização de contratações, pesquisa de preços no mercado, com a juntada de orçamentos capazes subsidiar a fixação de um parâmetro de preço aceitável ou a justificativa, de maneira fundamentada, da impossibilidade de fazê-lo. Acórdão 1100/2008 Plenário TCU Avalie, de forma crítica, a pesquisa de preço obtida junto ao mercado, em especial quando houver grande variação [...] Não é admissível que a pesquisa de preços de mercado feita pela entidade seja destituída de juízo crítico acerca da consistência dos valores levantados, máxime quando observados indícios de preços destoantes dos praticados no mercado. Acórdão 403/2013 Primeira Câmara TCU Reproduzido no ILC/TCU 0139/2013 REFERENCIA ESPECÍFICA NO ÂMBITO DA UFSC ANEXO À NOTA TÉCNICA Nº 376/PF-UFSC/PGF/AGU/2013 REGRAS PARA A REALIZAÇÃO DE PESQUISAS DE PREÇO DE MERCADO