Conduta nos negócios

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1 Conduta nos negócios Como funcionários, voluntários e representantes da USP, devemos conhecer e cumprir o Código e todas as leis ou POPs relacionados às nossas responsabilidades na USP, conforme aplicável. Nosso Código em ação Que atitudes podem ser consideradas pedidos de boicote? A seguir estão exemplos de declarações que podem ser consideradas pedidos de boicote: A USP não fornecerá mercadorias ou materiais fabricados ou processados em Israel. A USP não usará serviços de uma organização israelense. A USP confirma que não tem nenhum escritório ou atividades comerciais em Israel. Sendo uma organização que fornece produtos e serviços em todo o mundo, a USP cumprirá totalmente todas as leis, regras e regulamentos que afetem suas atividades e operações comerciais, tanto dos Estados Unidos como de outros países. Como funcionários, voluntários e representantes da USP, devemos conhecer e cumprir o Código e todas as leis ou POPs relacionados às nossas responsabilidades na USP, conforme aplicável. Comércio internacional Embargos e sanções comerciais O governo dos Estados Unidos e de outros países nos quais a USP opera têm leis e regulamentos que restringem o comércio e transações comerciais com determinadas pessoas, organizações e países. Essas leis podem restringir as viagens a certos países ou a importação e exportação de certas mercadorias, tecnologias, informações e serviços. A USP respeita todas as leis e POPs aplicáveis para assegurar a conformidade nessa área. Entre as leis, regras e regulamentos que englobam nossas atividades de comércio internacional estão estes: Embargos que restringem ou proíbem unidades da USP de fazerem negócios com certas organizações, pessoas e países sancionados A USP respeita todas as leis e POPs aplicáveis para assegurar a conformidade 14

2 Controles de exportação que restringem as viagens a países designados ou que proíbem ou restringem a exportação ou reexportação de mercadorias, serviços e tecnologias provenientes dos Estados Unidos a pessoas, entidades ou países designados Nosso Código em ação Boicotes A lei dos Estados Unidos também proíbe a USP de promover ou apoiar boicotes de outros países que não sejam sancionados pelos Estados Unidos. Pedidos de boicotes podem surgir em comunicações verbais, trocas de s ou outros documentos, comerciais ou não. As proibições incluem o que segue: Acordos para se recusar a fazer negócios com companhias na lista negra ou com ou em Israel, ou recusas efetivas Acordos para fornecer informações sobre relações comerciais com companhias na lista negra ou com ou em Israel, ou o fornecimento efetivo Acordos para fornecer informações sobre a raça, religião, sexo ou país de origem de qualquer pessoa, ou o fornecimento efetivo Acordos para discriminar outras pessoas com base em raça, religião, sexo, país de origem ou nacionalidade, ou a discriminação efetiva Em todas as transações comerciais, você deve conhecer e cumprir todos os controles de exportação e restrições comerciais. Qualquer solicitação para participar de um boicote deve ser recusada com educação e prontamente informada aos departamentos de GCE ou GLA, para que se tomem atitudes imediatas. Antissuborno e anticorrupção A USP se compromete a manter os mais altos padrões de conduta comercial em todos os aspectos de nossos negócios em todo o mundo. É política da USP cumprir a Lei sobre Práticas de Corrupção no Exterior dos Estados Unidos e outras leis antissuborno e anticorrupção, sejam federais ou estaduais, sempre que fizer negócios em qualquer país. Práticas corruptas podem ser comuns em alguns países, e alguns países podem não fazer cumprir suas leis antissuborno e anticorrupção, mas isso não é desculpa para fazermos o mesmo. Foi informado de que vários Padrões de Referência do meu portfólio estão sujeitos a restrições de exportação pelo governo dos Estados Unidos. Posso enviar uma amostra de um Padrão de Referência e informações técnicas que estão sujeitas a essas restrições a um laboratório contratado fora dos Estados Unidos? Não. Peça orientação ao GCE antes de despachar qualquer item ou informação técnica sujeita a restrições de exportação. O GCE o ajudará a avaliar as restrições de exportação e a obter as licenças e autorizações aplicáveis. Funcionários, voluntários e representantes não podem participar direta ou indiretamente de subornos ou outras práticas comerciais corruptas, incluindo autorizar, oferecer ou dar a uma pessoa ou representante do governo qualquer item de valor com a intenção de influenciar o indivíduo a fazer mau uso de sua posição ou de conseguir uma vantagem indevida para beneficiar a USP. O termo vantagem indevida inclui um benefício ao qual a USP não tenha direito ou um benefício ao qual a USP tenha direito, mas que seja obtido por meios indevidos. Funcionários, voluntários e representantes não podem participar direta ou indiretamente de subornos ou outras práticas comerciais corruptas. 15

3 Nosso Código em ação Quem pode ser considerado um representante do governo? Estas pessoas podem ser representantes do governo, entre outras: Funcionários de um governo local, estadual, regional ou federal ou de qualquer departamento, agência ou ministério de um governo Funcionários de uma organização pública internacional, como a Farmacopeia Europeia, as Nações Unidas, etc. Representantes de um partido político ou qualquer candidato a cargo político Qualquer representante ou funcionário de uma entidade pública ou financiada ou controlada pelo governo, como laboratório de testes do governo, aeroporto, porto, companhias de serviços de utilidade pública (energia elétrica, água, eletricidade, entre outros) Qualquer indivíduo vinculado a uma agência governamental e a uma empresa privada Qualquer membro de uma família real (observe que essas pessoas podem não ter autoridade formal, mas podem ter influência para favorecer os interesses comerciais da USP por serem sócios ou gerenciarem empresas estatais ou controladas pelo estado) Nossa política também proíbe funcionários, voluntários e representantes de receber qualquer item de valor com a intenção de fornecer tratamento favorável com relação a qualquer atividade da USP. Também somos proibidos de incentivar ou pedir que outros tenham tal conduta ou de ignorar indicações de que outras pessoas podem apresentar tal conduta em nosso nome. Além disso, não fazemos pagamentos de facilitação ou luvas para acelerar ou garantir o desempenho de uma ação governamental. Qualquer exceção à política com relação a pagamentos de facilitação ou luvas exige análise e aprovação por escrito conforme a política de isenção abaixo. Antipropina A USP cumpre a Lei Antipropina dos Estados Unidos, o que nos proíbe estritamente de fornecer ou receber qualquer item de valor para obter ou garantir tratamento favorável com relação à concessão de um contrato, subcontrato, subsídio ou acordo de cooperação com o governo. Com a Lei Antipropina, dar ou aceitar propina é ilegal. Define-se como propina qualquer valor em espécie, honorário, comissão, crédito, presente, gorjeta, item de valor ou compensação de qualquer tipo fornecida direta ou indiretamente a qualquer prestador de serviço, funcionário de prestador de serviço, subcontratado ou funcionário de subcontratado com a intenção de obter ou conceder indevidamente tratamento favorável com relação à concessão de um contrato ou subcontrato do governo. Tratamento favorável pode incluir as seguintes situações: Receber informações confidenciais sobre lances de concorrentes em licitações, como preços, cronograma de entrega ou outras informações não públicas Entrar em uma lista de licitantes sem cumprir os requisitos de qualificação Conseguir remover de uma lista de licitantes qualificados um concorrente que cumpra os requisitos de qualificação Obter prorrogações injustificáveis de prazos de entrega Obter aumentos de preços injustificáveis Recuperar despesas indevidas Ganhar indevidamente um subcontrato ou um pedido de um subcontrato Obter a aceitação de mercadorias e serviços abaixo do padrão A USP cumpre a Lei Antipropina dos Estados Unidos, o que nos proíbe estritamente de fornecer ou receber qualquer item de valor para obter ou garantir tratamento favorável com relação à concessão de um contrato com o governo. 16

4 Além disso, a Lei Antipropina obriga a USP a denunciar suspeitas razoáveis de propina e a implementar procedimentos internos para detectar propinas. Portanto, funcionários da USP que tenham conhecimento de qualquer descumprimento da Lei Antipropina ou que suspeitem que ocorreu ou poderia ocorrer um descumprimento devem denunciar a questão imediatamente conforme nossa política de denúncias. Os requisitos antissuborno, anticorrupção, antipropina, de viagens, presentes e entretenimentos deste Código não proíbem despesas razoáveis com negócios, entretenimento e presentes que sejam comuns e habituais em relações comerciais locais e não violem a lei dos Estados Unidos, as leis do país local ou as diretrizes da organização do funcionário que os recebe. No entanto, é preciso sempre tomar cuidado para que essas despesas não sejam usadas como forma de ocultar pagamentos indevidos ou de influenciar indevidamente pessoas ou representantes do governo a tomar ou deixar de tomar certas atitudes. Se você estiver envolvido em operações internacionais, deve conhecer os requisitos anticorrupção e antissuborno aplicáveis às suas responsabilidades. Deve também respeitar todos os procedimentos da USP relativos a essas leis e sempre demonstrar o mais alto nível de integridade em suas transações comerciais. Viagens, presentes e entretenimento Funcionários da USP que tenham conhecimento de qualquer descumprimento da Lei Antipropina ou que suspeitem que ocorreu ou poderia ocorrer um descumprimento devem denunciar a questão imediatamente conforme nossa política de denúncias. Nosso Código em ação O que são pagamentos de facilitação ou luvas? Pagamentos de facilitação ou luvas são aqueles feitos para promover uma ação governamental de rotina que não envolva o exercício de critério. Exemplos: Processamento de documentos governamentais (como vistos, licenças ou autorizações) que permitiriam à USP conduzir negócios Obtenção de proteção policial, serviço telefônico, fornecimento de água e luz e coleta ou entrega de correio Despesas comerciais razoáveis com viagens, presentes e entretenimento podem ter um papel importante no fortalecimento de nossas relações comerciais e na promoção de nossa missão e nossos produtos. De fato, em algumas culturas, é considerado indelicado não trocar presentes simbólicos com parceiros comerciais. Ainda assim, oferecer viagens, presentes e entretenimento de forma incorreta pode resultar em aparência de impropriedade ou conflito de interesse, seja real ou potencial. Em certos casos, pode também ser visto como uma tentativa de corromper quem os recebe. Além disso, também pode tornar mais difícil ser objetivo com relação a quem os oferece. Muitas organizações e governos têm restrições com relação a seus funcionários receberem ou darem presentes. É sua responsabilidade entender plenamente essas restrições antes de oferecer presentes ou entretenimento a alguém. Ao oferecer ou receber essas cortesias, sempre siga a regra do bom senso....oferecer presentes e entretenimento de forma incorreta pode resultar em aparência de impropriedade ou conflito de interesse, seja real ou potencial. 17

5 Nosso Código em ação O presente ou entretenimento deve respeitar os critérios a seguir: Ser dado ou recebido de maneira aberta e transparente Ser compatível com as práticas habituais de quem dá e de quem recebe Ser oferecido ou recebido apenas raramente Não infringir as leis locais nem diretrizes ou procedimentos de quem dá ou de quem recebe Não obrigar ou parecer obrigar quem recebe a oferecer tratamento favorável Qual é a definição de presentes e entretenimento? A expressão presentes e entretenimento inclui qualquer gorjeta, favor, desconto, hospitalidade, empréstimo, tolerância ou outro item que tenha valor monetário. Inclui também serviços, treinamentos, transportes, alojamentos e refeições, sejam fornecidos em espécie, por compra de um ticket, ingresso ou passagem, pagamento adiantado ou reembolso depois da despesa. Ter valor modesto Ser devidamente contabilizado nos livros e registros da USP Se vier a público, não constranger a USP Não ser dinheiro em espécie ou equivalente (um vale-presente, por exemplo) Funcionários ou voluntários que receberem um presente com valor superior a US$ 50 (ou US$ 100 por ano) atuando em nome da USP devem prontamente notificar seu supervisor e o departamento de GCE. Representantes do governo Quando dados a representantes do governo, entretenimento e presentes normais e aceitáveis em ambientes comerciais em geral, podem ser vistos como meios indevidos de tentar influenciar as decisões do representante. Além disso, muitos governos implementaram leis e regulamentos rígidos limitando a prática de dar e receber viagens, presentes ou entretenimento para seus funcionários. A USP cumprirá todas as leis que restringem dar viagens, presentes e entretenimento a representantes do governo de qualquer país. É sua responsabilidade entender essas restrições antes de oferecer presentes ou entretenimento a um representante do governo. A menos que o assunto seja abordado em um POP, os funcionários devem buscar orientação do departamento de GCE ou GLA antes de oferecer viagens, presentes ou entretenimento a qualquer representante do governo. Quando dados a representantes do governo, entretenimento e presentes normais e aceitáveis em ambientes comerciais em geral, podem ser vistos como meios indevidos de tentar influenciar as decisões do representante. 18

6 Funcionários e voluntários Ao desempenhar suas funções para a USP, funcionários e voluntários devem exercer independência e objetividade. Não solicitamos nem aceitamos qualquer pagamento, honorário ou empréstimo de terceiros por conta de qualquer ato realizado dentro do escopo de nossas funções como voluntários ou funcionários da USP. Além disso, não solicitamos presentes ou entretenimentos pessoais de terceiros para atividades realizadas dentro do escopo de nossas funções como funcionários ou voluntários. O Manual de viagens da USP e a Política de viagens e reembolso para voluntários para membros de comitês de convenção, Conselho de Especialistas, Comitê de Especialistas e painéis consultivos da USP trazem mais orientações sobre viagens a negócios para funcionários ou voluntários da USP. As restrições com relação a presentes e entretenimento não proíbem funcionários ou voluntários de participar de arranjos cuidadosos de boa-fé com qualquer terceiro ou de receber compensação de um terceiro por atividades realizadas fora do escopo de suas funções na USP. No entanto, você deve sempre seguir a política de conflito de interesse da USP e qualquer outra disposição aplicável das Regras de práticas comerciais, das Regras e procedimentos do Conselho de Especialistas e das Regras e Procedimentos do Conselho da Convenção. Nós respeitamos patentes, marcas registradas e direitos autorais e não infringimos intencionalmente os direitos de propriedade intelectual de terceiros. Propriedade intelectual Na USP, nós respeitamos patentes, marcas registradas e direitos autorais e não infringimos intencionalmente os direitos de propriedade intelectual de terceiros. Não reproduzimos materiais protegidos por direitos autorais, a menos que estejam cobertos pela licença da USP para o Copyright Clearance Center ou que a reprodução seja permitida pelos procedimentos de direitos autorais da USP. Não temos permissão para instalar ou usar arquivos ou software de computador não licenciados pela USP ou para usar software aprovado de forma que contrarie nossas licenças ou acordos de direitos autorais. Na USP, nos esforçamos para defender nossos direitos autorais e de marcas nos Estados Unidos e em outros países. O nome e as marcas registradas da USP podem ser usados apenas de acordo com nossos procedimentos aplicáveis. Não solicitamos presentes ou entretenimentos pessoais de terceiros para atividades realizadas dentro do escopo de nossas funções como funcionários ou voluntários. 19

7 Nosso Código em ação Um acordo contra a concorrência precisa estar escrito para ser ilegal? Não, um acordo não precisa estar escrito para ser ilegal. Um acordo verbal ou informal, ou até mesmo apenas um entendimento, pode ser considerado ilegal. O produto do trabalho de funcionários, voluntários e representantes da USP para a USP é propriedade intelectual da organização se for criado ou desenvolvido, no todo ou em parte, durante o horário de trabalho na USP, como parte das funções profissionais ou com o uso de recursos ou informações da organização. Produto do trabalho inclui invenções, descobertas, ideias, melhorias, programas de software, arte e trabalhos autorais. Os representantes devem informar prontamente à USP, por escrito, sobre qualquer produto de trabalho desse tipo e cooperar com nossos esforços para obter proteção de propriedade intelectual para a USP. Para assegurar que a USP receba o benefício do trabalho feito por seus representantes, é essencial que uma liberação ou acordo apropriado esteja em vigor antes do início do trabalho. Antitruste e concorrência Na USP, nós acreditamos em concorrência livre e aberta. A maioria dos países nos quais operamos tem leis rígidas que proíbem comportamento comercial injusto ou conspiratório que restrinja a livre concorrência. A lei antitruste dos EUA e as leis de concorrência de outros países são complicadas, e não cumprir essas leis pode resultar em penalidades significativas. Na USP, nós acreditamos em concorrência livre e aberta. Na maioria das circunstâncias, é ilegal fazer acordos com concorrentes para fixar preços, termos de venda ou volume de produção, dividir mercados ou clientes ou intervir no processo de seleção de contratados manipulando o teor das licitações ou controlando ilegalmente o processo de seleção de qualquer outra maneira. Também pode ser ilegal tentar discriminar preços ou termos de venda entre nossos clientes ou restringir de qualquer outra forma a liberdade de concorrência de nossos clientes. Não discutiremos nenhuma dessas questões com nossos clientes ou concorrentes nem participaremos de reuniões em que assuntos contrários à livre concorrência sejam discutidos. É importante observar que o descumprimento das leis antitruste e de concorrência trazem sérias penalidades cíveis e criminais. Se você se encontrar em uma circunstância na qual esses tópicos ilegais estejam sendo discutidos, deve notificar as outras partes de que não pode participar da discussão e relatar prontamente o evento a um dos recursos indicados neste Código. 20 Negociação com informações privilegiadas Como funcionários, voluntários ou representantes da USP, podemos receber informações confidenciais sobre doadores ou parceiros de negócios da USP antes que estejam disponíveis para investidores comuns. Algumas dessas informações podem ser consideradas relevantes e podem ser importantes para um investidor decidir comprar, vender ou manter títulos. Informações relevantes são informações que um investidor sensato consideraria importantes ao decidir comprar ou vender um título. Alguns exemplos de informações relevantes: Desenvolvimentos em produto ou produção Uma ação judicial ou investigação regulatória importante

8 Informações financeiras Mudanças de administração Ganho ou perda de um cliente ou fornecedor importante Fusão, compra, venda ou joint venture Informações que podem ter efeito positivo ou negativo sobre o preço das ações Na USP, não usamos informações internas relevantes para benefício pessoal, não negociamos títulos com base em informações internas relevantes nem fornecemos informações internas relevantes para outras pessoas fora de nossa organização. Essas atitudes infringem nosso Código e sua obrigação de proteger informações confidenciais. Você também pode se expor a responsabilização criminal ou civil. Não usamos informações internas relevantes para benefício pessoal, não negociamos títulos com base em informações internas relevantes nem fornecemos informações internas relevantes para outras pessoas fora de nossa organização. Política de relatórios financeiros e manutenção de registros Na USP, mantemos o compromisso de divulgações financeiras completas, justas, precisas e oportunas em relatórios ou documentos que criamos, publicamos ou submetemos a uma autoridade governamental. Mantemos sistemas contábeis, de auditoria e controle interno para assegurar a exatidão de nossos registros e demonstrações financeiras. Todas as informações financeiras divulgadas devem estar em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) e com os POPs financeiros em vigor na USP. Transações e desembolsos devem ser relatados de maneira exata e completa, com os devidos detalhes, para assegurar a plena contabilização de todos os bens e atividades da USP e para suprir os dados necessários para a preparação de suas declarações financeiras. Não registramos nos livros e registros da USP declarações ou entradas enganosas que não estejam em conformidade com os GAAP ou com os requisitos legais locais. Exatidão de declarações, submissões e representações No curso normal das atividades da USP, fazemos inúmeras submissões, certificações e representações para governos federais, estaduais e locais e para os principais prestadores de serviços dessas entidades. Entre as submissões, certificações e representações estão estes documentos: Informações de propostas Dados e estimativas para formação de preços Fatur a s Informações sobre aquisições Declarações sobre produtos e serviços da USP 21

9 Sempre nos esforçamos para assegurar que as informações que fornecemos sejam verdadeiras, atualizadas, exatas e completas, mas temos obrigações especiais sempre que enviamos informações (incluindo faturas, certificações ou relatórios) para entidades governamentais ou entidades comerciais ou privadas que recebam fundos governamentais. Existem sérias sanções criminais e cíveis por fazer alegações falsas quando fundos governamentais são usados para pagar ou reembolsar uma parte do preço. Para evitar alegações de declarações falsas, devemos sempre ser verdadeiros e exatos em qualquer comunicação ou submissão em nossas responsabilidades diárias. Se houver qualquer dúvida sobre a exatidão de uma declaração, não fazemos a declaração nem afirmamos que seja exata. Em negociações que exigem o fornecimento de dados certificados de custo ou preço, todos os relatórios, certificações e propostas devem conter informações e preços completos, exatos e atualizados. Contribuições políticas A USP incentiva a contribuição com a comunidade e a participação nos processos políticos locais, nacionais e internacionais. Como organização, porém, a USP não pode fazer contribuição direta ou indireta nem ter despesas em nome destes: Candidatos a cargos eletivos Partidos políticos Comitês de ação política Os funcionários da USP não podem usar as propriedades, instalações ou o horário de trabalho da USP para apoiar uma causa ou candidato político. Uso de bens da empresa A USP fornece equipamentos e recursos tecnológicos destinados ao uso e à eficiência dos funcionários e voluntários em suas obrigações para com a USP, como os que seguem: Computadores S of t w are Telefones Dispositivos móveis Equipamentos e materiais para escritório Equipamentos e suprimentos de laboratório Os recursos da USP devem ser usados apenas para suas finalidades de negócios legítimas. Podemos fazer uso pessoal limitado desses recursos, mas sem interferir com o desempenho de nosso trabalho ou dos Os recursos da USP devem ser usados apenas para suas finalidades de negócios legítimas. colegas, nem causar um custo adicional para a USP. O uso indevido ou ilegal de recursos da USP é estritamente proibido. Reservamo-nos o direito de monitorar e inspecionar o uso de recursos da USP, conforme disposto pela lei local e de acordo com este Código. 22