O CONTROLO INTERNO E A GESTÃO DE RISCO NAS EMPRESAS DA ÁREA METROPOLITANA DO PORTO. Malvina Maria dos Santos

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1 O CONTROLO INTERNO E A GESTÃO DE RISCO NAS EMPRESAS DA ÁREA METROPOLITANA DO PORTO Malvina Maria dos Santos Dissertação de Mestrado Mestrado em Auditoria Porto 2013 INSTITUTO SUPERIOR DE CONTABILIDADE E ADMINISTRAÇÃO DO PORTO INSTITUTO POLITÉCNICO DO PORTO

2 O CONTROLO INTERNO E A GESTÃO DE RISCO NAS EMPRESAS DA ÁREA METROPOLITANA DO PORTO Malvina Maria dos Santos Dissertação de Mestrado apresentado ao Instituto de Contabilidade e Administração do Porto para a obtenção do grau de Mestre em Auditoria, sob orientação da Doutora Alcina Augusta de Sena Portugal Dias Porto 2013 INSTITUTO SUPERIOR DE CONTABILIDADE E ADMINISTRAÇÃO DO PORTO INSTITUTO POLITÉCNICO DO PORTO

3 Resumo Desde o final do século XX que se tem assistido a inúmeros escândalos financeiros com consequências dramáticas para as economias mundiais. Para dar resposta à falta de credibilidade dos mercados financeiros, à insegurança e à desconfiança dos investidores, várias instituições reguladoras dos mercados financeiros e organismos internacionais reviram as suas directrizes relativamente a procedimentos de controlo interno e de gestão de risco. O objectivo foi restaurar a confiança dos stakeholders na fiabilidade das demonstrações financeiras através do reforço do nível de exigência da informação divulgada para o mercado e na padronização e aperfeiçoamento de normas de controlo financeiro e de gestão de risco. Desde então, foram publicadas normas e desenvolvidos vários modelos de controlo interno e de gestão de risco. Face à evolução e ao papel relevante que o controlo interno e a gestão de risco tem assumido como ferramenta de gestão é cada vez mais crítico que as organizações possuam adequados sistemas de gestão do risco e controlo interno, alinhados entre si e integrados na sua cadeia de valor e nos seus processos de negócio. Com este estudo pretendemos analisar a forma, o grau de implementação e os procedimentos e mecanismos de controlo interno e de gestão de risco que as empresas implementaram nas suas organizações e a opinião e o nível de conhecimentos dos responsáveis pela estruturação, implementação e supervisão destas duas ferramentas de gestão. O estudo foi feito com base num inquérito enviado às empresas sedeadas na Área Metropolitana do Porto sendo que os principais resultados apurados indicaram que a maioria das empresas divulgam ter procedimentos e mecanismos de controlo interno e de gestão de risco e que a existência de auditoria interna na empresa não está positivamente relacionada com a existência destas duas ferramentas de gestão. Palavras-chave: Controlo Interno, Gestão de Risco, Auditoria Interna, COSO ERM ii

4 Abstract Since the end of XX century the world has witnessed numerous financial scandals with dramatic. To address the lack of credibility of the financial markets, insecurity and the distrust of investors, several regulatory agencies and international financial markets reviewed their internal control and risk management procedures guidelines. The aim was to restore stakeholder s confidence in the reliability of financial statements by strengthening the quality of the disclosed information to the market and standardizing and improving internal control and risk management rules. Since then, several standards have been published and various models of internal control and risk management have been developed. According to the evolution and the role that internal control and risk management have assumed as a management tool, it is increasingly critical that organizations have adequate systems of risk management and internal control, integrated and aligned with each other in their value chain and their business processes. This study intends to examine the degree of implementation of the procedures and internal control mechanisms and risk management that companies have implemented. Besides the opinion and the level of knowledge of those responsible for structuring, implementation and supervision of these two tools administration is also important. The study was based on a survey sent to companies based in the Porto Metropolitan Area. The main results obtained showed that most companies disclose implemented procedures and internal control and risk management mechanisms and that the existence of internal audit in the company is not positively related to the existence of these two management tools. Keywords: Internal Control, Risk Management, Internal Audit, COSO ERM iii

5 Agradecimentos A realização desta dissertação foi conseguida graças ao apoio e motivação incondicional de algumas pessoas, sem as quais este projecto não seria possível executar. Assim, uma enorme gratidão: Á Doutora Alcina Dias Portugal, pela sua orientação, disponibilidade, atenção e compreensão que manifestou para a orientação deste trabalho; Aos meus pais e ao Jorge pela ajuda, compreensão, incentivo e alento que sempre me dispensaram; Aos meus amigos e colegas que sempre demonstraram a sua disponibilidade e apoio; A todos aqueles que, directa e indirectamente, contribuíram para a realização desta dissertação, cujos nomes não foram mencionados mas que sempre serão lembrados. iv

6 Lista de abreviaturas AICPA American Institute of Certified Public Accountants AS5 Auditing Standard n.º 5 AS/NZS 4360 Norma Australiana / Neozelandesa AS/ NZS 4360 de 2004 CEO Chief Executive Officer CFO Chief Financial Officer COBIT Control Objectives for Information and Related Technology COCO Criteria of Control Framework COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission DRA Directriz de Revisão/Auditoria FERMA Federation of European Risk Management Associations IFAC International Federations of Accountants IIA Institute of Internal Auditors ISA 315 International Standard on Auditing nº 315 ISO International Organization for Standardization ISO International Organization for Standardization nº NYSE New York Stock Exchange PAIB Professional Accountants in Business Committee PCAOB Public Company Accounting Oversight Board PWC PricewaterhouseCoopers SAS Statements on Auditing Standards SEC Securities and Exchange Commission SCI Sistema de Controlo Interno SOX Lei Sarbanes-Oxley v

7 Índice geral Resumo... ii Abstract... iii Agradecimentos...iv Lista de abreviaturas... v Índice geral...vi Índice de quadros... viii Índice de figuras... viii Índice de gráficos... ix Introdução... 1 Capitulo I Controlo Interno Definição O controlo interno antes de Modelos de controlo interno COSO COSO Internal Control Integrated Framework (1992) Lei Sarbanes-Oxley Principais aspectos da Lei Sarbanes-Oxley Secção Secção Capitulo II Risco Definição Gestão de risco Definição Modelos de gestão de risco COSO Enterprise Risk Management - Integrated Framework Referências históricas Definição e principais características Modelo COSO ERM Críticas ao normativo COSO ERM ISO Risk Management - Principles and Guidelines on Implementation Referência histórica Principais características vi

8 Críticas à norma ISO Diferenças entre o COSO ERM e a ISO Capitulo III Controlo Interno vs Gestão de Risco O controlo interno como parte integrante da gestão de risco O papel da auditoria interna no processo de controlo interno e de gestão de risco Capitulo IV Estudo Empírico Metodologia Metodologia de Investigação Fontes de Informação Recolha de dados Hipóteses de investigação Análise dos resultados obtidos Introdução Caracterização da amostra Análise dos resultados Variável sector de actividade Variável auditoria interna Variável risco Capitulo V Conclusão Conclusões da revisão da literatura Conclusões do estudo Orientações para investigações futuras Referências Bibliográficas Apêndices... 1 Apêndice 1 Questionário... 2 Apêndice 2 Caracterização da amostra segundo o CAE... 7 Apêndice 3 Caracterização da amostra segundo o ramo de actividade... 7 Apêndice 4 Caracterização da amostra segundo o CAE e a existência de sistemas de controlo interno e de gestão de risco... 8 Apêndice 5 Análise dos resultados obtidos no inquérito... 9 vii

9 Índice de quadros Quadro n.º 1 Diferenças entre a ISO e o COSO ERM Quadro n.º 2 Caracterização da amostra consoante o CAE Quadro n.º 3 Volume de negócios obtido em Quadro n.º 4 Existência de sistemas de controlo interno e de gestão de risco por sectores de actividade Quadro n.º 5 Existência de sistemas de controlo interno e de gestão de risco por ramos de actividade Quadro n.º 6 Papel da auditoria interna na avaliação e supervisão do processo de gestão de risco Índice de figuras Figura n.º 1 Cubo COSO (Internal Control - Integrated Framework). 10 Figura n.º 2 Cubo COSO - ERM.. 25 viii

10 Índice de gráficos Gráfico n.º 1 Caracterização da amostra segundo o ramo de actividade...52 Gráfico n.º 2 Percentagem de empresas com sistemas de controlo interno e processos de gestão de risco implementados Gráfico n.º 3 Relação entre a existência de auditoria interna e sistema de controlo interno e de gestão de risco Gráfico n.º 4 - Auditoria interna como responsável pela estruturação e implementação do processo de gestão de risco...56 Gráfico n.º 5 - Papel da auditoria interna na avaliação e supervisão de um sistema de controlo interno e de gestão de risco...57 Gráfico n.º 6 Gestão como responsável por acompanhar processos de gestão de risco.58 Gráfico n.º 7 Consciencialização dos riscos que actualmente enfrentam...59 Gráfico n.º 8 Avaliação periódica dos riscos. 59 Gráfico n.º 9 - Avaliação periódica da eficácia dos controlos e seu ajustamento.. 59 ix

11 Introdução 1

12 A crise financeira que se tem observado nas últimas décadas demonstrou que as economias e os mercados financeiros estão cada vez mais expostos à crescente globalização e complexidade da economia, à agressividade dos mercados, à rápida evolução tecnológica, entre outros factores. Associados a estes factores, as sucessivas falências fraudulentas, a ganância de certos gestores e accionistas e os inexistentes ou ineficazes sistemas de controlo estão a expor as organizações a cada vez maiores riscos. Os progressos ao nível da corporate governance têm estado na origem de normativos e modelos de controlo interno e de gestão de risco como os Treadway, Cadbury, Turnbull, COCO (Criteria of Control Framework), COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology), Sarbanes-OxleyAct (SOX), ao nível do controlo interno, e o COSO-ERM, a norma AS/NZS 4360 (2004) (Norma Australiana / Neozelandesa AS/ NZS 4360, de 2004), a Norma de Gestão de Risco FERMA e a ISO (2009) (International Organization for Standardization n.º 31000), ao nível da gestão de risco. Os riscos a que as empresas estão sujeitas podem assumir várias formas e o seu impacto pode ter consequências desastrosas. Deste modo, as empresas devem conhecer os riscos que ameaçam o seu negócio de modo a implementar sistemas de controlo interno e de gestão de risco adequados que atenuem ou eliminem esses riscos ou que impeçam a concretização das metas e objectivos definidos. Sistemas de controlo interno e de gestão de risco eficazes são determinantes para proteger e fortalecer as organizações e prevenir ou diminuir o impacto negativo de crises futuras. Sendo um tema actual é neste contexto complexo e dinâmico que entendemos ser relevante conhecer a forma, o grau de implementação e os procedimentos e mecanismos de controlo interno e de gestão de risco que as empresas adoptaram e implementaram nas suas organizações e a opinião e o nível de conhecimentos dos responsáveis pela estruturação, implementação e supervisão destas duas ferramentas de gestão. Tendo como base a revisão da literatura pretendeu-se fazer um estudo que respondesse a questões sobre os sectores de actividade que evidenciam uma maior implementação de sistemas de controlo interno e de gestão de risco, em que medida a auditoria interna é um factor preponderante para que as empresas adoptem estas duas ferramentas de gestão, qual o papel e a função da auditoria interna no processo de controlo interno e de gestão de risco e qual à importância dada à análise, reavaliação e ajustamento contínuo dos procedimentos e mecanismos de controlo interno e de gestão de risco das organizações. Face ao exposto o nosso trabalho encontra-se organizado em cinco capítulos. 2

13 O capítulo I versa sobre o tema Controlo Interno. Inicialmente é feita a revisão da literatura, seguida do enquadramento histórico e dos seus principais aspectos e características. Faz-se também referência a alguns dos modelos existentes de controlo interno, nomeadamente o COSO e a Lei Sarbanes-Oxley, considerados, a nível mundial, como um dos mais respeitados e representativos das melhores práticas nesta área. O capítulo II é dedicado ao Risco e nele são referidas algumas definições existentes na literatura. Dentro deste capítulo é abordado o tema da Gestão de Risco. Este tema contém definições, reflexões e modelos de gestão de risco, designadamente o COSO-ERM e a ISO É referido, de forma resumida, as características de cada um destes normativos, de forma a revelar que medidas devem ser adoptadas para se implementar um sistema de gestão de risco, e quais são os impactos da sua adopção. São apresentadas as críticas existentes de diversos autores, os pontos fortes e fracos dos dois modelos e referidas as principais diferenças entre estes dois normativos. O capítulo III descreve a relação entre Controlo Interno e Gestão de Risco e em que medida o controlo interno deve ser parte integrante de um sistema de gestão de risco eficaz e eficiente. O papel da auditoria interna no processo de controlo interno e gestão de risco é também objecto de análise. São apresentadas as opiniões de alguns profissionais da área e também um estudo realizado em 2010 pelo PAIB com o objectivo de identificar os pontos fortes e fracos da gestão de riscos e dos sistemas de controlo interno existentes e praticados a nível mundial, investigar o papel da gestão de riscos e orientações de controlo interno e determinar a necessidade de convergência internacional entre as várias directrizes existentes. No capítulo IV, no sentido de analisar a aplicação de sistemas de controlo interno e de gestão de risco nas empresas da Área Metropolitana do Porto, efectuamos uma análise empírica. Usando o questionário como metodologia de investigação, tentamos obter evidência empírica sobre a percepção e o nível de implementação de sistemas de controlo interno e de gestão de risco nas empresas, na óptica da gestão e/ou dos auditores internos. No último capítulo apresentam-se as principais conclusões da revisão da literatura, os resultados obtidos no estudo efectuado e os possíveis e pertinentes temas a estudar dentro desta temática numa futura investigação. Neste trabalho optou-se por não utilizar o Novo Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa. 3

14 Capitulo I Controlo Interno 4

15 1.1 Definição Na língua portuguesa o termo controlar significa examinar, fiscalizar, inspeccionar, conferir, verificar, ter sob controlo, dominar, ter sob seu poder, dominar, orientar, conduzir ou guiar. Controlar significa tomar medidas para que as metas definidas sejam executadas de acordo com o planeado. Assim, podemos entender o controlo como um processo de garantia de que os objectivos delineados são cumpridos. O controlo interno é um conjunto de regras definidas com vista a garantir que o processo de controlo é eficiente e eficaz e que alcança os objectivos definidos. Martins & Morais (2007) refere que o AICPA foi o primeiro organismo a definir o controlo interno, através da SAS n.º 1, indicando que o controlo interno compreende um plano de organização e coordenação de todos os métodos e medidas adoptadas num negócio a fim de garantir a salvaguarda de activos, verificar a adequação e confiabilidade dos dados contabilísticos, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão às políticas estabelecidas pela gestão. O PCAOB na sua AS5 (2010) define controlo interno como um processo desenhado pela gestão da empresa ou sob a sua supervisão para promover uma segurança razoável sobre a fiabilidade do relato financeiro e a preparação de demonstrações financeiras para fins externos, de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites, e inclui princípios e procedimentos que: Respeitam a inviolabilidade dos registos que, com segurança razoável, reflectem precisa e adequadamente as transacções e utilização dos activos da empresa; Prestam uma razoável segurança de que as transacções são registadas atempadamente para permitir a preparação das demonstrações financeiras, de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites, e que as receitas e os gastos da empresa são efectuados somente de acordo com a autorização da gestão e da direcção da empresa; e Promovem segurança razoável quanto à prevenção ou detecção tempestiva de aquisições não autorizadas, uso indevido ou retirada dos activos da empresa, que possam ter um efeito material nas demonstrações financeiras. De acordo com a ISA 315 publicada pelo IFAC 1 (2009) controlo interno é o processo concebido, implementado e mantido pelos responsáveis pela administração, gestão e restante 1 O IFAC é a organização mundial criada para a profissão de contabilidade e dedicada a servir o interesse público através do fortalecimento da profissão, contribuindo para o desenvolvimento de fortes economias internacionais. 5

16 pessoal para providenciar uma segurança razoável acerca do alcance dos objectivos da entidade relacionados com a fiabilidade do relato financeiro, eficácia e eficiência das operações e conformidade com as leis e os regulamentos aplicáveis, consistindo nos seguintes componentes: Ambiente de controlo; Processo de avaliação de riscos da entidade; Sistema de informação, incluindo os processos de negócio relacionados, relevante para a comunicação e relato financeiro; Actividades de controlo; e Monitorização dos controlos. A DRA n.º 410 (2000) define sistema de controlo interno como sendo todas as políticas e procedimentos (controlos internos) adoptados pela gestão de uma entidade que contribuam para a obtenção dos objectivos da gestão de assegurar, tanto quanto praticável, a condução ordenada e eficiente do seu negócio, incluindo a aderência às políticas da gestão, a salvaguarda de activos, a prevenção e detecção de fraude e erros, o rigor e a plenitude dos registos contabilísticos, o cumprimento das leis e regulamentos e a preparação tempestiva de informação financeira credível. Segundo esta norma o sistema de controlo interno compreende cinco componentes interligados, a destacar: Ambiente de controlo que se traduz na atitude geral, na consciencialização e nas acções da gestão e do órgão de gestão a respeito do sistema de controlo interno e a sua importância dentro da entidade, influenciando a consciência de controlo dos seus colaboradores. É o ponto de partida para os outros componentes do controlo interno, proporcionando disciplina e estrutura; Avaliação do risco, ou seja, a identificação e análise pela entidade dos riscos relevantes para a realização dos seus objectivos, formando a base para a determinação da forma como os riscos devem ser geridos; Procedimento de controlo, ou seja, as políticas e procedimentos que ajudam a assegurar que as directivas da gestão são executadas; Informação e comunicação é a identificação, recolha e troca de informação de forma a permitir aos empregados levar a cabo as suas responsabilidades; Monitorização, que corresponde ao processo que avalia a qualidade do desempenho do controlo interno ao longo do tempo. O COSO, por sua vez, define controlo interno como sendo um processo efectuado por pessoas da direcção, da gestão e outros colaboradores, designado para fornecer uma razoável certeza acerca do cumprimento dos objectivos em três categorias, nomeadamente a eficiência e 6

17 eficácia das operações, a confiança e fiabilidade das demonstrações financeiras e a conformidade com as leis e regulamentos. O controlo interno é, desta forma, um instrumento que melhora e aperfeiçoa os processos de gestão e permite à administração atingir os objectivos definidos e tornar a organização mais eficiente através do cumprimento de regras e metas estipuladas e da optimização de recursos. 1.2 O controlo interno antes de 2002 Um certo número de normativos de controlo interno, como o COSO (EUA), Turnbull (UK), e CoCo (Canadá), foram desenvolvidos antes dos escândalos financeiros ocorridos em grandes grupos económicos no final do século XX. Estes modelos de controlo interno, descritos como um "processo" 2, foram estabelecidos, operados e monitorizados pelos responsáveis pela administração e gestão de empresas para fornecer garantia razoável quanto à realização dos objectivos definidos. IFAC( 2006) Em 1985 foi formada uma Comissão sobre o Relato Financeiro Fraudulento, conhecida como Comissão Treadway 3. Este grupo de trabalho tinha como objectivo uniformizar o conceito de controlo interno uma vez que existiam várias opiniões e pareceres sobre este tema, não havendo um entendimento comum sobre a definição de controlo interno e qual a sua missão. Dois anos depois foi elaborado um relatório que salientava a necessidade de um ambiente de controlo adequado e de uma função de auditoria interna objectiva, o papel e a importância dos comités de auditoria independentes, que deveriam ser composto por profissionais independentes, competentes e que possuíssem um adequado conhecimento da actividade desenvolvida. Defendia a existência de relatórios públicos que descrevessem a eficiência do controlo interno das organizações e o estabelecimento de critérios de controlo interno que permitissem às empresas melhorar os seus controlos. Pires (2008) Em 1988, e com base nestas conclusões, a Securities and Exchange Commission (SEC) exigiu que todas as empresas por si reguladas tivessem um comité de auditoria, com uma maioria de administradores, não executivos cujo principal objectivo seria o reforço da supervisão do processo de relato financeiro empresarial. Pires (2008) No seguimento do documento Treadway Report foi desenvolvido e publicado pelo COSO, em 1992, um trabalho sobre o controlo interno designado por Internal Control-Integrated Framework. 2 O termo processo é usado em um sentido amplo, que vai além dos procedimentos, incluindo elementos como cultura corporativa e políticas, bem como sistemas e tarefas. 3 Esta designação deve-se ao facto de a comissão ter sido presidida por James Treadway, um anterior membro da SEC. 7

18 Neste trabalho abordaremos apenas como modelos de controlo interno o COSO e a Lei Sarbanes-Oxley relativamente às suas principais características e à forma como influenciaram os sistemas de controlo interno das organizações. 1.3 Modelos de controlo interno COSO O Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) é uma organização privada e sem fins lucrativos, com sede nos Estados Unidos da América, composta por cinco organizações profissionais 4,e que, apesar ter estas entidades como patrocinadoras, é um órgão independente e dedicado à melhoria dos relatórios financeiros através da ética, efectividade dos controlos internos e governo das sociedades. Os resultados do Relatório Treadway, atrás referidos, foram determinantes para que o COSO, em 1992, procedesse ao desenvolvimento de um modelo integrado de controlo interno que estabeleceu critérios visando a ética empresarial, a gestão de risco, a avaliação pela gestão do sistema de controlo interno e orientações para o relato público dessa avaliação. Tem sido, desde então, o modelo que mais consenso tem reunido como ferramenta para a avaliação da eficácia do sistema de controlo interno de uma empresa. O COSO é um dos modelos de controlo interno mais conhecido e utilizado internacionalmente, devido, sobretudo, à facilidade na sua implementação, à adequação a todo o tipo de organização, ao facto de destacar uma visão integrada da empresa, à ênfase nos objectivos definidos pela empresa e nos riscos associados, ao foco nos processos e no facto de o controlo dever ser parte integrante desses processos COSO Internal Control Integrated Framework (1992) Os gestores das organizações têm procurado formas de controlar as suas empresas com o objectivo de manter as metas definidas e de minimizar surpresas a longo prazo. O controlo interno é encarado cada vez mais como uma solução para uma variedade de problemas potenciais. O modelo COSO deve ser adaptado à realidade e às características da organização para que seja usado como metodologia de avaliação dos controlos internos definidos pela organização. 4 Estas organizações são o AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), a AAA (American Accounting Association), o IAA (The Institute of Internal Auditors), o IMA (Institute of Management Accountants) e o FEI (Financial Executives Institute) 8

19 Assim, fornece um critério de avaliação dos componentes do controlo interno com o objectivo de obter um elevado grau de transparência nas demonstrações financeiras. O controlo interno tem como fim fornecer uma garantia razoável, e não uma certeza, quanto à realização dos objectivos de controlo, designadamente: Eficácia e eficiência das operações, nomeadamente os objectivos de uma organização, incluindo metas de desempenho e rentabilidade e salvaguarda dos activos. Fiabilidade das demonstrações financeiras, abrangendo a preparação de informação financeira fiável; e Cumprimento de leis e regulamentos a que a empresa está sujeita. É através do controlo interno que uma organização garante as metas definidas, permitindo alcançar os seus objectivos, realizar a sua missão e minimizar os imprevistos. O controlo interno é considerado uma ferramenta que fornece uma visão geral de toda a organização e orientações que auxiliam as diversas áreas ou departamentos da organização, permitindo aos gestores identificar e avaliar as deficiências nas actividades de controlo, permitindo assim a tomada de medidas para fazer face aos desvios encontrados. A estrutura do COSO identifica cinco componentes de controlo inter-relacionados e que precisam de estar integrados para assegurar o alcance dos objectivos definidos, oferecendo uma estrutura eficaz para descrever e analisar o sistema de controlo interno implementado numa organização. Os cinco componentes são: Ambiente de controlo é a base para todos os outros componentes do controlo interno proporcionando disciplina e estrutura, incluindo factores como integridade, ética, competência, autoridade e responsabilidade; Avaliação dos riscos envolve a identificação e análise pela gestão dos riscos relevantes que influenciam a execução dos objectivos definidos pela organização formando uma base para determinar como os riscos devem ser geridos; Actividades de controlo são as políticas/procedimentos implementados para assegurar que as acções identificadas pela gestão como necessárias para mitigar os riscos são efectivamente realizadas 5 ; Informação e comunicação suportam os outros componentes através da captação e comunicação oportuna da informação relevante por toda a organização; e Monitorização ou supervisão abrange a supervisão dos controlos internos pela gestão ou outras entidades externas ao processo, as actividades da auditoria interna, a avaliação contínua do desempenho do sistema de controlo, os questionários de autoavaliação e a constante adaptação do sistema à realidade. 5 Actividades de controlo ocorrem em toda a organização, em todos os níveis e em todas as funções. Elas incluem uma variedade de actividades tão diversas como aprovações, revisões de desempenho operacional, autorizações, verificações, conciliações, a segurança dos activos e segregação de funções. 9

20 Figura n.º 1 Cubo COSO (Internal Control Integrated Framework) Fonte: Traduzido COSO (2004) Existe uma relação directa entre as três categorias de objectivos, que são o que uma entidade pretende alcançar, e as componentes, que consiste nos meios necessários para atingir os objectivos. Todos os componentes são relevantes para cada categoria de objectivos e devem estar presentes e a funcionar eficazmente, pois só assim o controlo interno pode ser eficaz. O COSO refere que há uma sinergia e articulação entre esses componentes, formando um sistema integrado que reage dinamicamente às mudanças. O controlo interno é mais eficaz 6 quando os controlos são construídos na infra-estrutura da entidade e são uma parte da essência da empresa. Controlos fabricados apoiam iniciativas de qualidade de delegação de poder evitando custos desnecessários e facilitando uma resposta rápida às mudanças. O COSO (1994, p. 79) refere que a probabilidade de atingir os objectivos definidos é afectada por limitações inerentes a todos os SCI, algumas delas independentemente de o controlo interno estar bem concebido e de funcionar eficazmente, tais como desinteresse por parte da administração/gerência, julgamento errado na tomada de decisão, erros humanos, fraude e conluio, ignorar deliberadamente os controlos, relação custo/benefício do controlo, a dimensão da empresa, entre outros. Assim, no modelo COSO estes componentes interagem para criar uma estrutura de controlo interno forte, através de uma liderança clara, partilha de valores e uma cultura que enfatiza a responsabilidade pelo controlo. Os vários riscos que a empresa enfrenta são identificados e 6 A avaliação da eficácia pode ser feita para todo o sistema de controlo interno, como pode ser restrita a cada uma das suas categorias de objectivos, mantendo-se, no entanto, a necessidade de satisfazer todos os cinco componentes. 10

21 avaliados periodicamente a todos os níveis da organização e dentro de todas as funções. As actividades de controlo são proactivamente desenhadas para mitigar os riscos significativos. A informação crítica para a identificação dos riscos e para alcançar os objectivos do negócio é comunicada através de canais ascendentes, descendentes e ao longo da organização e todo o sistema de controlo interno é monitorizado continuamente e os problemas são tratados atempadamente. Tanto o COSO como o COSO-ERM 7, que será desenvolvido em capítulo posterior, são aceites como válidos para suportar a avaliação da eficácia do controlo interno sobre o relato financeiro preconizado pela Lei Sarbanes-Oxley Lei Sarbanes-Oxley No princípio do século XX, o mercado de acções norte-americano foi afectado de forma significativa por um período de crise de credibilidade no mercado, devido a graves manipulações nas demonstrações financeiras e consequentes fraudes gigantescas de grandes empresas conceituadas do mercado norte-americano, como foi o caso da Enron, da WorldCom, Merck, Parmalat, da Health South, entre outros, e que abalaram profundamente a confiança dos investidores no relato financeiro das empresas. A reacção no mercado financeiro foi imediata e as bolsas caíram no mundo inteiro contribuindo para o abrandamento da performance do mercado de capitais mundial. É como consequência de todos estes acontecimentos que surge a Lei Sarbanes-Oxley, promulgada em Julho de 2002 nos Estados Unidos, estabelecendo uma das maiores reformas legislativas já ocorridas na regulamentação do mercado de capitais norte-americano na tentativa de restabelecer a confiança dos investidores transformando as boas práticas de governo das sociedades em leis. Segundo Silva, A. S., Vitorino, A., Alves, C. F., Cunha, J. A., & Monteiro, M. A. (2006, p. 57), a Lei Sox constitui resposta do poder político norte-americano ao clima de descrença e pessimismo que, no rescaldo daqueles acontecimentos, se havia instalado entre os investidores, já abalados pelo declínio de uma fase de euforia bolsista que pusera em jogo uma parcela importante da poupança privada. A lei criou um organismo regulador das empresas de auditoria e determinou sansões e responsabilidades dos directores executivos e financeiros, nomeadamente a responsabilização por estabelecer, avaliar e monitorizar a eficiência e eficácia do controlo e procedimentos internos, na ênfase de tentar recuperar o equilíbrio e a confiança no mercado de capitais, e estabeleceu regras mais rígidas e abrangentes para a padronização e aperfeiçoamento dos 7 Este modelo incorpora o modelo de controlo interno COSO, permitindo que as organizações adoptassem este modelo com vista a satisfazerem as necessidades do seu sistema de controlo interno progredindo para um processo de gestão de risco. 11

22 controlos financeiros das empresas, nacionais ou estrangeiras, e das suas filiais que possuíam capital negociado na Bolsa de Nova Iorque (NYSE). Essa lei, segundo Schreiner (2004, p. 16), tem como objectivo obrigar as empresas que têm os seus títulos negociados nesse mercado a cumprirem exigências de avaliação de risco, controlos internos, informação, comunicação e monitorização de maneira muito mais rigorosa do que as regras até então vigentes. De forma a recuperar a confiança dos investidores nos mercados financeiros e precaver danos decorrentes das fraudes cometidas por empresas já referenciadas neste capítulo a Lei SOX está repleta de reformas com vista a promover um melhor governo das sociedades, nomeadamente quanto à ética nos negócios e à eficácia dos controlos internos, procurando reparar a perda da confiança pública nos líderes empresariais e enfatizar uma vez mais a importância dos padrões éticos na preparação das informações financeiras reportadas aos investidores 8. Borgeth (2007, p.19) relata que o objectivo final da lei é restabelecer o nível de confiança nas informações geradas pelas empresas e, assim, consolidar a teoria dos mercados eficientes que orienta o funcionamento do mercado de títulos e valores mobiliários. Com a implementação da Lei SOX a transparência dos relatórios é de fundamental importância para os investidores, garantindo a qualidade e a segurança na informação divulgada nos relatórios financeiros e permitindo aos investidores tomarem melhores decisões sobre o rumo dos seus investimentos. Para o cumprimento da Lei SOX todo esforço é e/ou foi válido pois a sua implementação fez com que o mercado americano se reerguesse novamente de forma que o mesmo trouxesse vantagens aos investidores e demais intervenientes Principais aspectos da Lei Sarbanes-Oxley Com o objectivo de estabilizar e devolver a confiança aos mercados bolsistas, após os escândalos de fraudes já referidos, o Presidente Norte-americano assinou em 30 de Julho de 2002 a Lei de Reforma da Contabilidade Empresarial e da Protecção dos Investidores (Public Company Accounting Reformand Investor Protection Act), também conhecida por Lei Sarbanes-Oxley. 8 Para implementar a Lei SOX é necessário que sejam adoptadas boas práticas de governo das sociedades permitindo à empresa conquistar a confiança por parte de todos os envolvidos na organização, principalmente para os investidores, que vêem nas boas práticas um diferencial para tomar decisões de investimento e da sua participação na mesma. 12

23 A Lei Sarbanes-Oxley centra-se na revisão dos procedimentos de corporate governance para empresas cotadas, nacionais ou estrangeiras, especialmente os relacionados com a verificação da adequação e da divulgação da informação financeira relativa a resultados. Também estabelece a responsabilidade pessoal do CEO (Chief Executive Officer) e do CFO (Chief Financial Officer) na certificação das demonstrações financeiras e das divulgações contidas no relatório periódico relativamente à representação verdadeira, em todos os aspectos materiais, das operações e condições financeiras da empresa, assim como a assunção da responsabilidade pela implementação e eficácia do sistema de controlo interno e conclusões decorrentes da avaliação de realização dos mesmos. Ao nível dos auditores inclui requisitos para a independência do auditor e define que trabalhos de não-auditoria não podem ser realizados pelos auditores, a periodicidade de rotação das empresas que prestam os serviços de auditoria, assim como requer que cada relato financeiro reflicta todos os ajustamentos materiais identificados. Protege também os colaboradores da empresa que forneçam evidência de fraude e torna esta protecção extensível aos auditores e aumenta as penas aplicadas a crimes por fraude. A Lei Sarbanes-Oxley determina que a administração da empresa deve conhecer as informações materiais arquivadas na SEC e distribuídas aos investidores e deve, também, responsabilizar-se pela integridade, profundidade e precisão dessas informações. Esta lei pretende assegurar práticas éticas de negócio através de uma gestão mais responsável, consciente e sustentável com o objectivo de obter uma maior transparência, quer para a direcção e gestão de topo quer para os seus investidores. Em 2003 o presidente da SEC William Donaldson, testemunhando sobre a implementação da SOX perante uma comissão do senado dos EUA, proferiu a seguinte afirmação: Para muitas empresas as novas regras de relato sobre o controlo interno representarão o único requisito importante associado à Lei Sarbanes-Oxley. O estabelecimento e a manutenção dos controlos internos sobre relatórios financeiros sempre foram uma importante responsabilidade da gestão. Um sistema eficaz de controlos internos sobre relatórios financeiros é necessário para produzir demonstrações financeiras fiáveis e outras informações financeiras utilizadas pelos investidores. Ao exigir um relatório declarando a responsabilidade da administração para os controlos internos sobre relatórios financeiros e avaliação da administração sobre a eficácia desse controlo, os investidores serão mais capazes de avaliar as responsabilidades da gestão e da confiança da divulgação de informação de uma empresa. A avaliação anual requerida aos controlos internos sobre os relatórios financeiros, incentivará as empresas a disponibilizar recursos e atenção adequados à manutenção de tal controlo. Além disso, a avaliação deverá ajudar a identificar fraquezas e deficiências potenciais previamente a um colapso do sistema e pode 13

24 ajudar as empresas a detectar mais cedo um relato financeiro fraudulento e, talvez assim, impedir a fraude financeira ou minimizar os seus efeitos adversos 9. Uma das críticas feitas à Lei Sarbanes-Oxley é o facto de burocratizar procedimentos, ser muito extensa e de difícil compreensão. Uma das maiores desvantagens da aplicação da Sox é o seu elevado custo de implementação, em especial para organizações de pequena dimensão. Tal facto pode ser compensado com os benefícios de eficácia e eficiência das operações e da elaboração de relatórios financeiros fiáveis, devido também à maior responsabilização atribuída aos responsáveis pela sua emissão. Holt (2006 como citado em Silva, Cecília, 2009, p.24) Segundo McKay, (2007) as vantagens da Sox são o seu impacto positivo no mercado de capitais, uma maior padronização, transparência, formalização dos controlos internos, maior credibilidade dos relatórios financeiros, maior importância dada ao governo das sociedades, ganhos em eficiência e eliminação de más auditorias. É nas secções 302 e 404, relativas à avaliação pela gestão do sistema de controlo interno existente, nomeadamente quanto ao relato financeiro e subsequente avaliação pela auditoria, que se centram as preocupações da generalidade das empresas que procuram a conformidade com a SOX Secção 302 A secção 302 designa-se Responsabilidade da Sociedade pelo Relato Financeiro e está toda centrada nas responsabilidades do CEO e CFO quanto ao relato financeiro, sendo que os controlos internos, a sua estrutura, avaliação, divulgação de deficiências/fraquezas e alterações são parte integrante das mesmas. Nessa medida foi determinado que as empresas deveriam adoptar controlos internos mais rígidos com o objectivo de garantir exactidão, fiabilidade e transparência na divulgação de informações financeiras e dos actos praticados pela administração. Esta secção estabelece que a SEC deve requerer para cada empresa cotada que o seu CEO e o seu CFO certifiquem em cada relato anual ou trimestral que: Procederam à sua revisão; O relatório não contém nenhuma declaração falsa ou omissa que distorça materialmente as demonstrações financeiras, de acordo com o conhecimento que possuem; Baseado na informação que possuem, a informação financeira divulgada no relatório, apresenta de forma verdadeira e apropriada, em todos os aspectos materiais, as 9 Tradução livre 14

25 posições financeiras e os resultados da actividade da entidade emitente até, e para, os períodos apresentados no relato; São responsáveis por estabelecer e manter os controlos internos; Delinearam controlos que asseguram que informação material, relacionada com a entidade emitente e as suas subsidiárias, é-lhes dada a conhecer nomeadamente durante o período de preparação do relato periódico; Avaliaram a eficácia dos controlos internos; Apresentaram no relato as suas conclusões sobre a eficácia dos seus controlos internos baseadas na avaliação efectuada; Foram divulgados ao auditor e à comissão de auditoria todas as deficiências importantes detectadas nos controlos internos que possam adversamente afectar a capacidade do emitente de registar, processar, resumir e relatar informação financeira, fraquezas materiais e qualquer fraude, material ou não, que envolva a administração ou outros colaboradores que tenham um papel significativo nos controlos internos; Divulgaram se houve ou não modificações significativas nos controlos internos ou em outros factores que possam, de forma significativa, afectar os controlos internos em data subsequente à da sua avaliação, incluindo quaisquer acções correctivas relacionadas com deficiências significativas e fraquezas materiais. Em conclusão, a secção 302 refere de forma explícita que os directores executivos e os directores financeiros devem declarar, pessoalmente, que são responsáveis pela criação, avaliação e monitorização do controlo interno e por divulgar todas e quaisquer relevâncias significativas do controlo, como insuficiências materiais e actos de fraudes. Cada documento trimestral deverá ainda certificar que estes responsáveis avaliaram com eficácia os controlos internos Secção 404 A secção 404, designada Avaliação dos Controlos Internos pela Administração, determina uma avaliação anual dos controlos e procedimentos internos para a emissão de relatórios financeiros. Tal como é exigido na Secção 302, também os directores executivos e os directores financeiros devem avaliar e atestar periodicamente a eficácia desses controlos. A Secção 404 obriga as organizações a incluir no seu relatório anual informação sobre controlo interno, emitido pela administração, que: Afirme a responsabilidade da gestão pelo estabelecimento e manutenção de uma estrutura e procedimentos de controlo interno adequados para a emissão do relato financeiro; 15

26 Contenha uma avaliação e obtenha conclusões, até ao fim do mais recente ano fiscal, da eficácia da estrutura e procedimentos de controlo interno para a emissão de relatórios financeiros; Declare que o auditor independente da organização atestou e reportou a avaliação feita pela administração sobre seus controlos e procedimentos internos para a emissão de relatórios financeiros, de acordo com as normas emitidas ou adoptadas pelo PCAOB, não devendo ser objecto de um compromisso separado. Segundo a Deloitte (2003) a avaliação fornecida aos auditores independentes deve ser substantiva, bem documentada e abrangente. Para tal essa avaliação deve conter pelo menos: Informações acerca do ambiente de controlos gerais da organização; Descrição do processo adoptado pela administração para identificar, classificar e avaliar riscos que possam impedir que a organização alcance seus objectivos de emissão de relatórios financeiros; Descrição completa dos objectivos de controlo criados pela administração para direccionar os riscos identificados e as respectivas actividades de controlo; Descrição dos sistemas de informática e procedimentos de comunicação adoptados para fornecer suporte ao tópico anterior; Resultados e documentação suporte da avaliação mais recente feita pela administração sobre a eficácia da estrutura e das operações das actividades individuais de controlo; Relação de todas as deficiências encontradas na estrutura e na implementação das actividades de controlo, bem como os procedimentos propostos para sua correcção; Descrição do processo adoptado para comunicar deficiências significativas e insuficiências materiais aos auditores independentes e ao Comité de Auditoria; Descrição dos procedimentos de monitorização executados para assegurar que a estrutura de controlos internos está a ser operada conforme planeado e que os resultados dos procedimentos de monitorização são executados e objecto de revisão; Descrição do processo de criação da divulgação e das actividades de controlo relacionadas. Nesta secção é referida a importância da ética no relatório anual de informação exigindo que se faça referência à adopção ou não ao código de ética seguido pelos gestores ou pelo responsável pela contabilidade e em caso de alterações ou abandono do código de ética tal deverá ser prontamente divulgado. É também exigido que as informações relativas às operações financeiras sejam actuais, rápidas e frequentes de modo a proteger e a poder informar com a máxima celeridade e eficácia os investidores. 16

27 Em jeito de conclusão o COSO s Internal Control Integrated Framework (1992) adoptou uma abordagem muito mais ampla de controlo interno que a Lei Sarbanes-Oxley, tanto em termos de âmbito, objectivos e abordagem. O COSO adoptou uma abordagem de risco para controlo interno e concentrou-se em todos os controlos a que as organizações estão sujeitas e não apenas nos controlos directamente relacionados com os relatórios financeiros. 17

28 Capitulo II Risco 18

29 2.1 Definição No dicionário de língua portuguesa a palavra risco significa, entre outras coisas, a probabilidade de insucesso, de malogro de determinada coisa em função de um acontecimento eventual e incerto cuja ocorrência não depende exclusivamente da vontade dos interessados. Não existe um significado universal para este termo sendo que está sempre relacionado com os possíveis efeitos de ocorrência de um evento e, normalmente, tem associado uma conotação negativa. No entanto, o risco também pode ser visto como uma oportunidade, ou seja, pode ter um efeito positivo no sentido de constituir uma oportunidade. Em termos literários existem também diversas definições de risco. A norma ISO (2009) define risco como sendo o efeito da incerteza sobre os objectivos delineados pela organização. O COSO (2004) define risco como sendo a possibilidade de um evento ocorrer e afectar negativamente a realização dos objectivos definidos. Os eventos podem resultar de fontes internas ou externas à organização e podem causar impactos positivos e ou negativos. Nesse sentido, o COSO refere que os eventos que geram impacto negativo representam riscos que podem impedir a criação de valor ou mesmo destruir o valor existente. Os riscos de impacto positivo podem contrabalançar com os de impacto negativo ou podem representar oportunidades que, por sua vez, representam a possibilidade de um evento ocorrer e influenciar favoravelmente a realização de objectivos. Segundo a FERMA (2003) o risco pode ser definido como a combinação da probabilidade de um acontecimento e das suas consequências. Para o IIA, o risco é a possibilidade da ocorrência de um evento que possa ter impacto sobre o alcance de objectivos. O risco é medido em termos de impacto e probabilidade de ocorrência (IIA 2009, p. 38). De acordo com Cruz (2008, como citado em Pires, 2010, p. 5) o risco pode ser definido como uma possibilidade de que algum acontecimento desfavorável venha a ocorrer e que possa Hussein (2008) o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), classificou os riscos em três grupos: Riscos relacionados com o ambiente empresarial, que correspondem a ameaças do ambiente empresarial em que a entidade opera, como riscos decorrentes da actuação 19

30 da concorrência, políticos, legais ou decorrentes da acção de órgãos reguladores e fiscalizadores, financeiros e de procura; Riscos relacionados com o processo de negócio e dos seus activos, nomeadamente ameaças ao negócio da organização pelos concorrentes e perdas de activos, sejam físicos ou financeiros; e, Riscos relacionados com informação, designadamente a ocorrência de ameaças decorrentes da má qualidade das informações para o processo de tomada de decisão e fornecimento de informações a terceiros. Para Beja (2004) o risco significa estar exposto à possibilidade de ocorrência de um resultado negativo. Cicco e Fantazzini (2003, como citado em Ferreira, 2010, p. 16) consideram que o risco pode significar, por um lado, a incerteza quanto à ocorrência de um determinado evento (acidente) e, por outro, a probabilidade de perda ou perdas que uma empresa pode sofrer em consequência de um ou de vários acidentes. Risco é a ameaça de que um evento ou uma acção afecte adversamente a capacidade da organização em maximizar valor para os stakeholders e atingir os seus objectivos e estratégias de negócio. Darlington,Grout, &Whitworth (2001). A DRA 400 (2000) define risco de revisão/auditoria como sendo a susceptibilidade do revisor/auditor dar uma opinião de revisão/auditoria inapropriada quando as demonstrações financeiras estejam distorcidas de forma materialmente relevante. Numa publicação feita em 1999 o IFAC definiu risco como um acontecimento futuro incerto que possa influenciar o alcance dos objectivos estratégicos, operacionais e financeiros da organização. Segundo a mesma instituição a noção de risco é normalmente usada em diferentes sentidos, designadamente: Risco como oportunidade na medida que existe uma relação entre risco e rendibilidade uma vez que, em geral, quanto maior o risco maior o potencial lucro ou prejuízo; Risco como perigo ou ameaça, referindo-se aos acontecimentos potencialmente negativos; e Risco como mera incerteza, referindo-se aos efeitos negativos e positivos potenciais. Em resumo, correr riscos é um facto inerente à própria existência de uma empresa. Face a esta realidade torna-se indispensável às empresas gerir e, na medida do possível, controlar os riscos e a probabilidade da sua ocorrência. Uma das formas de o conseguir é através da implementação de um sistema de gestão de risco de forma a minimizar os riscos e a potenciar 20