Manual de Contratação

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1 Manual de Contratação

2 MANUAL DE CONTRATAÇÃO OBJETIVO Este manual tem o propósito de auxiliar os clientes durante a etapa de contratação do Financiamento. O manual abarca o processo de submissão, exclusão e edição de documentos e eventuais ajustes solicitados pela Finep nas fases de contratação e liberação no Portal Empresa. PÚBLICO ALVO Clientes do Finep Inovação. CLASSIFICAÇÃO DO CONTEÚDO Uso Externo. INFORMAÇÕES GERAIS As atividades descritas ocorrem no âmbito do Portal Empresa, que pode ser acessado em Caso seja necessário executar alguma ação em outro ambiente, o mesmo será informado no início da descrição. Neste documento, os itens assinalados com apresentam detalhes que requerem maior atenção. 2

3 Sumário OBJETIVO... 2 PÚBLICO ALVO... 2 CLASSIFICAÇÃO DO CONTEÚDO... 2 INFORMAÇÕES GERAIS INTRODUÇÃO Visão Geral Macro Fluxo de Contratação SUBMISSÃO E ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO JURÍDICA E DE GARANTIAS GUIA RESUMO SEÇÃO DOCUMENTAÇÃO Documentação do Solicitante Documentação da Executora Documentação da Coexecutora Informações Adicionais da Executora/Coexecutora SEÇÃO CONTRATO Minuta Padrão do Contrato SEÇÃO COMPOSIÇÃO DA GARANTIA Tipo de Garantia Fiança bancária Fiança de pessoa jurídica Fiança de pessoa física Bem Imóvel Bem móvel Direitos Outros documentos PENDÊNCIAS Pendências Documentação Jurídica Documentação de Garantias Validação Pendências Documentação de garantias - Laudo De Avaliação Pendências Fiança Pessoa Jurídica ASSINATURA DO CONTRATO

4 4 LIBERAÇÃO CHECKLIST DE LIBERAÇÃO VERIFICAÇÃO DE ADIMPLÊNCIA LIBERAÇÃO DA PARCELA

5 1. INTRODUÇÃO 1.1. Visão Geral A fase de contratação é dividida em três partes: A) Submissão e Análise da documentação jurídica e de garantias: tem início após a aprovação do projeto pela Diretoria da Finep e fim com a autorização da contratação. A empresa receberá um informando que está habilitada a acessar o Portal Empresa para dar andamento a esta nova fase. B) Assinatura do contrato: tem início após a aprovação da contratação pela Diretoria da Finep. Um será enviado à empresa informando os procedimentos para a assinatura do contrato. C) Processo de 1ª liberação. 5

6 Finep Cliente 1.2. Macro Fluxo de Contratação Envio da documentação requerida áliseslises Jurídica Resposta ao e de Garantias Cliente Se projeto aprovado: envio da documentação requerida Formalização do contrato Liberação do financiamento Envio semestral de relatório técnico de acompanhamento 45 dias 30 dias Envio da documentação requerida Análises jurídica e de garantias Resposta ao Cliente Se projeto aprovado: envio da documentação requerida Formalização do contrato 1ª Liberação Envio semestral de relatório de execução do projeto Sugere-se que o cliente, durante a fase de análise de mérito do projeto, inicie o levantamento dos documentos que serão requisitados na etapa de contratação. Isso facilitará o cumprimento dos prazos estipulados para envio da documentação necessária. A lista de documentos para contratação encontra-se em 6

7 2- SUBMISSÃO E ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO JURÍDICA E DE GARANTIAS 2.1 GUIA RESUMO Após a aprovação do projeto pela Diretoria da Finep, a Guia Resumo ficará disponível para a empresa no Portal. Essa Guia disponibiliza as condições aprovadas pela Finep para a operação: Marcos de acompanhamento, Composição dos dispêndios, Cronograma de desembolso, além de informações sobre as liberações que forem realizadas ao longo do tempo em Controle de liberações. Na assinatura do contrato, o cliente deverá declarar ciência dessas condições. 7

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11 2.2 SEÇÃO DOCUMENTAÇÃO No Portal Empresa, há o menu lateral, que permite a navegação pelas diferentes guias e seções. O Cliente deve clicar na guia PROJETO, e será direcionado à primeira seção, Documentação. Na Seção Documentação, a empresa iniciará a submissão dos documentos necessários à contratação. Nesta seção deverão ser apresentados os documentos relacionados aos partícipes do projeto. Na fase de cadastro do projeto, há a definição dos partícipes do projeto. Naquela etapa deverá ter sido indicado se há executor diverso do proponente/solicitante e/ou coexecutores. Para cada uma das pessoas envolvidas no contrato, serão abertos campos específicos para a inclusão de documentação. O Portal permite a inclusão de 10 documentos por vez, na extensão PDF, sendo cada documento limitado a 10MB. 11

12 2.2.1 Documentação do Solicitante Pontos importantes: Prazos de apresentação da documentação jurídica e de garantias. A não observância de tais prazos pode acarretar o cancelamento do projeto. Lista de documentos necessários Orientações técnicas sobre os documentos a serem incluídos. Ao clicar em Adicionar novos documentos e selecioná-los no computador, deve-se clicar em Upload para carregá-los no Portal, conforme sequência a seguir, ou em Cancel para interromper o Upload. 12

13 Após clicar em Upload, os documentos são efetivamente inseridos no Portal. Posteriormente, é preciso selecionar, na lista disponível, o tipo de documento inserido. Se houver necessidade, é possível fazer o download ou excluir o arquivo adicionado. É preciso preencher os campos de datas (validade/data de emissão), valores e esclarecimentos exigidos para determinados tipos de documentos. 13

14 Para cada seção de pessoa jurídica (Solicitante, Executora, Coexecutora, Garantidor etc), há uma seção de contencioso relacionada. Se houver processos de contencioso, tanto judicial, como administrativo, o cliente deverá incluir os valores nos campos correspondentes Documentação da Executora O procedimento indicado para a inclusão de documentos e preenchimento da tabela de processos de contencioso do Solicitante é o mesmo a ser seguido se houver Executora e Coexecutora(s). 14

15 2.2.3 Documentação da Coexecutora 15

16 2.2.4 Informações Adicionais da Executora/Coexecutora Em seguida serão abertas seções para o preenchimento de informações adicionais sobre a Executora e Coexecutora(s), se houver. 16

17 2.3 SEÇÃO CONTRATO Minuta Padrão do Contrato Na seção contrato, o cliente tem acesso à minuta padrão do contrato para consulta. A versão final do contrato que será assinado será apresentada após a aprovação da documentação jurídica e de garantias pela Diretoria da Finep (ver seção 3. Assinatura do contrato). 17

18 2.4 SEÇÃO COMPOSIÇÃO DA GARANTIA Tipo de Garantia Finalizada a inclusão da documentação do Solicitante/Proponente, Executora e coexecutora(s), se houver, inicia-se a fase de inclusão da documentação da(s) garantia(s) e dos garantidores pessoas físicas ou jurídicas. A navegação deverá ser feita na guia Garantias, no menu à direita, que irá requerer informações distintas, conforme o tipo de garantia selecionada. Por exemplo, se o cliente seleciona a garantia fiança de pessoa jurídica, apenas as seções correspondentes a esse tipo de garantia serão adicionadas e ficarão disponíveis para navegação. Vale ressaltar que as seções Garantidores pessoa jurídica e Garantidores pessoa física serão abertas no caso de oferecimento de garantia real (bens imóveis, móveis e Direitos). Para preenchimento dessa seção, recomenda-se que seja realizado contato com o gerente de relacionamento, pois pode haver restrições de garantias aceitas para a operação. 18

19 A seguir, o passo a passo para apresentação de cada uma das opções de garantia será explicado separadamente. Fiança Bancária Fiança de pessoa jurídica Fiança de pessoa física Bens imóveis Bens móveis Direitos Com exceção de fiança bancária, todas as demais garantias necessitam do cadastro dos respectivos garantidores, nas seções Garantidores pessoa jurídica ou Garantidores pessoa física. - Selecionando bens móveis ou imóveis ou direitos, ambas as seções, garantidores(pf e PJ), ficam disponíveis para preenchimento (proprietários ou donos); - Selecionando apenas fiança de pessoa física, apenas o garantidor PF (fiadores) fica disponível para preenchimento; - Selecionando apenas fiança de pessoa jurídica, apenas o garantidor PJ (fiadores) fica disponível para preenchimento; Fiança bancária Ao selecionar fiança Bancária, a tela abaixo é habilitada e o cliente pode inserir as informações necessárias e fazer o upload da carta através do botão buscar arquivo. Atenção, o upload da carta nessa fase é opcional. O cliente pode apenas fazer a indicação do(s) banco(s) que prestará(ão) a fiança e informar o valor. Na mesma tela, está disponível para download o manual de documentação para contratação. 19

20 2.4.3 Fiança de pessoa jurídica O cliente precisará fazer o cadastro do(s) Garantidor pessoa jurídica (PJ) responsável pela fiança. Para cada PJ cadastrada, será necessário incluir a respectiva documentação. Caso o garantidor seja também Executor ou o Coexecutor do projeto, não é necessário incluir novamente a documentação nesta seção, dado que já foi incluída na guia Contratação. Além disso, o garantidor não pode ser o próprio Solicitante/Proponente. Clicando em incluir, os campos cujos dados devem ser preenchidos aparecem. Ao final, clicar em confirmar para finalizar o cadastro. 20

21 Se necessário, o cliente poderá editar, excluir ou incluir um novo cadastro. Na sequência, a documentação do(s) garantidor(es) deverá ser incluída no sistema. Para cada pessoa jurídica, há uma seção de processos de contencioso. 21

22 Após o cadastro do garantidor e inclusão da respectiva documentação, o cliente escolherá, dentro das opções disponíveis, o responsável pela Fiança Pessoa Jurídica. Dentre os possíveis fiadores estão a executora (se não for a solicitante), o coexecutor (se houver) e todos os garantidores cadastrados. Também deve ser incluída a planilha de Balanço e DRE*, e as demonstrações financeiras do responsável pela fiança pessoa jurídica. *Atenção às instruções específicas contidas na primeira aba da planilha. É importante destacar que o sistema não permite a inserção de planilha diferente da disponibilizada para download. 22

23 Para inserir as demonstrações financeiras, é preciso clicar em incluir, preencher as informações, fazer o upload e clicar em confirmar. Para substituir o arquivo, se necessário, basta fazer o upload novamente. 23

24 Também é possível editar, excluir, fazer download e incluir novas demonstrações Fiança de pessoa física Primeiramente, deverá ser feito o cadastro do(s) garantidor(es) e, posteriormente, incluída a documentação. 24

25 Após a confirmação do cadastro do Garantidor pessoa física abre-se a tela de inclusão da respectiva documentação. 25

26 Após o cadastro e a inclusão da documentação, o cliente indicará o garantidor. No exemplo abaixo, apenas um garantidor pessoa física foi cadastrado. Não é permitida a escolha de mais de um garantidor. 26

27 2.4.5 Bem Imóvel Na opção de bem imóvel como garantia, deverão ser cadastrados os proprietários do bem (garantidores), sejam eles pessoa física ou pessoa jurídica. 27

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30 Após o cadastro dos proprietários do bem e a inclusão de sua documentação, o cliente deverá efetuar o cadastro do(s) bem(s) imóvel(is). Posteriormente, também deverá incluir a documentação do imóvel e indicar o seu proprietário. 30

31 Laudo de Avaliação Para cada bem imóvel, o cliente deverá enviar um laudo de avaliação, eletronicamente ou por correio, seguindo as orientações constantes no arquivo para download, na própria seção. Além disso, para cada laudo, há subseções que devem ser preenchidas com as seguintes informações: Pré-qualificação; Caracterização; Metodologia de cálculo; Pesquisa de valores; Memória de cálculo; Identificação do resultado; Documentação legal (seção onde é feita a inclusão dos documentos relativos ao laudo) 31

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40 2.4.6 Bem móvel O procedimento a ser seguido é o mesmo indicado no item anterior com diferenças apenas quanto ao tipo de documentação solicitada e informações requeridas no laudo de avaliação. 40

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49 2.4.7 Direitos Após o cadastro dos Garantidores, o cliente deverá relacionar os direitos que serão apresentados como garantia e inserir a respectiva documentação. 49

50 2.4.8 Outros documentos. Esta seção será utilizada para a inclusão de documentos que não estejam relacionados nas listas de documentos usuais. Nesse caso, a Finep solicitará documentos adicionais e a seção abrirá para o cliente realizar o upload. Finalizada a inclusão de documentos, no menu à direita, é preciso clicar em Enviar para a Finep e declarar que as informações prestadas são verdadeiras. 50

51 Para certificar-se de que a documentação foi enviada, é preciso visualizar a tela de confirmação abaixo. Feito isso, o cliente deve aguardar o andamento do processo. Eventualmente, a Finep pode solicitar ajustes na documentação caso haja alguma inconformidade ou inconsistência. 51

52 2.5 PENDÊNCIAS Pendências Documentação Jurídica Sempre que houver necessidade de ajustes na documentação, o cliente será informado, por , que indicará o local do ajuste e as instruções. No Portal Empresa, a pendência será indicada por meio de um exclamação. círculo azul com uma Clicando sobre o nome do projeto, o cliente é direcionado à tela de pendências no processo de contratação. O texto informado pela Finep (também presente no ) é mostrado em vermelho e explica as inconsistências e/ou alterações necessárias. 52

53 Para dar continuidade aos ajustes, é necessário clicar em Resolver estas pendências. 53

54 O próprio Portal Empresa direciona para a seção correta, onde é possível substituir ou remover um arquivo, a critério do cliente, com base nas orientações da Finep. Para verificar se o arquivo foi substituído corretamente, recomenda-se, ao terminar o upload, verificar se o nome foi alterado (caso sejam diferentes) ou fazer o download do arquivo. Uma caixa azul de confirmação mostrará a hora do último upload. 54

55 Caso haja mais de uma pendência, o cliente deve acessar novamente a seção Pendências pelo Índice e clicar em Resolver estas pendências para ser direcionado para o local correto. Em algumas situações, a Finep pode solicitar documentos adicionais, que não estejam relacionados nas listas próprias de cada seção. Nesse caso, a documentação será solicitada pela seção Outros Documentos. Seguindo a mesma sistemática, o cliente deverá fazer o upload dos documentos solicitados. No campo referência, deve ser informado o tipo de documento ou algo que o identifique, por exemplo, Certidão A ou Licença B, etc. É de extrema importância que o cliente não apenas faça a substituição/inclusão/exclusão dos documentos, mas envie as correções de volta à Finep, clicando no botão enviar ajustes. 55

56 Quando todas as pendências forem sanadas e enviadas, a seção PENDÊNCIAS informará o texto abaixo Documentação de Garantias Validação Da mesma forma indicada no item anterior (2.5.1.), o cliente deve clicar em Resolver estas pendências, sendo direcionado à composição das garantias tipo de garantia. 56

57 Na seção tipo de garantia, constará uma lista com o posicionamento da Finep a respeito de cada garantia oferecida, que pode ser: Aprovada, Rejeitada ou A Finep solicita mais informações. Aprovada >> Não há pendência. A Finep solicita mais informações >> a garantia pode ser mantida, mas necessita de alterações, que serão especificadas pelo gerente do departamento responsável pela avaliação e acompanhamento das garantias. Rejeitada >> a garantia deve ser excluída. A necessidade de substituição ou não e demais instruções serão informadas pelo gerente do departamento responsável pela avaliação e acompanhamento das garantias. Após sanar as pendências, caso o cliente tenha excluído algum tipo de garantia, deve desmarcar a opção correspondente nos itens 171 e 172, conforme tela abaixo. 57

58 Quando houver pendências, as telas de garantidores PF, PJ e suas respectivas documentações ficam editáveis, conforme exemplos abaixo. Tela de cadastro - Garantidor Pessoa Física Tela documentação fiador pessoa física Neste exemplo, a tela está editável e disponível para inclusão de novos documentos. No entanto, o arquivo conferido e validado pela Finep (faixa verde), não é passível de edição. Documento conferido, aceito e, portanto, não editável. 58

59 Neste exemplo, os documentos ainda não foram validados pela Finep e são, portanto, passíveis de edição. Tela de cadastro - Garantidor Pessoa Jurídica Tela Documentação Garantidor Pessoa Jurídica 59

60 Contencioso garantidor pessoa jurídica Fiança bancária A tela de fiança bancária fica sempre editável. Tela para a escolha do fiador PF (nesse exemplo, há apenas um fiador PF). 60

61 Tela para escolha do fiador PJ e inclusão do respectivo balanço. A rejeição da garantia pela Finep será indicada em vermelho, devendo a garantia ser excluída do Portal Empresa. Por outro lado, quando houver solicitação de mais informações, a indicação da garantia deverá ser complementada, sem necessidade de exclusão, conforme telas a seguir. 61

62 Imóvel rejeitado Local/matrícula não fica editável e é necessária a exclusão e, se for o caso, inclusão de um novo imóvel e sua respectiva documentação. Bem Móvel rejeitado Descrição/Nº do patrimônio/nº da Nota Fiscal não fica editável e é necessária a exclusão e, se for o caso, inclusão de um novo bem móvel e sua respectiva documentação. Garantia de Direitos com atualização necessária. 62

63 Caso o cadastro tente ser enviado sem as correções devidas, uma mensagem de alerta indicará as alterações necessárias: Caso uma determinada garantia real (imóvel, móvel ou direito) tenha sido aceita, não há possibilidade de edição. No exemplo, o campo Local/matrícula não fica editável e o botão excluir não aparece. Outra garantia pode ser incluída se houver necessidade através do botão adicionar. 63

64 No caso de manutenção da garantia (imóvel, móvel e direitos), as seções de suas respectivas documentações não poderão mais ser editadas. Após a realização das correções deve-se clicar em Enviar para a Finep no menu à direita e confirmar Pendências Documentação de garantias - Laudo De Avaliação O laudo de avaliação, que deve ser apresentado nas garantias do tipo bem imóvel e bem móvel, pode necessitar de ajustes, tanto no documento do laudo em si, quanto nas demais subseções (pré-qualificação, caracterização etc). Seguindo a mesma forma de ajuste dos outros documentos, o cliente deve acessar o projeto, clicar em Resolver pendências, fazer o upload do laudo retificado e enviar. 64

65 Subseções - laudo de avaliação 65

66 Para cada solicitação de ajuste, o cliente receberá um informando os ajustes necessários. 66

67 2.5.4 Pendências Fiança Pessoa Jurídica Caso haja necessidade de ajustes na garantia do tipo Fiança de Pessoa Jurídica, o cliente será informado por . Clicando em resolver pendências, há opções de edição da planilha de balanço e DRE, do garantidor e das demonstrações financeiras. 67

68 Ao final do processo, o cliente deve enviar os ajustes à Finep. 68

69 Após o envio final, surge a mensagem de confirmação no Portal Empresa. 69

70 3 ASSINATURA DO CONTRATO Após a aprovação da documentação jurídica e de garantias pela Diretoria da Finep, a fase de assinatura do contrato será iniciada. O cliente receberá um , informando que a minuta do contrato e os procedimentos de contratação estão disponíveis no Portal Empresa. 70

71 Nessa seção, o cliente deverá fazer o download da minuta do contrato, imprimir, assinar e enviar à Finep. Ademais, deverá informar a data de envio das vias físicas do contrato assinado para a Finep, conforme tela abaixo. A inclusão ou atualização de documentos deverá ser feita na seção Atualização da documentação. Tal seção só aparece se a Finep indicar a necessidade de atualização/inclusão de documentos. 71

72 Ao clicar em avançar, o cliente deverá informar os dados bancários. 72

73 Ao acessar o menu à direita, o cliente deve enviar os dados para a Finep e confirmar a responsabilidade pela informações prestadas. 73

74 4 LIBERAÇÃO 4.1 CHECKLIST DE LIBERAÇÃO Terminada a fase de contratação, o projeto entra na etapa de liberação. Caso haja alguma adequação a ser feita para a liberação da primeira parcela, a Finep enviará as instruções/questionamentos ao cliente 4.2 VERIFICAÇÃO DE ADIMPLÊNCIA Caso o cliente esteja inadimplente com a Finep, será enviado um informando a necessidade de regularização. O cliente deverá entrar em contato com o seu gerente para maiores informações. O processo de liberação terá andamento apenas após regularização. 74

75 4.3 LIBERAÇÃO DA PARCELA Por fim, o cliente receberá um informando que a liberação da parcela se encontra em fase final e ocorrerá dentro de alguns dias. 75