Implantação do sistema Perguntas Frequentes

Transcrição

1 1- Por que a escolha do nome CliqCCEE? Qual seu significado? O nome traz uma combinação das palavras contabilização e liquidação + CCEE. Sua fonética remete a uma simples ação do usuário: o clique, reforçando os valores de simplicidade e agilidade. 2- Quando o CliqCCEE será lançado? A meta da CCEE é processar a contabilização de setembro no CliqCCEE. O go live (entrada em operação) do sistema iniciou-se no dia 7 de setembro data em que entrou em produção dois importantes módulos para a operação: os de Medição Física e Medição Contábil, além do módulo Cadastro Corporativo. A partir deste marco, a implantação prossegue até 29 de outubro, data programada para abertura do sistema para os agentes. A CCEE elaborou um plano cauteloso e minucioso de implantação que prevê neste período, entre outros pontos, a migração dos dados do Sinercom para o CliqCCEE na janela de tempo mais adequada à operação após a etapa de registro e validação de contratos pelos agentes e antes do início do processamento da contabilização. A execução deste plano é imprescindível para realizar a implantação da forma mais segura e com o menor impacto nas operações do mercado de energia elétrica. 3- Quando os agentes param de usar o Sinercom? Os agentes irão utilizar o Sinercom até 17 de outubro. De 18 a 28 de outubro, o sistema estará indisponível, pois é o período em que a CCEE irá realizar a migração dos dados e o processamento da contabilização de setembro no CliqCCEE. Esse processamento será iniciado em 24/10. Com a operação ocorrendo de forma adequada, o novo sistema será liberado aos agentes em 29/ Com o Sinercom fechado por 10 dias, como os agentes realizarão suas operações neste período? A CCEE optou por fechar o Sinercom após a etapa de registro de validação de contratos operação crucial para os agentes justamente para causar o menor impacto operacional. Porém, bloquear o sistema por alguns dias é fundamental para a implantação, pois é necessária uma posição estática das informações que serão migradas de um sistema para o outro. Desta forma, é possível voltar imediatamente para o Sinercom em caráter de contingência, caso ocorra algum problema no processamento da contabilização de setembro no CliqCCEE. Como é um período curto, 1

2 os agentes devem represar momentaneamente eventuais inserções/alterações de informações, realizando-as no novo sistema a partir de 29 de outubro. 5- Se o processamento da primeira contabilização no CliqCCEE falhar? É possível voltar para o Sinercom? A estratégia de bloquear a inserção ou alteração de dados no Sinercom por 10 dias é uma medida que garantirá o retorno imediato ao sistema antigo, caso ocorra qualquer problema no processamento da primeira contabilização no CliqCCEE. Com esta ação, os dois sistemas estarão com as bases dados equalizadas. 6- O Sinercom continuará disponível para os agentes depois do lançamento do CliqCCEE? Não haverá operação paralela no Sinercom. A estratégia é virar a chave, desligando o antigo sistema e habilitando o novo a partir de 29 de outubro. Porém, a implantação do CliqCCEE foi estruturada para restaurar prontamente o Sinercom em caráter de contingência, caso ocorra qualquer problema na contabilização de setembro (ver pergunta 4). 7- Haverá treinamento para os agentes? A CCEE abriu inscrições para os treinamentos, programados para serem realizados de setembro a dezembro. Além dos cursos presenciais, a CCEE disponibilizará em breve treinamentos online, por meio de ferramenta web especializada. Para que a implantação do CliqCCEE transcorra com sucesso, é fundamental que a maior parte dos agentes esteja treinada até o lançamento do sistema. A programação dos cursos foi divulgada em 23/8, por meio do comunicado CO 072, e também está disponível no Portal de Aprendizado e no site da CCEE - na biblioteca virtual, na área de notícias e na Página do CliqCCEE (Efetue login no site e acesse o menu Contabilização e Liquidação > CliqCCEE). 8- Todos os agentes estarão treinados até o lançamento do sistema? A expectativa da CCEE é que a maior parte dos agentes esteja treinada por meio dos cursos presenciais, pois a CCEE iniciou a convocação das turmas em 5 de setembro. A capacitação também será realizada por meio de tutoriais em vídeos que explicarão, passo a passo, o processo para navegar e utilizar todos os módulos do novo sistema. Vale ressaltar que é imprescindível a participação dos agentes nos cursos, para viabilizar a implantação do sistema. 2

3 9- Como efetuar inscrição nos treinamentos do CliqCCEE? O primeiro passo é se cadastrar no Portal de Aprendizado. Para isso, acesse o link no site da CCEE (O que Fazemos > Capacitação > Portal de Aprendizado), clique em Dúvidas e Sugestões/Entre em contato, e selecione a opção Solicitação de cadastro no portal no campo Motivo. Você receberá seu login e senha por . Este cadastro pode ser realizado pelo próprio profissional ou pelo representante de treinamento do agente qualquer profissional indicado pela empresa, que tem como função a gestão do cadastro para participação em treinamento. Para efetuar matrícula nos cursos, vá ate o menu "Meus cursos" que está na página principal do portal. Lá você encontrará um guia com os cursos disponíveis. Realize os seguintes passos: Meus cursos > Catálogo > Escolha o curso e clique em Turmas (a palavra deve estar em verde, caso esteja em vermelho é porque não há turma disponível) > Escolha a turma e clique em Matricular. Quando aparecer a tela "Deseja concluir a matrícula deste curso?", confirme sua inscrição. Você receberá uma mensagem de confirmação da inscrição em seu Haverá mudança na rotina dos agentes neste período de transição? O plano de implantação foi projetado para causar o menor impacto possível aos agentes. Porém, pela própria complexidade das operações, algumas adaptações serão necessárias neste período. Uma delas é bloqueio do Sinercom (que estará disponível apenas para consulta) de 18 a 28 de outubro, para possibilitar a migração segura da base de dados para o CliqCCEE. Outra alteração temporária diz respeito às recontabilizações, cujas análises e deliberações ficarão suspensas de setembro a novembro, para que a CCEE concentre todo seu empenho na implantação do novo sistema. Neste período, os agentes poderão continuar enviando as solicitações normalmente. Haverá, ainda, alterações nas datas ou rotinas alguns processos. Veja abaixo: Declaração de alocação de geração própria Data limite alterada de 18/10/2012 para 17/10/2012. Garantias Financeiras Declaração de geração e consumo e registro de contratos futuros Data limite alterada de 25/10/2012 para 30/10/2012. Desta forma, a fotografia das garantias financeiras será realizada com base nos dados lançados até 3

4 30/10/2012. Como o Sinercom estará indisponível para inserções e alterações de dados a partir do dia 18/10/2012, a CCEE recomenda que os agentes realizem o registro de contratos futuros e as declarações de geração e consumo no Sinercom até 17/10/2012. Após essa data, a próxima oportunidade para realizar essas inserções será nos dias 29 e 30/10/2012, na abertura do CliqCCEE. Garantias Financeiras Divulgação dos resultados Data limite alterada de 31/10/2012 para 5/11/2012. Contabilização Divulgação dos resultados Data limite alterada de 31/10/2012 para 5/11/2012. Reajuste da Receita de Venda (RRV) Final Certificação da auditoria Data limite alterada de 31/10/2012 para 5/11/2012. Observamos que permanece inalterado o prazo de 31/10/2012 para a divulgação dos resultados do RRV Final. Medição estimativa de pontos faltantes A partir de outubro, este processo executado pela CCEE em 10/10/2012 deixa de ser realizado no Sinercom, passando a ser executado no SCDE por ponto de medição. Ressaltamos que essa mudança é definitiva a partir da implantação do CliqCCEE. 11- Como as recontabilizações serão tratadas durante a implantação do CliqCCEE? De setembro a novembro, as equipes técnicas das CCEE estarão 100% focadas na implantação do CliqCCEE. Para viabilizar a migração do sistema e o cumprimento dos prazos, a CCEE irá represar neste período o processamento das recontabilizações, retormando-o em dezembro. Porém, os agentes devem continuar enviando suas solicitações, que serão avaliadas e deliberadas normalmente pelo Conselho de Administração. 12- O registro ex-ante dos contratos no Ambiente de Contratação Livre (Portaria 455) inicia-se em dezembro. O CliqCCEE já está preparado? O módulo de Contratos do CliqCCEE foi concebido com uma flexibilidade que já permite esta forma de registro contratual, atendendo portanto aos requisitos da Portaria Quais são as chances de atraso no prazo previsto para liberação do CliqCCEE para os usuários externos? (29 de outubro) 4

5 Os controles de planejamento do projeto apontam a viabilidade da abertura do sistema para os agentes em 29 de outubro, e a CCEE está fortemente empenhada nos cumprimentos dos prazos. O cronograma de atividades está delineado em dias corridos, o que significa que a equipe do projeto e todas as áreas envolvidas estão trabalhando nos fins de semana e nos feriados, além de realizarem jornadas estendidas nos dias úteis para viabilizar a implantação do CliqCCEE. No período de implantação, os controles de gestão serão intensificados. O Conselho de Administração da CCEE realizará um acompanhamento diário do projeto, de forma a antever e mitigar os riscos de atraso na implantação do sistema. Semanalmente também haverá reuniões de go-no go do CliqCCEE, onde serão avaliados possíveis fatores impeditivos para o lançamento do sistema em 29 de outubro. Planos de contingência foram elaborados internamente e qualquer alteração de percurso será prontamente comunicada aos agentes. 14- Se a entrada do sistema em operação - programada para 29/10 - atrasar, quais são os impactos para os agentes? A princípio não haveria impacto. Se a implantação do CliqCCEE em 29/10 se mostrar inviável antes da migração dos dados de um sistema para outro, a CCEE terá que identificar uma janela ideal no calendário de operações do próximo mês para realizar a transferência das informações. Nesse período, os agentes continuariam utilizando o Sinercom. Caso ocorra algum problema durante ou após a migração dos dados, o plano de implantação possibilita o retorno imediato ao Sinercom, não impactando as operações dos agentes. 15- Haverá algum esquema especial de suporte ou acompanhamento quando o CliqCCEE entrar no ar? A CCEE realizará uma operação assistida nos primeiros dois meses de operação do novo sistema, prevendo a alocação de especialistas para diversos temas, que atuarão em conjunto com a Central de Atendimento para a rápida resolução de eventuais problemas e dificuldades reportadas pelos agentes. Haverá, ainda, um endereço específico de para onde poderão ser enviadas dúvidas ou reporte de dificuldades encontradas pelos agentes, a ser divulgado pouco antes do início da operação assistida. 16- Se o sistema atrasar, será necessário um novo aporte financeiro para o projeto? 5

6 A princípio não seria necessária uma nova suplementação orçamentária, uma vez que está previsto no orçamento do projeto uma verba de contingência para eventual atraso de um mês no cronograma, aprovada pelos agentes na 51ª Assembleia Geral Extraordinária. Os controles de gestão e planejamento do projeto não apontaram até o momento riscos de atraso superior a um mês. Se, em algum momento no período de implantação, ocorrer alguma eventualidade que mude este cenário, a CCEE comunicará prontamente os agentes. Ressaltamos que toda a organização esta completamente empenhada no cumprimento de todos os prazos, com envolvimento direto e contínuo da alta direção. 17- Quanto já foi gasto até agora no projeto? O investimento total do projeto é de R$ 74 milhões. 18- Haverá um canal de dúvidas e esclarecimentos para os agentes em relação à implantação do CliqCCEE? Os agentes podem esclarecer dúvidas mandando para cliq@ccee.org.br, canal que também estará disponível durante a operação assistida (60 dias pósimplantação) para reporte de dificuldades ou dúvidas. 6