PAINT 2012 PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERNA

Transcrição

1 PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DA (Instrução Normativa nº. 01, de 03 de janeiro de 2007) Anísio Brasileiro de Freitas Dourado Reitor da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE)

2 Sônia Maria Medeiros de Menezes Auditora Interna da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) SUMÁRIO INTRODUÇÃO 3 SOBRE O PAINT 3 DADOS GERAIS DA INSTITUIÇÃO E DA UNIDADE DE 4 CONSIDERAÇÕES SOBRE A UNIDADE DE 4 AÇÕES PREVISTAS DA E SEUS OBJETIVOS 7 METODOLOGIA 8 ÁREAS CONTEMPLADAS NO PLANO DE ATIVIDADES DA PARA O EXERCÍCIO DE DESCRIÇÃO DOS RISCOS, RELEVÂNCIA E ORIGEM DA DEMANDA. 9 ESCOPO DO TRABALHO 16 CRONOGRAMA 18 LOCAL E FORMAS DE EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES DA AUDINT 19 RECURSOS HUMANOS 19 AÇÕES DE CAPACITAÇÃO 19 FORTALECIMENTO DA 20 CONSIDERAÇÕES FINAIS 21 2

3 RELAÇÃO DE ANEXOS 21 Introdução A Administração da UFPE é exercida pela Reitoria em parceria com o Conselho Universitário, grupo formado por outros dois conselhos específicos, o de Administração e o Coordenador de Ensino, Pesquisa e Extensão. Junto a essas duas estruturas está o Conselho de Curadores, órgão de fiscalização econômica e financeira da Universidade. A UFPE estrutura-se em 102 Unidades Gestoras de acordo com a área de conhecimento, agregando-se ainda a sua estrutura 09 (nove) Órgãos Suplementares e 02 (duas) Unidades Descentralizadas (Caruaru e Vitória). As atividades fins da Instituição são constituídas de ensino, pesquisa, extensão e assistência, serviços esses prestados, preferencialmente, no estado de Pernambuco e na região Nordeste. A UFPE tem por missão contribuir para transformar a sociedade, produzindo conhecimento e oferecendo uma educação cada vez melhor, permanentemente adaptada ao saber contemporâneo e à realidade social, econômica e cultural do Nordeste e do Brasil. Sobre o PAINT O Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna (PAINT), exercício 2012, foi elaborado de acordo com a IN/CGU/SF nº. 07 de 29 de dezembro de 2006, que estabelece 3

4 normas de elaboração e acompanhamento da execução, e a IN/CGU n 1, de 03 de janeiro de 2007, que estabelece o conteúdo e objetiva ordenar as atividades a serem desenvolvidas no citado exercício, estabelecendo prioridades, dimensionando e racionalizando tempo ao nível de sua capacidade instalada, em termos de recursos humanos e materiais, além de ações de controle e programação dos trabalhos. Dados Gerais da Instituição e da Unidade de Auditoria Interna INSTITUIÇÃO Ministério: Educação Entidade: Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) Órgão: UG: Gestão: UF: PE Endereço: Avenida Prof. Moraes Rego, 1235, Cidade Universitária, Recife-PE, CEP: Tel.: (81) Fax: (81) DA UFPE Endereço: Avenida Prof. Moraes Rego, 1235, Cidade Universitária, Recife-PE, CEP: , Térreo da Reitoria, Salas 148 e 149. Tel.: (81) Tel./Fax: (81) Considerações sobre a Unidade de Auditoria Interna IDENTIFICAÇÃO 4

5 A Auditoria Interna é órgão técnico de controle interno e encontra-se instalada no Prédio da Reitoria. Criada através da Resolução nº. 01/95, de , do Conselho de Administração, ao qual se subordina, é regida por Regimento Interno aprovado pelo citado Conselho em , reformulado e aprovado em sessão de , BO UF- PE, 37 (02 ESPECIAL): 01-18, de Como unidade de assessoramento à Administração Superior, executa as atribuições dispostas no seu Regimento Interno sem elidir e em consonância com a competência Ministerial e do Tribunal de Contas da União, bem como, de conformidade com as disposições contidas no Decreto nº , de , alterado pelo Decreto n , de 16 de julho de PERFIL DO QUADRO DE PESSOAL Em conformidade com o art. 4º do seu Regimento Interno, a estrutura funcional da Auditoria Interna da UFPE prevê a seguinte composição: um Auditor Titular, um Auditor Adjunto, um Corpo de Assistentes de Auditoria em número suficiente para atender suas finalidades e uma Secretária. A Auditoria Interna conta hoje com 05 (cinco) servidores: um contador (titular da Auditoria); um contador; um técnico em Contabilidade; dois assistentes em administração (sendo um deles a Secretária), todos abaixo identificados: SÔNIA MARIA MEDEIROS DE MENEZES Designada pelo Magnífico Reitor para exercer a Titularidade da Auditoria Interna em , através da Portaria de Pessoal n 548/2007. Com matrícula SIAPE , é graduada em Ciências Contábeis pela UNIFOR/CE, pós-graduada pela UFPE 5

6 em Contabilidade e Controladoria Governamental, registrada no órgão de classe sob o nº. CRC-PE 7900 T/PE. Com 22 anos de Serviço Público Federal, ingressou nesta Instituição em janeiro de 1989, assumindo o cargo de contador, com lotação no Departamento de Contabilidade e Finanças/DCF/PROPLAN. Atuou como Chefe da Seção de Controle Orçamentário e Financeiro/DCF, Diretora da Divisão de Pagamento de Pessoal/DGP, Coordenadora Administrativa do Hospital das Clínicas, Assistente do DCF e Diretora da Divisão de Contabilidade/DCF. ANTÔNIO CARLOS DE MORAES CAVALCANTI Matrícula SIAPE n , especialista em Contabilidade e Controladoria Governamental pela Universidade Federal de Pernambuco UFPE. Graduado em Ciências Contábeis pela UFPE, mantém o registro no órgão de classe (CRC) sob o n /O- 9. Exerceu o cargo de contador na Secretaria de Educação do Estado de Pernambuco, ingressando no cargo de Contador nesta instituição em 20 de maio de 2010, através do Concurso Público do ano de 2008, com lotação nesta Unidade. ANA PAULA MORAIS DE VASCONCELOS Matrícula SIAPE , especialista em Contabilidade e Controladoria Governamental pela Universidade Federal de Pernambuco - UFPE. Graduada em Ciências Contábeis pela UFPE em 1991, mantém registro no órgão de classe sob o nº CRC/PE , na categoria de contador. Trabalhou por mais de três anos na empresa de auditoria independente Directivos S/C Auditores Independentes, exercendo os cargos de Assistente de Auditoria e Auditora Júnior A. Ingressou na UFPE através de concurso público em 1994, no cargo de Técnico em Contabilidade, com lotação inicial no Departamento de Contabilidade e Finanças/Seção de Convênios, sendo removida para o Ga- 6

7 binete do Reitor/Auditoria Interna a partir de , onde desempenha suas funções como Assistente de Auditoria, totalizando mais de 15 anos no serviço público federal. JACKELINE MARTINS DA SILVA PAULA Matrícula SIAPE , graduada em Ciências Contábeis pela Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). Ingressou nesta instituição em 2009 no cargo de Assistente em Administração, com lotação no Gabinete do Reitor/Auditoria Interna. GABRIELLE ALVES DE LUCENA SANTOS Matrícula SIAPE , graduada em Licenciatura em História pela Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). Ingressou nesta Instituição em 2005 no cargo de Assistente em Administração, com lotação no Gabinete do Reitor/Auditoria Interna, tendo sido designada para o cargo de Secretária da Auditoria Interna através da Portaria de nº. 1348, de 22 de setembro de Ações Previstas da Auditoria Interna e seus Objetivos Conforme disposto no art. 3º do Regimento Interno, a Unidade de Auditoria Interna da UFPE tem por finalidade o trabalho de caráter preventivo e consultivo, com o objetivo de assegurar, dentre outros: A regularidade da gestão contábil, orçamentária, financeira, patrimonial e operacional da Instituição, objetivando a eficiência, a eficácia e a efetividade; 7

8 A regularidade das contas, a eficiência e a eficácia na aplicação dos recursos disponíveis, observados os princípios da legalidade, legitimidade e economicidade; O fiel cumprimento das leis, normas e regulamentos, bem como a eficiência e a qualidade técnica dos controles contábeis, orçamentários, financeiros e patrimoniais da Instituição. A Unidade de Auditoria interna desenvolverá suas atividades conforme cronograma especificado no ANEXO III do PAINT/2012 e apontará mediante seus relatórios as constatações e recomendações resultantes de suas análises. Os referidos relatórios serão emitidos em versão preliminar para discussão e em seguida serão encaminhados as Unidades Gestoras Auditada/UFPE para manifestação dos pontos críticos abordados. A versão final dos relatórios será submetida ao Dirigente máximo da Instituição que após aprovação, encaminhará a Controladoria Geral da União, em conformidade com a Instrução Normativa nº. 01, de 03 de janeiro de As atividades a serem desenvolvidas no PAINT/2012 incluem as ações da Auditoria Interna, avaliação sumária quanto ao risco inerente ao objeto a ser auditado e sua relevância em relação à entidade, além de atendimento e acompanhamento das recomendações oriundas dos órgãos de controle interno e externo. Metodologia Para avaliarmos os riscos das áreas escolhidas, aplicamos a metodologia de hierarquização por intermédio de matriz de risco, levando em consideração, além de outros que se ajustem às características operacionais da entidade, os aspectos de Materialidade, Relevância, Vulnerabilidade, Risco e Criticidade Pretérita. 8

9 A elaboração da matriz base deu-se através da mensuração dos dados extraídos dos Relatórios e demandas do Tribunal de Contas da União (TCU), da Controladoria Geral da União (CGU) e Ministério Público Federal (MPF), considerado o período de 2006, 2007, 2008, 2009 e 2010, e acrescidos de informações e demandas da Auditoria Interna. A avaliação sumária, incluindo a coleta e o tratamento dos dados, pontuação atribuída e distribuição das horas se encontram em nossos papéis de trabalho. O planejamento e o desenvolvimento dos trabalhos serão distribuídos horas/homens (h/h) e contemplam as seguintes áreas: controle de gestão (1.312 h/h); gestão orçamentária (160 h/h); gestão de recursos humanos (2.262 h/h); gestão de suprimentos de bens e serviços (1.380 h/h); gestão patrimonial (578 h/h); gestão financeira (336 h/h). As atribuições legais e regimentais da Auditoria Interna não fizeram parte da matriz de risco por se considerar como atividades administrativas, atribuindo-se o total de h/h para o período de janeiro a dezembro/2012. Áreas Contempladas no Plano de Atividades da Auditoria Interna para o Exercício de DESCRIÇÃO DOS RISCOS, RELEVÂNCIA E ORIGEM DA DEMANDA. CONTROLE DE GESTÃO 1) Elaboração do parecer referente à Prestação de Contas do exercício de 2011 Rejeição da prestação de contas da Unidade. Relevância em relação à Entidade: Avalia a gestão da Instituição considerando todo o trabalho desenvolvido no exercício. 9

10 Origem da Demanda: TCU/CGU-PE 2) Recomendações, determinações e acompanhamento pós-auditorias (CGU/PE, TCU) Possibilidade do TCU determinar sanções aos responsáveis pelo não cumprimento das recomendações e determinações apontadas pelos órgãos de controle interno. Relevância em relação à Entidade: As recomendações e determinações emanadas dos órgãos de controle interno são instrumentos de melhoria nos processos operacionais e no cumprimento à legislação, em busca da eficiência na aplicação dos recursos públicos. Origem da Demanda: TCU/CGU-PE 3) Atuação da Auditoria Interna relacionada ao processo de convergência às Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público A Entidade não acompanhar a atualização e seus reflexos contábeis. Relevância em relação à Entidade: Atualização da UFPE diante do contexto atual de Contabilidade. 4) Planejamento para elaboração do Manual de Procedimentos para a Auditoria Interna 10

11 Falta de uniformidade da execução das atividades de auditoria. Relevância: Acompanhamento e Monitoramento. Demanda: Aperfeiçoamento dos procedimentos internos da Unidade de Auditoria Interna. GESTÃO ORÇAMENTÁRIA 1) Execução das Despesas Correntes e Capital Verificar a aplicação dos recursos em desconformidade à legislação. Relevância em relação à Entidade: Atendimento às metas e aos objetivos previstos para o exercício. Origem da Demanda: AUDINT/UFPE GESTÃO FINANCEIRA 1) Restos a Pagar Verificar a aplicação dos recursos em desconformidade à legislação. Relevância: Atendimento as determinações do Governo Federal quanto ao crédito orçamentário empenhado e registrado em restos a pagar. Demanda: SPO/MEC/UFPE 11

12 GESTÃO PATRIMONIAL 1) Exame dos Inventários Físicos e Financeiros Irregularidade dos registros referente aos bens móveis em atendimento e observância aos princípios que regem a Administração Pública Federal. Relevância em relação à Entidade: Verificar o registro tempestivo dos valores referentes ao inventário em cumprimento a Instrução SEDAP 205/88, que trata do acompanhamento e movimentação de materiais no âmbito na entidade. GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 1) Capacitação e Desenvolvimento Pagamentos indevidos a instrutores; não atendimento aos dispositivos legais. Relevância: Regularidade na aplicação dos recursos, em conformidade com o Decreto nº , de 15 de maio de Demanda: AUDINT/UFPE 2) Exame dos processos de aposentadoria e pensões 12

13 Pagamentos e concessões indevidas; não atendimento aos dispositivos da legislação; ausência de formalização. Relevância em relação à Entidade: Dispêndio de recursos públicos com pagamentos irregulares, ocasionando danos ao erário e prejuízos ao servidor. Origem da Demanda: AUDINT/UFPE 3) Análise dos processos de Declaração de Bens e Rendimentos, em conformidade com a Portaria Interministerial MP/CGU N 298/2007 e Decreto 483/2005 Inobservância a determinação contida na Instrução Normativa nº 05/94 do TCU. Relevância: Cumprimento da obrigatoriedade de entrega da Declaração de Bens e Rendimentos dos servidores que ocupam cargos de direção. Demanda: AUDINT/UFPE 4) Acompanhar e verificar os casos relativos à acumulação de cargos Pagamentos e concessões indevidas; não atendimento aos dispositivos da legislação; ausência de formalização. Relevância em relação à Entidade: Dispêndio de recursos públicos com pagamentos irregulares, ocasionando 13

14 danos ao erário e prejuízos ao servidor. Origem da Demanda: AUDINT/UFPE GESTÃO DE SUPRIMENTOS BENS E SERVIÇOS 1) Acompanhamento e Fiscalização Interna da Execução e Prestação de Contas dos Convênios firmados com a UFPE Aplicação dos recursos em desconformidade com a legislação, desvios ou fraudes dos recursos públicos, fracionamento de despesas, direcionamento do vencedor, envolvimento entre os participantes, não atendimento ao projeto básico, plano de trabalho, cronogramas de desembolso e a prestação de serviços de baixa qualidade. Relevância em relação à Entidade: Alinhamento para alcance dos objetivos traçados pela UFPE, estímulo à eficiência operacional e salvaguardo dos interesses referentes à proteção patrimonial contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades. Origem da Demanda: Administração Central/UFPE 2) Análise da regularidade dos processos na modalidade de dispensa e inexigibilidade de licitação 14

15 Aplicação dos recursos em desconformidade com a legislação, desvios ou fraudes dos recursos públicos, fracionamento de despesas, direcionamento do vencedor, envolvimento entre os participantes, não atendimento aos dispositivos da legislação. Relevância em relação à Entidade: Alinhamento para alcance dos objetivos traçados pela UFPE, estímulo à eficiência operacional e salvaguardo dos interesses referentes à proteção patrimonial contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades. Origem da Demanda: AUDINT/UFPE GESTÃO DA UNIDADE DE 1) Elaboração e entrega do RAINT/2011 Relatório elaborado sem a devida clareza e objetividade, dificultando o entendimento da real situação em que se encontra a Instituição. Relevância em relação à Entidade: Proporcionar informações, análises e recomendações para o gestor público, como meio de constatação e análise do trabalho realizado no PAINT, bem como as ações críticas ou não planejadas, mas que exigiram atuação da Unidade de Auditoria Interna. Origem da Demanda: CGU/PE 15

16 2) Elaboração do PAINT/2013. Escolha de áreas menos relevantes em detrimento de outras mais significativas. Relevância em relação à Entidade: Permite ao gestor e a CGU-PE acompanharem os trabalhos programados pela Auditoria Interna para o exercício seguinte da elaboração do PAINT. Origem da Demanda: CGU-PE Os itens 16 ao 18 do Cronograma de Atividades (ANEXO III) compreendem as ações de capacitação e as atividades administrativas que não atribuímos riscos por serem inerentes à AUDINT/UFPE. Escopo do Trabalho As áreas foram selecionadas levando em consideração as circunstâncias, normas e atividades para satisfazer os objetivos de auditoria, utilização de técnicas e procedimentos, devendo considerar: O objetivo específico de trabalho e o grau de confiabilidade e precisão necessária; A importância do objetivo específico visando à formação de uma opinião a- dequada; 16

17 As características e a confiabilidade de comprovação que se obterá na verificação de documentos (processos, documentos internos e externos, etc.). Essas considerações (aplicação dos procedimentos e técnicas, diversificações das operações e atividades) são fundamentais para desenvolver o Plano Anual da Auditoria Interna. Os trabalhos serão realizados de forma direta, através de servidores lotados no Setor da Auditoria Interna, programados e de acordo com o planejamento abaixo: Acompanhar o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual, no âmbito da entidade, a comprovação da legalidade e a avaliação dos resultados; Verificar a execução do orçamento da entidade visando comprovar a conformidade da execução, a legalidade e a legitimidade dos atos; Examinar a documentação que instruiu o Processo de Prestação de Contas/2011 e emitir parecer; Acompanhamento pós-auditorias das recomendações oriundas da Controladoria Geral da União e do Tribunal de Contas da União, entre outros; Por amostragem, efetuar a análise e o acompanhamento dos processos licitatórios, atentando para aspectos legais e outros; Acompanhamento com referência aos Convênios quanto ao cumprimento do prazo/objeto e prestação de contas; Capacitações Programação de treinamentos para o exercício de 2012, de acordo com o Decreto nº , de 15 de maio de 2007; Averiguar os resultados e regularidades de acumulação de cargos; 17

18 Elaborar o PAINT (Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna) do exercício seguinte, bem como o RAINT (Relatório Anual das Atividades de Auditoria Interna), a serem encaminhados ao órgão de controle nos prazos estabelecidos pela IN nº. 01/2007 Controladoria Geral da União/Secretaria Federal de Controle Interno; Acompanhamento da execução orçamentária e financeira através dos Sistemas Informatizados do Governo Federal (SIAFI, SIASG, SIMEC). O controle e acompanhamento do nosso PAINT/2012 consistirão de identificação permanente dos trabalhos realizados e a realizar, informações sobre a disponibilidade de tempo e o seu cumprimento dentro do cronograma previsto. As atividades previstas no PAINT/2012 estão destinadas a verificar o desempenho da gestão da entidade, visando comprovar a legalidade e a legitimidade dos atos e examinar os resultados quanto à economicidade, à eficácia, eficiência da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, contábil e de pessoal. Cronograma O Cronograma de Atividades (ANEXO III) contempla o período compreendido de janeiro a dezembro/2012, conforme detalhamento na descrição sumária/assuntos, á- reas, objetivos, período de execução e escopo. Nele constam ainda as áreas a serem auditadas, objetivos, tipos de auditoria, local e período de execução (dias/hh) quantidade de homem-hora (8.920 dias/hh) de auditores a serem alocados na realização dos trabalhos. 18

19 Local e Formas de Execução das Atividades da AUDINT Os trabalhos poderão realizar-se tanto nas salas onde se encontra a Auditoria Interna (salas 148 e 149, térreo da Reitoria), como por meio de inspeção física nas instalações das Unidades Gestoras/UFPE, Campus do Agreste e de Vitória de Santo Antão, os quais se vinculam ao assunto a ser examinado, considerando que o corpo da Auditoria Interna é vinculado à própria Instituição e a forma a ser utilizada é a direta. Recursos Humanos Considerando o número de Unidades Gestoras, a natureza e as ações diversificadas e- xistentes em nossa Instituição, o quadro atual de recursos humanos da Auditoria Interna continua necessitando de fortalecimento quanto ao número de servidores, o que impede uma atuação mais potencializada que renda maior eficácia, eficiência e efetividade no exercício de nossas atividades. A Unidade de Auditoria Interna, para cumprimento de suas ações, programou suas atividades para o exercício de 2012 considerando a distribuição de horas/mês em relação ao cronograma de atividades, observando o calendário de dias úteis distribuídos por servidor (ANEXO IV). Ações de Capacitação Discriminamos no ANEXO II nossa previsão de ações de capacitação para o exercício de As ações estão direcionadas para as atividades contempladas em nosso Plano Anual de Atividades, onde efetuamos uma previsão para o total de 460 horas conforme justificativas apresentadas no referido anexo. 19

20 Fortalecimento da Auditoria Interna A AUDINT continua ressaltando a necessidade de fortalecimento da equipe da Unidade de Auditoria Interna, além de ampliação do espaço físico e treinamentos direcionados, com a finalidade de motivar e capacitar a equipe para que esta possa desenvolver seus trabalhos de forma eficiente e efetiva. No exercício de 2012, a AUDINT, visando definir meios eficientes para atingir seus objetivos, deverá aperfeiçoar seus mecanismos de controle com vistas a cumprir suas metas e atender os objetivos dos trabalhos a serem realizados. A AUDINT estará aperfeiçoando seus procedimentos quanto a reestruturação de sua Unidade, adequando seu planejamento, atribuições, prioridades e necessidades da Instituição. Adequação, cumprimento e revisões periódicas das normas serão mantidos visando manter sua atualidade em relação às necessidades das atividades. Previsto para o exercício de 2012, o concurso público para o cargo de auditor, autorização já concedida pelo MEC, e na UFPE o Edital se encontra em fase de formalização, conforme processo nº / , em posse da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas e Qualidade de Vida. Tendo em vista que a Unidade de Auditoria Interna se encontra em estruturação e planejando realizar no exercício de 2012 auditorias nas Pró-Reitorias e Órgãos Suplementares, objetivando verificar não só as atividades-meio, mas também as atividades-fim, assim consideradas aquelas relacionadas com a aquisição de bens e serviços. 20

21 Considerações Finais Em cumprimento ao inciso VIII do 1º do art. 2º da Instrução Normativa nº. 01, de 03 de janeiro de 2007, informamos que o quantitativo de horas/homem para o exercício 2012 é de horas (oito mil novecentos e vinte horas), nas quais se abateram as horas correspondentes aos feriados e ao período de férias dos servidores, conforme demonstrativo no ANEXO IV. Os trabalhos de auditoria serão realizados por áreas, conforme anexos, e seguindo critérios de materialidade, relevância, grau de risco e outros detectados pela equipe da Auditoria Interna. Relação de Anexos ANEXO I QUADRO FUNCIONAL DA ANEXO II PROGRAMA DE TREINAMENTO DOS SERVIDORES DA AUDINT ANEXO III CRONOGRAMA DE ATIVIDADES ANEXO IV CALENDÁRIO DE DIAS ÚTEIS POR SERVIDOR ANEXO V RELAÇÃO DE FERIADOS E PONTOS FACULTATIVOS ANEXO VI DISTRIBUIÇÃO DAS HORAS POR MÊS EM RELAÇÃO AO CRONOGRAMA DE ATIVIDADES ANEXO VII DISTRIBUIÇÃO DA CARGA HORÁRIA POR ÁREAS DE ABRANGÊNCIA Recife, Outubro de

22 Anísio Brasileiro de Freitas Dourado Reitor da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) Sônia Maria Medeiros de Menezes Auditora Interna da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) 22