Guia do esocial com o Sonarh

Transcrição

1 Manual de Utilização do Sonarh Sistema OnLine de Administração de Recursos Humanos Guia do esocial com o Sonarh Data de Emissão/Revisão 09/08/2018 w w w. o n l i n e s i s t e m a s. c o m

2 O esocial é uma nova obrigação que todas as empresas terão de cumprir para gerar informações à Receita Federal, à Previdência Social, ao Ministério do Trabalho e à Caixa Econômica Federal sobre muitas das suas relações de trabalho. É considerado o maior dos SPED Sistema Público de Escrituração Digital, por abranger a totalidade de empresas e gerar informações de todos os trabalhadores com vínculo de trabalho formal no país. Trata-se, portanto, de uma integração em tempo real entre o Sonarh e os servidores do esocial, sem a geração de arquivos ou utilização de programas validadores, como acontece hoje com o SEFIP e com a RAIS, por exemplo. O esocial tem como objetivos: a) aumentar o poder de fiscalização, b) garantir os direitos dos trabalhadores e c) uma futura simplificação de processos, já que pretende substituir as declarações GFIP, RAIS, CAGED e DIRF. O esocial está sendo implementado em fases, conforme o cronograma abaixo: Empresas privadas com faturamento maior que R$ 78 milhões em 2016: 08/01/ Cadastro do empregador e tabelas 01/03/ Dados do trabalhador e seu vínculo com a empresa 08/05/ Folha de pagamento 01/07/ Substituição da GFIP 14/01/ Dados de saúde e segurança do trabalhador Demais empresas privadas* 16/07/ Cadastro do empregador e tabelas 01/09/ Dados do trabalhador e seu vínculo com a empresa 08/11/ Folha de pagamento 01/01/ Substituição da GFIP 14/01/ Dados de saúde e segurança do trabalhador *A resolução nº 4 de 11/07/2018 do Comitê Diretivo do esocial determinou que as empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões e MEIs com empregados possam ingressar no esocial a partir de novembro. Em agosto de 2017 foi disponibilizado o Ambiente de Testes para que os desenvolvedores e usuários pudessem aprimorar e corrigir seus sistemas, assim, já é possível testar se os dados que serão transmitidos estão corretos antes da entrega definitiva das informações. A utilização do esocial deve ser precedida de alguns procedimentos importantes a serem efetuados pelo RH. Veja na sequencia como utilizar o esocial dentro do Sonarh.

3 1. Qualificação Cadastral ( esocial > Arquivo de Qualificação Cadastral) Este procedimento é necessário para verificar a consistência das informações básicas dos funcionários junto aos órgãos participantes do esocial. Nesta tela informe a empresa, selecione os funcionários e gere o arquivo em uma pasta previamente existente. No portal do clique no link Consulta Qualificação Cadastral e, na tela seguinte, escolha a opção Consulta Qualificação Cadastral em Lote. Selecione e informe a senha do Certificado Digital da empresa e, na nova tela, clique em Upload. Encontre o arquivo gerado e clique em Enviar. O prazo para o processamento é de até 48 horas, depois disso, refaça os passos anteriores e clique em Download para baixar o arquivo de retorno. Para analisar este arquivo, abra o Sonarh e, na tela da Qualificação Cadastral, clique em Analisar Arquivo Retorno. Somente os funcionários com problemas cadastrais vão aparecer no relatório. 2. Conferência dos Cadastros dos Funcionários (Relatórios > Gerenciais > Formulário para Conferência de Cadastro) Emita o formulário para conferência de cadastro e disponibilize-o aos funcionários para que façam as observações e correções que forem necessárias. Eles ficarão responsáveis pela veracidade das informações. Importante: A partir da implementação do esocial, os atestados médicos com duração de três até quatorze dias deverão ser informados na tela de afastamento utilizando-se o afastamento Doença (menos de 15 dias) ou Acidente de Trabalho (menos de 15 dias), com o respectivo CID e identificação do Médico.

4 3. Conferência dos Cadastros das Empresas (Arquivos > Empresas) Novos campos foram adicionados ao cadastro das empresas visando atender aos requisitos de informações do esocial, entre eles destacamos: - Tributação Classificação Tributária - Tabelas Indicativo de Empresa Construtora Indicativo de Entidade Educativa Sem Fins Lucrativos - Manutenção Gera Informações para o esocial (Autoriza o Sonarh a gerar os Eventos) Ambiente de geração dos eventos (Produção ou Restrita) Situação esocial Indicativo de Empresa de Trabalho Temporário com Nº de Registro no MTE Tipo de Cooperativa - Outras Informações > Informações Complementares Razão Social Longa (Caso o campo Razão Social não seja suficiente para o nome completo da empresa) Nome do Contato para o esocial CPF do Contato para o esocial - Outras Informações > Isenções As empresas isentas deverão preencher estes campos com as informações correspondentes. Sobre o Ambiente de Geração dos Eventos: Selecione 2-Restrito (Testes) para gerar os eventos da empresa em ambiente de testes. Quando estiver seguro de que os cadastros estão corretos e que já sabe utilizar o Painel de Controle do esocial, mude para 1-Produção e comece a gerar e enviar os eventos de modo definitivo para o esocial

5 4. Rubricas do esocial (Arquivos > Tabelas > Eventos do Sonarh) No cadastro de Eventos do Sonarh tem um campo que faz o relacionamento entre a nossa tabela e a tabela de rubricas utilizada pelo esocial. Embora o Sonarh tenha feito esta correspondência de forma intuitiva, é fundamental que o usuário revise e acerte este cadastro. Esta revisão também deve ser feita em relação às incidências de INSS, FGTS e IRRF. Para consultar como ficou, escolha no menu esocial > Rubricas do esocial e gere o relatório.

6 5. Códigos de Desligamento do esocial (Ferramentas > Opções > Cálculos > Rescisões > Configurar) Assim como a GFIP e a RAIS, o esocial também tem seus próprios códigos para identificar o tipo de desligamento do funcionário. Revise o campo Desligamento para o esocial certificando-se de que ele está coerente com o tipo de desligamento do Sonarh. Aproveite e revise também os demais códigos (GFIP, MTE e RAIS). 6. Códigos de Afastamento do esocial (Ferramentas > Opções > Cálculos > Afastamentos > Configurar) Da mesma forma, revise o campo Afastamento para o esocial certificando-se de que ele está coerente com o tipo de afastamento do Sonarh. Revise também os outros códigos (GFIP e RAIS).

7 7. Certificados Digitais (esocial > Certificados Digitais) Esta é uma tela específica para o cadastro dos Certificados Digitais. Clique no botão Verificar Certificados para que o Sonarh armazene os certificados digitais registrados no seu computador. Eventualmente você pode ter certificados que estão fora da validade. Neste caso, desmarque a opção Este certificado digital está válido para que ele desapareça da listagem. Se precisar visualiza-lo novamente, basta marcar a opção Mostrar certificados não válidos logo abaixo da lista. Todos os certificados digitais devem ter o campo CNPJ/CPF preenchido, caso algum deles esteja sem esta informação, você deverá preencher este campo e clicar em Gravar. Sempre que você registrar um novo certificado digital no seu computador, deverá voltar a esta tela e clicar em Verificar Certificados para que ele seja incluído também no Sonarh Informe qual é o Certificado Digital da empresa No cadastro das empresas, na aba Tabelas, informe qual é o certificado digital utilizado pela empresa. Se você possui uma procuração para enviar o esocial da empresa pelo seu CNPJ/CPF, informe neste campo o código do seu certificado, caso contrario, localize o certificado da empresa.

8 8. esocial - Painel de Controle (esocial > Painel de Controle do esocial) No Painel de Controle você vai interagir com os eventos do esocial, tanto aqueles gerados automaticamente pelo Sonarh, quanto os que você mesmo vai criar clicando em Eventos Iniciais, Eventos Periódicos ou Cadastro Preliminar, como veremos em detalhes mais adiante Ambiente O esocial permite o envio dos eventos em ambiente Restrito para testes ou em ambiente de Produção para registrar definitivamente as informações no esocial. O ambiente de Produção somente será liberado no dia 16 de julho de 2018, quando inicia a obrigatoriedade das empresas do segundo grupo. Para estabelecer uma diferença visual entre os dois ambientes, o Sonarh colocará as letras da lista dos Lotes/Eventos em vermelho quando estiver no ambiente Restrito e em azul quando for o ambiente de Produção. No ambiente Restrito é possível enviar um único comando para apagar todas as informações da base de dados do esocial relativas a uma empresa (veja item 8.7), já no ambiente de Produção só é possível apagar um evento gerando um novo evento de exclusão (item 8.8) Eventos do esocial As informações são prestadas ao esocial por meio dos seguintes grupos de eventos: Iniciais (ou Tabelas), Não Periódicos e Periódicos. No final deste manual anexamos a tabela completa dos Eventos do esocial.

9 Eventos Iniciais É o primeiro grupo de eventos a ser transmitido. São as informações da empresa e suas filiais, cargos, horários e rubricas, entre outras. No Sonarh, incluímos a possibilidade de informar também os dados cadastrais dos funcionários e dos sócios da empresa. Geração dos Eventos Iniciais Clique no botão Eventos Iniciais para abrir a tela de geração destes eventos. Escolha a empresa, selecione os eventos que deseja gerar e clique em Gerar os Eventos Selecionados. Os primeiros eventos a serem enviados devem sempre ser o S-1000 (Empregador) e o S-1005 (Estabelecimentos), nesta ordem, em seguida você poderá enviar as demais tabelas. Importante: O evento S-1000 refere-se sempre à empresa matriz (CNPJ 0001), portanto não gere este evento para as empresas filiais. O Manual de Orientação do esocial determina que o envio dos eventos deve ser feito em lotes individuais por empresa, pois eles não podem ser processados simultaneamente. Recomendamos que você siga esta instrução, contudo, caso esta prática se mostre inviável, você poderá enviar todos os eventos de uma só vez que o Sonarh vai ordená-los e tentará respeitar o tempo de processamento de cada um deles, porém, desta forma, você estará sujeito a erros no processamento. Os eventos S-2200 (Funcionários) e S-2300 (Prolabore) referem-se aos trabalhadores ativos no momento da geração. Para os funcionários admitidos a partir desta data, o Sonarh vai gerar automaticamente os eventos de inclusão no momento do cadastro, não sendo necessário retornar a esta tela. Estes eventos somente podem ser enviados após o envio dos eventos contendo as tabelas do sistema (S-1005 a S-1080).

10 Eventos Não Periódicos São aqueles que não têm uma data determinada para acontecer, pois dependem de acontecimentos que influenciam a relação entre a empresa e o funcionário como, por exemplo, a admissão, a alteração do salário, a concessão de férias ou o desligamento, entre outros. Geração dos Eventos Não Periódicos Estes eventos são gerados pelo Sonarh conforme ocorrem, ou seja, você não precisa fazer nada de diferente para gerá-los. Qualquer movimentação em que o programa julgar ser necessário gerar um evento de inclusão, alteração ou exclusão de informação para o esocial, o Sonarh fará isso de forma automática Eventos Periódicos São eventos que tem periodicidade definida, compostos por informações de folha de pagamento. Os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário. Geração dos Eventos Periódicos Clique no botão Eventos Periódicos para abrir a tela de geração destes eventos. Escolha a empresa, selecione os eventos que deseja gerar e clique em Gerar os Eventos Selecionados. Por enquanto você não poderá utilizar esta tela, pois o processo de geração e envio dos eventos periódicos está em fase de aperfeiçoamento no Sonarh e deverá ainda sofrer algumas alterações. Em breve faremos uma atualização do programa e também deste manual trazendo instruções detalhadas dos procedimentos que deverão ser adotados.

11 8.3. Cadastro Preliminar de Funcionário Este é um evento opcional, e deverá ser utilizado somente quando não for possível enviar todas as informações do evento S-2200 (Cadastramento Inicial e Admissão do Trabalhador) até o dia imediatamente anterior ao da admissão. Geração do Cadastro Preliminar de Funcionário Clique no botão Cadastro Preliminar para abrir a tela de geração destes eventos. Preencha os campos CPF, Nascimento e Admissão e clique em Gerar Evento S Transmissão dos Lotes/Eventos Após a geração, os eventos ficarão disponíveis para transmissão ao processamento. Você pode marcar ou desmarcar estes eventos de acordo com a sua conveniência de envio, mas sempre leve em consideração que existe uma hierarquia de transmissão. Clique no botão Enviar Selecionados para que o Sonarh inicie a transmissão dos eventos selecionados de acordo com a sequência esperada, respeitando os tempos de processamento de cada evento. A transmissão do evento estará concluída quando o ícone de cor azul aparecer à sua esquerda conforme exemplo abaixo, caracterizando a recepção do arquivo pelo WebService do esocial. Lote/Evento foi enviado para o processamento Veja no item 8.9 como automatizar o processo de transmissão dos eventos do esocial.

12 8.5. Recebimento da Validação dos Lotes/Eventos Para consultar o resultado da validação dos lotes enviados, clique no botão Receber o Retorno. São possíveis três situações, cada uma caracterizada por uma cor específica: Indica que o Lote/Evento está correto e foi recepcionado pelo esocial. O Lote contém Eventos corretos, mas também tem Eventos com erros. O Lote/Evento foi totalmente rejeitado porque está incorreto. Veja no item 8.7 como visualizar os detalhes do resultado da validação. Veja no item 8.9 como automatizar o processo de recebimento do retorno Filtros de Visualização da Lista de Lotes/Eventos Para facilitar a visualização dos Eventos do esocial no Painel de Controle, foram disponibilizados alguns filtros que poderão atuar de forma individual ou acumuladamente. - Mostrar Hoje Mostra somente os Lotes/Eventos gerados no dia. Para voltar à situação anterior clique em Mostrar Anteriores. - Escolher Início Você poderá escolher a data de inicio da apresentação dos Lotes/Eventos. Para voltar clique em Voltar Datas. - Por Empresa Selecione uma única empresa para visualizar os Lotes/Eventos. Clique em Todas Empresas para retornar à visualização geral. - Por Evento Escolha um único Evento para visualizar. Clique em Todos Eventos para voltar a ver todos. - Por Situação Somente os Lotes/Eventos com as situações selecionadas aparecerão, conforme o retorno do processamento. Clique em Todas Situações para voltar visualizar todas as situações. Importante: Se você iniciar uma transmissão durante a execução de algum filtro, somente os Eventos que estão visíveis na lista serão enviados, os demais, mesmo que estejam pendentes de envio, serão ignorados até que você desative os filtros.

13 8.7. Menu de Contexto da Lista de Lotes/Eventos Clique com o botão da direita do mouse sobre um Lote/Evento para abrir um menu de contexto com as seguintes opções: - Visualizar mensagem recebida Mostra a mensagem recebida do WebService do esocial em cada uma das fases do envio e recebimento. Se o retorno acusar Erro, a mensagem mostra em qual Evento e em que campo está o problema, bem como sugere qual é a ação para correção. Um duplo-clique sobre o Lote/Evento tem a mesma função. - Copiar para ambiente de Produção/Restrito É possível copiar Eventos do ambiente Restrito para o ambiente de Produção e vice versa. Do ambiente Restrito para o de Produção em qualquer fase da transmissão, ou seja, antes ou depois do retorno. Do ambiente de Produção para o Restrito, somente se o Evento ainda não tiver sido enviado ou se o retorno foi com sucesso. - Criar evento de Exclusão deste Lote/Evento do esocial Esta opção cria um Evento S-3000 (Evento de Exclusão) que serve para apagar da base de dados do esocial o evento selecionado. Só é possível excluir Eventos que já tenha sido recepcionado pelo esocial com sucesso. O Evento excluído ficará identificado com um ícone de cor laranja à sua esquerda. Exclusão do evento S-... Importante: Somente os eventos S-1200 a S-1280 ou os eventos S-2190 a S-2400 ou ainda o evento S-1300 é que podem ser excluídos da base de dados do esocial. - Excluir este Lote/Evento do banco de dados do Sonarh Só é possível excluir do banco de dados do Sonarh um Lote/Evento que ainda não tenha sido enviado ou se ele retornou com erro Excluindo uma empresa da Base de Testes Você pode fazer inúmeros testes utilizando o ambiente Restrito e, dependendo dos resultados alcançados, pode ser interessante apagar tudo para testar novamente a partir do zero. Para isso você deverá gerar um Evento S-1000 (clique em Eventos Iniciais ) marcando a opção Remover as Informações. Você deve enviar este evento e receber o retorno isoladamente, sem nenhum outro acompanhando a transmissão.

14 No retorno, deverá aparecer um ícone vermelho à esquerda do evento indicado que houve um erro, mas, neste caso, esta indicação é esperada e não representa necessariamente um erro. Para verificar se os dados foram realmente apagados da base de dados do esocial, dê um duplo-clique sobre este Evento e observe na mensagem recebida se consta a informação de que o empregador foi removido com sucesso (confira o CNPJ). Confirmado o sucesso da exclusão dos dados, clique no botão REMOVER XXXXX (onde XXXXX é o código da empresa) que vai aparecer logo acima do botão Fechar, desta forma todos os Eventos desta empresa serão removidos do banco de dados do Sonarh também Configurações Clique no ícone em forma de engrenagem que está no canto superior direito do Painel de Controle do esocial para ter acesso à tela de configurações. Nela é possível configurar as informações do Servidor Proxy, automatizar o Envio e Recebimento dos Eventos. Também é possível Apagar os Dados da Base de Testes quando, eventualmente, o esocial fizer a sua Limpeza da Base de Dados.

15 9. esocial Relatório de Situação dos Lotes/Eventos (esocial > Consulta Eventos do esocial) Com o relatório Consulta Eventos do esocial você terá uma listagem dos Lotes/Eventos gerados onde consta o número do protocolo de envio, o código de identificação e o código do recibo do evento, quando este tiver retornado com sucesso do processamento. Para os eventos rejeitados, é possível verificar a causa do problema e uma sugestão para sua correção.

16 Anexo 1 Tabela de Eventos do esocial S-1000 Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público S-1005 Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos S-1010 Tabela de Rubricas S-1020 Tabela de Lotações Tributárias S-1030 Tabela de Cargos/Empregos Públicos S-1035 Tabela de Carreiras Públicas S-1040 Tabela de Funções e Cargos em Comissão S-1050 Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S-1060 Tabela de Ambientes de Trabalho S-1065 Tabela de Equipamentos de Proteção S-1070 Tabela de Processos Administrativos/Judiciais S-1080 Tabela de Operadores Portuários S-1200 Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social S Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social RPPS S-1207 Benefícios Previdenciários - RPPS S-1210 Pagamentos de Rendimentos do Trabalho S-1250 Aquisição de Produção Rural S-1260 Comercialização da Produção Rural Pessoa Física S-1270 Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários S-1280 Informações Complementares aos Eventos Periódicos S-1295 Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência S-1298 Reabertura dos Eventos Periódicos S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos S-1300 Contribuição Sindical Patronal S-2190 Admissão de Trabalhador Registro Preliminar S-2200 Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador S-2205 Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador S-2206 Alteração de Contrato de Trabalho S-2210 Comunicação de Acidente de Trabalho S-2220 Monitoramento da Saúde do Trabalhador e Exame Toxicológico S-2230 Afastamento Temporário S-2240 Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco S-2245 Treinamentos e Capacitações S-2250 Aviso Prévio S-2260 Convocação para Trabalho Intermitente S-2298 Reintegração S-2299 Desligamento S-2300 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Início S-2306 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Alteração Contratual S-2399 Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Término S-2400 Cadastro de Benefícios Previdenciários - RPPS S-3000 Exclusão de Eventos S Informações das contribuições sociais consolidadas por trabalhador S-5002 Imposto de Renda Retido na Fonte S Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte S Informações do IRRF consolidadas por contribuinte