Economia e Gestão ADILSON JORGE SEMEDO FERNANDES. Praia, Setembro de Universidade Jean Piaget de Cabo Verde

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1 Economia e Gestão ADILSON JORGE SEMEDO FERNANDES AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NOS CORREIOS DE CABO VERDE: Praia, Setembro de 2014 Universidade Jean Piaget de Cabo Verde Campus Universitário da Cidade da Praia Caixa Postal 775, Palmarejo Grande Cidade da Praia, Santiago Cabo Verde

2 MEMÓRIA MONOGRÁFICA AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NOS CORREIOS DE CABO VERDE: Adilson Jorge Semedo Fernandes Orientador: Cipriano Carvalho

3 Avaliação do sistema de controlo interno nos correios de Cabo Verde: Aprovado pelos membros do júri e homologado pela Reitoria, como requisito para a obtenção do grau de Licenciatura em Economia e Gestão. Praia, de de 2014 O Júri

4 Adilson Jorge Semedo Fernandes, autor da monografia intitulada Avaliação do Sistema de Controlo Interno nos Correios de Cabo Verde: Um Estudo de Caso do Circuito de Processamento e Pagamento dos Salários, declaro que, salvo fontes devidamente citadas e referidas, o presente documento é fruto do meu trabalho pessoal, individual e original. Cidade da Praia, aos 15 de Setembro de 2014 Adilson Jorge Semedo Fernandes Memória Monográfica apresentada à Universidade Jean Piaget de Cabo Verde como parte dos requisitos para a obtenção do grau de Licenciatura em Economia e Gestão.

5 Sumário Este trabalho intitulado Avaliação do sistema de controlo interno nos correios de Cabo Verde:, constitui a Memória Monográfica, insere-se no âmbito da licenciatura em Economia e Gestão pela Universidade Jean Piaget de Cabo Verde. O objectivo geral deste trabalho é analisar a situação actual do sistema de folha de processamento e de pagamento de salários dos Correios de Cabo Verde, SARL, tendo em conta o nível de risco do controlo interno existente. Para uma melhor compreensão do desenvolvimento do trabalho, este encontra-se estruturado da seguinte forma: uma introdução, na qual destacam-se a problemática, a justificativa, os objectivos, a metodologia e a pergunta de partida que orienta toda a investigação. Posto isto, começa-se com o Capítulo I fez-se a fundamentação teórica sobre o controlo interno, suas limitações e a avaliação do sistema de controle; o Capítulo II - fez-se a caracterização dos Correios de Cabo Verde, CCV, focando aspectos da sua origem e o seu organigrama, para além da gestão dos recursos humanos naquela empresa; o Capítulo III - faz-se a análise dos dados do levantamento do sistema de controlo interno existente nos CCV. O trabalho termina com uma conclusão e referencial bibliográfico escolhido para elaboração e fundamentação do trabalho. Do presente estudo deduziu-se que o sistema de controlo interno dos Correios de Cabo Verde para a área de recursos humanos é razoável, merecendo, contudo, de algumas melhorias, tais como o aperfeiçoamento no que tange à modernização tecnológica, partilha de informações em rede, eficiência no tratamento de dados, celeridade na tomada de decisões, mais segregação de funções, introdução de manuais de procedimentos de modo a reduzir erros e omissões, entre outros. Palavras-Chave: Controlo Interno; Processamento e Pagamento de salário; Recursos Humanos.

6 Agradecimentos Pelo contributo prestado expresso aqui o meu reconhecimento e agradecimento a todos que contribuíram para a elaboração desta monografia: Em primeiro lugar, gostaria de agradecer ao meu orientador, Cipriano Carvalho e ao Director dos Recursos Humanos, Alírio Barros, pelo incentivo e apoio qualificado prestado ao longo deste trabalho. O meu agradecimento especial vai para meus pais, minha família, minhas duas primas Flávia e Sandrine, minha filha Kyara e mulher Iónica, pela força e apoio durante todo o trabalho. Por outro lado, quero agradecer aos funcionários dos Correios que foram inquiridos e ao apoio prestado durante o estágio. Aos meus amigo(a)s pela sua amizade e apoio incansável que acalentaram o meu ser nos momentos mais adversos. A todos, o meu obrigado.

7 ÍNDICE Problemática...10 Justificativa...11 Objectivos: Geral e Específicos...12 Pergunta De Partida...12 Metodologia...13 CAPÍTULO I Fundamentação Teórica Controlo Interno Conceito Objectivos do Controlo Interno Tipos de Controlo Interno Limitações do Controlo Interno Sistema de controlo interno Avaliação do Sistema de Controlo Interno A Gestão de Recursos Humanos (importância e evolução) Conceito Missão da GRH Atribuições e Competências da GRH: Sistema de Recrutamento e Selecção Acolhimento e Integração Sistema de compensações/recompensas/benefícios Sistema de formação/desenvolvimento Sistema de Carreira Sistema de Avaliação de Desempenho Individual...61 CAPÍTULO II Caracterização da Empresa Correios de Cabo Verde - CCV Enquadramento e historial dos Correios de Cabo Verde Caracterização dos Correios de Cabo Verde Organigrama dos CCV Recursos humanos nos Correios de Cabo Verde: Atribuições/Competências...69 CAPÍTULO III - Análise dos Dados do levantamento do sistema de controlo interno existente nos CCV Levantamento e Avaliação do Sistema de Controlo Interno...70 Conclusões /100

8 Discussão de resultados alcançados/recomendações e Sugestões...84 BIBLIOGRAFIA...88 Anexos.. 92 A.1 Inquérito por questionário ao Administrador dos CCV...92 A.2 Inquérito por questionário à Contabilidade dos CCV 94 A.3 Inquérito por questionário aos Funcionários dos CCV...96 A.4 Inquérito por questionário à Tesouraria dos CCV /100

9 Quadros Quadro n.º 1 - Processo de selecção de pessoal...46 Quadro n.º 2 - Ficha individual actualizada.. 71 Quadro n.º 3 - Forma de recrutamento dos funcionários..72 Quadro n.º 4 - Acções de formações frequentes Quadro n.º 5 - Reclamação do salário...73 Quadro n.º 6 - Atraso no pagamento do salário Quadro n.º 7 - Adiantamento de salário ou empréstimo aos ccv Quadro n.º 8 Não recebimento pelos trabalhos extraordinários...74 Quadro n.º 9 Actualização da remuneração mensal de acordo com a tabela salarial...74 Quadro n.º 10 - Gozo das férias Quadro n.º 11 Conhecimento das actividades que desenvolve pelo supervisor 75 Quadro nº 12 Forma como os responsáveis lidam com as políticas definidas para o pessoal...75 Quadro n. 13 Forma como os responsáveis lidam com os problemas e exigências do pessoal Quadro n.º 14 Forma como os responsáveis proporcionam um bom ambiente de trabalho para o pessoal Quadro n.º 15 Queixas na Direcção Geral do Trabalho contra os CCV Quadro n.º 16 Descontentes com o trabalho.. 77 Quadro n.º 17 Reclamações dos clientes relativamente ao pessoal de atendimento (front office) 78 FIGURAS Figura 1 - Organigrama dos CCV /100

10 INTRODUÇÂO Problemática As mudanças ocorridas no contexto internacional da boa governação nas empresas primam-se pela exigência, questionamento, eficiência e competitividade das organizações. Uma das mudanças ocorridas actualmente tem a ver com a Contabilidade Empresarial internacional, na qual há que despertar nos gestores e outros intervenientes que a boa utilização da informação contabilística é de extrema importância, assim como a informação 10/100

11 disponível no departamento de recursos humanos da empresa e conjugá-los de forma a evitar erros e fraudes futuros. A gestão efectiva de qualquer organização exige a criação de certas rotinas para o processamento e registo de transacções realizadas e/ou destinadas à produção de informações decorrentes, ou não, daquelas transacções. Com base nestes registos e informações produzidas, a administração poderá avaliar a gestão passada e tomar decisões relativas ao futuro. O Conjunto de rotinas associadas a um determinado tipo de transacções é, vulgarmente, conhecido por sistema. Porém, a criação de um sistema não basta por si só assegurar que os registos e as informações consequentes ofereçam garantias de qualidade, mesmo quando, por pressuposto, o sistema seja bom. É indispensável garantir que os sistemas funcionem bem atempadamente, impondo-se, com este objectivo, a necessidade da existência de procedimentos de controlo interno sobre os sistemas. Nenhuma empresa, qualquer que seja a sua dimensão ou estrutura, pode exercer a sua actividade operacional sem ter implicado um qualquer sistema de controlo interno, que será tanto mais sofisticado consoante a dimensão da empresa e a diversidade de operações que realiza. Desta forma, garantir boas práticas de gestão e procedimentos e o cumprimento das políticas estabelecidas pela gestão torna-se fundamental para o sucesso das empresas. É o controlo interno que irá melhorar a eficácia e eficiência na utilização de recursos e na salvaguarda dos activos; verificar a fiabilidade, exactidão e fidedignidade da informação financeira, o cumprimento das leis e normas contabilísticas e promover a eficácia operacional. Justificativa Para a escolha deste tema tivemos em consideração a condição dele corresponder ao nosso interesse. Primeiro porque fizemos o estágio curricular nos Correios de Cabo Verde na área de auditoria da empresa e no departamento de recursos humanos, mais propriamente sobre o processamento e pagamento dos salários. Tendo manifestado interesse pela temática do controlo interno, no presente trabalho decidimos optar pela avaliação do sistema de controlo interno nos Correios de Cabo Verde. 11/100

12 Do ponto de vista técnico e científico, o trabalho pode criar conhecimento e trazer contribuição para o desenvolvimento dos Correios de Cabo Verde, SARL, tendo em conta a melhoria do controle interno no sistema de processamento e de pagamento dos seus salários, conduzindo a uma maior dinâmica entre os departamentos existentes e também auxiliar a Auditoria. Neste sentido, o estudo poderá ter um valor prático, pretendendo informar, esclarecer e trazer propostas de intervenção aos decisores, produzindo indicadores de melhoria da sua actividade financeira. Objectivos: Geral e Específicos Os objectivos constituem um procedimento pormenorizado acerca do que se quer saber com um estudo. É o enunciar declarativo que precisa as ideias chave da investigação. Os objectivos deste trabalho dividem-se em geral e específicos. O objectivo geral deste trabalho foi analisar a situação actual do sistema de folha de processamento e de pagamento de salários dos Correios de Cabo Verde, SARL, tendo em conta o nível de risco do controlo interno existente. Os objectivos específicos, que advêm do objectivo geral, são os que se seguem: Verificar se existem normas internas instituídas e analisar se as mesmas estão a ser seguidas; Averiguar a necessidade de melhoramento das normas internas vigentes; Descrever a situação actual do Sistema de Controlo Interno da Folha de Pagamento de salários; Avaliar o Sistema de Controlo Interno existente na área do Processamento de Salários. Pergunta De Partida Este trabalho tem uma pergunta de partida que guiou e definiu toda a postura da investigação. Através da pergunta de partida, segundo Quivy et al (1998) o investigador 12/100

13 tenta exprimir o mais exactamente possível o que procura saber, elucidar, compreender melhor. Quivy et al dizem que ela é o primeiro fio condutor do trabalho de investigação científica. A pergunta de partida foi a seguinte: - Como funciona o circuito de processamento e Pagamento dos Salários nos Correios de Cabo Verde, SARL? Metodologia A metodologia utilizada neste trabalho foi dividida em técnicas de recolha de dados e os procedimentos para tratar esses dados. Técnicas de recolha de dados: Para a concretização deste trabalho utilizamos como técnica para a prossecução da recolha de dados a pesquisa bibliográfica e documental. Fala-se de pesquisa bibliográfica quando se trata de descobrir textos (livros, artigos, documentos) sem omitir uma referência essencial, mas sem se deixar submergir pelo que não tem interesse (Albarello et al., 1997: 32). As leituras ajudaram-nos a fazer um balanço dos conhecimentos relativos à pergunta de partida. É indispensável tomar conhecimento de um mínimo de trabalhos de referência sobre o mesmo tema ou de um modo mais geral, sobre a problemática que lhe está ligada. A escolha da técnica de pesquisa bibliográfica advém da existência de livros e documentos que abordam o tema, ainda que indirectamente. Após essa recolha, foi necessário 13/100

14 fazer o resumo dos textos escolhidos, comparando-os atentamente, para deles retirar elementos de reflexão e as pistas de trabalho mais interessantes, indicando os pontos de convergência, de divergência, e as complementaridades entre os autores. Parte dos dados utilizados foram obtidos na própria empresa. A segunda técnica adoptada foi o inquérito por questionário. O inquérito por questionário consiste em colocar a um conjunto de inquiridos, geralmente representativo de uma população uma série de perguntas relativas à sua situação social, profissional ou familiar, às suas opiniões, à sua atitude em relação a opções ou a questões humanas e sociais, às suas expectativas, ao seu nível de conhecimentos ou de consciência de um acontecimento ou de um problema, ou ainda sobre qualquer outro ponto que interesse os investigadores (Quivy, 1998: 188). Os questionários foram aplicados a um administrador, a um responsável da área da Contabilidade com determinada experiência. Foram escolhidos pelo facto de considerar que estavam em melhor posição para, conhecendo o sistema, responderem com isenção e de uma forma aberta e completa. Para tal, previamente foram definidas as questões referentes ao que se deseja conhecer e que cujas respostas podiam proporcionar o conhecimento pretendido. Também, aleatoriamente foram inquiridos 13 funcionários da sede dos Correios de Cabo Verde, no Plateau. É de se realçar que houve alguma resistência no preenchimento do questionário por parte de alguns funcionários, o que dificultou o tempo que pretendia levar a cabo a investigação. Foi utilizada também o método de observação directa interpretado por Chiavenato (1999) como sendo aplicável em cargos simples rotineiros e repetitivos ( ) É comum o método da observação utilizar um questionário para ser preenchido pelo observador a fim de assegurar a cobertura de todas as informações necessárias. Foi adoptada como estratégica de pesquisa, o estudo de caso. "O estudo de caso é uma análise profunda de um sujeito considerado individualmente. Às vezes pode-se estudar um grupo reduzido de sujeitos considerados globalmente. Em todo o caso observam-se as características de uma unidade individual, como por exemplo um sujeito, uma classe, uma escola, uma comunidade, etc. O objectivo consiste em estudar profundamente e analisar intensivamente os fenómenos que constituem o ciclo vital da unidade, em vista a estabelecer generalizações sobre a população à qual pertence" (Bisquera, 1989). 14/100

15 O estudo de caso tem sido definido como sendo um termo global para uma família de métodos de investigação que têm em comum o facto de se concentrarem deliberadamente sobre o estudo de um determinado caso (Erasmic & Lima, 1989). Para Bell (1993) o método de estudo de caso particular é especialmente indicado para investigadores isolados, dado que proporciona uma oportunidade para estudar, de uma forma mais ou menos aprofundada, um determinado aspecto de um problema em pouco tempo. A mesma revela que a grande vantagem deste método consiste no facto de permitir ao investigador se concentrar num caso específico ou situação e de identificar, ou tentar identificar, os diversos processos interactivos em curso. Para o presente estudo, o método de estudo de caso foi útil no sentido que se destina a estudar um fenómeno concreto, um caso particular, observando todos os aspectos, examinando a sua evolução e relacionando-o com todos os outros fenómenos que o rodeiam. Foram utilizados os dois tipos de controlo interno: o controlo interno administrativo e o controlo interno contabilístico. Para essas duas abordagens foram utilizados os mesmos procedimentos de pesquisa. Etapas seguidas na realização deste estudo de caso: i. Visita Preliminar com vista a conhecer a organização em estudo; ii. Levantamento da Bibliografia aplicável para avaliar o controlo interno instalado e o nível de risco dali adveniente; iii. Levantamento da Composição da Entidade, dos Procedimentos de controlo no sistema de processamento e pagamento de salários; iv. Avaliação do Sistema de Controlo Interno. Segundo Crepaldi, os levantamentos do sistema de controle interno são obtidos da seguinte forma: Leitura dos manuais internos de organização e procedimento; Conversa com funcionários da empresa; Inspecção física desde o início da operação (compra, venda, pagamentos, etc.) até o registo na razão geral. (Crepaldi, 2011: 396). 15/100

16 Pretendeu-se fazer o acompanhamento directo, e completo, de rotinas de processamento e pagamento de salário, que era uma forma de ter uma visão total e clara de como se executa essa operação na prática. Durante o acompanhamento colocamos algumas perguntas adequadas às pessoas certas, acerca do funcionamento e execução do processamento e pagamento de salário. No levantamento documental incluiu-se os manuais de procedimentos ou qualquer outra documentação onde os mesmos possam estar coligados e/ou exemplificados. Verificouse havia normas escritas que permitissem um conhecimento inicial e uma primeira impressão sobre a qualidade do sistema, pontos a aprofundar, serviços a contactar, etc. Em todos os momentos pretendeu-se verificar a relevância dos documentos e a sua fidedignidade. Procedimentos para o tratamento e análise de dados: Os dados recolhidos através do questionário foram transformados em informação. Parte da informação foi apresentada em quadros. Para tratar as perguntas do questionário recorremos a uma análise de conteúdo na modalidade de análise categorial simples. Assim, a interpretação das respostas foram enquadradas em categorias. A análise de conteúdo segundo Pité (1997:13), é uma técnica documental moderna de tratamento da informação. O método é sistemático na medida em que segue regras para a delimitação do corpus, a definição e a utilização de categorias. É necessário que o problema estudado seja definido em termos de categorias de conteúdo. A definição de categorias permite estabelecer que expressões serão aí classificadas (Cazeneuve; Victoroff, 1982: 81-82). A análise de conteúdo teve como preocupação apresentar os resultados, trabalhando com o corpus (conjunto de respostas recolhidas). Deste modo, agrupamos as respostas em categorias. 16/100

17 CAPÍTULO I Fundamentação Teórica 1.1 Controlo Interno Conceito É comum dizer-se que o controlo começa onde cessa o planeamento, ou ainda, que o passo primordial do processo de controlo é, com certeza, um passo do processo de planeamento. Desta forma, o controlo interno é um conjunto de procedimentos implementados pela gestão, com o objectivo de valorar e planear a organização e todos os métodos e medidas adoptados numa entidade a fim de reforçar e melhorar a eficácia e eficiência na utilização de recursos, salvaguardar os activos, verificar a fiabilidade, exactidão e fidedignidade da informação financeira, o cumprimento das leis e normas contabilísticas e promover a eficácia operacional. Ou seja, é uma actividade que procura garantir as boas práticas de gestão e procedimentos e o cumprimento das políticas estabelecidas pela gestão 1. 1 In 17/100

18 Por conseguinte, uma actividade ou grupo de actividades são ditos controláveis por um indivíduo ou por uma equipa, se este ou esta detiver os recursos, as competências e o poder necessário para influenciar claramente os resultados. Vários dicionários da língua portuguesa definem controlar como verificar; vigiar; fiscalizar, inspeccionar; ter sob o seu poder, sob a sua vigilância. De modo que, por outras palavras, controlar permite tomar previdências para que os planos sejam executados. Pode-se definir o controlo como sendo o processo de garantia de boas práticas de gestão, de forma que os objectivos sejam cumpridos. Diz respeito a como fazer com que o facto saia conforme o planeado. Segundo Correia (s.d) 2, todas as pessoas têm seus controlos internos próprios, que executamos no nosso dia-a-dia, sem que notemos a sua importância. Ele dá o exemplo de quando deixamos o carro num estacionamento na rua. Par tal, se verificarmos se as portas estão trancadas, temos um controlo interno. Naquele momento a chave do carro é o nosso controlo interno, onde a nossa intenção é proteger nosso bem, que é um dos propósitos do controlo interno. Quando verificamos se o carro está fechado, estamos exercendo a função de auditor interno: avaliando a existência de controlos (o carro tem fechadura) e o cumprimento dos controlos estabelecidos (foi fechado). Qualidade seria se verificássemos se o local onde o carro se encontra é seguro, se há guardador, ou se poderia ser estacionado de uma maneira mais segura. Um outro exemplo avançado por Correia (s.d.) é no caso de verificarmos se todas as possíveis entradas estão devidamente trancadas. Se fizermos isso estamos executando uma função de controlo interno e protegendo nossos bens 3. Moreno ( 2000) considera que o controlo se traduz numa actividade permanente, multiforme e complexa; que exige elevada tecnicidade e profissionalismo; que não pode prescindir de abranger a actividade financeira; cobrir suas discrepantes fases ou etapas; expandir-se aos distintos actos e operações em que ela se desdobra; inclinar-se sobre a estrutura das organizações e sobre o seu funcionamento; sobre os seus recursos; sobre os seus custos; sobre os seus resultados; sobre a sua utilidade social; e ainda sobre o modo de actuar das pessoas físicas que nelas detêm responsabilidades financeiras. O autor revela que controlo é o reverso da medalha; é a outra face, é o espelho, é o exame de consciência; é o negativo da fotografia da actividade. Numa única palavra, o controlo consubstancia a contra-actividade da Ibidem. 18/100

19 actividade financeira; inserido na actividade de gestão e dela fazendo parte (no caso do controlo interno); constituindo uma actividade autónoma (no caso do controlo externo). Na óptica de Martins (2001), controlo interno tem a ver necessariamente com o rigor das operações numa abordagem característica da auditoria. No entanto, os procedimentos de controlo interno estão relacionados com as políticas e procedimentos que contribuem para assegurar que as directrizes administrativas estão a ser levadas a efeito, e que estão a ser tomadas as atitudes necessárias para direccionar riscos, no intuito de concretizar os objectivos da organização, pois os procedimentos de controlo ocorrem em toda a organização, em todos os níveis e em todas as funções. Estes procedimentos equivalem a um leque de actividade das mais diversas, a saber: aprovações, autorizações, verificações, reconciliações, revisões de desempenho operacional, segurança de activos e segregação de funções. Para Almeida (2003: 63), o controlo interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objectivos de proteger os activos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Por sua vez, D Ávila e Oliveira (2002: 15) classificam controlo interno como: [...] um processo executado pelo conselho de administração, gerência e outras pessoas de uma organização, desenhado para fornecer segurança razoável sobre o alcance de objetivo nas seguintes categorias: Eficácia e eficiência operacional; Mensuração de desempenho e divulgação financeira; Proteção de ativos; e Cumprimento de leis e regulamentações. O American Institute of Certified Public Accountants AICPA - define controlo interno: O controlo interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adoptadas pela empresa, para proteger seu património, verificar a exactidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração (apud ATTIE, 2009: 148). 19/100

20 1.1.2 Objectivos do Controlo Interno De ponto de vista da Institute of Internal Auditors - Instituto dos Auditores Internos (II A) 4, o controlo é qualquer acção percebida pela gestão, pelo conselho e outras entidades para aperfeiçoar a gestão do risco e melhorar a possibilidade do alcance dos objectivos. Ou seja, é a necessidade de uma empresa conhecer, para cada fase da vida de uma transacção, os aspectos, quer financeiros quer operacionais, relativos às mesmas, estabelecendo quais os seus objectivos. Assim como fazemos controlo interno no nosso dia-a-dia, assim acontece nas empresas, pois todas têm controlos internos e segundo Correia (s.d.) os seus objectivos são: Proteger seus recursos; Assegurar que seus registos contábeis e financeiros são precisos e confiáveis; Promover a eficiência de seus funcionários; Encorajar o cumprimento de suas determinações 5. Em 1992, o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) 6 elaborou um estudo extensivo sobre o controlo interno. Acabou definindo-o como um processo, efectuado por pessoas da direcção, da gestão e outro pessoal, designado para fornecer uma razoável certeza acerca do cumprimento dos objectivos em três categorias: Eficiência e eficácia das operações; Confiança nas demonstrações financeiras; Conformidade com as leis e regulamentos. Posteriormente, a COSO estabeleceu que o controlo interno consiste nos seguintes objectivos: Ambiente de controlo; Avaliação de risco; Actividades de controlo, informação e comunicação e motorização dos controlos. Dito de um outro modo, o controlo interno tem, em geral, a preocupação com a conformidade da actividade a determinadas regras ou normas: Ibidem. 20/100

21 Salvaguardar o património de prejuízos decorrentes de fraudes e erros intencionais ou não; Assegurar a validade e integridade dos dados operacionais e contábeis que subsidiarão os responsáveis pela tomada de decisão; Promover a eficiência e eficácia operacionais da organização, dentro de normas preestabelecidas. Attie (1998: 117, grifo nosso) evidencia quatro objectivos básicos do controle interno: A salvaguarda, dos interesses da empresa - refere-se à protecção do património da empresa contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades; A precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contabilísticos, financeiros e operacionais - compreende a geração de informações adequadas e oportunas, necessárias para administrar e compreender eventos realizados na Organização; O estímulo à eficiência operacional - determina prover os meios necessários à condução das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e acção tempestiva e uniforme; e A aderência às políticas existentes - é assegurar que os desejos da administração, definidos através de suas políticas e indicados por meio de seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal Tipos de Controlo Interno Temos diferentes classificações do controlo interno, entre as quais passo a mencionar: Controlo interno Segundo Moreno (2000), o controlo interno organiza-se e funciona no interior da gestão e está inserido nas respectivas estruturas organizativas; dependendo, em última instância, do seu órgão de cúpula e respectivos titulares, máximo, isto é o Conselho de Administração. Controlo externo Na lógica de Moreno (2000), o controlo externo traduz a resposta às exigências dos que, não pertencendo à gestão da empresa, particularmente os que se 21/100

22 encontram no exterior dela, precisam das informações nela produzidas e decorrentes da sua actividade, para a tomada de decisões. Controlo estratégico Para Freire (200 2), este tipo de controlo visa acompanhamento da execução dos programas e das acções com vista a atingir os objectivos estratégicos ou de longo prazo, alertando os executivos competentes para os desvios identificados de modo a encetarem medidas correctivas e de adequação. É o controlo da execução do plano estratégico, tem a ver com o acompanhamento da evolução comportamental da empresa. Controlo táctico Na perspectiva de Freire (2002), este tipo de controlo permite o acompanhamento do desempenho dos programas e das acções com vista a abranger os objectivos de curto prazo, prevenindo os gestores competentes para os desvios identificados de modo a encetarem medidas correctivas e de adequação. É o controlo de execução do plano operacional e das decisões tácticas. Controlo pré-acção ou controlo de informação antecipada Controlo que possibilita antever os problemas antes que eles aconteçam e tomar medidas para evitar que eles ocorram (Megginson et al, 1986). Controlo concorrente, de direcção, cibernéticos, ou ainda de feed-forword - Métodos de controlo dispostos a descobrir desvios de algum objectivo padrão e a permitir mostrar medidas correctivas, antes de estar completa uma sequência específica de acções. Estes controlos sucedem no momento da execução da actividade (Megginson et al, 1986). Controlo pós-acção ou de rectro-informação Este controlo detêm alguns métodos que permitem medir os resultados de uma actividade já completamente executada. O controlo de rectro-informação vai verificar a informação histórica, isto é, se a actividade está completamente executada. No entanto, este controlo é direccionado para o futuro, na medida em que visa minimizar os efeitos de potenciais erros que possam ter verificado e identificar as razões subjacentes às falhas constatadas, trazer recomendações para realimentar o processo de planeamento e para ser tido em conta nos controlos futuros (Megginson et al, 1986). Controlo de stock O controlo de stock tende a facultar um sistema que (1) estabeleça um máximo e um mínimo de stock disponível (2) proporcione informação 22/100

23 acerca do movimento dos stocks e suas mudanças de níveis (3) avise aos responsáveis quando os stocks atingem ou caem abaixo do nível mínimo ( Megginson et al, 1986: 418). Controlo de qualidade É o processo pelo qual uma organização garante que os seus produtos e serviços acudam às expectativas dos clientes e consumidores ( Megginson et al, 1986: 420). Controlo parcial O sistema de controlo é parcial quando apenas detecta e avisa a ocorrência do problema. É, então, necessário providenciar a tomada de medidas (Megginson et al, 1986: 420). Controlo total - O sistema de controlo é total na medida em que, para além de detectar o problema, confidencia medidas correctivas (Megginson et al, 1986: 420). Controlo Preventivo - são os projectados com a finalidade de evitar a ocorrência de erros, desperdícios ou irregularidades. Exemplo: o fechar da porta do carro e de nossas casas 7. Controlo Detectivo - são os projectados para detectar erros, desperdícios ou irregularidades, no momento em que eles ocorrem, permitindo a adopção de medidas tempestivas de correcção. Exemplo: o alarme de nosso carro e de casa disparando, permitem evitar que o facto ocorra 8. Controlo Correctivo - são os projectados para detectar erros, desperdícios ou irregularidades depois que já tenham acontecidos, permitindo a adopção posterior de acções correctivas. O facto de conferir nosso extracto de conta bancária permite que detectemos erros porventura existentes e a posterior adopção de medidas para correcção dos mesmos (reclamação junto a instituição financeira) 9. Atesta ainda, Costa (2000: 140), que, de modo geral, o controlo interno inclui controlos que pela sua peculiaridade podem ser agrupados em: controlo interno contabilístico e controlo interno administrativo, que se constituem duas componentes do controlo interno, como se segue: Ibidem. 9 Ibidem. 23/100

24 Controlo interno contabilístico compreende o plano de organização e todos os métodos e procedimentos directamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do património e a fidedignidade dos registos contabilísticos. Geralmente, incluem-se os seguintes controlos: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contabilísticos daquelas ligadas às operações ou custódia dos valores; e controlos físicos sobre estes valores. Controlo interno administrativo compreende o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à adesão à política traçada pela administração. Normalmente se relacionam de forma indirecta com os registos financeiros. Com frequência abrangem análises estatísticas, estudos de tempo e movimentos, relatórios de desempenho, programas de refinamento e controlo de qualidade. Neste trabalho foram utilizados os dois tipos de controlo interno: o controlo interno administrativo e o controlo interno contabilístico Limitações do Controlo Interno De acordo com Costa (2000: 147), o estabelecimento e a manutenção de um sistema de controlo interno é uma das mais importantes responsabilidades do órgão de gestão de qualquer empresa. No entanto, é óbvio poder se afirmar que o facto de existir um sistema implementado não significa que o mesmo esteja operativo. E mesmo que esteja operativo podem não ser atingidos os objectivos atrás enunciados. Por outras palavras, podemos dizer que o facto de existir e ser actuante um bom sistema de controlo interno não significa que a empresa esteja completamente imune a situações tão diversas como as de ocorrências de erros, irregularidades, fraudes, etc Na realidade, segundo Costa (2000) existem diversos factores que limitam o controlo interno, como por exemplo: Não interesse por parte do órgão de gestão na manutenção de um bom sistema de controlo. 24/100

25 A Administração é a principal responsável pela não manutenção de um bom sistema de controlo interno, por não se sentir motivado a implementar integralmente um bom sistema de controlo, uma vez que pretende que não seja atingido um dos objectivos do mesmo (a confiança e a integridade da informação); A dimensão da empresa. A implementação de um bom sistema de controlo interno é mais difícil numa empresa com pouco pessoal do que noutra onde o número de trabalhadores seja significativamente maior. Na realidade, a segregação de funções será muito mais difícil de atingir no primeiro caso de que no segundo. Não obstante, existem alguns procedimentos básicos que podem ser seguidos mesmo no caso de empresas com um número muito reduzido de trabalhadores, como por exemplo a numeração sequencial tipográfica dos documentos; pagamentos aprovados pelo gerente e apenas efectuados através dos bancos, etc. A relação custo/beneficio. A implementação de qualquer sistema de controlo interno implica necessariamente que a Empresa incorra em custo, os quais se avolumarão à medida que se pretender refinar o sistema. Há então que ter atenção se o custo para a implementação do sistema não será superior ao benefício que se espera obter dele. Consequentemente, a gestão tanto deve fazer estimativas e julgamentos quantitativos como qualitativos na avaliação da relação custo/benefício. A existência de erros humanos, conluio e fraudes. Se as pessoas que trabalham numa empresa (e sobretudo aquelas que exercem funções de maior responsabilidade) não forem razoavelmente competentes e moralmente íntegras, o sistema de controlo interno, por mais sofisticado que seja, será forçosamente falível. A competência das pessoas pode ser afectada não só pela negligência, falta de cuidado e distracção postas na execução das suas tarefas como também pela não compreensão das instruções e pela prática de erros de apreciação e de julgamento. A falta de integridade moral pode conduzir ao conluio (seja int erno com outro colega de empresa seja externo com um fornecedor, por exemplo) e consequentemente à prática de actos fraudulentos os quais são, geralmente, tanto mais difíceis de detectar quanto mais os intervenientes se encontrarem em posições hierárquicas superiores. Contudo, estes aspectos negativos são muito mais propícios de acontecerem numa empresa com um fraco 25/100

26 controlo interno do que numa situação inversa. Pode pois dizer-se que um bom sistema de controlo interno actua como dissuasor à ocorrência de irregularidades e fraudes. As transacções pouco usuais. Um sistema de controlo interno é geralmente implementado para prever transacções correntes e não as transacções não correntes. Assim sendo, acontece muitas vezes que as transacções pouco usuais escapam a qualquer tipo de controlo, como por exemplo a venda de sucata. A utilização da informática. A crescente utilização de meios informáticos, com a eventual possibilidade de acesso directo a ficheiros, constitui importante factor a ter em consideração aquando da implementação de um sistema de controlo interno Sistema de controlo interno Segundo Costa (2000: 139), nenhuma empresa pode exercer a sua actividade sem um sistema de controlo interno. Este, no entanto, pode variar de acordo com a dimensão e a complexidade da empresa, passando de um simples controlo de meios monetários, em empresas pequenas até abranger todas as áreas da organização, nas grandes empresas. Na perspectiva de Moreno (2000), não há gestão privada, designadamente dos recursos financeiros, digna desse nome, que possa hoje prescindir, para além de mais uma função de controlo; apoiada em sistemas internos, fiáveis e performances, de acompanhamento, supervisão e avaliação da gestão e, dos riscos do negócio ou da actividade; que permita, contínua e seguramente, aos gestores não só evitar falhas na tomada de decisões, como pilotar e melhorar cada vez mais os respectivos processos bestiários. Neste contexto, surge o controlo interno, naturalmente, como um instrumento técnico da gestão e nela incorporado; por isso mesmo se entende que é a cada organização, a cada gestor, que cumpre institui-lo e à medida das necessidades reais e específicas da organização que concretamente serve; fazendo-o sempre desfrutar de independência técnica para poder ser credível e útil. A IFAC (International Federation of Accountants), através da ISA 400 Risk Assessement and Internal Control (Determinação do Risco e controlo interno), define um 26/100

27 sistema de controlo interno como sendo todas as políticas e procedimentos adoptados pelo órgão de gestão de uma empresa que auxiliam a atingir o objectivo de gestão de assegurar, tanto quanto for praticável, a metódica e eficiente conduta do seu negócio, incluindo a aderência às políticas estabelecidas pelo órgão de gestão, a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a preparação tempestiva da informação financeira fidedigna (Costa, 2000: ). Segundo a definição dada pelo Comité de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contabilistas Públicos Certificados, AICPA, o controlo interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adoptados pela empresa, para proteger seu património, verificar a exactidão e a fidedignidade dos seus dados contabilísticos, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. Como se deduz da definição do AICPA, a abrangência do sistema de controlo interno ultrapassa as questões contabilísticas e financeiras. O sistema de controlo interno inclui uma série de procedimentos bem definidos que, conjugados de forma adequada, concorrem para o alcance de objectivos do sistema que abrange: 1- Modo como o sistema é organizado (pla no de organização). Inclui a divisão do trabalho e estabelecimento de relações de autoridade e responsabilidade, as quais devem ser claramente definidas, promovendo a separação estrutural de funções; 2- Os caminhos e os meios de comparação e julgamento ( métodos e medidas) para atingir os objectivos. O planeamento de um sistema, que é a empresa, para além dos outros itens deve considerar um conjunto de procedimentos especificamente destinados a promover o controlo das operações e das actividades. Estes procedimentos devem, de preferência, ser estabelecidos formalmente, através de manuais de procedimentos; 3- A forma pela qual são salvaguardados e defendidos os bens e direitos da empresa. Inclui a separação de funções (execução, guarda, contabilização e controlo) conjugadas com um sistema de autorizações de acordo com as responsabilidades e o nível de risco envolvido (protecção do património); 4- Um plano formal de contas que facilite o registo e a preparação da contabilidade, incluindo a codificação das contas bem como a descrição de procedimentos para a sua 27/100

28 correcta movimentação e que facilitem a análise e reconciliação e solução tempestiva de eventuais divergências (fiel escrituração contabilística); 5- A verificação, com qualidade, dos requisitos referidos nos 4 pontos anteriores conjugada com a observação de boas normas e bons regulamentos de funcionamento, existência de pessoal qualificado, treinado e motivado para o cumprimento dos objectivos da organização, bem como de responsáveis para a supervisão concorrem para que haja eficiência operacional; 6- Políticas estratégicas, que são guias de raciocínio, aplicáveis a situações repetitivas, traçadas para orientar a tomada de decisões em níveis inferiores, orientadas de modo a influenciar o comportamento da organização; 7- Políticas operacionais, que são guias de raciocínio, aplicáveis a situações repetitivas, traçadas para orientar a tomada de decisões em níveis inferiores, orientadas de modo a influenciar as regras de trabalho. Um eficiente sistema de controlo interno compreende: (1) Um plano de organização que proporcione uma adequada segregação de funções e correcta atribuição de autoridade/responsabilidade; (2) Um sistema de autorização e procedimentos de escrituração adequados de modo a permitir um controlo eficiente sobre activo e passivo, custos e proveitos, receitas e despesas; (3) Observação de práticas salutares no cumprimento dos deveres e funções de cada um dos departamentos da organização; (4) Pessoal com adequada qualificação, técnica e profissional, para execução de suas atribuições (Attie, 1992). interno: Para Costa (2000: 141), são elementos fundamentais num sistema de controlo Definição de autoridade e delegação de responsabilidade, Segregação, divisão ou separação de funções; A numeração dos documentos e a adopção de provas e conferências independentes. 28/100

29 Costa (2000: 124) afirma que o controlo interno, abrangendo mais do que as matérias que se relacionam directamente com as funções do sistema contabilístico, compreende o ambiente de controlo e os procedimentos de controlo. O ambiente de controlo compreende a atitude global, a consciencialização e as acções dos directores e administradores relativamente ao sistema de controlo interno e à sua importância para a empresa. Os procedimentos de controlo significam as políticas e os procedimentos estabelecidos pelo órgão de gestão a fim de atingir os objectivos específicos da empresa. Aos auditores interessa conhecer tanto o ambiente do controlo, que eles avaliam, como os procedimentos de controlo que são tidos em conta no desenvolvimento do plano de auditoria. Segundo (Attie, 1992: 199/200), podemos atestar que o controlo interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias actividades com o propósito de cumprir os seus objectivos. Os meios de controle incluem, mas não se limitam a: forma de organizações, políticas, sistemas, procedimentos, instruções, padrões, comitês, plano de contas, estimativas, orçamentos, inventários, relatórios, registros, métodos, projectos, segregação de funções, sistema de autorização e aprovação, conciliação, análise, custódia, arquivo, formulários, manuais de procedimentos, treinamento, carta de fiança, etc. O Controlo interno organiza-se e funciona no interior da gestão financeira e está integrado nas respectivas estruturas organizacionais; dependendo, em última instância, do seu órgão de cúpula e respectivos titulares máximos, portanto, o Conselho de Administração. No plano da actividade financeira, o controlo interno é uma das funções da moderna gestão financeira, servindo de apoio à sua pilotagem e correcção permanentes. Em várias definições de controlo interno disponibilizada por vários autores, sobressai que o controlo interno é entendido como o conjunto coordenado e integrado de políticas, regras, procedimentos e rotinas instituídos e seguidos em toda a organização, visando, através do controlo mútuo e sucessivo das operações e das próprias rotinas instituídas, proteger ou salvaguardar os activos e assegurar a correcção da informação económico-financeira, contribuindo assim para a criação de suportes para tomada de decisões acertadas de gestão e para a realização dos objectivos da empresa. 29/100

30 O controlo interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com o objectivo de: Proteger os activos; Produzir dados contabilísticos fiáveis e; Ajudar a administração ou gerência na condução ordenada dos negócios da empresa. Para além da importância dos objectivos de controlo interno para a pilotagem e para o controlo da gestão corrente da empresa, o conhecimento e a avaliação do sistema de controlo interno é de crucial importância para o auditor externo. Da classificação resultante da avaliação do sistema de controlo interno dependerá a abrangência ou profundidade dos trabalhos do auditor independente. Um mau sistema de controlo interno pode até motivar a impossibilidade do auditor exprimir uma opinião acerca da razoabilidade da informação contida nas demonstrações financeiras. Adaptando a conclusão a que chegou Moreno (2000), na sua reflexão sobre o conceito de controlo interno, muito sumariamente, pode-se concluir que, enquanto o controlo externo traduz a resposta às exigências dos que, não pertencendo à gestão da empresa, particularmente os que se encontram no exterior dela, necessitam das informações nela produzidas e decorrentes da sua actividade, para a tomada de decisões, o controlo interno constitui uma solução técnica para as necessidades da moderna gestão financeira Avaliação do Sistema de Controlo Interno O Sistema de Controlo Interno não deve ser confundido com auditoria interna. Esta tem por objectivo verificar se as determinações do SCI estão a ser cumpridas (Costa, 2008). A avaliação dos controles internos tem por objectivo primordial a determinação da origem e intensidade, e a extensão dos exames das demonstrações contábeis. Estas avaliações devem ser feitas com base na verificação dos sistemas de controles internos utilizados pelas empresas. Segundo Sá (1998: 106), a avaliação dos controles internos é o meio utilizado pelas empresas para examinar o plano da organização, as normas de trabalhos, as rotinas de serviços e o fluxo de documentos. 30/100

31 A avaliação dos controles internos é realizada com o intuito de assegurar a confiabilidade das informações fornecidas por esses controles, para que se possa constatar os resultados obtidos. De acordo com Almeida (2008, p.73), a avaliação do controle interno compreende: Determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer; Verificar se o sistema actual de controles detectaria de imediato esses erros ou irregularidades; Analisar as fraquezas ou faltas de controle, que possibilitam a existência de erros ou irregularidades, a fim de determinar a natureza, data e extensão dos procedimentos de auditoria; Emitir relatório-comentário dando sugestões para o aprimoramento do sistema de controle interno da empresa. De acordo com Almeida (2008: 50) a avaliação de controles internos se faz, primordialmente, com o objectivo de determinar a possibilidade do sistema, de produzir dados contábeis confiáveis e proteger os activos da empresa. Uma avaliação feita na empresa visa, primordialmente, a confiabilidade dos dados produzidos pelo sistema de controles internos, e a maneira como estes dados foram produzidos, através do conhecimento dos sistemas de informação. Para se poder concluir se um SCI é ou não adequado, devem adoptar-se procedimentos (formas de recolha e de registo) de forma a obter o conhecimento do mesmo. Numa primeira fase, deve-se proceder à recolha de informação através de legislação, da análise a organogramas, manuais de descrição de funções e de procedimentos, assim como quaisquer outras informações que se relacionem com o controlo administrativo e contabilístico. Outra fase passa pela realização de entrevistas com dirigentes e funcionários da entidade e pela observação da forma como as tarefas são executadas e a documentação tratada, devendo esse trabalho ficar registado através de questionários padronizados, narrativas (descrição detalhada dos procedimentos e medidas) fluxogramas ou formas mistas (fluxograma e narrativas), visando aferir se o sistema se encontra a ser aplicado na realidade (Teixeira e Correia, 2000). O fluxograma configura os elementos e inter-relações dos sistemas de informações da empresa, fornecendo assim, uma avaliação mais completa do fluxo da documentação e das informações. 31/100

32 A revisão analítica é importante pois se trata de uma análise gerencial e estatística dos dados contábeis, a fim de dar segurança a respeito da exactidão do sistema contábil. Os questionários aplicados para avaliação dos controles internos, têm a finalidade de fornecer respostas quanto a eficiência e funcionabilidade do sistema, além de verificar se as instruções vigentes estão sendo correctamente aplicadas. Face ao levantamento do SCI, pode-se desde logo concluir se o mesmo é ou não adequado, se responde de forma adequada aos riscos, garantindo a prossecução dos objectivos definidos (SATAPOCAL, 2006). O relatório da avaliação global traduz a validade, adequação e eficácia do Sistema, evidenciando os pontos fracos. Em qualquer caso, é necessário assegurar de que de facto está em funcionamento e nos moldes previstos ou, pelo contrário, demonstrar que se encontra a funcionar de modo deficiente. Estes procedimentos realizam-se através de testes de conformidade (Teixeira e Correia, 2000). 1.2 A Gestão de Recursos Humanos (importância e evolução) A área de Recursos Humanos é relativamente nova, visto ter surgido no início do Século XX. Inicialmente usava-se o nome de Relações Industriais. A Revolução Industrial impulsionou a sua criação, devido aos impactos daí advenientes na relação empregador versus empregado, ganhando novos contornos ao longo do tempo. A gestão de recursos humanos conheceu uma evolução muito significativa ao longo do século XX, mais precisamente a partir da década de 80. É a partir desta altura que surge a designação Gestão de Recursos Humanos em detrimento da noção de gestão de pessoal, assumindo um papel mais estratégico na organização e distanciando-se de um carácter mais administrativo e operativo. São várias as empresas que designaram suas áreas de Recursos Humanos com outros nomes a partir da década de 90. Contudo, sua essência, sentido e significado dentro das organizações continua o mesmo. 32/100