- Tarefas e Fluxo de Trabalho -

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Washington Sintra
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1 AULA 4 - Tarefas e Fluxo de Trabalho - Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 1 de 5

2 OTIMIZANDO SUAS TAREFAS para um dia-a-dia mais simples e eficiente Todas as atividades que você precisa realizar na sua empresa podem ser divididas em duas categorias principais: Tarefas de Operação e Tarefas de Construção do seu negócio. relembrando > Tarefas de Operação São todas aquelas que se referem à confecção e entrega do seu produto ou serviço ao cliente. São todas as tarefas específicas à sua área de atuação. Ex: Fotógrafos > Tratamento de Imagem, diagramação de álbum, captação das fotos, etc. Designers > Criação de Logo, Fechamento de arquivos, Paletas de referência, etc. Moda > Criação da coleção, produção dos modelos, etc. > Tarefas de Construção São todas aquelas que se referem à construção do seu negócio como empresa, ou seja, são as tarefas que não dependem da sua área de atuação, como Elaboração de orçamentos, campanhas de marketing, planejamento, cobranças e pagamentos, vendas, etc. 1) Tarefas de operação do seu negócio Faça uma lista contendo todas as tarefas de operação do seu negócio que você realiza atualmente: Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 2 de 5

3 Tarefas-problema Dentro desta lista que você fez, existem sempre aquelas tarefas que nós realizamos com mais destreza, com mais tranquilidade e confiança, e existem aquelas tarefas que não rendem muito, seja por não termos afinidades com elas, por serem maçantes, ou por não termos um fluxo de trabalho que permite que as realizemos com calma. É importante identificar quais são as tarefas operacionais da sua empresa que te despertam preguiça, insegurança, que são pesadas, cansativas ou que levam muito tempo para serem realizadas. Liste abaixo suas tarefas-problema na esfera Operacional: (não esqueça de compartilhar suas tarefas-problema nos comentários) Suas tarefas-problema são aquelas que precisam de mais atenção sua neste momento. É preciso resolvê-las, encaminhá-las ou alterar seu fluxo de trabalho de modo a eliminá-las para que seu dia-a-dia possa ser desintoxicado do mal estar que estas tarefas te proporcionam. Por enquanto, deixe sua lista de tarefas-problema operacionais guardadas, falaremos delas em seguida. 2) Tarefas de Construção do seu negócio Faça uma lista contendo todas as tarefas de construção do seu negócio que você realiza atualmente: Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 3 de 5

4 Tarefas-problema Dentro desta lista também existem sempre aquelas tarefas não rendem muito, aquelas que você acaba sempre postergando, seja por não saber como fazer, por serem maçantes, ou por não você não possuir um fluxo de trabalho que te permita realizá-las com calma. Liste abaixo suas tarefas-problema na esfera de construção do seu negócio: (não esqueça de compartilhar suas tarefas-problema nos comentários) 3) Se liberando de tarefas-problema É importante se liberar das tarefas-problema. Para isso a primeira coisa a ter em mente é que você tem o poder e a capacidade de alterar essa realidade sem comprometer a entrega final ao seu cliente. Para se liberar das suas tarefas-problema você tem alguns caminhos: 1. Delegar a um outro membro da equipe Para isso é necessário que a tarefa seja mais mecânica, relativamente simples, ou que o membro da equipe a executá-la seja qualificado e especificamente treinado para fazê-la. 2. Alterar seu fluxo de trabalho para simplificar esta tarefa Em muitos casos você pode alterar o seu fluxo de trabalho para simplificar essa tarefa, isso pode significar incluir ou eliminar alguma etapa precedente no seu fluxo de trabalho. Este tipo de alteração exige reflexão e coleta de dados de clientes anteriores. Sempre que você pensar em fazer uma mudança, vale a pena se perguntar: Como seria sido com o (projeto, cliente, coleção) anterior se eu tivesse usado esse novo fluxo de trabalho? 3. Eliminar tal etapa da sua lista de entrega (somente para tarefas operacionais) Em alguns casos é possível simplesmente eliminar o produto desta tarefa da sua entrega final. Para estabelecer a importância desta tarefa você deve se Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 4 de 5

5 perguntar se o produto final desta tarefa é um item diferencial e fundamental na sua entrega e se ele agrega valor de venda ao seu produto ou não? Ex: Alguns profissionais fazem caixas manualmente para entregar seus produtos aos seus clientes e na maioria dos casos os clientes não fecham contrato com esse empresa em vez de fechar com o concorrente por causa da caixa feita à mão para a entrega. Neste caso, esta caixa deveria ser substituída por uma de mais simples e rápida execução. 1) Dicas gerais para otimizar algumas tarefas-problema > Para tarefas referentes à prospecção, orçamentos e vendas Procure estabelecer suas ofertas e pacotes de modo a simplificar sua produção de orçamentos. Estabelecendo um número fixo de ofertas para o cliente escolher você elimina a necessidade de preparar um orçamento específico para cada tipo de cliente; Você também deve marcar todas as suas conversas de prospecção num mesmo dia da semana, para facilitar seu dia-a-dia e otimizar o envio das propostas; Você já deve deixar todos os orçamentos possíveis prontos em pdfs fechados, assim, após a conversa com o cliente a única coisa que você precisa fazer é selecionar qual das propostas será a mais adequada para aquele cliente. > Nós vamos trabalhar em detalhes esse aspecto da sua empresa na aula 6 ;) > Para tarefas referentes à Marketing Procure concentrar toda a sua produção de conteúdo para marketing em um único período da semana ou do mês. Você pode separar um dia para escrever todos os textos de posts e campanhas e outro para produzir as imagens que irão acompanhar esses textos. Você já pode também deixar todos os posts e newsletters programados para que sejam automaticamente enviados sem intervenção futura sua. > Para tarefas referentes à esfera Financeira da sua empresa Procure deixar o maior número possível de contas em débito automático ou no seu cartão de crédito da empresa, assim você não precisa se preocupar com todos os pagamentos. Deixe sempre programado um período na semana para agendar pagamentos que você precise fazer para a sua empresa. Agende sempre um horário na sua semana para acessar suas contas bancárias e tomar ciência da situação financeira da sua empresa ;) fim Reprodução e distribuição proibidas Empreender com Afeto pg. 5 de 5

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