Organização Digital. Passo a Passo

Transcrição

1 Organização Digital Passo a Passo 1

2 AGENDA DO DIA 08:30 Vida Digital Apresentação Terminologia Vida Digital 10:00 10:15Coffee Break 10:15 Fases da Organização Digital Planejamento do Negócio Etapas da Organização Digital Reconhecimento e Delimitação 12:00 13:00 Almoço 13:00 Organização em Ambientes Digitais Computador Smartphone / Tablet 15:00-15:15 Coffee Break Foto da Turma 15:15Retorno Automatização Revisão 17:30 Término 2

3 TERMINOLOGIAS Mídias Digitais Digitalizar Hardware Sistemas Operacionais Aplicativos ou Programas Internet Mobilidade Backup Nuvem Sincronização Redes Sociais 3

4 O que é Organização Digital 4

5 VIDA DIGITAL COMPUTADOR INFORMAÇÃO DIGITAL SMARTPHONE TABLET REDES SOCIAIS MOBILIDADE INTERNET JOGOS ELETRÔNICOS MÍDIAS DIGITAIS TELEVISÃO DIGITAL 5

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8 VIDA DIGITAL é uma vida adaptada ao uso de computadores, telefone celular, smartphones, compact disc, vídeos digitais, internet, televisão digital e jogos eletrônicos para criação, pesquisa, manutenção e gerenciamento de projetos pessoais e profissionais. 8

9 ORGANIZAÇÃO DIGITAL é a organização de tudo o que diz respeito a sua Vida Digital. Abrange a organização dos seus arquivos digitais, dos seus dispositivos digitais e também da sua vida online, afim de trazer mais produtividade e tempo no dia a dia. 9

10 O COMPORTAMENTO DIGITAL E AS GERAÇÕES QUAL É O SEU CLIENTE? 10

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12 QUAL O TAMANHO DO PROBLEMA? Identificar os efeitos da desorganização é o primeiro passo para reconhecer o que é preciso melhorar para manter a vida digital em ordem 12

13 EFEITOS DA DESORGANIZAÇÃO DIGITAL ( SINTOMAS ) Noção distorcida do tempo Fadiga de atenção Multifoco Produtividade baixa Perda de informações Perda de dinheiro Arquivos desorganizados Acúmulo de informações Mal uso de dispositivos digitais Distúrbios afetivos e sociais 13

14 CAUSAS DA DESORGANIZAÇÃO DIGITAL 1) CONSUMO INDEVIDO DE INFORMAÇÕES 14

15 CAUSAS DA DESORGANIZAÇÃO DIGITAL 2) FOMO - PORFOROFOBIA 15

16 CAUSAS DA DESORGANIZAÇÃO DIGITAL 3) FOBO 16

17 CAUSAS DA DESORGANIZAÇÃO DIGITAL 4) FALTA DE CONHECIMENTO TÉCNICO 17

18 Exercício: Qual o tamanho do meu problema? 18

19 MERCADO DE ORGANIZAÇÃO DIGITAL 19

20 ESCOPO DE TRABALHO Objetivo:organizar dispositivos digitais (trabalhar para tecnologia) e fazer com que os dispositivos digitais ajudem na organização (fazer a tecnologia trabalhar). Organizar para ficar mais tempo offline. 20

21 DE ONDE VEM O SEU CLIENTE? - Entenda até onde vai sua atuação - Deixe o trabalho de informática para um técnico de informática O cliente já conhece o seu trabalho? 21

22 COMO POSSO AJUDAR O MEU CLIENTE? Fazendo o destralhamento da bagunça digital Organizando o computador com uma estrutura funcional Organizando o celular e o tablet com uma estrutura funcional Organizando fotografias digitais Organizando a rotina com auxílio de aplicativos Ajudando na transição para o universo digital (estilo paperless) Organizando informações online 22

23 HABILIDADES NECESSÁRIAS AO PROFISSIONAL Experiência em um sistema operacional Domínio de ferramentas Atualização constante Agilidade Paciência para ensinar Flexibilidade 23

24 ATENDIMENTO AO CLIENTE 24

25 AVALIAÇÃO INICIAL 25

26 PRECIFICAÇÃO POR HORA OU PROJETO 26

27 EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS HDS de trânsito que permitam leitura e edição em sistemas operacionais diferentes e backup temporário para garantir a guarda de arquivos durante o período de atendimento; Sistema de Backup em Nuvem para garantir a guarda de arquivos durante o período de atendimento; Leitores de cartão; Cabos e conectores diversos; Softwares de acesso remoto (Zoom, TeamViewer); Guias de Diagnóstico; Arsenal de aplicativos testados. 27

28 UMA POSSIBILIDADE DE TRABALHAR EM CASA 28

29 Por onde começar a organização digital 29

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32 ENXERGUE 32

33 TEMPO INVESTIDO ONLINE Use um APP para entender quanto tempo você está passando online. [ Break Free Moment - Off Time Rescue Time 33

34 CONSUMO DE INFORMAÇÕES 34

35 CANAIS DE COMUNICAÇÃO 35

36 RELAÇÃO COM TECNOLOGIA 36

37 DÊ -LIMITE 37

38 SELECIONE E PRIORIZE Naveguepelassuasredes, pelos sites quevocêfrequenta, pelasferramentasquevocêusaequestione-se: O queérealmenteimportantepara me comunicar? Quais informaçõesqueprecisoconsumir? Precisofi car com o abertoo tempo todo? Precisotertodas as notificações dos grupos de Whatsapp ativas? 38

39 CORTE DISTRAÇÕES Elimine o junk mail (Unroll.me) Cortar distrações (Freedom, FocusBook) Seja criterioso com notificações 39

40 WHATSAPP USE LISTAS DE TRANSMISSÃO 40

41 WHATSAPP 41

42 ESTABELEÇA UM BLOCO DE RESPOSTAS 42

43 ESTABELEÇA HORÁRIOS PARA CHECAR O 43

44 ESTABELEÇA UM PERÍODO SEM TELAS Estimule o phonestacking Evite navegar na primeira hora do seu dia Não vá para cama com o celular Ajuste o Não Perturbe Ajude as crianças a criarohábito de deixartelas de ladojunto com você 44

45 ESCOLHA BOAS FERRAMENTAS DE ACORDO COM SEU ESTILO 1 ) Tradicional - Contato físico - Memória visual 2 ) High Tech - Buscam atualização - Perdem papéis com facilidade 3) Misto - Caderno para anotações gerais - Computador para contatos e compromissos 45

46 FERRAMENTAS DE ORGANIZAÇÃO Captura - Smartphone - Tablet - Caderno Agenda -Agenda de papel - Google Agenda - Calendários Gerenciador de Tarefas - Todoist - Wunderlist - Trello Um lugar para cada Leitura coisa... - Feedly - Kindle Armazenamento/trânsito/backup - HDS - Evernote - Google Drive - Dropbox - icloud 46

47 ORGANIZE 47

48 PARA CADA PESSOA (OU EMPRESA) UMA SOLUÇÃO 1. Áreas de atuação 2. Papéis 1. Projetos = Taxonomia Pessoal ou Empresarial 48

49 TAXONOMIA PESSOAL 49

50 TAXONOMIA PESSOAL 50

51 ORGANIZAÇÃO DE DISPOSITIVOS 1. Computador 2. Celular 3. Tablet 4. HD 5. Nuvem Qual o sistema operacional? 51

52 LIMPEZA E DESTRALHAMENTO 52

53 LIMPEZA E DESTRALHAMENTO ESVAZIE A LIXEIRA! 53

54 LIMPEZA E DESTRALHAMENTO - DUPLICATAS 54

55 GESTÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ARQUIVO PERMANENTE 55

56 CRIAÇÃO DE ÁREAS, PASTAS E SUBPASTAS Ambiente: Computador Armário: Diretório Gavetas: Pastas Objetos: Arquivos USE AS ÁREAS DO SISTEMA 56

57 ORGANIZAÇÃO DE DOWNLOADS 57

58 ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS APLIQUE AQUI A TAXONOMIA PESSOAL 58

59 ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS 59

60 ORGANIZAÇÃO DE MÚSICAS ARTISTAS GÊNERO NACIONALIDADE 60

61 ORGANIZAÇÃO DE MÚSICAS 61

62 Organização Digital ORGANIZAÇÃO DE MÚSICAS - STREAMING 62

63 ORGANIZAÇÃO DE FOTOS TEMPORALIDADE AAAAMMDD 63

64 ORGANIZAÇÃO DE FOTOS 64

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67 67

68 ORGANIZAÇÃO DE VÍDEOS ASSISTIU? VAI ARMAZENAR ONDE? 68

69 ORGANIZAÇÃO DE VÍDEOS 69

70 ORGANIZAÇÃO DA ÁREA DE TRABALHO 70

71 IDENTIFICAÇÃO EM ARQUIVOS DIGITAIS 1. Não utilize caracteres especiais - cedilha (ç), asterisco (*), parênteses ( ), colchetes [ ], percentual (%), acento; 1. Utilize o hífen (-) ou underline (_) para separar mais de um nome; 3. Não utilize espaços em branco ou barra de espaço entre os nomes; 4. Evite siglas; 5. Utilize palavras chaves; 6. Opte por letras minúsculas; 7. Evite o uso das palavras: FINAL, VERSÃO, IMPRESSÃO; 8. Arquivos com muitas versões podem ser salvos com a data. 71

72 FORMATOS DE ARQUIVOS 72

73 FORMATOS DE ARQUIVOS 73

74 ORGANIZAÇÃO DE DISPOSITIVOS MÓVEIS 1. Limpeza de mídias (fotos, músicas, vídeos) 2. Limpeza de aplicativos 3. Categorização de aplicativos 4. Configuração de notificações e avisos 5. Reposicionamento de aplicativos 6. Backup e Sincronização 74

75 MENOS É MAIS 75

76 ORGANIZAÇÃO DO 1. Definição de pastas e marcadores 2. Processamento da caixa de entrada - Delete - Arquive - Delegue - Responda 3. Configuração de notificações 4. Controle do acesso 5. Assinatura atualizada 76

77 ORGANIZAÇÃO DO 1. Definição de pastas e marcadores 2. Processamento da caixa de entrada - Delete - Arquive - Delegue - Responda 3. Configuração de notificações 4. Controle do acesso 5. Assinatura atualizada 77

78 DICAS PARA O BOM USO DO 1. Agende tarefas e compromissos criados por mensagens de 2. Mantenha a caixa de entrada de dieta 3. Descadastre / Use a caixa de spam 4. Estabeleça horários pra checar seu 5. Use cópia oculta 6. Evite o marcar como não lido 7. Pasta Savetime 8. Use fontes sem desenhos 9. Letra corpo 10 a Espaço entre parágrafos 11. Conteúdo + ação 78

79 AUTOMATIZE 79

80 DEIXE A MÁQUINA TRABALHAR 80

81 MONTE SEU ARSENAL DE EXTENSÕES 81

82 AGENDE FACILMENTE Escolha: Calendly, Doodle, Instant.me 82

83 REVISE 83

84 A IMPORTÂNCIA DA SINCRONIZAÇÃO # Automatização # Rapidez # Cópia de segurança (PLANO B) # Facilidade de acesso CÓPIA NOS DOIS LOCAIS NOS DOIS SENTIDOS # Comunicação em sistemas operacionais diferentes 84

85 A IMPORTÂNCIA DO BACKUP # Memória Digital # Cópia de Dados # Dispositivo seguro de armazenamento CÓPIA COMPLETA E EXATA DE UM LOCAL PARA O OUTRO # Segurança contra perda e corrupção de dados originais # Prevenção contra acidentes 85

86 BACKUP FÍSICO HD Disco Rígido Discos magnéticos SSD Unidade de Estado Sólido 86

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88 BACKUP REMOTO # BackBlaze # Backup Genie # Carbonite # Just Cloud # Mozy # Sugar Sync # ZipCloud 88

89 ARMAZENAMENTO EM NUVEM # Dropbox # One Drive # Media Fire # icloud # Google Drive # Time Capsule 89

90 90

91 FREQUÊNCIA DE BACKUP 91

92 ATENÇÃO! Não use o computador enquanto estiver fazendo o backup. Além de correr o risco de corromper algum arquivo, o computador ficará mais lento; Não deixe mídias em ambientes úmidos. Mantenha seus dados longe de perigos ambientais. Se os dados forem críticos, pense em obter um cofre à prova de fogo e armários de proteção. Se não, colocar um HD em um estojo e guardar em gavetas é uma boa opção. Após realizar o backup, certifique-se que está tudo certo antes de usar o computador novamente; Coloque no calendário as datas para seus próximos backups; 92

93 SEGURANÇA DIGITAL A educação digital é mais importante que qualquer antivírus. 93

94 A segurança digital inclui ferramentas que você usa diariamente para proteger sua identidade, bens e informações no mundo online. Essas ferramentas podem incluir: antivírus, serviços de internet, aplicativos, dispositivos de segurança e claro, a organização digital. 94

95 COMO GARANTIR A SEGURANÇA DIGITAL 1. Faça um mapa da sua vida online 2. Reveja as configurações de segurança e privacidade em Redes Sociais 3. Trocou de celular? Delete as informações do celular antigo. 4. Controle o uso da geolocalização 5. Organize suas senhas e cadastros 6. Não use botão de conexão do Facebook ou Google para tudo 7. Não saia clicando em tudo 8. Use ferramentas de segurança nos seus aparelhos (anti vírus, anti furto, anti spam) 95

96 COMO CRIAR SENHAS FORTES E SEGURAS 1. A senhanãodeveincluir a palavrasenha. 2. Eviteusarpalavrasque se relacionemdiretamente a você. Como porexemplo a suaprofissão. 3. Não use informaçõespessoais em suassenhas, comonúmeros de telefone, aniversários ou nome de seusfilhos. 4. A senhadeveterpelomenos 8-10 caracteres. Senhasmaislongassãomaisdifíceis de seremdescobertas. 5. A senhadeveincluirumacombinação de números, letras (superior e inferior) esímbolos. Umasenha forte contémtodosesseselementos. 6. Nãouse númerosconsecutivos em suasenhacomo Não use oseunome ou nome de suaempresa. 96

97 AS SENHAS MAIS USADAS EM

98 IDENTIFICAÇÃO EM APARELHOS 98

99 CONECTE-SE AO QUE VERDADEIRAMENTE IMPORTA #conexaoessencial 99

100 Obrigada! 100

101 MATERIAIS DO CURSO - Apostila impressa - Apresentação digital - Guia de aplicativos digital - Ebook Organização Digital na Prática - Modelo Diagnóstico Organização Digital - Recomendações de ferramentas de segurança gabrielabrasil.com organize@gabrielabrasil.com Participe do GrupoOrganizaçãoDigital para PO 101