PASSO A PASSO PARA O NOVO PROCESSO ON-LINE DE CRUZEIRO DO SUL!

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1 PASSO A PASSO PARA O NOVO PROCESSO ON-LINE DE CRUZEIRO DO SUL! Acesse: Clique em: Iniciar um novo processo Selecione o tipo de processo: Cruzeiro do Sul Preencha todas as informações requeridas no formulário: Dados do Membro Juvenil Dados do Escotista Responsável pelo Processo Dados da Unidade Escoteira Local Participação do Jovem (caso queira que o Jovem acompanhe o andamento do processo) Clique em: Enviar O sistema automaticamente informará o número do processo Clique em: Clique aqui para avançar. Leia toda a página de Orientações Gerais Clique: Clique aqui para proceder à elaboração do processo. Inicie o upload de todos os documentos, conforme a extensão requerida pelo sistema. Clique em: Salvar Clique em: Validar Caso o sistema identifique alguma inconsistência na validação automática, uma mensagem de erro será apresentada e o escotista responsável deverá proceder com as correções necessárias. Caso contrário, o sistema não admitirá o processo. Após enviar o processo, o parecerista receberá uma notificação de que existe um novo processo para análise. O andamento do processo pode ser acompanhado através do sistema, usando o número do processo e a senha cadastrada na página de cadastro do processo.

2 ORIENTAÇÕES GERAIS PARA INCLUSÃO DE UM NOVO PROCESSO O Sistema de Processo Online de Cruzeiro do Sul foi desenvolvido para facilitar o envio e a análise deste tipo de Distintivo Especial. Leia muito atentamente as orientações abaixo para compreender como esta ferramenta deve ser usada. Elaboração 1. Antes de proceder à elaboração do processo, consulte a lista de informações e documentos necessários. A maioria dos documentos deve seguir os padrões estabelecidos ou modelos. Minimize as chances de o processo ser submetido para correções. 2. No formulário de elaboração, você deverá fornecer todas as informações e documentos necessários a respeito da vida escoteira do jovem. As datas devem ser preenchidas no formato dd/mm/aaaa e todos os arquivos enviados devem estar em um formato de imagem (gif, jpg ou png) de tamanho máximo 300Kb. Quando especificados, alguns documentos deverão ser apresentados no formato PDF (max.: 10Mb). 3. Para que as informações sejam gravadas no sistema, é necessário clicar no botão Salvar no fim do formulário. Você poderá interromper e continuar a montagem do processo quando quiser. As informações e documentos salvos permanecerão gravados no sistema. 4. Ao clicar no botão Validar, o sistema fará uma pré-análise automática das informações recebidas, indicando possíveis erros, inconsistências ou informações faltantes. É necessário validar o processo antes de submetê-lo. 5. É possível submeter o processo mesmo se erros forem encontrados na validação. Entretanto, isto não é recomendável, faça-o apenas em último recurso e justifique no campo específico. 6. Confira muito bem as informações e documentos enviados antes de submeter o processo. Após a submissão, não será mais possível efetuar alterações no processo. 7. Mesmo que o jovem tenha acesso à elaboração do processo, a responsabilidade de submetê-lo à análise é inteiramente do escotista responsável. Análise e Correções 8. O processo será analisado por um parecerista voluntário da Coordenação Regional do Ramo Lobinho, alguns dias após a submissão. 9. O voluntário poderá contatar o escotista diretamente caso deseje. Isso normalmente

3 é feito através das informações de contato fornecidas no cadastro do processo. 10. Caso o parecerista encontre erros ou irregularidades no processo, ele poderá solicitar correções. Neste caso, o sistema abrirá o processo para elaboração novamente, e poderão ser feitas correções ou prestar esclarecimentos. O procedimento para correções é idêntico ao de elaboração. 11. Fique atento! Notificações automáticas a respeito do andamento do processo serão enviadas aos s fornecidos no momento do cadastro. 12. Mesmo que o processo seja deferido diretamente, o parecerista poderá fazer observações sobre o processo tanto para o escotista quanto para o jovem. As observações estarão disponíveis nesta página. Limites e Prazos 13. A elaboração e a submissão do processo para análise devem ocorrer antes de o jovem completar 11 anos de idade. Após este prazo, os processos não serão mais aceitos. 14. O prazo para a entrega de correções, caso necessárias, é de 15 dias após a conclusão da análise. 15. IMPORTANTE! Caso acredite que terá dificuldades para cumprir os prazos estabelecidos, por quaisquer motivos, contate a Coordenação Regional do Ramo Lobinho pelo ramolobinho@ imediatamente. Dúvidas e Problemas 16. Caso encontre algum possível erro no sistema, notifique o responsável pela Coordenação Regional do Ramo Lobinho, para que a equipe responsável analise e corrija a falha. 17. Caso surja alguma dúvida, não hesite em contatar a Coordenação Regional do Ramo Lobinho para esclarecê-la! 18. Após o deferimento do processo, solicita-se que dúvidas relacionadas ao andamento do processo sejam encaminhadas à área de Distintivos Especiais do Escritório Regional pelo processos@ e/ou pelo telefone (11)

4 LISTA DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS Na relação abaixo estão todos os documentos e informações necessários para a elaboração dos processos, bem como a descrição dos padrões exigidos e modelos para download. Orientações Gerais Documentos: para quase todos os documentos, os arquivos devem ser no formato de imagem (jpg, gif ou png) com um tamanho máximo de 300Kb, e perfeitamente legíveis. Apenas em alguns casos específicos, como a Ficha mod. 120 e relatórios, fogem desta regra. Para reduzir o tamanho de imagens, pode-se usar o site ReduzFoto. No site, selecione o documento, vá em "Novo tamanho > Avançado", selecione "Tamanho customizado", e por fim "Largura: 800 pixels", clicando em "Redimensionar" para gerar a imagem reduzida. Esta largura (800 pixels) deve ser suficiente para tornar a imagem com tamanho menor do que 300kb e não prejudicar a legibilidade do documento. Caso ainda não seja suficiente, teste outras combinações. Certificados: orientações gerais para certificados encontram-se no seguinte guia elaborado pela Equipe Regional do Programa Educativo disponível para download. Atente principalmente para os padrões para certificados de especialidades. Recomendações e Aprovações: as recomendações e aprovações (da Roca de Conselho, equipe de escotistas, etc.) são apenas documentos que comprovem que os respectivos assuntos foram analisados, debatidos e aprovados pelo órgão competente. Portanto, estes podem ser tanto os documentos-modelo de recomendação quanto cópias digitalizadas das atas. Todos têm o mesmo valor no momento da análise, entretanto as Coordenações Regonais preferem que sejam enviadas as atas, pois costumam ser mais ricas em informação. Processos de Cruzeiro do Sul Proposta de concessão: documento assinado pelo diretor presidente da UEL encaminhando o processo. Sem este documento o processo não tem validade. Ficha 120: ficha individual do jovem extraída do Sigue, no formato PDF. Deve estar completa e atualizada. Todas as demais informações deste processo devem estar de acordo com ela. Na vida escoteira deve conter todas as atividades desenvolvidas pelo jovem, principalmente as de caráter obrigatório (acantonamentos, acampamentos, atividades distritais ou regionais, MutEcos, MutComs, Jota/Joti,, etc.). Fotografia: solicita-se uma fotografia recente do jovem, uniformizado, sorrindo, em fundo neutro, formato 3x4 e boa resolução. Ela será usada para exibição em Galeria de Honra.

5 Especialidades: para todas as especialidades conquistadas ao longo da vida escoteira do jovem, pedem-se data, nível e certificado (frente e verso, se houver). Início no ramo: data de ingresso no Movimento Escoteiro. Promessa de Lobinho: data e certificado. Insígnia de Interesse Especial: data, certificado da IIE conquistada pelo jovem, entre IMMA, Boa Ação, Lusofonia e Cone Sul. Pede-se também uma descrição, preferencialmente escrita pelo jovem, de como foi essa conquista (ex.: um resumo do projeto, relato do intercâmbio cultural, etc.). Recomendações ao Cruzeiro do Sul: emitidos pela Roca de Conselho e Equipe de Escotistas. Perguntas: no formulário também constam algumas perguntas de interesse da Coordenação Regional do Ramo Lobinho. A resposta é opcional e não influenciará na análise do processo.

6 ORIENTAÇÕES GERAIS AOS PARECERISTAS PARA ANÁLISE DE PROCESSOS O sistema de submissão de Processos Online foi desenvolvido para facilitar e agilizar a montagem e a análise de processos de Distintivos Especiais. Leia muito atentamente as orientações abaixo para compreender como esta ferramenta deve ser usada. 1. A análise dos processos de distintivos especiais possui três pilares importantes que devem ser considerados nas avaliações dos pareceristas: a) O jovem: concessão do distintivo especial aos jovens merecedores; b) A Seção: a avaliação dos processos permite conhecer as atividades desenvolvidas na Seção, possibilitando orientação para o aprimoramento das práticas de aplicação do programa educativo do Ramo e estabelecendo permanente diálogo entre o nível Local e o Regional; c) O Ramo na Região Escoteira: os processos analisados possibilitam o recolhimento de dados que ajudam no diagnóstico sobre a qualidade da aplicação do programa educativo na Região Escoteira, possibilitando à Diretoria Regional de Programa Educativo a tomada de ações necessárias à sua melhoria. 2. Cada parecerista deve conhecer em detalhes o Método e o Programa Educativo e os atuais requisitos para obtenção do Distintivo Especial, bem como os documentos e informações necessárias e os seus padrões exigidos. 3. Os processos em verde estão em aberto, disponíveis para análise do parecerista. Os processos em amarelo estão ainda em análise, porém são responsabilidade de outros pareceristas. Os processos em azul estão concluídos. 4. Para assumir a análise de um processo, clique em "Disponível p/ análise". Após assumi-lo, o acesso à página de análise do processo será restrito a você. Instruções específicas de como utilizar a página de análise estão na própria. 5. Não é necessário que a análise seja feita de uma vez. Você poderá salvar a análise e continuá-la mais tarde, acessando-a sempre pelo link "Em análise". 6. Caso avalie que o processo necessite de correções, o escotista será devidamente notificado e terá 15 dias para fazê-lo. Quando a correção for concluída, você poderá reanalisar o processo pelo link "Disponível p/ nova análise". Mesmo após as correções, a responsabilidade pelo processo continua sendo sua, e apenas você poderá acessá-lo. 7. O parecerista pode solicitar quantas correções achar necessário. Porém, embora este sistema forneça ao escotista responsável todas as informações necessárias para realizar possíveis correções, encoraja-se o parecerista a entrar em contato pessoal sempre que achar necessário para sanar dúvidas, esclarecer detalhes obscuros, etc. Embora este sistema torne o procedimento de análise e correção muito mais rápido do que o realizado na forma física, recomenda-se que o parecerista tome todos os cuidados para que a conclusão de um processo seja, se possível, em, no máximo, até 15 dias desde o

7 recebimento do processo para análise. 8. Após a análise, espera-se que o parecerista, seguindo o item 1.b, deixe uma mensagem ao escotista responsável pelo processo para auxilia-lo no aprimoramento da aplicação do programa educativo em sua Seção, gentilmente elogiando o trabalho bem feito e cuidadosamente apontando as falhas transparecidas no processo. A própria página de análise possui um campo específico para o envio de mensagens ao escotista. 9. A versão mais recente do sistema permite que o jovem participe ativamente de seu processo, caso o escotista responsável esteja de acordo. Com isso, todas as informações referentes ao processo compartilhadas com o escotista também serão visíveis ao jovem, excetuando-se a mensagem privada ao escotista mencionada no item acima. Portanto, espera-se que o parecerista considere este fator ao redigir suas mensagens. 10. Assim como é possível enviar mensagens ao escotista, também é possível o envio de mensagens ao jovem, caso ele participe do processo. Encoraja-se o parecerista a enviar mensagens de apoio e de congratulações ao jovem, mas tendo a sensibilidade de tratar de assuntos delicados do processo apenas com o escotista, reservadamente. Mensagens enviadas ao jovem serão visíveis ao escotista responsável. 11. Pareceristas em treinamento poderão fazer análises normalmente, mas elas só serão liberadas após a avaliação de um coordenador. 12. Não é possível, através deste sistema, indeferir um processo. Espera-se que este seja um evento raro e que ocorra após uma análise muito profunda sobre o caso, com muito diálogo entre os escotistas responsáveis pelo processo e a Coordenação Regional do Ramo. O indeferimento só poderá ser feito pelo administrador do sistema. 13. Embora o acesso à página de análise seja restrito ao parecerista responsável, o relatório resumido do processo pode ser visto por todos através do link correspondente ao número do processo. Este relatório contém todas as informações básicas sobre o processo, vida escoteira do jovem, histórico do processo e, quando concluído, erros e impressões apontados pelo parecerista.