Orientações ao coordenador. Execuções de Convênios Decreto nº 8.241/14

Transcrição

1 Orientações ao coordenador Execuções de Convênios Decreto nº 8.241/14

2 Este é um manual resumido de orientações que facilitam o entendimento dos procedimentos de utilização dos recursos e do nosso Sistema Integrado de Convênios: o SIC. À utilização dos recursos aplica-se o Decreto 8.241/14. Núcleo de Gestão de Recursos

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4 Para acessar o Sistema Integrado de Convênios SIC entre na página da Funarbe: e clique em SIC.

5 Digite o seu login e senha. Eles serão informados pelo gestor do seu convênio. O login e senha darão acesso a todos os seus convênios e contratos gerenciados pela Funarbe. É muito importante memorizá-los!

6 Como efetuar Pedidos de Compras? A Funarbe dispõe do Núcleo de Compras e Importações, que é voltado especificamente para a compra de produtos e serviços nacionais e internacionais. A entrega pode ser realizada em qualquer lugar do Brasil. Para realizar Pedido de Compras siga as instruções: Acesse o SIC e se direcione ao menu Pedidos em Geral; Acesse Pedidos de Compra; E depois clique em Novo Ped. Compra.

7 Priorize a compra dos equipamentos e importados

8 DESCRIÇÃO DOS ITENS DO PEDIDO DE COMPRA: EQUIPAMENTOS EM GERAL: Ao gerar o Pedido de Compra o campo NOME DO PRODUTO deverá ser preenchido com o NOME DO EQUIPAMENTO (Ex.: Capela de Fluxo Laminar, Estação Meteorológica, etc.) e na DESCRIÇÃO COMPLEMENTAR colocar as especificações técnicas do equipamento; Os equipamentos deverão ser descritos informando sempre as características básicas e imprescindíveis, conforme a sua necessidade, (mas não a marca). Quanto mais informações forem descritas, melhor para garantir que as empresas cotem um produto com as descrições solicitadas e também servirá de suporte para desclassificar uma proposta que tenha um menor preço, mas que não atenda às especificações do Pedido de Compra. Características mínimas: variação de temperatura (mínima e máxima), precisão, capacidade (em litros), informar os acessórios que deverão acompanhar o produto, tipo de acionamento, potência, voltagem (110 ou 220), aplicação (para que tipo de laboratório), medidas desejadas, tipo de material (inox, chapa de aço, pvc), etc.

9 DESCRIÇÃO DOS ITENS DO PEDIDO DE COMPRA: REAGENTES QUÍMICOS Em se tratando de Reagentes Químicos, o ideal é o pesquisador encaminhar seu Pedido de Compra solicitando vários reagentes em um único pedido, pois isso ajuda na negociação com a empresa, é mais econômico para o projeto e muitas empresas estabelecem um valor para Faturamento Mínimo, ou seja, não fecharão um pedido abaixo daquele valor.

10 DESCRIÇÃO DOS ITENS DO PEDIDO DE COMPRA: LIVROS NACIONAIS E IMPORTADOS: Os Pedidos de Compra de Livros deverão ter as seguintes descrições mínimas: Nome completo do livro; Autor; Ano da edição e nome da editora; ISBN. O prazo médio para entrega dos livros é de 40 a 60 dias.

11 DESCRIÇÃO DOS ITENS DO PEDIDO DE COMPRA: PASSAGENS AÉREAS Viagens Nacionais: Nome completo do passageiro; CPF; Data de Nascimento. Viagem Internacional: Nome completo do passageiro; CPF; Data de Nascimento; Nº Passaporte; e Data de Validade do Passaporte. Seguro Viagem: Nome completo do passageiro; CPF; Data de Nascimento. Pessoa de contato no Brasil: Nome completo; CPF; RG; Telefone; Endereço.

12 PROCEDIMENTO DE AQUISIÇÃO:

13 PROCEDIMENTO DE AQUISIÇÃO: Para valores superiores a R$ ,00 será feito o procedimento de seleção pública dos fornecedores que consiste no envio de instrumento convocatório contendo: O instrumento convocatório será enviado a todos os fornecedores do banco de dados da Funarbe, inclusive os indicados pelo solicitante

14 PROCEDIMENTO DE AQUISIÇÃO: PRAZOS LIMITES PARA APRESENTAÇÃO DAS PROPOSTAS: Quando se tratar de bens e serviços: Processos de compra que contenham até 3 itens: 3 dias úteis; Processos de compra que contenham entre 4 e 10 itens: 4 dias úteis; Processos de compra que contenham acima de 10 itens: 5 dias úteis. Quando se tratar de obras e serviços de engenharia o prazo será de 8 dias úteis.

15 COLOCAÇÕES IMPORTANTES REFERENTES AO PARECER TÉCNICO É desejável que a escolha seja pela proposta de MENOR PREÇO dentre aquelas encaminhadas pelo comprador. Essa opção é menos questionável por parte das financiadoras e dos auditores das prestações de contas. Nesse caso, basta que o pesquisador autorize a aquisição pelo menor preço. É importante destacar que, quando a compra não for feita pelo menor preço, o pesquisador precisa fazer uma JUSTIFICATIVA TÉCNICA. O julgamento pela melhor adequação técnica selecionará a proposta tecnicamente mais adequada para a execução do objeto com base em critérios objetivos previamente estabelecidos no pedido. Ou seja, é preciso verificar as especificações técnicas solicitadas em seu Pedido de Compra e desclassificar cada empresa descrevendo quais são as características solicitadas no pedido que não foram atendidas pela(s) empresa(s) desclassificada(s). A compra poderá ser realizada pela empresa que ofereceu o menor preço dentro das especificações técnicas solicitadas no pedido de compra.

16 Nenhuma despesa pode ser efetuada após a vigência do convênio. Planeje as suas compras considerando a data de vigência do seu convênio.

17 Prazos mínimos necessários para realização de compras através do Núcleo de Compras da Funarbe: - Produtos importados - mínimo de 150 dias (5 meses); - Produtos químicos fabricados no Brasil - mínimo de 70 dias; - Livros/softwares importados - mínimo de 60 dias; - Equipamentos nacionais - mínimo de 45 dias; - Produtos de informática - mínimo de 30 dias; - Produtos encontrados no mercado local (Viçosa) - mínimo de 15 dias; - Passagens aéreas nacionais - mínimo de 05 dias úteis; - Passagens aéreas internacionais - mínimo de 10 dias; - Aluguel de Veículo - mínimo de 10 dias; - Inscrições em eventos - mínimo de 10 dias; - Obras e serviços - mínimo de 150 dias; Outras compras (que não se enquadram nos tipos de compras mencionados) - mínimo de 45 dias.

18 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR O coordenador do convênio poderá efetuar compras diretamente com o fornecedor respeitando os valores e normas a seguir: Até R$ 4.000,00 (Art. 60, único, da Lei nº 8.666) sem a comprovação de orçamentos e com justificativa da contratação. Destaca-se que é necessário observar que não se trata de contratações de um mesmo objeto, passíveis de planejamento e, que ao longo do ano, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa (que deveria ter havido licitação) e, consequentemente, como fuga à cotação prévia de preços de mercado;

19 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR Acima de R$ 4.000,00 até R$ ,00 (Art. 31) no ano, com a apresentação de, no mínimo, 03 (três) orçamentos e justificativa da contratação, desde que não se refiram a parcelas de um mesmo serviço ou compra de maior vulto que possa ser realizada de uma só vez. Destaca-se que é necessário observar que não se trata de contratações de um mesmo objeto, passíveis de planejamento e, que ao longo do ano, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa (que deveria ter havido licitação) e, consequentemente, como fuga à cotação prévia de preços de mercado;

20 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR I As compras de que trata essa seção, só são permitidas para pagamento de serviços e material de consumo; II É vedada a aquisição de material permanente; III - É vedada a contratação de mão-de-obra por meio de cooperativas de trabalho; IV - É vedado a aquisição de produtos controlados pela Polícia Federal Lei nº /01, Decreto nº 4.262/02, Portaria nº 1274-MJ e anexos e produtos químicos controlados pelo Ministério do Exército brasileiro, contidos no Decreto nº 3.665/00 (R-105); V - Não é permitida a realização de despesas em projetos que não possuem saldo disponível em conta corrente, bem como pagamentos cuja documentação não esteja regularizada;

21 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR É vedada a contratação direta de pessoa jurídica ou física a qual possua administrador ou sócio com poder de direção que mantenha relação de parentesco, inclusive por afinidade, até o terceiro grau com o coordenador do projeto. É vedado o fracionamento de despesas ao longo do exercício financeiro, ou seja, a aquisição de um mesmo item mediante diversas compras durante o ano cujo valor total supere os limites supracitados.

22 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR As contratações devem ser precedidas de pesquisa de mercado da seguinte forma, realizada em data anterior à data de emissão da Nota Fiscal (realização da compra/aquisição): Pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo. Desde que contenha data e hora de acesso; Pesquisa com os fornecedores. Nesse caso os orçamentos devem estar devidamente assinados e em nome da Funarbe ou da Executora; com CNPJ da empresa fornecedora; Pesquisa no Portal de Compras Governamentais- No caso de orçamento solicitado por , deve ser encaminhado para o gestor do convênio o da empresa que conste data, hora e identificado o endereço da empresa.

23 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR Dados da Funarbe para emissão das notas fiscais: Fundação Arthur Bernardes Funarbe CNPJ: / Inscrição Estadual: Isento Endereço: Ed. Sede s/nº Campus UFV Viçosa/MG.

24 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR Procedimentos para Pagamentos: A Funarbe só efetua pagamentos mediante depósito em conta corrente de pessoa jurídica, de mesma razão social do documento fiscal. A Funarbe não fará pagamentos em contas de outrem ou em conta de pessoa física. Ressalta-se que o pagamento por meio de cheque também não é mais permitido.

25 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR Para aquisição de material permanente ou equipamento: apenas a Funarbe poderá efetuar a compra, independente do valor da mercadoria. As compras diretas são de total responsabilidade do coordenador do projeto. Eventuais problemas decorrentes dessas aquisições não serão responsabilidade da Fundação e não podem comprometer a imagem e integridade da Funarbe.

26 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR Para efetuar o pagamento das notas fiscais, siga as seguintes etapas: Acessar o SIC por meio da página da Funarbe; Clicar em Pedidos em Geral; Ir em Outros Pedidos; Clicar em Tipo de Pedido: Pagamento de Nota Fiscal (quando se tratar de pagamento diretamente à empresa); Reembolso (no caso de já ter efetuado o pagamento à empresa).

27 COMPRAS EFETUADAS PELO COORDENADOR ATENÇÃO: O reembolso é feito exclusivamente para pessoas físicas. As notas para reembolso devem estar com carimbo e assinatura da empresa, acusando estar quitada. Devem também ser assinadas no verso pelo coordenador.

28 DIÁRIAS E ACERTO DE VIAGEM Pagamentos de diárias somente serão efetuados mediante comprovação da viagem: 1. Bilhete de passagem aérea ou terrestre de ida e volta ou 2. Nota fiscal de hospedagem, em nome da Funarbe, constando o período da viagem e o nome do hóspede.

29 DIÁRIAS E ACERTO DE VIAGEM Em casos excepcionais, não sendo possível a apresentação dos comprovantes acima, deve-se comprovar todo o período da viagem com nota fiscal ou cupom fiscal de alimentação em nome do beneficiário ou da Funarbe, uma por dia e por pessoa. A comprovação das despesas mediante o comprovante de abastecimento, somente será aceita se o referido cupom for emitido no local de destino, devendo estar em nome da Funarbe, constando placa do carro e quilometragem, em valor compatível com a distância/trecho para a viagem, sendo aceita como comprovação para até 1,5 diária. Acima desse período, é obrigatória a apresentação de comprovantes de alimentação. Não será aceita a mesma comprovação de combustível para mais de uma pessoa.

30 DIÁRIAS E ACERTO DE VIAGEM A Funarbe concede diárias para cobrir despesas de hospedagem e alimentação, decorrentes de afastamento da sede, em caráter eventual, para outro ponto do país ou do exterior, por um período de até quinze dias no mês (14,5 diárias). A diária é concedida por dia de afastamento, sendo dividida pela metade quando o deslocamento não exigir pernoite fora da sede.

31 PEDIDO DE ADIANTAMENTO Poderão ser feitos adiantamentos para despesas de viagens. O valor máximo de adiantamento por pessoa é de R$ 1.500,00. Para realizar um Pedido de Adiantamento: Acesse o SIC Pedidos em Geral Outros Pedidos Novo Pedido Tipo de Pedido: Adiantamento Obs.: O pedido de adiantamento deverá ser feito com, no mínimo, quatro dias úteis de antecedência.

32 ACERTO DE ADIANTAMENTO Para acerto de adiantamento de viagens no SIC: No campo: Você fez um adiantamento para este relatório de viagem? responder sim e informar o valor adiantado. As notas de comprovação devem ser encaminhadas para a Central de Lançamentos na sede da Funarbe, identificando o número do acerto.

33 ACERTO DE ADIANTAMENTO O acerto de qualquer adiantamento deverá ser feito em, no máximo, 30 dias após o recebimento do valor. Só é permitida a liberação de dois adiantamentos por pessoa. Para a liberação do terceiro adiantamento os anteriores devem ser obrigatoriamente acertados.

34 PEDIDOS DE DIÁRIAS A Funarbe paga diárias conforme sua Tabela disponível no sistema, no menu Informações. Os pedidos de diárias deverão ser solicitados após o retorno da Viagem e os comprovantes encaminhados para a Central de Lançamentos na sede da Funarbe, identificando o número do pedido. O pagamento será efetuado 6 dias úteis após o recebimento dos comprovantes.

35 PEDIDO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS A concessão de suprimento de fundos é aplicável para realização de pequenas despesas, em caráter excepcional, como material de consumo, produto, criação e/ou serviço de pessoa jurídica, que exijam pronto pagamento, em espécie, e para atender despesas de pequeno vulto. O suprimento de fundos está limitado ao valor de R$ 800,00. Para realizar um Pedido de Suprimento: Acesse o SIC Pedidos em Geral Outros Pedidos Novo Pedido Tipo de Pedido: Suprimento de Fundos

36 PEDIDO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS A concessão será feita unicamente em favor da equipe executora do projeto, denominada suprida, devendo ser observados os seguintes pontos: As despesas com suprimentos de fundos serão pagas exclusivamente por meio de depósito/transferência eletrônica em conta corrente do favorecido (suprido); O suprimento de fundos não poderá ser concedido para período de aplicação superior a 30 (trinta) dias corridos, a contar da data do saque da conta específica do convênio; É vedada a concessão de suprimento de fundos nos seguintes casos: Para aquisição de material permanente e pagamentos de pessoa física; Para pagamento de multas e juros por atraso de pagamento ou recolhimento fora do prazo;

37 PEDIDO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS As despesas serão comprovadas mediante documentos originais fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome da Funarbe, e estarem devidamente identificados com o número do Centro de Custo. Além disso, deverão ser observados os seguintes pontos: Todas as despesas devem ter documento original fiscal ou equivalente; Os comprovantes da despesa realizada não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material de consumo, em nome da Funarbe, em que constem, necessariamente: Discriminação precisa do serviço prestado ou material de consumo fornecido, não se admitindo a generalização ou abreviaturas que impossibilitem o conhecimento das despesas efetivamente realizadas; Atestado de que os serviços foram prestados ou de que o material de consumo foi recebido; Data da emissão.

38 PEDIDO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS Os comprovantes das despesas realizadas só podem ser aceitos se emitidos em data igual ou posterior à data de pagamento, sendo: Documento fiscal de prestação de serviços, no caso de pessoa jurídica; Documento fiscal de venda ao consumidor, no caso de compra de material de consumo.

39 ACERTO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS Para o acerto de suprimento de fundos, as notas devem ser enviadas para a Funarbe, não havendo necessidade de nenhum tipo de pedido no SIC. Basta enviar as notas fiscais para a Central de Lançamentos, na sede da Funarbe, identificado com o número do suprimento de fundos e nome da pessoa que recebeu.

40 PAGAMENTO DE SERVIÇO PRESTADO O pagamento de Serviço Prestado é para Pessoa Física, sendo necessário informar o PIS/PASEP ou NIT do favorecido. Do favorecido são deduzidos 11% de INSS e IRRF de acordo com a Tabela da Receita Federal. Do convênio são descontados 20% de INSS patronal. Os limites de valores para contratação direta são os mesmos de compras diretas. Para pedidos de pagamento de serviços prestados no SIC: O pagamento é efetuado exclusivamente mediante depósito bancário na conta corrente do favorecido.

41 ESTÁGIO NOS CONVÊNIOS: A solicitação de estágio deve ser encaminhada para a Funarbe até o dia 25 para implementação no mês subsequente. Em nenhuma hipótese, a data de início do estágio poderá ser anterior à data de inclusão do estagiário no seguro contra acidentes pessoais.

42 O Núcleo de Gestão de Recursos da Funarbe está sempre à disposição para atendê-lo(a). Fundação Arthur Bernardes (Funarbe) Edifício Sede s/nº Campus da UFV Viçosa MG Brasil Phone: +55 (31) Fax: +55 (31) Horário de Funcionamento Externo do NGR: 9 às 12h e 14 às 18h