INSTITUTO DE ATENÇÃO BÁSICA E AVANÇADA À SAÚDE DIRETORIA DE COMPRAS E AQUISIÇÕES CONCORRENCIA SIMPLIFICADA Nº 95/2013

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1 INSTITUTO DE ATENÇÃO BÁSICA E AVANÇADA À SAÚDE DIRETORIA DE COMPRAS E AQUISIÇÕES CONCORRENCIA SIMPLIFICADA Nº 95/2013 Data: 17 de junho de 2013 Objeto: Serviços de Gestão da Logística na Cadeia de Suprimentos de Produtos para Saúde das Áreas Programáticas 4.0, 5.1, 5.2 e PSE. Prazo de entrega: 02 (dois) dias corridos a partir da solicitação Cronograma: AÇÃO DATAS Lançamento Edital 17/06/2013 Limite de proposta 24/06/2013 Abertura das Propostas 25/06/2013 Assinatura do Contrato 01/07/2013 1

2 SUMÁRIO Páginas EDITAL 1 - Do Objeto Das Justificativas da Contratação Das Propostas Da Habilitação Das Normas Gerais 08 TERMO DE REFERÊNCIA 1 - Do Objeto Da Proposta de Preços Da Prestação do Serviço Das Obrigações da Contratada Das Obrigações da Contratante Das Especificações e Condições de Execução Do Pagamento Das Penalidades e Impedimentos Das Disposições Gerais 24 ANEXO I MINUTA DE CONTRATO 25 ANEXO II DECLARAÇÃO DE QUE NÃO EMPREGA MENOR 34 2

3 INSTITUTO DE ATENÇÃO BÁSICA E AVANÇADA À SAÚDE DIRETORIA DE COMPRAS E AQUISIÇÕES CONCORRÊNCIA SIMPLIFICADA Nº 95/2013 EDITAL Data: 17/06/2013 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES O Responsável pela DIRETORIA DE COMPRAS E AQUISIÇÕES do IABAS (Instituto de Atenção Básica e Avançada à Saúde), considerando a necessidade dos Serviços de Gestão da Logística na Cadeia de Suprimentos de Produtos para Saúde, resolve efetuar Concorrência Simplificada, a fim de contratar empresa para fornecer o serviço do presente objeto, necessário para auxiliar a Organização Social de Saúde gerir com qualidade suas unidades. O presente Edital rege-se pelo Regulamento de Compras do IABAS, que se encontra disponível no sítio eletrônico (www.iabas.org.br), juntamente com o ato convocatório da presente concorrência. A modalidade de Concorrência Simplificada, detalhada no Regulamento de Compras do IABAS, é o meio mais adequado para a preservação da qualidade e fornecimento de bens daqueles fornecedores vencedores. O fornecimento será efetuado pelo fornecedor que apresentar o MENOR PREÇO, obedecendo aos critérios como segue. A CONTRATANTE poderá desistir, antes da assinatura do contrato, da presente Concorrência Simplificada, sem que disto, resulte qualquer direito ao concorrente. 1 - DO OBJETO 1.1 Constitui objeto da presente Concorrência Simplificada a escolha do menor preço, atendido os requisitos técnicos previstos no Termo de Referência, que passa a ser parte integrante do presente processo. 3

4 1.2 Serão encaminhados ao número máximo de fornecedores especializados nos Serviços de Gestão da Logística na Cadeia de Suprimentos de Produtos para Saúde e que façam ou não parte do cadastro de fornecedores do IABAS, o presente Edital, o Termo de Referência e a minuta do Contrato, para que os fornecedores demonstrem o interesse em prestar o serviço objeto desta Concorrência. 2 - DAS JUSTIFICATIVAS DA CONTRATAÇÃO 2.1 Qualificado como Organização Social no Estado e Município do Rio de Janeiro, entre outros, o IABAS Instituto de Atenção Básica e Avançada à Saúde foi fundado em 2008 e atua no fornecimento de apoio técnico-operacional para o desenvolvimento de projetos na área de saúde e educação. 2.2 O presente Edital tem o objetivo de contratar Empresa Especializada conforme descrito no Termo de Referência, capaz de realizar a gestão da Logística na cadeia de Suprimentos de Produtos para Saúde com um custo competitivo e nível de qualidade superior aquele praticado atualmente pelo IABAS. Consequentemente, a contratação representa um meio para que o IABAS possa focar seus esforços no seu maior objetivo, que é suprir as necessidades de serviços de saúde com elevado grau de qualidade. 2.3 A CONTRATADA realizará a implantação dos serviços de gestão da logística de maneira eficiente e a baixo custo, atendendo a todas as especificações e características técnicas contidas neste projeto. Também fazem parte do presente objeto o gerenciamento do armazém, sendo a CONTRATADA responsável pelos recebimentos e expedições visando a otimização de recursos físicos e humanos, realizando assim a gestão e controle dos estoques, além do gerenciamento dos transportes, reduzindo custos e prazos através do estudo de frotas, rotas ou estratégias de distribuição. 3 - DAS PROPOSTAS 3.1 Os fornecedores interessados em fornecer o objeto deste Edital deverão apresentar propostas até o dia 24 de junho de 2013, no Av. Luiz Carlos Prestes, 350, loja C Salas 111 a 115, 202, 203, 209 e 213, Barra da Tijuca CEP nº , ou através de a ser enviado no mesmo prazo para As propostas entregues em data posterior não serão consideradas, culminando, portanto, na eliminação dos interessados. 3.2 As propostas serão apreciadas a partir do dia 25 de junho de 2013, no endereço Av. Luiz Carlos Prestes, 350, loja C Salas 111 a 115, 202, 203, 209 e 213, Barra da Tijuca CEP nº Quaisquer dúvidas de natureza técnica, porventura surgidas, serão esclarecidas pelo CONTRATANTE, mediante expediente dirigido a Diretoria de compras, pelo 3.4 O resultado final será divulgado no sítio eletrônico da CONTRATANTE até o dia 28 de julho de Será julgada vencedora a proposta que ofertar o MENOR PREÇO, devendo o preço proposto incluir todos os custos diretos e indiretos pertinentes, desde que atendidos todos os requisitos técnicos previstos no Termo de Referência. A proposta deverá conter PLANILHA DE CUSTOS E FORMAÇÃO DE PREÇOS, contendo o detalhamento de todos os custos, incluindo o lucro. 4

5 3.6 Prazo de validade da proposta não poderá ser inferior a 60 (sessenta) dias corridos, a contar da data de sua apresentação. 3.7 Todos os custos necessários à elaboração da proposta serão de responsabilidade dos fornecedores interessados. 3.8 A CONTRATADA deverá apresentar proposta técnica, contemplando os seguintes itens: a) Apresentação institucional da empresa; b) Descrição dos serviços prestados; c) Abrangência geográfica; d) Relação de clientes com operações similares a este edital; e) Faturamento dos últimos três anos; f) Organização a ser alocada no contrato, incluindo o responsável técnico e gerente da futura operação; g) Detalhamento do modelo de planejamento e compras; h) Características do armazém: h 1 ) Físicas (dimensões); h 2 ) Localização (restrito a região metropolitana do Rio de Janeiro); h 3 ) Capacidade (atual e para expansão); h 4 ) Segurança patrimonial. i) Lista da frota (modelo, marca, etc); j) Sistemas de informação a serem aportados no contrato; k) Tipos e periodicidade de relatórios a serem emitidos; l) Cronograma de implantação. 3.9 A falta de informação poderá desqualificar a empresa interessada Toda a documentação deverá ser entregue em 01 (uma) via física e 01 (uma) via eletrônica A proposta comercial deverá ter incluído todos os custos diretos e indiretos, bem como os encargos, benefícios e demais despesas de qualquer natureza, à implantação e execução dos serviços, não cabendo a CONTRATANTE, nenhum outro ônus. 4 - DA HABILITAÇÃO 4.1 Juntamente com as propostas, o fornecedor deverá apresentar: a. Seus atos constitutivos e alterações do instrumento; b. Cópia de Identidade e CPF dos sócios; c. Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ); d. BALANÇO PATRIMONIAL e demonstrações contábeis do último exercício social devidamente publicadas na imprensa oficial, tratando-se de sociedades por ações; vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrados há mais de 3 (três) meses da data da apresentação da proposta, onde possa se verificar a capacidade financeira de execução do contrato; e. Comprovação de capital social, integralizado e registrado, na forma da lei ou patrimônio líquido correspondente a no mínimo de 5% (cinco por cento) do valor estimado do contrato. 5

6 f. Certidões: f 1 ) Prova de regularidade fiscal para com a Fazenda Federal (SRF Secretaria da Receita Federal e PGFN Procuradoria Geral da Fazenda Nacional), do domicílio ou sede do concorrente; f 2 ) Prova de regularidade para com a Fazenda Estadual e Municipal, do domicílio ou sede do concorrente; f 3 ) Prova de regularidade com a Seguridade Social (INSS); f 4 ) Certificado de Regularidade Fiscal para com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) CRF; f 5 ) Certidão Negativa de Falência, Concordata, Recuperação Judicial, expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida pelo distribuidor do domicílio da pessoa física; f 6 ) Alvará de Vigilância Sanitária (atualizado); f 7 ) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas; f 8 ) Certidão de Regularidade emitida pelo Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores SICAF O fornecedor deverá apresentar os atestados e declarações a seguir definidos: a) 01 (um) Atestado de Capacidade Técnica, fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, ou cópia de contrato firmado comprovando que a concorrente efetuou de forma satisfatória o fornecimento do objeto do Termo de Referência, isto é, Serviços de Gestão da Logística na Cadeia de Suprimentos de Produtos para Saúde englobando operação de planejamento, armazenagem, distribuição, gerenciamento e controle de produtos para saúde. b) Declaração de Proteção ao Trabalho do Menor, conforme o inciso XXXIII. 7o da Constituição Federal, para os fins do disposto no inciso V do art. 98 da Lei Estadual nº 9.433/05, deverá ser apresentada declaração quanto ao trabalho do menor, conforme modelo constante do Anexo III deste instrumento. c) Declaração, a qual deve constatar a posse de instalações, pessoais habilitados, pessoal qualificado, estrutura de suporte para troca de informações (orais e redigidas) com a CONTRATANTE, suficientes para atender, prontamente, as demandas inerentes ao objeto a ser contratado O fornecedor deverá ainda apresentar o seguinte: a) Apresentação institucional da empresa; b) Descrição dos serviços prestados; c) Abrangência geográfica; d) Faturamento dos últimos três anos; e) Organização a ser alocada no contrato, incluindo o responsável técnico e gerente da futura operação; f) Serviços que serão prestados; g) Detalhamento do modelo de planejamento e compras; h) Características do armazém: 6

7 h 1 ) Físicas (dimensões) h 2 ) Localização (restrito a região metropolitana do Rio de Janeiro) h 3 ) Capacidade (atual e para expansão) h 4 ) Segurança patrimonial; h 5 ) Lista da frota (modelo, marca, etc). i) Sistemas de informação a serem aportados no contrato; j) Tipos e periodicidade de relatórios a serem emitidos; k) Cronograma de implantação A não apresentação da documentação no prazo estipulado implicará na desclassificação do fornecedor Qualificação Técnica: a) Autorização de Funcionamento da empresa expedida pelo órgão federal competente ou da respectiva publicação no Diário Oficial da União (Artigo 5º, da Portaria Ministerial 2814 de 29 de maio de 1998, alterada pela Portaria Ministerial 3765 de 20 de outubro de 1998); b) Prova de Registro de Pessoa Jurídica no Conselho Regional de Administração-CRA, em nome do concorrente e em plena validade, bem como a comprovação de possuir, permanentemente, em seu quadro de funcionários profissional com nível superior registrado no CRA. c) Prova de Registro de Pessoa Jurídica no Conselho Regional de Farmácia-CRF, em nome do concorrente e em plena validade bem como a comprovação de possuir, permanentemente, em seu quadro de funcionários profissional com nível superior registrado no CRF Autorizações e Licenças Exigidas: a) A CONTRATADA deverá apresentar as seguintes autorizações e licenças: I. Autorização de funcionamento para armazenar medicamentos expedidos pela ANVISA, de acordo com a Lei 6360/76 e o Decreto nº79094/77. II. III. IV. Autorização de funcionamento para armazenar produtos correlatos expedidos pela ANVISA, de acordo com a Lei 6360/76 e o Decreto nº79094/77. Autorização de funcionamento para transportar medicamentos expedidos pela ANVISA, de acordo com a Lei 6360/76 e o Decreto nº79094/77. Autorização de funcionamento para transportar produtos correlatos expedidos pela ANVISA, de acordo com a Lei 6360/76 e o Decreto nº79094/77. V. Autorização de funcionamento para armazenar medicamentos especiais expedidos pela Secretaria de Vigilância Sanitária do Ministério da Saúde, de acordo com a Portaria 3444/98, incluída a necessidade de licença para armazenagem. VI. Autorização de funcionamento para transportar medicamentos especiais expedidos pela Secretaria de Vigilância Sanitária do Ministério da Saúde, de acordo com a Portaria 3444/98, incluída a necessidade de licença para armazenagem. 7

8 VII. Licença de funcionamento expedida pela ANVISA, nos termos da Portaria nº 1052/98. VIII. IX. Licença de funcionamento expedida pela Policia Federal para transportar substancias psicotrópicas, nos termos da Portaria nº 1052/98. Cópia de Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil de Transporte Rodoviária de Carga RCTRC. X. Contrato com empresa de gerenciamento de risco em processo de transporte e distribuição. XI. XII. XIII. XIV. AFE ANVISA Saneantes. Habilitação para operação de armazenagem. Licença do Corpo de bombeiros. Licença da Polícia Federal. 5 - DAS NORMAS GERAIS 5.1 Não poderão participar da presente Concorrência Simplificada os seguintes fornecedores: a) Fornecedores proibidos de contratar com o Poder Público; b) Fornecedores que, comprovadamente, ocasionaram prejuízo ao Poder Público, por quebra de Contrato ou por execução ineficiente; e c) Pessoa Física. 5.2 Os casos omissos serão solucionados pela DIRETORIA DE COMPRAS E AQUISIÇÕES do IABAS, que decidirá de forma fundamentada, com base no Regulamento de Compras, e legislação pertinente. Rio de Janeiro, 17 de junho de IABAS IABAS Marcos Cruz Presidente de Comissão de Processo Simplificado de Aquisição Luciana Costa dos Reis Apoio 8

9 INSTITUTO DE ATENÇÃO BÁSICA E AVANÇADA À SAÚDE DIRETORIA DE COMPRAS E AQUISIÇÕES CONCORRÊNCIA SIMPLIFICADA Nº 95/2013 TERMO DE REFERÊNCIA 17/06/2013 SERVIÇOS DE GESTÃO DA LOGÍSTICA NA CADEIA DE SUPRIMENTOS DE PRODUTOS PARA SAÚDE 1 - DO OBJETO 1.1 O objeto do presente Termo de Referência é a contratação de Serviços Administrativos e Operacionais Especializados em Gestão da Logística na Cadeia de Suprimentos de Produtos para Saúde das Áreas Programáticas 4.0, 5.1, 5.2 e PSE atendidas pelo IABAS, com fornecimento da infraestrutura necessária à implementação do projeto, bem como da tecnologia específica e apropriada para implantar e operar um modelo de planejamento, armazenagem, distribuição, gerenciamento e controle de produtos para saúde, com objetivos de: a) Aumento do nível de serviço; b) Redução de custos operacionais; c) Redução nos custos de aquisição; d) Aumento da disponibilidade e qualidade das informações operacionais e financeiras relativos à gestão da logística. 1.2 Este Termo de Referência tem por objetivo definir as especificações do presente objeto, necessários para auxiliar a CONTRATANTE a gerir o serviço de logística das unidades com qualidade. 2 - DA PROPOSTA DE PREÇOS 2.1 O fornecedor interessado deverá apresentar proposta, exibindo a descrição detalhada do objeto deste Termo, devendo conter: a) De acordo com os preços praticados no mercado, em algarismo e por extenso (total), prevalecendo este último em caso de divergência, expresso em moeda corrente nacional (R$); 9

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11 PSE PROGRAMA DE SAÚDE NAS ESCOLAS

12 termo aditivo, as quais passarão a fazer parte integrante e complementar do presente instrumento, sendo de nenhum efeito as combinações verbais. Em caso de divergência entre este contrato e os documentos que a ele forem anexados, prevalecerá o contrato. Em caso de divergência entre os documentos anexados, os mais recentes prevalecerão sobre os mais antigos. 4.9 Este contrato obriga as partes, seus sucessores e cessionários a qualquer título Fica a cargo da CONTRATADA providenciar, de acordo com o ajustado e dentro da base de custos considerada na formação do preço: a) Porta-pallets, armários, estantes, bins etc. para armazenamento de medicamentos, materiais, produtos para a saúde e consumo. Os armários e estantes devem estar em conformidade com as regras de armazenamento dos diversos produtos acondicionados de forma a permitir separação adequada; b) Estações de trabalho, mesas e cadeiras, armários e arquivos; c) Parametrização dos sistemas para a prestação dos serviços; d) Instalar infraestrutura sistêmica, comunicação de dados, operacional e administrativa necessária para atender a demanda da CONTRATANTE Fornecer todos os equipamentos para a operação do Centro de Distribuição, na quantidade ajustada e dentro da base de custos considerada na formação do preço: a) Sistemas de climatização (ar condicionado) para o controle adequado da temperatura; b) Sistemas de geração auxiliar de energia para a manutenção dos sistemas de climatização da área seca destinadas ao acondicionamento; c) Higrômetros para a medição de umidade; d) Termômetros para a medição da temperatura ambiente; e) Empilhadeiras, paleteiras, carrinhos para a movimentação dos produtos; f) Caixas plásticas e de isopor para o transporte Fornecer um sistema de vigilância para o Centro de Distribuição, composto por: a) Portaria destacada para controle de acesso de veículos; b) Vigilância 24h; c) Circuito interno de TV com sistema de gravação e registro por, no mínimo, 01 mês; d) Sistema de vigilância eletrônica (detector de presença, por exemplo); e) Detector de metais e revista; f) Outros mecanismos que se fizerem necessários à segurança da operação Manter os produtos da CONTRATANTE nas melhores condições de segurança e limpeza, em local que procure garantir sua integridade durante o período em que os serviços forem prestados Permitir a entrada e saída de mercadorias do Centro de Distribuição somente se houver expressa autorização do CONTRATANTE, mediante documentos fiscais apropriados 12

13 às operações realizadas Informar ao CONTRATANTE a posição do estoque contábil por código cadastrado, na frequência a ser acordada entre as partes, que deverá ser definida na execução do escopo do contrato e plano de implantação, momento oportuno para efetiva aferição da frequência adequada Não dar informações a terceiros acerca dos Produtos da CONTRATANTE, a não ser em razão de lei, ato judicial ou determinação legal de autoridade administrativa Permitir que a CONTRATANTE vistorie seus produtos, por meio de seus prepostos, os quais terão acesso às instalações desde que mediante aviso prévio de ao menos 24 (vinte e quatro) horas, acompanhados por preposto da CONTRATADA e durante o horário normal de funcionamento Elaborar o "Relatório de Recebimento" das mercadorias na data em que estas chegarem ao Centro de Distribuição. Cabe, ainda, à CONTRATADA informar ao CONTRATANTE, por escrito (através de fax, , etc.), as quantidades e qualidades dos Produtos que estiverem com as embalagens violadas, as que necessitarem ser reembaladas, as que tiverem qualquer erro de expedição da CONTRATANTE (discrepâncias de quantidade e/ou qualidade entre o disposto na NF e o produto recebido, etc.) ou qualquer outro vício que comprometa a correta e estrita composição dos estoques, quando será instruída pela CONTRATANTE, também por escrito, de como proceder Manter os produtos da CONTRATANTE na distância e localização apropriadas em relação a qualquer produto que possa afetá-los, contaminá-los ou, que possam por eles ser afetados ou contaminados Em caso de produto que esteja fora da validade, seja por que foram adquiridos nessa condição, seja porque perderam a validade pela ineficiência na entrega ou na forma que forma estocados, importará na reposição dos produtos com a validade vencida, além do ressarcimento de qualquer dano que seja decorrência do perecimento do produto Observar todas as regras e procedimentos técnicos aplicáveis à armazenagem e distribuição de produtos, responsabilizando-se pela integridade dos mesmos Responsabilizar-se por qualquer avaria, dano ou perda dos materiais comprovadamente originárias de culpa ou dolo da CONTRATADA ou de seus prepostos Implantar metodologia de planejamento de demanda que adota modelos estatísticos e determinísticos para análise e extrapolação de históricos de consumo e que otimizam a cadeia de compras e abastecimento das unidades Responsabilizar-se, após a contagem física global dos estoques e implantação da atividade nas instalações da CONTRATADA pela confiabilidade dos estoques Em caso de desabastecimento a CONTRATADA se responsabilizará por qualquer dano, direto ou indireto que advenha da falta do produto no estoque Disponibilizar veículos, em quantidade suficiente, para atender a frequência de entregas dos Produtos nas Unidades de Saúde geridas pela CONTRATANTE A CONTRATADA se responsabilizará por qualquer prejuízo decorrente da ineficiência na entrega dos produtos, nas Unidades de Saúde geridas pela CONTRATANTE Fornecer uma operação informatizada, com sistema de gerenciamento de estoques, tecnologia de registro e controle de materiais por código de barras do produto ou por código de barras próprio (quando o material não possuir código de barras), que permita o controle de toda a cadeia em tempo real. 13

14 4.29 A CONTRATADA garantirá durante toda a vigência do contrato os níveis exigidos de produtividade e qualidade dos serviços através do uso e constante atualização das melhores práticas de mercado, que serão monitorados através de KPIs (Key performance indicators - indicadores chave de performance) que serão acordados pelas partes, conforme definição exemplificada no item deverá analisar os problemas no momento do desenvolvimento de planos de ações eficaz Os KPIs terão de gerar planos de ação à CONTRATADA, visando a otimização da operação e, consequentemente, a melhoria nos indicadores. A CONTRATADA deverá analisar os problemas no momento do desenvolvimento de planos de ações eficazes Cabe a CONTRATADA atender todas as normas legais relativas à segurança do trabalho, inclusive em nível de supervisão, fornecendo equipamentos de proteção individual (EPI) e coletiva (EPC), e obrigando os seus funcionários a utilização dos mesmos, necessários à prevenção de acidentes, isentando o CONTRATANTE de quaisquer responsabilidades nesse sentido Contratar às suas exclusivas expensas e responsabilidade, todo o pessoal necessário, direta ou indiretamente, à consecução do objeto do presente instrumento, devidamente especializado, treinado e habilitado, apenas empregado, de acordo com as normas trabalhistas e previdenciárias vigentes, isentando plenamente o CONTRATANTE de quaisquer responsabilidades a ele relativas Assumir toda a responsabilidade por todo e qualquer acidente do trabalho ocorrido com o seu pessoal, providenciando de imediato todos os socorros médicos necessários, inclusive no tocante a todas as despesas deles decorrentes, haja ou não seguro pertinente, isentando a CONTRATANTE de quaisquer responsabilidades nesse sentido Deverá manter, no Centro de Distribuição, as instalações físicas e estoques, cobertas por seguro contra incêndio, raios, explosões, inundações, enchentes, no valor inicial aproximadamente de R$ 3 milhões, e garantia para roubo qualificado no valor de R$ 300 mil, com atualizações das coberturas realizadas de forma anual. 5 - DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE 5.1 Efetuar o pagamento na forma convencionada no contrato e nos prazos acordados. 5.2 Proporcionar todas as facilidades para que a CONTRATADA possa desempenhar os serviços, por meio dos profissionais, dentro das normas do contrato. 5.3 Prestar as informações, esclarecimentos e documentos necessários e suficientes, inclusive no âmbito fiscal, que venham a ser solicitados pelos profissionais da CONTRATADA para que esta possa realizar os serviços acordados. 5.4 Garantir acesso à CONTRATADA para adequação de seus sistemas de informática às necessidades dos serviços. 5.5 Acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, por meio de servidor especialmente designado. 5.6 Efetuar, quando julgar necessário, inspeção com a finalidade de verificar a prestação dos serviços e o atendimento das exigências contratuais. 5.7 Exigir o imediato afastamento e/ou substituição de qualquer empregado ou preposto da CONTRATADA que não mereça confiança no trato dos serviços, que produza complicações para a supervisão e fiscalização ou que adote postura inconveniente ou incompatível com o exercício das atribuições que lhe foram designadas. 14

15 5.8 Comunicar à CONTRATADA toda e qualquer ocorrência ou irregularidade relacionada com a execução do serviço. 5.9 Impedir que terceiros executem o objeto deste Termo de Referência Verificar a regularidade fiscal da CONTRATADA, antes de cada pagamento Exigir, mensalmente, os documentos comprobatórios do pagamento de pessoal, do recolhimento dos encargos sociais, em especial o INSS e FGTS, e outros que se fizerem necessários A não entrega dos documentos acima citados poderá importar em glosa dos valores a serem recebidos pela CONTRATADA até o atendimento da solicitação de entrega Caso haja demandas judiciais ou administrativas que possam vir a resultar riscos ao CONTRATANTE permitirá a esse que retenha valores a serem repassados à CONTRATADA, até que haja a conclusão do processo administrativo ou judicial Realizar inventário para a transferência do estoque existente nas suas dependências por ocasião do início dos serviços Preparar os produtos para a transferência dos estoques, providenciando a emissão das notas fiscais, eventuais repaletizações, identificação das cargas, etc., por ocasião do início dos serviços. 6 - DAS ESPECIFICAÇÕES E CONDIÇÕES DE EXECUÇÃO 6.1 Conforme especificações abaixo descritas, a CONTRATADA deverá prestar os seguintes serviços: Escopo: O escopo de atividades refere-se à contratação de Empresa Especializada nos Serviços de Gestão da Logística na Cadeia de Suprimentos de Produtos para Saúde, para a operação de planejamento, armazenagem, distribuição, gerenciamento e controle de produtos para saúde. Isto envolve: a) Gestão dos recursos necessários à operação infraestrutura, recursos humanos, sistemas e equipamentos; b) Atividades relacionadas aos processos operacionais; c) Aplicação de um modelo operacional eficiente e de alta produtividade, alinhado às melhores práticas de logística existentes Operações fundamentais: Planejamento: Implantação de metodologia de planejamento de demanda que adota modelos estatísticos e determinísticos para análise e extrapolação de históricos de consumo e que otimizam a cadeia de compras e abastecimento das unidades, entre as atividades destaca-se: a) Planejar a captura dos ganhos pela otimização dos níveis de estoques tanto dos centralizados como pontos de estoques descentralizados; b) Inibir eventuais desabastecimentos; c) Dar subsídios para ações bem planejadas no sentido de serem aprimorados os processos de compras: 15

16 c 1 ) Análise dos consumos (quantidades e pacientes atendidos) dos últimos 12 meses (base fornecida pela CONTRATANTE), sendo a base de consumo atualizada mês a mês; c 2 ) Projeção para o exercício vigente contratual, adotando as melhores práticas de mercado para a definição das demandas de suprimentos. d) Avaliar periodicamente a evolução do modelo de planejamento e elaborar relatório periódico gerencial sobre os avanços e resultados detectados Recebimento de produtos: a) Receber produtos dos fornecedores, desde que rigorosamente atendidas todas as condições de fornecimento (preço, prazo de pagamento, quantidade, especificações, apresentação, embalagem, unidade de fornecimento, validade); b) Garantir que as especificações técnicas (especificação do produto, registro sanitário, certificado de análise, responsabilidade técnica de profissional habilitado, embalagem e rotulagem, lote, validade, quantidade, transporte) e administrativas (nome por denominação genérica, prazo de entrega, quantidade, preço unitário e total, registro de proibida a venda ao comércio na embalagem primária) dos produtos recebidos estejam em conformidade com a nota fiscal, a nota de empenho e em cumprimento da legislação vigente; c) Manter atualizados e organizados relatórios de avarias, devoluções e problemas com produtos, por lote e data, bem como relatório de avaliação de cada fornecedor; d) Inserir dados dos produtos no sistema; e) Segregar produtos de acordo com tipo e especificações; f) Apontar eventuais divergências; g) Classificar e disponibilizar os produtos para armazenagem; h) Preparar produtos para estocagem Armazenagem: a) Conferir material a ser estocado; b) Verificar endereçamento correto, bem como características do produto e local de armazenagem; c) Garantir o armazenamento adequado dos produtos de acordo com as condições recomendadas pelos fabricantes, pela ANVISA e pela CONTRATANTE, sempre que estas condições estejam de acordo com os parâmetros técnicos usuais e não acarretem incrementos no custo da operação; d) Contratar empresa especializada na incineração dos produtos destinados ao descarte e executar os procedimentos administrativos necessários ao envio dos produtos para incineração Expedição de produtos: a) Emissão de documentos operacionais de sua competência; b) Utilização dos recursos operacionais necessários (empilhadeiras, paleteiras e carrinhos apropriados); c) Separação e conferência conforme pedidos das unidades gerenciadas pela CONTRATANTE (picking); 16

17 d) Preparação e identificação da carga; e) Conferência e expedição da carga; f) Controle de formulários e documentações; g) Recebimento dos arquivos referentes ao faturamento via transmissão eletrônica de dados; h) Emissão de pickings; i) Emissão de Roteiros de entrega, com a especificação da rota de destino; j) Controle de formulários de Notas Fiscais Distribuição: a) O carregamento dos veículos deve ser realizado conforme as rotas estabelecidas visando uma redução de tempo, custo ou de acordo com a necessidade de tal produto em um local específico; b) A entrega deve passar por uma conferência dupla do coordenador e do gerente administrativo, sendo indispensável a identificação dos mesmo através de assinatura com carimbo que contenha nome e cargo do colaborador. Caso seja realizado transporte de produtos que possuem temperatura controlada, devem ser utilizados veículos ou caixas térmicas devidamente fechadas e com provisão de bobinas de gelo, quando necessário, assegurando o transporte desta carga dentro dos requerimentos estabelecidos; c) Cobertura de rádio em todos os pontos de recebimento, bem como em todos os veículos de transporte (motoristas); d) Os veículos empregados na operação devem estar em conformidade com as diretrizes do manual de boas práticas de transporte da ANVISA; e) Logística reversa de todos os insumos vencidos ou com algum tipo de solicitação de retorno das Unidades para o Centro de Distribuição Informações: a) Indicadores de Controle e Otimização de Estoque: a 1 ) Giro e Acuracidade de Estoque; a 2 ) Valor Financeiro; a 3 ) Ponto de Pedido; a 4 ) Reposição por Saída; a 5 ) Outros. b) Compras: b 1 ) Volume de compras por família e segmentação; b 2 ) Quantidade de itens por família e segmentação; b 3 ) Outros. c) Agendamento: c 1 ) Previsões de Entrega; c 2 ) Janelas de Recebimento; 17

18 c 3 ) Outros. d) Armazenagem: d 1 ) Recebimento, armazenagem e expedição; d 2 ) Controle de lotes e validades; d 3 ) Gerenciamento de expedição; d 4 ) Outros. e) Distribuição: e 1 ) Disponibilidade de veículos; e 2 ) Faltas de produtos; e 3 ) Avarias de produtos; e 4 ) Pontualidade de entrega (lead time). OBS: Serão aceitas sugestões para o modelo operacional, que possam contribuir em redução de tempo e/ou custos (diferencial competitivo entre as participantes) Perfil da operação: Baseando-se nos dados atuais de armazenagem e distribuição, hoje existem mais de (dois mil) produtos diferentes. Seguem abaixo alguns exemplos de produtos que armazenamos, divididos por categorias específicas: a) Material Médico (gase, atadura, algodão, agulha, álcool etílico 70%, etc.); b) Material Médico Cirúrgico (tesoura de ponta longa 25 cm, etc.); c) Material Odontológico (Broca, anestésico lidocaína 2%); d) Vidraria de laboratório; e) Saneantes (ÁLCOOL 99,3%, etc.); f) Papelaria (blocos de receituário médico, caneta, apontador, etc.); g) Cosméticos (pasta dental, etc.); h) Mobiliário (longarina, etc.); i) Equipamentos médicos (Ultra, Raio-x, etc.) A seguir estão os principais números da operação: Unidade Tabela 1: Dados sobre recebimento (m2) RECEBIMENTO Contrato 5.2 Contrato 5.1 Contrato 4.0 Contrato PSE Total Palete M Veiculo Nota Fiscal Linha NF

19 Unidade Tabela 2. Dados sobre expedição (m2) EXPEDIÇÃO Contrato 5.2 Contrato 5.1 Contrato 4.0 Contrato PSE Total Palete M Veiculo Nota Fiscal Linha NF Unidade Tabela 3. Dados sobre armazenagem (m2) ARMAZENAGEM Contrato 5.2 Contrato 5.1 Contrato 4.0 Contrato PSE Total Peso Médio do Palet kg Altura do palet com produto [m 2 ] Posição Palete Prateleiras (módulos) Palete PBR de plástico Área de blocado [m 2 ] SKU Valor de Estoque - R$ Tabela 4. Dados sobre distribuição e tipo de veículos utilizados PREMISSAS DE DISTRIBUIÇÃO Pontos de Entrega 72 Média de entregas / Ponto / Mês 2,5 Entregas / Mês 180 Notas Fiscais / Mês 288 Notas Fiscais / Ponto de Entrega / Mês 4,00 Notas Fiscais / Ponto de Entrega / Saída 2,67 Tipo de Veiculo % de utilização Entregas / Mês Entregas / Saída Saídas / Mês Moto 10% 58 3,0 14,00 Fiorino 10% 58 3,0 14,00 VAN 35% 203 3,0 48,00 VUC 25% 145 2,0 51,00 19

20 Caminhão % 116 2,0 41,00 Os volumes e sazonalidades ora expostos estão baseados na operação atual, podendo, portanto, sofrer variações/alterações. Caso haja alteração de mais de 25% por mais de 3 meses dos volumes acima mencionados ensejará novo processo de contratação Recursos necessários para execução do serviço: Centro de Distribuição: O Centro de Distribuição a ser disponibilizado deverá apresentar área mínima de 1.100m² (um mil e cem metros quadrados), considerando-se pé-direito de 8 (oito) metros. As áreas deverão contar com: a) Área para armazenagem de produtos em geral; b) Área para armazenagem de medicamentos e correlatos Produtos armazenados em ambiente com temperatura controlada (< 25º C); c) Área para armazenagem de medicamentos refrigerados Produtos armazenados em temperaturas entre 2º C e 8º C (produtos refrigerados); d) Área para armazenagem de medicamentos controlados (portaria 344 da ANVISA) Área segregada dos demais medicamentos, com registro e controle de acesso de pessoas e materiais; e) Área para a armazenagem de praguicidas e pesticidas; f) Área para a armazenagem de produtos inflamáveis; g) Área para armazenagem de produtos em situações de suspensão ou interdição cautelar pelos órgãos de vigilância sanitária ou expiração do prazo de validade e outras situações de quarentena Será permitida a locação, ou arrendamento, ou leasing, das instalações e infraestrutura (bens imóveis) necessárias à operação de armazenagem; O compartilhamento das instalações de armazenagem com outros clientes da CONTRATADA poderá ocorrer desde que os materiais e medicamentos da CONTRATANTE sejam armazenados em área delimitada A localização deverá estar na região Metropolitana do Rio de Janeiro (CD Rio de Janeiro) devido à proximidade com as unidades gerenciadas pela CONTRATANTE. Além disso, o CD deve ser posicionado em uma região estratégica que facilite o trânsito de produtos e pessoas e, consequentemente, aumente a rapidez com recebimento e expedição de materiais Frota: Os veículos destinados à operação de distribuição às Áreas Programáticas deverão: a) Estar de acordo com as normas da ANVISA, vigilância sanitária e demais órgãos competentes; b) Estar em boas condições, sem perfurações nas laterais, sem rachaduras ou frestas que permitam a passagem de água ou poeira; 20

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