MEMO nº 01/2012. Confira as principais responsabilidades!

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1 Aos clientes VISÃO CONSULTORIA Tarumã, 02 de janeiro de MEMO nº 01/2012 Assunto: ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO DE Prezados (as) Senhores (as): Confira as principais responsabilidades! Encerrado o ano de 2011, desejamos a todos um FELIZ ANO NOVO, e que em 2012 todos nossos sonhos consigam ser realizados, inclusive o de atender o AUDESP-TCE e tantas tarefas atribuídas a administração pública pelos órgãos de controle externo, pois acima de tudo temos que garantir a transparência da gestão pública. Importante lembrar que este é o último ano do mandato, que trará responsabilidades ainda maiores das proibições eleitorais, que em futuro próximo estaremos alertando nossos clientes para agenda e prazos. Momento ideal para uma série de reflexões, diante das tantas responsabilidades e formação de índices constitucionais, financeiros e providências para o encerramento do exercício, que o resultado depende única e exclusivamente de cada um de vocês, gestores públicos, e que certamente poderão contar conosco, auxiliando no planejamento e tomada de decisões. OBRIGAÇÕES: Além do encerramento do exercício o mês encerra-se juntamente com o 6º bimestre, o 4º trimestre, o 3º quadrimestre e 2º semestre do exercício, trazendo muitas obrigações de demonstrativos e relatórios a serem elaborados, sendo os principais: MÊS Balancetes mensais, com encaminhamento à Câmara e Tribunal de Contas-ISOLADO; Prazo: dia 20 de janeiro Deverão ser encaminhados ainda os demonstrativos do Projeto AUDESP*¹ 6º BIMESTRE demonstrativos da execução orçamentária (RREO) Mod. 1 e Mod. 2, RCL-Mod. 3, Receitas e Despesas previdenciárias Mod. 4, Resultado Nominal e Primário-Mod. 5, Restos a Pagar- Mod. 6. Este mês em particular possui ainda a obrigatoriedade de preenchimento dos modelos 7- Operações de Crédito x Despesas de Capital, aos municípios que possuem regime próprio de previdência municipal o modelo 8 Projeções atuariais e o modelo 9 Variações Patrimoniais.

2 Prazo: encerramento do exercício, excepcionalmente até 30 de janeiro para publicação. A remessa das informações ao Tribunal deverá ser via AUDESP (5º dia útil de fevereiro) demonstrativos da Execução orçamentária STN Secretaria do Tesouro Nacional. 4º TRIMESTRE demonstrativos de aplicação no Desenvolvimento do ensino 4º trimestre; - demonstrativo de aplicação em Saúde 4º trimestre; Prazo: encerramento do exercício, excepcionalmente até 30 de janeiro. A remessa das informações ao Tribunal deverá ser via AUDESP e a publicação do ensino até o dia 30 de janeiro. 3º QUADRIMESTRE demonstrativos de Gestão Fiscal e Gastos com Pessoal RGF (a serem enviados ao Tribunal de Contas). Prazo: encerramento do exercício, excepcionalmente até 30 de janeiro. A remessa das informações ao Tribunal deverá ser via AUDESP. 2º SEMESTRE demonstrativo de gastos com saúde pública SIOPS Ministério da Saúde, Governo Federal (2º semestre 2011) Prazo 31 de janeiro de 2012; - Relação de Obras sis OBRAS do Tribunal de Contas Estado S. Paulo 2º semestre 2011 Prazo 31 de janeiro de 2012; - demonstrativo de gastos com Ensino SIOPE Ministério da Educação exercício de 2011 Prazo 30 de abril de 2012; Importante lembrar, que nem sempre, a movimentação financeira dos municípios anda como desejado, processando-se, às vezes com alguns dias de atraso. Sugerimos aos clientes que se encontra nessa situação, que seria oportuno se suspender à realização de compras na primeira ou até na segunda semana do mês de Janeiro, de forma a se colocar em dia o empenhamento das despesas, o processamento da folha de pagamentos, os contratos, e certamente contribuiria sobremaneira para o eficaz encerramento do exercício. ANUAL Dos Atos de Admissão de Pessoal (Prefeitura, Câmara e entidades da Administração Indireta) Deverão ser encaminhados ao TCESP até o dia 31 de janeiro, os atos de admissão de pessoal, relação das admissões, por concurso público, contratações por tempo determinado ocorridas no exercício, por meio do preenchimento das planilhas eletrônicas específicas oferecidas

3 por este Tribunal, contidas no SIsCAA (Sistema de Controle de Admissões, Aposentadorias e Pensões); Deverá ainda ser encaminhado no mesmo prazo quadro de pessoal, em 31 (trinta e um) de dezembro do exercício anterior, com indicação dos cargos criados, providos e vagos, de conformidade com o modelo contido no Anexo 19 da instrução 02/08. PUBLICAÇÃO ANUAL DOS SALÁRIOS E SUBSIDIOS Para aqueles que ainda não fizeram dentro do ano encerrado, deverá ser publicado até 31 de janeiro a Publicação Anual dos Salários e Subsídios, conforme disposto no art. 39, 6º da Constituição Federal. ENTIDADES DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA Aos municípios que possuem autarquias e fundações, sugerimos também que lhe sejam fixados prazos de no máximo até o dia 13 de janeiro, para o envio de suas informações contábeis, para que seja incorporada a contabilidade geral do município. CÂMARAS MUNICIPAIS Embora considerada como administração direta deverá ser solicitadas às informações para consolidação à contabilidade geral do município, no mesmo prazo. Aplica-se as Câmaras a obrigatoriedade da elaboração, publicação e envio do demonstrativos de Gestão Fiscal e Gastos com Pessoal RGF (a serem enviados ao Tribunal de Contas) e demonstrativos da Execução orçamentária STN Secretaria do Tesouro Nacional ( a ser enviado a Caixa Econômica Federal) Prazo 30 de janeiro de EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA Importante ainda lembrar que a implantação dos saldos deverá estar apropriada ao sistema AUDESP. Dessa forma, estando fechada a movimentação, os serviços de planejamento, finanças e contabilidade disporão de maior tempo para elaborarem os demonstrativos aos mais diversos órgãos, como citado anteriormente, que não são poucos. Elaborar o Anexo 18 Demonstrativo da Execução orçamentária, visando à verificação dos créditos adicionais suplementares e especiais abertos no período.

4 CONCILIAÇÕES DIVERSAS Momento ideal para se efetuar conciliação, além das bancárias de contas extraorçamentárias, contas de consignações, etc. CONCILIAÇÃO BANCÁRIA Elaborar a conciliação de todas as contas BANCÁRIAS, que deverá ser de forma eletrônica, a ser transmitida em pacote ao Audesp-TCESP. CONTAS PATRIMONIAIS Elaborar a conciliação de todas as contas patrimoniais (ativas e passivas) que integrarão as variações patrimoniais, especialmente aquelas de consignações receitas e despesas extra-orçamentárias. RESTOS A PAGAR Deverão ser avaliados os débitos inscritos em restos a pagar de exercícios de 2009 e anteriores, que se ainda não pagos, deverá ser verificada a possibilidade em cancelamento. Lembramos que o cancelamento de restos a pagar de exercícios anteriores deverá ser precedido de ato motivador, no caso Decreto, inclusive para débitos prescritos. EMPENHOS A PAGAR/ A LIQUIDAR Deverão também ser levantados os empenhos do exercício corrente constantes do rol de empenhos a Pagar que ainda não foram pagos e empenhos a liquidar que ainda não foram liquidados. É muito comum a existência de saldos de empenhos remanescentes de empenhos globais ou estimativas, e ainda despesas que não mais se realizarão, que continuam empenhadas, onerando valiosas dotações. Feitas todas essas considerações, demonstrativos e conciliações, acreditamos que o sucesso do último ano de sua administração dependerá de como encerrará este exercício, pois a partir de 1º de maio do ano vindouro, não se poderá empenhar nenhuma despesa sem recursos para suportá-la.

5 AUDESP: Observar com atenção o Módulo de PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAIS do projeto AUDESP do Tribunal de Contas, que será obrigatório, já para a prestação de contas de 2010 todos os procedimento lá relacionados, tudo via eletrônica. IMPORTANTÍSSIMO: encontra-se em vigor a Instrução nº 02/2008 do TCESP, que trata da Prestação de Contas de todos os órgãos de Governo contendo todas as informações necessárias a Prestação de Contas cujo prazo é 31 de março do corrente e demais instruções municipais perante ao TCESP. CALENDÁRIO AUDESP JANEIRO DE 2012: Isolado 12/ Consolidado e Conjunto 12/ Isolado 13/ Consolidado e Conjunto 13/ Isolado 14/ Consolidado e Conjunto 14/ Datas previstas, sujeitas a alteração quanto na publicação oficial do Calendário AUDESP Continuamos sempre a disposição, e quaisquer dúvidas, entrar em contato. Atenciosamente Fernando Roncada VISÃO CONSULTORIA

6 CALENDÁRIO DE OBRIGAÇÕES FISCAIS, TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS JANEIRO /01/2012 Previdência Social (INSS) - O recolhimento das contribuições descontadas dos empregados e dos contribuintes individuais e das devidas pela empresa deverá ser efetuado no dia 20 do mês subseqüente ao da competência ou no dia útil imediatamente anterior, se o vencimento recair em dia em que não haja expediente bancário. Após esse prazo o recolhimento será efetuado com os devidos acréscimos legais. FGTS Até o dia 07 de cada mês, efetuar os depósitos relativos às remunerações pagas no mês anterior. Não sendo dia útil, antecipar o recolhimento. IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE -O recolhimento, sem qualquer acréscimo, sobre os rendimentos decorrentes do trabalho, com ou sem vínculo empregatício, deverá ser efetuado até o ultimo dia útil do segundo decêndio do mês subseqüente ao mês de ocorrência dos fatos geradores ocorridos no mês de Dezembro/2011. RAIS Entrega da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) normalmente a partir de Janeiro, observadas as normas do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). DECLARAÇÃO DE DÉBITOS E CRÉDTOS TRIBUTÁRIOS FEDERAIS -As pessoas Jurídicas de direito privado em geral, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas, as autarquias e fundações da administração pública dos Estados, do Distrito federal e dos Municípios e o órgãos públicos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário dos Estados e do Distrito Federal e dos Poderes Executivos e Legislativos dos Municípios, desde que se constituam em unidades gestoras de orçamento, deverão apresentar, de forma centralizada, pela matriz, mensalmente, a Declaração de Débitos e Crédito Tributários Federais (DCTF). 06/01/2012 GFIP Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações à Previdência Social. Comprovante de rendimentos pagos e de Imposto de Renda na Fonte deverá ser fornecido aos beneficiários até (art.2º, da Instrução Normativa SRF nº 120/2000).

7 20/01/2012 DCTF Mensal Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Mensal. A opção pelo Simples Nacional dar-se-á pela Internet, sendo irretratável para todo o anocalendário da opção (art. 16, 2º, da Lei Complementar nº 123/2.006). 31/01/2012. GFIP Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações Previdência Social competência As empresas devem proceder à entrega da GFIP/Sefip da competência 13 (referente ao 13º salário do ano anterior) até o final do mês de Janeiro, destinada exclusivamente a prestar informações à Previdência Social ( Ato de Instrução Normativa SRP nº 9/2.005).