FÓRUM PARA A SIMPLIFICAÇÃO DE PROCEDIMENTOS NO PORTO DE LISBOA

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1 FÓRUM PARA A SIMPLIFICAÇÃO DE PROCEDIMENTOS NO PORTO DE LISBOA ADESÃO DAS AUTORIDADES OFICIAIS AO DESPACHO ELECTRÓNICO NA JANELA ÚNICA PORTUÁRIA (JUP) /PCOM As autoridades portuária, marítima, de saúde, aduaneira e de estrangeiros e fronteiras reunidas no Fórum de Simplificação de Procedimentos aprovam os procedimentos abaixo enunciados, que desde Março de 2009 tem vindo a acordar, a cumprir e a fazer evoluir, no espírito de cooperação activa e melhoria continua de eficácia no porto de Lisboa. I PROCEDIMENTOS GLOBAIS 1) O despacho de saída das autoridades marítima, portuária, de saúde, aduaneira e de estrangeiros e fronteiras é dado electronicamente na plataforma electrónica do porto de Lisboa PCOM/SDS, vulgo Janela única portuária (JUP). 2) As autorizações de saída de navios de todas as entidades têm as seguintes características: a) Todas as autorizações de saída das autoridades passam a ter data de início de validade e de fim de validade. i) A data de início de validade da autorização é a data em que a autorização foi dada no Sistema JUP. ii) A data de fim de validade é, para todas as entidades oficiais, às 23:59 do dia útil seguinte à data em que a autorização foi dada; iii) As datas de início e de fim de validade das autorizações não podem ser alteradas. b) Todas as autorizações, expiram de forma automática, quando for atingido o prazo de validade da última autorização dada i) As excepções são os despachos no estado ANULADO ou RECUSADO que não expiram automaticamente. ii) Quando a autorização de determinada entidade passa ao estado Expirado, nos ecrãs do aviso de largada e do despacho de largada, o respectivo semáforo toma a cor vermelha e no campo de estado da autorização aparece o estado Expirado; iii) Quando o estado da autorização de qualquer das entidades, Sanidade, SEF, AP ou Alfândega passar a Expirado, os estados das autorizações das autoridades marítima e portuária passam automaticamente ao estado Recusado e fica indicado nas observações que foi " RECUSA AUTOMÁTICA PROVOCADA POR RECUSA DA AUTORIDADE ". Este caso, PASSAR A ESTADO RECUSADO, só se verifica se as autoridades (AP e Capitania) já tiverem emitido autorização Aceite ou Aceite com condicionantes, que não tenham igualmente expirado. c) O estado das autorizações de saída dos navios do porto dadas pelas várias autoridades, portuária, aduaneira, marítima, de estrangeiros e fronteiras, sanitária, na JUP, são visíveis, tanto por consulta aos despachos como pelo estado dos semáforos de cada entidade. Uma vez que a consulta ao estado das autorizações deve ser clara e inequívoca, o significado dos símbolos indicativos das autorizações (semáforos) é definido no parágrafo seguinte. DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V (2).doc 1/9

2 3) SIGNIFICADO DOS SEMÁFOROS indicativos das autorizações a) CINZENTO AGUARDA AUTORIZAÇÃO (utilizado só à saída para todas as autoridades excepto a Capitania) significa que as autoridades ainda não se pronunciaram. Não foi dada Autorização de Saída. b) VERDE AUTORIZADO. Se for à saída terá um despacho associado. c) VERMELHO NÃO AUTORIZADO Não há documento de despacho associado, mas há justificativo ou observações do motivo da recusa. A excepção, se for à saída, é a Capitania, cujo estado por defeito é vermelho sem observações; em caso de RECUSA será introduzida a respectiva justificação. d) AMARELO Significa AUTORIZADO COM CONDICIONANTES. O navio pode entrar ou sair do porto mas com condicionantes, o que significa que está autorizado desde que sejam cumpridas as condições indicadas. As condições podem ser indicadas no campo observações ou em documento de despacho associado. 4) Alterações ao estado das autorizações a) As alterações de estado das autorizações de largada obedecem às seguintes regras - O estado Aceite pode ser alterado para: - Aceite com condicionantes (manual) - Recusado (manual) - Anulado (manual) - Expirado (automático) - O estado Aceite com condicionantes pode ser alterado para : - Aceite (manual) - Recusado (manual) - Anulado (manual) - Expirado (automático) - O estado Recusado pode ser alterado para: - Anulado (manual). Ao estado Recusado só pode suceder um estado anulado. Será portanto necessário dar nova autorização. - O estado Expirado pode ser alterado para: - Anulado (manual). Ao estado Expirado só pode suceder um estado anulado. Será portanto necessário dar nova autorização. b) Uma autorização que tenha sido anulada implica a criação de uma nova autorização c) Uma autorização dada por uma autoridade só poderá ser alterada até à entrada/saída do navio do porto, momento definido pelo ATA/ATD (passagem da linha de Entre-Torres). d) Todas as alterações ficam conservadas no histórico. Nota 1: Uma autoridade ao alterar uma autorização já dada para outra mais restritiva ou até ao recusar a autorização anterior, provocará impacto nas autorizações de outras autoridades e poderá perturbar o funcionamento regular do porto, pelo que se acorda que tal intervenção seja utilizada só em situações excepcionais. Nota 2: Igualmente as recusas de autorização de uma autoridade, devem ser, logo que a situação o permita, anuladas e criadas novas autorizações plenas ou autorizações com condicionantes. DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V (2).doc 2/9

3 II PROCEDIMENTOS DE CADA AUTORIDADE 1) AUTORIDADE DE ESTRANGEIROS E FRONTEIRAS (SERVIÇO DE ESTRANGEIROS E FRONTEIRAS - SEF) de cor verde); ii) Se houver alguma condicionante à entrada do navio em porto será criada uma autorização com restrições e o semáforo tomará a cor amarela. (por exemplo, no caso de um navio a chegar com clandestinos do qual ainda não exista lista de tripulantes nem identificação dos clandestinos, o SEF pode autorizar a entrada do navio mas com a condicionante de não poder atracar ou pode autorizar a entrada e a atracação mas com a condicionante de ninguém (tripulantes /clandestinos) poder entrar/sair do navio). b) No processo de saída do navio: i) A autorização de saída na JUP está por defeito com a cor cinzenta, na situação de aguarda autorização ; ii) O SEF ao dar a autorização de saída, cria o documento de autorização e o semáforo passa à cor VERDE. O documento de autorização, desembaraço de saída do SEF, fica disponível para ser consultado e impresso pelo agente responsável e por todas as autoridades oficiais; iii) O SEF pode dar autorização de saída com condicionantes, cria o documento de autorização, indica as condições e o semáforo passa à cor AMARELA Autorizado com Condicionantes. iv) O SEF dará despacho de recusado (semáforo vermelho) sempre que estejam requisitos em falta, indicando nas observações os motivos/condições (quais os documentos em falta) para poder dar autorização de aceite. c) Se a validade do último despacho de autorização do SEF for ultrapassada, a autorização de saída do SEF passará ao estado Expirado, o semáforo tomará a cor vermelha, será emitido um alerta para o SEF e causará a recusa de saída da Autoridade Portuária e Marítima se já tiver sido dada e não tiver igualmente expirado; Para dar novo despacho válido deverá a Autoridade SEF anular previamente o despacho expirado, que permanecerá em histórico possível de consultar. d) O nível de serviço do SEF para a autorização de saída de um navio é o seguinte: O SEF dará a autorização de Saída o mais cedo possível após a criação pelo agente de navegação do aviso de saída e até 3 horas antes da saída prevista (ETD) do navio, desde que os documentos exigíveis estejam entregues electronicamente (listas de tripulantes e passageiros de saída) 2) AUTORIDADE SANITÁRIA (SANIDADE MARÍTIMA - SM) de cor verde). ii) Se houver alguma condicionante à entrada do navio em porto será criada uma autorização com condicionantes e o semáforo tomará a cor amarela. DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V (2).doc 3/9

4 b) No processo de saída do navio: i) A autorização de saída na JUP está por defeito com a cor cinzenta, na situação de aguarda autorização ; ii) A SM ao dar a autorização de saída, cria o documento de autorização e o semáforo passa à cor VERDE. O documento de autorização, desembaraço de saída da SM, fica disponível para ser consultado e impresso pelo agente responsável e por todas as autoridades oficiais; iii) A SM pode dar autorização de saída com condicionantes, cria o documento de autorização, indica as condições e o semáforo passa à cor AMARELA Autorizado com Condicionantes. c) A validade do despacho da Sanidade é, após emissão, até ao final (23:59) do dia seguinte. d) Quando a validade do despacho da Sanidade for ultrapassada, a autorização de saída da Sanidade passará ao estado Expirado, o semáforo tomará a cor vermelha, será emitido um alerta para a Sanidade e causará a recusa de saída da Autoridade Portuária e Marítima se já tiver sido dada e não tiver igualmente expirado; Para dar novo despacho válido deverá a Autoridade Sanitária anular previamente o despacho expirado que permanecerá em histórico possível de consultar. e) O nível de serviço da SM para a Autorização de saída de um Navio é o seguinte: A SM dará a autorização de Saída o mais cedo possível após a entrada em porto, desde que os documentos exigíveis estejam apresentados (Declaração Marítima de Saúde) ou até 4 horas antes da saída prevista (ETD) do navio para estadias superiores a 6 horas. 3) AUTORIDADE ADUANEIRA (AA), ALFÂNDEGA MARÍTIMA DE LISBOA A Autoridade Aduaneira já dá despacho electrónico no seu sistema SDS que está interligado no PCOM através da troca de mensagens electrónicas. de cor verde). b) No processo de saída do navio: i) A autorização de saída na JUP está por defeito com a cor cinzenta, na situação de aguarda autorização ; ii) Passa para a situação de aceite (símbolo de cor verde), quando o alvará de saída for emitido ficando disponível para consulta e impressão; iii) Se o prazo do alvará de saída for ultrapassado o semáforo passa a vermelho. Com a emissão de novo alvará válido passará a verde novamente. c) No alvará de saída constará o nº e data da última autorização da Sanidade desde que exista. A validade do alvará de saída é, após emitido, até ao final (23:59) do dia seguinte. A emissão de novo alvará de saída colocará como Expirado o Alvará anterior. d) Quando a validade do último alvará de saída for ultrapassada, a autorização de saída da Alfândega passará ao estado Expirado, o semáforo tomará a cor vermelha e causará a recusa de saída da Autoridade Portuária e Marítima se já tiver sido dada e não tiver igualmente expirado; e) O nível de serviço da AA para a Autorização de saída de um Navio é o já definido que é o seguinte: A AA dará a autorização de Saída, com a emissão automática do alvará de saída até 30 minutos após este ter sido solicitado e da atracação do navio, desde que as formalidades estejam cumpridas. DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V (2).doc 4/9

5 4) AUTORIDADE PORTUÁRIA (AP) de cor verde); ii) Se a entrada do navio for autorizada com condicionantes, o semáforo tomará a cor amarela e as condições/observações podem ser consultadas; iii) Se houver recusa de autorização à entrada do navio o semáforo tomará a cor vermelha. b) No processo de saída do navio: i) A autorização de saída na JUP está por defeito com a cor cinzenta, na situação de aguarda autorização ; ii) Passa para a situação de aceite (símbolo de cor verde), quando for dada autorização de saída; iii) Se a saída do navio for autorizada com condicionantes, o semáforo tomará a cor amarela e as condições/observações podem ser consultadas; iv) Se houver recusa de autorização à saída do navio o semáforo tomará a cor vermelha. c) A validade da autorização de saída da autoridade portuária é, após emitida, até ao final (23:59) do dia seguinte. d) Quando a validade do despacho da Autoridade portuária for ultrapassada, a autorização de saída da Autoridade Portuária passará ao estado Expirado, o semáforo tomará a cor vermelha e será emitido um alerta para a Autoridade Portuária e causará a recusa de saída da Autoridade Marítima se já tiver sido dada e não tiver igualmente expirado; e) Para dar novo despacho válido deverá a Autoridade Portuária anular previamente o despacho expirado que permanecerá em histórico possível de consultar. f) O nível de serviço da AP para a autorização de saída de um navio é o seguinte: A AP dará a autorização de Saída, através do documento (AUT) Autorização de Saída até 3 horas antes da saída prevista (ETD). g) O nível de serviço da AP para a marcação de manobra de saída de um navio é o seguinte: A manobra de saída será marcada até 2h antes da partida (ETD), desde que o Aviso de saída (AVI) esteja confirmado pelo agente o mais tardar até 2h 30 antes. DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V (2).doc 5/9

6 5) AUTORIDADE MARÍTIMA (AM) de cor verde); ii) Se a entrada do navio for autorizada com condicionantes, o semáforo tomará a cor amarela e as condições/observações podem ser consultadas; iii) Se houver recusa de autorização à entrada do navio o semáforo tomará a cor vermelha. b) No processo de saída do navio: i) A autorização de saída na JUP está, por norma, na situação de recusado (símbolo de cor vermelha); ii) Passa para a situação de aceite (símbolo de cor verde), quando o documento despacho de largada for emitido e anexado a esta autorização. Se for alterada uma autorização já dada por qualquer das autoridades para recusada, a autorização da Autoridade Marítima, se já tiver sido dada, passa automaticamente para a situação de recusada com o semáforo com a cor vermelha; iii) Se o navio for autorizado com condições, o despacho de largada será emitido e o semáforo tomará a cor amarela. c) O despacho electrónico da Autoridade Marítima será anexado à autorização de saída e poderá ser consultado e impresso pelas restantes autoridades e pela agência de navegação responsável à saída pelo navio. d) Se o estado da autorização da Capitania for Expirado ou Recusado, não é possível visualizar o despacho associado para impressão. e) Quando o estado da autorização de qualquer das entidades Sanidade, SEF, APL ou Alfândega passar a Expirado, o estado da da autorização da Capitania se já tiver sido dada, passa automaticamente ao estado Recusado se não tiver igualmente já expirado; f) Quando o estado da autorização de qualquer das entidades (Sanidade, SEF, APL ou Alfândega) passar a RECUSADO, o estado da autorização da Capitania, caso já tiver sido dada, passa automaticamente ao estado Recusado. g) O nível de serviço da Autoridade Marítima (AM) para a autorização de saída de um navio é o seguinte: A AM emitirá a autorização de Saída (podendo ser recusa ou aceitação com condicionantes) até 2 horas e trinta minutos antes do ETD, desde que todos os requisitos legais estejam cumpridos, os documentos exigíveis estejam disponíveis e as autoridades aduaneira, de estrangeiros e fronteiras, sanitária e portuária tenham dado autorização de saída electrónica com ou sem condicionantes até 30 minutos antes; Caso seja ultrapassado este intervalo de tempo a AM garantirá responder até 60 minutos após a autorização da última autoridade. DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V (2).doc 6/9

7 6) Emissão de alertas para as Autoridades São emitidos alertas pela JUP (SMS e/ou ) para as autoridades nas seguintes situações e para os endereços constantes no anexo 1: a) No processo de entrada do navio, quando forem, declaradas afirmativamente as seguintes condicionantes no aviso de chegada: (1) Existência de passageiros clandestinos (autoridades marítima, de estrangeiros e fronteiras e portuária) (2) Existência de vidas humanas em perigo (autoridade marítima, de estrangeiros e fronteiras e sanitária e portuária) (3) Existência de doentes, feridos ou cadáveres (autoridades marítima, de estrangeiros e fronteiras, sanitária e portuária) (4) Existência de risco de alagamento, afundamento, incêndio, explosão ou poluição (autoridades marítima e portuária); (5) Existência de danos, avarias e anomalias, que condicionem a estabilidade, a navegabilidade e/ou manobrabilidade do navio (autoridades marítima e portuária); (6) Existência de condicionantes à utilização das ajudas à navegação, radar, comunicações, cartas náuticas, agulha ou sonda (autoridades marítima e portuária); (7) Indicação se vem rebocado (autoridades marítima e portuária). (8) Indicação se vem arribado (autoridades marítima e portuária), (9) Navio tanque com carga IMDG 2, 6 e 8, à entrada e/ou saída (autoridade marítima); (10) Navio com carga IMDG 7 à entrada e/ou saída (autoridade marítima); (11) Navio tanque transportando Acrilonitrilo à entrada e/ou saída (autoridade marítima). b) No processo de saída do navio, quando: i) For introduzido o aviso de saída pelo agente de navegação ou entidade responsável ou alterado o ETD (autoridade marítima); ii) For introduzida a autorização de saída pela autoridade portuária (autoridade marítima); iii) For alterada uma autorização já dada por qualquer das autoridades (de verde para amarelo, verde para vermelho ou vice-versa (autoridade marítima e portuária); iv) Ficar automaticamente expirada uma autorização dada por uma autoridade (alerta para essa autoridade) v) For automaticamente passada a estado Recusado a autorização da autoridade portuária ou marítima (autoridade portuária ou marítima respectivamente) 7) Situação de Contingência Qualquer paragem dos sistemas PCOM ou SDS e no caso de ser invocado pelo o operador nos fins de semana a inoperacionalidade do seu sistema, que impeça a utilização dos mesmos será comunicada pela Autoridade Portuária ou Aduaneira às restantes autoridades. Nesta situação é activado o plano de contingência, que implica a entrega em papel e as comunicações alternativas por telefone e fax. Findo o período de contingência serão completados no PCOM os procedimentos necessários. DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V (2).doc 7/9

8 8) Procedimentos de excepção a) Alvarás manuais dar conhecimento da sua emissão à Capitania Excepto durante os períodos de contingência, todos os despachos de saída das autoridades serão electrónicos, o que implica que se por alguma situação de excepção for emitido manualmente o alvará manual da Alfândega, deverá ser alertada a Capitania, via (capitania.lisboa@marinha.pt e policiamaritima.lisboa@marinha.pt) ou fax ( ) com origem na DGAIEC, que o Alvará para a escala em referência foi emitido manualmente. b) Navios que não requerem despacho de algumas autoridades mas se encontram no sistema A existência de algumas escalas de navios/embarcações que não carecem de autorização de umas autoridades mas apenas de outras deverá vir a ser analisada detalhadamente para que nos casos em que seja possível identificar as regras (por tipo de navio ou motivo de entrada) o sistema JUP possa vir a atribuir as respectivas dispensas de autorização. Até lá o procedimento será o de utilizar o campo observações das autorizações de saída e o contacto directo entre autoridades. 9) Observações a) Os níveis de serviço para autorizações à saída das autoridades só podem ser garantidos, se as agências responsáveis pelo navio, criarem o Aviso de Saída (AVL) o mais tardar até 4 horas antes da saída e o confirmarem o Aviso de Saída (AVL) até 2h:30 antes da saída prevista (ETD) Fórum de simplificação de procedimentos do porto de Lisboa 16 de Novembro de 2009 DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V (2).doc 8/9

9 ANEXO 1: ENDEREÇOS PARA O ENVIO DOS ALERTAS Entidade Correio electrónico de Alerta SMS de alerta OBSERVAÇÕES DGAM / Capitania Lisboa smsjup.lx@marinha.pt sicnav.bd@marinha.pt (este endereço só será utilizado para o envio de XML) Para os SMS relativos ao processo de entrada de navios (Piquete PM) e (Adj. CP para a Seg. Navegação), Para os SMS relativos ao processo de saída de navios (Funcionário de serviço à Repartição Marítima) Além de alertas por SMS para o endereço smsjup.lx@marinh a.pt, também são enviados em XML alguns dados da escala acordados para o endereço sicnav.bd@marinh a.pt Serviço Estrangeiros e Fronteiras Pf201.plisboa@sef.pt - Não há alertas por SMS Sanidade Marítima dspsanidademaritima@arslvt.mi n-saude.pt Administração Porto Lisboa isps@portodelisboa.pt _ Não há Alertas por SMS nas Chegadas e Partidas DGAIEC / Alfândega Lisboa - - Não há Alertas por SMS nem DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V (2).doc 9/9