SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO DE GESTÃO 2017

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1 SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO DE GESTÃO 2017 NITERÓI JAN/2018

2 APRESENTAÇÃO A Superintendência de Documentação (SDC) é o órgão responsável pela coordenação técnica e administrativa do Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF. Integrante da administração superior e diretamente vinculada ao Gabinete do Reitor (GABR), a SDC apresenta o seu Relatório de Gestão - Exercício 2017, como instrumento de prestação de contas anual de suas atividades à sociedade e aos órgãos de controle interno e externo. O presente relatório tem como objetivo, dar transparência às atividades planejadas e executadas pela Superintendência de Documentação SDC, através das 46 (quarenta e seis) unidades que a compõe, no período de 01 de dezembro de 2016 a 30 novembro de 2017, destacar os indicadores de qualidade e produtividade, e revelar em números os resultados alcançados no respectivo ano. Assim como em 2015 e 2016, a realidade econômica do país impactou a esfera pública federal com graves restrições orçamentárias em Este cenário exigiu de seus dirigentes, resiliência, serenidade, adequação e planejamento em todas as áreas, exercitando a capacidade de adaptação e evolução positiva frente aos recursos mais escassos na universidade. Deste modo, no exercício de 2017 foram implementadas ações e algumas mudanças, no sentido de aperfeiçoar o planejamento estratégico da unidade, a estrutura organizacional da SDC, bem como seus processos administrativos e de gestão. No que diz respeito à superação dos desafios impostos, cabe aqui destacar que, com a determinação e o comprometimento de todos os colaboradores da Superintendência de Documentação, foram alcançados resultados significativos e relevantes para a UFF, comunidade acadêmica e em geral. O ano de 2017 foi caracterizado por definição de prioridades e busca de práticas de gestão que permitissem, mesmo num contexto mais restrito, a realização de projetos institucionais, o alcance dos objetivos e o cumprimento da missão da SDC. As ações planejadas pela gestão da SDC em 2017 priorizaram iniciativas voltadas para: ampliação e movimentação de recursos humanos; Gestão de documentos; Gestão da Informação na UFF e no Sistema de Bibliotecas e Arquivos; atualização e manutenção de acervos; Programas de Capacitação e Formação continuada; Conforto ambiental; Controle Patrimonial; Infraestrutura; Responsabilidade ambiental; Sustentabilidade; Digitalização de documentos; Parcerias com outras instituições e ações afirmativas.

3 LISTA DE QUADROS QUADRO 1 MACROPROCESSOS QUADRO 2 NÚMERO DE UNIDADES ORGANIZACIONAIS VIGENTES DA SDC QUADRO 3 ALTERAÇÃO DE VINCULAÇÃO PROPOSTA QUADRO 4 CRIAÇÃO DE NOVAS UNIDADES QUADRO 5 MUDANÇA DE NOMENCLATURA OU EM DESATIVAÇÃO QUADRO 6 QUANTIDADE DE UORG S NA SDC QUADRO 7 UNIDADES EM REESTRUTURAÇÃO QUADRO 8 NOVOS SERVIDORES QUADRO 9 VACÂNCIA QUADRO 10 APOSENTADORIAS QUADRO 11 REDISTRIBUIÇÃO POR PERMUTA QUADRO 12 REMOÇÃO DE OFÍCIO PARA AJUSTE DE LOTAÇÃO QUADRO 13 CEDIDOS POR GESTÕES ANTERIORES À OUTRAS INSTITUIÇÕES QUADRO 14 SERVIDORES COM EXERCÍCIO PROVISÓRIO EM OUTRA INSTITUIÇÃO POR DESLOCAMENTO DO CÔNJUGE QUADRO 15 MOVIMENTAÇÃO INTERNA QUADRO 16 SERVIDORES AFASTADOS QUADRO 17 SERVIDORES QUE RETORNARAM APÓS AFASTAMENTO QUADRO 18 PRESTAÇÃO DE CONTAS QUADRO 19 AÇÕES POSITIVAS REALIZADAS PELA SDC EM QUADRO 20 MOBILIÁRIOS ENCAMINHADOS ÀS UNIDADES PELA SDC QUADRO 21 MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA QUADRO 22 MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA (EMPENHO 2017NE800336) QUADRO 23 BIBLIOTECAS POR ÁREA E HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO QUADRO 24 AÇÕES E EVENTOS REALIZADOS PELAS BIBLIOTECAS QUADRO 25 ACERVO CORES QUADRO 26 SEÇÕES DA CBI QUADRO 27 CBI: PROGRAMAS EM DESENVOLVIMENTO QUADRO 28 DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE FORMAÇÃO CONTINUADA QUADRO 29 DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO DE USUÁRIOS QUADRO 30 PERFIS DE OPERAÇÃO QUADRO 31 APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL QUADRO 32 SERVIÇOS AO USUÁRIO POR QUADRO 33 FICHA CATALOGRÁFICA ON-LINE... 72

4 QUADRO 34 STATUS DO PLANO DE TRABALHO DA SIRE DO ANO DE 2017/ QUADRO 35 RECEBIMENTO DE DOAÇÕES QUADRO 36 CURSOS DA UFF AVALIADOS EM QUADRO 37 AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PELA SPTE QUADRO 38 PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS/ATIVIDADES ESPECIAIS (SPTE) QUADRO 39 SIGLAS E DESCRIÇÃO DOS SETORES DA CAR QUADRO 40 UNIDADES QUE POSSUEM ESTAGIÁRIOS SUPERVISIONADOS PELA CAR QUADRO 41 PALESTRAS E CURSOS PROFERIDOS PELOS SERVIDORES DA CAR QUADRO 42 CAPACITAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR QUADRO 43 CURSOS DE QUALIFICAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR QUADRO 44 ATIVIDADES NO ACERVO DO DAP QUADRO 45 LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (APÓS AVALIAÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA NA SAPE QUADRO 46 IDENTIFICAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE DOSSIÊS E HISTÓRICOS ESCOLARES DE ALUNOS QUADRO 47 RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS QUADRO 48 ATIVIDADES DO SAES PREVISTAS NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. 111 QUADRO 49 ATIVIDADES E PROGRAMAS DESENVOLVIDOS PELO LACORD QUADRO 50 COLABORAÇÃO DO LACORD EM OUTRAS ATIVIDADES E PROGRAMAS DA SDC QUADRO 51 PRODUÇÃO DO LARE

5 LISTA DE TABELAS TABELA 1 TOTAL DE COLABORADORES TABELA 2 COLABORADORES POR CARGO TABELA 3 ACERVO TOTAL ADQUIRIDO EM TABELA 4 CRESCIMENTO DO ACERVO TABELA 5 INDICADORES DE FUNCIONAMENTO, FREQUÊNCIA E OPERAÇÕES NO PERGAMUM TABELA 6 EMPRÉSTIMOS E CONSULTAS, POR BIBLIOTECA TABELA 7 SERVIÇOS PRESTADOS PELAS BIBLIOTECAS TABELA 8 DEMANDA DE ATENDIMENTOS NO PERGAMUM POR CATEGORIA TABELA 9 ATENDIMENTOS DO SUPORTE PERGAMUM POR CATEGORIA TABELA 10 EVOLUÇÃO DO ACERVO NA BASE TABELA 11 ACERVO CATALOGADO POR TIPO DE MATERIAL TABELA 12 USUÁRIOS CADASTRADOS NO PERÍODO (01/12/2016 A 30/11/2017) TABELA 13 REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL TABELA 14 OUTROS SERVIÇOS SIRE TABELA 15 SERVIÇOS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO TABELA 16 AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 TÍTULOS NACIONAIS TABELA 17 AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017 TÍTULOS NACIONAIS TABELA 18 AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA 2017 TÍTULOS ESTRANGEIROS.. 74 TABELA 19 AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 2017 TÍTULOS ESTRANGEIROS TABELA 20 DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO ) SOLICITAÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA TÍTULOS NACIONAIS TABELA 21 DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO ) SOLICITAÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA TÍTULOS ESTRANGEIROS TABELA 22 DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO ) SOLICITAÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR TÍTULOS NACIONAIS TABELA 23 DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO ) SOLICITAÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR TÍTULOS ESTRANGEIROS TABELA 24 PRODUÇÃO DA SPTE NO PERGAMUM TABELA 25 PRODUÇÃO SPTE TABELA 26 PROGRAMA DE SUSTENTABILIDADE DA SDC/LACORD

6 LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURA 1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DA SDC FIGURA 2 REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL PROPOSTA GRÁFICO 1 CRESCIMENTO DO NÚMERO DE COLABORADORES DA SDC GRÁFICO 2 RECURSOS HUMANOS POR CARGOS EM GRÁFICO 3 ACERVO TOTAL ADQUIRIDO EM GRÁFICO 4 INDICADORES DE CIRCULAÇÃO NAS BIBLIOTECAS GRÁFICO 5 ATENDIMENTO SUPORTE PERGAMUM GRÁFICO 6 ACERVO CATALOGADO POR ANO GRÁFICO 7 EQUIPE SIRE/SDC GRÁFICO 8 SERVIÇOS AO USUÁRIO SIRE CANAL FALE CONOSCO GRÁFICO 9 ATENDIMENTO DAS DEMANDAS POR DA SPTE GRÁFICO 10 COMPARATIVO DOS RESULTADOS DOS TRABALHOS DA CPAD ( ) GRÁFICO 11 LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS APROVADAS PELA CPAD GRÁFICO 12 SÉRIE HISTÓRICA DE DOCUMENTOS ELIMINADOS POR FRAGMENTAÇÃO MANUAL E/OU MECÂNICA GRÁFICO 13 ATENDIMENTO DAS DEMANDAS DA LAI SOLICITADAS VIA SIC/UFF GRÁFICO 14 ASSESSORIAS TÉCNICAS EM ARQUIVOS ( ) GRÁFICO 15 TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO AOS ESTAGIÁRIOS GRÁFICO 16 TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO DOS ARQUIVISTAS NAS UNIDADES GRÁFICO 17 ATENDIMENTO À PESQUISA GRÁFICO 18 SOLICITAÇÕES DE DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ACADÊMICOS GRÁFICO 19 CRESCIMENTO DO ACERVO DA SAPE ( )

7 SUMÁRIO 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO MISSÃO VISÃO MACROPROCESSOS RECURSOS E SERVIÇOS OFERECIDOS PELAS UNIDADES DA SDC NÚMERO DE UNIDADES DA SDC (ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE) Revisão e atualização da estrutura organizacional da SDC em Unidades Organizacionais da Superintendência de Documentação após reestruturação Unidades Organizacionais em fase de reestruturação PARTICIPAÇÃO E REPRESENTATIVIDADE DA SDC EM CONSELHOS, COMISSÕES, COMITÊS E GRUPOS DE TRABALHO Conselhos Comissões e Comitês Grupos de Trabalho RECURSOS HUMANOS RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS AGENDA POSITIVA SDC EM INFRAESTRUTURA COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI) BIBLIOTECAS Ações e eventos realizados pelas Bibliotecas Centro de Obras Raras e Especiais (CORES) Indicadores Acervo atual Circulação Funcionamento, Frequência e Operações Pergamum Outros Serviços oferecidos pelo Sistema de Bibliotecas AÇÕES REALIZADAS PELA CBI PERGAMUM UFF Funções e estratégias de gestão Canais de atendimento ao usuário Desempenho do sistema SEÇÃO DE INFORMAÇÃO REFERENCIAL (SIRE)... 69

8 2.4.1 Recursos Humanos Aperfeiçoamento de Pessoal Serviços oferecidos SEÇÃO DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES (SPDC) Manutenção e atualização do acervo Recebimento de doações As Bibliotecas e as avaliações externas dos Cursos Participação da SPDC em cursos e eventos Outras atividades realizadas pela SPDC SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO (SPTE) Contribuições da SPTE à gestão do Pergamum Estrutura Física Recursos Humanos Produção e serviços desenvolvidos pela SPTE COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) ESTRUTURA ORGANIZACIONAL RECURSOS HUMANOS GRUPOS DE TRABALHO DA CAR COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD) PARCERIAS ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ATENDIMENTO DE DEMANDAS DA LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO ACERVO DE INSTITUIÇÕES PRIVADAS DESCREDENCIADAS PELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO (MEC) CAPACITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE SERVIDORES DA CAR SEÇÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (SAIN) Ações desenvolvidas pela SAIN Tratamento arquivístico dos documentos custodiados pela SAIN Coordenação dos bolsistas da Pró-Reitoria de Extensão (PROEX) Assessoria Técnica Atividades técnicas no acervo do Departamento de Administração de Pessoal (DAP) Participação em projetos e comissões Crescimento anual do acervo da SAIN SEÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE (SAPE) Atividades desenvolvidas pela SAPE Participação em eventos, cursos, projetos e/ou comissões Crescimento anual do acervo da SAPE

9 3.12 SETOR DE ARQUIVO ESPECIAL (SAES) Atividades desenvolvidas pelo SAES Outras atividades desenvolvidas pelo SAES Atendimento à pesquisa Participação em eventos SETOR DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS (SCRD) Atividades desenvolvidas pelo SCRD Participação em cursos e/ou eventos LABORATÓRIOS TÉCNICOS DA SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO LABORATÓRIO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS (LACORD) Atividades e Programas desenvolvidos pelo LACORD LABORATÓRIO DE REPROGRAFIA (LARE) Atividades desenvolvidas pelo LARE Parcerias Dados estatísticos da produção do LARE Outras atividades desenvolvidas CONSIDERAÇÕES FINAIS

10 10 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO Criada como Núcleo de Documentação (NDC), através do art. 18 do Estatuto da Universidade Federal Fluminense, publicado no Diário Oficial da União de 22 de setembro de 1969, e reestruturado através da Portaria nº , de 18 de abril de 2011, em decorrência do desmembramento da estrutura da Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), a Superintendência de Documentação (SDC) é o órgão responsável pela coordenação técnica e administrativa do Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF, integrante da administração superior e diretamente vinculada ao Gabinete do Reitor (GAR). 1.1 MISSÃO Apoiar os programas de ensino, pesquisa e extensão da Universidade e desenvolver serviços e produtos que atendam às necessidades de informação da comunidade acadêmica da UFF; Proporcionar recursos informacionais e assessoria técnica na área de documentação, por meio de redes e sistemas integrados, facilitando o acesso à informação em nível nacional e internacional. 1.2 VISÃO Ser referência na gestão da informação e do conhecimento, com padrão de excelência no atendimento às necessidades informacionais da UFF, na valorização das relações humanas e na promoção do desenvolvimento sustentável e tecnológico. 1.3 MACROPROCESSOS Macroprocesso é o meio pelo qual a SDC reúne os conjuntos de atividades para gerar valor e cumprir a sua missão. Dentro de cada macroprocesso estão os objetivos da SDC. Deste modo, é essencial que estes estejam sempre alinhadas aos objetivos institucionais.

11 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 11 MACROPROCESSOS Acesso à informação QUADRO 1 - MACROPROCESSOS DESCRIÇÃO DOS OBJETIVOS Proporcionar recursos informacionais e assessoria à comunidade acadêmica, bem como garantir o acesso à documentação arquivística da UFF. Identificar e aprimorar produtos e serviços com o objetivo de apoiar as atividades de ensino, pesquisa e extensão. Promover a acessibilidade de pessoas com necessidades especiais. Aprimorar produtos e serviços com foco em novas tecnologias. PRODUTOS E SERVIÇOS Disseminação seletiva da informação; Informações arquivísticas; Serviço de Informação ao Cidadão da UFF; Repositório Institucional da UFF; Biblioteca Digital de Teses e Dissertações; Políticas e tecnologias inclusivas; Catálogo online (Pergamum); RESPONSÁVEIS Superintendência de Documentação Coordenação de Arquivos Seção de Informação Referencial Seção de Processamento Técnico Coordenação de Bibliotecas Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções Bibliotecas e Arquivos Formação, desenvolvimento, tratamento e preservação de acervos Garantir a memória e a preservação dos acervos bibliográficos e digitais; Constituir e implementar políticas de desenvolvimento de coleções. Tratamento e processamento técnico da informação Composição do acervo Disponibilidade do cervo Preservação sustentabilidade do acervo e Superintendência de Documentação Centro de Obras Raras e Especiais Coordenação de Arquivos Coordenação de Bibliotecas Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções Seção de Processamento Técnico Seção de Informação Referencial Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Laboratório de Reprografia Bibliotecas e Arquivos Gestão de pessoas Estabelecer critérios para ampliação, distribuição e movimentação de pessoal no âmbito da SDC; Movimentação Interna Redistribuição e Remoção Ampliação Superintendência de Documentação

12 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 12 Capacitação de Pessoas Planejamento orçamentário Gestão técnica e operacional de bibliotecas Gestão técnica e operacional de arquivos Responsabilidade Ambiental e Sustentabilidade Promover a capacitação das equipes Planejar os gastos dos recursos financeiros destinados à SDC, de forma a garantir, ampliar a qualidade e a prestação de serviços pelas Bibliotecas e Arquivos. Servidores capacitados Aquisição de Equipamentos Aquisição de Mobiliários Aquisição de Acervo Material de Consumo Pequenos serviços e reparos Coordenar, planejar e acompanhar as atividades técnicas e de manutenção desenvolvidas nas bibliotecas do sistema. Implementar ações e políticas de acesso para ampliar o ensino, pesquisa e extensão Coordenar, planejar e dirigir as atividades arquivísticas da UFF. Implementar ações e políticas de acesso às informações arquivísticas. Coordenar, planejar e dirigir atividades que promovam a responsabilidade ambiental e a sustentabilidade. Superintendência de Documentação Coordenação de Arquivos Coordenação de Bibliotecas Bibliotecas e Arquivos Superintendência de Documentação Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções Coordenação de Bibliotecas Superintendência de Documentação Bibliotecas Coordenação de Arquivos Superintendência de Documentação Superintendência de Documentação Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Laboratório de Reprografia Coordenação de Arquivos Coordenação de Bibliotecas Seção de Informação Referencial Bibliotecas e Arquivos 1.4 RECURSOS E SERVIÇOS OFERECIDOS PELAS UNIDADES DA SDC Acolhimento de novos alunos Acolhimento de novos servidores; Aquisição de material bibliográfico; Assessoria técnica aos arquivos das unidades da UFF; Atendimento à pesquisa de documentos arquivísticos; Auxílio no uso de bases de dados bibliográficos; Capacitação de usuários e servidores; Catálogo online Pergamum; Comutação bibliográfica; Conscientização de responsabilidade ambiental e sustentabilidade;

13 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 13 Depósito legal de teses e dissertações; Disseminação Seletiva da Informação; Divulgação de eventos; Divulgação de novas aquisições; Empréstimo de documentos arquivísticos; Empréstimo domiciliar de acervo bibliográfico; Empréstimo entre bibliotecas; Elaboração de Ficha catalográfica; Exposições; Formação continuada; Gestão de documentos. Gestão da Informação; Levantamento bibliográfico; Livre acesso ao acervo bibliográfico; Orientação no uso do Software Pergamum; Orientação para normalização de trabalhos acadêmicos; Orientação para seleção de bibliografias das unidades curriculares; Recursos para portadores de necessidades especiais; Reserva de acervo bibliográfico; Restauração de documentos bibliográficos e arquivísticos; Visitas orientadas às bibliotecas e arquivos. 1.5 NÚMERO DE UNIDADES DA SDC (ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE) O Sistema de Bibliotecas e Arquivos coordenado pela Superintendência de Documentação (SDC) da UFF é constituído atualmente por 46 (quarenta e seis) Unidades Organizacionais (UORGs), conforme demonstrado no Quadro 2. Por sua vez, a hierarquia das respectivas unidades está demonstrada no Organograma - Estrutura organizacional vigente, conforme apresentado na Figura 1.

14 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 14 QUADRO 2 NÚMERO DE UNIDADES ORGANIZACIONAIS VIGENTES DA SDC UNIDADES QUANTIDADE DESCRIÇÃO Superintendência de Documentação 01 Sede da SDC Bibliotecas unidades em Niterói 09 unidades em outros Municípios do Estado do RJ Laboratórios 02 Coordenações 02 Gerência 01 Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos; Laboratório de Reprografia Coordenação de Bibliotecas - CBI Coordenação de Arquivos CAR Gerência Operacional de Tecnologia Secretaria 01 Secretaria Administrativa Seção SDC 01 Seção de Apoio Administrativo Seções - CBI 03 Seções CAR 02 Setores - CAR 03 TOTAL 46. Seção de Processamento Técnico Seção de Informação Referencial Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções Seção de Arquivo Intermediário Seção de Arquivo Permanente Setor de Análise e Programação Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos Setor de Arquivo Especial

15 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 15 FIGURA 1 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DA SDC

16 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO Revisão e atualização da estrutura organizacional da SDC em 2017 Mediante a necessidade de normatização para criação, alteração e exclusão de órgãos no âmbito da UFF, bem como manter a confiabilidade do cadastro SIORG-UFF, por solicitação da Pró- Reitoria de Planejamento PROPLAN, a SDC em conjunto com a sua Coordenação de Bibliotecas e Coordenação de Arquivos, propôs algumas modificações no seu organograma, tendo em vista o status de desativação de alguns dos seus órgãos ainda existente no sistema de organogramas da UFF. Tais modificações foram apresentadas, discutidas e consensuadas com os Coordenadores das áreas envolvidas, e posteriormente apresentadas ao Conselho Deliberativo da SDC, as quais serão submetidas aos órgãos de controle para avaliação e aprovação. Deste modo, buscando a atualização de sua estrutura organizacional, em 2017 a SDC regularizou os setores em desativação, identificou mudanças necessárias; relacionou os servidores e as respectivas chefias lotadas em cada unidade, providenciando a realocação dos mesmos conforme lotação e exercício de suas atividades no SIORG-UFF. As alterações propostas são demonstradas a seguir, nos Quadros 3 e 4. UNIDADE Setor de Arquivo Especial QUADRO 3 - ALTERAÇÃO DE VINCULAÇÃO PROPOSTA ALTERAÇÃO SITUAÇÃO ANTERIOR REALIZADA Vinculado à Seção de Arquivo Permanente SAPE/CAR Será vinculado à Seção de Preservação de Documentos Arquivísticos SPDA/CAR ÁREA Superintendência de Documentação/ Coordenação de Arquivos Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos Vinculado à Seção de Arquivo Permanente - SAPE/CAR Será vinculado à Seção de Preservação de Documentos Arquivísticos SPDA/CAR Superintendência de Documentação/ Coordenação de Arquivos QUADRO 4 - CRIAÇÃO DE NOVAS UNIDADES UNIDADE SITUAÇÃO ANTERIOR SIGLA Seção de Orientação Técnica Seção de Preservação de Documentos Arquivísticos Unidade não existia Unidade não existia SEOT SPDA Setor de Triagem Unidade não existia SET NOVA VINCULAÇÃO Superintendência de Documentação/ Coordenação de Arquivos Superintendência de Documentação/ Coordenação de Arquivos Superintendência de Documentação/ Seção de Orientação Técnica

17 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 17 Gerencia Operacional de Tecnologia e Informação Unidade não existia GOTI Superintendência de Documentação QUADRO 5 MUDANÇA DE NOMENCLATURA OU EM DESATIVAÇÃO ALTERAÇÃO UNIDADE SITUAÇÃO ANTERIOR VINCULAÇÃO REALIZADA Gerência Operacional de Tecnologia - GOT Vinculada à Superintendência de Documentação Desativação Superintendência de Documentação Seção de Informação Referencial - SIRE Vinculada à Coordenação de Bibliotecas Desativação Superintendência de Documentação Seção de Processamento Técnico - SPTE Vinculada à Coordenação de Bibliotecas Mudança de nomenclatura Coordenação de Bibliotecas Setor de Análise e Programação - SAPR Vinculada à Coordenação de Arquivos Desativação Seção de Arquivo Intermediário

18 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 18 Como demonstrado na Figura 2 a seguir, com a reestruturação organizacional as unidades da Superintendência de Documentação passarão a ter a seguinte hierarquia: FIGURA 2 REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL PROPOSTA

19 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO Unidades Organizacionais da Superintendência de Documentação após reestruturação QUADRO 6 QUANTIDADE DE UORG S NA SDC UNIDADES UORG Bibliotecas (30) Biblioteca Central do Gragoatá BCG 1583 Biblioteca da Escola de Engenharia e Ciência da Computação BEE 1571 Biblioteca da Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica de Volta Redonda BEM 1572 Biblioteca da Faculdade de Farmácia BFF 1579 Biblioteca do Instituto Biomédico BIB 1570 Biblioteca Faculdade de Administração e Ciências Contábeis BAC 1573 Biblioteca de Arquitetura e Urbanismo - BAU 1577 Biblioteca Central do Valonguinho BCV 1591 Biblioteca da Faculdade de Economia BEC 1574 Biblioteca da Escola de Enfermagem BENF 1578 Biblioteca da Faculdade BFD 1575 Biblioteca da Faculdade de Medicina BFM 1580 Biblioteca do Instituto de Educação de Angra dos Reis BIAR 2139 Biblioteca de Macaé BMAC 2085 Biblioteca de Nova Friburgo BNF 1582 Biblioteca Universitária de Campos dos Goytacazes - BUCG 1874 Biblioteca Campus Petrópolis BCPE 2084 Biblioteca da Faculdade de Veterinária BFV 1955 Biblioteca de Pós-Graduação em Geoquímica BGQ 1587 Biblioteca do Instituto de Física BIF 1588 Biblioteca do Instituto de Matemática e Estatística BIME 2013 Biblioteca Monteiro Lobato BML 2145 Biblioteca da Faculdade de Nutrição e Odontologia BNO 1581 Biblioteca de Rio das Ostras BRO 1592 Biblioteca do Aterrado de Volta Redonda BAVR 1593 Biblioteca Flor de Papel - BFP 1969 Biblioteca do Instituto de Geociências BIG 1589 Biblioteca do Instituto do Noroeste Fluminense - BINF 1873 Centro de Memória Fluminense CEMEF 1594 Centro de Obras Raras e Especiais CORES Nova unidade organizacional Aguardando UORG Coordenações (2) Coordenação de Bibliotecas CBI 1560 Coordenação de Arquivos CAR 1564 Gerências (2) Gerência Operacional de Tecnologia GOT Em desativação

20 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 20 Gerência Operacional de Tecnologia e Informação GOTI Laboratórios (2) Nova unidade organizacional Aguardando UORG Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos LACORD 1595 Laboratório de Reprografia LARE 1596 Secretaria (1) Secretaria Administrativa SA/SDC 1557 Seções (9) 1558 Seção de Apoio Administrativo SAA Em desativação Nova unidade organizacional Seção de Orientação Técnica SEOT/CAR Aguardando UORG Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções SPDC Sigla e UORG serão substituídas por Seção de Processamento Técnico SPTE Seção de Gestão de Recursos Informacionais SGRI 1563 Em desativação Seção de Informação Referencial SIRE Seção substituída pela Gerência Operacional de Tecnologia e Informação GOTI Seção de Arquivo Intermediário SAIN 1568 Seção de Arquivo Permanente SAPE 1565 Seção de Gestão de Recursos Informacionais SGRI Nova unidade organizacional Aguardando UORG Seção de Preservação de Documentos Arquivísticos - SPDA/CAR Nova unidade organizacional Aguardando UORG Setores (4) Setor de Arquivo Especial SAES 1566 Setor de Análise de Programação SAPR 1569 Em desativação Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos SCRD Setor de Triagem SET/SEOT Superintendência (1) 1567 Nova unidade organizacional Aguardando UORG Superintendência de Documentação SDC 1555 ORGÃOS DE ASSESSORIA (2) Comissão Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD Conselho Deliberativo Conselho Deliberativo CDL Não terá UORG Não terá UORG

21 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO Unidades Organizacionais em fase de reestruturação QUADRO 7 UNIDADES EM REESTRUTURAÇÃO UNIDADES SDC EM REESTRUTURAÇÃO QUANTIDADE Unidades em desativação SAA, SIRE e SAPR 03 Novas unidades aguardando UORG CORES, SEOT, SPDA, SET 04 Unidades organizacionais com alteração de nomenclatura GOT e SPTE TOTAL UNIDADES 1.6 PARTICIPAÇÃO E REPRESENTATIVIDADE DA SDC EM CONSELHOS, COMISSÕES, COMITÊS E GRUPOS DE TRABALHO Com vistas a promover a integração e extensão das atividades desenvolvidas no âmbito da Universidade Federal Fluminense, bem como melhorar o desempenho da gestão e os princípios da administração pública com foco na missão da UFF como universidade pública e fomentar o ensino e pesquisa na instituição, a SDC tem representatividade em várias Comissões, Comitês, Conselhos e Grupos de Trabalho, que buscam apoiar o sistema de Bibliotecas e Arquivos, no desenvolvimento de ações, normas, atividades e projetos que estejam alinhados ao cumprimento das metas e objetivos previstos pela UFF/SDC e ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da instituição Conselhos Conselho Deliberativo da SDC O Conselho Deliberativo (CDL) é uma instância consultiva, deliberativa, e de apoio técnico com a finalidade de ajudar a definir diretrizes para o aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas no Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF. Está previsto no Regimento Interno da Superintendência de Documentação da UFF, através da Portaria nº de 19/08/14. Presidido pelo Superintendente de Documentação (SDC), o CDL é composto por 02 membros natos (Coordenador de Arquivos e Coordenador de Bibliotecas) e 04 representantes das áreas de concentração das Bibliotecas e Arquivos

22 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 22 da SDC e seus respectivos suplentes. Os mesmos são eleitos através de consulta à comunidade de Arquivistas e Bibliotecários lotados na SDC Comissões e Comitês Comissão de Implantação e Acompanhamento do Sistema Eletrônico de Informações SEI, na Universidade Federal Fluminense. Formalizada a partir da Portaria nº de 23/02/17 e alterada em sua composição através da Portaria nº de 30/10/17,foi constituída considerando a necessidade de adoção de uma Sistema informatizado, que possibilite a realização do processo administrativo em meio eletrônico, trazendo mais celeridade e eficiência nas atividades de gestão interna por meio do aperfeiçoamento das atividades realizadas; Considerando o disposto na Portaria nº 1.042, de 4 de novembro de 2015, no tocante à implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação; Considerando o disposto no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe acerca do uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional; Considerando a Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. Comissão de Avaliação de Estágio Interno Não-Obrigatório da SDC Formalizada a partir da DTS/SDC, nº 31, de 08 /11/17, com a função de coordenar o processo seletivo dos estagiários no âmbito da Superintendência de Documentação. Comissão Organizadora da I Semana Nacional de Arquivos no âmbito da UFF Constituída através da DTS/SDC nº 11, de 22/05/2017, a Comissão teve como objetivo principal, a organização do Evento Desafios, responsabilidades e Perspectivas da prática da avaliação arquivística, realizado nos dias 6 e 7 de junho Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) Atuando desde 2012, com a inclusão de novos membros através da Portaria nº , de 10 de setembro de 2015, a CPAD cumpre o que determina o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002, onde estabelece que cada órgão e entidade da Administração Pública Federal constitua uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Uma das principais atribuições da CPAD é a de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada

23 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 23 no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. No ano de 2017, foram realizadas seis reuniões da Comissão. Comissão para criação das políticas de preservação, divulgação e disponibilização da produção científica no RIUFF A Política elaborada pela Comissão de criação de políticas de preservação, divulgação e disponibilização de produção científica no RIUFF constituída pela SDC (DTS/SDC 15, de 08/07/2016), com o acompanhamento do Comitê de Gestão da Informação (PORTARIA n.º de 28 de abril de 2016), foi criada em conformidade com a Lei nº / Lei de Acesso à Informação e alinha-se à motivação institucional, beneficiando a comunidade acadêmica no que diz respeito a: maximizar o impacto acadêmico dos resultados da produção acadêmica da UFF, ampliando sua visibilidade e disseminação, através do livre acesso à informação; facilitar a gestão da informação disponível em meio digital, reunindo num único local a produção intelectual da universidade; preservar a memória institucional e a produção técnico-científica da Universidade, por meio do armazenamento de longo prazo de documentos digitais; ampliar a visibilidade e o uso da produção intelectual desenvolvida na universidade; subsidiar a gestão de investimentos em pesquisa nesta Instituição; disponibilizar, através do RIUFF, recursos didáticos produzidos pela comunidade UFF e suas parcerias visando apoiar a formação e desenvolvimento de pesquisadores, educadores, acadêmicos, gestores, alunos de graduação e pós-graduação, bem como a sociedade e ainda, a promoção da participação social e o exercício da cidadania. Comissão de Acessibilidade A SDC participa desta Comissão, com o objetivo de apoiar e consolidar políticas e tecnologias inclusivas no Sistema de Bibliotecas e Arquivos e na UFF em geral, com vistas a cumprir exigências da Avaliação dos Cursos pelo MEC; Ampliar a conscientização e responsabilidade Social das Bibliotecas; Mobilizar a comunidade acadêmica para as questões sobre Acessibilidade e Inclusão. Comissão Plano de Logística Sustentável (PLS) A SDC participa desta Comissão, com o objetivo de apoiar e consolidar políticas de sustentabilidade voltadas a todos os campi da UFF. A Comissão Gestora do PLS foi constituída, através da Portaria nº de 20/09/16, publicada no BS/UFF nº 162 de 20/09/16. A criação deste plano é uma demanda do governo federal e alinha-se ao documento de Motivação Institucional da Universidade Federal Fluminense que aplicará conceitos de sustentabilidade na gestão administrativa e acadêmica da instituição.

24 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 24 Comissão de Inventário de Bens Patrimoniais Comissão constituída por agentes patrimoniais, através de Determinação de Serviço SDC nº 10 de 03/05/2017, composta por um ou mais servidor indicados pela SDC e pelo titular da unidade, para que devidamente cadastrado no órgão de Patrimônio, passe a atuar como elemento responsável e de ligação entre a Unidade e o órgão de Patrimônio, para realização de inventário físico de bens móveis das suas unidades. Comissões de Biblioteca Constituídas a partir da Publicação da DTS / SDC nº 10 de 02 de outubro de 2015 que dispõe da Instrução da SDC para a Constituição das Comissões de Bibliotecas, publicada no Boletim de Serviço de 13/10/2015 Seção II Págs. 05 e 06 Ano XLV nº 148, as Comissões de Biblioteca são constituídas com o objetivo de ampliar parcerias com docentes, discentes e Diretores de unidades, considerando que estas deverão estar em consonância com as políticas globais da Superintendência de Documentação e da Universidade; Participar do planejamento e desenvolvimento das coleções tendo em vista atender as necessidades dos Cursos de Graduação e Pós-Graduação; Propor e/ou participar de programas e projetos a serem desenvolvidos em conjunto com a Biblioteca e a Superintendência de Documentação; Apoiar as Bibliotecas no cumprimento do Regulamento interno, bem como na valorização do seu papel no âmbito da universidade; Participar das tomadas de decisões e da regulamentação dos serviços prestados, os quais também serão submetidos à aprovação pelo Conselho Deliberativo da SDC. Comitê de Governança A Governança da UFF passou a ser supervisionada por um Comitê de Governança (Portaria de 29 de julho de 2015), revogada pela Portaria nº , de 04/10/17 e diretamente subordinado ao Vice-Reitor, que o preside. O Comitê de Governança é reflexo do compromisso da atual Administração da Universidade em incrementar o contínuo monitoramento da gestão, com o intuito de atuar mais fortemente na prevenção de riscos e não-conformidades nas áreas administrativas, orçamentárias, de pessoal, entre outras. Seu objetivo é assessorar a Administração Superior, propor recomendações, alinhar interesses e contribuir para a modernização e o sucesso da gestão, com base no mapa estratégico institucional. Buscando melhorar o desempenho institucional e reduzir assimetrias de informação, sua ação é transversal às estruturas e processos organizacionais da Universidade. O Comitê se reúne semanalmente para planejamento e execução de suas ações.

25 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 25 Comitê de Gestão da Informação O Comitê de Gestão da Informação foi constituído, considerando a necessidade de estabelecer políticas e diretrizes na área de Gestão da Informação da Universidade Federal Fluminense. Foi criado através da PORTARIA N.º de 28 de abril de 2016, com o objetivo de estabelecer políticas, diretrizes, e definir normas para gestão e uso dos recursos informacionais e documentais da Universidade. Tem como atribuições: Aprimorar o processo de tomada de decisão no âmbito da Universidade, através da garantia da qualidade e confiabilidade das informações produzidas; Consolidar os mecanismos de preservação da memória institucional, já existentes; Criar uma política de identificação, classificação e nomenclaturas para a informação da UFF; Definir e Normatizar um catálogo dos dados da UFF; Empreender ações para que a massa de dados sejam validadas e atualizadas de forma coerente e uniforme, e armazenados em um sistema central; Estabelecer políticas e padrões para o armazenamento dos documentos oficiais nos arquivos da Universidade; Estabelecer políticas para identificação, coleta, armazenamento, recuperação e uso da informação produzida no âmbito da Universidade; Estimular o uso e reuso dos recursos informacionais, levando em consideração o formato ideal para reutilização; Promover a integração dos diversos sistemas de informação existentes no âmbito da Universidade; Propor normas e padrões que visem a otimização do processo de comunicação interna e externa da Universidade; e Proporcionar acesso à produção científica da Universidade. Comitê de Gestão de Riscos Formalizado a partir da Portaria nº de 8/05/2017, o Comitê de Gestão de Riscos tem como objetivo elaborar, de acordo com a regulamentação em vigor, a Política de Gestão de Riscos da UFF, considerando a Instrução Normativa Conjunta MPOG/CGU nº 1, de 0/05/2016, que dispõe sobre controle interno e gestão de riscos no âmbito do Poder Executivo Federal. Comissão de Dados Abertos Formalizada a partir da Portaria nº , de 06 de março de 2017, a Comissão de Dados Abertos tem por principal objetivo a elaboração proposta de Plano de Dados Abertos da Universidade Federal Fluminense a ser submetida aos Órgãos Superiores. O PDA é um "Documento orientador para as ações de implementação e promoção de abertura de dados de cada órgão ou entidade da administração pública federal, obedecidos os padrões mínimos de qualidade, de forma a facilitar o entendimento e a reutilização das informações Inciso V do Art. 2º do Decreto nº 8777 de 11 de maio de 2016.

26 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO Grupos de Trabalho Grupo de Trabalho - Capacitação de Usuários Formalizado através da DTS/ SDC, Nº 05 de 06 de maio de 2016 o Grupo de Trabalho de Capacitação de Usuários, foi constituído com o objetivo de desenvolver ações voltadas à educação e à capacitação da comunidade acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos informacionais disponíveis dentro e fora da Universidade, a fim de contribuir para o aprimoramento constante da competência informacional dos usuários do Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF. Grupo de Trabalho - Formação Continuada Formalizado através da DTS/SDC, Nº. 10 de 10 de junho de 2016 o Grupo de Trabalho de Formação Continuada, foi constituído com o objetivo de desenvolver ações voltadas à educação e atualização constante do corpo de bibliotecários, arquivistas e colaboradores do sistema de bibliotecas e arquivos da UFF, alinhadas à política institucional e demandas da Superintendência de Documentação. Grupo de Trabalho Catalogação Formalizado através da DTS/SDC, Nº. 08 de 30 de maio de 2016, o Grupo de Trabalho de Catalogação foi constituído com o objetivo de assessorar a Coordenação de Bibliotecas na implantação do Pergamum, através da elaboração dos Guias Básicos para inserção de dados na base bibliográfica do Sistema de bibliotecas da UFF. Grupo de Trabalho - Sistemas de Arquivos Formalizado através da DTS/SDC, Nº 09, de 23 de outubro de 2013, o Grupo de Trabalho foi instituído com o objetivo proceder a estudos e levantamentos necessários para a criação de um Sistema de Arquivos, tendo em vista a necessidade patente de se realizar ações de política arquivística na Universidade. Nesse sentido, além de promover a política arquivística da UFF, o Sistema assegura condições necessárias de preservação, proteção e acesso ao patrimônio arquivístico da UFF, tendo em vista seus valores administrativo e histórico, os interesses da comunidade e seu valor como fonte para a pesquisa e a produção de conhecimento. Grupo de Trabalho - Avaliação de Documentos Arquivísticos Formalizado através da DTS/SDC Nº. 11 de 16 de agosto de 2016, o Grupo de Trabalho de Avaliação de Documentos Arquivísticos, foi constituído com o objetivo de proceder a avaliação dos

27 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 27 documentos arquivísticos, que foram transferidos para a Coordenação de Arquivos no biênio , visando a sua correta destinação em consonância com os dispositivos legais existentes e, consequentemente, expandir o espaço disponível para o recebimento de novos conjuntos documentais. Grupo de Trabalho Terminologia Instituído pela Determinação de Serviço SDC, nº 05 de 16/05/13, foi alterada em sua composição através da DTS SDC, nº 16 de junho de 2017 com o objetivo de retomar as atividades relacionadas à Terminologia da SDC. 1.7 RECURSOS HUMANOS Em 2017, o quadro de pessoal da SDC foi composto por 306 (trezentos e seis) colaboradores entre servidores de diferentes cargos, auxiliares operacionais e estagiários. TABELA 1 TOTAL DE COLABORADORES 2017 VÍNCULO Servidores da UFF Auxiliares Operacionais Estagiários TOTAL GRÁFICO 1 CRESCIMENTO DO NÚMERO DE COLABORADORES DA SDC Crescimento do número de colaboradores Servidores da UFF Auxiliares Operacionais Estagiários

28 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 28 TABELA 2 - COLABORADORES POR CARGO CARGO Anistiado 02 Arquivista Bibliotecário Documentalista Assistente em Administração Auxiliar em Administração Auxiliar Operacional Contínuo Contramestre de Ofício Estagiários Operador de cinema e vídeo Auxiliares Operacionais Técnico de Tecnologia Técnico em Arquivo Técnico em Eletrotécnica Técnico em Laboratório Técnico em Microfilmagem Técnico em Telecomunicações TOTAL GRAFICO 2 RECURSOS HUMANOS POR CARGOS EM Recursos Humanos por cargos em Anistiado Arquivista Bibliotecário Documentalista Assistente em Administração Auxiliar em Administração Auxiliar Operacional Contínuo Contramestre de Ofício Estagiários

29 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 29 Do quadro 8 ao 17, apresentamos a movimentação dos servidores que ingressaram, se afastaram ou se desligaram do quadro de pessoal da SDC em QUADRO 8 - NOVOS SERVIDORES 2017 NOME CARGO LOTAÇÃO DECORRÊNCIA DA VAGA Thulio P. Gomes Monique São Paio A. Esteves Marta Maria R. Pinto Roberta Campos de Jesus Nelson Alfredo Salomão Neto Marcela Virgínia Thimóteo da Silva Kenea dos Santos Rodrigues Camilla Fernandes de Aquino Denize Laureano Rocha Bibliotecário Bibliotecário Bibliotecário Bibliotecário Técnico em Arquivo Arquivista Arquivista Arquivista Arquivista BUCG 20/06/2017 BRO 27/06/17 BAVR 25/09/17 SPTE/SDC SAES/SAPE SAPE/CAR 02/10/17 SET 04/10/17 SAIN 02/10/17 SEOT 03/10/17 Código da Vaga: Origem da Vaga: Aposentadoria de Eliane Teresa de Salles Freitas. Portaria UFF nº , de 15 de agosto de 2016, publicada no Diário Oficial da União nº 159, de 18 de agosto de 2016, seção 2, p.2 Código da Vaga: Origem da Vaga: aposentadoria de Ana Maria da Silva Porto, ocorrida em 01 de fevereiro de 2017, conforme a Portaria da Universidade Federal Fluminense nº , de 10 de janeiro de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº 23, de 01 de fevereiro de 2017, seção 2, página 42. Código da Vaga: Origem da Vaga: Aposentadoria de Ana Maria de Hollanda Cavalcanti de Sá Couto. Portaria UFF nº , de 17 de abril de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº 076, de 20 de abril de 2017, seção 2, p.30. Origem da Vaga: Aposentadoria de Ione Goulart Villela, ocorrida em 20 de abril de Portaria UFF nº , de 17 de abril de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº 076, de 20 de abril de 2017, seção 2, p. 30. Código da Vaga: Origem da Vaga: Aposentadoria de ROSÂNGELA LOPES DIAS TANUS, ocorrida em 03 de junho de Portaria UFF nº , de 25 de maio de 2016, publicada no Diário Oficial da União nº 105, de 03 de junho de 2016, seção 2, p. 29. Código da Vaga: Origem da Vaga: Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da Educação para as Instituições Federais de Ensino Superior, conforme a Portaria do Ministério da Educação nº 1.152, de 13 de outubro de 2016, publicada no Diário Oficial da União nº 198, de 14 de outubro de 2016, seção 1, págs. 12 a 16. Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da Educação para as IFES. Código da Vaga: Origem da Vaga: Aposentadoria de MARIA AMAZIL DE ARAUJO PEREIRA, ocorrida em 01 de agosto de Portaria da UFF nº , de 26 de julho de 2016, publicada no Diário Oficial da União nº 146, de 01 de agosto de 2016, seção 2, págs. 28 e 29. Código da Vaga: Origem da Vaga: Aposentadoria de ROSÂNGELA MARIA GAUDIE LEY MENEZES, ocorrida em 28 de abril de 2017.Portaria da UFF nº , de 25 de abril de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº 081, de 28 de abril de 2017, seção 2, p. 52 Código da Vaga: Origem da Vaga: Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da Educação para as Instituições Federais de Ensino Superior. Portaria do Ministério da Educação nº 623, de 12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial da União

30 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 30 nº 091, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17 a 22. Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da Educação para as Instituições Federais de Ensino Superior André Luiz Caetano Filgueiras Bruno S.F. Pereira Nathália de A. Morais Fernanda M. Martins Letícia Brites da Silva Arquivista Assistente em Administração Assistente em Administração Auxiliar em Administração Técnico em Tecnologia da Informação LARE 05/10/17 BIF 06/10/17 BIB 17/10/17 BIME 03/10/17 LARE 23/10/17 Código da Vaga: Origem da Vaga: Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da Educação para as Instituições Federais de Ensino Superior, conforme a Portaria do Ministério da Educação nº623, de 12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº 091, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17 a 22. Código da Vaga: Origem da Vaga: Aposentadoria de RABINA VICÊNCIA MENDES, ocorrida em 01 de fevereiro de 2017, Portaria da UFF nº , de 10 de janeiro de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº 023, de 01 de fevereiro de 2017, seção 2, pág. 41. Código da Vaga: Origem da Vaga: Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da Educação para as Instituições Federais de Ensino Superior. Portaria do Ministério da Educação nº 623, de 12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº 91, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17 a 22. Código da Vaga: Origem da Vaga: Aposentadoria de ROSALINA MARIA DA SILVA BAPTISTA, ocorrida em 20 de novembro de Portaria da UFF nº , de 17 de novembro de 2014, publicada no Diário Oficial da União nº 225, de 20 de novembro de 2014, seção 2, págs. 24 a 25. Código da Vaga: Origem da Vaga: Redistribuição de cargos e vagas do Ministério da Educação para as Instituições Federais de Ensino Superior. Portaria do Ministério da Educação nº 623, de 12 de maio de 2017, publicada no Diário Oficial da União nº 091, de 15 de maio de 2017, seção 1, págs. 17 a 22. Vaga decorrente da redistribuição de cargos e vagas do Ministério da Educação para as Instituições Federais de Ensino Superior Ravellyn Roya G. Borges Assistente em Administração SIRE 04/12/17 Código de vaga Origem da Vaga: Vaga decorrente da aposentadoria de Vicentina Lúcia da Silva Cardoso, ocorrida em 12 de julho de 2016, conforme a Portaria da Universidade Federal Fluminense nº , de 07 de julho de 2016, publicada no Diário Oficial da União nº 132, de 12 de julho de 2016, seção 2, páginas 27.

31 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 31 QUADRO 9 VACÂNCIA NOME MOTIVO LOTAÇÃO Não houve Exoneração - NOME MOTIVO ÚLTIMA LOTAÇÃO Maria Emília Peluso Teixeira Bibliotecária Falecimento em 22/07/2017 NOME MOTIVO ÚLTIMA LOTAÇÃO Posse em outro cargo inacumulável Bárbara de Souza Duarte - Solicitação de Vacância em BCG Auxiliar em Administração 06/10/2017 BAU APOSENTADORIA Ana Maria da Silva Porto Ana Maria de Andrade Ana Maria de Hollanda Cavalcanti de Sá Couto Edward Gesuatto Junior Ione Goulart Villela Lucia Regina Oliveira da Silva Rabina Vicência Mendes QUADRO 10 APOSENTADORIAS ÚLTIMA CARGO LOTAÇÃO Bibliotecário- Documentalista Bibliotecário- Documentalista Bibliotecário- Documentalista Assistente em Administração Bibliotecário- Documentalista Assistente em Administração Assistente em Administração BFV BIF SPTE BFF BFD BIF BIB PORTARIA Portaria nº de 10 de janeiro de BS - Ano LI- Nº /02/2017- Seção II pág. 029 Portaria nº de 10 de julho de BS Ano LI Nº /07/2017 Seção II pág.09 Portaria nº de 17 de abril de 2017 BS - Ano LI N.º /04/2017 Seção II pág. 021 Portaria nº de 10 de janeiro de BS - Ano LI- Nº /02/2017- Seção II pág. 027 Portaria nº de 17 de abril de 2017 BS - Ano LI N.º /04/2017 Seção II pág. 022 Portaria nº de 06 de junho de 2017 BS Ano LI Nº /06/2017 Seção II pág. 08 Portaria nº de 10 de janeiro de BS - Ano LI- Nº /02/2017- Seção II pág. 013 QUADRO 11 REDISTRIBUIÇÃO POR PERMUTA VAGA SDC/ UFF Josy Soares da Silva Mendes de Moraes de Souza Bibliotecário-Documentalista SIAPE Instituição de origem: UFF (Universidade Federal Fluminense) Instituição de destino: UFFRJ (Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro) Código de vaga: Ana Maia Cunha Bibliotecário-Documentalista SIAPE Instituição de origem: UFF (Universidade Federal Fluminense) Instituição de destino: UFRJ (Universidade Federal Rio REDISTRIBUIÇÃO POR PERMUTA Andreia de Oliveira Paim Bibliotecário- Documentalista SIAPE Instituição de origem: UFFRJ (Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro) Instituição de destino: UFF (Universidade Federal Fluminense) Lotação: Biblioteca da Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica de Volta Redonda (SDC/BEM) - Código de vaga: / Processo: / Maria Helena Ferreira Xavier da Silva Bibliotecário- Documentalista SIAPE Instituição de origem: UFRJ (Universidade Federal do Rio de Janeiro) Instituição de destino: UFF (Universidade Federal

32 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 32 de Janeiro) Código de vaga: Gilda Sousa de Alvarenga Instituição de origem: UFF (Universidade Federal Fluminense) Instituição de destino: UFRJ (Universidade Federal Rio de Janeiro) Código de vaga: Fluminense) Lotação: Biblioteca Central do Gragoatá (BCG/SDC) Código de vaga: Processo: / Carina Volotão Bibliotecário-Documentalista SIAPE Instituição de origem: UFRJ (Universidade Federal do Rio de Janeiro) Instituição de destino: UFF (Universidade Federal Fluminense) Lotação: Biblioteca Central do Gragoatá (BCG/SDC) Código de vaga: Processo: / QUADRO 12 REMOÇÃO DE OFÍCIO PARA AJUSTE DE LOTAÇÃO Remoção autorizada pela SDC com exigência de Servidores em exercício fora da SDC recebimento de código de vaga DETERMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, N.º 037 de 10 Solange B. Bittencourt Arquivista SIAPE de abril de Da: Superintendência de Documentação SDC EMENTA: Remoção de ofício para ajuste de lotação Para: Seção de Análise Técnica - SANT/DCQ BS - Ano LI n.º /04/ Seção II pág. 014 Cristiane Maria de L. A. Gleich SIAPE: Da: Superintendência de Documentação Para: Divisão Financeira DFI/GPF Eliane Maria Loureiro da Costa SIAPE Da: Superintendência de Documentação Para: Seção de Direito Processual - SDP Gisele Santana Rodrigues Assistente em Administração SIAPE Do: Instituto de Humanidades e Saúde da UFF - RHS Para: Biblioteca de Rio das Ostras /SDC DETEMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, Nº041 de 24 de abril de EMENTA: Remoção de ofício para ajuste de lotação BS - Ano LI n.º /05/ Seção II pág. 027 DETERMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, N.º 88 de 09/10/2017 EMENTA: Remoção de ofício para ajuste de lotação BS Ano LI nº /10/2017 Seção II pag.03 DETERMINAÇÃO DE SERVIÇO CPTA, Nº 055 de 03 de julho de EMENTA: Remoção de ofício para ajuste de lotação BS Ano LI nº /07/2017 Seção II pag.14 QUADRO 13 CEDIDOS POR GESTÕES ANTERIORES À OUTRAS INSTITUIÇÕES CARGO/ LOTAÇÃO NOME LOTAÇÃO ATUAL ANTERIOR Ana Angélica Alves do Carmo Rodrigues de Almeida SIAPE: Márcia Fernandes Baptista - SIAPE: Sérgio Souza Santos - SIAPE: Bibliotecário - BENF Arquivista - CAR Bibliotecário Escola de Administração Fazendária Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão Ministério da Cultura Brasília / Desde 24/06/2010

33 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 33 QUADRO 14 SERVIDORES COM EXERCÍCIO PROVISÓRIO EM OUTRA INSTITUIÇÃO POR DESLOCAMENTO DO CÔNJUGE NOME CARGO LOTAÇÃO PROVISORIA Isabella Coelho de Medeiros SIAPE: Processo: / Bibliotecário Universidade Federal de Amazonas Portaria 149, de 17 de março de Roberta Jerônimo da Silva SIAPE: Processo: / Portaria 393, de 16 de dezembro de MOVIMENTAÇÃO INTERNA Priscila Rocha Vicente Bibliotecário Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte QUADRO 15 MOVIMENTAÇÃO INTERNA CARGO LOTAÇÃO LOTAÇÃO ATUAL ANTERIOR Auxiliar em BFF a partir de 03/01/2017 Administração SAA * William Pereira dos Santos Assistente em BFF a partir de 08/03 /2017 LACORD Administração Leticia Viegas Zeitoune Bibliotecário BINF BAC a partir de 01/04/2017 Manoela Ferraz Moyses Nunes Bibliotecário BAC SPTE a partir de 11/04/2017 Sandro Machado dos Santos Assistente em BAU a partir de 24/04/2017 BIME Administração Sandro Machado dos Santos Assistente em BCG a partir de 09/08/2017 BAU Administração Hebe de Deus Freire Bibliotecário BRO SIRE a partir de 03/07/2017 Gabriela Souza Neto Pimenta Bibliotecário BFF SIRE a partir de 09/10/2017 Rosiane Pedro Nascimento Bibliotecário BAVR BEE a partir 11/10/2017 Luciana Pereira Rodrigues Bibliotecário BEE BCG a partir 17/10/2017 * Servidor cedido pelo Instituto de Biologia, aguardando tramitação de processo para decisão de ajuste de lotação para SDC. SERVIDORES AFASTADOS Camilla Duarte da Silva Bibliotecária SIRE Fernanda Daniel da Silva Bibliotecária BFM Marcos Vinicius Mendonça Andrade QUADRO 16 SERVIDORES AFASTADOS CARGO LOTAÇÃO TIPO DE AFASTAMENTO Bibliotecário GOT Ana Nogueira Braga Bibliotecária BIME Márcia Leite Fernandes Bibliotecária BIG Licença para tratar de assuntos particulares a partir de 01/09/2016 até 01/09/2019, segundo Portaria nº de 06/09/2016, publicada no BS nº 155 de 09/09/2016. Afastamento no exterior para a realização de Doutorado na Universidade de Coimbra de 12/09/2016 até 11/09/2020, publicado no BS nº 155 de 09/09/2016. Licença para capacitação de 01/03/2016 a 01/03/2017 (Doutorado em Ensino de Ciências e Matemática) com prorrogação de 02/03/2017 até 24/11/2018, publicada no BS 014 de 23/01/2017. Licença para realização de Mestrado Profissional em Diversidade e Inclusão, na Universidade Federal Fluminense de 01/10/2016 até 30/09/2018, publicado no BS 161 de 19/09/2016. Licença para realização de Mestrado Profissional em Biblioteconomia, na UNIRIO, Rio de Janeiro, de 03/03/2017 até 05/09/2018, com ônus limitado,

34 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 34 Ary Alfredo Pereira Fortes Arquivista CAR publicado no BS 11 de 17/01/2017. Prorrogação de afastamento no país para Mestrado em Ciências da Religião, na Faculdade Unida de Vitória, Vitória/Espírito Santo de 21/12/2016 até 02/06/2017, com ônus limitado, publicado no BS 11 de 17/01/2017. SERVIDORES AFASTADOS Beatriz Bahia Gomes da Silva Faria Rosale de Mattos Souza QUADRO 17 SERVIDORES QUE RETORNARAM APÓS AFASTAMENTO CARGO LOTAÇÃO TIPO DE AFASTAMENTO TRF - Portaria nº de Técnico em Arquivo SAIN/CAR 22/06/2016 cessão encerrada em 22/06/2017 Arquivista SAIN/CAR Licença para capacitação de 26/6/13 a 25/06/17 (Doutorado em Ciência da Informação/UFRJ) 1.8 RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS 2017 PRESTAÇÃO DE CONTAS No exercício de 2017, a SDC teve uma previsão orçamentária de R$75.731,94 a título de Livre Ordenação (LO). Todavia, conforme prestação de contas encaminhada pela Unidade Gestora da SDC - Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), para desenvolvimento das ações planejadas e desenvolvidas, pela SDC, esta contou com um orçamento na ordem de R$ ,79 (quinhentos e vinte e nove mil, quinhentos e seis reais e setenta e nove centavos), disponibilizados pela Universidade Federal Fluminense, através da Administração Central. Este recurso foi utilizado da seguinte maneira: BIBLIOGRAFIA BÁSICA R$ ,48 LIVRE ORDENAÇÃO R$78.954,82 MANUTENÇÃO DE SISTEMA R$50.559,49 QUADRO 18 PRESTAÇÃO DE CONTAS ITEM UGR VALOR DESCRIÇÃO DO EMPENHO Bibliografia 2017NE (R$ ,60) R$ ,40 Básica Nacional 2017NE (R$ 1.210,80) Bibliografia Básica R$ , NE (R$99.714,08) Internacional Serviço R$ 950,00 Orçamento para NIU 249 (Impressão de fichas ND) Consumo R$ ,16 Material de expediente Capital R$ ,34 Material permanente (R$ ,25) Material permanente (R$ ,09) Suprimento de Serviços R$ 2.536, R$ 7.534,32 Fundos Consumo R$ 4.997,82 Manutenção de software (R$ 5.855,08) / Treinamento informática (R$ ,00) PERGAMUM R$ , NE RFI BRASIL R$ ,41 Manutenção do Sist. antifurto R$ , NE TOTAL R$ ,79

35 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO AGENDA POSITIVA SDC EM 2017 Objetivando a conquista de maiores e melhores resultados para a UFF, no ano de 2017 a SDC buscou soluções diante das adversidades; enfrentou novos desafios; estimulou o engajamento coletivo, o comprometimento e a realização de suas tarefas, com confiança, foco e entusiasmo, realizando ações positivas, parcerias e outras iniciativas, conforme apresentadas no Quadro 19. QUADRO 19 AÇÕES POSITIVAS REALIZADAS PELA SDC EM 2017 OBJETIVOS AÇÕES DESCRIÇÃO RESPONSÁVEIS ALCANÇADOS Acessibilidade Acesso à Informação Ações voluntárias Conscientização e responsabilidade Social das Bibliotecas; Mobilização da comunidade acadêmica para as questões sobre Acessibilidade e Inclusão; Recuperação das informações contidas nos documentos de Arquivos e acervo das Bibliotecas. Participação do aluno UFF, no Programa de Ações Voluntárias do Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Ações realizadas na Universidade como um todo, com o objetivo de apoiar e consolidar políticas e tecnologias inclusivas no Sistema de Bibliotecas e Arquivos e na UFF. Garantia de livre acesso às informações Estimulo à aprendizagem dos princípios básicos da preservação, conservação e restauro de documentos. Coordenação de Bibliotecas Bibliotecas Bibliotecas e Arquivos Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Seção de Informação Referencial Bibliotecas e Arquivos Apoio aos programas de ensino, pesquisa e extensão da Universidade Desenvolvimento de serviços e produtos para atendimento das necessidades de informação da comunidade acadêmica da UFF; Disponibilização de recursos informacionais e assessoria técnica na área de documentação, por meio de redes e sistemas integrados, facilitando o acesso à informação em nível nacional e internacional. Acesso livre e gratuito às informações pelo RIUFF; difusão do conhecimento; retroalimentação da investigação; economia, sustentabilidade e desenvolvimento social. Aquisição de bibliografia básica e bibliografia complementar das unidades curriculares dos cursos de graduação. Coordenação de Bibliotecas Coordenação de Arquivos Seção de Informação Referencial Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções Bibliotecas e Arquivos

36 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 36 Capacitação de Usuários em Bibliotecas e Arquivos Desenvolvimento de ações voltadas à educação e à capacitação da comunidade acadêmica da UFF visando contribuir para o aprimoramento constante da competência informacional dos usuários. Planejamento e realização de treinamentos e oficinas visando maior autonomia e aprimoramento, da competência informacional dos usuários. Coordenação de Bibliotecas Coordenação de Arquivos Seção de Informação Referencial Seção de Processamento Técnico Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções Bibliotecas e Arquivos Avaliação de Documentos Avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos pela UFF. Identificação de documentos para guarda permanente ou a eliminação física daqueles já destituídos de valor. Coordenação de Arquivos Gestão de recursos informacionais e documentais Estabelecimento de políticas e diretrizes na área de Gestão da Informação da Universidade Federal Fluminense. SDC é membro do Comitê de Gestão da Informação, com participação efetiva e contribuição no estabelecimento de políticas, diretrizes, e definição de normas para gestão e uso dos recursos informacionais e documentais da Universidade. Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Coordenação de Arquivos Manutenção predial nas unidades Conservação curativa no acervo das Bibliotecas Estabelecimento de parceria com a SAEN/PROAD Desenvolvimento das atividades de conservação e restauração de documentos Atendimento às necessidades permanentes de manutenção predial, demandadas pelas unidades, conforme possibilidade da instituição. Ações de sustentabilidade Superintendência de Documentação Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos

37 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 37 Gestão de Coleções Dotar as bibliotecas de bibliografia básica e bibliografia complementar das unidades curriculares ministradas pelos cursos da UFF. Preparar as bibliotecas e Coordenações de Cursos para recebimento das Comissões de Avaliação do MEC; Conscientização das Direções de Unidades e Coordenações de Cursos que esta é uma ação transversal à UFF, e por isso a necessidade de responsabilidade compartilhada para a melhoria dos indicadores do Conceito Dimensão 3 (Infraestrutura). Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções Formação Continuada Ampliação da qualidade dos serviços prestados. Planejamento, desenvolvimento de ações para qualificação, integração social e aprendizagem dos colaboradores do Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Coordenação de Arquivos Seção de Informação Referencial Gestão de Pessoas Administração dos recursos humanos da SDC, considerando as necessidades das unidades, o potencial, o desempenho e as competências do servidor Redistribuição, movimentação interna e ampliação do quadro de pessoal; Apoio de colaboradores terceirizados. Superintendência de Documentação Gestão técnica e operacional de bibliotecas Ampliação da qualidade dos serviços prestados nas Bibliotecas. Coordenação, planejamento e acompanhamento das atividades técnicas desenvolvidas nas bibliotecas. Coordenação de Bibliotecas Gestão técnica e operacional de arquivos Ampliação da qualidade dos serviços prestados nos arquivos.. Coordenação, planejamento e acompanhamento das atividades arquivísticas na UFF. Coordenação de Arquivos

38 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 38 Inventário e Controle de Bens Patrimoniais Marketing Realização de inventário físico de bens móveis das suas unidades. Desenvolvimento de ações voltadas à melhoria dos serviços de marketing, visando o reconhecimento e senso de pertencimento dos colaboradores da SDC Cadastro de bens no órgão de controle de Patrimônio da UFF; Tombamento dos livros comprados e enviados para as bibliotecas. Reforço na divulgação das ações realizadas pelo Sistema de Bibliotecas e Arquivos, nos canais oficiais da SDC/UFF; Secretaria Administrativa SDC Bibliotecas, Arquivos e Laboratórios Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções Superintendência de Documentação Bibliotecas e Arquivos Parcerias com outras instituições - Redes e Programas de Cooperação Técnica e Bibliográfica Realização de outras parcerias através de redes e programas de cooperação técnica e bibliográfica. Manutenção das parcerias já existentes, e criação de novas parcerias através de redes e programas de cooperação técnica e bibliográfica. Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Ampliação d a equipe responsável pela Gestão Pergamum; Pergamum UFF Promoção de ações que garantam a manutenção constante do software de gestão das bibliotecas para utilização plena dos recursos disponíveis. Recuperação da informação pela comunidade acadêmica da universidade, através da padronização/descrições de documentos. - Promoção de pesquisa de satisfação, para avaliação dos serviços online prestados via Pergamum; - Controle e manutenção do Vocabulário Controlado; - Inclusão de assuntos e editoras; - Coordenação do Processamento Técnico de livros e materiais especiais Coordenação de Bibliotecas Seção de Processamento Técnico - Orientação no uso dos manuais da SPTE e códigos de catalogação e classificação.

39 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 39 Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI/UFF Promoção, integração e extensão das atividades desenvolvidas no âmbito da Superintendência de Documentação, Cumprimento das metas e objetivos estratégicos previstos pelo Plano de Desenvolvimento Instituc ional da UFF Superintendência de Documentação Programa de Estágio Interno Disponibilização de vagas para estágio no âmbito da SDC, classificados de acordo com a Lei , que prevê: a) Estágio Interno Obrigatório (EO) previsto na matriz curricular do Curso de Graduação do aluno, sendo seu cumprimento indispensável para a sua formação. b) Estágio Interno Não Obrigatório (ENO) aquele desenvolvido pelo aluno como atividade opcional, acrescida à carga horária regular e obrigatória. No caso de estágio não obrigatório, a atividade de estágio deve estar prevista no Plano Pedagógico do Curso de Graduação ao qual o aluno esteja vinculado. Continuidade ao Programa de Estágio da SDC, de acordo com a Instrução de Serviço PROGRAD/DES, Nº. 01 de 15 de dezembro de Publicação de Portaria para constituição da Comissão de Estágio da SDC; Superintendência de Documentação

40 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 40 Institucionalização do RIUFF Realização de treinamentos; Repositório Institucional Ampliação do uso da plataforma pelas comunidades UFF; Maior adesão dos Cursos de Graduação e Programas de Pós- Graduação; Promoção de ações que garantam a manutenção constante do software DSpace para utilização plena dos recursos disponíveis; Superintendência de Documentação Seção de Informação Referencial Ressaltar a Função acadêmica e Social das Bibliotecas e Arquivos da UFF Contribuir para Construção da identidade sócio cultural; Formação da cidadania; Transformação social; Construção e preservação da memória; Responsabilidade ambiental e Sustentabilidade (através da conservação e restauração do acervo, bem como a utilização de recursos digitais); - Ser um espaço de interação, geração, socialização e compartilhamento de conhecimentos. - Ampliar parceria com Programa de Extensão da UFF (PROEX). Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Coordenação de Arquivos Bibliotecas e Arquivos Sistema Eletrônico de Informações - SEI Desenvolvimento de ações transversais, voltadas para a gestão de documentos no ambiente de produção do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da UFF SDC atua como Presidente da Comissão de Implantação e Acompanhamento do SEI na UFF; Superintendência de Documentação Coordenação de Arquivos

41 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 41 Parceria com o Programa de Ações Sustentáveis da PROEX/UFF; Sustentabilidade Apoio e consolidação de diretrizes de sustentabilidade para a elaboração do Plano de Logística Sustentável voltado a todos os campi da UFF. A criação deste plano é uma demanda do governo federal e alinha-se ao documento de Motivação Institucional da Universidade Federal Fluminense que aplicará conceitos de sustentabilidade na gestão administrativa e acadêmica da instituição. Parceria PROEX/ENEL para recolhimento de papeis e outros itens recicláveis e resíduos sólidos; Estímulo para reuso e/ou realização dos serviços de manutenção que possam evitar perdas e trocas de materiais; Estimulo às ações de digitalização pelo LARE/UFF; Eliminação física de documentos arquivísticos destituídos de valor da UFF e conscientização dos colaboradores da instituição quanto à utilização de documentos em papel. Superintendência de Documentação Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Laboratório de Reprografia Coordenação de Arquivos Bibliotecas e Arquivos Inauguração do Centro de Obras Raras e Especiais CORES/SDC Composição do acervo com vistas a Garantir a memória e a preservação do acervo institucional e acadêmico, com obras com exemplares inéditos e que fazem parte de edições especiais. Na ocasião da inauguração do CORES, o público teve a oportunidade de apreciar exemplares em exposição, que mostram a riqueza do acervo, além de conhecer as técnicas utilizadas para tratamento e preservação dessas obras, realizadas pelo Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Inaugurado no dia 2/10/2017, foi constituído por um acervo diversificado, oriundo das coleções do Sistema de Bibliotecas da UFF. O mesmo foi concebido, considerando principalmente dois critérios principais: raridade e preciosidade do acervo, que conta com 16 mil itens armazenados num espaço reservado para o acondicionamento e guarda dos mesmos. Superintendência de Documentação Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos

42 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 42 Parceria interinstitucional da SDC/UFF com Escola de Guerra Naval da Marinha do Brasil Novo modelo de parceria entre a EDUFF e SDC Buscando ampliar a qualidade do ensino e da pesquisa, bem como as oportunidades de acesso à Base de Dados da Capes que contemplam os assuntos: Poder Naval, Poder Marítimo, Direito Internacional, Relações Internacionais, Política Internacional, Geografia Humana e Econômica, História Naval, História Geral e do Brasil, Administração, Economia e Contabilidade, em 04/05/17, a SDC/UFF em parceria com a EBSCO Information Service, apresentou as Bases de Dados e seus recursos ao Programa de Pós- Graduação da Escola de Guerra Naval (Urca). Estabelecimento de critérios para ampliação e distribuição do acervo bibliográfico pela EDUFF, no âmbito do Sistema de Bibliotecas da SDC, de forma a permitir o enriquecimento das coleções das bibliotecas de acordo com o escopo das áreas e cursos atendidos por cada uma delas; Realização de Empréstimo entre Bibliotecas aos docentes, discentes, servidores e pesquisadores da EGN e UFF; Estreitar novas Parcerias, Convênios e Acordos de Cooperação Técnica Alcance de maior público; Ampliação da visibilidade da produção intelectual da universidade; Aumento da qualidade do ensino, da pesquisa e da extensão da UFF; Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Seção de Informação Referencial Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções

43 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 43 Campanhas Solidárias Foram realizadas a 4ª e 5ª Campanhas Solidárias no Sistema de Bibliotecas e Arquivos da Universidade Federal Fluminense através da Superintendência de Documentação: A Campanha do Agasalho, que incentivou aos usuários que estavam cumprindo suspensão por atraso (aplicadas até o dia 30 de maio de 2017), que estas fossem quitadas através de doações de itens como cobertores, mantas entre outros tipos de agasalho; A Campanha Natal Solidário, que arrecadou na ocasião da confraternização de Natal, alimentos não perecíveis e itens de higiene pessoal para doação; Através da participação voluntária, todos os agasalhos e cobertores arrecadados foram entregues ao Centro Social de Itaboraí Madre Tereza de Calcutá CNPJ / Rua Dez, 01 lt 188, Itambi Itaboraí RJ; Os alimentos não perecíveis e itens de higiene pessoal foram entregues à instituição Associação Amigo dos Enfermos Casa de Maria de Magdala - CNPJ: / / Est. Washington Luiz, 1956, Fundos Sapê Niterói Rio de Janeiro/ CEP: CNPJ: / / Telefone: (21) / / Superintendência de Documentação Bibliotecas e Arquivos Serviço de Copeiragem Planejamento orçamentário Prestação de serviço de copeiragem em parceria com a Superintendência de Arquitetura e Engenharia - SAEN Planejar os gastos dos recursos financeiros destinados à SDC, de forma a garantir, ampliar a qualidade e a prestação de serviços pelas Bibliotecas e Arquivos. Com a autorização da PROAD/SAEN, a SDC passou a contar com (1) uma Copeira do quadro da SAEN para preparo do café da SDC 2 (duas) vezes ao dia, nos períodos da manhã e da tarde. Aquisição de Equipamentos Aquisição de Mobiliários Aquisição de Acervo Aquisição de Material de Consumo Realização e manutenção de pequenos serviços e reparos nas unidades da SDC Superintendência de Documentação Pró-Reitoria de Administração Superintendência de Arquitetura e Engenharia Superintendência de Documentação

44 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 44 Além das reuniões de rotina, a SDC realizou 4 (quatro) reuniões gerais com todas as chefias ao longo do ano: - 29/03/2017. Pauta: Relatório Gestão SDC 2016; Repositório Institucional da UFF; Sistema Eletrônico de Informação - SEI /UFF; Retomada do GT - Terminologia; Retomada das reuniões por área; Coordenação de Bibliotecas e informes gerais. Reuniões de Chefia para planejamento e diretrizes da SDC com suas unidades, de forma a atingir os objetivos propostos - 24/07/2017. Pauta: Reuniões por área (Saúde e Multidisciplinar); Manutenção das unidades; Implantação do SEI na UFF; Repositório Institucional; Informes Gerais. - 23/10/2017. Pauta: Férias Web com a presença da Chefe do SCAP /DDV /DAP Priscilla Dutra, a convite da Superintendente, para sanar dúvidas de todas as unidades da SDC, quanto a marcação de férias pelo Sistema Férias Web. Fornecer e coletar informações de processos operacionais, Comunicar mudanças, implantação de novos projetos; Obtenção de feedbacks; acompanhamento, avaliação e/ou informações gerais sobre o Sistema de Bibliotecas e Arquivos; Busca da melhoria contínua dos resultados; Superintendência de Documentação - 08/12/2017. Pauta: Pergamum; Ficha de Catalogação automática; Oficina de Pequeno Reparos no Sistema de Bibliotecas; Status sobre Contrato dos Terceirizados da Empresa Liderança; Programa de estágio interno da UFF/SDC; Informes Gerais

45 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 45 Reuniões do Conselho Deliberativo da SDC Apresentação ao Conselho Deliberativo, as ações planejadas e desenvolvidas pela SDC - Reunião em 28/06/17 Pauta: Retorno/Status das reuniões por área; Reestruturação organizacional da SDC; Regulamento da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; Agente Patrimoniais; Comunicação oficial de desligamento a pedido dos membros Ana Paula Lima dos Santos e Ana Nogueira, e por aposentadoria, da Suplente Ana Maria de H. C. Sá Couto; Assuntos gerais. Superintendência de Documentação Conselho Deliberativo - Reunião em 17/11/17. Pauta: Leitura e aprovação da Ata de Reunião de 28/06/2017 para fins de assinatura; Status da estrutura organizacional da SDC; Minuta - Política de Controle Patrimonial de acervos bibliográficos; Calendário preliminar CDL/SDC 2018; Assuntos Gerais

46 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 46 Acolhimento de novos servidores da SDC A partir de 2016, a gestão da SDC iniciou um trabalho de acolhimento dos novos servidores, buscando apresentar aos recém-chegados, uma visão macro da instituição, bem como as especificidades do sistema de bibliotecas e arquivos, enquanto local de exercício de suas atividades. A abertura do Acolhimento é conduzida pela Superintendente, que apresenta aos servidores, a Superintendência de Documentação. Dando sequência à esta atividade, as coordenações de bibliotecas e de arquivos, bem como as suas respectivas sessões, setores, secretaria e laboratórios, apresentam as ações desenvolvidas em suas unidades, munindo os servidores com informações básicas sobre as atividades realizadas no âmbito da SDC. Além das apresentações de cada área, também fazem parte deste projeto, alguns treinamentos como uso do software de bibliotecas Pergamum e do Repositório Institucional da UFF, que contam com o apoio dos grupos de trabalho de formação continuada e de capacitação, ambos constituídos e convidados pela Superintendência para fazer parte deste projeto. Superintendência de Documentação Reestruturação organizacional da SDC Levantamento de inconsistências na estrutura organizacional da SDC, tais como: setores em desativação e servidores em exercício fora da sua unidade atual; Revisão e atualização da estrutura organizacional, Relacionando todos os servidores, bem como suas respectivas chefias, com vistas a providenciar o ajuste da lotação e exercício de suas atividades no SIORG- UFF. Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Coordenação de Arquivos

47 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 47 Superintendência de Documentação Mudança de layout da SDC Reorganização do layout da Sede da SDC, pensada de forma coletiva e em conjunto com os servidores e chefias das respectivas seções. Otimização e adequação do espaço físico; motivação da equipe; ampliar a satisfação das pessoas no ambiente de trabalho; Melhoria da execução das atividades. Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Coordenação de Bibliotecas Seção de Informação Referencial Seção de Processamento Técnico Placas de sinalização interna e externa da SDC Acompanhamento de Leis, programas e projetos nas áreas de Biblioteconomia e Arquivologia; Relações permanentes com Reitoria, Pró- Reitorias, Superintendências, Unidades Universitárias, Departamentos de Ensino e demais instâncias da Universidade; Substituição das placas de sinalização interna e externa da Sede da SDC. As placas Núcleo de Documentação foram substituídas por placas com nova nomenclatura Superintendência de Documentação Atualização e modernização de processos internos, considerando a base legal vigente das respectivas áreas e seus respectivos órgãos de controle. Alinhamento das atividades desenvolvidas pela SDC, com o ensino de graduação, pósgraduação, pesquisa e extensão da UFF, bem como com o Plano de Desenvolvimento Institucional Confecção de placas de sinalização interna e da fachada da Sede da SDC. Apoio na transformação da administração pública em uma administração mais moderna e eficiente Integração das atividades da SDC, com o ensino de graduação, pósgraduação, pesquisa e extensão da UFF Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções Superintendência de Documentação Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Coordenação de Arquivos Superintendência de Documentação Coordenação de Bibliotecas Coordenação de Arquivos 1.10 INFRAESTRUTURA A SDC solicitou e recebeu por doação, mobiliários encaminhados pelo BNDES. Deste modo, distribuiu os mesmos conforme necessidade e aceite das respectivas unidades. Dentre estas:

48 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 48 QUADRO 20 - MOBILIÁRIOS ENCAMINHADOS `AS UNIDADES PELA SDC UNIDADE NOTA DE TRANSFERÊNCIA ESPECIFICAÇÃO TOMBAMENTO BAC 16/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS CAR 17/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS CAR 17/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BFV 18/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BNO 19/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BCG 20/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BCG 20/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BCG 20/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BCG 20/2017 GAVETEIRO BAIXO 3 GAVETAS LACORD 21/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS LACORD 21/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BEC 22/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BIB 23/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BENF 24/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BEE 25/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS BFD 26/2017 GAVETEIRO BAIXO 3 GAVETAS CORES 27/2017 GAVETEIRO BAIXO 3 GAVETAS BCV 28/2017 GAVETEIRO BAIXO 3 GAVETAS SPTE 29/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS SPTE 29/2017 GAVETEIRO BAIXO 3 GAVETAS SPTE 29/2017 GAVETEIRO BAIXO 3 GAVETAS BRO 31/2017 ARMÁRIO BAIXO 2 PORTAS CBI 07/2018 ARMÁRIO BAIXO CBI 07/2018 ARMÁRIO BAIXO SPDC 06/2018 ARMÁRIO BAIXO SDC/DIREÇÃO 10/2018 ARMÁRIO BAIXO SDC/DIREÇÃO 10/2018 GAVETEIRO FIXO ESTRUTURAL SDC/DIREÇÃO 10/2018 MESA PLATAFORMA M SDC/DIREÇÃO 10/2018 GAVETEIRO FIXO ESTRUTURAL SDC/SA 02/2018 MICRO HP 4GB 500GB DVD- RW C/TECLADO E MOUSE SDC/SA 02/2018 MONITOR LG LED HD SL/REUNIÃO 11/2018 ARMÁRIO BAIXO SL/REUNIÃO 11/2018 ARMÁRIO BAIXO MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA (SISTEMA ANTIFURTO) A UFF assinou um Contrato de R$ ,35 (Quarenta e quatro mil seiscentos e noventa e seis reais e trinta e cinco centavos) com a Empresa RFIDBrasil para realizar a Manutenção dos Portais de Segurança das unidades da SDC que possuem Sistema Antifurto para segurança de seus acervos.

49 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 49 Em 2016, com a liberação do Empenho 2016NE no valor de R$22.241,94 (vinte e dois mil, duzentos e quarenta e um reais e noventa e quatro centavos) em 2016, a Empresa RFIDBrasil realizou visita técnica e manutenção em 14 Bibliotecas, conforme demonstrado no quadro 21. Em 2017, a SDC recebeu novo Empenho 2017NE no valor de R$22.454,41 (vinte e dois mil, quatrocentos e cinquenta e quatro reais e quarenta e um centavos), para realização de Visita Técnica nas unidades identificadas no mesmo quadro, que aguardavam Visita Técnica para Manutenção dos Portais de segurança. QUADRO 21 - MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA EMPENHO 2016NE EMPENHO 2017NE Biblioteca de Administração e Contábeis Biblioteca do Aterrado de Volta Redonda Biblioteca Central do Gragoatá Biblioteca Central do Valonguinho Biblioteca da Escola de Engenharia e Instituto de Computação Biblioteca de Engenharia Metalúrgica Biblioteca da Escola de Enfermagem Biblioteca da Faculdade de Direito Biblioteca da Faculdade de Medicina Biblioteca do Instituto Biomédico Biblioteca do Instituto de Física Biblioteca do Instituto de Geociências Biblioteca de Nova Friburgo Biblioteca de Economia Biblioteca do Instituto de Matemática e Estatística Biblioteca da Faculdade de Veterinária Biblioteca da Faculdade de Farmácia Biblioteca de Administração e Contábeis Biblioteca do Instituto Biomédico Biblioteca da Faculdade de Medicina Biblioteca Central do Gragoatá Biblioteca de Nutrição e Odontologia TOTAL: R$ ,94 TOTAL: R$ ,41 QUADRO 22 - MANUTENÇÃO DOS PORTAIS DE SEGURANÇA (EMPENHO 2017NE800336) Biblioteca de Economia VISITA TÉCNICA EM 12/07/17 Biblioteca do Instituto de Matemática e Estatística VISITA TÉCNICA EM 25/07/17 Biblioteca da Faculdade de Veterinária VISITA TÉCNICA EM 28/07/ DESCRIÇÃO Não foi possível reparar o sistema que apresenta a unidade de controle; estágios de potência e alimentação danificados. Por se tratar de equipamento; fora de linha, seu reparo deve ser feito via atualização com base de troca por outra remanufaturada. Foi encaminhada proposta comercial em 04/08/17. Visita técnica feita em 25/07/17 com instalação de sistema usado c/ partes do valonguinho e enfermagem, tendo o sistema ficado plenamente operante. Aterramento com problema, falta tomada dedicada a ser fornecida pelo cliente e observaram-se etiquetas com ativação parcial. Sistema foi recalibrado e limpo, tendo ficado plenamente operante. Existe ruído na rede elétrica local. Contador de fluxo externo operante, contudo o botão de reset (para zerar) não funciona. Cliente pediu para avaliar com SDC os seguintes custeios: 1) reparo do botão reset do contador de fluxo: 2)

50 1 SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO 50 aquisição de um ativador de etiquetas (etiquetas com ativação parcial, por conta do metal das estantes); 3) desinstalar/reinstalar antenas em outra posição Biblioteca da Faculdade de Farmácia VISITAS TÉCNICAS FEITAS EM 28/07/17 E 29/09/17. O sistema ficou plenamente operante tendo sido reparada a unidade de controle sem custos adicionais Biblioteca do Instituto Norte Fluminense VISITA TÉCNICA FEITA EM 01/08/17. Biblioteca de Administração e Contábeis VISITAS TÉCNICAS FEITAS EM 25/07/17, 29/09/17 E 08/11/17 Biblioteca do Instituto Biomédico VISITA TÉCNICA FEITA EM 25/07/17 Biblioteca da Faculdade de Medicina VISITA TÉCNICA FEITA EM 28/07/17 Não foi possível reparar o sistema. Apresenta a unidade de controle com microprocessador danificado, empregando componentes miniaturizados de tecnologia smd (surface mounting device) montados em placa de circuito impresso multilayer. Foi encaminhada proposta comercial em 04/08/17. SDC solicitou à BCG a transferência de 1 (um) SISTEMA, que foi DOADO e FICOU PLENAMENTE OPERANTE. Instalação de sistema usado fornecido pela rfidbrasil atualização tecnológica, que ficou plenamente operante Instalação de controladora reparada, tendo o sistema ficado plenamente operante Biblioteca Central do Gragoatá Reinstalação do sistema em outro lugar à pedido da chefia TOTAL R$ ,41

51 51 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Constituída através da Portaria nº de 18 de abril de 2011, a Coordenação de Bibliotecas, foi criada na ocasião da reestrutura organizacional da UFF, como responsável pela gestão das ações que visem à organização e disseminação da informação no âmbito das bibliotecas da Universidade. 2.1 BIBLIOTECAS Localizadas na cidade de Niterói e outros 8 (oito) municípios do Estado do Rio de Janeiro: Santo Antônio de Pádua; Macaé; Volta Redonda; Nova Friburgo; Angra dos Reis; Campos dos Goytacazes; Rio das Ostras e Petrópolis, as 31 (trinta e uma) Bibliotecas do Sistema atendem a todas as áreas do conhecimento dos cursos de Graduação e Pós-Graduação ofertados pela UFF, incluindo duas unidades escolares, no Colégio Universitário Geraldo Reis e na Unidade de Educação Infantil (Creche Flor de Papel), que atendem ao ensino fundamental e médio, além da Biblioteca do Centro de Memória Fluminense, especializada em História do Estado do Rio e a do Centro de Obras Raras e especiais. (QUADRO 23). QUADRO 23 - BIBLIOTECAS POR ÁREA E HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO ÁREAS SIGLA UORG HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO CIÊNCIAS BIOLÓGICAS Instituto Biomédico BIB/SDC :00-18:00 CIÊNCIAS EXATAS E DA TERRA Instituto de Química BGQ/SDC :30-17:30 Instituto de Matemática e Estatística BIME/SDC :00-19:00 Instituto de Física BIF/SDC :00-20:00 Instituto de Geociências BIG/SDC :00-21:00 Instituto do Noroeste Fluminense de Educação Superior BINF/SDC :00-20:00 CIÊNCIAS HUMANAS, LINGUÍSTICA, LETRAS E ARTES Campus do Gragoatá BCG/SDC :30-21:00 Instituto de Educação de Angra dos Reis BIAR/SDC :30-21:30 DOCUMENTAL E CULTURAL Centro de Memória Fluminense CEMEF/SDC :00-19:00 CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS Faculdade de Administração e Ciências Contábeis BAC/SDC :00-20:30 *Sábado 10:00-16:00 Faculdade de Direito BFD/SDC :00-20:00 Faculdade de Economia BEC/SDC :00-20:00 Escola de Arquitetura e Urbanismo BAU/SDC :00-18:00 Instituto de Ciências da Sociedade BMAC/SDC :00-21:00 Instituto de Ciências da Sociedade e Desenvolvimento Regional ENGENHARIAS BUCG/SDC :00-21:00

52 52 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Escola de Engenharia de Petrópolis BCPE/SDC :00-20:00 Escola de Engenharia e Instituto de Computação BEE/SDC :30-21:00 Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica de Volta Redonda BEM/SDC :00-21:00 CIÊNCIAS DA SAÚDE Escola de Enfermagem BENF/SDC :00-18:00 Faculdade de Farmácia BFF/SDC :00-19:00 Faculdade de Veterinária BFV/SDC h:00-18:00 Faculdade de Medicina BFM/SDC :00-20:00 Faculdades de Nutrição e Odontologia BNO/SDC :00-18:00 Instituto de Saúde de Nova Friburgo BNF/SDC :00-18:00 MULTIDISCIPLINARES Central do Valonguinho BCV/SDC :00-20:00 Instituto de Ciência e Tecnologia/ Instituto de Humanidades e Saúde Instituto de Ciências Exatas (ICEx) e Instituto de Ciências Humanas de Volta Redonda (ICHS) BRO/SDC :00-20:00 BAVR/SDC :00-20:30 Centro de Obras Raras e Especiais CORES/SDC 8:00-17:00 BIBLIOTECAS ESCOLARES Unidade de Educação Infantil da UFF (Creche) BFP/SDC :00-17:00 Colégio Universitário Geraldo Reis (Coluni) BML/SDC :30-16:30 TOTAL 30 UNIDADES Ações e eventos realizados pelas Bibliotecas QUADRO 24 - AÇÕES E EVENTOS REALIZADOS INFORMADOS PELAS BIBLIOTECAS UNIDADE TIPO DE ATIVIDADE Palestra em sala de aula/acolhimento Acessibilidade e inclusão BAC Digitalização de obras por meio do scanner leitor e utilização dos progrmas DosVOX, Mec Daisy, barailly Fácil etc. Serviço de alerta através de facebook dos cursos BAVR Aula inaugural Apresentação da BAVR*/Normalização de trabalhos acadêmicos Visitas guiadas: VII Semana do GCI/ Conheça a UFF / VIII Encontro do GCI / Visita guiada Antropologia // Mesas temáticas Revolução Russa / Lima Barreto / Exposição e Colóquio // Exposições Orgânico e Urbano / Maquetes da EAU / O mundo do trabalho em imagens BCG // Treinamentos ABNT/ Mendeley //Aula Literatura Francófona // Evento BCG 23 anos e abertura exposição // Gravação Série De lá pra cá // Palestra - Serviço de Referência // Novas aquisições Janeiro a julho / Setembro e outubro BCV Treinamento com alunos do curso de Química (Bac/Lic) e Química industrial 1 o. Encontro de Bibliotecários da SDC // Participação na organização e no Lançamento do Livro O BEC Capital traduzido pelo Professor Marcelo Carcanholo // Participação no Evento Anual NIEP- MARX // RIUFF // Treinamento de Periódicos Programa de Acolhimento Estudantil (PAE) // Treinamento: "Uso Efetivo da Biblioteca Digital BEE IEEE Xplore" // I e II Feira de Saberes Agroecológicos BEM Acolhimento estudantil // Agenda acadêmica // Visita ao asilo Treinamento: Pesquisa em base de dados: BVS e Portal de Periódicos da Capes // Visita guiada e BENF apresentação do sistema Pergamum // Acolhimento Estudantil // Treinamento Pergamum e Meu

53 53 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) BFD BFF BFM BFP BFV BGQ BIAR BIB BIME BINF Pergamum // Normalização de Trabalhos Acadêmicos e Normas ABNT // Estratégia de busca e pesquisa em base de dados // Participação em bancas de TCC s // Assessoramento de pesquisa individualizada Cursos: de Documentação Jurídica, GIDJ/RJ / Direito Digital e a Constituição Federal de 1988 OAB/RJ Méier / Apresentação de Trabalhos Acadêmicos GT Capacitação UFF/SDC / Apresentação de Trabalhos Acadêmicos em Rio das Ostras UFF / Apresentação de Trabalhos Acadêmicos em Macaé UFF/ de Marketing em mídias sociais: estratégias para Bibliotecas GIDJ/ Fundamentos de Marketing de Mídias Sociais PUC/RJ / Noções de Documentação Jurídica GIDJ / Gestão de Relacionamento nas Mídias Sociais Faculdade Cásper Líbero/SP / Como se tornar um escritor / Direito Autoral e Combate à Pirataria nas Violações On-line // Minicursos: Apresentação de Trabalhos Acadêmicos UFF / Apresentação de Trabalhos Acadêmicos UFF 2ª turma // Palestras: Informações Juridicas em Dois Momentos GIDJ/RJ / Sociedade Digital e Reflexões Legais OAB/RJ // I Jornada Científica e Tecnológica de Libras UFF // Jornada de Pós-Graduação UNIRIO // 2º Simpósio Além do Olhar UFF // Repositórios Digitais de Acesso Aberto FGV // Fórum de Organização do Conhecimento UFRJ // III Fórum de Competência em Informação: pesquisas e práticas no RJ UFRJ // II Simpósio Internacional de Leitura PUC/RJ // VIII Encontro Nacional da Cátedra Unesco de Leitura // III Fórum de Competência em Informação: pesquisas e práticas no RJ UFRJ // II Simpósio Internacional de Leitura PUC/RJ // VIII Encontro Nacional da Cátedra Unesco de Leitura // I Encontro de Libras e Saúde UFF // II Encontro de Professores e Alunos de Libras UFF // 5º Seminário de Documentação e Informação Jurídicas GIDJ // XXVII CBBD FEBAB // Fórum das Bibliotecas de Arte Redarte // I Fórum de Organização do Conhecimento UNIRIO // II Oficina para Formação de Instrutores // III Simpósio de Preservação e Conservação de Acervo ECA/USP // I Simpósio de Biblioteca Digital Arquitetura da Informação ECA/USP // II Colóquio de Informação e Documentação Jurídica ECA/USP // III Congresso Internacional em Tecnologia e Organização da Informação ECA/USP // Workshop Web of Science e Integrity // VIII Encontro Acadêmico do Departamento de Ciência da Informação UFF // Encontro Marketing Summit Faculdades Cásper Líbero/SP // Oficina de Textos Acadêmicos UERJ // 2º Seminário de Tecnologia e Cultura Casa de Rui Barbosa Palestra sobre BFF. Informações variadas: sistema SDC, Recursos informacionais da biblioteca e Pergamum. Treinamentos: de aluno nas bases de saúde / Catálogo Pergamum online / de docentes e alunos de pós graduação Apresentação da cultura surda com a autora Luciane Rangel // Atividade com cordéis, com cordelista João Batista Aula no laboratório de Informática, como parte da ementa de aulas práticas, para os alunos da disciplina de Metodologia Científica da Faculdade de Medicina Veterinária sobre o tema: Pesquisa Bibliográfica: Seleção final dos artigos por grupos,ministrada pela Bibliotecária chefe. // Recepção dos calouros na BFV no início dos períodos letivos com entrega de folder e divulgação dos serviços da Biblioteca // Participação da BFV na Campanha de Agasalhos promovida pela SDC // Realização do Curso online SEI/USAR pelos servidores- ENAP // Participação do curso Repositório Institucional SDC/UFF // Participação como ouvintes do I Encontro de Bibliotecários do SDC // Participação da chefia nas Reuniões de Área Médica (SDC) iniciadas em abril deste ano, com total de 6 encontros, 1 em cada Biblioteca./ Participação da chefia no Grupo de Terminologia SPTE/SDC // Participação da Chefia e da Subchefia, como convidadas, nas reuniões do colegiado da unidade Apresentação da BGQ/SDC na aula inaugural do Programa de Pós-Graduação em Geoquímica // Treinamento de usuários e difusão dos serviços informacionais da BGQ/SDC // Oficina de normalização de trabalhos acadêmicos // Aniversário da BGQ de 39 anos objetivando acolher e estreitar vínculos entre os discentes, docentes e a biblioteca. // Apresentação da BGQ/SDC aos calouros da Química no Acolhimento Estudantil // Campanha do Agasalho (31 peças) Participação no Congresso de Diversidade com oferta de oficina, participação em comissão cientifica, mediação na apresentação de trabalhos acadêmicos, recepção e organização dos pôsteres. Lançamento de livros // Gestão e organização do espaço externo de leitura Acolhimento Estudantil UFF. Projeto Biblioquiz. Acolhimento estudantil (visita guiada) Sarau poético: um convite à poesia // Treinamento de servidores para o uso do RIUFF

54 54 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) BMAC BML BNF BNO BRO BUCG CEMEF Acolhimento estudantil // Treinamento do Repositório Institucional da UFF // Quarta-feira rosa na UFF // Minicurso Apresentação de trabalhos acadêmicos Participação e organização: no LITERUNI - Evento de literatura na BML/COLUNI nos dias 3,4,5 de outubro de 2017 // Participação no treinamento de inserção e validação de itens no Repositório Institucional da UFF (RIUFF) dia 9 de maio de 2017 // Participação na Mesa Redonda : Leitura e escrita,dia 4 de setembro no auditório do COLUNI // Participação na palestra de Cristian Santos, sobre Livro, Leitura, Literatura e Bibliotecas no CCBB RJ em 13 de janeiro de 2017 // Banner da BML no Jubileu de prata do PROALE // 2 lugar na Agenda Acadêmica: Biblioteca Monteiro Lobato: reinar na Literatura // Visita guiada Participação no Acolhimento Estudantil no 1º e 2º semestres de 2017 // GT Capacitação de Usuários SDC // Treinamento de servidores para o uso do RIUFF Minicurso Apresentação de Trabalhos Acadêmicos segundo as normas da ABNT // Oficina de Encadernação Artesanal na Agenda Acadêmica // Rodas de Conversa: Desenvolvimento de Arte Conceitual para Jogos Eletrônicos" como parte da X Mostra ARTE'MIDIA de Arte e Tecnologia / Desafios de ser Youtuber universitário - Do processo criativo a rentabilização" / A arte na modernidade líquida" como parte da X Mostra ARTE'MIDIA de Arte e Tecnologia Treinamento RIUFF - TAE / Docentes Exposições: Autógrafos da Coleção Marco Lucchesi. / 50 edifícios: construindo Niterói. // Participação na 7ª Semana Fluminense do Patrimônio com a exposição 50 Edifícios Construindo Niterói Centro de Obras Raras e Especiais (CORES) O Centro de Obras Raras e Especiais (CORES) inaugurado no dia 2 de outubro de 2017, na Sede da SDC, é constituído por um acervo diversificado, oriundo das coleções do Sistema de Bibliotecas da UFF. O mesmo foi concebido, considerando principalmente dois critérios principais: raridade e preciosidade do acervo, que conta com 16 mil itens armazenados num espaço reservado para o acondicionamento e guarda dos mesmos. O acervo que compõe o CORES vai além do caráter de antiguidade. Este possui obras com exemplar único e inédito e que fazem parte de edição especial, como o Vol.1, n.1 do Index Medicus Current Medical Literature of the World, datado de Também fazem parte deste acervo, obras que possuem alguma distinção importante, como o Bulletins et Memories Société De Chirurgie de 1883, considerado um periódico raro e/ou especial; Obra com encadernação de luxo, como a de El Ingenioso Don Quijote de La Mancha, de 1930; O mapa hidrográfico que mede 1.60m x 2.20m e a publicação Flora Fluminense, datada de 1827, além de plantas rascunhadas por Niemeyer, que abrilhantam e integram o acervo do CORES. Com este acervo, a UFF busca além de preservar a memória institucional e acadêmica, oferecer à comunidade, mais uma fonte de pesquisa e informação. Na ocasião de sua inauguração, o público teve a oportunidade de apreciar exemplares em exposição, que mostram a riqueza do acervo, além de conhecer as técnicas utilizadas para tratamento e

55 55 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) preservação dessas obras, aplicadas pelo Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos da Superintendência de Documentação da UFF- LACORD/SDC/UFF. Para tratamento do acervo do Centro de Obras Raras e Especiais (CORES), foram aplicadas técnicas e procedimentos de conservação e restauração de obras e documentos, de forma responsável, tendo em vista a preocupação com o meio ambiente e o desenvolvimento sustentável: como uso de papel alcalino ou neutro para elaborar folhas de guarda e papel japonês, neutrocom (grandes fibras) para pequenos reparos e encolagens de páginas inteiras; Iluminação baixa para evitar danos ao papel; cola neutra CMC (carboxy-metyl-celulose), que permite a reversibilidade do processo; controle da umidade relativa e a temperatura do espaço reservado ao acervo, utilizando um desumidificador e sem utilização do ar condicionado evitando com isso uma oscilação de temperatura; higienização constante no acervo, evitando a contaminação por pragas como as baratas, ratos, cupins, brocas, fungos, entre outros. A Responsabilidade ambiental e sustentabilidade é um compromisso da Administração Central da universidade, assumido também pela atual gestão da Superintendência de Documentação e apoiado pelo Sistema de Bibliotecas e Arquivos, que incentiva e acompanha o desenvolvimento de ações e iniciativas, que contribuiram para construção do Plano de Logística Sustentável (PLS), voltado a todos os campi da UFF. A criação deste plano que é uma demanda do governo federal, alinha-se ao documento de Motivação Institucional da Universidade Federal Fluminense que busca aplicar conceitos de sustentabilidade na gestão administrativa e acadêmica da instituição. Várias iniciativas são desenvolvidas pela SDC em prol da Responsabilidade ambiental e Sustentabilidade, e o CORES é um exemplo concreto de iniciativa responsável e sustentável, sob orientação do Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos. A entrega do CORES à comunidade, é resultado de um trabalho coletivo e de cooperação, somado a outros voluntários interessados pela área, além do apoio e incentivo imprescindível da Administração Central da UFF, em especial, dos Profs. Sidney Mello (Reitor) e Antônio Cláudio Nóbrega (Vice-Reitor), que contribuíram enormemente para que este projeto se tornasse realidade. QUADRO 25 ACERVO CORES TIPO DE MATERIAL (RECEBIDO POR TÍTULOS DOAÇÃO) Livros EXEMPLARES Periódicos TOTAL

56 56 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Indicadores Acervo atual Nas seções a seguir são apresentados os indicadores de Acervo nas bibliotecas do Sistema: quantitativo atual, aquisição por compra e doação, bem como o crescimento do mesmo. Em 2017 foram agregados ao das Bibliotecas do Sistema novos títulos e exemplares, o que possibilitou um crescimento do acervo de 2,16% em relação ao ano de O acervo atual do Sistema de Bibliotecas da UFF conta com títulos e exemplares. TABELA 3 - ACERVO TOTAL ATÉ 2017 TIPO DE ACERVO TÍTULOS EXEMPLARES Dissertação Dissertação da UFF E-book Livro Periódico Tese Tese da UFF Outros tipos TOTAL GRÁFICO 3 - ACERVO TOTAL ATÉ Dissertação Dissertação da UFF E-book Livro Periódico Tese Tese da UFF Outros tipos

57 57 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) TABELA 4 - CRESCIMENTO DO ACERVO ACERVO TOTAL 2016 ACERVO BAIXADO 2017 ACERVO INCORPORADO ACERVO TOTAL % CRESCIMENTO TÍTULOS ,16% EXEMPLARES ,86% Circulação Nas seções a seguir são apresentados os indicadores de circulação nas bibliotecas do Sistema: consultas, empréstimos, devoluções e renovações de materiais, número de usuários cadastrados Funcionamento, Frequência e Operações no Pergamum As Bibliotecas do Sistema funcionaram, em média, por 231 dias em A TABELA 5 demonstra o total de dias de funcionamento de cada biblioteca. TABELA 5 - INDICADORES DE FUNCIONAMENTO, FREQUÊNCIA E OPERAÇÕES NO PERGAMUM SIGLA DIAS DE FUNCIONAMENTO FREQUÊNCIA TOTAL FREQUENCIA MENSAL FREQUENCIA DIÁRIA OPERAÇÕES PERGAMUM MÉDIA DIÁRIA BCG BIF BAVR BEE BIB BFV BEM BFM BCV BNO

58 58 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) BAC BFD BFF BENF BRO BIME BUCG BGQ BFP BMAC BNF BIG BINF BEC BML BAU BIAR BCPE CEMEF *SPTE Total Operações em 2017 no Pergamum / Média Diária * Bibliotecas - Total Operações em 2017 no Pergamum / Média Diária

59 59 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) TABELA 6 - EMPRÉSTIMOS E CONSULTAS POR BIBLIOTECA SIGLA UNIDADE EMPRÉSTIMO CONSULTA BAVR Instituto de Ciências Exatas e Instituto de Ciências Humanas e Sociais (Volta Redonda) BEM Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica (Volta Redonda) BIB Instituto Biomédico BCG Central do Gragoatá BIF Instituto de Física BCV Central do Valonguinho BRO Instituto de Ciência e Tecnologia e Instituto de Humanidades e Saúde (Rio das Ostras) BEE Escola de Engenharia e Ciência da Computação BEC Faculdade de Economia BUCG Universitária de Campos dos Goytacazes BFD Faculdade de Direito BAC Faculdade de Administração e Ciências Contábeis BFM Faculdade de Medicina BNO Faculdade de Nutrição e Odontologia BNF Campus Nova Friburgo BINF Instituto do Noroeste Fluminense (Santo Antônio de Pádua) BFV Faculdade de Veterinária BIME Instituto de Matemática e Estatística BFF Faculdade de Farmácia BIG Instituto de Geociências BAU Escola de Arquitetura e Urbanismo BENF Escola de Enfermagem BML Colégio Universitário Geraldo Reis BGQ Pós-Graduação em Geoquímica BIAR Instituto de Educação de Angra dos Reis BFP Creche Flor de Papel BMAC Instituto de Ciências da Sociedade de Macaé BCPE Campus Petrópolis CEMEF Centro de Memória Fluminense TOTAL

60 60 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) GRÁFICO 4- INDICADORES DE CIRCULAÇÃO NAS BIBLIOTECAS ano empréstimo consulta Outros Serviços oferecidos pelo Sistema de Bibliotecas TABELA 7 SERVIÇOS PRESTADOS PELAS BIBLIOTECAS SERVIÇO Empréstimos Consultas Reservas [1] Renovação Utilização do armário Fichas catalográficas Usuários treinados Comutação bibliográfica Levantamento Bibliográfico Empréstimo entre Bibliotecas [1] Dados do Relatório Pergamum 126 Cabe ressaltar que para atualização, manutenção de acervos; Atendimento ao usuário; circulação de material bibliográfico; Normalização da representação descritiva e temática de documentos; Gestão do Repositório Institucional da UFF (RIUFF); Gestão do software de automação do acervo e dos serviços, a CBI conta com três Seções:

61 61 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) SEÇÃO Seção de Informação Referencial (SIRE) Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SPDC) Seção de Processamento Técnico (SPTE) 2.2 AÇÕES REALIZADAS PELA CBI PROGRAMA QUADRO 26 - SEÇÕES DA CBI COMPETÊNCIAS Fazer a gestão dos objetos digitais de serviços de informação para os bibliotecários do sistema além de prestar assistência aos profissionais da Superintendência de Documentação nos projetos desenvolvidos em suas bibliotecas e arquivos e promover a educação continuada através de cursos de atualização profissional. Orientar, executar e acompanhar a constituição e manutenção dos acervos das bibliotecas da Universidade, possibilitando que as mesmas cumpram sua missão fundamental: proporcionar o acesso ao conhecimento. Descrições de documentos e facilitar as buscas e a recuperação da informação pela comunidade acadêmica da universidade. QUADRO 27 - CBI: PROGRAMAS EM DESENVOLVIMENTO OBJETIVO Atualização do Acervo Formação Continuada Capacitação de Usuários Pergamum UFF Repositório Institucional da UFF Garantir a atualização do acervo informacional das bibliotecas Desenvolver ações para qualificação, integração social e aprendizagem dos bibliotecários, arquivistas e demais colaboradores do sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF, visando à qualidade e eficiência dos serviços prestados. Desenvolver ações voltadas à educação e à capacitação da comunidade acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos informacionais disponíveis dentro e fora da Universidade, a fim de contribuir para o aprimoramento constante da competência informacional dos usuários. Dar continuidade ao Projeto de Modernização do Sistema de Automação das Bibliotecas, iniciado em 2011, através de ações que garantam a manutenção do sistema para utilização plena dos seus recursos, assim como a capacitação dos colaboradores. Gestão e divulgação do Repositório Institucional da UFF. Acompanhamento das atividades que envolvem a temática de capacitação de usuários e formação continuada no Sistema de Bibliotecas da Universidade., através dos Grupos de Trabalho (GTs), constituídos pela SDC, que atuam de forma voluntária no desenvolvimento e/ou ampliação de ações já em curso na Superintendência de Documentação.

62 62 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) QUADRO 28 DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE FORMAÇÃO CONTINUADA PROGRAMA FORMAÇÃO AÇÕES DESCRIÇÃO PARTICIPANTES CONTINUADA O objetivo do programa é desenvolver e/ou ampliar ações já em curso na SDC, para qualificação, integração social e aprendizagem aos bibliotecários, arquivistas e demais colaboradores do sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF, visando à qualidade e eficiência dos serviços prestados. O respectivo Programa conta com o apoio do Grupo de Trabalho de Formação Continuada da SDC. Submissão/Validação de itens no Repositório Institucional da UFF Datas: 09/05, 11/05, 15/05 e 17/05 Avaliação do MEC nas Bibliotecas da UFF Data: 03/08; Conservar e preservar: caminhos para manter a memória viva Acolhimento de Novos servidores da SDC. Datas: 05/05, 21/06, 25/10 Projeto da SIRE/CBI/SDC; 40 Projeto da SPDC/CBI/SDC; 31 Projeto CBI/SIRE com participação LACORD/SDC Projeto da Superintendência de Documentação TOTAL QUADRO 29 - DADOS ESTATÍSTICOS DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO USUÁRIOS PROGRAMA CAPACITAÇÃO USUÁRIOS AÇÕES DESCRIÇÃO PARTICIPANTES O objetivo do programa é desenvolver e/ou ampliar ações já em curso na SDC, voltadas à educação e à capacitação da comunidade acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos informacionais disponíveis dentro e fora da Universidade, a fim de contribuir para o aprimoramento constante da competência informacional dos usuários. O respectivo Programa conta com o apoio do Grupo de Trabalho de Capacitação de Usuários da SDC. SAC-UFF: Serviço de Atendimento ao Calouro - As melhores dicas para você ingressar com tudo na UFF Estratégia de Busca e Pesquisa em Base de Dados Minicurso de Apresentação de Trabalhos Acadêmicos Minicurso Estilo Vancouver Treinamento Mendeley, Agenda Acadêmica e 22 de março de junho 16 5 e 10 de julho 3 e 25 de outubro setembro de outubro 19 TOTAL PERGAMUM UFF Implantado no Sistema de Bibliotecas da UFF em 25 de novembro de 2013, o Pergamum é um sistema informatizado de gerenciamento de dados composto por cinco módulos: Circulação de

63 63 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Materiais; Usuários; Catalogação; Relatórios; Aquisição e Parâmetros, que contempla as principais funções de uma Biblioteca Funções e estratégias de gestão Pensar a gestão de software num Sistema de Bibliotecas como o da UFF é um desafio enorme, pois são necessárias ações que garantam a utilização plena dos recursos oferecidos pelo software, assim como sua manutenção e capacitação dos profissionais responsáveis pela operação. No Sistema de Bibliotecas da UFF as principais funções da gestão do Pergamum são: Parametrização do sistema 1 ; Gerenciamento das permissões de acesso; Elaboração de documentação: manuais, tutoriais e políticas de utilização para o Sistema; Identificação; acompanhamento e orientação das questões de operação demandadas pelas unidades; Acompanhamento das demandas dos usuários dos serviços do Sistema; Gerenciamento da qualidade dos dados da base; Capacitação dos operadores. Estas funções são coordenadas pela CBI e pela Seção de Processamento Técnico (SPTE); sendo desempenhadas em colaboração com os Grupos de Trabalho (GTs); a Área de Operações da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e com os técnicos do Pergamum. Dentro desse contexto a CBI atua como elo entre o fornecedor do software e a gestão do software é feita de forma compartilhada. Por ser um fator crítico de sucesso, que afeta a qualidade dos serviços prestados à comunidade, a gestão tem que definir estratégias e prioridades para que possa exercer seu papel com eficiência. Considerando esta necessidade foram definidas as seguintes estratégias para implantação do Pergamum no sistema de bibliotecas da UFF: Criação de Grupos de Trabalho para elaboração de manuais, tutoriais e políticas de para os módulos principais módulos do Pergamum: Catalogação, Consulta e Meu Pergamum; Criação de Canais de atendimento para suporte às demandas internas e externas; 1 Ação de configurar ou parametrizar um sistema de uso genérico de forma que o mesmo atenda os objetivos propostos para uma determinada aplicação.

64 64 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Manutenção da infraestrutura de funcionamento de software em parceria com a Área de Operações da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e equipe técnica do fornecedor; Estabelecimento de níveis de acesso, com a definição de perfis de operação para desempenho das funções dos operadores dentro do Pergamum (QUADRO 29); Atualização de versão do Pergamum em 15/08, em parceria com os técnicos do Pergamum e da Área de Operações da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI); Realização de treinamentos e oficinas 2 ; Avaliação do Pergamum; O Encontro de 4 anos da Implantação do Pergamum UFF foi realizado em 24/11/17 junto com I Encontro de Bibliotecários, com 67 de participantes. QUADRO 30 - PERFIS DE OPERAÇÃO PERFIL DE OPERAÇÃO N DE OPERADORES Auxiliar 127 Catalogação 45 Catalogação com autoridade 19 Chefias e Substitutos 52 Gestor do Sistema 5 Referência e Circulação 11 Seção de Processamento Técnico 4 TOTAL 263 A utilização de um software gerenciador para o acervo e serviços em bibliotecas necessita de um trabalho específico, que apoie e contribua com as equipes, no sentido de sanar os problemas de operacionalização, padronizar o atendimento aos seus usuários, além de incrementar as funcionalidades do software para atendimento das necessidades de sua comunidade. Com este objetivo foram realizadas as seguintes atividades no ano de A Seção deste relatório detalha as ações de capacitação no âmbito do Pergamum, realizadas pela SPTE.

65 65 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Canais de atendimento ao usuário As demandas dos usuários do Pergamum são classificadas em internas e externas e são encaminhadas para o Grupo Gestor através dos seguintes canais de atendimento: do Suporte 3 ; Fale Conosco da Seção de Informação Referencial (SIRE) e Ouvidoria da UFF. As demandas internas são aquelas encaminhadas pelas 30 bibliotecas do Sistema. No período de abrangência deste relatório foram atendidas 755 demandas internas, que são categorizadas na Tabela 8. TABELA 8 DEMANDA DE ATENDIMENTOS NO PERGAMUM POR CATEGORIA CATEGORIA QUANTIDADE % Esclarecimento de dúvidas ,37 Permissões 55 7,28 Erros de operação 47 6,22 Rede da UFF 2 0,26 Problema de acesso/url 64 8,5 Atendimento APC 21 2,8 Cadastro de Operador 53 6,8 Fora do ar/lentidão 87 11,52 Configuração 10 1,32 Parâmetro 36 4,76 Transferência de acervo 1 0,13 Problema na aplicação 44 5,82 Alimentação de tabela 15 1,98 Validade do cadastro 11 1,45 Cadastro de Usuário 9 1,2 s automáticos 16 2,11 Problemas com senha 27 3,57 Solicitação de Treinamento 5 0,66 Total As demandas externas são aquelas recebidas da comunidade acadêmica, usuária dos serviços online do Pergamum. Este serviço teve início no mês de março de 2015, quando conseguimos regularizar o envio dos s automáticos do Sistema: alertas de devolução; novas aquisições; cobrança de usuários em atraso. 3 suportepergamum@ndc.uff.br

66 66 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) TABELA 9 - ATENDIMENTOS DO SUPORTE PERGAMUM POR CATEGORIA CATEGORIA QUANTIDADE % Esclarecimento de dúvidas ,37 Permissões 55 7,28 Erros de operação 47 6,22 Rede da UFF 2 0,26 Problema de acesso/url 64 8,5 Atendimento APC 21 2,8 Cadastro de Operador 53 6,8 Fora do ar/lentidão 87 11,52 Configuração 10 1,32 Parâmetro 36 4,76 Transferência de acervo 1 0,13 Problema na aplicação 44 5,82 Alimentação de tabela 15 1,98 Validade do cadastro 11 1,45 Cadastro de Usuário 9 1,2 s automáticos 16 2,11 Problemas com senha 27 3,57 Solicitação de Treinamento 5 0,66 TOTAL GRÁFICO 5 - ATENDIMENTO SUPORTE PERGAMUM 2017 Atendimentos Suporte Pergamum % 0% 0% 2% 1% 1% 3% 1% 4% 8% 7% 1% 2% 6% 6% 7% 12% 5% 33% Alimentação de tabela Atendimento APC Cadastro de Operador Cadastro de Usuário Configuração s automáticos Erros de operação Esclarecimento de dúvidas Fora do ar/lentidão Parâmetro Permissões Problema na aplicação Problemas com senha Problemas de acesso/url Rede da UFF Solicitação de Treinamento Transferência de acervo Usuários Validade do cadastro

67 67 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Desempenho do sistema Os itens abaixo descrevem dados sobre o desempenho do sistema. Na Tabela 10 demonstramos a evolução do acervo na base bibliográfica do Pergamum UFF com as obras catalogadas e colocadas à disposição da comunidade acadêmica durante o ano de 2017, quando foram catalogados títulos e exemplares nas 30 unidades do Sistema. Observa-se, então, um crescimento de 5,1% da base de dados. TABELA 10 EVOLUÇÃO DO ACERVO NA BASE ATÉ 2016 CATALOGADO EM 2017 TOTAL EM 2017 % CRESCIMENTO Títulos ,1% Exemplares ,3% Exemplares adicionais ,1% TABELA 11 - ACERVO CATALOGADO POR TIPO DE MATERIAL TIPO DE MATERIAL TÍTULOS EXEMPLARES EXEMPLARES ADICIONAIS Anais de evento Apostila Artigo de Periódico Catálogo CDs Dissertação DVD E-book Filme Folheto Livro Mapa Monografia Obra de referência Obra Rara Periódico Projeto final Publicação avulsa Publicação seriada Relatórios em geral Separata Teses Trabalho de conclusão de curso TOTAL

68 68 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) GRÁFICO 6 - ACERVO CATALOGADO POR ANO Acervo Catalogado por ano Ano Acervo No período de abrangência deste relatório foram cadastrados novos usuários para utilização do serviço de empréstimo online nas unidades do Sistema de Bibliotecas. (TABELA 11). TABELA 12 USUÁRIOS CADASTRADOS NO PERÍODO (01/12/2016 A 30/11/2017) TIPO DE USUÁRIO QUANTIDADE Aluno (Graduação) Aluno (Pós-Graduação) 447 Professor 85 Funcionário da UFF 71 Prestador de serviço 8 Residentes 4 Professor Substituto 8 Biblioteca externa 3 Pesquisador 1 Aluno Cederj 2 TOTAL 7.028

69 69 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) 2.4 SEÇÃO DE INFORMAÇÃO REFERENCIAL (SIRE) Recursos Humanos Em 2017, houve um crescimento significativo da Equipe na Seção. Com a chegada de novos integrantes, a SIRE contou em 2017 com o seguinte quadro de pessoal: 04 Bibliotecários, 01 Técnico em Tecnologia da Informação e 02 Estagiários. GRÁFICO 7 EQUIPE SIRE/SDC Equipe SIRE/SDC Bibliotecário Técnico em Tecnologia da Informação Estagiário 29% 14% 57%

70 70 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Aperfeiçoamento de Pessoal QUADRO 31 - APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL TIPO DO EVENTO TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES Palestra Repositórios digitais confiáveis CNEN 01 Seminário Repositórios digitais de Acesso Aberto FGV 04 Encontro Encontro Gestores de Repositórios da Região Sudeste IBICT 01 Conferência Conferencia Luso-Brasileira de Acesso Aberto CONFOA/IBICT Serviços oferecidos Serviços ao usuário por Houve uma redução nos serviços de referência virtual prestados por pela SIRE, devido principalmente à inconstância no funcionamento do provedor de s e manutenção no banco de dados da Universidade, que inabilitou o canal Fale conosco das páginas das bibliotecas da SDC. QUADRO 32 - SERVIÇOS AO USUÁRIO POR SERVIÇO CRESCIMENTO % s recebidos - canal Fale Conosco ,79% s respondidos - canal Fale Conosco ,63 % s canal Fale Conosco Suporte Pergamum ,46% GRÁFICO 8 - SERVIÇOS AO USUÁRIO SIRE CANAL FALE CONOSCO -

71 71 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Programa de Acolhimento Estudantil - O PAE 2017 apresentou uma mudança de perfil de suas atividades, voltado principalmente para o entretenimento. Por esta questão, a SDC/ SIRE sugeriu às unidades que realizassem visitas guiadas ou outras atividades de boas-vindas aos calouros; O Programa de Acolhimento aos novos servidores da SDC é uma atividade planejada pela Superintendência de Documentação, coordenada pela SIRE e apoiada pelo Grupo de Trabalho de Formação Continuada; Treinamento de usuários Repositório Institucional - A Capacitação para uso do Repositório Institucional da UFF é uma atividade que vem sendo ofertada desde o início do processo de institucionalização do RiUFF, de forma individualizada ou pequenos grupos, sob demanda das secretarias, coordenações de curso e bibliotecas. Entretanto, visando um alcance maior com menos esforços, decidiu-se pela mudança no formato, ofertando treinamento para um número maior de pessoas em datas previamente definidas. Um desses treinamentos, voltado para os bibliotecários do Sistema foi realizado em parceria com o Grupo de Trabalho Formação Continuada, em laboratórios da Universidade. O RIUFF atualmente possui 497 Usuários Cadastrados; 249 Comunidades criadas e 272 Coleções criadas. TABELA 13 - REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL CRESCIMENTO % Itens Publicizados ,52% Itens Pendentes de validação ,56% Comunidades/coleção ,08% Itens Excluídos por testes ** 16 - Itens Excluídos 5 ** 68 - Depuração manual de dados no RiUFF 6 ** Usuários Cadastrados ** Comunidades criadas ** Coleções criadas ** Capacitação sobre o Repositório Institucional da ** 44 - UFF (depósito) Capacitação sobre o Repositório Institucional da UFF (depósito e validação) ** 54 - ** estes indicadores não eram computados em Ficha catalográfica ONLINE / FICA-ON Com o intuito de disponibilizar o serviço para o usuário, e apoiar o fazer dos bibliotecários em suas unidades, a Seção de Informação Referencial, implantou o Sistema Gerador de Fichas 4 Estes itens podem ser aceitos ou recusados, dependendo da validação dada pela Biblioteca. 5 Itens já publicizados pela Biblioteca da Escola de Engenharia e Instituto da Computação e excluídos pela gestão do RIUFF. 6 Correção de termos nos itens do repositório **Dados não fornecidos em 2016.

72 72 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Catalográficas Este programa foi confeccionado a partir de código de programação cedido pelo Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação da Universidade de São Paulo. Como melhoria, a SDC/SIRE desenvolveu a geração automática de Cutter; preenchimento automático do nome do Instituto/Departamento, a partir da seleção do curso já disponível eletronicamente. É importante ressaltar que, dado o volume de fichas geradas ao fim de cada semestre, optou-se pelo não armazenamento das informações preenchidas no Banco de dados da Universidade, o que representaria uma sobrecarga de informações que, posteriormente, seriam inutilizadas. A implementação deste sistema nas páginas das Bibliotecas da SDC é personalizado e acontecerá de acordo com o cronograma interno desta Superintendência. A primeira biblioteca do Sistema a ser contemplada com o FICA-ON, foi a Biblioteca de Rio das Ostras, a partir de 06 de nov e o Laboratório de Tecnologia e Gestão de Negócios e Meio Ambiente. Estima-se que até março de 2018, todas as unidades já estarão com este serviço disponível. QUADRO 33 - FICHA CATALOGRÁFICA ONLINE CATEGORIA PÁGINAS Sistema Gerador de Fichas Catalográficas FICA-ON 02 (Biblioteca de Rio das Ostras e LATEC) Outros serviços desenvolvidos pela SIRE TABELA 14 - OUTROS SERVIÇOS SIRE SERVIÇO Informes nas mídias sociais da SDC ** 164 Criação de novos administradores nas páginas das Bibliotecas Criação e impressão de certificados ** 44 Criação de novas contas de webmail NDC Desbloqueio de contas de webmail NDC ** 06 Alteração de senhas de contas de webmail NDC 25 Exclusão de contas de webmail NDC Aumento de cota de contas de webmail NDC ** 12 Diminuição de cota de contas de webmail NDC ** 15 Configuração da assinatura padronizada para o ** 15 Serviços de disseminação da informação TABELA 15 - SERVIÇOS DE DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO ESTATÍSTICA DE ACESSO 2017 TIPO ENDEREÇO ELETRÔNICO ESTATÍSTICADE ACESSO 2016 Facebook Informação-Referencial- Superintendência-de- Documentação-UFF 22 feeds com 1130 alcances orgânicos 164 feeds CRESCIMENTO % 645,45% Site acessos acessos 147,24%

73 73 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Site acessos ,79% Site *** *** QUADRO 34 - STATUS DO PLANO DE TRABALHO DA SIRE DO ANO DE 2017/2018 ATIVIDADE/PROGRAMA OBJETIVO STATUS Capacitação das Unidades sobre o conceito Nivelar o conhecimento dos bibliotecários da Realizado de Repositório Institucional e seu SDC sobre o que seja o RI, seu funcionamento e funcionamento suas possibilidades. Capacitação das Unidades para validação dos TCCs no RI-UFF e submissão das Teses e Dissertações Bibliotecas.uff Bibliotecas.uff/ Mídias Sociais Capacitar as demais bibliotecas do Sistema na validação dos TCCs, e da submissão das teses e dissertações no RIUFF, tendo em vista a extinção da BDTD-UFF Decidir se as páginas das bibliotecas serão ou não mantidas. Readequação do layout de acordo com o manual da SECOM. Divulgar amplamente o Guia de boas práticas para Mídias Sociais, baseado nos manuais da SECOM e condensado pela SIRE. Padronização de materiais Padronizar modelos de certificados, responsabilidade de expedição, entre outros Realizado Realizado Não realizado. Não iniciado 2.5 SEÇÃO DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES (SPDC) Manutenção e atualização do acervo Com o objetivo de adquirir livros da bibliografia básica e complementar dos cursos da Universidade para compor o acervo das Bibliotecas do Sistema SDC, assinalamos os empenhos relativos às firmas licitantes que tiveram o financeiro liberado em 17 de julho de Para a aquisição 2017 foram liberados R$ ,48. Empenhados R$ ,40 para títulos nacionais e R$ ,08 para títulos estrangeiros (TABELAS 16, 17, 18 e 19). Foram priorizados os cursos que passariam por avaliação externa do MEC em 2017, como também os cursos cujas solicitações enviadas em anos anteriores não puderam ser atendidas. Demandas atendidas: seguem as aquisições de Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar, com a indicação das bibliotecas e cursos contemplados. *Valor estimado (R$) = sem o desconto de 39,46% para títulos nacionais e 9,02% para títulos estrangeiros. TABELA 16 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA TÍTULOS NACIONAIS CURSOS BIBLIOTECAS Nº DE TÍTULOS SOLICITADOS Nº DE EXEMPLARES SOLICITADOS VALOR ESTIMADO (R$) Básico de Ciências da Saúde BIB ,542,62 Engenharia de Produção (Petrópolis) BCPE ,14

74 74 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Matemática (Pádua) BINF ,27 Ciências Naturais (Pádua) BINF ,11 Direito (Macaé) BMAC ,40 Ciências Sociais (Campos) BUCG ,30 Geografia (Niterói) BIG ,73 Nutrição (Niterói) BNO ,00 Biomedicina (Nova Friburgo) BNF ,16 Odontologia (Nova Friburgo) BNF ,00 TOTAL ,73 TABELA 17 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR TÍTULOS NACIONAIS Nº DE VALOR Nº DE TÍTULOS CURSOS BIBLIOTECAS EXEMPLARES ESTIMADO SOLICITADOS SOLICITADOS (R$) Engenharia de Produção BCPE ,95 (Petrópolis) Matemática (Pádua) BINF ,12 Ciências Naturais (Pádua) BINF ,00 Direito (Macaé) BMAC ,80 Ciências Sociais (Campos) BUCG ,50 Geografia (Niterói) BIG ,00 Hotelaria (Niterói) BCG ,89 Biblioteconomia (Niterói) BCG ,06 Biomedicina (Nova Friburgo) BNF ,98 TOTAL ,30 TABELA 18 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA TÍTULOS ESTRANGEIROS Nº DE Nº DE TÍTULOS VALOR CURSOS BIBLIOTECAS EXEMPLARES SOLICITADOS ESTIMADO (R$) SOLICITADOS Geografia (Niterói) BCG ,90 Matemática (Aterrado Volta Redonda) Engenharia de Produção (Petrópolis) BAVR ,56 BCPE ,70 Cinema (Niterói) BCG ,07 TOTAL ,23

75 75 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) TABELA 19 - AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR TÍTULOS ESTRANGEIROS Nº DE Nº DE TÍTULOS CURSOS BIBLIOTECAS EXEMPLARES SOLICITADOS SOLICITADOS Produção Cultural (Rio das Ostras) INVESTIMENTO ESTIMADO (R$) BRO ,40 Biblioteca (Niterói) BCV ,00 Biblioteca (Niterói) BAC ,00 Biblioteca (Niterói) BMAC ,00 Biblioteca (Petrópolis) BCPE ,00 Biblioteca (Pádua) BINF ,00 Biblioteca (Niterói) BIB ,00 Matemática (Aterrado Volta Redonda) Engenharia de Produção (Petrópolis) BAVR ,40 BCPE ,50 Cinema (Niterói) BCG ,19 Matemática (Pádua) BINF ,80 Ciências Naturais (Pádua) BINF ,00 Geografia (Niterói) BIG ,12 TOTAL ,41 Considerando que muitas solicitações não puderam ser atendidas por ultrapassarem o financeiro disponibilizado para compra, existe atualmente uma demanda reprimida no valor estimado de R$ ,47, correspondendo a 1720 Títulos a Exemplares, de bibliotecas e cursos não contemplados com a verba PDI (TABELAS 20, 21, 22 e 23). Esta situação é bastante preocupante se levarmos em consideração que a falta de bibliografia atualizada nas bibliotecas é um fator negativo a ser considerado nas avaliações externas do MEC. A PROGRAD, parceira institucional que busca apoiar as necessidades de informação das Bibliotecas que atendem aos cursos de graduação, se disponibilizou em realizar esforços no sentido de captar recursos para atender esta demanda. TABELA 20 - DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO ) SOLICITAÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA TÍTULOS NACIONAIS N O DE N O VALOR DE CURSOS BIBLIOTECAS ESTIMADO OBSERVAÇÃO TÍTULOS EXEMPLARES (R$) * Fonoaudiologia (Nova Friburgo) BNF ,85 Psicologia (Campos) BUCG ,15 Solicitação 2016 Não contemplado

76 76 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Física (Pádua) BINF ,41 Ensino Mestrado (Pádua) BINF ,59 Pedagogia (Pádua) BINF ,09 Farmácia (Niterói) BFF ,00 Ciência Ambiental (BIG) BIG ,00 Enfermagem (Niterói) BENF ,00 Enfermagem Mestrado (Niterói) BENF ,70 Administração (Macaé) BMAC ,00 Ciências Contábeis (Macaé) BMAC ,00 Solicitação 2016 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Medicina Veterinária (Niterói) Odontologia Pós- Graduação (Nova Friburgo) Fonoaudiologia (Nova Friburgo) BFV ,58 BNF ,63 BNF ,00 Ciências Sociais (Campos) BUCG ,69 Medicina (Niterói) BFM ,60 TOTAL ,09 Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado * Valor estimado (R$) = sem o desconto de 39,46% para títulos nacionais e 9,02% para títulos estrangeiros. TABELA 21 - DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO ) SOLICITAÇÃO DE BIBLIOGRAFIA BÁSICA TÍTULOS ESTRANGEIROS N O DE N O VALOR DE CURSOS BIBLIOTECAS ESTIMADO OBSERVAÇÃO TÍTULOS EXEMPLARES (R$) * Engenharia do Solicitação 2014 BEE ,12 Petróleo (Niterói) Não contemplado Solicitação 2016 BFM ,00 Medicina (Niterói) Não contemplado ,59 Solicitação 2016 Química (Niterói) BCV Não contemplado Ciências Biológicas Solicitação 2016 BCV ,50 (Niterói) Não contemplado Solicitação 2017 Física (Pádua) BINF ,60 Não contemplado Modelagem computacional C&T (Pádua) em BINF ,54 Solicitação 2017 Não contemplado

77 77 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Ensino Mestrado (Niterói) BINF ,67 Ciência Ambiental (Niterói) BIG ,47 Geofísica (Niterói) BIG ,30 Hotelaria (Niterói) BCG ,64 Medicina Veterinária (Niterói) BFV ,95 Fonoaudiologia (Nova Friburgo) BNF ,12 Biomedicina (Nova Friburgo) BNF ,35 Medicina (Niterói) BFM ,75 TOTAL ,60 Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado TABELA 22 - DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO ) SOLICITAÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR TÍTULOS NACIONAIS CURSOS N O DE N O VALOR DE BIBLIOTECAS ESTIMADO TÍTULOS EXEMPLARES (R$) * OBSERVAÇÃO Ciências Econômicas Solicitação 2015 BUCG ,00 (Campos) Não contemplado Física (Pádua) BINF ,20 Solicitação 2016 Não contemplado Pedagogia(Pádua) BINF ,54 Solicitação 2017 Não contemplado Ciência Ambiental Solicitação 2017 BIG ,15 (Niterói) Não contemplado Enfermagem (Niterói) BENF ,00 Solicitação 2017 Não contemplado Administração Solicitação 2017 BMAC ,38 (Macaé) Não contemplado Ciências Contábeis Solicitação 2017 BMAC ,20 (Macaé) Não contemplado Medicina Veterinária BFV ,88 Solicitação 2017 (Niterói) Fonoaudiologia (Nova Friburgo) Odontologia Pós- Graduação (Nova Friburgo) Ciências Sociais (Campos) BNF ,60 BNF ,50 BUCG ,57 TOTAL ,02 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado

78 78 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) TABELA 23 - DEMANDA REPRIMIDA EXISTENTE (PERÍODO ) SOLICITAÇÃO DE BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR TÍTULOS ESTRANGEIROS N O DE N O VALOR DE CURSOS BIBLIOTECAS ESTIMADO OBSERVAÇÃO TÍTULOS EXEMPLARES (R$) * Engenharia do Solicitação 2014 BEE ,05 Petróleo (Niterói) Não contemplado Pós-Graduação de Solicitação 2014 BIME ,17 Matemática (Niterói) Não contemplado Solicitação 2015 Geofísica (Niterói) BIG ,00 Ciências (Niterói) Biológicas BCV ,40 Não contemplado Solicitação 2016 Não contemplado Física (Pádua) BINF ,32 Geofísica (Niterói) BIG ,99 Hotelaria (Niterói) BCG ,20 Medicina Veterinária (Niterói) BFV ,71 Fonoaudiologia (Nova Friburgo) BNF ,92 Biomedicina (Nova Friburgo) BNF ,00 Ciências Sociais (Campos) BUCG ,00 TOTAL ,76 Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Solicitação 2017 Não contemplado Recebimento de Doações As doações recebidas são distribuídas para as bibliotecas pela SPDC, obedecendo às áreas de interesse que compõem os acervos. As bibliotecas são responsáveis pela seleção do material recebido por meio de doação. Doações Eduff A partir de 2017, as doações da Eduff para a SDC seguem um novo modelo de parceria. A visualização pelas bibliotecas, no site da editora das obras disponíveis, com uma seleção dos títulos de interesse a serem incorporados ao acervo conduz a um resultado mais eficaz. A nova sistemática amplia a visibilidade da produção intelectual da Universidade para toda a comunidade acadêmica através das bibliotecas. Total em 2017: 112 títulos e 482 exemplares. Doações FAPERJ/UFF As doações regulares da FAPERJ para com a UFF de livros e periódicos são recebidas diretamente na sede da Superintendência de Documentação, e distribuídas para as bibliotecas

79 79 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) pela SPDC, segundo áreas de interesse do acervo. A seleção do material fica a critério das bibliotecas do Sistema. Total em 2017: 34 títulos e 154 exemplares. Doações Diversas As doações de pessoas jurídicas ou pessoas físicas são recebidas na sede da Superintendência de Documentação, são encaminhadas pelos Correios ou pela Reitoria. Essas da mesma forma são redistribuídas às Bibliotecas pela SPDC, segundo áreas de interesse do acervo, com procedimento da seleção a cargo das Bibliotecas. Destaca-se o recebimento de: Periódicos: 271 títulos e 688 exemplares; QUADRO 35 RECEBIMENTO DE DOAÇÕES ITEM TÍTULOS EXEMPLARES PERIÓDICOS LIVROS TESES E DISSERTAÇÕES TOTAL As Bibliotecas e as avaliações externas dos Cursos A SPDC participou ao longo do ano de 2017, de reuniões de trabalho convocadas pela Divisão de Avaliação da PROGRAD, juntamente com as Coordenações dos Cursos que estivessem em processo de avaliação, para que se pudesse orientar quanto ao Instrumento de Avaliação do INEP; Análise dos Relatórios de Avaliações Externas dos Cursos 2017, com dados eferentes a Dimensão 3 : nos Indicadores do Acervo: Bibliografia Básica, Bibliografia Complementar e Periódicos Especializados, e sua correspondência com o Instrumento de Avaliação dos Cursos de Graduação, Presencial e a Distância do INEP, quando da visita às Bibliotecas. Letras EAD (Licenciatura) Niterói Matemática (Bacharelado) Pádua Artes (Bacharelado) Niterói CURSO QUADRO 36 - CURSOS DA UFF AVALIADOS EM 2017 CONCEITO BIBLIOTECA DIMENSÃO Bibliografia Básica: 5.0 BCG Bibliografia Complementar: 4.0 Periódicos Especializados: Bibliografia Básica: 3.0 BINF Bibliografia Complementar: 3.0 Periódicos Especializados: Bibliografia Básica: 5.0 BCG Bibliografia Complementar: 5.0 Periódicos Especializados: 5.0 CONCEITO FINAL

80 80 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Matemática (Bacharelado) Volta Redonda Cinema e Audiovisual (Licenciatura) Niterói Segurança Pública (Tecnológico) UAB Geografia (Licenciatura) Angra dos Reis Psicologia (Bacharelado) Niterói Geografia (Licenciatura) Niterói Biomedicina (Bacharelado) Nova Friburgo BAVR BCG BFD BIAR BCG BIG BNF 4.5 Bibliografia Básica: 4.0 Bibliografia Complementar: 5.0 Periódicos Especializados: Bibliografia Básica: 3.0 Bibliografia Complementar: 4.0 Periódicos Especializados: Bibliografia Básica: 5.0 Bibliografia Complementar: 5.0 Periódicos Especializados: Bibliografia Básica: 3.0 Bibliografia Complementar: 3.0 Periódicos Especializados: Bibliografia Básica: 4.0 Bibliografia Complementar: 5.0 Periódicos Especializados: Bibliografia Básica: 2.0 Bibliografia Complementar: 1.0 Periódicos Especializados: Bibliografia Básica: 3.0 Bibliografia Complementar: 4.0 Periódicos Especializados: Participação da SPDC em cursos e eventos Fórum de Coordenadores de Curso, promovido pela PROGRAD, em julho Apresentação das rotinas e procedimentos relativos à aquisição de básica e bibliografia complementar pela Superintendência de Documentação, ressaltando as responsabilidades e atribuições das partes envolvidas; Apresentação de palestra Avaliação do MEC nas Bibliotecas da UFF, no 1. Encontro do BiblioTec, realizado em 03/08/17, promovido pelo GT Formação Continuada Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF; Ouvinte I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação, realizado no dia 20/10/2017; Ouvinte I Encontro de Bibliotecários da Superintendência de Documentação, realizado no dia 24/11/2017. Participante do Curso SEI USAR (ENAP), no período de 01/08/17 a 21/08/ Outras atividades realizadas pela SPDC Acompanhamento e registro dos atos publicados no Boletim de Serviço da UFF referentes à Superintendência de Documentação a partir de janeiro de 2017;

81 81 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Tombamento dos atos adquiridos através de compra, verba PDI, com as etiquetas disponibilizadas pela Divisão de Controle Patrimonial. Total: livros; Membro da Comissão de Seleção de Estágio Interno da UFF no âmbito da Superintendência de Documentação; Participação na elaboração, revisão e alteração do Regimento Interno da Superintendência de Documentação, de acordo com a sua nova estrutura, segundo às orientações no Guia para Elaboração e Alteração de Regimento Interno da UFF; Participação na elaboração de norma de serviço que busca a regulamenção da política de controle patrimonial de acervo bibliográfico das bibliotecas da Universidade; Recomendações antes da Inserção dos Títulos da Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar no Formulário e-mec; Orientação ao Conteúdo Programático das Disciplinas do IdUFF; Preparação para a Comissão do INEP nas Bibliotecas. 2.6 SEÇÃO DE PROCESSAMENTO TÉCNICO (SPTE) Contribuições da SPTE à gestão do Pergamum As atividades realizadas pela equipe da SPTE são executadas através das demandas recebidas pelas unidades do Sistema. São consideradas nesta seção as atividades de inclusão e acertos de dados no sistema, tanto no Cadastro de Acervo quanto no Controle de Autoridade nomes e assuntos no Vocabulário Controlado. Devido a licença médica da Coordenadora Sandra Coelho, a chefe da SPTE, Ilva Becker, passou a substituí-la oficialmente a partir de março de 2017, ficando a chefia da SPTE sob a responsabilidade da Bibliotecária, Debora do Nascimento. A equipe da SPTE absorveu a demanda do Suporte Pergamum, o que foi facilitado pelo aumento da equipe em Estrutura Física No meio do ano, o espaço ocupado pela SPTE foi reduzido para a expansão do espaço do LACORD, de modo a abrigar o novo Centro de Obras Raras e Especiais. Em dezembro, com a mudança de layout da SIRE, foi possível expandir novamente o espaço da SPTE e reorganizar suas mesas e ferramentas de trabalho.

82 82 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Recursos Humanos O ano de 2017 foi atípico no que diz respeito ao quadro de recursos humanos da seção. A chefe da seção assumiu as funções da Coordenadora de Bibliotecas, que saiu em licença médica para tratamento de saúde; (1) bibliotecário prorrogou sua licença de doutorado (ainda em andamento); (1) bibliotecário permaneceu de licença médica, de 2016 até outubro/17; (1) bibliotecária teve seu pedido de aposentadoria concedido em meados abril. Entretanto, contamos com reforço da equipe, sendo está contemplada com uma vaga de estágio e a chegada de mais (2) bibliotecárias Produção e serviços desenvolvidos pelo SPTE Conclusão dos Guias Pergamum UFF de Periódico Impresso, periódico on-line e de partitura. Retomadas as reuniões do GT de Terminologia, com objetivo de discutir e aprimorar o vocabulário controlado do Sistema de Bibliotecas; Em 2017 foram realizadas 12 reuniões. Com o aumento da equipe foi possível executar uma pauta do planejamento há muito desejada: catalogação do acervo que subsidiam o trabalho na SPTE. Foram catalogados um total de 134 títulos e 147 exemplares. Suporte técnico aos profissionais; Atendimentos das demandas do SuportePergamum; Gestão do sistema, listamos abaixo os principais serviços prestados pela Seção para a comunidade acadêmica; Coordenação dos Grupos Técnicos de Trabalho (Catalogação e Terminologia) Treinamento de módulos Pergamum; Acompanhamento do controle de qualidade da base Pergamum; Inclusão de autoridades para bibliotecas; Inclusão de assunto; Inclusão de editoras; Inclusão de notação de classificação Correção de dados Alimentação de outras tabelas (curso, local de publicação, tabelas base para catalogação quando necessário); Inserção de termos do vocabulário controlado, editora, e outros dados controlados para catalogação; Orientações para operadores do Pergamum; Parametrização do Pergamum;

83 83 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Liberação de Permissões; Suporte às demandas da CBI em relação ao Pergamum; Manutenção e pagamento do Pergamum; Suporte às demandas da SIRE que precisam de acompanhamento de questões técnicas ligadas ao controle de vocabulário, ao Pergamum e algumas disponibilizações de informações aos usuários. Esclarecimento de dúvidas/orientações de uso; SuportePergamum ouvidoria; Treinamentos: Organização Preparo de conteúdo; definição dos padrões adotados pelo Sistema de Bibliotecas; reserva de laboratório; contato com STI para manutenção da base de homologação de modo que fique em funcionamento durante os treinamentos; elaboração, atualização e disponibilização online de manuais; inscrição; verificação de equipamentos como data show, computadores etc. no dia do treinamento/curso/evento; recepção dos inscritos; elaboração e envio de certificados. Centralização das demandas para exclusão de títulos de periódicos no Catálogo Coletivo Nacional (CCN) que não constam mais nos acervos das bibliotecas; Atualização dos dados das bibliotecas de modo que os dados do CCN e do COMUT ficassem iguais.; Acompanhamento e auxílio na recuperação de senhas às bibliotecas; Exclusão de 698 títulos de periódicos no formato exigido pelo IBICT; Importação dos dados bibliográficos dos e-books da Dotlib e Proquest, para atendimento na avaliação de cursos do MEC; Solicitação de ajustes ao fornecedor do Pergamum na aplicação quanto aos fornecedores dos e-books, ajustes no arquivo descritivo para importação; Trocas de s e reuniões com a equipe da Superintendência de Tecnologia (STI/UFF), com o objetivo de mapear necessidades, possíveis falhas e testar o comportamento do Pergamum com o novo Oracle; Solicitação à APC (fornecedora do Pergamum) que homologasse a versão do Oracle no qual a STI iria instalar o software; Realização de alteração das urls de acesso do Pergamum. A alteração das Urls foi solicitada e executada pela STI, de acordo com trabalho de padronização das urls planejado por eles e conforme cronograma interno para a qual demos assistência e monitoramento. Realizou-se primeiro a alteração das urls do ambiente de homologação, situação que durou mais de dois meses e, apesar das dificuldades, gerou uma documentação adequada para embasar a alteração de urls da base de produção;

84 84 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Atendimento aos 87 registros sobre dificuldade de acesso às Urls em outras aplicações como versão mobile e acesso ao Meu Pergamum ; Alteração das URLs: Homologação-Catálogo (alteração em julho/2017) ANTIGA URL- NOVA URL - Homologação -Ambiente de trabalho (alteração em julho/2017) ANTIGA URL- NOVA URL Produção-Catálogo (alteração em agosto/2017) ANTIGA URL- NOVA URL - Produção-Ambiente de trabalho (alteração em agosto/2017) ANTIGA URL- NOVA URL - Atualização periódica de versão do Pergamum, realizada em 15 de agosto/17; Realização de 8 reuniões com a equipe da Coordenação de Administração Patrimonial da UFF, que solicitou informações técnicas e parceria para mudança da forma de controle de itens bibliográficos, em especial os livros, que compõem o acervo das bibliotecas. Conforme item da Instrução Normativa da Secretaria de Administração Pública do governo federal: Poderá também ser utilizado o Inventário por Amostragens para um acervo de grande porte. A partir desse item, o Coordenador em exercício propôs a utilização dos relatórios do Pergamum para controle dos itens. Em caso de aprovação, pela Superintendente, da minuta proposta que ainda está em discussão haverá abertura de processo para da PROGER a respeito da legalidade jurídica da proposta. Liberação de empenho, solicitado à Prograd em 2016, com o valor , NE para manutenção de softaware /Treinamento para pagamento dos vídeo-aulas dos módulos do sistema Pergamum, de modo que os operadores do sistema, especialmente às unidades fora de sede, possam estar constantemente capacitados e terem suas dúvidas dirimidas com maior agilidade. Foi necessária a criação de um login de acesso e liberação de permissão para cada operador. A liberação foi anunciada dia 24 de novembro, em evento de comemoração de aniversário do Pergamum e informado por para as chefias no dia 04 de dezembro; Realização de 8 treinamentos no qual foram capacitados 58 profissionais; Finalização de 9 manuais de trabalho; Orientação para padronização das notas e entradas secundárias na ficha catalográfica automática;

85 85 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Elaboração de passo a passo para consulta do vocabulário controlado via catálogo online; Fiscalização de contrato Pergamum; Fiscalização de contrato de antenas antifurto RFID; Acompanhamento de manutenção Pergamum; Acompanhamento de pagamento RFID; Organização do encontro de bibliotecários; Elaboração de documento com informações atualizadas da seção para compor o Regimento Interno da SDC que está sendo reformulado; Orientações sobre trabalhos específicos a serem realizados com acervos de periódicos, e-books, obras raras; A BFP solicitou reunião e orientações para começar a utilizar o empréstimo via Pergamum para as crianças. Dentro das responsabilidades da seção, foram executadas correções nas descrições dos campos das planilhas de autoridades, correções de entradas de autoridade, correções de assuntos do vocabulário controlado, correção e descrição das áreas do conhecimento (CDD e DORIS), limpeza e correção completa da tabela de locais de publicação. Todos os manuais de trabalho denominados Padrão para inserção de dados bibliográficos no Sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF foram atualizados e inseridos no Repositório Institucional RIUFF, que concentra e permite melhor busca e recuperação do material de trabalho. O quadro a seguir apresenta a estatística de trabalho de alteração e inclusão de dados de autoridade e bibliográfico. O sistema não registra estatística de correção de dados de locais de publicação, editora e classificação. QUADRO 37 - AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PELA SPTE AÇÃO DATA EXECUÇÃO TÉCNICA STATUS TREINADOS Oficina do Módulo de 06 de março Thiago Assis Finalizado 11 Catalogação de Periódicos Bibliotecas de Humanas e Sociais aplicadas Oficina do Módulo de 07 de março Thiago Assis Finalizado 6 Catalogação de Periódicos Bibliotecas de Exatas e Tecnologia Oficina do Módulo de 08 de março Thiago Assis Finalizado 9 Catalogação de Periódicos Bibliotecas de Saúde Oficina do Módulo de 25 de abril Thiago Assis Finalizado 6 Catalogação de Periódicos turma

86 Novos Alterados Campos Inseridos Campos alterados Campos excluídos Novos Campos alterados Campos excluídos Novos Alterados 86 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) Oficina do Módulo de 03 de maio Ilva Becker Finalizado 5 Autoridades do Pergamum-UFF Oficina do Módulo de 20 de junho Ilva Becker Finalizado 4 Autoridades do Pergamum-UFF Oficina do Módulo de 22 de junho Ilva Becker Finalizado 3 Autoridades do Pergamum-UFF Oficina do Módulo de 18 de agosto Debora do Finalizado 3 Catalogação do Pergamum-UFF Nascimento Reunião Técnica de periódicos 11 de julho Debora do Nascimento Finalizado 15 Encontro de Bibliotecários e 24 de novembro SPTE Finalizado 67 Aniversário PergamumUFF TABELA 24 - PRODUÇÃO DA SPTE NO PERGAMUM BIBLIOGRÁFICO AUTORIDADE EXEMPLARES Seção de Processament o Técnico TOTAL GERAL TABELA 25 - PRODUÇÃO SPTE DEMANDAS QUANTIDADE Atendimento Suporte (Permissões/parâmetros) 46 Inclusão de Autoridade 84 Inclusões de assunto 179 Inclusão de Coleção/local de publicação/curso 13 Correções/alterações na base (controle de qualidade) 219 Correção de classificação (CDD e Doris) 1552 Esclarecimento de Dúvidas 62 Inclusão de Editora 458 Inclusão de Área do conhecimento (CDD ou Doris) 141 Transferências de acervo 3

87 87 2 COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS (CBI/SDC) GRÁFICO 9 - ATENDIMENTO DAS DEMANDAS POR DA SPTE Produção SPTE 17% 0% 2% 3% 5% 7% 0% 8% Atendimento Suporte (Permissões/parâmetros) Inclusão de Autoridade 2% 0% Inclusões de assunto 56% Inclusão de Coleção/local de publicação/curso QUADRO 38 - PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS/ATIVIDADES ESPECIAIS (SPTE) TIPO DE ATIVIDADE N O DE PARTICIPANTES I FOCO Fórum de Organização do Conhecimento (Unirio) Workshop de acervos digitais (SDC/UFF) Cultura de Inovação e serviços diferenciados em unidades de informação (RedeSirius/UERJ)

88 88 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) Criada por meio da Portaria GAR nº , de 21 de julho de 2011, a Coordenação de Arquivos é uma unidade da Universidade Federal Fluminense (UFF) subordinada à Superintendência de Documentação (SDC), órgão responsável pela coordenação técnica e administrativa das bibliotecas e arquivos da referida instituição. A unidade é a responsável pelas fases intermediária e permanente da gestão de arquivos da UFF, sendo a fase corrente de competência da Gerência Plena de Comunicações Administrativas (GPCA), vinculada à Pró-Reitoria de Administração (PROAD). Desde quando foi criado em 1985, como Arquivo Geral, a Coordenação de Arquivos tem envidado esforços para a construção de uma política arquivística e a operacionalização do Sistema de Arquivos na universidade. Em conjunto dessas duas grandes ferramentas de gestão de arquivos, há a necessidade urgente do desenvolvimento de um Programa de Gestão de Documentos para a UFF. Considerando o empenho da Superintendência de Documentação junto à administração central da universidade, a CAR recebeu quatro (4) arquivistas e um (1) técnico em arquivo aprovados no concurso público realizado em Mesmo com um quadro ainda distante do ideal para atender a toda UFF, o quadro é considerado promissor, dentro das pretensões da CAR em obter uma melhor qualidade na prestação de seus serviços para a comunidade acadêmica e a sociedade como um todo. O presente relatório compila as atividades executadas pela Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação, suas seções e seus setores, no período compreendido entre dezembro de 2016 e novembro de ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação é composta pelas seguintes unidades: QUADRO 39 SIGLAS E DESCRIÇÃO DOS SETORES DA CAR SIGLA DESCRIÇÃO UORG CAR Coordenação de Arquivos 1564 SAPE Seção de Arquivo Permanente 1565 SAES/SAPE Setor de Arquivo Especial 1566 SCRD/SAPE Setor de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos 1567 SAIN Seção de Arquivo Intermediário 1568 SAPR/SAIN Setor de Análise e Programação Setor em processo de desativação.

89 89 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) 3.2 RECURSOS HUMANOS A Coordenação de Arquivos recebeu em outubro de 2017, quatro (4) arquivistas e um (1) técnico em arquivo aprovados no último concurso público. Duas (2) arquivistas foram lotadas na Seção de Arquivo Intermediário (SAIN) e as outras duas (2) na Seção de Arquivo Permanente (SAPE). Por sua vez, o técnico em arquivo foi lotado no Setor de Arquivo Especial (SAES). Para efeito de comparação, no relatório anterior, no cargo de arquivista tínhamos um efetivo em exercício de seis (6) profissionais. Com o ingresso de novos arquivistas e técnicos em arquivo, o número de profissionais na UFF aumentou para vinte e sete (27). 3.3 GRUPOS DE TRABALHO DA CAR Grupo de trabalho: avaliação de documentos arquivísticos O Grupo de Trabalho foi instituído pela Determinação de Serviço SDC nº 11, de 16 de agosto de 2016, com o objetivo de proceder a avaliação de documentos arquivísticos que foram transferidos para a CAR no biênio , visando a sua correta destinação em consonância com os dispositivos legais e existentes. O GT encerrou suas atividades por meio da Determinação de Serviço SDC nº 24, de 30 de agosto de 2017, publicada no Boletim de Serviço nº 163, de 12 de setembro de Grupo de Trabalho Sistema de Arquivos da UFF No período compreendido por este relatório não houve atividades deste grupo de trabalho. Grupo de Trabalho Website da Coordenação de Arquivos No período compreendido por este relatório não houve atividades deste grupo de trabalho. 3.4 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD) A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFF (CPAD), instituída pela Portaria nº , de 10 de setembro de 2015 realizou durante o período compreendido pelo presente relatório seis (6) reuniões. No gráfico 10, são evidenciados os resultados das reuniões realizadas em comparação com o exercício anterior:

90 90 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) GRÁFICO 10 COMPARATIVO DOS RESULTADOS DOS TRABALHOS DA CPAD ( ) ,17 228, Listagens aprovadas pela CPAD Metros lineares Notou-se um aumento na quantidade de listagens de eliminação de documentos aprovadas pela CPAD de 95% em relação ao mesmo período em Contudo, apesar de ser um resultado considerável no que se refere à eliminação de documentos, não representa garantia de espaço nos depósitos 8. Em metros lineares, houve um crescimento de 236%, porcentagem também representada pelo quantitativo de caixas. Das 41 listagens aprovadas pela CPAD, somente 10 listagens foram aprovadas pelo Arquivo Nacional, em virtude de uma série de motivos, desde o tempo de retorno da análise das listagens até correção de inconsistências. Apesar da CPAD ter uma autonomia no âmbito da Universidade sobre a eliminação de documentos, é de competência legal e regimental do Arquivo Nacional, a gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Para melhor compreensão, o gráfico a seguir mostra por unidade as listagens de eliminação de documentos apresentadas. 8 Ver sobre transferência de documentos na seção do relatório destinada à SAIN.

91 91 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) GRÁFICO 11 LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS APROVADAS PELA CPAD Volta Redonda 5% Listagens aprovadas pela CPAD por área Biomédico 12% Direito 3% Gragoatá 12% Nova Friburgo 2% Reitoria 20% IACS 34% Santo Antonio de Pádua 5% Valonguinho 7% O Gráfico 11 mostra que a produção de listagens de eliminação de documentos em larga escala se dá no Instituto de Arte e Comunicação Social (IACS), em decorrência de existir um arquivista lotado nessa unidade e que atua diretamente com a gestão de documentos. Os demais percentuais se referem à produção de listagens de documentos acumulados na Coordenação de Arquivos ou oriundos de processamento técnico realizado pela Seção de Arquivo Intermediário da referida Coordenação, após transferência. Dentre os documentos analisados e aprovados pela CPAD, as unidades abaixo relacionadas tiveram as seguintes listagens de eliminação de documentos aprovadas pelo Arquivo Nacional: a) Coordenação do curso de graduação em Biblioteconomia e Documentação (GGB) nº 01/2017; b) Departamento de Arte (GAT) nº 01/2017; c) Departamento de Ciência da Informação (GCI) nº 01/2017; d) Departamento de Ciência da Informação (GCI) nº 02/2017; e) Departamento de Comunicação Social (GCO) nº 01/2017; f) Departamento de Comunicação Social (GCO) nº 02/2017; g) Departamento de Comunicação Social (GCO) nº 03/2017; h) Faculdade de Direito (ESD) nº 01/2017. i) Instituto de Letras (EGL) nº 01/2017; j) Secretaria Administrativa do Instituto de Arte e Comunicação Social (SA/EGA) nº 01/2017.

92 92 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) Com relação aos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos, em 2017, a CPAD encaminhou para publicação até o fechamento deste relatório, o Edital nº 1, de 23 de janeiro de 2017, publicado na Seção 3 do Diário Oficial da União nº 30, de 10 de fevereiro de Cabe ressaltar que é necessária uma rubrica orçamentária específica para que a CPAD possa enviar seus editais de ciência de eliminação ao longo do ano. A publicação atende às Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) nº 5, de 30 de setembro de e a de nº 40, de 9 de dezembro de No que se refere à eliminação física de documentos, a Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação possui uma parceria com o Programa de Ações Sustentáveis na UFF. Em 19 de maio de 2017 foi realizada a fragmentação de kg de papéis entre documentos avulsos e processos produzidos pela UFF e que já tiveram seus prazos prescricionais expirados. O gráfico abaixo mostra uma série histórica do quantitativo de documentos eliminados fisicamente desde o estabelecimento da parceria entre a CAR/SDC e a PROEX. GRÁFICO 12 - SÉRIE HISTÓRICA DE DOCUMENTOS ELIMINADOS POR FRAGMENTAÇÃO MANUAL E/OU MECÂNICA Documentos eliminados por fragmentação manual e/ou mecânica Em kg 9 Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. 10 Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

93 93 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) A CPAD/UFF cumpre a determinação do art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, onde é estabelecido que cada órgão e entidade da Administração Pública Federal deve constituir uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A CPAD possui como atribuições a de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e/ou a eliminação dos destituídos de valor. 3.5 PARCERIAS A CAR deu continuidade às seguintes parcerias internas durante o ano de 2017: Pró-Reitoria de Extensão (PROEX) O Projeto Gestão de Resíduos, no âmbito do Programa de Ações Sustentáveis na UFF tem por objetivo atender aos requisitos técnicos e legais de processamento dos documentos destituídos de valor após a aprovação das listagens de eliminação de documentos pela CPAD e pelo Arquivo Nacional e posterior publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União (DOU). O referido programa é uma parceria com o Projeto ECO-Enel, na qual a unidade que destina seus documentos para os centros de reciclagem conveniados, possui um desconto na conta de energia elétrica. Além disso, a parceria cumpre a determinação do Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006, que institui a separação dos resíduos recicláveis descartados pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta e indireta. Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) Projeto PDI Digitalização. Parceria entre a CAR e o LARE com o objetivo de organizar e facilitar o acesso aos documentos produzidos e recebidos pela PROGRAD mediante o processo de digitalização. Programa de Estágio Interno da PROGRAD Supervisão de estagiários do curso de Arquivologia que realizam estágios em diversas unidades da UFF. Desde 2016, a iniciativa tem por objetivo dar celeridade ao processo de organização de documentos nas unidades mediante a contratação de um estagiário do curso de Arquivologia. Ressalta que a supervisão das atividades e o estabelecimento de planos de trabalho foi realizado por arquivistas da Coordenação de Arquivos. As unidades contempladas no Edital do Programa de Estágio Interno da PROGRAD foram: QUADRO 40 - UNIDADES QUE POSSUEM ESTAGIÁRIOS SUPERVISIONADOS PELA CAR UNIDADE SIGLA Departamento de Geologia e Geofísica Coordenação do curso de graduação em Ciência Ambiental GGO GCB

94 94 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) Coordenação do curso de graduação em Engenharia Civil Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação Coordenação do curso de graduação em Medicina Veterinária Coordenação do curso de graduação em Farmácia Direção da Faculdade de Farmácia Departamento de Farmácia e Administração Farmacêutica Departamento de Bromatologia Faculdade de Turismo e Hotelaria TGC PROPPI MGV MGF CMF MAF MBO GTH Cabe enfatizar que com a atuação dos estagiários nas unidades, tem-se como principal meta, cumprir as determinações das Portarias MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do acervo acadêmico das IFES pertencentes ao sistema federal de ensino e a de nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que torna obrigatória a utilização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES. 3.6 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Foram realizados 4 (quatro) eventros pela Coordenação de Arquivos em conjunto com a Superintendência de Documentação e que estão descritos a seguir: a) VII Encontro do Departamento de Ciência da Informação da UFF: participação na organização de visita técnica, oferecida aos alunos dos cursos de Arquivologia e de Biblioteconomia e Documentação, realizada em 21 de março de 2017, na Coordenação de Arquivos, com o objetivo de recepcionar os calouros do 1º semestre de Total de participantes: 32 b) Seminário Desafios, responsabilidades e perspectivas da prática da avaliação arquivística : como parte da Semana Nacional de Arquivos, ocorreu nos dias 6 e 7 de junho de 2017, no auditório do Instituto de Matemática (Bloco G Campus do Gragoatá) e teve como objetivo demonstrar a importância da aproximação entre a teoria e as práticas dos Arquivos no que tange aos procedimentos de avaliação de documentos arquivísticos. Total de participantes: 100 c) VIII Encontro do Departamento de Ciência da Informação da UFF: participação na organização de visita técnica oferecida aos alunos dos cursos de Arquivologia e de

95 95 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) Biblioteconomia e Documentação, realizada em 22 de agosto de 2017, na Coordenação de Arquivos, com o objetivo de recepcionar os calouros do 2º semestre de Total de participantes: 45 d) I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação da UFF: organização do evento em comemoração do dia do arquivista no Brasil. Com o tema Reflexão teórica sobre os novos fazeres dos arquivistas e suas contribuições para a sociedade do conhecimento, ocorreu em 20 de outubro de 2017, no auditório no NAB (Campus da Praia Vermelha). Total de participantes: ATENDIMENTO DE DEMANDAS DA LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO O atendimento das demandas emanadas pelo Serviço de Informação ao Cidadão da UFF (SIC/UFF) se restringem unicamente a questões relativas à área de Arquivologia. O SIC/UFF é gerenciado pela Ouvidoria-Geral da universidade. O gráfico abaixo mostra o quantitativo de atendimento das demandas no período. GRÁFICO 13 - ATENDIMENTO DAS DEMANDAS DA LAI SOLICITADAS VIA SIC/UFF 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0, Solicitada s Atendidas Todas as respostas das solicitações versavam sobre o objeto de atuação desta unidade: Pesquisa sobre atuação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos nos órgãos da administração pública federal (1); Solicitação da política arquivística da UFF (1); Manifestação quanto às exigências relacionadas a guarda e manutenção de acervo acadêmico (1); Solicitação de documentos da Escola de Serviço Social (1);

96 96 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) Questionamentos sobre produção e preservação de documentos digitais (1). Considera-se, assim, que 100% das demandas solicitadas foram atendidas no prazo estabelecido pelo SIC/UFF em consonância com os órgãos de controle. Em comparação com o período anterior, houve um decréscimo de 17% no número de solicitações encaminhadas para esta Coordenação. Todavia, algumas respostas exigem estudo e um período de preparação para elaboração dos documentos a fim de atender tais solicitações. 3.8 ACERVO DE INSTITUIÇÕES PRIVADAS DESCREDENCIADAS PELO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO (MEC) A Universidade Federal Fluminense, por meio da Coordenação de Arquivos da Superintendência de Documentação recebeu em 24 de março de 2017, o acervo acadêmico das Faculdades de Ciência da Computação e Informática Silva Serpa e de Educação Silva Serpa que funcionavam no município de São Pedro da Aldeia, RJ. Desta forma, as determinações prescritas nos Pareceres nº 97 e 100/2010, do Conselho Nacional de Educação (CNE) foram cumpridos. Os acervos de instituições de ensino superior (IES) descredenciadas pelo Ministério da Educação (MEC) geralmente são encaminhados para as Instituições Federais de Ensino Superior mais próximas daquelas a serem descredenciadas. Contudo, pelos pareceres emitidos pelo Conselho Nacional de Educação (CNE), cabe a Secretaria de Educação Superior do Ministério da Educação providências quanto ao recolhimento do acervo acadêmico de uma IES que foi descredenciada. Quanto à entrada de acervos acadêmicos dessa natureza, conforme o parágrafo único do art. 5º, da Portaria nº 1.224/2013, do MEC o Termo de Aceite de guarda de acervo acadêmico deverá ser protocolado junto à SERES/MEC, estando devidamente firmado pelo representante legal da instituição sucessora que será encarregada da guarda do acervo acadêmico de instituição em processo de encerramento de suas atividades. Cabe informar que a CAR apenas recebe os acervos a fim de cumprir as determinações dos pareceres do CNE. Não é de responsabilidade desta unidade expedir documentos comprobatórios de ex-alunos dessas IES, ficando sob nossa gerência apenas a documentação a ser organizada e preservada a fim de possíveis consultas pela Pró-Reitoria de Graduação da UFF, a partir da entrada de documentos nesta instituição. 3.9 CAPACITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE SERVIDORES DA CAR Durante o ano, houve a participação de membros da equipe da Coordenação de Arquivos em cursos, treinamentos, eventos científicos e demais atividades relacionadas com a capacitação de servidores. Cabe pontuar que os cursos de capacitação que necessitaram de apoio financeiro foram

97 97 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) custeados pelos próprios servidores, uma vez que no período que este relatório abrange, não contamos com recursos destinados às diárias, passagens e/ou pagamentos de inscrições. QUADRO 41 PALESTRAS E CURSOS PROFERIDOS PELOS SERVIDORES DA CAR TÍTULO EVENTO AUTOR(ES) Os privilégios e entraves no tratamento arquivístico do acervo I Semana Nacional fotográfico no SAES de Arquivos Daiana Ribeiro Proposta para a política e o sistema de arquivos da Universidade I Encontro de Federal Fluminense Arquivistas da SDC Igor Garcez Identificação de tipologia documental e avaliação de dossiês de I Semana Nacional alunos da UFF: a experiência da Seção de Arquivo Intermediário de Arquivos da CAR/SDC Kíssila Rangel A perspectiva arquivística do governo aberto: um estudo comparativo da participação do Brasil, Estados Unidos, México e Reino Unido na Open Government Partnership Proposta para a política e o sistema de arquivos da Universidade Federal Fluminense O lugar do Arquivo na Universidade: a Coordenação de Arquivos da Universidade Federal Fluminense e a Gestão de Documentos oriundos das atividades de ensino, pesquisa e extensão A malha arquivística da administração pública federal: atores e processos Produção de sentido nos documentos de arquivos sigilosos: Sistema de Informação e Contra-Informação sob o olhar da ASI/UFF ( ) Módulo de gestão de documentos no curso de gestão pública I Encontro de Arquivistas da SDC V Reunião de Ensino e Pesquisa em Arquivologia VIII Encontro de Arquivos Científicos Disciplina Gestão de Instituições e Serviços Arquivísticos (Arquivologia UFF) I Encontro de Arquivistas da SDC Escola Engenharia de Nelson Neto Igor Garcez Igor Garcez Kíssila Rangel Igor Garcez Rosale Souza Kíssila Rangel

98 98 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) QUADRO 42 CAPACITAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES Curso de Elaboração de Plano de Dados Abertos ENAP 1 Curso SEI Administrar ENAP 1 Curso SEI Usar ENAP 3 VI CINforme Auditoria e Certificação de repositórios digitais CNEN 1 VII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF GCI/UFF 4 VIII Semana do Departamento de Ciência da Informação da UFF GCI/UFF 4 Curso de Elaboração de Resumos FCRB 1 Seminário Arranjo e Descrição em Arquivos Pessoais FCRB 1 I Semana Nacional de Arquivos Seminário Desafios, responsabilidades e perspectivas da prática da avaliação CAR/SDC/UFF 5 arquivística Seminário Propriedade Intelectual o desafio da Gestão de Direitos na era digital FIRJAN 1 Debate público sobre o Projeto de Lei 7920/2017 CONARQ/AN 1 Curso Conservação e Preservação de Documentos CONARQ/AN 1 Curso Organização de Arquivos de Engenharia e Arquitetura CONARQ/AN 1 Curso Gestão de Documentos com ênfase na avaliação e destinação de documentos de arquivo CONARQ/AN 1 I Encontro de Arquivistas da Superintendência de Documentação da UFF CAR/SDC/UFF 6 Palestra Descubra, lembre e partilhe: os arquivos na era digital Arquivo Nacional 2 V Reunião de Ensino e Pesquisa em Arquivologia UFMG 2 XII Congresso de Arquivologia do Mercosul Universidad Nacional de 1 Córdoba VIII Encontro de Arquivos Científicos FCRB 2 VIII Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto FIOCRUZ 1 Curso Gêneros Textuais: trabalho com arquivos literários FCRB 1 Seminário Os Documentos em seu contexto funcional: da análise diplomática à tipológica ARQ-SP 2 QUADRO 43 CURSOS DE QUALIFICAÇÃO DOS SERVIDORES DA CAR TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES Doutorado em Ciência da Informação UFRJ/IBICT 1 Mestrado em Gestão de Documentos e Arquivos UNIRIO 3 Mestrado em Ciência das Religiões Faculdade Unida SEÇÃO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (SAIN) O presente Relatório Anual tem como objetivo apresentar as atividades desenvolvidas pela Seção de Arquivo Intermediário em 2016, no interstício de dezembro de 2016 a novembro de O efetivo da Seção de Arquivo Intermediário sofreu um aumento considerável a partir do segundo semestre de Inicialmente, estavam em exercício na seção apenas quatro servidores, uma de nível superior (arquivista) e outros três de nível técnico (2 técnicos em arquivo e 1 técnico em

99 99 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) microfilmagem). Além disso, a SAIN conta com duas colaboradoras, contratadas por intermédio da empresa Liderança e dois bolsistas, sendo uma bolsista de extensão e outro de estágio interno. Com a realização do certame para preenchimento de vagas houve a lotação de duas arquivistas na Seção no início do mês de outubro. Dessa forma, o efetivo da Seção atualmente é de 4 arquivistas, 3 técnicos em arquivo, 1 técnico em microfilmagem, 2 prestadoras de serviço e 2 estagiários. A seguir, são apresentadas as ações que puderam ser desenvolvidas em 2017, onde grande parte das ações foram realizadas com base no nosso planejamento estratégico (nível operacional), que será apresentado a seguir juntamente com seus resultados Ações desenvolvidas pela SAIN Com base no nosso planejamento estratégico, para o ano de 2017 foram definidos objetivos que se dividiram em metas e se subdividiram em uma série de atividades, conforme abaixo Tratamento arquivístico dos documentos custodiados pela SAIN Diagnóstico de Depósito: Determinação do espaço do depósito; Identificação dos grupos de documentos (produtor); Identificação dos assuntos tratados em cada grupo; Reunião do grupo da Escola de Serviço Social. Tratamento dos grupos de documentos localizados: a) Coordenação do curso de graduação em matemática Pádua (GMI): 20 caixas (finalizado); b) Departamento de Documentação 11 (GDO): 23 caixas (em andamento); c) Departamento de Comunicação Social (GCO): 10 caixas (em andamento); d) Departamento de Fisiologia e Farmacologia (MFL): 56 caixas (finalizado); e) Gabinete da Vice-Reitoria (GABVR): 8 caixas (finalizado). Total de caixas para tratamento: 117 caixas Total de caixas tratadas: 84 caixas Classificar e avaliar documentos oriundos das transferências realizadas no período de : a) Hospital Universitário Antonio Pedro (HUAP): 42 caixas (finalizado); b) Pró-Reitoria do Planejamento (PROPLAN): 27 caixas (finalizado); c) Departamento de Microbiologia e Parasitologia (MIP): 17 caixas (finalizado); 11 Atualmente Departamento de Ciência da Informação (GCI).

100 100 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) d) Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica Volta Redonda (EEIMVR): 197 caixas (finalizado); e) Biblioteca da Faculdade de Veterinária (BFV): 2 caixas (finalizado) Total de caixas para tratamento: 251 caixas Total de caixas tratadas: 251 caixas (100% da meta) Coordenação dos bolsistas da Pró-Reitoria de Extensão (PROEX) Coordenar a execução das atividades dos bolsistas PROEX: Identificar, classificar e avaliar os documentos da Unidade Avançada José Veríssimo (UAJV); Organizar os documentos da UAJV Total de caixas para tratamento: 36 caixas Total de caixas tratadas: 29 caixas (90% da meta) Participação na Semana de Extensão da UFF: Trabalho intitulado A organização do acervo da Unidade Avançada José Veríssimo como subsídio para a construção da memória da extensão universitária da UFF apresentado na Semana de Extensão ficou em terceiro lugar na categoria PROEX Assessoria Técnica Atender as solicitações de Visita de Assessoria Técnica, com nove estagiários orientados diretamente pela Seção de Arquivo Intermediário, 8 realizaram transferência de documentação à SAIN. No ano de 2017, entre os meses de janeiro e novembro, foram solicitadas 14 (quatorze) Assessorias Técnicas pelas seguintes unidades: Departamento de Neurobiologia (GNE), Divisão de Programas Sociais (DPS/PROAES), Pós-Graduação Lato Sensu em Ensino de Ciências, Instituto de Letras (EGL), Departamento de Geoquímica (GEO), Divisão de Desenvolvimento do Mercado (DM/EDUFF), Coordenação do curso de graduação em Engenharia Agrícola (TGR), Laboratório de História Oral e Imagem (LABHOI), Secretaria Administrativa do Departamento de Educação Angra dos Reis, Instituto de Ciências da Sociedade Macaé (ICM), Superintendência de Documentação (SDC), Escola de Arquitetura e Urbanismo (TCA), Gerência Plena Financeira da PROPPi (GPF/PPI), Faculdade de Turismo e Hotelaria (FTH). Outras Assessorias, iniciadas em 2016, foram continuadas e encerradas em São elas: Biblioteca da Faculdade de Medicina (BFM/SDC), Biblioteca Flor de Papel (BFP/SDC), Coordenação de Apoio Acadêmico (CAA/PROAES), Coordenação de Pessoal Técnico Administrativo

101 101 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) (CPTA/PROGEPE), Coordenação do curso de Ciências Naturais - Santo Antônio de Pádua (GCN), Departamento de Química Analítica (GQA), Divisão de Capacitação e Qualificação Docente (DCQD), Coordenação do curso de Pós-graduação em Engenharia Mecânica - Niterói (TPN), Coordenação do curso de História (GHT), Divisão de Gestão de Desempenho (DGD/CPTA), Coordenação do curso de Pós-Graduação em Educação (SPU), Departamento de Contabilidade (STC), Departamento de Direito Público (SDB), Departamento de Engenharia de Produção Niterói (TEP), Divisão de Capacitação e Qualificação (DCQ), Departamento de Matemática Aplicada (GMA), Departamento de Microbiologia e Parasitologia (MIP), Programa de Pós-Graduação em Educação (PPGE), Coordenação do curso de graduação em Física (GGF), Centro de Artes da UFF (CEART), Divisão de Gestão de Relacionamentos (DGR/SCS), Coordenação do Curso Superior de Tecnologia em Sistemas de Computação (TIC), Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica de Volta Redonda (EEIMVR), Faculdade de Nutrição (CMN), Pós-Graduação em Administração - Volta Redonda (PPGA), Secretaria Administrativa do Instituto de Ciências Exatas - Volta Redonda (SA/VCX), Secretaria Administrativa dos Cursos de Pós-graduação do Instituto de Ciências Exatas - Volta Redonda (SPG), Secretaria Administrativa dos Departamentos de Ensino do Instituto de Ciências Exatas - Volta Redonda (SAD), Secretaria do Programa de Pós-Graduação em Odontologia (SPO). A assessoria técnica aos arquivos é realizada mediante uma consecução de etapas que vão desde o contato preliminar do solicitante, via formulário no site, até a transferência da documentação para os depósitos da Seção de Arquivo Intermediário. Por isso, não é raro que as assessorias levem cerca de dois anos para serem completamente finalizadas. A seguir, são demonstrados alguns dados em forma de gráfico para facilitar a compreensão a respeito das assessorias que foram solicitadas e iniciadas em 2016 e que seguiram atendimento em GRÁFICO 14 ASSESSORIAS TÉCNICAS EM ARQUIVOS ( ) Assessorias Técnicas ( ) Finalidada 7% Em conferência 22% Encerrada 57% Em andamento 14% Do total de 28 solicitações: a) 16 foram encerradas em razão do solicitante não ter dado continuidade as etapas previstas ao

102 102 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) andamento do trabalho; b) 2 foram finalizadas por se tratarem de orientação para organização de arquivo sem a finalidade de transferência; c) 6 das unidades realizaram transferência de documentos para a Seção de Arquivo Intermediário; e d) 4 das assessorias ainda estão em andamento (solicitadas no 2º semestre de 2016). Além das Assessorias referidas acima, existem as Assessorias que são realizadas por intermédio do treinamento e acompanhamento de estagiários, discentes do curso de Arquivologia. No ano de 2017, foram treinados o total de 14 estagiários, para atuarem nas seguintes unidades: Coordenação do curso de Ciência Ambiental, Coordenação do Curso de Engenharia Civil, Coordenação do curso de Farmácia, Coordenação do curso de Medicina Veterinária, Departamento de Geofísica, Departamento de Administração Farmacêutica, Departamento de Bromatologia e Departamento de Geoquímica. De 9 estagiários treinados, 7 realizaram transferência de documentação classificada à SAIN. Alguns dos estagiários realizaram transferências por mais de uma vez. Na subseção Crescimento do Acervo serão explicitados os números relativos a tais transferências Atividades técnicas no acervo do Departamento de Administração de Pessoal (DAP) QUADRO 44 ATIVIDADES NO ACERVO DO DAP ATIVIDADES QUANTITATIVO Arquivamento Realização de Pesquisas Envio de documentos 189 pastas funcionais 28 expedientes documentos 217 pastas funcionais 64 expedientes 5 livros de frequência 81 malotes Cabe informar que não temos todos os expedientes indexados em planilha. De um total de cerca de pastas, temos indexadas somente Além disso, o mobiliário utilizado para acondicionamento do acervo não se encontra em condições adequadas de uso, conforme imagens apresentadas no Relatório de Acrescenta-se ainda que o concurso realizado que deu origem, ainda em papel, a centenas de pastas funcionais que não podem ser transferidas à Seção por não existir mais espaço disponível.

103 103 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) Participação em projetos e comissões Abaixo são pontuadas a participação em Projetos, Comissões e Grupos de Trabalho: Participação compulsória na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade Federal Fluminense; Encerramento do Grupo de Trabalho de Avaliação de Documentos (DTS/SDC nº 11, de 16 de agosto de 2016); Participação da Comissão de Implantação do Sistema Eletrônico de Informações na UFF; e Subcomissão de Documentação para implantação do Sistema Eletrônico de Informações na UFF Crescimento anual do acervo da SAIN A partir da Norma de Serviço nº 654, de 06 de dezembro de 2016, pôde-se determinar que a entrada de documentos na Seção de Arquivo Intermediário ocorreria somente por meio de transferências orientadas em Assessorias Técnicas. Dessa forma, em 2017, somente foram realizadas duas transferências fora desse escopo, uma foi devolvida e a outra está aguardando tratamento, pois não foi sofreu a devolução prevista a pedido da Superintendente de Documentação. No ano de 2017, foram recebidas 160 caixas oriundas de transferências realizadas por estagiários, conforme gráfico abaixo: GRÁFICO 15 TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO AOS ESTAGIÁRIOS Transferências - Orientação aos estagiários Depto de Geoquímica Depto de Depto Adm Depto de Geociências Coord. do Curso de Cood. do Curso de Coord. de Eng. Civil Coord. Ciência Ainda no período abrangido por este relatório (dezembro novembro 2017) foram recebidas 897 caixas na Seção de Arquivo Intermediário, por intermédio das Assessorias Técnicas realizadas pelos arquivistas da Coordenação de Arquivos. A seguir as unidades que transferiram documentos são nominadas e o quantitativo enviado encontra-se entre parênteses: Biblioteca da

104 104 3 COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS (CAR) Faculdade de Veterinária (2); Coordenação do Curso Superior de Tecnologia em Sistemas de Computação TIC (154); Departamento de Química Analítica GQA (5); Departamento de Engenharia de Produção Niterói (38); Departamento de Microbiologia e Parasitologia MIP (8); Divisão de Controle de Certificados e Diplomas - DCCD/DAE/PROGRAD (11); Escola de Engenharia Industrial e Metalúrgica de Volta Redonda (368); ); Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós- Graduação e Inovação PROPPI (44); Secretaria Administrativa do Instituto de Ciências Exatas (Volta Redonda) - SA/VCX (63); Secretaria Administrativa do Departamento de Educação - Angra dos Reis (36); e Serviço de Pessoal do HUAP - SP/HU (168). GRÁFICO 16 TRANSFERÊNCIAS RESULTANTES DE ORIENTAÇÃO DOS ARQUIVISTAS NAS UNIDADES Transferências - Arquivistas AS/IEAR SP/HU PROPPRI DCCD/DAE BFV AS/VCX EEIM-VR TIC MIP TCE GQA Logo, o crescimento anual do acervo da SAIN em 2017 foi de caixas. Em comparação ao ano anterior (2016), cujo crescimento foi de 238 caixas, conclui-se que o ocorreu uma expansão de 445% SEÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE (SAPE) A Seção de Arquivo Permanente (SAPE) possui como Setores o de Arquivo Especial (SAES) e o de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos (SCRD). Possui como uma de suas competências organizar, conservar e preservar documentos provenientes das faculdades isoladas, da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UFERJ) e os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos da UFF, que possuam valor permanente. Compete ainda à SAPE, receber documentos oriundos da Seção de Arquivo Intermediário (SAIN), cuja avaliação e seleção já tenham sido realizadas, além de elaborar quadros de arranjo e instrumentos de pesquisa, facilitando o acesso às informações sob sua custódia.