Manual do Orientador. PNQ - Ciclo 2013

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1 Manual do Orientador Material de uso restrito dos Orientadores para o Processo de Avaliação do Prêmio Nacional da Qualidade PNQ - Ciclo 2013 Gustavo Alberto Utescher Gestor Prêmio Nacional da Qualidade Direitos Reservados - Não está previamente autorizada a reprodução, cópia ou transcrição, total ou parcial, em qualquer meio, sem a autorização por escrito da Fundação Nacional da Qualidade FNQ. Página 1 de 6

2 1. OBJETIVO DO GRUPO DE ORIENTADORES Assegurar a consistência da atuação dos Examinadores Seniores. 2. PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DOS ORIENTADORES Os Orientadores se reportam diretamente ao Processo de Capacitação e Premiação da FNQ e suas principais atribuições são: 1. Obtenção de alinhamento dos examinadores seniores às diretrizes emitidas pela FNQ e ao Manual da Banca Examinadora; 2. Verificação da interpretação adequada dos Critérios de Excelência pelas diversas equipes; 3. Acompanhamento das Reuniões de Consenso e abertura das visitas às Instalações; 4. Interação com o(s) EXSR(s) para manter a uniformidade das avaliações de unidades de uma mesma holding; 5. Interação com outros orientadores - poderão interagir entre eles, caso candidatas do mesmo grupo estiverem sob sua respectiva orientação; 6. Revisão dos Relatórios de Avaliação; e 7. Suporte na avaliação dos Examinadores Seniores. OBS.: O orientador não avalia a candidata. Para que as atribuições descritas anteriormente possam ser executadas com eficiência e eficácia, merecem destaque os seguintes aspectos: A coordenação do grupo de Orientadores é de responsabilidade do Processo de Capacitação e Premiação da FNQ. Cada Orientador deve analisar e acompanhar de duas a, no máximo, cinco candidatas. O Orientador não realiza a avaliação das Candidatas, pois ele se caracteriza como uma pessoa de apoio, observação e orientação. O Código de Ética da Fundação Nacional da Qualidade é aplicável ao Orientador, como para qualquer membro da Banca Examinadora. 3. CRITÉRIOS PARA COMPOSIÇÃO E DESIGNAÇÃO DO GRUPO DE ORIENTADORES O grupo de Orientadores é formado por quantos membros forem necessários, respeitando a premissa de que nenhum Orientador pode analisar mais do que cinco Relatórios da Gestão. Os Orientadores são indicados pelo processo de Capacitação e Premiação, sendo que a seleção obedece aos seguintes critérios: Ter participado do Curso de Preparação de Instrutores ou do Curso de Preparação para Banca Examinadora do PNQ ou/e do Curso de Preparação de Examinadores Seniores e Relatores. Ter atuado como Examinador Sênior ou Relator em outro ciclo de avaliação, tendo participado de Visita. Possuir sólidos conhecimentos sobre os Critérios de Excelência e o Processo de Avaliação. Ter avaliação + ou ++ em ciclos anteriores, quando aplicável. Outros critérios adotados pela FNQ em circunstâncias especiais. Página 2 de 6

3 As candidatas do ciclo são distribuídas entre os Orientadores buscando a coerência do perfil das candidatas com a experiência profissional de cada um, a critério do Processo de Capacitação e Premiação. O Código de Ética da Fundação Nacional da Qualidade, que inclui a Banca Examinadora, é aplicável ao Orientador, ou seja, este não poderá ter qualquer tipo de vínculo com a candidata e não poderá prestar nenhum tipo de apoio durante dois anos, a contar da data final do ciclo de premiação. O Processo de Capacitação e Premiação da FNQ é responsável pelo Grupo de Orientadores. 4. CONTROLE E APRENDIZADO DO GRUPO DE ORIENTADORES Os Orientadores podem se reunir ao longo do ciclo de avaliação para discussão de eventuais preocupações e recomendações sob a coordenação da FNQ, visando detectar deficiências comuns às diversas equipes monitoradas, bem como diferenças significativas de interpretação dos Critérios entre uma equipe e outra. Cabe ao Processo de Capacitação e Premiação da FNQ avaliar a necessidade e promover as reuniões, assim como avaliar os orientadores. 5. ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES DOS ORIENTADORES EM CADA ETAPA DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO PNQ: As atividades dos Orientadores estão assim definidas: 1. Leitura do RG 2. Validação do mapeamento do perfil 3. Avaliação dos aspectos relevantes 4. Reunião de consenso 5. Reunião de planejamento da visita 6. Participação no primeiro dia de visita 7. Revisão do RA (todas as etapas) Na reunião de abertura do processo de avaliação (Visita), o Orientador estará representando a FNQ, sendo que ele deverá agradecer a receptividade, esclarecer eventuais dúvidas, de caráter geral, das pessoas presentes e apresentar o EXSR, passando a este a palavra. Deverão ser repassadas as seguintes informações: - Parabenizar a candidata pelo alcance da Etapa de Visita; - Destacar os números do processo do PNQ 2013 (Etapa I XX candidatas, Etapa II Pré-Visita e III Visita - XX candidatas). Os números ainda serão informados pela FNQ. - Apresentar o Examinador Sênior e deixar que este apresente a equipe e a agenda. Durante a entrevista com a alta direção, observar o envolvimento / comprometimento da equipe e, principalmente, do principal executivo, além do grau de conhecimento deste sobre as práticas gerenciais. A participação do Orientador deverá acontecer na reunião de consenso, no planejamento logístico e no primeiro dia da visita às instalações. Página 3 de 6

4 O fluxo abaixo apresenta a interação entre o Orientador e o Examinador Sênior em cada etapa: Assim que o RA estiver concluído (observar datas no cronograma), o EXSR o enviará ao Orientador para primeira revisão. O Orientador terá o papel de identificar possíveis falhas que estejam em desacordo ao padrão estabelecido. Caso exista algum desacordo, o Orientador enviará o RA para o EXSR, junto com a ficha de qualificação do RA, disponivel em apontando os erros (copiar a FNQ no / pnq2013@fnq.org.br). Essa etapa de apontamento de melhorias do RA poderá ocorrer quantas vezes o Orientador julgar necessário, até que o RA seja considerado pronto para início da revisão por parte do EXSR. Após a revisão do Orientador, o RA será novamente enviado ao EXSR para que seja encaminhado à FNQ. 6. ANEXOS: Todo o material necessário poderá ser obtido através do site Página 4 de 6

5 CÓDIGO DE ÉTICA Declaração de Princípios As pessoas que integram o quadro de colaboradores da FNQ, como funcionários ou voluntários, permanentes ou temporários, com qualquer tipo de vínculo, em qualquer nível da organização, se comprometem a conduzir suas atribuições e responsabilidades com elevados padrões profissionais, considerando ética, honestidade, dignidade, veracidade, exatidão, imparcialidade, disciplina e sigilo, contribuindo para o aumento do prestígio e da credibilidade do Prêmio Nacional da Qualidade perante todas as partes interessadas. Para o alcance desses padrões, incluem-se as regras abaixo discriminadas: Regras de Conduta É rigorosamente vedado a todos os colaboradores, no exercício de suas atividades na FNQ: aceitar ou receber, direta ou indiretamente, gratuidades ou vantagens pessoais de qualquer natureza que representem valor, provenientes de pessoas físicas ou jurídicas que se relacionam com a FNQ; comunicar-se, apresentar-se ou executar qualquer atividade em nome da FNQ, ou passando a impressão de estar agindo dessa forma, sem estar devidamente autorizado para tal, e quando autorizado, apresentar-se apenas na função específica para a qual tenha sido designado; agir de forma indigna, indecorosa, antiprofissional e sem zelo, junto ao público e interlocutores que possam, de alguma forma, associar sua imagem à da FNQ; deixar de zelar pela correta aplicação desse Código e omitir-se em consultar ou informar a Comissão de Supervisão da FNQ sobre possíveis ocorrências de violação. É rigorosamente vedado aos membros da Banca Examinadora: aceitar honorários, comissão ou atenções pessoais que representem valor, de Candidatas atuais ou de anos anteriores, que possam, de alguma maneira, gerar suspeitas quanto à integridade do processo de premiação; oferecer serviços de consultoria ou qualquer tipo de assessoramento para organizações que tenha avaliado, por pelo menos dois anos após o ciclo de premiação; usar informações privilegiadas decorrentes do processo de avaliação ou de julgamento, como forma de obter vantagens pessoais ou de oferecer serviços profissionais; utilizar ou reproduzir, em benefício próprio, para fins comerciais ou de recebimento de vantagens diretas ou indiretas, sem prévia autorização, quaisquer materiais ou publicações, total ou parcialmente, de propriedade da FNQ; comunicar-se com as Candidatas solicitando documentação, informações ou esclarecimentos sobre o Relatório da Gestão, o planejamento da visita ou quaisquer outros assuntos relativos ao processo de premiação, sem autorização prévia da FNQ; usar a logomarca do Prêmio Nacional da Qualidade ou da FNQ como identificação de sua condição de examinador ou juiz; e informar ou mencionar, para qualquer finalidade, a titulação de funções exercidas ou em exercício na Banca Examinadora, sem ter participado efetivamente da avaliação das Candidatas, sem citar os respectivos anos de designação e, no caso de ciclos anteriores, sem ter recebido o certificado de participação. A condição de membro da Banca Examinadora deve ser informada como "Examinador <ano>", "Examinador Relator <ano>", "Examinador Sênior <ano>", "Juiz <ano>". Regras de Confidencialidade É rigorosamente vedado a todos os colaboradores, no exercício de suas atividades na FNQ: divulgar, discutir ou utilizar, para qualquer finalidade não autorizada, qualquer informação obtida no âmbito na FNQ; revelar, para pessoas não indicadas pela FNQ, informações que tenha conhecimento, que possam identificar organizações candidatas de ciclos anteriores, atuais e futuros, cuja candidatura não tenha se tornado pública oficialmente; Os membros da Banca Examinadora se obrigam a tomar as seguintes precauções, com o objetivo de manter a confidencialidade de todas as informações obtidas durante o processo de avaliação: Página 5 de 6

6 salvaguardar as informações recebidas durante o processo de avaliação e julgamento, relativas às Candidatas atuais ou de ciclos anteriores, evitando discuti-las até mesmo com familiares, pessoas de seu relacionamento, outros examinadores e colegas de profissão, exceto quando esta troca de informações fizer parte do processo de avaliação ou julgamento; não reproduzir ou divulgar as informações do Relatório da Gestão ou de qualquer outro documento utilizado no processo de avaliação ou de julgamento das Candidatas; e não revelar a outros membros da Banca Examinadora ou às Candidatas, seja durante as atividades de treinamento, de avaliação ou de julgamento, sua condição de consultor ou sua participação na preparação de uma Candidata ao Prêmio Nacional da Qualidade. Regras sobre Conflito de Interesses É rigorosamente vedado aos membros da Banca Examinadora: aceitar a designação para participar da avaliação de uma organização candidata, no processo do PNQ, se houver ou puder parecer haver, qualquer situação de conflito de interesses, em vista de fatores objetivos e subjetivos que possam ser ou parecer ser impeditivos de uma avaliação independente e imparcial. Os fatores objetivos previstos são: 1) manter ou ter tido, com a organização ou pessoas da organização, de outras partes nela interessadas e de organizações concorrentes, relacionamento relevante direto, por razões pessoais ou profissionais, ou indireto quando isso ocorrer, via parentes de primeiro grau ou pessoas próximas; e 2) possuir propriedade significativa, ativos e bens cujo valor possa ser influenciado de qualquer forma pelo desempenho da organização. Os fatores subjetivos previstos são 1) ter experiências anteriores importantes relacionando-se com a organização por qualquer razão; e 2) possuir opinião formada pela mídia, por terceiros ou qualquer outra fonte de informação, ou preconceitos em relação à organização; e estabelecer ou influenciar o estabelecimento, direta ou indiretamente, de relações comerciais, com organizações candidatas do ciclo atual e de dois ciclos anteriores de premiação, ou mesmo suas controladoras ou coligadas, em cujo processo de avaliação para o PNQ tenha tido qualquer tipo atuação. Os casos omissos e de inobservância às regras e aos princípios aqui estabelecidos serão avaliados pela Comissão de Supervisão da FNQ, que deliberará sobre ações ou sanções cabíveis, sendo que, até a deliberação da Comissão, a pessoa permanecerá afastada de suas atribuições e/ou atividades. Página 6 de 6