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1 FACULDADES IPEP FACULDADES DE TECNOLOGIA IPEP COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO C. P. A. Relatório de Auto-Avaliação Institucional Ano: 2014 Apresentação: Dezembro

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4 1 - INTRODUÇÃO DADOS DA INSTITUIÇÃO O INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO E PESQUISA - IPEP é uma instituição privada sem fins lucrativos, constituída em Suas origens, no entanto, remontam aos anos 80 do século passado, a partir da ação, na área do ensino superior, que seus fundadores desenvolveram no então chamado Instituto Bucker de Educação. Dedicado ao ensino nos termos do Artigo 209 e princípios estabelecidos no Artigo 206, incisos II e III da Constituição Federal, o IPEP mantém unidades educacionais de ensino superior em São Paulo e em Campinas, denominada Faculdades IPEP, Faculdade de Tecnologia IPEP de São Paulo e a Faculdade de Tecnologia IPEP, de Campinas, ministrando cursos de bacharelado nas áreas das Ciências Sociais Aplicadas, de Engenharias e de graduação tecnológica nas áreas profissionais de Construção Civil, Gestão, Informática e Indústria. O Grupo Educacional IPEP se completa com a inclusão do INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO E CULTURA - IPEC, entidade responsável pelo segmento escolar do ensino médio e técnico, de acordo com as disposições da Lei nº. 9394/96, de 20/ Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional - LDB. Mantidos pelo IPEC e, portanto, vinculados à mesma cadeia seqüencial de ensino - em Campinas/SP, encontra-se instalado o Colégio Técnico Bento Quirino, fundado em e mantido pela Associação IPEP/IPEC. A sede do IPEP está localizada em São Paulo, Capital, na Rua Pirapitingui, Liberdade/SP. São dois os Campi da IES: em São Paulo, Campus Liberdade (Rua Pirapitingui nº 186, no Bairro da Liberdade); e Campus Campinas (Rua José de Alencar nº 470 Centro/CPS) DIRIGENTES Dr. Érico Rodrigues Bacelar Diretor Presidente (Dimensões 01,02 e 03) Sônia Regina Barreto Bacelar Diretora Geral (Dimensões 08 e 10) Erico Barreto Bacelar Diretor de Ensino e Diretor Jurídico (Dimensões 01, 02, 03,04, 06, 07, 09 e 11) Allan Barreto Bacelar Diretor Administrativo e Financeiro (Dimensões 06, 07, 10 e 11) Vicente Tadeu Felipe Borges Gerente Administrativo e Financeiro (Dimensões 05, 07,10 e 11) Simone de Fátima Araujo Coordenadora da Qualidade - CPA (Dimensões 06, 08 e 11) 4

5 1.3 - COMPOSIÇÃO DA CPA COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO Constituição da CPA* De acordo com o disposto no art.11 da Lei nº /04, foi constituída a CPA* com as funções de coordenar e articular o seu processo interno de avaliação e disponibilizar informações. Segue abaixo a descrição da CPA* ano 2014: Coordenador: Simone de Fátima Araujo (São Paulo e Campinas) Representante do Corpo Docente Vera Maria de Carvalho (São Paulo e Campinas) Representante do Corpo Discente André Alves Ribeiro (São Paulo) Karen Danieli Avelino Soares (Campinas) Representante do Corpo Técnico-Administrativo Sônia Regina Barreto Bacelar (São Paulo e Campinas) Representante da Sociedade Civil Organizada Ana Paula Silveira da Mota (São Paulo e Campinas) 5

6 1.4 - APRESENTAÇÃO HISTÓRICO DA CONSTRUÇÃO DO IPEP O Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa - IPEP é uma instituição privada, constituída em 1992 como desdobramento da ação educacional e de pesquisa que seus fundadores desenvolveram a partir do inicio dos anos 80, no Instituto Bücker de Educação. Dedicado ao ensino nos termos do Artigo 209 e princípios estabelecidos no Artigo 206, incisos II e III da Constituição Federal, o IPEP mantém faculdades em São Paulo e em Campinas, denominadas Faculdades Integradas IPEP, ministrando cursos, nas mais diversas áreas como os cursos de Administração, Análise e Desenvolvimento de Sistemas, Ciência da Computação, Rádio, TV e Multimídia, Publicidade e Propaganda, Construção de Edifícios e Sistema de Informação e "Faculdade de Tecnologia IPEP", que ministra os cursos de Banco de Dados, Gestão da Qualidade, Gestão da Produção Industrial, Gestão em Logística, Redes de Computadores e Sistemas para Internet. O IPEP oferece, também, cursos de pós-graduação lato sensu que desde a sua criação, na década de 80, não encontra similares no país, sendo um dos pioneiros a lançar um Programa MBA, feito em cooperação com uma universidade estrangeira, a University of Dallas, de Dallas, Texas, EUA. O complexo educacional do IPEP se completa com a inclusão do IPEC - Instituto Paulista de Ensino e Cultura, entidade responsável pelo segmento escolar da chamada educação de nível médio e técnico-profissionalizante, de acordo com as disposições da nova Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional - LDB, promulgada em dezembro de 1996 (Lei no. 9394/96, de 20dez96). Na Capital está instalado o Colégio Politécnico Ego Sum e, em Campinas, onde as raízes do trabalho educacional foram semeadas mais cedo, encontra-se o Colégio Politécnico Bento Quirino, fundado em Em meados dos anos noventa, o IPEP juntou-se à Escola Politécnica da Universidade de São Paulo e com um grupo de empresas e pessoas do setor de serviços de transporte marítimo para criar a Escola de Shipping & Trading de São Paulo, a primeira do país na modalidade. Na linha do ensino profissional, o IPEP trabalhou na execução dos projetos do PLANFOR - Plano Nacional de Formação de Mão de Obra e, desde 1999, mediante convênio, o IPEP/IPEC vem trabalhando no PROEP - Programa de Expansão do Ensino Profissional, ambos iniciativas do Governo Federal. Naquele, o objetivo era a requalificação do trabalhador e, neste, a implantação do CETEC - Centro Tecnológico de Educação Continuada de Campinas, que irá dedicar-se ao ensino técnico-profissional na área das telecomunicações. Para a realização de estudos e pesquisas, o IPEP criou o CPPg - Centro de Pesquisa e Pós Graduação, unidade responsável pelos trabalhos de extensão, os quais, vinculados à atividade acadêmica, constituem uma forma de a unidade desenvolver pesquisa aplicada, consultoria e produzir conhecimento em gestão, economia e informática. O modelo de trabalho do CPPg do IPEP é inovador, uma vez que procura estabelecer um elo duradouro entre a instituição acadêmica e as empresas e instituições brasileiras, procurando conciliar e atender suas necessidades com os conhecimentos e os recursos de que dispõe, executando estudos e pesquisas que possam autofinanciar-se. 6

7 CRENÇAS E VALORES No quadro de crenças e valores das Faculdades Ipep e das Faculdades de Tecnologia Ipep *destaca-se a convicção de que educar uma pessoa no nível superior é oferecer-lhe condições para desempenhar sua profissão com competência, sólida formação acadêmica, eficácia e espírito empreendedor. Sua inserção e sua promoção no universo do trabalho é a forma concreta de encontrar seu lugar na sociedade e nela exercer a liderança que lhe compete. Missão Desenvolver, orientar e estimular as competências pessoais e profissionais de nossos alunos, aprimorando suas capacidades empreendedoras, para que as realizem como cidadãos no universo do trabalho Política da Qualidade Formar profissionais que atendam as exigências do universo do trabalho, aprimorar continuamente os modelos educacionais e os processos internos, construindo o conhecimento, atendendo aos requisitos do cliente e a legislação em vigor. É importante, por conseguinte, definir e aprofundar o conceito de empreendedorismo, tanto na configuração dos projetos pedagógicos de curso, como no desenvolvimento das atividades de ensino FINALIDADES São finalidades educativas das Faculdades Ipep e das Faculdades de Tecnologia Ipep *que o egresso: Desenvolva atitudes empreendedoras em sua atuação profissional; Adquira competências para atuar no universo do trabalho dentro de princípios de respeito a si mesmo e aos outros; Aprenda a se responsabilizar pelo seu aprendizado dentro e fora do mundo acadêmico; Saiba atuar, eticamente, na sociedade como um elemento de transformação crítica e criativa da realidade. 1 A bibliografia é extensa, mas podemos citar, a título de sugestão, um autor brasileiro que tem abordado o tema: Fernando Dolabela. O segredo de Luisa. São Paulo: Cultura Editores,

8 OBJETIVOS Os objetivos são as etapas que devem ser atingidos para o alcance das finalidades acima definidas. Orienta-se para resultados e implicam organizar as ações educativas segundo as fases de difusão e implementação, identificando-se os condicionantes sociais e institucionais de cada fase e as pessoas envolvidas na ação. Para que o alunado desenvolva atitudes e competências empreendedoras para atuar no universo do trabalho dentro de princípios de respeito a si mesmo e aos outros, é preciso que: Tenha contato com um professorado empreendedor, o que implica todo um trabalho de seleção, requalificação e orientação do corpo docente; Conheçam de modo teórico e prático iniciativas empreendedoras no âmbito profissional dentro da área de formação do curso; Possa exercitar-se nas qualidades necessárias ao empreendedor, dentro do contexto acadêmico, mediante atividades previstas para esse objetivo; Conheça as implicações técnicas e éticas das tarefas que constituem a área de conhecimento escolhida; Para que o alunado aprenda a se responsabilizar pelo seu aprendizado dentro e fora do mundo acadêmico, é necessário que: Reconheça suas limitações e compreenda o processo da aprendizagem em suas particularidades, criando uma metodologia pessoal para tratar as informações e realizar sínteses conceituais e vincular teoria-prática; Saiba administrar seu tempo e seus recursos intelectuais. Adquira habilidades como a leitura interpretativa e o acesso criterioso aos meios de comunicação. Para que o alunado saiba atuar na sociedade como elemento transformador da realidade, é necessário que: Adquira conhecimentos sobre a sua realidade e a realidade sócio-profissional a ser transformada; Construa uma visão de mundo crítica, a fim de avaliar diversos aspectos inerentes ao universo do trabalho: as relações interpessoais, a arte da negociação, as implicações de ordem política etc. Atue em coerência com os princípios da ética, que supõe uma etapa reflexiva, prévia a tomadas de decisões na prática profissional e no convívio em sociedade. 8

9 ÁREAS DE ATUAÇÃO As áreas de atuação do IPEP são: Bacharelado Localidade Cursos São Paulo Campinas Administração de Empresas X X Ciências da Computação X X Publicidade e Propaganda X Rádio, TV e Multimídia. X Sistemas de Informação X X Tecnológico Localidade Cursos São Paulo Campinas Redes de Computadores X X Sistemas para Internet X Análise Desenvolvimento de Sistema X Banco de Dados X Construção de Edifícios X X Gestão Comercial X X Gestão da Qualidade X Gestão em Logística X Gestão Ambiental X Gastronomia X Controle de Obras X Marketing X Segurança da Informação X Comércio Exterior X 9

10 1.5 - PLANEJAMENTO COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO Em meados de 2006 as Faculdades Integradas IPEP e a Faculdade de Tecnologia IPEP, bem como o Colégio Politécnico Bento Quirino - IPEC conseguiram depois de muito esforço implementar um Sistema de Gestão da Qualidade baseado num processo de melhoria contínua. Como resultado deste magnífico e gratificante trabalho, em 2007 nossas Instituições obtiveram um reconhecimento único e internacionalmente, a Certificação na Norma de Qualidade ISO 9001:2000, Certificação esta concedida pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini, órgão certificador ligado à Universidade de São Paulo - USP e um dos mais respeitados do Brasil e no MUNDO. Desde 2007 o as Faculdades Integradas IPEP, Faculdade de Tecnologia IPEP e o Colégio Politécnico Bento Quirino IPEC, em suas unidades situadas em São Paulo e Campinas tornaram-se as primeiras instituições no estado de São Paulo a serem certificadas pela Norma ISO 9001 de Qualidade, provando que a qualidade quanto à gestão da infraestrutura de educação técnica-profissionalizante e superior e de seus serviços, bem como a capacidade de sua equipe é mundialmente reconhecida e valorizada. Como não podia deixar de ser, e implementando uma serie de melhorias necessárias até mesmos nas melhores instituições do país, como a nossa, em 2009 nossas Instituições foram novamente reconhecidas pela excelência dos serviços e com exaltação particular na sua qualidade educacional de ponta, e a manutenção do seu Certificado de Qualidade na versão 2008 da ISO 9001, mais moderna e atualizada, comprovou o que o mundo todo já sabia, que o POLI BENTINHO E O IPEP mais uma vez tiveram a excelência do seu Sistema de Gestão da Qualidade e sua competência educacional que somente uma instituição com mais de um século de serviços de alta qualidade poderia ter. Nossa opção por adotar um Sistema de Gestão de Qualidade é conseqüência do compromisso com nossos valores institucionais de dar sempre o melhor ensino e a melhor administração educacional que somente um grupo centenário pode ter. Através desta ferramenta de gestão implantada em nossas Instituições é possível garantir o que a infraestrutura para o aprendizado aconteça e a melhoria contínua sejam os instrumentos de gestão que melhoram ainda mais a capacidade de nosso grupo e conseqüentemente de nossos alunos. Com o compromisso de uma atuação cada vez mais profissional, as Faculdades Integradas IPEP, Faculdade de Tecnologia IPEP e o Colégio Politécnico Bento Quirino - IPEC se destacam cada vez mais no mercado do setor educacional que se encontra cada dia mais competitivo. Toda a equipe que vai dos nossos professores, coordenadores, secretarias, direção, administrativo possuem o compromisso no atendimento às necessidades do aluno, que conta com tais obrigações dispostas até mesmo no contrato de prestação de serviços de tais agentes educacionais, e gera uma gestão eficaz do conhecimento, que também é aplicada a toda nossa documentação acadêmica ( planos de ensino, planos de aula, atividades programadas, etc.), garantindo a explicitação desse conhecimento e conseqüentemente a possibilidade de medir e controlar o nível do ensino. 10

11 Para nossas Instituições a Qualidade e a Disciplina não se desassociam e nesta relação não cabe a convivência com situações que afetam a aprendizagem e a imagem centenária e nos dá a garantia de continuarmos melhorando sempre e cada dia mais. Com foco no atendimento compromissado, gerenciado e transparente ao aluno, e buscando sempre apoiá-lo no processo de formação e atendê-lo no que for possível, dentro e fora da sala de aula* contamos com um gerenciamento de processos que compõe uma rede dirigida para o aprendizado do aluno que permite a integração de todos os setores, fazendo com que os problemas apareçam e sejam solucionados através dos instrumentos da Qualidade (Fale Conosco, Caixa de Sugestões, SAE, SOE, SACP)*, produzindo uma evolução e a consolidação das melhores práticas. Além de permitir que os serviços possam ser medidos, acompanhados e gerenciados. * SAE: Serviço de Atendimento ao Aluno. SOE: Serviço de Orientação ao Estudante. SACP: Solicitação de Ação Corretiva e Preventiva. 2 - METODOLOGIA OBJETIVO Em consonância com as diretrizes da Comissão Nacional de Avaliação da Educação Superior CONAES* e com a Política da IES*, o processo de auto-avaliação tem a finalidade de identificar os pontos fortes, fragilidades e oportunidades de melhoria da IES*, proporcionando definições de ações abrangendo toda a comunidade acadêmica com o objetivo central de aprimorar o processo educacional REQUISITOS DA AUTO-AVALIAÇÃO EQUIPES DE COORDENAÇÃO A equipe de coordenação do projeto de auto-avaliação, com a função de planejar e organizar as atividades, manter o interesse pela avaliação, sensibilizando a comunidade e fornecendo assessoramento aos diferentes setores da IES*, e refletir sobre o processo, foi composta, além dos membros da CPA*, que interagem de forma corporativa, por representantes de diversos segmentos da Instituição, denominados Gestores das dimensões, conforme descrição abaixo: 11

12 Dimensão 1 Missão, Regimento, PDI e PPI Gestor: Érico Rodrigues Bacelar (Diretor Geral) Dimensão 2 Políticas para o Ensino, Pesquisa, Pós-Graduação e Extensão. Gestores: - Antonio Carlos Almeida (Diretor de Ensino da Graduação das Faculdades Integradas IPEP, da Faculdade de Tecnologia IPEP e da Pós-graduação em Campinas). - Antonio Manuel da Rocha Ribeiro (Vice Diretor de Ensino da Graduação das Faculdades Integradas IPEP da Faculdade de Tecnologia IPEP e da Pósgraduação em Campinas) - Érico Barreto Bacelar (Diretor de Ensino da Graduação das Faculdades Integradas IPEP e da Faculdade de Tecnologia IPEP em São Paulo). Dimensão 3 A Responsabilidade Social Gestores: - Antonio Carlos Almeida (Diretor de Ensino da Graduação das Faculdades Integradas IPEP, da Faculdade de Tecnologia IPEP e da Pós-graduação em Campinas). - Antonio Manuel da Rocha Ribeiro (Vice Diretor de Ensino da Graduação das Faculdades Integradas IPEP da Faculdade de Tecnologia IPEP e da Pósgraduação em Campinas) - Érico Barreto Bacelar (Diretor de Ensino da Graduação das Faculdades Integradas IPEP e da Faculdade de Tecnologia IPEP em São Paulo). Dimensão 4 A Comunicação com a Sociedade Gestores: - Érico Barreto Bacelar (Departamento de Relação com a Comunidade de São Paulo) - Andrea Regina C. Guilherme (Departamento de Relação com a Comunidade de Campinas) 12

13 Dimensão 5 As Políticas de Pessoal Gestores: - Vicente Tadeu Felipe Borges (Gerente Administrativo e Financeiro) - Roris da Silva Oliveira (Supervisor) Dimensão 6 - Organização e Gestão da Instituição Gestores: - Ester Paula da Silva Pereira (Secretaria Acadêmica São Paulo) - Maraisa dos Santos (Secretária Acadêmica - Campinas) Dimensão 7 Infra-Estrutura Gestores: - Marcio Pereira (Tecnologia da Informação) - Cícero Cruz (ERP) - Vicente Tadeu F. Borges (Serviços Gerais e Manutenção São Paulo) - Claudinei Modesto (Serviços Gerais e Manutenção Campinas) - Wilma A. Cavazzini Teixeira (Bibliotecas São Paulo e Campinas) - Vicente Tadeu Felipe Borges (Gerente Administrativo e Financeiro) Dimensão 8 Planejamento e Avaliação Gestor: Simone de Fátima Araujo (Coordenadora da CPA*) Gestores: Dimensão 9 Políticas de Atendimento aos Estudantes - Érico Barreto Bacelar (Departamento de Relação com a Comunidade de São Paulo) - Andrea Regina C. Guilherme (Departamento de Relação com a Comunidade de Campinas) 13

14 Dimensão 10 Sustentabilidade Financeira Gestor: Sônia Regina Barreto Bacelar (Diretora Financeira) Gestores: Dimensão 11 Administrativo - Vicente Tadeu Felipe Borges (Gerente Administrativo e Financeiro) - Valdirene Leandro Cândido (Departamento de Contas a Receber) - Vicente Tadeu Felipe Borges(Financeiro) - Lara Latorre (Departamento Jurídico) - Almir Diniz Machado (Departamento de Contabilidade e Contas a Pagar) - Marli Rosa dos Santos Moreira (Administração de Materiais) Participação dos Integrantes da IES* A participação de integrantes da Instituição no processo de auto-avaliação, denominados como grupo de trabalho, foi fundamental para o auxílio na construção do conhecimento gerado na avaliação. Sua composição está formalizada no Organograma dos Grupos de Trabalho em anexo na página Compromisso Explícito dos Dirigentes da IES*: O Compromisso dos dirigentes da IES* foi evidenciado por meio da participação ativa do corpo diretivo como Gestor de dimensões ou integrantes dos grupos de trabalhos, proporcionando ao processo a profundidade e seriedade almejada Informações Válidas e Confiáveis: A informação necessária ao processo avaliativo foi disponibilizada com presteza e de forma objetiva, possibilitando a coleta de dados, análise e interpretação da situação da IES* em todas as suas dimensões. 14

15 2.6 - Uso Efetivo dos Resultados: Os resultados obtidos na primeira fase de auto-avaliação, realizados pelos próprios gestores e seus respectivos grupos de trabalho, proporcionou a Instituição a elaboração do Plano de Atendimento às Dimensões, com o foco de planejar ações destinadas à superação das dificuldades e ao aprimoramento institucional Dinâmica de Funcionamento O Plano de Trabalho da auto-avaliação 2014 está representado no Cronograma de Auto- Avaliação em anexo na página 170 será preponderante na obtenção da eficiência de todo processo de avaliação interna. A metodologia de trabalho para cumprimento das ações mencionadas no Plano de Trabalho foi desenvolvida em observância às diretrizes orientativas do SINAES* e descrevem as ações realizadas de forma a sistematizar na Instituição todo processo de avaliação interna Etapas da Avaliação Interna: Auto-Avaliação Preparação - Planejamento - O planejamento do projeto de auto-avaliação do SINAES* com objetivo, estratégias, metodologia, recursos e calendário das ações avaliativas, bem como os prazos para execução das principais ações e datas dos eventos foram estabelecidos na metodologia do projeto. - Sensibilização Os eventos de sensibilização para o envolvimento da comunidade acadêmica na construção da proposta avaliativa foram previstos nas ações do projeto de auto-avaliação e podem ser evidenciados, tanto por meio de registros disponíveis na IES*, quantos pela descrição das atividades de desenvolvimento descritas na etapa a seguir Desenvolvimento das Etapas: As etapas de desenvolvimento contemplam as seguintes sub-etapas: - Definição do Plano de Trabalho e Metodologia: - Estruturação das Dimensões na IES*: A estruturação foi oriunda da análise das Diretrizes orientativas do SINAES* com relação aos processos da Instituição dando origem ao macro-fluxo (anexo página 161) que permeia todo projeto de auto-avaliação, conforme apresentado a seguir: 15

16 - Conscientização SINAES*: Ministrada pelo Coordenador da CPA* e Conselho Superior da Instituição, com intuito de conscientizar e sensibilizar os membros da IES* da relevância do projeto de auto-avaliação para a Instituição e para o segmento educacional de todo País e compor os grupos de trabalho do projeto avaliativo. - Apresentação SINAES*: Reuniões Trimestrais da CPA / SINAES*. - Formação de Grupos de Trabalhos: A formação dos Grupos de Trabalhos está definida em organograma anexo na página Estruturação de Métodos para Análise de Dados dos Resultados das Dimensões: Reunião realizada com Alta Direção em 08/12/2014. Para o ano de 2015 está prevista a próxima reunião com a Alta Direção no mês de Novembro/ Disseminação e concretização do planejamento, principais atividades, indicadores e procedimentos relativos às Dimensões: Realizada através de site específico a disseminação e concretização do planejamento, principais atividades, indicadores e procedimentos relativos às Dimensões. 16

17 3 - DESENVOLVIMENTO EIXO 01 PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DIMENSÃO 08 A Lei /2004 e Portaria 40/2007A Lei /2004 veio ao encontro do Sistema de Gestão da Qualidade já implementado e mantido pelas Faculdades Integradas IPEP, considerando que as dez dimensões previstas na legislação já estavam contempladas no escopo do nosso sistema. A legislação, porém, a nosso ver, não previa algumas atividades importantes para a instituição, o que nos levou institui-la acrescentando a Dimensão 11 ao SGQ. Nossa opção por adotar um Sistema de Gestão de Qualidade é conseqüência do compromisso com nossos valores institucionais de dar sempre o melhor ensino e a melhor administração educacional que somente um grupo centenário pode ter. Através desta ferramenta de gestão implantada em nossas Instituições é possível garantir o que a infraestrutura para o aprendizado aconteça e a melhoria contínua sejam os instrumentos de gestão que melhoram ainda mais a capacidade de nosso grupo e conseqüentemente de nossos alunos. Como resultado deste magnífico e gratificante trabalho, em 2007 nossas Instituições obtiveram um reconhecimento único e internacionalmente, a Certificação na Norma de Qualidade ISO 9001:2008, em suas unidades situadas em São Paulo e Campinas tornaram-se as primeiras instituições no estado de São Paulo a serem certificadas pela Norma ISO 9001 de Qualidade, provando que a qualidade quanto à gestão da infraestrutura de educação técnicaprofissionalizante e superior e de seus serviços, bem como a capacidade de sua equipe é mundialmente reconhecida e valorizada.certificação esta concedida pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini, órgão certificador ligado à Universidade de São Paulo - USP e um dos mais respeitados do Brasil e no MUNDO. A Democratização da CPA Para maior envolvimento da comunidade acadêmica, a Comissão Própria de Avaliação não foi a única responsável pela implantação do sistema de gestão. Para cada Dimensão foi nomeado um gestor com a responsabilidade de coordenar, supervisionar, aprovar e assegurar o cumprimento das atividades relativas à Dimensão, interagindo em todas as Unidades contempladas pela Dimensão sob sua Gestão e com os demais gestores, coordenando e apoiando os grupos de trabalho na execução das atividades. Sensibilização e Envolvimento dos Gestores dos Processos e demais colaboradores Para envolvimento de todos os gestores e colaboradores são realizados treinamentos ministrados pela Coordenação da CPA obedecendo as seguintes etapas: 1) Integração ao Sistema de Gestão(realizada pela Coordenação da CPA); 2) Integração à Dimensão, considerando a Lei /2004. (realizada pelo gestor do processo); 17

18 ESTRUTURA DAS DIMENSÕES 1.Visão de Macro-Processo: Documento define os Objetivos da Dimensão, o Planejamento de atividades de acordo com a necessidade proveniente de outras dimensões com as quais se comunica, os recursos necessários para a execução das atividades, os procedimentos praticados e sua contribuição com os indicadores da Dimensão; 2.Matriz de Competência: Definição de cargos e funções necessárias ao desenvolvimento das atividades da Dimensão, dos níveis de escolaridade e de experiências mínimas, Indicação de treinamentos eventualmente necessários ao desenvolvimento das atividades. 3.Normas e Procedimentos: Para as principais atividades desenvolvidas pela Dimensão, são elaborados normas e procedimentos que envolvem todos os processos.estas normas e procedimentos são codificadas e divulgadas através do Manual de Normas e Procedimentos da Instituição, além da intranet. 4.Controle de Registros e Documentos Externos: Os principais documentos pertinentes aos processos são identificados e devidamente armazenados, de acordo com sua importância. Cada Dimensão possui um quadro que os identifica e demonstra os locais de armazenamento, com o objetivo de facilitar o acesso aos documentos, na ausência do gestor. 5.Planejamento de Melhorias: Cada gestor pode programar ações que contribuirão para a melhoria contínua da dimensão sob sua responsabilidade. Para isso, é formalizado um Plano de Melhorias que prevê estas ações, prazos e valores agregados aos alunos. Este documento é submetido à aprovação da Diretoria e, após aprovado, é acompanhado pelo gestor da Dimensão. Monitoramento da Satisfação do Discentes, Docentes e Colaboradores São aplicadas pesquisas semestrais com nossos discentes e anuais com nossos docentes e colaboradores, onde são definidas as seguintes responsabilidades: Coordenação da CPA: Aplicar as pesquisas de satisfação das respectivas Unidades, de acordo com a programação estabelecida pela Diretoria; Acompanhar o desenvolvimento da aplicação das pesquisas; divulgar na intranet os resultados das pesquisas de satisfação de clientes. Gestores das dimensões: Analisar os resultados das pesquisas de satisfação junto aos colaboradores envolvidos no processo; propor, quando for o caso, ações de correção ou de melhoria da satisfação (alunos, professores, colaboradores), acompanhar as ações definidas nas Atas de Análise de Dados e alimentar a planilha de indicadores em decorrência dos resultados das pesquisas de satisfação de discentes. 18

19 ANÁLISE CRÍTICA DOS RESULTADOS Reunião Trimestral de Gestores da CPA: Os gestores das Dimensões são convocados a participar de reuniões trimestrais de auto-avaliação de seus processos, buscando a melhoria contínua do Sistema de Gestão. Auto-Avaliação dos Processos: A auto-avaliação é realizada obedecendo ao Plano de Avaliação que prevê, ao menos, uma avaliação interna do Sistema de Gestão ao ano, englobando todos os processos e uma avaliação externa realizada pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini. O Planejamento de Avaliação é divulgado pela Coordenação da CPA para os gestores das Dimensões e para os avaliadores nomeados pela mesma. Os avaliadores preenchem um relatório, onde apontam os pontos fortes, os pontos fracos e as oportunidades de melhoria que julgar necessária para cada Dimensão avaliada Para cada item constatado durante as avaliações devem-se solicitar ações. Capacitação dos Avaliadores: Os avaliadores são treinados pela Comissão Própria de Avaliação e são nomeados de acordo com os critérios de ter participado com aprovação do curso de avaliação interna promovido pela CPA e ter independência da atividade avaliada. Com foco no atendimento compromissado, gerenciado e transparente ao aluno, e buscando sempre apoiá-lo no processo de formação e atendê-lo no que for possível, dentro e fora da sala de aula* contamos com um gerenciamento de processos que compõe uma rede dirigida para o aprendizado do aluno que permite a integração de todos os setores, fazendo com que os problemas apareçam e sejam solucionados através dos instrumentos da Qualidade (Fale Conosco, Caixa de Sugestões, SAE, SOE, SACP)*, produzindo uma evolução e a consolidação das melhores práticas. Além de permitir que os serviços possam ser medidos, acompanhados e gerenciados. *SAE: Serviço de Atendimento ao Aluno. SOE: Serviço de Orientação ao Estudante. SACP: Solicitação de Ação Corretiva e Preventiva. Os resultados das avaliações da CPA são analisados semestralmente pela Alta Direção, composta pela Coordenação da CPA, pela Diretoria Executiva do Mantenedor e pela Direção Geral da Instituição, a fim de promover ações para contribuição da melhoria do Sistema de Gestão. Auto-Avaliação CPA: Trata-se de um processo de medida de desempenho acadêmicoadministrativo realizado através de pesquisa de satisfação aplicada 01 vez ao ano com o objetivo de aprimoramento da gestão acadêmica e administrativa e melhoria da qualidade por meio da utilização dos resultados como instrumento de gestão. A auto-avaliação CPA é um ciclo que mostra aos gestores onde estão as potencialidades e fragilidades de cada um dos cursos. 19

20 CICLO DOS PROCESSOS DE AUTO-AVALIAÇÃO - CPA Nossa instituição pede aos discentes (alunos) para avaliar seus cursos, pois esta é a única forma de poder tomar decisões com base na opinião de quem realmente importa. Portanto, nós avaliamos para: 20

21 QUEM PARTICIPA DA AUTO-AVALIAÇÃO - CPA? O QUE É AVALIADO? 21

22 COMO FUNCIONA? Os alunos, funcionários, professores e coordenadores são convidados a participar uma vez ao ano da Pesquisa, respondendo as questões online em qualquer lugar e a qualquer hora (exceto os alunos de ensino médio colégio - diurno) ou nos laboratórios das unidades; O universo amostral da pesquisa é de no mínimo 50% alunos por turma por turma e para as turmas com menos de 30 alunos, já para os demais membros da insituição convidamos TODOS a participar. Uma vez acessada, serão apresentadas várias questões em que o aluno dará sua opinião atribuindo conceitos: Ótimo, Bom, Regular ou Insuficiente. Esses conceitos são transformados no Índice de Qualidade IQ que é um valor calculado a partir de uma distribuição normal padronizada, com a utilização da média aritmética simples corrigida pelo desvio padrão, onde nossa meta por item avaliado é de 75%. Os itens avaliados abaixo desta meta se transformam em processos de melhoria, onde os gestores responsáveis devem elaborar um Plano de Ação visando melhoras ou correções no processo durante o semestre com base nos resultados e comentários feitos durante a pesquisa. Algumas ações que resultaram das Pesquisas com base em solicitações feitas pelos alunos: 01. Renovação do parque tecnológico Unidades José de Alencar, Jequitibás (Campinas) e Liberdade (São Paulo); 02. Mudança do layout e material das carteirinhas de controle de acesso; 03. Implantação do programa FIES; 04. Instalação das catracas para implantação de controle de acesso; 05. Intensificação de eventos acadêmicos; 06. Construção do Teatro José de Alencar (em andamento); 07. Ampliação de infraestrutura internet - sinal wi-fi (em andamento); 08. Reformulação do site institucional e criação de novos canais de atendimento virtual; 09. Reformulação das grades curriculares - Faculdade; 10. Mudança de fornecedor terceirizado (Cantina); 11. Divulgação das informações institucionais em nosso site 12. Aquisição de novas carteiras para salas de aula (em andamento); 13. Reformulação dos laboratórios de Radio, TV e Multimídia, Edificações, e Enfermagem; 14. Ampliação dos acessos aos alunos Biblioteca Virtual; 15. Reformulação do portal EAD; 22

23 AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DO DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL A avaliação e o acompanhamento do desenvolvimento institucional são realizados a partir das metas macro Institucionais traçadas no PDI; bem como metas setoriais desdobradas em ações das atividades fim a educação e as atividades meio suporte às atividades fim. Há o acompanhamento e gestão do desenvolvimento Institucional por meio dos procedimentos estabelecidos por normalizações emanadas do MEC e de seus órgãos. São utilizados instrumentos específicos para acompanhamento e avaliação do desenvolvimento institucional, quer por meio de relatórios, balanços e auditorias periódicas, quer por meio de ações legais e formais. A partir do ano de 2003, a estrutura organizacional das instituições foi remodelada e focada em um Sistema de Gestão da Qualidade com base nas normas ISO 9001:2008; para o qual foi obtida a competente certificação, outorgado pela Fundação Vanzolini, da Universidade de São Paulo, e que tem sido sucessivamente renovada e convergindo, de forma complementar, com o que estabelecido pela Lei nº , de 14 de abril de 2004, que criou o SINAES - Sistema Nacional de Avaliação do Ensino Superior. Desta forma, o IPEP integrou o sistema das normas ISO 9001:2008 para cumprir o que determina a legislação. Também, encontra-se implementada a CPA - Comissão Própria de Avaliação, com a função precípua de planejar, organizar e executar todas as atividades e tarefas de acompanhamento e avaliação, considerando o Ciclo Avaliativo definidos no SINAES e suas dez dimensões. O IPEP, desde seu PPI, concebe a avaliação como instrumento propício para identificar potencialidades e corrigir fragilidades, aprimorando o Planejamento de ações e instrumentos de gestão administrativa e acadêmica. Vale ressaltar que os relatórios oriundos da Avaliação Institucional Interna, procedida de forma independente pela CPA, tem sido enviada ao MEC tempestivamente, bem como apresentadas nas consecutivas Comissões de Verificação in loco, procedidas pelo INEP. Vale ressaltar que há procedimentos e instrumentos específicos estabelecidos pela CPA para avaliação e acompanhamento do desenvolvimento institucional, como também instrumentos estabelecidos por auditorias externas procedidas pelo INEP e pela Fundação Vanzolini/USP, todos convergindo para o SINAES e atendimento aos formulários de avaliação de cursos e instituição do INEP. Também os Colegiados da IES e Coordenações de Cursos desempenham papel determinante no acompanhamento cotidiano das ações institucionais. Por fim há se destacar que as auditorias realizadas pelo INEP/MEC têm produzido importantes contribuições de acompanhamento e melhorias institucionais. Resumidamente, destacam-se como ações do acompanhamento do desenvolvimento Institucional: Resultados das Avaliações Procedidas Pelo INEP/MEC; As dez dimensões do SINAES; Os formulários de Avaliação produzidos pelo INEP/CONAES; Os instrumentos e procedimentos de avaliação, registro, controle e planejamento instituídos pela CPA; Os formulários de controles de resultados e procedimentos convergentes ao SINAES, auditados pelo Sistema de Gestão da Qualidade; Gestão Integrada de Processos Informatizada; Diligenciamento efetivado pelos Colegiados Institucionais; Diligenciamentos efetuados pelas Coordenações de Cursos e Gerentes/Chefias de Setores. 23

24 3.2 - EIXO 02 MISSÃO, PDI E RESPONSABLIDADE SOCIAL DIMENSÕES 01 e 03 A MISSÃO do IPEP ocorre por meio por instrumentos e ações pedagógicas contemporâneas que promovem a educação e conhecimentos contínuos, contribuindo para a formação de profissionais qualificados tecnicamente e com desenvolvido senso de responsabilidade sócioambiental. - Por promoção de educação e conhecimento contínuos compreende-se que a formação universitária é uma de muitas e intermináveis - etapa do processo educacional; de acúmulo de conhecimentos; de domínio de tecnologias e aquisição de cultura, e assim, aponta para o princípio de que a formação ocorre de forma constante, sendo relevante que os atores institucionais (professores, alunos e corpo administrativo) assim se posicionem frente ao processo educacional; - Por ferramentas pedagógicas, científicas e tecnológicas contemporâneas compreende-se que os processos e métodos educacionais utilizados na Instituição devem estar profundamente sintonizados com os avanços da atualidade em cada área, e mais, que o estímulo aos atores institucionais pela busca contínua de atualização e domínio qualificado dos avanços construídos pela humanidade devem ser incorporados à cultura de formação contínua; - Por profissionais qualificados tecnicamente compreende-se que os egressos de todos os cursos - em qualquer modalidade, nível ou área promovidos pelo IPEP devem desenvolver e/ou aperfeiçoar durante seus estudos na Instituição bases sólidas para o exercício profissional, desenvolvendo e/ou aprimorando um conjunto de atitudes, habilidades e competências necessárias e suficientes para o ingresso e permanência no mercado de trabalho e desenvolvimento no mesmo por meio de respostas tecnicamente qualificadas frente aos problemas com quais irá se deparar na atividade profissional, princípio plenamente articulado com outros contidos na Missão; - Por desenvolvido senso de responsabilidade sócio-ambiental compreende-se que os atores institucionais devem contribuir, em suas atuações e em qualquer contexto, com a ampliação da cidadania, promovendo a superação de diferenças entre indivíduos. Defendendo-se, aqui, que a competência profissional perpassa pelo aspecto ético, sendo indissociável de sua dimensão social na esfera pública e privada, devendo ser exercida para contribuição do desenvolvimento cultural e econômico sustentável da sociedade, bem como para promoção de relações baseadas no bem estar e na justiça. Complementarmente e sem abandonar o dinamismo do mercado de trabalho e as expectativas particulares de cada indivíduo, a instituição e seus atores devem atuar no sentido de promover a compreensão do necessário retorno social da capacitação e qualificação desenvolvida em prol de uma sociedade mais justa e igualitária, ecologicamente viável. Por conta, ainda, do amadurecimento natural da Instituição, o IPEP e sua mantidas efetivaram uma releitura (2009/2) de sua Visão, expressa como segue: 24

25 Sermos, até 2015, uma das Instituições de Ensino Superior Consolidada e de destacada projeção e reconhecimento regional na oferta qualificada de cursos, projetos acadêmicos e projetos sócio - ambientais diversificados. Para desenvolvimento de sua Missão e consecução de sua Visão, as Faculdades IPEP se descrevem a partir da seguinte Concepção: As Faculdades IPEP caracterizam-se como instituições voltada para o fomento de ações sociais, científicas e educacionais, e que assumem a educação como processo integrado e contínuo de aquisição de práticas sociais e técnico/educacionais construídas dialeticamente e historicamente. Constituem-se como instituições privada de ensino que contribuem com a inserção de cidadãos no ensino superior por meio da oferta qualificada de vagas em diversos cursos, áreas e níveis. Contribuem para a melhoria da sociedade por meio do desenvolvimento da cultura e tecnologia, visando a superação dos desafios que a contemporaneidade impõe, notadamente no sentido da construção de ações socialmente compromissadas com o desenvolvimento das pessoas, da região e do País EIXO 03 POLÍTICAS ACADÊMICAS DIMENSÕES 02, 04 e POLÍTICA DE ENSINO Contextualizar a atuação Institucional no universo qualificado da educação superior do País, sintonizada com as políticas de governo e demandas sociais dos alunos; Contribuir, com orientações metodológicas diferenciada, para o aperfeiçoamento técnico e humano dos alunos e demais atores institucionais; Explicitar princípios e conceitos compartilhados pelos atores institucionais, associados à educação integrativa, com utilização de métodos contemporâneos de aprendizagem como instrumentos de EAD e atividades complementares; Explicitar o papel dos educadores e da educação superior no âmbito institucional e social; Explicitar e contribuir de forma incisiva para a consecução da Missão e Visão Institucional; Viabilizar a operacionalização pedagógica e administrativa do processo educacional por meio de métodos e políticas acadêmicas e institucionais declaradas e sistematicamente articuladas entre si e permeadas em todos os Projetos de Cursos, com intervenções e núcleos comuns associados à Missão e Visão Institucional; Consolidar quadro de referências para a atualização contínua dos Projetos Pedagógicos dos Cursos e outros projetos acadêmicos, de forma integrada e articulada; Contribuir com a intensificação de atividades acadêmicas extra sala formal de aula e voltadas para a formação global, qualificada e comprometida com o desenvolvimento regional e nacional, considerando as potencialidades dos alunos e professores e a realidade sócioeducacional dos mesmos, por meio de atividades e conteúdos contextualizados ; Apresentar nova forma de ações pedagógicas e administrativas a serem desenvolvidas pelos atores institucionais, notadamente voltadas para atividades complementares, estudos e atividades pautadas em saberes úteis e contextualizados; além do exercício integrador entre os diversos conteúdos, habilidades e competências desenvolvidos nos Projetos de Cursos de forma inter e transdisciplinar, quer por métodos e ações presenciais, quer por procedimentos não presenciais que possibilitam o espectro da atuação educacional. 25

26 A confecção destas premissas acadêmicas do IPEP foi de complexa elaboração, pois fruto de um consenso possível dentre a diversidade de orientações teóricas e técnicas dos atores institucionais, comuns e relevantes no ambiente universitário. Assim, representando um consenso possível, não tem a pretensão de esgotar as possibilidades de criação e de exercício de ações pedagógicas distintas e inovadoras, mas, por se tratar de orientação oficial, deve ser incorporado na práxis pedagógica em seu contexto macro e cotidiano, pois legitima princípios gerais e normalizações compromissadas pelo IPEP, interna e externamente, para consolidação de sua Missão. Este PPI deve ser assumido como diretriz e ser defendida e disseminada por todos os agentes responsáveis por sua implementação e desdobramentos NÚCLEOS GERADORES DE PESQUISA E EXTENSÃO. Os Núcleos Geradores de Pesquisa e de Extensão são assumidos institucionalmente e remetem à associação de projetos e ações de pesquisa/iniciação científica e de extensão a certos aspectos de interesse institucional, possibilitando recortes da realidade para intervenções concretas e sistêmicas na sociedade. Assim, todo e qualquer projeto de iniciação científica e/ou de extensão devem estar associados, preferencialmente e a partir de suas especificidades, a tais Núcleos. Mesmo os projetos de extensão deverão explicitar a qual Núcleo esta associado (ainda que não atrelado a uma disciplina), assim como os projetos de iniciação científica e/ou atividades investigativas. Vale ressaltar que as atividades decorrentes dos Núcleos desenvolvidos extra-sala de aula formal, deverão compor a carga horária da matriz curricular de cada curso, bem como o histórico escolar do aluno, se sistematicamente acompanhadas, registradas e avaliadas por docente no âmbito das disciplinas. Os Núcleos Geradores de Pesquisa e de Extensão possibilitam o exercício da construção de saberes úteis na práxis social e científica, devendo ser assumidas institucionalmente em cada curso. Possibilitam, ainda, a necessária operacionalização da integração entre o ensino, a pesquisa e a extensão, pois perpassam, como os Temas Transversais, por diversas possibilidades de interlocução comuns entre diversos cursos ou campos do saber. São Núcleos Geradores de Pesquisa e de Extensão - associados preferencialmente às disciplinas de Cursos: 1 Tecnologia e Desenvolvimento Regional; 2 Mercado de trabalho - tendências e necessidades projetadas; 3 Cidadania e Desenvolvimento Sócio - Ambiental; 4 Universidade e Saberes Úteis; 5 Educação, Diversidade e Inclusão Social; 6 Cultura e Regionalidade; 7 Escola de Negócios e Empreendedorismo. Sinteticamente, os Projetos Pedagógicos de Cursos PPCs, os Projetos de Iniciação Científica e os Projetos de Extensão do IPEP devem estar sistemática e organicamente articulados a partir de três dimensões comuns a qualquer curso ou campo do saber: - Verticalmente por Eixos de Formação; - Transversalmente por Temas Transversais; - Horizontalmente por Núcleos Geradores de Pesquisa e de Extensão. 26

27 F.3.4 Atividades Complementares e Outras Atividades Acadêmicas. Para além das disciplinas que compõem as matrizes curriculares dos cursos e programas do IPEP, metodologicamente na operacionalização das ações acadêmicas, este PPI propõe, em consonância com as diretrizes e normalizações do MEC que apontam para a flexibilização de estudos com vistas ao desenvolvimento de habilidades e competências e autonomia crescente dos discentes, outras atividades que devem ser incorporadas ao cotidiano acadêmico e carga horária dos cursos: 1 Estudos Dirigidos Representam a sistematização acompanhada de freqüência de alunos em ambientes de estudos como bibliotecas, laboratórios e museus, computados na carga horária total dos cursos e no histórico escolar do aluno, devendo, para tanto, serem rigidamente acompanhado por registro de atividades desenvolvidas por meio de formulários específicos. Assim, cada curso (ou conjunto de cursos) deverá estabelecer, para cada período letivo ou semestre, o mínimo de horas que cada aluno deverá dispor para estudos e leituras individuais na Biblioteca da Instituição ou nos Laboratórios, em determinadas disciplinas, em horário extra sala de aula; 2 Atividades de Extensão e de Pesquisa do Cotidiano (iniciação científica) Tendo presente os Núcleos Geradores de Pesquisa e de Extensão, os discentes deverão desenvolver ações de pesquisa e de extensão no âmbito de determinadas disciplinas e/ou projetos. Caberá a cada curso estabelecer quais as disciplinas indicadas para o desenvolvimento sistemático de tais atividades, a carga horária mínima que cada discente deverá cumprir nas atividades e/ou projetos associados, em qual período letivo ocorrerão, indicação do rigoroso processo de registro, de acompanhamento e de avaliação das atividades desenvolvidas em horário extrasala de aula, incorporando-se tal carga horária à matriz curricular e histórico escolar do aluno; 3 Atividades Complementares Compreendem o conjunto de atividades relativas a eventos científicos e acadêmicos desenvolvidos na Instituição (como semanas culturais, fóruns de debates, palestras multiprofissionais, apresentações artísticas, etc.) ou fora dela e que o aluno deverá comprovar participação por meio de certificados homologados pelos Coordenadores de Curso, onde tal carga horária são incorporadas à matriz curricular e histórico escolar do aluno. Desta forma, a matriz curricular de cada curso do IPEP deverá abranger: Eixos de Formação; Temas Transversais; Núcleos Geradores de Pesquisa e de Extensão, Estudos Dirigidos atrelados a determinadas disciplinas; Atividades Complementares (com indicação de carga horária mínima definida para cada período letivo e/ou semestre) e Atividades de Estágio, observando-se o contido nas normas e na legislação correlata, utilizando-se tecnologias inovadoras e de EAD, inclusive. 27

28 3.3.3 COMUNICAÇÃO COM A SOCIEDADE A instituição tem estabelecido com a sociedade parcerias que visam a contribuir na busca de objetivos comuns de possibilitar a oferta de ensino de qualidade com valores compatíveis com a renda da comunidade; de cooperar com as empresas na formação de profissionais com habilidades e competências que atendam as reais demandas por mão de obra qualificada e, além disso, oferecer à comunidade as oportunidades de elevação e inserção sociais. Para tanto, estabeleceram-se a formalização de acordos de cooperação técnica, social e acadêmica. As entidades com as quais a instituição mantém tais acordos de cooperação são selecionadas por meio de pesquisas, considerando os ramos de atividade e correlação com os cursos ministrados. Periodicamente, para estreitar e atualizar o relacionamento com essas organizações conveniadas são realizadas visitas, entrega de material de divulgação, coleta de informações sobre o andamento do convênio, necessidades ainda não atendidas, críticas, comentários e sugestões. Vale ressaltar que o IPEP concebe que é exatamente por meio das parcerias com entidades da comunidade que oportunizam novas proposições para a estruturação de cursos, cuja necessidade é identificada pelos agentes dessas mesmas entidades. Como exemplo da importância dessa visão de parceria, destaca-se a rede hospitalar do Estado de São Paulo - Hospital de Referência da Mulher Pérola Byington, que procurou o IPEP para estruturar um curso de gestão hospitalar a ser oferecido aos servidores da rede. Da mesma forma, a parceria com o Sintraenfa-Sindicato dos Trabalhadores em Entidades de Assistência ao Menor e à Família do Estado de São Paulo produziu o Curso de Gestão de Entidades de Apoio ao Menor, instalado nas Faculdades de Tecnologia IPEP de São Paulo. Uma lista sintética das entidades e empresas com as quais a instituição mantêm convênios em revela o seguinte panorama: INSERÇÃO REGIONAL Trata-se do trabalho para atender às demandas da comunidade local. Inclui todas as atividades voltadas para a identificação das necessidades sociais e a proposição e realização de atividades e projetos de integração comunidade/escola, com responsabilidade social própria e capaz de realizar a inclusão social requerida. Em ponto menor, mas não menos relevante, realçam as ações que propiciem uma real integração empresa/escola. A identificação e a integração com este segmento constituem um dos esteios principais da concepção do nosso PPI*. Nesse sentido, mantemos convênios com empresas da região, objetivando troca de informações sobre o mercado de trabalho, assim propiciando a abertura de mais oportunidades de estágios aos nossos alunos. Relacionamos abaixo algumas empresas conveniadas: 28

29 CONVENIADOS - Aços Buzon Cozinhas Profissionais - Alert Brasil - Allergisa - Associação dos Servidores da Infraero-ASSINFRA - Atento do Brasil S.A - Atos Origin - Belgo Bekaert Armes Ltda - Big Bag Bonsucesso Ind. E Comercio de Embalagens Ltda - Club Med Indaiá Ltda - Crespo e Caires Advogados - Drogaria MiG Glicerio/ Exxa - Everest Eletrecidade Ltda - Fresenius Medical Care Ltda - G2n Com. De Prefumes e Cosméticos. - Galvani - Gran Sapore - Gremdec- Gremio Recreativo EMDEC - HP laboratório de Análises Clinicas - JNS Engenharia Consultoria e gerenciamento - Mais Estudo Serviços de Intermediação Ltda - Neo Consultoria e Assessoria em Informática - RM Comercial Ltda - Sabic Innovative Plastics - SEAAC - Sidicato dos Empregados de Cooperativa Médicas SP - Sind dos empregados de processamento de dados - Sind dos Trabalhadores de Sistemas Eletronicos - Sind. Dos Policiais Civis da Região de Campinas - Sind. dos Trabalhadores na Industria de Purificação - Sind. Dos Trabalhadores nas Ind.vestuario de Campinas - Sind.dos Empregados em Estabelecimentos Bancarios -SEEB - Sindicato dos Bombeiros - Sindicato dos Empregados de Agentes Autonomos do Comercio - Sindicato dos Policiais Civis Da Região de Campinas - Sindicato dos Técnicos em Nutrição e Dietética do Est. SP 29

30 3.3.6 POLÍTICA DE ANTEDIMENTO AOS DISCENTES (ALUNOS) O estudante acessa os cursos da instituição por meio de Edital de Abertura do Processo Seletivo Unificado, que aborda o local das provas e cursos oferecidos, as portarias de autorização, o número de vagas, o período, a forma de inscrição, os mecanismos de seleção, a forma de matrícula e outras informações gerais. Os Editais são divulgados nos meios de comunicação escrita e em consonância às normalizações em vigor A seleção dos candidatos é efetivada por grupos de alunos, obedecendo-se à ordem de inscrição no processo seletivo, abrangendo a realização de sessões de orientação vocacional, análise curricular do ensino médio e prova de redação e de conhecimentos gerais.. A orientação vocacional, quando utilizada, não se constitui em fase eliminatória do processo seletivo, destinando-se a aferir a aptidão do candidato para com a carreira e para esclarecê-lo sobre o conteúdo programático dos estudos que irá desenvolver. A análise curricular destinase a aferir o desempenho escolar do candidato durante os seus estudos no ensino médio através da apuração da média das notas obtidas nas diversas disciplinas. A prova de redação objetiva aferir a proficiência dos candidatos no uso da Língua Portuguesa, como instrumento de comunicação e de organização e expressão do pensamento, bem como seus conhecimentos sobre assuntos da atualidade. Com a implementação do Exame Nacional do Ensino Médio ENEM, a IES passou a adotar tal resultado em substituição de provas específicas. A classificação do candidato no grupo será apurada através da média aritmética do resultado do seu desempenho escolar no segundo grau, e da Prova de Redação e de Conhecimentos Gerais, e/ou baseado no desempenho do mesmo no ENEM. A classificação dos candidatos é realizada pela ordem decrescente das médias apuradas no grupo dos que se submeteram à seleção. Em havendo empate na classificação dos candidatos, prevalecerá, quando da matrícula, o critério da idade, priorizando-se o mais idoso. Para integralização do curso será sempre exigido o cumprimento da carga horária total prevista no projeto de curso/ppc e na legislação, incluindo-se a carga horária de atividades não presencias, estágios, Trabalhos de Conclusão de Cursos, atividades complementares, visitas técnicas, etc. Quanto aos programas de apoio financeiro aos estudantes, desde o inicio de funcionamento das Faculdades, o IPEP criou, pioneiramente, um Programa de Concessão de Bolsas de Estudo (parciais), em consonância com sua política de ensino de qualidade, considerando a renda da população à qual serve. A concessão de bolsas de estudo não está vinculada ao processo seletivo de ingresso aos cursos das faculdades mantidas pelo IPEP. Cada curso/habilitação dispõe de critérios internos para distribuição das bolsas. Os candidatos a bolsas de estudo entram em contato com o Setor de Relações com a Comunidade - RCC (ORGÃO CRIADO ESPECIALMENTE PARA ATENDIMENTO DOS ALUNOS EM ORIENTAÇÔES ADMNISTRATIVAS E INSTITUCIONAIS) da unidade respectiva para a devida inscrição. Há uma prova de conhecimentos gerais no limite do aprendizado do ensino médio. As bolsas de estudo são parciais e semestrais e podem ser prorrogadas até o final do curso. Ainda dentro dos mecanismos de apoio econômico-financeiro ao estudante, a instituição oferece ao alunado todas as facilidades administrativo-institucionais para que ele seja beneficiado com o chamado passe escolar, tanto em São Paulo como em Campinas. 30

31 3.3.7 ATENDIMENTO PISCOPEDAGÓGICO AO DISCENTE (ALUNO) O apoio e atendimento dado aos estudantes das Faculdades IPEP no sentido de estimular sua permanência na IES e orientá-los frente às questões de ordem acadêmica, institucional e social é realizado por dois setores especialmente voltados para estes atendimentos: Setor de Relações Com a Comunidade RCC, e o Serviço de Apoio ao Estudante SAE (conduzidos por profissionais capacitados e treinados). Além desses dois setores com atribuições específicas de atendimento aos alunos em várias demandas, há igualmente disponibilizado enquanto cultura institucional, o trabalho de atendimento efetivado diretamente pelos Coordenadores de Cursos e Coordenador Pedagógico, além do atendimento prestado por representantes da Diretoria em cada unidade. Vale destacar que tanto o SAE quanto o RCC assumem funções de ouvidoria da IES de forma agregada, efetivando encaminhamentos e devolutivas pertinentes a cada caso. O Setor de Relações Com a Comunidade RCC atua como canal de encaminhamentos administrativos e orientações institucionais aos alunos e comunidade como um todo. Já o Serviço de Apoio ao Estudante-SAE, à frente do qual está um profissional com sólidos conhecimentos de psicologia e pedagogia, tem por objetivo acompanhar o aluno no processo ensino-aprendizagem, orientando-o em diversas situações, visando aprimorar o seu relacionamento com a realidade social, profissional e acadêmica. Tendo como foco principal o aluno, constitui atribuição do SAE a interlocução de encaminhamentos e necessidades dos alunos junto aos professores, Coordenadores de Curso, diversos setores e Direção. A comunicação em tempo real e a transparência das atividades são asseguradas também por meio eletrônico, pelo portal do IPEP na Internet que, além de todas as informações de natureza institucional, veicula informações úteis para o aluno, tais como: o conteúdo do acervo das bibliotecas, a versão eletrônica da Revista Técnica FIPEP, textos de caráter acadêmico, notícias do dia-a-dia da instituição e da educação brasileira em geral, dados sobre o corpo docente e um canal aberto para comunicação com todas as unidades acadêmicas e administrativas da instituição ORGANIZAÇÃO E REPRESENTAÇÃO ESTUDANTIL Em cada uma das Faculdades foi disponibilizado, e encontra-se em plena utilização, espaços para participação e convivência estudantil. A instituição proporciona todo o apoio institucional e material para a consolidação dos respectivos Diretórios Acadêmicos. Paralelamente, cada turma de qualquer dos Cursos das Faculdades IPEP elegem um representante oficial, que participa de diversas reuniões, avaliações e encaminhamentos junto à Direção e Coordenações de Cursos. Também, os discentes possuem representatividade nos órgãos colegiados de encaminhamentos e deliberações, com direito a voz e voto, na forma regulamentada no Regimento Geral da IES e aprovadas pelo MEC. 31

32 3.4 - EIXO 04 POLÍTICAS DE GESTÃO DIMENSÕES 05, 06 e POLITICA DE PESSOAL A gestão de pessoal é efetivada pela Entidade Mantenedora que conta, para tanto, com um Departamento especializado e com profissionais habilitados para o exercício da função. Em termos tecnológicos, o Departamento trabalha com o apoio de sistema informatizado para o registro, acompanhamento, apontamento e preparação da folha de pagamento mensal. Para o cumprimento das obrigações de natureza previdenciária os sistemas do IPEP estão conectados eletronicamente com os da Caixa Econômica Federal, o que proporciona facilidades na prestação de informações ao quadro de pessoal, seja ele docente ou técnicoadministrativo CORPO TÉCNICO ADMINISTRATIVO Considera-se membro do corpo técnico-administrativo da instituição todo empregado não docente ou que atua na atividade meio da IES. Assegura-se a esse quadro de colaboradores equidade de tratamento e remuneração condizente com a formação e função; condições de trabalho alinhadas com a natureza da instituição educacional e oportunidades de aperfeiçoamento técnico-profissional CORPO DOCENTE O quadro docente registrado em janeiro de 2010, no início do período letivo, de 45% especialistas e 55% mestres/doutores. O Conselho Superior da instituição aprovou o Plano de Carreira Docente-PCD, cujo regulamento encontra-se como anexo ao texto do PDI. Os objetivos do referido PCD são promover e valorizar o corpo docente, fomentando sua produção técnica, cientifica e cultural, bem como seu desempenho profissional na instituição, estabelecendo as condicionantes para a ascensão na carreira. O corpo docente é constituído pelas categorias de professores no sentido vertical, e em níveis no horizontal para efeito de progressões, considerando-se o mérito e antiguidade, assim como disponibilidades financeiras da Entidade Mantenedora a cada época. Anualmente são realizadas as simulações necessárias para os enquadramentos e progressões pelo Conselho Superior, que disponibiliza vagas em determinadas categorias e níveis de acordo com estudos orçamentários a cada época, por meio de Editais específicos a cada período. Pretende-se, no qüinqüênio de abrangência deste PDI e em decorrência da consolidação da IES, intensificar-se as ações de enquadramentos funcionais de docentes. 32

33 ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DA INSTITUIÇÃO O organograma da página seguinte fornece uma visão panorâmica da estrutura administrativa institucional da Mantenedora e Mantida. O órgão dirigente máximo da Mantenedora é a Diretoria Executiva, auxiliada no cumprimento da sua missão por unidades especiais de assessoramento em áreas específicas: marketing educacional, sistema integrado de gestão (ERP), planejamento estratégico, assuntos jurídicos, auditoria interna, tecnologia e informática, etc. Em seguida, observa-se as Diretorias especializadas, que se constituem em unidades de apoio operacional: finanças, administração e desenvolvimento institucional. As unidades educacionais mantidas, das quais adiante se falará, são conceituadas, para fins de gestão como unidades de gestão de negócios, sendo observadas as formas consagradas de administração colegiada, com representatividade de gestores das diversas instancia e níveis acadêmico-institucional ORGANOGRAMA FACULDADES DIRETOR GERAL DIREÇÃO DE ENSINO VICE DIREÇÃO DE ENSINO CONSELHO DE COORDENADORES SUPORTE MANTENEDOR - ERP - TI - SERVIÇOS GERAIS - MANUT. PREDIAL - JURÍDICO - TESOURARIA - BIBLIOTECA - DEPTO. PESSOAL - ADM. DE MATERIAIS SECRETARIA ACADÊMICA RELAÇÕES COM A COMUNIDADE POSTO DE APOIO AO PROFESSOR SAE / CENTRAL DE RELACIONAMENTO COM ALUNOS COORDENAÇÃO DE CURSOS P/ ÁREA COORDENÇÃO DE PÓS-GRADUAÇÃO NUCLEO DOCENTE ESTRUTURANTE CORPO DOCENTE CORPO DISCENTE 33

34 ORGANOGRAMA GERAL DIRETOR PRESIDENTE DIREÇÃO EXECUTIVA SECRETARIA GERAL COSUP COORD. PEDAGÓGICA DE CURSOS COORD. DAS BIBLIOTECAS CPA / ISO DIREÇÃO JURÍDICA DIREÇÃO GERAL ATIVIDADE MEIO ( III ) FACULDADES COLÉGIOS ATIVIDADE FIM ( I ) ATIVIDADE FIM ( II ) 34

35 Em termos de modernização da gestão institucional, o IPEP programou e vem realizando investimentos para a implantação de mecanismos informatizados, certo de seu caráter determinante para a modernização da organização e consciente, também, da necessidade de atendimento adequado aos objetivos refletivos em sua Política de Qualidade, que visa prover o mercado com um produto/ensino que agregue melhorias contínuas às expectativas e anseios dos seus alunos e, por extensão, da sociedade. Dentre os diversos mecanismos disponíveis, destaca-se o ERP-Enterprise Resource Planning, entendido como Sistema Integrado de Gestão-SIG como espinha dorsal do sistema de informações da organização, que tem como característica a convergência, em um único repositório, de todos os dados por ele manipulados, o que contribui para a otimização da aquisição de dados, bem como para a consistência das informações dela extraídas. O benefício maior ainda do ERP/SIG é a perfeita integração das informações corporativas num único Banco de Dados, o que se reflete também na maior integração das atividades, a qual, por sua vez, resulta em informações mais rápidas e precisas, gerando subsídios para a tomada de decisão. Considerando a velocidade de transformação do mercado e do alto grau de competitividade gerado pela globalização, torna-se essencial para uma empresa o uso de sistemas eficientes de informação, que acompanhem seu desenvolvimento e demandem investimentos compatíveis com seu porte. A opção feita pelo IPEP ao escolher o ERP/SIG, em detrimento de alternativas do mercado, fundamenta-se principalmente nos seguintes aspectos: Flexibilidade e concepção modular quanto às funcionalidades; Maturidade conceitual; Conjunto de módulos comuns a qualquer empresa (Finanças, Contabilidade, Recursos Humanos, etc.), com alto grau de desenvolvimento; Abrangência, com aplicações em diversos setores; Adaptabilidade às necessidades particulares de cada ambiente. Por dois representantes da entidade Mantenedora, por ela indicados; Por um representante discente, aluno regularmente matriculado na Faculdade. Entre outros, mais ou menos específicos, podem-se destacar as seguintes características e funcionalidades, comuns a todo ERP/SIG: BASE DE DADOS CENTRALIZADA Trata-se de um sistema de informações que utiliza uma base única de dados, contendo diversos módulos que interagem e trocam informações. Cada módulo é responsável por uma função específica do sistema, possibilitando à organização acesso às informações de forma integrada, em uma única ferramenta e com um mesmo padrão de apresentação. 35

36 3.4.8 MÓDULO FINANCEIRO O módulo Financeiro tem como objetivo oferecer funcionalidades que atendam às seguintes atividades: Contas a Pagar e Receber, Fluxo de Caixa, Despesas Fixas, Cheques Pré- Datados, Centro de receitas e despesas, rateios por centros de custo, controle de Bancos, cobrança CNAB (arquivos de retorno de cobrança bancária), emissão de Cheques, conciliação Bancaria, fluxo de caixa configurável (realizado e previsto), conta corrente de Clientes e Fornecedores, e ainda está previsto um módulo específico para Tesouraria MÓDULO ACADÊMICO A Gestão Educacional nos sistemas ERP/SIG é uma solução relativamente recente, desenvolvida para o setor de Instituições de Ensino, da pré-escola até a pós-graduação, garantindo um perfeito controle dos processos administrativos e de relacionamento entre alunos e professores. Nas organizações do IPEP, que oferece, nas suas unidades educacionais, formação nos níveis de Graduação e Pós-Graduação (e também atua no ensino médio através do IPEC - Instituto Paulista de Ensino e Cultura), a implantação do sistema encontra-se em andamento com perspectiva de atualizações anuais de versões e incorporação de novos recursos. O sistema contempla rotinas tais como: processo seletivo, matrículas por período e/ou disciplinas, histórico escolar / acadêmico, avaliação institucional, configurador de requerimentos, rotinas operacionais, entre outras. Também controla processos financeiros, geração de boletos, cobrança eletrônica de títulos, contabilização dos resultados por disciplinas, cursos e áreas, entre outros. Possui máxima integração com a Folha de Pagamento, considerando hora/aula, pesquisas e atividades extracurriculares dos professores ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA ACADÊMICA A organização administrativa acadêmica das Faculdades Mantidas está definida no regimento Integrado das mesmas, aprovado pelos órgãos reguladores do MEC. De acordo com seus regimentos unificados, constituem-se em estabelecimento particular de Ensino Superior mantido pelo Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa - IPEP, pessoa jurídica de direito privado, sem fins lucrativos, com sede no município de São Paulo e com Estatuto Registrado sob o nº no 3º Registro Civil de Pessoas Jurídicas, na Rua XV de Novembro, 80, São Paulo, Capital. As Faculdades do Grupo IPEP tem a seguinte estrutura administrativa e colegiada: I) Conselho Superior; II) Diretoria; III) Conselhos de Cursos; IV) Coordenadoria de Cursos; e V) Comissão Própria de Avaliação.. 36

37 CONSELHO SUPERIOR O Conselho Superior, órgão superior da estrutura administrativa, é constituído com representantes de diversas instancias e níveis que compõem a IES, com aplicação dos princípios de administração colegiada: Pelo Diretor Geral, que o preside; Pelo Diretor de Ensino; Pelo Diretor de Pesquisa e Extensão; Por dois representantes docentes; Por dois representantes da comunidade; Os representantes docentes serão eleitos pelos seus pares e terão mandato de um ano, renovável. O mandato da representação discente será de um ano. Os representantes da comunidade serão escolhidos pelo Diretor Geral e terão mandato de um ano, podendo haver recondução. O Conselho Superior reúne-se ordinariamente no início de cada ano letivo, e extraordinariamente, quando convocado pelo Diretor Geral, ou mediante requerimento de 1/3 (um terço) dos membros que o constituem DA DIRETORIA A Diretoria é o órgão de superintendência, administração, coordenação e fiscalização executiva, e é constituída por: Diretor Geral; Diretor de Ensino; e Diretor de Pesquisa e Extensão ORGÃOS COLEGIADOS: ATRIBUIÇÕES, COMPETÊNCIAS E COMPOSIÇÃO: Na instituição, são quatro os órgãos colegiados de apoio: o Conselho de Coordenadores e o Conselho de Pesquisa e Extensão, a Comissão Própria de Avaliação e o Conselho Superior, tendo, em todos eles, representações de todas as esferas e níveis institucionais, com direito a voz e voto. Como propositura de inovação e tendo presente o porte a IES, há a projeção que, a partir de 2010/2, os Conselhos de Coordenadores e o Conselho de Pesquisa e Extensão realizem reuniões conjuntas, lavrando-se atas de deliberações e desburocratizando o registro das decisões colegiadas unificadas em mesmo plenário. 37

38 ORGÃOS DE APOIO ÀS ATIVIDADES ACADÊMICAS De forma a dar efetividade às decisões Colegiadas das Faculdades, foram instituidos órgãos suplementares de apoio em nível executivo das ações cotidianas no âmbito institucional, estando, dentre estes órgãos, as Vice Diretorias e Coordenações Pedagógicas Institucionais. O Coordenador Pedagógico Institucional é responsável pela elaboração, supervisão, acompanhamento e fiscalização do projeto pedagógico da instituição em cada unidade. Tem, também, a atribuição de fazer com que sejam alcançados os objetivos pedagógicos definidos colegiadamente, relacionados à vocação institucional. Os Coordenadores Pedagógicos participam, como colaboradores, do Conselho de Coordenadores e do Conselho Superior. É co-responsável pela seleção e treinamento dos professores, coordenando as atividades de formação continuada tais como oficinas pedagógicas e grupos de pesquisa pedagógica; realiza reuniões periódicas com os coordenadores de curso a fim opinar sobre programas e planos de ensino dos cursos e das disciplinas; acompanha a admissão, promoção e afastamento de pessoal docente e monitores, orienta corpo de professores na elaboração do plano e do calendário anual de atividades. Os Coordenadores Pedagógicos das Faculdades têm, em linhas gerais, as mesmas atribuições do Coordenador Pedagógico Institucional, resguardados os limites da própria unidade educacional. Sua função principal é traduzir em termos operacionais o Projeto Pedagógico Institucional e colocá-lo em funcionamento nas unidades educacionais PROJEÇÕES ECONÔMICAS E FINANCEIRAS -2010/2014 A gestão econômico-financeira do IPEP e de suas Faculdades, é realizada de forma integrada, reunindo os interesses dos institutos e das unidades educacionais que fazem parte da Instituição. Destaca-se que, como o PDI inicial aprovado pelos órgãos do MEC, este aditamento possui a singularidade de abranger todas as mantidas em um planejamento único - de forma integrada/unificada e desburocratizada. Como norma de gestão, tanto as despesas de custeio como os investimentos nas atividades meio e fim têm sido realizado com recursos próprios, evitando-se a recorrência ao mercado financeiro para qualquer finalidade. As instituições não apresentam dívidas de longo prazo em seus balanços. O exigível de curto prazo está relacionado unicamente a crédito de fornecedores. No entanto, deve-se registrar que, ultimamente, a inadimplência vem se tornando um problema de destaque que exige, muitas vezes, o exercício de medidas extraadministrativas para adequada gestão de custeios. Não se pode deixar de mencionar que o baixo nível de renda, o desemprego e a inexistência de formas não convencionais de financiamento para a educação contribuem enormemente para a fragilidade econômico-financeira das instituições particulares de ensino, agregado às dificuldades imanentes do mercado com a atuação de grandes grupos internacionais com propostas mercantilistas. Ainda assim observa-se que o IPEP tem conseguido manter seu equilíbrio de receitas e despesas com segurança. No entanto, os objetivos e as metas programadas para o qüinqüênio não poderão ser atingidas dentro da rigidez do modelo de gestão atualmente utilizado. Haverá necessidade da recorrência a aportes de recursos de terceiros para a concretização do programa de implantação de novos cursos, conforme adiante se demonstra. Mas, é importante ressaltar que o montante de recursos que se prevê levantar em agências se demonstra relativamente baixo em relação ao dispêndio programado e ao patrimônio já consolidado pela Instituição. 38

39 3.5 - EIXO 05 INFRAESTRUTURA FÍSICA DIMENSÃO 07 A infraestrutura imobiliária utilizada para abrigar os cursos atualmente oferecidos pela Instituição está detalhada no quadro abaixo: ÁREAS OCUPADAS PELOS CURSOS ATUAIS (m2) ] Especificação Bacharelado e Tecnologia SP Bacharelado e Tecnologia CP Pós Graduação Campinas/FCP Salas de aula Direção/Coordenação/Apoio Pedagógico Apoio Administrativo Biblioteca/Sala de Estudos Laboratórios Auditório Convivência Outros TOTAL NOTAS: 1. As instalações físicas dos cursos de Tecnologia e Bacharelado no Município de Campinas, SP, ocupam o mesmo campus. Para estimar as necessidades de infraestrutura e de mão-de-obra em decorrência das metas propostas neste PDI, foram adotados os índices físicos e financeiros a seguir descritos. Ressalte-se, de pronto, que tais índices foram estabelecidos partindo-se de premissas da própria instituição e/ou em informações disponíveis no site do INEP-MEC, conforme descritivo básico a seguir apresentado: a) As salas de aula devem manter a relação de 1,25 m 2 /aluno; b) Dos cursos ofertados, 20% das vagas serão oferecidas no período diurno para os cursos de tecnologia e 25% delas para os cursos de bacharelado e o restante no período noturno; c) O índice de permanência/continuidade dos alunos medidos (ingressantes/formados) nos cursos de bacharelado, tem, historicamente, se estabelecido em 50% (cinquenta por cento) e em 65% (sessenta e cinco por cento) nos cursos de tecnologia. Considerou-se, ainda, que esses índices são alcançados pelas seguintes médias de evasão, inter anos: 39

40 Bacharelado (4 anos): 30% no primeiro ano; 20% no segundo ano e 10% no terceiro ano. O índice estatístico de evasão no quarto ano foi considerado desprezível. Assim, temos que é de 2,76 a relação entre o número de alunos ingressantes (número de vagas), para o número total de alunos no quarto ano de implementação dos Cursos; Tecnologia (2 ou 3 anos): Embora ainda elevado no primeiro ano, 25%, apresenta-se relativamente baixo no segundo ano, 14%. Assim, temos que é de 2,40 a relação entre alunos ingressantes (nº de vagas) e o número total de alunos na instituição. d) Da interpolação entre o número de vagas solicitadas para os cursos do campus Campinas e os índices retro-estabalecidos, tem-se que a área construída total, deve ser de: vagas em bacharelado (75%) = vagas, e vagas em tecnologia (80%) = vagas. Assim tem-se: (1.500 x 2, x 2,4) = alunos (aprox.) 8000 alunos x 2,5 m 2 /aluno = m 2 ; e) Para o campus São Paulo, as instalações que abrigam os cursos de bacharelado não comportam mais, fisicamente, a instalação de novos cursos e, no caso dos cursos de tecnologia, há espaço suficiente para mais 03 (três) cursos com 80 vagas por curso. Para atender as projeções estabelecidas neste Plano e com a mesma orientação da alínea anterior, tem-se: a. Bacharelado: vagas (75%) = vagas vagas x 2,764 = alunos alunos x 2,5 m 2 = m 2 (aprox.) b. Tecnologia: vagas (80%) = vagas vagas x 2,4 = alunos alunos x 2,5 = m 2 ; f) Para cálculo do corpo docente a ser agregado na vigência deste PDI, representado por horas a serem disponibilizadas, observou-se as orientações emanada do Parecer CNE/CSE nº 329/2004, de 11 de novembro de 2004, o que resultou nos quadros de DB-01 e DB-02, para os cursos de bacharelado; 40

41 QUADRO DB-1 (Bacharelado Campus São Paulo) ANO Nº H.A QUADRO DB-2 (Bacharelado Campus Campinas) ANO Nº H.A g) Para os cursos de tecnologia, obedeceu-se as orientações emanadas da Resolução CNE/CES nº 436/2001 de 02 de abril de 2001, que resultou nos quadros DT-01 e DT- 02; QUADRO DT-1 (Tecnologia Campus São Paulo) ANO Nº H.A QUADRO DT-2 (Tecnologia Campus Campinas) ANO Nº H.A h) Em função dos quadros acima obtidos, considerando professores em tempo parcial (20 ha/semana) a duração de 200 dias letivos e valor médio da hora-aula, tem-se o valor total que irá ser acrescido no planejamento financeiro do Plano. O número de professores poderá variar conforme disponibilidades do corpo docente já existente, ou especificidades requeridas, mantendo-se, porém, as proporções de cargas horárias estabelecidas para efeito de planejamento neste PDI; i) Para os auxiliares de ensino, atendimentos nas bibliotecas e laboratórios, foram adotados os índices já utilizados na instituição. Dessa forma, fica ratificada e confirmada a proposta de novos cursos (já) exposta no PDI, a partir da qual foi, igualmente, construído o quadro de áreas adicionais necessárias. No que concerne ao Campus das Faculdades de Campinas, importante destacar que o FIPEP, por meio de concorrência Pública, adquiriu área de metros quadrados da Companhia Paulista de Obras e Serviços - CPOS, dos quais estão destinados a construção de moderno complexo educacional do grupo, atendendo plenamente as necessidades de expansão previstas. Os dados do terreno adquirido e a planta básica do empreendimento (em fase de projeto) encontra-se anexado ao PDI insitucional 41

42 3.6 - ANÁLISES DE DADOS DAS INFORMAÇÕES E AÇÕES COM BASE NAS ANÁLISES ANEXO 01 - Análise Crítica da Alta Direção para o aprimoramento das Dimensões Reunião realizada em 04/02/2014: Data: 04/02/2014 CPA DIAGNÓSTICO DA QUALIDADE Participantes: Sônia Regina Barreto Bacelar Diretora e RD da Qualidade (Dimensões 08 e 10) Dr. Érico Rodrigues Bacelar Diretor Geral (Dimensões 01,02 e 03) Erico Barreto Bacelar Diretor de Ensino e Diretor Jurídico (Dimensões 01, 02, 03,04, 06, 07, 09 e 11) Allan Barreto Bacelar Diretor Administrativo e Financeiro (Dimensões 06, 07, 10 e 11) Vicente Tadeu Felipe Borges Gerente Adm. e Financeiro (Dimensões 05, 07,10 e 11) Simone de Fátima Araujo Coordenadora da Qualidade/CPA (Dimensões 06, 08 e 11) Elaborado por Simone Araujo Validado por Sônia Regina Barreto Bacelar INTRODUÇÃO IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DA QUALIDADE São evidentes as razões para se implantar a avaliação da qualidade. Devido à importância que se confere a ela, a qualidade deve ser acompanhada sistematicamente. A avaliação permite, principalmente, que a administração da organização conheça detalhadamente o desempenho da empresa, considerando os vários elementos da qualidade. Tem como objetivo principal listar conceitos básicos e ferramentas que proporcionam uma avaliação sistêmica e organizacional da qualidade, eficiente e eficaz. DIAGNÓSTICO DA QUALIDADE O diagnóstico refere-se à estruturação de uma metodologia de análise das condições globais da organização, em termos da qualidade, utilizando-se de Indicadores de Desempenho definidos especificamente para cada organização ou fixados com base em diversos Sistemas de Avaliação existentes e reconhecidos. Chan e Guimarães (1991) definem diagnóstico como: "a ferramenta que, diferentemente de suas atividades vizinhas, permite identificar as oportunidades e os meios, adaptados às características e peculiaridades de cada organização, que servirão de subsídio na decisão das ações prioritárias para melhoria global de suas performances." 42

43 Segundo Pina (1979, p.14), o diagnóstico em Administração de Empresas se constituem num método de levantamento e análise, através de questionários e dados quantitativos em um dado momento, das causas da baixa produtividade, do desempenho da administração e da potencialidade da empresa, identificando deficiências e desequilíbrios com vistas à elaboração de um programa de reorganização e facilitar a tomada de decisões. É um exame metódico das práticas e meios empregados em uma organização para definir, planejar, controlar e melhorar a qualidade de seus produtos e serviços. É uma iniciativa espontânea da organização, realizada em cooperação com os responsáveis pelos diversos setores, para identificação dos pontos fortes e fracos da função qualidade e para proposição de ações de melhoria adaptadas às suas particularidades e necessidades. Apoia-se nos pontos fortes para solucionar os pontos fracos. Pode-se dizer que, com o diagnóstico, a organização disporá de uma fotografia de sua atual gestão da qualidade, que servirá como fonte de informações para o planejamento estratégico da qualidade, principalmente para as áreas mais críticas do sistema. O diagnóstico que avalia o Sistema da Qualidade de uma organização deve considerar: 1. O ambiente onde está inserida a empresa; 2. A estrutura atual da empresa, sua política de funcionamento e suas diretrizes organizacionais; 3. O processo produtivo e suas especificidades; 4. O nível de sua atuação no mercado; 5. As características de sua mão de obra, métodos de trabalho, equipamentos e materiais; 6. Os padrões administrativos em vigor; 7. A estrutura de suporte à qualidade já existente. O autor também afirma que a avaliação da Qualidade Total deve ser fundamentada em diversas avaliações, a saber: 1. A partir dos clientes; 2. A partir dos processos; 3. Dos recursos humanos; 4. Dos objetivos, e; 5. Avaliação centrada no suporte ao processo. Estes elementos serão considerados neste trabalho. Assim, passa-se a discutir, brevemente, os aspectos básicos dos diagnósticos da qualidade com base nas Análises de Dados elaboradas pelos gestores no ano de 2013 e 2014 que abrangem todos os aspectos acima descritos. 43

44 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ SUSTENTABILIDADE FINANCEIRA D10 As metas desta dimensão são semestrais (medidas nos meses de Março e Setembro), onde vale ressaltar o índice de despesas de pessoal que deveria ficar no máximo em 80% não foi alcançado em Março de 2013 devido ao aumento de despesas por conta da reestruturação acadêmico/administrativa realizada no final de cada ano letivo e também ao pagamento da Gratificação de Natal. Em função das variáveis ocorridas neste período do ano quanto ao índice de despesas de pessoal evidencia-se a possibilidade de adoção de um desvio padrão por conta das despesas ocorridas neste período do ano, fato este já apontado pela Gerência Administrativa no documento. Fatores relevantes abaixo listados justificam as variações dos resultados em 2013 e 2014: 1. Aquisição de 200 novos computadores de última geração para renovação dos laboratórios das unidades de São Paulo e Campinas contribuiu para elevar os índices em 2013; 2. Desativação das atividades educacionais na Unidade de Natal RN contribuiu para manter os índices em 2013; 3. Renovação do contrato de locação do Largo São Francisco, com a devolução de salas que estavam desativadas e remanejamento dos arquivos permanentes para a Unidade da Liberdade contribuiu para manter os índices em 2013; 4. No 1º trimestre de 2014 registrou-se o aumento de despesas com mídia e a captação de alunos não superou ou supriu a saída prevista (egressos/formandos) tanto para Faculdade quanto Colégio resultando no não alcance das metas, visto que, a estrutura administrativa e gastos previstos na mesma se mantiveram contribuiu para elevar os índices (variação aproximada de 10%); ÍNDICES / METAS Índice de despesas com pessoal Até 80% Custo por aluno com Técnico-administrativos Março até R$ 112,61/Setembro até R$ 155,35 Custo por aluno com Docentes Março até R$168,91/Setembro até R$ 233,02 Custo por aluno com MO Total Março até R$ 281,53/Setembro até R$ 388,36 Índice de gastos com mídia Março até R$ 369,60/Setembro até R$ 592,00 Índice de Medição de Resultado Monitoramento Índice de Medição de Gastos com Mídia Monitoramento 44

45 DIAGNOSTICO: Para os próximos intervalos o processo poderá sofrer variáveis nos resultados em função dos novos convênios da instituição com os governos federal e estadual (FIES, PRONATEC e VENCE), onde a quantidade de alunos tende a aumentar, assim como, consequentemente os investimentos gradativos na contratação de mão de obra e adequações de infraestrutura e serviços. Existe a expectativa para o próximo trimestre que os resultados obtidos no 1º trimestre de 2014 melhorem em função das entradas financeiras vindas dos convênios firmados com os governos federais e estaduais, o acompanhamento destes índices que outrora eram semestrais passa a ter mais 02 períodos de medição intermediários, pois as expectativas de investimentos necessários à estrutura acadêmica e administrativa exigirão a revisão da administração de recursos em geral. Mediante a esta realidade sugere-se a Direção Geral e Financeira o estudo da possibilidade de desenvolvimento de um Planejamento Estratégico Operacional para nortear os setores e gestores envolvidos quanto às novas demandas a serem administradas. ANÁLISE DE DADOS DO SGQ FINANCEIRO D11 As metas desta dimensão são mensais, analisando os números identificou-se que os intervalos onde não houve o cumprimento dos resultados relativos a pagamentos foram por razões consideradas pontuais dentro do processo (desligamento de funcionário e greve bancária), nos demais intervalos a meta fora alcançada. Já em relação à entrega da agenda, os fatores estão vinculados à necessidade de gestão planejada e integrada do processo, o qual necessita de controle rigoroso para o cumprimento dos prazos. Ações foram tomadas para buscar a estabilidade do processo que outrora em alguns intervalos apresentou evolução nos índices, porém, o processo é eficiente, porém, pode ser mais eficaz. Fatores relevantes abaixo listados afetaram o alcance dos resultados em 2013 e 2014: 1. Funcionários (renovação do quadro, incluindo a gestão); 2. Treinamento e adaptação; 3. Interação com o Setor de Contas a Pagar; 4. Programação de valores fixos para pagamentos (boletos) externos; 5. Constantes alterações na agenda em função da entrega de documentos em atraso pelos setores responsáveis; 6. Aplicativos bancários que ficam em poder da Direção (Token) e por questão de disponibilidade impacta o andamento do processo; ÍNDICES / METAS % Pagtos com prazo de vencimento cumprido 100% - mês % Cumprimento de entrega da agenda 100% - mês 45

46 DIAGNOSTICO: Entende-se que ações vinculadas à gestão financeira, apresentam alterações nas rotinas realizadas que deveriam ser pontuais e estabelecidas pela Direção, pois tudo gira em torno de recursos aprovados pela mesma, porém, o que percebemos como pontos a serem trabalhados: 1. Necessidade de melhora de interação dos setores Financeiro x Contas a Pagar, agindo pró-ativamente através do desenvolvimento de um mapeamento de intervalos e através da análise comparativa identificar os pontos críticos e planejando ações antecipadas, identificação dos setores que impactam o processo e a investigação da causa para que os atrasos não mais reincidam e a fim de que seja trabalhada alguma solução para a melhora do processo, ações como os Controles de Documentos entregues em atraso ainda não apresentaram a eficácia esperada; 2. O setor atua com um quadro considerado enxuto para as rotinas realizadas (02 pessoas), porém, na ausência de um dos membros da equipe percebe-se o acumulo das rotinas, o que compromete o processo que exige muito controle, fica a sugestão do treinamento de um backup, ou seja, uma 3ª pessoa de outro setor que possa efetuar as rotinas mais simples a fim de dar o suporte necessário em tais situações. ANÁLISE DE DADOS DO SGQ TI (TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO) e ERP D07 As metas desta dimensão são mensais a analisando os números embora com todos os pontos críticos destacados no ano de 2013, o TI apresentou pouca oscilação e teve proximidade com o alcance dos resultados previstos, já o ERP obteve alcance dos resultados das metas mensuradas, já as sinalizadas em negrito não foram mensuradas a contento o que requer como ponto de atenção revisão na forma de coletar os dados. Fatores relevantes abaixo listados afetaram o alcance dos resultados: 1. Funcionários (renovação do quadro, incluindo a gestão); 2. Treinamento e adaptação; 3. Conscientização de usuários quanto à importância da abertura de chamados para as ocorrências no GLPI; 4. Indisponibilidade de link e VPN s (operadora GVT); 5. Troca das máquinas e cabeamentos nos laboratórios de informática de São Paulo e Campinas; 6. Troca das máquinas nos setores administrativos de São Paulo e Campinas; 7. Melhora nos recursos de hardware e software; 46

47 ÍNDICES / METAS - TI % Atendimento de chamados (feed back) em até 2 horas 90% mês % Atendimento de soluções dadas em até 24 horas 80% mês % Soluções pendentes informadas em até 72 horas 100% mês % Disponibilidade dos links 98% mês % Disponibilidade dos servidores 98% mês % Máquinas funcionando nos labs de Informática (Hardware) % Máquinas funcionando nos labs de Informática (Software) 80% mês 80% mês Fatores relevantes abaixo listados de projetos/investimentos em andamento para TI: 1. Virtualização de Servidores; 2. Troca do servidor de monitoramento Internet de BRMA para PROXY (acadêmico e administrativo); 3. Ampliação da área monitorada nas unidades (aquisição de câmeras); 4. Contingência de Links nas unidades (acadêmico e administrativo); 5. Office 365 facilidades LINK e ONE DRIVE; 6. Monitoramento de acesso à internet dos Alunos JEQ/LIB; 7. Projeto Vídeo Conferência entre unidades LSF/SP e JAL/CPS; ÍNDICES / METAS - ERP % Atendimento de chamados (feed back) em até 4 horas 90% mês % Soluções de incidentes operacionais ao sistema em até 48hs 70% mês % Soluções de dúvidas em até 24 horas 90% mês % Indisponibilidade geral do sistema ERP < / = 15hs Fatores relevantes abaixo listados de projetos em andamento para 2014 TI e ERP: 1. Migração para Protheus (SIG-ERP) versão 11 R5 (Maio); 2. E-Social Obrigação para Out/2014 Totvs entregará a interface para o Protheus (SIG- ERP) versão 11 R5 em Agosto/2014; 3. Sped Contábil Obrigação para 2015, já disponível para o Protheus (SIG-ERP) versão 11 R5; 4. ECF Escrituração Contábil Fiscal ainda em desenvolvimento previsto para 2015; 47

48 DIAGNÓSTICO: Nos processos de TI e ERP os pontos de atenção são: 1. Dificuldade na contratação e permanência da mão de obra no setor, fator este que se reflete em São Paulo e Campinas, percebe-se a necessidade de rever os aspectos considerados no processo de contratação; 2. Embora a gestão participe de reuniões com intervalos semanais com a Direção, mensais com a Gerência Administrativa e Trimestrais com todos os Gestores, onde procura deixar a todos os presentes cientes dos resultados e investimentos do setor se considerarmos a relação de tempo/necessidade/demandas há dificuldades quanto à definição de prioridades no atendimento que muda constantemente; 3. Os projetos/ações propostas para melhorias aprovadas pela Direção totalizam 11 que se cumpridas no prazo resultarão na melhora considerável de nossa infraestrutura sistêmica de TI/ERP com previsão de conclusão diluída entre o 1º e 2º semestre de 2014; 4. As evidências de registro precisam ser aprimoradas, conforme já sinalizado nas auditorias internas e outrora no desenvolvimento deste documento acabaram também por serem sinalizadas nas auditorias externas realizadas no mês de Fevereiro/2014; 5. A dificuldade em concluir e/ou atender as demandas acadêmicas de TI e ERP se dá por conta da necessidade de melhora na comunicação do setor com Coordenadores de Curso e Professores da instituição, que por desconhecimento ou resistência não atendem aos procedimentos previstos na ISO para melhor estruturação sistêmica e operacional dos laboratórios. Vale ressaltar que a Direção já solicitou aos gestores a participação nas semanas de Planejamento do Colégio e Faculdade para reforçar tais conceitos, porém, nota-se a desatenção de ambas as partes em cumprirem com tais diretrizes (o acadêmico não os inclui no planejamento e os mesmos também não cobram a sua participação); 6. Com as mudanças que começam a se desenhar neste inicio de 2014, cabe observar com maior cuidado a necessidade de novos recursos (mão de obra e equipamentos) tanto nas Unidades de Campinas como São Paulo; 7. Os projetos sinalizados por ambos os setores embora apresentem repercussão quanto à melhora sistêmica exigirá mais nas questões de treinamento, orientação e acompanhamento dos usuários, em especial a área acadêmica, onde se reflete maior dificuldade em manter-se um quadro estável de funcionários nos setores focados nos relacionamento direto com o aluno tais como os Docentes, Secretaria Acadêmica e Relações com a Comunidade (Colégio e Faculdade); 8. Com base nas afirmativas acima e na visão da gestão do setor, dadas às sinalizações advindas da Qualidade (auditorias internas e externas) identificou-se a necessidade de tecer um perfil direcionado de usuários buscando assim elaborar de forma planejada a análise para captação de novos recursos (mão de obra e equipamentos), onde foram desenvolvidos para medição em 2014 dois novos índices, com metas a serem definidas, os resultados serão gerados através da Pesquisa de Satisfação do usuário a ser disponibilizada no GLPI: 48

49 % Grau de Maturidade no Uso do ERP (Administrativo) *Indice em Implementação % Grau de Maturidade no Uso do ERP (Educacional) *Índice em Implementação ( ( Índice de Satisfação * 5 ) + (Tipo de Solução * 5 ) ) / 100 ( ( Índice de Satisfação * 5 ) + (Tipo de Solução * 5 ) ) / Observando-se as adequações para melhoria do SIG-ERP feitas em 2013 nota-se a evidente dificuldade no manuseio da ferramenta quanto ao aproveitamento das opções que o sistema oferece, tal situação aparece de forma mais intensificada nas unidades de Campinas; 10. Cabe ressaltar também a extrema importância em manterem-se prazos e investimentos nos projetos listados tanto de TI quanto ERP, visto o aumento das demandas de trabalho previstas para 2014 nos setores de apoio ao acadêmico (áreas administrativas); 11. Outro fator relevante a considerar é a atual estrutura de sinal Wi-Fi que já não atende a demanda das unidades de Campinas; Com base nas informações colhidas nos documentos gerados pela Qualidade entre 2013 e 2014 conclui-se que será exigida da Direção Geral, atenção direcionada e planejada a todas as áreas da instituição de forma a manter-se a integração nos processos através das ferramentas sistêmicas e educacionais disponíveis ao nosso alunado. ANÁLISE DE DADOS DO SGQ BIBLIOTECAS SP e CPS D07 As metas desta dimensão apresentam variações quanto ao período de medição e analisando os números de 2013, os resultados foram atendidos, destaque para a parte de investimentos na aquisição de materiais informacionais com meta prevista de 80% e teve 100% de aprovação nas compras solicitadas, outro fator a destacar foi em relação ao não registro de reclamações ao setor, que mesmo com a renovação do quadro de Campinas manteve a qualidade dos serviços prestados. Os discentes manifestam a maioria de suas opiniões nas pesquisas de satisfação realizadas anualmente, onde com base nos resultados e comentários são definidas as ações para melhorias no setor. Fatores relevantes referentes à gestão que no momento tem como foco o aprimoramento dos serviços prestados: 1. Funcionários (renovação do quadro, incluindo a gestão de Campinas); 2. Treinamento e adaptação; 3. Acompanhamento de movimentação na sala de estudos; 4. Manutenção de equipamentos (computadores) da sala de estudos; 5. Acessos a Biblioteca virtual (docentes e discentes do colégio); 6. Atrasos na devolução de acervos/periódicos emprestados a docentes e discentes; 7. Encadernação/Restauro de acervos danificados; 8. Renovação de acervos dos periódicos (livros e revistas); 49

50 9. Transferência do acervo da Unidade de Natal para as unidades de Campinas; 10. Expansão do acesso a Biblioteca Virtual nas unidades para os discentes do Colégio; 11. Instalação do programa que controla o tempo de utilização dos computadores das Bibliotecas e salas de estudo para pesquisa (NEXCAFE); 12. Bloqueio dos acessos a conteúdos indevidos, que não condizem com a finalidade de ensino e pesquisa; ÍNDICES / METAS % Solicitações de aquisição de material informacional atendido ou parcialmente atendido 80%ano Quantidade de livros extraviados por unidade 0 ano Quantidade de Reclamações 0 mês DIAGNOSTICO: Os pontos de atenção no processo são: 1. Dificuldade na contratação e permanência da mão de obra no setor, fator este que se reflete em Campinas, percebe-se a necessidade de rever os aspectos considerados neste processo; 2. Necessidade de ações que despertem a consciência do usuário quanto à preservação e uso dos equipamentos e espaço da sala de estudos, ressaltando a sua fiel finalidade que é a pesquisa ou a intensificação do monitoramento através de câmeras visto as depredações e furto de equipamentos já ocorridos, mas que com o aumento de alunos poderão ser mais frequentes; 3. Ativação dos sensores antifurto das Bibliotecas (que estão parados), pois com o aumento da frequência de alunos inviabiliza o monitoramento visual hoje adotado; 4. Outro aspecto a ser considerado se dá em relação à quantidade de funcionários nas unidades de Campinas, que possivelmente não atenderão mais a demanda. A Qualidade deixa como sugestão a Direção o estudo da viabilidade de contratarem-se monitores de atendimento ao invés de funcionários, visto que, o trabalho será mais focado na supervisão e controle do acervo. 50

51 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ SERVIÇOS GERAIS / MANUTENÇÃO SÃO PAULO D07 As metas desta dimensão são mensais, analisando os números identificou-se o cumprimento dos resultados, os períodos em que as equipes são mais exigidas ocorrem ao final de cada semestre, onde se identifica que as ações necessárias quanto às atividades de manutenção e limpeza obedecem ao planejamento executado de acordo com a necessidade de cada unidade, no caso, considerando as instalações da Liberdade e Largo São Francisco. Observa-se também a rotatividade dos funcionários que executam as atividades de limpeza, porém, as situações pontuadas em São Paulo até o início do 2º semestre de 2013 apresentaram estabilização de Setembro em diante. Considerando todos os fatores acima descritos as atividades não deixaram de ser cumpridas e as metas estabelecidas foram cumpridas. ÍNDICES / METAS % Solução dos serviços de manutenção. 75% mês Nº de reclamações sobre Higiene e Limpeza 0 mês DIAGNOSTICO: Sugere-se que as atividades de manutenção preventivas sejam realizadas de acordo com o intervalo estabelecido em contratos (extintores, aparelhos de ar condicionado, bebedouros, etc...) e que sejam revistas também a cada semestre e apresentadas para aprovação/avaliação da Gerência Administrativa a fim de identificar as prioridades de manutenções a serem levadas para aprovação da Direção, se necessárias, pois pode ocorrer a necessidade de manutenção mesmo antes da garantia do serviço vencer. Até a conclusão deste documento o mesmo tipo de sinalização acabou também sendo registrada em auditoria externa realizada no mês de Fevereiro/2014. O cenário apresentou mudanças neste 1º trimestre de 2014, com o desligamento do apoio administrativo da Unidade Liberdade, detecta-se a necessidade de rever as rotinas desta função a fim de definir-se a quem serão delegadas tais responsabilidades de supervisão do processo na unidade e posterior suporte a Unidade Matriz no Largo São Francisco. O alerta fica por conta também da nova versão da ISO 9001 para o ano de 2015, onde a gestão de risco será considerada, onde processos tais como manutenções corretivas e preventivas de equipamentos e infraestrutura passarão a ter foco seja nas auditorias externas ou internas, vale ressaltar que este fator também já é diretriz considerada no novo instrumento de Avaliação Institucional (CPA) divulgado em Janeiro de 2014 (item 3.8). 51

52 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ TESOURARIA SÃO PAULO D11 As metas desta dimensão são mensais, vinculadas apenas a quantidade de reclamações relativas ao atendimento. Neste intervalo houve no mês de Outubro/2013 apenas 04 reclamações referentes ao assunto, porém, a situação expostas pelos reclamantes foram solucionadas com a reforma e alteração no layout do setor, houve a troca da funcionária, porém, sem impacto no processo, visto que se tratou apenas de transferência da Tesouraria de Campinas para São Paulo. ÍNDICES / METAS Quantidade de Reclamações 0 mês DIAGNOSTICO: Sem observações a serem feitas quanto à atividade em relação ao ano de Já considerando 2014 há necessidade de rever a rotina de atendimento do setor quanto a real necessidade de atendimento pessoal diário na Unidade Liberdade, em havendo o aumento do quadro acadêmico (Docentes e Discentes), esta função será necessária para o bom andamento dos atendimentos e suporte a setores como (Secretaria Acadêmica, Setor de Relações com a Comunidade e Biblioteca) ou então se sugere também a criação das opções de requerimento hoje gerados através de atendimento pessoal, de serem feitos todos através do Portal do Aluno com geração de boleto a ser pago em agências bancarias ou autoatendimento. Já os acordos sugere-se a avaliação de serem feitos os pagamentos através de depósito identificado. 52

53 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ SERVIÇOS GERAIS / MANUTENÇÃO CAMPINAS D07 As metas desta dimensão são mensais, analisando os números de 2013 identificou-se o cumprimento parcial dos resultados, pelo fato de 02 reclamações referentes à limpeza terem sido registradas nos meses de Janeiro e Junho. Percebe-se que devido aos horários disponibilizados para Colégio e Faculdade, as necessidades de infraestrutura (manutenção) e limpeza nas Unidades José de Alencar e Jequitibás são constantes. Outro ponto de atenção se dá em relação aos altos índices de absenteísmo e turn over nas equipes de inspetoria e limpeza em ambas as unidades, ressaltando ai a preocupação quanto ao cumprimento dos planejamentos sejam eles corretivos ou preventivos ou rotineiros (dia-adia). Nas análises de dados do setor registram-se muitas ações desenvolvidas na parte de manutenção, algumas reincidentes (como a depredação de carteiras), o que chama a atenção ao real cumprimento e/ou elaboração de planejamentos corretivos e preventivos previstos nos processos da ISO. Em observância as demandas de trabalho do setor, chegamos à conclusão que o mesmo demonstra muitos resultados, que não devem em momento algum serem desconsiderados, porém, a fonte da sobrecarga de atividades se dá por alguns fatores que se tratados na causa raiz, poderiam melhorar o desempenho do setor no cumprimento de suas rotinas de trabalho. ÍNDICES / METAS % Solução dos serviços de manutenção. 75% mês Nº de reclamações sobre Higiene e Limpeza 0 mês 53

54 DIAGNOSTICO: Dentro do cenário hoje existente nas unidades de Campinas, identificamos a necessidade de investigar com maior atenção a causa raiz dos trabalhos reincidentes, observando-se a necessidade de buscar alternativas de sanar ou amenizar tais situações. Podemos destacar como necessários de serem considerados neste momento os seguintes aspectos: 1. Necessidade de cumprimento das rotinas das manutenções corretivas e preventivas, com análises e/ou conferência da subgerência administrativa em ambas as unidades, adotando critérios de amostragem ou conferência presencial dos pontos críticos apontados pelos executores das tarefas; 2. Acompanhamento das ações que exigem investimento financeiro e que foram enviadas para aprovação da Direção desde a sua aprovação até a sua conclusão. Já os investimentos não aprovados sugere-se um backup para reapresentação para o semestre seguinte, considerando-se os intervalos de férias escolares onde são previstos os maiores investimentos em manutenção e infraestrutura; 3. Nota-se nos acompanhamentos feitos pela Qualidade a incidência de solicitações feitas ao setor que não dizem respeito as suas rotinas de trabalho (deslocamentos onde se faz necessário motorista são um dos exemplos), o que gera o acúmulo das atividades de rotina; 4. Fatores a serem considerados como impacto no setor são as demandas externas (homologações, audiências e compras necessárias à realização de eventos), onde o setor em questão é constantemente exigido o que implica também na condução das rotinas de trabalho, tais demandas tendem a crescer no setor tornando viável a reavaliação dos recursos hoje disponíveis; 5. Percebe-se também a dificuldade de manter-se a estabilidade do quadro, principalmente nas áreas de limpeza e manutenção, sugere-se para o atual momento, analisar a viabilidade de terceirização dos serviços de limpeza, onde se registram os maiores índices de faltas, atestados, afastamentos e desligamentos; 6. Sugere-se também o estudo de viabilidade da reativação do Setor de Patrimônio (desenvolvimento do módulo no SIG-ERP, revisão das normas, contratação de recursos e equipamentos), pois com a perspectiva de novas unidades e aumento da quantidade de alunos, demandas mobiliárias sejam de deslocamento (mudança) e aquisições terão considerável aumento como consequência desta reestruturação, tornando esta rotina essencial aos processos da instituição; 7. Sugere-se também que sejam desenvolvidas ações para que as áreas acadêmicas e de atendimento atendam aos processos integrados ao Setor Administrativo de Campinas, diretrizes tais como o Controle de Acesso atualmente são críticas, pois as áreas reincidem no não cumprimento dos procedimentos para acesso sejam de alunos, funcionários ou terceiros as dependências da instituição o que anula as ações de treinamento ou tentativas de concluir a implantação efetiva do controle solicitado pela Direção desde 2013; O alerta fica por conta também da nova versão da ISO 9001 para o ano de 2015, onde a gestão de risco será considerada, onde processos tais como manutenções corretivas e preventivas de equipamentos e infraestrutura passarão a ter foco seja nas auditorias externas ou internas, vale ressaltar que este fator também já é diretriz considerada no novo instrumento de Avaliação Institucional (CPA) divulgado em Janeiro de 2014 (item 3.8). 54

55 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ TESOURARIA CAMPINAS D11 As metas desta dimensão são mensais e neste intervalo, com exceção aos pagamentos (movimentos de caixa), as demais não alcançaram os resultados (metas) previstas, tais constatações refletem a característica do setor que lida com a boa parte de pagamentos dos acordos e análises financeiras nem sempre bem aceitas pelos clientes que não se atentam na maioria dos casos as informações previstas nas condições do contrato e informativos enviados pelo Colégio. A equipe atuou intensivamente em 2013 em diversas ações para melhora do atendimento, usando o SGQ Sistema de Gestão da Qualidade e com o nosso acompanhamento e orientação para obter junto a Direção a fim de obter-se a melhora nos resultados dos índices de cumprimento de prazos junto aos requerentes. Abaixo as ações concluídas em 2013: 1. Implantação de controles de prazos; 2. Revisão de conteúdos dos formulários; 3. Interação com os setores (Secretaria Acadêmica, Contas a Receber e Jurídico) buscando a melhora no alinhamento de informações; 4. Troca de impressora; 5. Aquisição de scanner; 6. Instalação de intercomunicadores; 7. Treinamentos as funcionárias sobre práticas de atendimento; 8. Conscientização sobre o funcionamento do setor junto aos discentes, buscando uma melhora também nas Pesquisas de Satisfação; 9. Renovação do quadro; ÍNDICES / METAS Quantidade de Reclamações 0 mês Requerimentos atendidos no prazo 100% Pagamentos entregues até 72 h 100% DIAGNOSTICO: Com todas as ações acima listadas, a melhora nos índices se refletiu já no último trimestre de 2013 e vem se mantendo neste 1º intervalo de 2014, esperamos também que tais ações se reflitam nos resultados das próximas pesquisas, porém, é válido considerar a necessidade de rever alguns processos de comunicação externa sobre informações relevantes ao cliente sobre as formas de pagamento, horários de atendimento e gestão do processo, visto que, a falta destas informações ao cliente nos processos de matrícula e rematrícula ainda se refletem no serviço prestado pelo setor. 55

56 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ CONTABILIDADE, CONTAS A PAGAR e CONTAS A RECEBER D11. Das metas previstas para os setores acima descritos, Contabilidade e Contas a Pagar atingiram os índices com êxito, já em relação ao Setor de Contas a Receber o fator considerado para variação dos índices foram o dimensionamento dos recursos (mão de obra) e o recebimento das informações que permitem os fechamentos na data prevista nos indicadores. Das ações desenvolvidas pelos setores vale destacar: 1. Finalização dos lançamentos contábeis de 2012; 2. Lançamentos contábeis de 2013 no prazo estabelecido; 3. Desenvolvimento de macros facilitando as conciliações contábeis; 4. Análises e conciliações contábeis dentro dos prazos estabelecidos; 5. Controladoria realizada nos prazos estabelecidos; 6. Treinamentos com base nas normas institucionais dos setores; 7. Revisão documental dos arquivos dos setores (expurgo); 8. Melhoras na infraestrutura dos setores; 9. Rodízio das funções realizadas nos setores; 10. Integração entre setores (Contas a Receber x Tesouraria); 11. Implantação de controle e conferência dos documentos recebidos (Contas a Pagar); 12. Controle de requerimentos em aberto (Contas a Receber); ÍNDICES / METAS % Ajustes nos lançamentos de valores Nº de ajustes / Nº de lançamentos realizados x 100 Contabilidade P11 Mensal 5% - mês % de balancetes no prazo % de acertos na previsão dos pagamentos Nº de relatórios de fechamento entregues até o 5º dia útil Nº de balancetes apresentados no mês / Nº de empresas x 100 Nº de acertos realizados / Nº de pagamentos previstos x 100 Nº de relatórios entregues após o 5º dia útil Contabilidade P11 CAP P11 Trimestral Mensal 100% - ano 95% - mês CAR P11 Mensal 0 O ponto comum que caracteriza as rotinas desses setores são os lançamentos, controles, avaliação de valores de dados financeiros e contábeis, o que gera um volume de trabalho substancial embora sazonal em alguns períodos, a exemplo disto os setores de Contas a Pagar e Receber. São de relevância para todos eles as adequações sistêmicas de aprimoramento das execuções de suas rotinas, ênfase ao Sistema SIG-ERP (Protheus). 56

57 DIAGNOSTICO: O cenário retrata uma evolução substancial na qualidade dos serviços processados e controlados pelos mesmos e a adesão e aplicação dos conceitos, normas e ferramentas de gestão previstas na ISO 9001:2008 agregaram valor para evolução dos processos. Dos fatores apontados entre 2013 e 2014 podemos destacar como necessários de serem considerados neste momento os seguintes aspectos: 1. Migração para Protheus (SIG-ERP) versão 11 R5 (Maio) que para Contabilidade é de extrema relevância para conclusão da integração dos módulos de Compras, Departamento Pessoal e Contabilidade; 2. E-Social Obrigação para Out/2014 Totvs entregará a interface para o Protheus (SIG- ERP) versão 11 R5 em Agosto/2014, onde o curto intervalo de tempo para adequações e processamento das informações será um impacto a ser considerado; 3. Sped Contábil Obrigação para 2015, já disponível para o Protheus (SIG-ERP) versão 11 R5; 4. ECF Escrituração Contábil Fiscal ainda em desenvolvimento previsto para 2015; 5. Desenvolvimento das rotinas de controle para os programas do governo no setor de Contas a Receber; 6. Intensificação dos controles de agenda financeira no setor de Contas a Pagar, visando o cumprimento dos prazos bancários desenvolvendo ações integradas ao setor Financeiro; 7. Dificuldade na contratação e permanência da mão de obra no setor de Contabilidade, fator este que se reflete no possível acúmulo de rotinas tributárias e fiscais que possuem prazos a serem cumpridos, percebe-se a necessidade de rever os aspectos de contratação considerados neste processo; 57

58 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS (COMPRAS) D11. As metas deste setor vêm sendo alcançadas, durante o intervalo avaliado, porém, por se tratar de uma área que atua com demandas estratégicas da empresa exige-se muito planejamento na gestão das ações principalmente nos intervalos de Dezembro a Fevereiro e Junho a Agosto, onde se registra o maior volume de compras em função dos materiais adquiridos semestralmente. Tais demandas com o aumento da quantidade de alunos previstos para 2014 sofrerão considerável aumento nas quantidades e nas necessidades do acadêmico em função dos novos cursos, o que exigirá do setor uma visão de planejamento estratégico e revisão de prazos para melhor gestão das aquisições a serem feitas. Para que as ações ocorram com o mínimo de impacto, percebe-se a importância da integração do módulo de Compras com a Contabilidade (SIG-ERP versão 11). Reavaliação dos processos de aquisição anteriores considerando os prazos a serem cumpridos e quais os setores que impactam no cumprimento das metas a fim de se tecer uma ação pró-ativa (preventiva) para que tais prazos não se percam e o fornecimento de materiais não seja prejudicado. Sugere-se também o acompanhamento de processos de compras não aprovados pela Direção, a fim de que sejam considerados e reapresentados nos intervalos posteriores, buscando junto ao solicitante a argumentação necessária que justifique a necessidade da compra requisitada. ÍNDICES / METAS % Entregas de materiais fora do prazo estabelecido % Reclamações dos usuários sobre o material / serviços adquiridos Nº de entregas com atraso / Nº Total de pedidos efetuados x 100 Nº de reclamações de materiais entregues erradamente/ Nº de materiais entregues x 100 Administração Materiais P11 Administração Materiais P11 Mensal Mensal 15% - semestre 5% - semestre DIAGNOSTICO: O cenário retrata evolução na qualidade dos serviços processados e controlados pelo setor, as metas são atingidas e como a maior parte do mesmo é vinculado ao sistema SIG-ERP (Protheus) os controles de aquisição e aprovação hierarquizada são bem desempenhados. Nota-se apenas a necessidade de melhoria na descrição das especificações e melhor gestão documental no que tange a avaliação de fornecedores (sinalização feita em auditoria externa realizada em Fevereiro de 2014), a documentação já fora adequada visando atender a esta observação e sua aplicabilidade será avaliada na próxima auditoria interna prevista para o mês de Agosto/2014. Mediante a este novo cenário (aumento do nosso alunado), sugere-se também que o setor desenvolva um planejamento estratégico avaliando processos de aquisições anteriores e 58

59 materiais eventualmente não aprovados a fim de que seja analisada a real necessidade e sua posterior reapresentação, buscando a aprovação, caso seja necessária. ANÁLISE DE DADOS DO SGQ POLÍTICA DE PESSOAL D05. Este setor integra-se praticamente a todas as áreas da empresa, dada a sua relevância jurídica, pessoal, financeira e tributária, das metas previstas para o mesmo neste intervalo de 2013 e 2014, todas foram atendidas, com algumas situações pontuais que citaremos a seguir, mas que não impactaram a conclusão dos trabalhos. Tanto a gestão quanto a equipe trabalham alinhados as diretrizes estabelecidas pela instituição nos padrões disponibilizados através da ISO 9001:2008 e nota-se a preocupação em manter a equipe sempre interada em relação aos processos e normas vigentes. Das ações desenvolvidas pelo setor vale destacar: 1. Revisão documental dos arquivos dos setores documentos em geral e prontuários de funcionários (expurgo); 2. Ações para melhora da comunicação interna para envio de documentos relevantes ao processo; 3. Ações de conscientização interna e integração dos funcionários, sendo algumas vinculadas ao Setor da Qualidade no decorrer do intervalo; 4. Revisão dos conteúdos adotados nos documentos internos, aprimorando as informações que são de fato relevantes aos processos de Departamento Pessoal; 5. Atualização dos dados do módulo acadêmico no Protheus (SIG-ERP); ÍNDICES / METAS % Erros de pagamentos % Cumprimento do Cronograma de Atividades ADM Nº de erros de pagamentos/ Nº total de pagamentos efetuados Nº Total de eventos cumpridos/ Nº total de eventos previstos do processo DP Mensal 0,8% trimestre DP Mensal 95% Semestral O que caracteriza as rotinas desse setor são os lançamentos e controles de dados essenciais e integrados a processos financeiros, contábeis e fiscais, o que gera um volume de trabalho substancial principalmente nos períodos de fechamento das folhas de pagamento. Atualmente a equipe trabalha com um quadro considerado enxuto e o que se reflete para a eficiência do mesmo é a integração entre os funcionários do setor em rodiziar suas rotinas de trabalho São também de relevância para o mesmo as adequações sistêmicas de suas rotinas, ênfase ao Sistema SIG-ERP (Protheus). 59

60 DIAGNOSTICO: O cenário retrata uma evolução substancial na qualidade dos serviços processados e controlados pelos mesmos e a adesão e aplicação dos conceitos, normas e ferramentas de gestão previstas na ISO 9001:2008 agregaram valor para evolução da equipe e do setor. Dos fatores apontados entre 2013 e 2014 podemos destacar como necessários de serem considerados neste momento os seguintes aspectos: 1. A Integração do ponto eletrônico com o (Protheus) SIG-ERP, após atualização da versão; 2. Implantação do e-social, após atualização do (Protheus) SIG-ERP por conta das obrigações tais como SEFIP, RAIS e DIRF; 3. Da revisão de infraestrutura e recursos (mão de obra), por conta do aumento das demandas do setor; 4. Com a bimestralidade adotada para as áreas acadêmicas (docência), entende-se como necessário a análise e revisão do processo de atribuição de aulas, devidos ao cumprimento dos prazos para lançamento das folhas de pagamento e obrigações fiscais; 60

61 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ JURÍDICO D11. Dos setores avaliados nos anos de 2013 e 2014, podemos afirmar que o Jurídico de fato aderiu às diretrizes do Sistema de Gestão da Qualidade neste intervalo, tendo uma melhora significativa em todas as suas rotinas de trabalho, atualmente mais organizadas, possibilitando análises, suportes quanto a informações e retornos aos requerentes de maneira rápida e eficiente, resultados das ações integradas de revisão das rotinas feitas pelo setor com o apoio da Qualidade. Das ações desenvolvidas pelo setor vale destacar: 1. Organização / limpeza de todos os arquivos do Setor resultando na agilidade para atendimento das solicitações internas/ externas; 2. Revisão geral das normas e procedimentos com implantação de fluxogramas; 3. Queda significante de Reclamações - Procon e Fale Conosco, atualmente atendidos no prazo; 4. Organização dos arquivos de matrículas para propositura de Ações Judiciais; 5. Reformulação do quadro de funcionários no setor; 6. Revisão dos indicadores aprovados pela Direção; 7. Acertos no SIG-ERP relativos aos parâmetros de saldos devedores; ÍNDICES / METAS % Cobranças Judiciais Nº de ações de cobranças distribuídas / Total de entrada de ações de cobrança x 100 Jurídico P11 Anual 100% % Acordos Extrajudiciais Nº de acordos extrajudiciais realizados / Total de entrada de pedidos de acordo extrajudiciais x 100 Jurídico P11 Anual 100% % de Ações de Cobrança Nº de ações de cobrança no ano vigente / Nº de ações de cobrança do ano anterior x 100 Resultado Anterior / Nº de alunos inadimplentes x 100 Jurídico P11 Anual A/B > / = a 40% DIAGNOSTICO: O cenário retrata uma evolução substancial na qualidade dos serviços prestados e controlados pelo setor com a adesão e aplicação dos conceitos, normas e ferramentas de gestão previstas na ISO 9001:2008 agregaram valor para evolução da equipe e do setor. 61

62 Dos fatores apontados entre 2013 e 2014 podemos destacar como necessário de ser considerada neste momento a geração dos relatórios de inadimplência. ANÁLISE DE DADOS DO SGQ MISSÃO, REGIMENTO, PDI E PPI, POLÍTICA DE ENSINO E RESPONSABILIDADE SOCIAL CAMPINAS E SÃO PAULO D01, D02 e D03. As metas definidas para estas dimensões são integradas, pois o conjunto das ações tomadas no decorrer de 2013 e neste 1º trimestre de 2014 visa atender às diretrizes acadêmicas exigidas pelo MEC considerando-se o instrumento de avaliação institucional e dos cursos tanto de São Paulo quanto de Campinas. Das ações em destaque de 2013 e 2014 para ambas as unidades vale destacar: 1. Reformulação do quadro de Coordenadores de Curso (São Paulo e Campinas); 2. Reformulação do quadro de Professores (São Paulo e Campinas); 3. Contratação da Direção de Ensino para Campinas; 4. Contratação de Pesquisador Institucional para análise, acompanhamento, contestação e regularização da situação acadêmica dos cursos perante o MEC (São Paulo e Campinas); 5. Autorização de 06 novos cursos para Faculdade (Campinas); 6. Reformulação da estrutura e plataforma de EAD Ensino a Distância (São Paulo e Campinas); 7. Credenciamento da Instituição no programa FIES Financiamento Estudantil oferecido pelo Governo Federal (São Paulo e Campinas); 8. Recepção de 05 Comissões do MEC, das quais todas as avaliações alcançaram conceito de aprovação 03 (São Paulo e Campinas); 9. Reformulação dos Planos de Ensino (São Paulo e Campinas); 10. Reformulação das Matrizes Curriculares, Planos Acadêmicos, Projetos Pedagógicos de Cursos e acervo Bibliográfico (São Paulo e Campinas); 11. Reformulação do Calendário Acadêmico (São Paulo e Campinas); 12. Implantação da Bimestralidade para os cursos (São Paulo e Campinas); 13. Regularização da documentação acadêmica das unidades (São Paulo e Campinas); 14. Investimentos para melhora da infraestrutura nas unidades (São Paulo e Campinas); 15. Integração dos setores acadêmicos através das Reuniões de Colegiado (Campinas); 16. Desenvolvimento e acompanhamento de Planos de Ação para os pontos a serem tratados sinalizados pelos avaliadores do MEC e resultados da Pesquisa de Satisfação dos Discentes(São Paulo e Campinas); 17. Intensificação na realização de eventos (São Paulo e Campinas); 62

63 ÍNDICES / METAS (PexNe+PmxNm+PdxNd) / D Coordenador de Curso - P2 Semestral 14% Sem Nº de ações do Plano de ensino executadas / Nº de ações Plano de ensino proposto x 100 Coordenador de Curso - P2 Semestral 100% Sem N alunos com mais de 2 dependências por curso / Total de Alunos por curso x 100 Coordenação de Curso P2 e Secretaria P6 Semestral 10% Sem Nº de eventos realizados / Nº de eventos previstos no Calendário Acadêmico x 100 Coordenador de Curso - P2 Mensal No mínimo 5 ano N º de cursos com conceito Maior/igual a 3 do ENADE/ Nº Total de Cursos Coordenador de Curso - P2 Enade do Curso >=3 Nº Professores envolvidos em projetos de estudos e pesquisa / Nº Total de Professores Nº Alunos envolvidos em projetos de estudos e pesquisa / Nº Total de Alunos Coordenador de Curso - P2 Coordenador de Curso - P2 Semestral 05sem Nº DE ALUNOS EVADIDOS Coordenação de Curso P2 e Secretaria P6 Final do Ano 15% - 1º ano / 10% - 2º ano / 5% - 3º ano DIAGNOSTICO: O cenário retrata tanto em São Paulo quanto em Campinas um salto positivo considerável na gestão documental, processual e acadêmica dos cursos, resultado das ações desenvolvidas pela Direção Geral, Direção de Ensino e equipes acadêmicas de São Paulo e Campinas. Dos fatores ocorridos entre 2013 e 2014 podemos destacar como necessários de serem considerados neste momento os seguintes aspectos: 1. De avaliar, definir ações e atuar a causa raiz do movimento de evasão dos alunos, cabe ressaltar que os índices de Campinas estão dentro da meta estabelecida e que os índices de São Paulo apresentam percentuais altos se comparados em função de termos poucos alunos, porém, não isentam ambas as unidades de avaliarem os aspectos considerados pelo aluno no momento da desistência, trancamento ou desistência do curso (São Paulo e Campinas); 2. De serem avaliadas algumas questões documentais questionadas nas Comissões do MEC (Atas de Reuniões, Portarias de Nomeação, Adequação de Corpo Docente, Acervo Bibliográfico são alguns exemplos) que foram desenvolvidos próximos às datas ou durante a recepção das Comissões, o que para a Qualidade caracteriza a não aplicação/execução ou falta de registro das diretrizes tais como NDE Núcleo Docente Estruturante, Colegiados Acadêmicos, Colegiados de Cursos. A avaliação e análise documental comparada à ferramenta de avaliação dos cursos do MEC têm de ser feita antes da chegada das comissões e não durante a recepção das mesmas, o que a Qualidade sugere é que através da Planilha de Acompanhamento enviada pelo Pesquisador Institucional, os responsáveis avaliem as condições dos processos dos cursos e os que tiverem com a proximidade de novos credenciamentos já serem considerados como ciclo avaliativo, sem esperar o aviso 63

64 de chegada da Comissão, assim acredita-se que haverá mais tempo para trabalhar as demandas que necessitam de adequação (São Paulo e Campinas); 3. Das Direções de Ensino considerar na validação das Semanas de Planejamento a inclusão das falas de setores como ERP, TI e CPA visando entender as necessidades e dificuldades dos professores e para esclarecer quanto à importância em se cumprir as diretrizes estabelecidas pela instituição sejam elas processuais ou sistêmicas (São Paulo e Campinas); 4. Em Campinas percebe-se a resistência dos professores em atender diretrizes básicas que são obrigações de sua função tais como o cumprimento dos prazos estabelecidos em calendário acadêmico (lançamento de notas, faltas, uso do diário de classe em sala de aula, entrega de provas); 5. Em Campinas, a melhora na comunicação interna e nos controles é nítida, porém, não é considerada eficaz, pois parte do que fora sinalizado no item 04 poderia ser mais bem executado se as funções do PAP Posto de Apoio ao Professor estivessem sendo executadas a rigor, necessita-se rever o recurso atualmente adotado para esta função; 6. Em Campinas sugere-se também a criação de um portfólio único de eventos realizados (Faculdade e Colégio), sendo que deverão constar as informações, fotos, listas de presença, enfim todas as evidências que validem a ação desenvolvida, pois fora um dos fatores observados nas visitas do MEC em fevereiro/2014; 7. Sugere-se que as providências registradas nas SACP s, abertas a pedido da Direção Geral sejam acompanhadas e pontuadas nas reuniões realizadas com as respectivas Direções de Ensino de São Paulo e Campinas e que os aspectos relevantes sejam registrados junto a CPA, pois tal documento será considerado nos instrumentos de avaliação tanto dos cursos como da instituição; 8. Sugere-se que definições tais como grades, matrizes curriculares, atribuição de aulas ou quaisquer alterações que tenham influência direta na geração de dados a serem cadastrados pelas Secretarias Acadêmicas sejam validadas antes do inicio das aulas a fim de não acumular às demandas necessárias a geração das informações necessárias aos professores e alunos; 9. Sugere-se que sejam estudadas novas formas de acompanhamento através do SIG- ERP a fim de extrair informações relativas à faltas de alunos, visto que, este será fator relevante de medição para manutenção dos programas tais como FIES, VENCE e PRONATEC; 64

65 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ SOLUÇÕES EDUCACIONAIS/ENSINO e APRENDIZAGEM D02. Avaliando o intervalo de 2013 e 2014, chega-se a conclusão de que a nossa referência em Qualidade de Ensino na região de Campinas não é por acaso, todas as ações descritas aplicadas pela Direção de Ensino e Equipe Pedagógica buscam atender fielmente o cumprimento dos índices abaixo avaliados e embora haja metas que apresentem variações, ou seja, abaixo da expectativa as providências são subsequentes. As atividades e ações desenvolvidas possuem como foco pedagógico a evolução acadêmica do aluno, onde nota-se também, a busca pelo atendimento as expectativas dos mesmos levando-se em conta os comentários das Pesquisas de Satisfação. Os acompanhamentos de frequências (discentes e docentes) são intensivos e os índices de evasão são considerados e trabalhados onde são desenvolvidas ações buscando a redução dos mesmos. Os documentos (Análise de Dados) são coerentes com o que se espera em relação ao atendimento das expectativas do Sistema de Gestão de Qualidade, evidenciados através dos resultados medidos. Em consequência os rendimentos escolares das turmas em sua maioria estão acima da meta estabelecida, atenção especial às turmas de Mecatrônica e Informática, que embora tenham ficado abaixo dos 90% tiveram aproveitamento considerável em Os índices de frequência discentes também são altos, são poucas as turmas que ficam abaixo da meta estabelecida, em sua maioria estão todas acima dos 90% previstos, mesmo considerando alguns docentes que apresentam altos índices de absenteísmo. Observando os descritivos ficam claros os esforços feitos, os quais a equipe procura demonstrar nas reuniões trimestrais de gestores, nota-se determinada carência demonstrada a Qualidade de reconhecimento por parte da Direção Geral. Mesmo com todas as dificuldades sistêmicas, processuais e de adequação a mudanças enfrentadas considerando o perfil da equipe, a Qualidade sugere que tais índices não devam passar despercebidos da Direção Geral. Os prêmios recebidos pelo Colégio tais como certificado de honra ao mérito - 1º lugar na pesquisa aplicada junto aos leitores do jornal Já se justifica. A evolução nos índices de qualidade quanto ao desempenho em relação às diretrizes estabelecidas pela Direção para qualidade acadêmica e pedagógica é evidenciada, porém poderá sofrer alterações mediante aos novos perfis de alunos que estaremos recebendo através dos programas VENCE e PRONATEC onde atividades de nivelamento terão de ser desenvolvidas.. 65

66 ÍNDICES / METAS Evasão Escolar das Unidades N de alunos matriculados na Unidade/N de alunos frequentes na Unidade Direção Ensino Semestral / Anual 9% Semestral / anual Rendimento Escolar das Unidades N de alunos aprovados na Unidade com média 5.0/N de alunos matriculados curso Direção Ensino Semestral / Anual 90% Semestral / Anual Evasão Escolar N alunos matriculados por turma e curso/n alunos frequentes por turma e curso SOE Semestral 1 ano/módulo= 10% 2 ano/módulo= 6% 3 ano/módulo = 3% Participação Família na vida acadêmica N atendimento às convocações: reuniões/eventos SOE Bimestral 80% frequência Frequência Discente N de ausências/n de dias letivos SOE Mensal 90% frequência Frequência Docente N de ausências/n de aulas previstas Coord. Pedagógica Mensal 2%mensal Rendimento Escolar N alunos com média acima de 5.0 por turma e curso/n alunos frequentes por turma e curso Coord. Pedagógica Semestral 90% dos alunos frequentes Abaixo listamos apenas algumas ações de destaque no intervalo de 2013 e 2014: Melhora da Comunicação (aspecto pontuado nas Pesquisas de Satisfação): 1. Realização de Reuniões Inaugurais com pais e responsáveis no anfiteatro para que fossem informados das normas e organização do colégio; 2. Aula inaugural onde as mesmas informações foram passadas aos alunos dos 1º anos no primeiro dia de aula pelo SOE através de uma dinâmica de grupo; 3. Treinamento da equipe pedagógica relativo à legislação escolar vigente Rendimento Escolar: 66

67 1. Revisão de conteúdo e entrega de atividades de recuperação durante o mês de julho; 2. Realização das avaliações referente ao conteúdo revisto e trabalhado em agosto; 3. Realização de aulas para reforço de Matemática, Física e Inglês e disciplinas técnicascom rendimento abaixo da média; 4. Realizado pelos alunos do 3º ano o segundo simulado ENEM e durante o decorrer da Semana de Estudos foi feita uma revisão de alguns conteúdos importantes para as provas do ENEM; 5. Criação de grupos de estudos fora do período de aula, com monitoria para avaliar o rendimento dos alunos; 6. Realização de diversos eventos do decorrer de 2013: cito apenas alguns O Segredo do Lixo, Panificação: Folhados e Croissants; Oficina de Risotos; Excel básico, Educação Financeira; Segurança do Trabalhador /Acidentes do trabalho/ Semana de estudos /Sarau de Língua Portuguesa/ Semana de Proteção ao Meio Ambiente/ Semana Mundial de Combate às Drogas - Desenvolvido em parceria com a Prefeitura Municipal de Campinas, entre outros. Frequência Docente: 1. As faltas de professores estão sendo monitoradas com atividades preparadas por eles e aplicadas por professores substitutos; 2. Essas aulas em algumas situações são repostas ou o professor avisando com antecedência sua falta, fazemos uma troca na distribuição da aula para que não haja prejuízo ao aluno; 3. Professores que estavam em período de experiência e não conseguiram empatia e resultado satisfatório, foram dispensados/substituídos; Frequência Discente (evasão) e Participação da Família 1. Realização de contato com os pais em decorrência das faltas; 2. Quanto aos pais que não comparecerem a reunião foram contatados pelo SOE a agendado horário para comparecerem a escola; Acadêmico 1. Recredenciamento de todos os Cursos do Colégio; 2. Credenciamento de 13 novos cursos; 3. Recepção das visitas Técnicas de credenciamento e recredenciamento, totalizando 34; 4. Recepção da Comissão do PRONATEC; 5. Credenciamento aos programas VENCE e PRONATEC; 6. Recepção, desenvolvimento adequação das grades e horários para os alunos do VENCE; 7. Recepção dos alunos do PRONATEC; 8. Realização das Reuniões de Colegiado Bento Quirino; 67

68 DIAGNOSTICO: As ações desenvolvidas pelas equipes são muitas como pode se perceber pelo descritivo anterior, porém, a Qualidade nota alguns fatores que se tratados podem ser facilitadores para melhor gestão das demandas que são: 1. Realização de visitas por parte da Gestão do ERP buscando entender as demandas do setor a fim de elaborar treinamentos para melhor aproveitamento das funções disponíveis no SIG-ERP (Protheus), visto que muitas atividades de controles são desenvolvidas manualmente; 2. Melhora da comunicação interna, pois existem demandas que envolvem setores, tais como Administrativo, Docentes, Compras, Coordenação de Cursos e são divulgadas, articuladas com prazos reduzidos; 3. Envio dos calendários acadêmicos do Colégio a todas as áreas correlacionadas permitindo melhor entendimento e planejamento para atender as demandas do Colégio; 4. Acompanhamento efetivo e registrado das ações apontadas em atas e reuniões realizadas, documentar as solicitações feitas definindo responsáveis e prazos de execução; 5. Sugere-se que definições tais como grades, matrizes curriculares, atribuição de aulas ou quaisquer alterações que tenham influência direta na geração de dados a serem cadastrados pelas Secretarias Acadêmicas sejam validadas antes do inicio das aulas a fim de não acumular às demandas necessárias a geração das informações necessárias aos professores e alunos (diários de classe); 6. Sugere-se que sejam estudadas novas formas de acompanhamento através do SIG- ERP a fim de extrair informações relativas à faltas de alunos, visto que, este será fator relevante de medição para manutenção dos programas tais como FIES, VENCE e PRONATEC; 7. Das Direções de Ensino considerar na validação das Semanas de Planejamento a inclusão das falas de setores como ERP, TI e CPA visando entender as necessidades e dificuldades dos professores e para esclarecer quanto à importância em se cumprir as diretrizes estabelecidas pela instituição sejam elas processuais ou sistêmicas; 8. Em Campinas percebe-se a resistência dos professores em atender diretrizes básicas que são obrigações de sua função tais como o cumprimento dos prazos estabelecidos em calendário acadêmico (lançamento de notas, faltas, uso do diário de classe em sala de aula, entrega de provas); 9. Em Campinas sugere-se também a criação de um portfólio único de eventos realizados (Faculdade e Colégio), sendo que deverão constar as informações, fotos, listas de presença, enfim todas as evidências que validem a ação desenvolvida, pois fora um dos fatores observados nas visitas do MEC em fevereiro/2014; 68

69 ANÁLISE DE DADOS DO SGQ SECRETARIA ACADÊMICA / ORGANIZAÇÃO E GESTÃO D06 (JAL, JEQ e LIB IPEC e IPEP) As metas desta dimensão são mensais. Analisando os números identificou-se que as metas foram parcialmente alcançadas em Campinas na unidade JAL (Colégio e Faculdade) no que diz respeito apenas à tratativa de reclamações. Ações foram tomadas para buscar a estabilidade, onde os números apresentaram evolução em 2013 e 2014, já os demais índices para todas as unidades alcançaram a meta estipulada. O processo em São Paulo Unidade Liberdade é estável, até pela pouca quantidade de alunos, professores e coordenadores de curso o que permite um controle maior sobre os processos e as soluções são mais eficientes. Fatores relevantes abaixo listados influenciaram o alcance dos resultados: 1. Interação dos setores para quanto à emissão e controles de documentos de uso da secretaria; 2. Contratação e estabilização do quadro de recurso (mão de obra) para Faculdade em Campinas; 3. Avanço na entrega de documentos em atraso, destaque para os diplomas e declarações (Faculdade e Colégio) - Campinas; 4. Adequações sistêmica e processual minimizado as ocorrências nas Re-matrículas via SAR - Campinas; 5. Identificação e acerto de erros cadastrais facilitando os acessos ao Portal do Aluno - Campinas; 6. Força tarefa realizada para organizar os arquivos (Colégio e Faculdade) Campinas; 7. Força tarefa realizada para emitir documentação acadêmica em atraso (Colégio e Faculdade) Campinas; 8. Direcionado recurso de São Paulo (Secretaria Acadêmica) para acompanhamento e esclarecimento de dúvidas quanto à realização e cumprimento dos procedimentos; 9. Realização de treinamentos da Qualidade para as equipes com foco nas normas e procedimentos institucionais - Campinas; 10. Diminuição no volume de reclamações feitas sobre o setor - Campinas; 11. Organização do Arquivo Morto (Colégio e Faculdade) Campinas; 12. Sistema GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos em fase de implantação; Fatores relevantes abaixo listados afetaram o alcance de alguns resultados: 13. Desempenho (lentidão) do sistema SIG-ERP (Protheus) Campinas e São Paulo; 14. Incidência de erros cadastrais e documentais praticados no ato da matrícula pelos RCC s Setor de Relações com a Comunidade (Colégio e Faculdade) Campinas; 15. Reincidência de retrabalhos por conta de demandas acadêmicas enviadas pelas equipes pedagógicas (Colégio e Faculdade), refletindo-se nas rotinas de cadastro para grades, listas de presença, diários de classe, etc.; 16. Dificuldade na contratação e permanência da mão de obra no setor. 69

70 ÍNDICES / METAS % Requerimentos (solicitações) atendidos no prazo 90% - mês % Reclamações atendidas no prazo 100% - mês % Diplomas / Certificados com erros nos dados 5 % - mês % Alunos desistentes / Cancelados 2 % - mês % Alunos transferidos / Trancados 2 % - mês DIAGNOSTICO: Entende-se que ações, relativa à gestão Secretaria Acadêmica e Organização e Gestão, apresentam resultados positivos, refletidos principalmente em Campinas, onde consequentemente pela maior quantidade de alunos geram-se mais incidências. Houve nítida evolução quanto às rotinas realizadas, porém, os reflexos são mais perceptíveis na Faculdade, que já reflete a estabilização dos processos permitindo que a equipe atue com foco em planejamento e resolva as questões pontuais de forma mais eficiente. Já nos trabalhos realizados pelo Colégio até mesmo pela quantidade de alunos ser maior, a dificuldade ainda persiste, reflexo também da dificuldade em se estabilizar o quadro de recursos (mão de obra), que acaba impactando todas as atividades executadas. Nota-se a necessidade de melhora nos controles e interação com as áreas acadêmicopedagógicas e de atendimento ao discente de forma pró-ativa através de um mapeamento do intervalo identificando os pontos críticos e planejando ações antecipadas, com base no reforço do cumprimento dos processos e da importância em se cadastrar as informações corretamente e dentro dos prazos estabelecidos pelo Calendário Acadêmico. Outro fator que se reflete no acúmulo de rotinas que possuem prazos a serem cumpridos, darse pela necessidade de rever os aspectos de contratação considerados neste processo ou a investigação da causa raiz do quadro não se estabilizar (fatores relativos à gestão do processo), principalmente para o Colégio e Faculdade Unidade JAL) Campinas. Esse aspecto precisa ser verificado com atenção, pois com o aumento das demandas em função dos programas governo aos quais aderimos, terão um forte impacto, pois o setor é gerador de quase todas as informações e controles acadêmicos necessários às rotinas dos docentes; Sugere-se ai ações de interação com setores estratégicos (Direção, Vice-Direção de Ensino, Coordenação, RCC s Setor de Relações com a Comunidade, Posto de Apoio ao Professor e Docentes Colégio e Faculdade - Campinas) com apoio da Direção Geral, para fazer-se respeitar os prazos necessários ao bom andamento das rotinas, o que hoje não é visto e nem respeitado, pois atuam sem ter a consciência de que o não cumprimento e/ou respeito aos prazos estabelecidos no calendário acabam por impactar, professores e alunos de forma direta, pois no momento atual não há entrega de diários de classe, grades horárias, atribuições de aulas, matrizes curriculares, calendários acadêmicos, matriculas, transferências de sala e notas no estabelecido, tentou-se estabelecer prazos para estas equipes acadêmicopedagógicas, porém, as mesmas não cumprem nenhum, isso é um fator de possível e já 70

71 existente descontrole do processo de gestão acadêmica pela falta de interação e compromisso entre os setores envolvidos. ANÁLISE DE DADOS DO SGQ COMUNICAÇÃO COM A SOCIEDADE E POLÍTICA DE ATENDIMENTO D04 e D09 IPEC e IPEP SP e CPS As metas destas dimensões possuem acompanhamentos mensais, porém, o resultado é avaliado por período de campanha, nos quais os 03 setores não atingiram a meta geral estipulada por campanha em 2013 e Todos os setores atuam com o mesmo foco (mídias digitais, parcerias, panfletagens, convênios, ligações), e as justificativas apresentadas para o não alcance dos resultados são semelhantes. Os números preenchidos nos intervalos são questionáveis, visto que, se considerarmos a média dos indicadores em sua maioria tiveram as metas estipuladas alcançadas o que vai contra os resultados gerais das campanhas de captação, o que nos remete ao questionamento do fiel acompanhamento e análise desses números com o intuito de tecer um diagnóstico para campanhas futuras. Um dos fatores que impacta tal diagnóstico também é a falta de registro do Plano de Marketing, pois o fato de não se ter as estratégias e recursos aprovados pela Direção devidamente registrados dificulta o acompanhamento das metas e a análise aprofundada de quais foram os impactos, ou quais as mídias que geram mais resultados ou não para tentar-se justificar e analisar a causa raiz do não alcance das metas de venda. As justificativas acabam por ficar de forma pulverizada e as estratégias a cada campanha acabam se repetindo sem ter o foco de venda nas que geram mais resultados de acordo com o perfil (Colégio e Faculdade). Analisando os comentários verificou-se que existe uma dificuldade em manter a equipe por tempos mais longos e que a constante troca de colaboradores tem dificultado a interação da mesma para o trabalho. Nota-se, porém que os resultados das metas tem surtido efeito. Fatores que impactaram o período avaliado são semelhantes em todos os setores de RCC s Colégio/CPS, Faculdades CPS e SP que foram: 1. Rotatividade e perfil das equipes; 2. Infraestrutura sistêmica de atendimento presencial; 3. Atraso no início das campanhas por falta de material; 4. Concorrência local; 5. Mídia digital com necessidade de reformulação; 6. Preços estipulados para as campanhas; Vale ressaltar que todos os fatores acima citados foram considerados pela Direção Geral, onde melhorias e investimentos foram aprovados e implantados no decorrer de 2013, porém, não se refletiram nos resultados de que foram: 1. Separação dos RCC s em Campinas, sendo agora um para o Colégio e outro para Faculdade (Campinas); 2. Reformas feitas em todos os RCC s de Campinas e São Paulo; 3. Renovação do quadro reavaliando-se os perfis de contratação de gestores e equipes; 4. Reformulação do processo seletivo com implantação de prova eletrônica (Colégio Campinas) 71

72 5. Definido sistema de comissão por resultado de vendas; 6. Contratação de nova agência de publicidade; 7. Reformulação dos materiais impressos (Folders, outdoors, panfletos, etc.); 8. Reformulação de toda mídia eletrônica (separação dos sites, criação de novos canais de atendimento priorizando o usuário de mídias digitais); 9. Credenciamento a programas dos governos federal e estadual (FIES PRONATEC, VENCE); 10. Revisão dos preços das mensalidades definidas para campanhas; ÍNDICES / METAS % Novos alunos em virtude da campanha 90% Período % Matrículas feitas através de convênios 20% Período % Matrículas feitas através de mídias eletrônicas 15% Período % Matrículas feitas através de ligações 10 % Período % Solicitação em relação ao atendimento nas matrículas RCC 80% Período DIAGNOSTICO: Embora se tenha feito todas as mudanças que justificaram os resultados de 2013, as mesmas não se refletiram em melhora na captação de , pelo contrário, houve queda considerável nos resultados o que nos remete a falta de avaliação dos resultados numéricos das campanhas, sem tecer-se um diagnóstico do perfil de egresso e das mídias que mais surtem resultados de acordo com o perfil do setor, os números registrados não são fielmente controlados e considerados nas análises apresentadas para a Direção Geral e não há acompanhamentos dos resultados de visitações/eventos realizados externamente, tornando vagos os números para definição de possíveis estratégias para novas campanhas com foco de acordo com o perfil de aluno os quais os setores trabalham. Outro fator agravante é a dificuldade dos setores na contratação e permanência da mão de obra percebe-se a necessidade de rever os aspectos de contratação considerados neste processo; Os setores trabalham em duas frentes (vendas e cadastro), como o perfil geral dos mesmos tem seu foco central em vendas, a parte cadastral vem deixando a desejar e impactando através de uma reação em cadeia às demais áreas que dependem de uma matrícula bem feita e da melhor gestão das informações cedidas ao nosso alunado (carteirinhas, condições de contrato, regras da instituição e documentação considerada na captação, CENSO, FIES, etc...), tais fatores são mais críticos em Campinas onde a quantidade de alunos é maior. Mediante a este cenário, a Qualidade sugere que a parte cadastral seja separada das vendas. Que o projeto sugerido pela Consultoria Santos Jr. realizada em 2012 seja retomado e que seja criada a Central de Relacionamento com o Aluno que terá como foco a parte cadastral de forma exclusiva. Vale ressaltar que o perfil de quem atua com vendas não vem de encontro as demandas exigidas no perfil de quem atua com a parte cadastral e documental que exige metodologia de processos. 72

73 Que as demandas estabelecidas para captação sejam devidamente documentadas através de um Plano de Marketing bem elaborado e os acompanhamentos sejam mais bem documentados obedecendo às diretrizes estabelecidas neste documento. Que as condições estabelecidas para vendas (planejamentos, materiais, percentuais de comissões, visitações e acompanhamentos das mesmas) sejam bem documentadas e prazos sejam estabelecidos para avaliação dos resultados durante os períodos de campanha. ANÁLISE DE DADOS DO SGQ PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO / QUALIDADE / CPA D08 SP e CPS As metas desta dimensão possuem variações sendo elas semestrais e anuais, onde se considerando os intervalos de 2013 e 2014 estão sendo cumpridas em sua maioria, exceto pelas reclamações atendidas no prazo, que embora não tenham atendido a meta estipulada nos anos anteriores, apresentou evolução nos percentuais, comparando-se os anos de 2012, 2013 e As auditorias tanto internas quanto externas possuem atualmente suas tratativas acompanhadas e validadas pela Qualidade, através dos acompanhamentos semanais feitos pela Coordenação e Auxiliar da Qualidade, tanto em Campinas quanto em São Paulo. Embora tenhamos feitos diversas ações de conscientização e treinamentos com foco nas normas institucionais, ainda se nota certa resistência e/ou dificuldade na adesão da prática de adoção das ferramentas da qualidade como instrumento de gestão, os setores alcançados obtiveram estabilização de seus processos, mas ainda há muito a ser feito. Os objetivos das Pesquisas de Satisfação ainda não são claros para nossos discentes e docentes, que não associam os resultados e investimentos feitos pela Direção Geral aos conteúdos e percentuais observados nos resultados gerais, que poderiam ser mais bem divulgados (observação feita pelos avaliadores do MEC em relação à CPA). A ferramenta de treinamentos ainda não é utilizada a contento, pela falta de divulgação e conhecimento dos nossos docentes e embora seja sempre lembrada aos nossos funcionários, a aplicabilidade da mesma ainda deixa a desejar devido à baixa adesão. Isso pode ser evidenciado, pois os setores possuem a meta de realização de no mínimo 02 treinamentos ao ano, isto posto somente os setores de Contas a Pagar, Contas a Receber, Financeiro, Contabilidade, Bibliotecas, TI, ERP, Secretarias Campinas cumpriram com a meta estipulada. As percepções externas vindas das Auditorias realizadas pela Fundação Vanzolini e pelas Comissões do MEC recebidas em Fevereiro/2014 enaltecem nosso conteúdo documental no que diz respeito a descrição dos resultados e a visível evolução dos mesmos, permitindo espaço para elogios quanto a nossa estrutura de gestão e forma de demonstrar resultados dada a percepção nos registros de rastreabilidade da informação, tratativa de resultados e acompanhamentos feitos através das reuniões trimestrais e de análise crítica. A mesma percepção se deu também em relação à falta de planejamento e projetos considerando as formas de documentar e acompanhar as ações validadas pela Direção Geral em relação aos mesmos, sendo um ponto crítico do processo. As ações descritas durante as visitas só puderam ser aceitas em função das evidências de resultados mediante as apresentações feitas aos avaliadores e detectadas nas Análises de Dados, Atas de Trimestrais e Análises Críticas/Relatórios da CPA consultadas pelos mesmos, porém, o acompanhamento dos resultados no decorrer do intervalo que poderiam ser 73

74 evidenciados através dos planejamentos e projetos não foi demonstrado, onde as ações pontuadas caracterizaram nosso processo como Pulverizado. Ações tomadas pela Qualidade para melhor evidenciar os processos e resultados: 1. Criação de um formulário de Projetos; 2. Treinamento para gestores da ferramenta 5W2H com foco em planejamento; 3. Desenvolvimento do Diagnóstico da Qualidade, avaliando e resumindo as análises de dados e seus respectivos resultados durante o intervalo; 4. Desenvolvimento de ações de conscientização para os alunos do Colégio sobre a importância de participar e preencher as Pesquisas de Satisfação aplicadas anualmente; 5. Intensificação das visitas da Qualidade com a adoção de Auditorias Eventuais nos processos; 6. Proposta de melhora no layout de navegação do site da ISO 9001:2008; 7. Ações de motivação aplicadas nas reuniões trimestrais de gestores; 8. Aplicação de Reuniões mensais nos setores Administrativos e Reuniões de Colegiado para Faculdades e Colégio, com a divulgação das atas; 9. Acompanhamento da Qualidade nas ações previstas nestas reuniões; 10. Motivação da Qualidade para realização de integração entre setores correlacionados, buscando a melhora na comunicação interna; 11. Presença da Qualidade uma vez por semana no período da tarde na Unidade Jequitibás em Campinas visando esclarecimento de dúvidas quanto ao melhor uso das normas da instituição e melhor compreensão dos processos; 12. Futuramente pensa-se na reavaliação dos recursos (mão de obra), para que a Coordenação tenha como foco a gestão e avaliação dos processos de Qualidade a fim de delegar as execuções hoje previstas no processo; 13. Conduzir os gestores a se comprometerem com prazos de execução para as ações propostas; 14. Inclusão dos processos integrados na Visão de Macro-Processo, visando a análise dos gestores e membros das equipes aos processos integrados as suas atividades; ÍNDICES / METAS % Ações corretivas/preventivas consideradas eficazes % Ações corretivas/preventivas que atenderam ao prazo % Reclamações atendidas no prazo Nº de N/C em auditorias Externas Nº de ações corretivas/preventivas fechadas e eficazes / Nº total de ações corretivas /preventivas abertas Nº de ações corretivas/preventivas fechadas no prazo / Nº total de ações corretivas /preventivas abertas Nº de reclamações atendidas no prazo / Nº total de reclamações abertas Nº de N/C em auditoria Externa Planejamento e Avaliação - Qualidade - P8 Planejamento e Avaliação - Qualidade - P8 Planejamento e Avaliação - Qualidade - P8 Planejamento e Avaliação - Qualidade - P8 Mensal Mensal Mensal Anual 90% - sem 90% - sem 90% - sem 3 - anuais 74

75 DIAGNOSTICO: Segue abaixo o quadro com parecer dos setores quanto à adesão do Sistema de Gestão da Qualidade no decorrer do intervalo avaliado 2013/2014: Setores aderentes ao Sistema de Gestão da Qualidade e pontos a melhorar: DIMENSÃO PROCESSO STATUS NECESSÁRIO MELHORAR D2 SAE - IPEP - CPS Aderente Calendário Acadêmico D1, D2, D3 Política de Ensino - CPS Aderente D1, D2, D3 D1, D2, D3 Soluções Educacionais - CPS Ensino e Aprendizagem - CPS Aderente Aderente D2 SOE - IPEC - CPS Aderente D1, D2, D3 Política de Ensino - SP Aderente D7 TI Aderente D7 ERP Aderente D7 Administrativo - CPS Aderente Calendário Acadêmico/ Comunicação Interna/Planejamentos Comunicação Interna Comunicação Interna/ Planejamentos/Treinamentos D6 Secretarias - CPS Aderente Comunicação Interna/Treinamentos D4 e D9 RCC - IPEP - CPS Aderente Comunicação Interna/Treinamentos/Processos Integrados/Prazos, Controles e Registros D4 e D9 RCC - IPEC - CPS Aderente D4 e D9 RCC - IPEP - SP Aderente OK D7 Bibliotecas - CPS Aderente OK D7 Bibliotecas - SP Aderente OK D6 Secretaria - SP Aderente OK D11 Tesourarias - CPS Aderente OK D11 Tesouraria - SP Aderente OK D7 Administrativo - SP Aderente OK D11 Contabilidade Aderente OK D11 Contas a Pagar Aderente OK D11 Contas a Receber Aderente OK D10 e D11 Financeiro Aderente OK D11 Compras Aderente OK D5 Departamento Pessoal Aderente OK D11 Jurídico Aderente OK D8 Qualidade /CPA Aderente OK O intuito deste documento está em emitir um parecer da Qualidade mediante aos cenários avaliados, sua evolução ou retrocesso, considerando os registros e índices das análises de dados, registros de resultados nas reuniões trimestrais e visitas realizadas nos setores. Ressaltamos também que o intuito é avaliar e esclarecer o que se descreve como ações em andamento, os resultados das mesmas e do que é exposta a Direção como execução com propósito de alinhamento de informações, onde se destaca também as necessidades identificadas neste intervalo. Esperamos com isso contribuir para melhora e manutenção de nossos resultados. Setor de Planejamento e Avaliação Qualidade/CPA 75

76 ANEXO 02: Análise Crítica da Alta Direção para o aprimoramento das Dimensões Reunião realizada em 08/12/2014: Data: 08/12/2014 CPA - ATA DE ANÁLISE CRÍTICA Participantes: Sônia Regina Barreto Bacelar Diretora e RD da Qualidade (Dimensões 08 e 10) Dr. Érico Rodrigues Bacelar Diretor Geral (Dimensões 01,02 e 03) Erico Barreto Bacelar Diretor de Ensino e Diretor Jurídico (Dimensões 01, 02, 03,04, 06, 07, 09 e 11) Allan Barreto Bacelar Diretor Administrativo e Financeiro (Dimensões 06, 07, 10 e 11) Vicente Tadeu Felipe Borges Gerente Adm. e Financeiro (Dimensões 05, 07,10 e 11) Simone de Fátima Araujo Coordenadora da Qualidade/CPA (Dimensões 06, 08 e 11) Elaborado por Simone Araujo Validado por Sônia Regina Barreto Bacelar ÍTENS ANALISADOS GENERALIDADES (5.6.1) Adequação da Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade Dimensão 01 O Foco no aluno (cliente), a Política e os Objetivos da Qualidade (Nossa Missão, Regimento, PDI e PPI) foram mantidos. Política da Qualidade e os Objetivos da Qualidade Dimensões 01 e 08 Permanecem inalterados, pois ainda, mantém a aderência com a Instituição e suas atividades. Formar profissionais que atendam as exigências do universo do trabalho, aprimorar continuamente os modelos educacionais e os processos internos, construindo o conhecimento, atendendo aos requisitos do cliente e a legislação em vigor. As reuniões trimestrais de Gestores da CPA (Qualidade) foram realizadas nos dias 24 de Abril, 17 de Setembro e 04 de Dezembro de 2014 na cidade de Campinas, 25 de Abril, 18 de Setembro e 05 de Dezembro de 2014 em São Paulo. Foram apresentados pelos gestores da CPA / Qualidade e participantes os resultados obtidos em seus processos nos 1º e 2º semestres de 2014 (vide atas junto a CPA / Qualidade) e para 76

77 as próximas reuniões há pontos em destaque decididos pela Direção, cuja manutenção das normas e procedimentos vinculados às ações ocorrerá após comprovada à eficácia das mesmas pelos respectivos gestores de processos. 1. A prioridade quanto ao investimento nos equipamentos das Bibliotecas relativo a sensores antifurto, leitores de códigos de barras para realização dos inventários e estantes deslizantes será para o 1º semestre de (D07 Infraestrutura Bibliotecas Campinas e São Paulo); 2. Para a digitalização do arquivo morto em Campinas deverá ser providenciada a contratação de mão de obra temporária, visto que, o valor do aplicativo (GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos) está sendo pago mensalmente e até o presente momento não foi iniciada sua utilização, mesmo com os membros da equipe treinados em função das demandas das Secretarias de Campinas. (D06 Organização e Gestão e Secretaria Acadêmica); 3. Os investimentos quanto à revisão da estrutura de Wi-Fi nas unidades serão feitos no 2º semestre de 2015 (D07 Infraestrutura TI/ERP); 4. A norma DN.NRC.04 Planejamento de Campanha e Mídia será mantida e deverá ser revisada direcionando as ações de planejamento a contratação de empresas externas que respondem diretamente a Direção (D04 Relações com a Comunidade); 5. Os pesos de avaliação aplicados as Pesquisas de Satisfação dos Docentes serão mantidos conforme descrição feita na página 14 deste documento (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI e D08 Planejamento e Avaliação/Qualidade); 6. O local para arquivamento dos Contratos dos Alunos que aderem ao FIES deverá ser feito no Setor Jurídico, os RCC s IPEP (CPS e SP) deverão manter apenas uma cópia para controle dos aditamentos e requerimentos mantêm-se no prontuário do aluno (D09 Política de Atendimento, D06 Organização e Gestão e Secretaria Acadêmica e D11 Assessoria Jurídica); 7. A adequação das portarias (aquisição de câmeras, adequação dos equipamentos para registro de acesso, confecção de crachás para funcionários e visitantes) será avaliada no decorrer do 1º semestre de 2015, já com relação às carteirinhas de acesso dos alunos deverá ser concluída até Março/2015 aonde as solicitações de carteirinhas irão manter-se nos RCC s IPEP e IPEC (CPS e SP), o cadastro no sistema passará a ser feito pelo Administrativo e/ou Apoio Administrativo das unidades e a entrega pelas áreas pedagógicas - SOE e SAE (D02 Política de Ensino/Ensino e Aprendizagem, D09 Política de Atendimento, D07 Infraestrutura TI e D11 Administrativo); 8. Os documentos mínimos obrigatórios para realização de matrículas, deverão ser mantidos de acordo com a norma DN.NRC.01 Matrículas e Rematrículas onde prevê que o candidato deve apresentar ao menos o Histórico Escolar e/ou Declaração de Conclusão de Curso, processos efetuados sem os respectivos documentos serão de responsabilidade do Gestor do Processo e/ou Direção de Ensino, onde o aluno terá o prazo de até 30 após o inicio das aulas para apresentar a documentação solicitada (D09 Política de Atendimento, D06 Organização e Gestão e Secretaria Acadêmica e D11 Assessoria Jurídica); 9. A plataforma EAD será mantida (Moodle), o investimento em um novo servidor e link de acesso exclusivo para o processamento e disponibilidade que o EAD para operar será reavaliado no 2º semestre de 2015 (D07 Infraestrutura TI/ERP); 77

78 10. Deverá ser desenvolvido no 1º semestre de 2015 um projeto para atendimento dos prazos para cadastro e/ou alterações tais como grades, matrizes curriculares, atribuição de aulas ou quaisquer alterações que tenham influência direta na geração de dados a serem cadastrados pelas Secretarias Acadêmicas para que sejam validadas antes do início das aulas a fim de não acumular às demandas necessárias a geração dos diários de classe informações diretamente vinculadas aos professores e alunos; (D06 Organização e Gestão e Secretaria Acadêmica e D02 Política de Ensino/Ensino e Aprendizagem); 11. Para as unidades de Campinas (IPEP e IPEC) deverão criar um portfólio único de eventos realizados (Faculdade e Colégio), sendo que deverão constar as informações, fotos, listas de presença, enfim todas as evidências que validem a ação desenvolvida haja vista ter sido um dos fatores observados nas visitas do MEC realizadas em fevereiro/2014, onde este portfólio deverá ser enviado ao Setor de Qualidade/CPA. (D02 Política de Ensino/Ensino e Aprendizagem); 12. A revisão do Regimento Interno das Faculdades será desenvolvida no 1º semestre de 2015 (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI e D02 Política de Ensino); 13. O representante discente da CPA Comissão Própria de Avaliação de São Paulo será o aluno de Administração André Alves Ribeiro RA LIBBC; 14. Haverá a retomada do desenvolvimento do PEO - Planejamento Estratégico Operacional atribuído ao Setor de ERP para 2016 (D01 Missão, Regimento, PDI, PPI e D07 Infraestrutura - ERP); 15. Deverá ser aberta uma SACP onde as Coordenações Pedagógicas do Colégio deverão desenvolver ações de conscientização de Professores e Coordenadores quanto ao uso dos laboratórios em função das depredações ocorridas e o possível aumento de demanda quanto às reservas dos mesmos para 2015 (D02 Ensino e Aprendizagem e D07 Infraestrutura TI); 16. Em função das novas diretrizes validadas na Ata de Análise Crítica de 2013 (item 07) quanto à aplicabilidade das Pesquisas de Satisfação, as recepções das Comissões do MEC ocorridas nos meses de Fevereiro, Novembro e Dezembro de 2014 justifica a reunião única presente neste ato, cujos resultados de 2014 poderão ser avaliados através do Diagnóstico da Qualidade desenvolvido no 1º semestre de 2014 somado a esta ata, onde o formato adotado será mantido (Auto Avaliação CPA D08 Planejamento e Avaliação); 17. As auditorias internas foram realizadas em Setembro/2014, o atraso no cronograma (com intervalo anterior previsto para Agosto) deu-se em função das alterações nas datas das pesquisas e data da realização da Reunião de Análise Crítica da Direção (Auto-Avaliação CPA D08 Planejamento e Avaliação); Das propostas apresentadas e validadas pela RD Sônia Bacelar, Diretorias de Ensino e Diretoria Geral na ata anterior temos as seguintes ações em fase de conclusão/andamento: 18. Automatização das SACP s Solicitações de Ações Corretivas e Preventivas: a base de testes está pronta com o gestor do ERP, o processo teve seu prazo prorrogado em função da escala de prioridade de demandas do ERP (D07 Infraestrutura ERP); 78

79 19. Criação da Central de Relacionamento com o Aluno, conforme proposta da consultoria Santos Jr. e a respectiva criação da Secretaria Acadêmica Virtual para o 2º semestre de 2015 (D06 Organização e Gestão e Secretaria Acadêmica); As demais ações apresentadas e validadas na Ata anterior foram concluídas. INDICADORES ESTRATÉGICOS IPEP/IPEC Foram mantidos os indicadores de Satisfação para o IPEP e IPEC; Os comparativos do intervalo 2013 x 2014 foram feitos através da abertura das SACP s enviadas aos gestores pelo Setor de Qualidade (Planejamento e Avaliação-D08). As Pesquisas de Satisfação (Auto-Avaliação CPA 2014) estão atendendo aos parâmetros das atualizações validadas na Ata de Análise Crítica de Dezembro/2013. Reuniões Trimestrais da CPA Manter a Reunião Bimestral de Análise de Dados dos Gestores da CPA com os funcionários; Manter a participação de um funcionário de cada Setor nas Reuniões Trimestrais da CPA para melhor interação com o Sistema de Gestão da Qualidade; A Reunião Trimestral da CPA está sendo executada com a participação efetiva dos Gestores; Análise de Dados 20. Validado os novos intervalos de medição para os índices de Sustentabilidade Financeira, sendo estes: Março, Maio, Setembro e Novembro. (D10 - Sustentabilidade Financeira); 21. Validados os novos índices do ERP/TI em função da aplicabilidade das Pesquisas de Satisfação no GLPI (Sistema de Abertura de Chamados on line): % Grau de Maturidade no Uso do ERP (Administrativo) *Indice em Implementação % Grau de Maturidade no Uso do ERP (Educacional) *Indice em Implementação ( ( Indice de Satisfação * 5 ) + (Tipo de Solução * 5 ) ) / 100 ( ( Indice de Satisfação * 5 ) + (Tipo de Solução * 5 ) ) / 100 ERP - P7 Mensal 80% ERP - P7 Mensal 80% % Atendimento não fechado pelo Usuário Nº de chamados solucionados/ Nº de chamados fechados x 100 TI - P7 Mensal 30% mês 22. Validado as adequações dos indicadores (Contabilidade, Contas a Pagar, Biblioteca e Jurídico) quanto à descrição: 79

80 % de balancetes no prazo % de acertos na previsão dos pagamentos (Despesas Fixas) % Solicitações de aquisição de material informacional atendido ou parcialmente atendido % Acordos Extrajudiciais Nº de balancetes apresentados no mês / Nº de empresas x 100 Nº de acertos realizados / Nº de pagamentos previstos x 100 Nº de solicitações atendidas ou pré-atendida / Nº total de solicitações de material informacional Nº de acordos extrajudiciais realizados / Total de entrada de pedidos de acordo extrajudiciais x 100 Contabilida de P11 CAP P11 Biblioteca - P7 Jurídico P11 Semestral (Setembr o e Março) Mensal Mensal 100% ano 95% - mês 80% mês Anual 100% AUTO-AVALIAÇÃO EXTERNA E INTERNA - RESULTADO DE AUDITORIAS (5.6.2.a): Auditorias Externas As auditorias externas realizadas pela Fundação Vanzolini foram realizadas em Fevereiro de 2014, sendo esta, manutenção da certificação. Foram sinalizadas 03 não conformidades menores tratadas através da SACP 9005SP2014 relativas aos requisitos: Responsabilidade e Autoridade: quanto à necessidade de definição especificada dos responsáveis pela Avaliação de Fornecedores (D11 Administração de Materiais); Ação: Revisão da Norma DA. ASA. 01- Compra e Recebimento de Materiais, Equipamentos e Serviços (sem contrato) determinado no item 2.8 os responsáveis pelas avaliações Identificação e Rastreabilidade: quanto à falta de preenchimento de determinados campos nos formulários vinculados a Projetos não permitindo assim identificar o tempo de atendimentos das demandas de desenvolvimento (D07 Infraestrutura TI/ERP); Ação: Revisão da documentação sinalizada, evidenciado em Auditoria Interna realizada em Setembro/ Ação Corretiva: quanto à falta de descrição das causas dos desvios ocorridos nos índices abaixo da meta vinculados as Pesquisas de Satisfação (D08 Planejamento e Avaliação); Ação: Realizado o treinamento da ferramenta 5W2H para os Gestores de São Paulo e Campinas, criado o formulário F.GQ.14 Plano de Ação 5W2H a ser utilizado pelos gestores no desenvolvimento de suas ações para 2014/2015. As 04 oportunidades de melhorias apontadas através da SACP 9004SP2014 também foram tratadas relativas aos requisitos: 80

81 4.2.2 Manual da Qualidade: quanto à retirada da Unidade de Natal (D08 Planejamento e Avaliação); Ação: Fora revisada toda a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade institucional, não somente o referido manual e já foi providenciada a devida atualização Medição e Monitoramento de Processos: quanto ao GLPI Sistema de Abertura de Chamados on line não diferenciar o tempo real e tempo de atendimento (D07 Infraestrutura TI/ERP); Ação: Já consta a diferenciação de tempo sinalizada no GLPI Sistema de Abertura de Chamados on line evidenciado em Auditoria Interna realizada em Setembro/ Processo de Aquisição: quanto à especificação de produtos que afetem diretamente a qualidade do serviço prestado ao cliente final (água, café, materiais de laboratório, etc.). (D11 Administração de Materiais); Ação: Alterado o formulário F.SA.02 Solicitação de Materiais, Equipamentos e Serviços, incluindo o campo de especificação do produto. A cada processo de compra que envolva a necessidade de especificação e/ou laudo técnico, o mesmo está sendo solicitado ao fornecedor e em 17/07/2014 a funcionária de Compras (Marli Moreira) esteve em Campinas junto aos Coordenadores de Curso orientando os mesmos quanto as novas diretrizes. 6.3 Infraestrutura: quanto a adequação dos registros de itens avaliados abaixo das expectativas dos alunos relativos à manutenção preventiva (ventiladores, iluminação, gás e ar comprimido). (D07 Infraestrutura Serviços Gerais Campinas); Ação: Já constam os referidos itens nas Manutenções Preventivas- F.SA.08, realizadas em Abril/2014, evidenciado em Maio/2014 e na Auditoria Interna realizada em Setembro/2014. Auditorias Internas As auditorias internas no IPEP/IPEC foram realizadas em Setembro de 2014 conforme justificativas apontadas no item (item 12) desta ata. Cabe ressaltar que a visita planejada da CPA (Qualidade) teve o foco na revisão dos formulários, normas e procedimentos do SGQ Sistema de Gestão da Qualidade com o objetivo de orientar as equipes no melhor uso e compreensão das ferramentas do SGQ em sua totalidade quanto à integração de processos; Destaque para Soluções Educacionais, Contas a Pagar, Financeiro e Jurídico que não obtiveram nenhuma sinalização em seus processos: Já como pontos de preocupação, que necessitam de atenção por parte da gestão foram os setores de Política de Ensino Campinas, Serviços Gerais Campinas, RCC s Setor de Relações com a Comunidade (IPEP e IPEC) Campinas, O acompanhamento das tratativas poderá ser evidenciado nos relatórios de Auditoria Interna e SACP s Solicitação de Ação Corretiva ou Preventiva, abertas para os respectivos setores, conforme controle abaixo demonstrado; 81

82 Abaixo segue o histórico de sinalizações, 82

83 Avaliações Externas MEC / DIRETORIA REGIONAL DE ENSINO No 1º semestre de 2014 a Direção Geral e Direções de Ensino das Faculdades e do Colégio receberam visitas de credenciamento e recredenciamento de cursos para as Faculdades (IPEP) e Colégio (IPEC) abaixo segue o acompanhamento dos processos; IPEC COLÉGIO BENTO QUIRINO Todos os cursos recredenciados (ao todo foram 26 visitas técnicas) realizadas pela Diretoria Regional de Ensino nas unidades José de Alencar JAL e Jequitibás JEQ no 1º Semestre de 2014, destaque para o credenciamento de nossas unidades e cursos nos Programas VENCE e PRONATEC dos Governos Estadual e Federal. IPEP FACULDADES IPEP FATEC CAMPINAS Já para as Faculdades IPEP neste ano de 2014, recebemos a visita 07 comissões do MEC para o credenciamento e recredenciamento de cursos, sendo 06 em Campinas e 01 em São Paulo: Sistemas de Informação Campinas Unidade José de Alencar Rede de Computadores Campinas Unidade José de Alencar Construção de Edifícios Campinas Unidade José de Alencar Gestão Comercial Campinas Unidade José de Alencar Gestão da Qualidade Campinas Unidade José de Alencar (credenciamento) Administração Campinas Unidade José de Alencar Administração São Paulo Unidade Liberdade Em todas obtivemos o conceito final 03, destaque para Gestão Comercial onde obtivemos o conceito final 04, ou seja, estamos aptos ao funcionamento de todos os cursos, porém, alguns questionamentos relativos ao conceito final foram enviados ao Ministério da Educação - MEC, do qual estamos no aguardo das análises (Administração SP, Sistemas de Informação e Redes de Computadores CPS). O destaque vai para a volta do FIES Financiamento Estudantil em 2014 oferecido aos nossos alunos das Faculdades de Campinas e São Paulo. Os pontos de melhorias sinalizados nas respectivas visitas estão sendo acompanhados pela CPA Comissão Proporia de Avaliação D08 (Qualidade), através das SACP s Solicitações de Ações Corretivo-Preventiva e tratados pela Direção e Vice Direção de Ensino, Coordenação do Curso e Pesquisador Institucional, os documentos abaixo de registro e acompanhamento foram abertos a pedido da Direção Geral: 9000SP2014 Sistemas de Informação Campinas; 9001SP2014 Construção de Edifícios Campinas; 9002SP2014 Redes de Computadores Campinas; 9003SP2014 Administração São Paulo; 9006SP2014 Infraestrutura Campinas; As Comissões recebidas nos meses de Novembro e Dezembro terão suas SACP s abertas para avaliação em 2015; IPEP FACULDADES IPEP SÃO PAULO e CAMPINAS Acompanhamento dos processos com base em consultas realizadas e enviadas pelo Sr. Emílio Rodrigues Junior (Pesquisador Institucional) até 20/10/

84 84

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87 REALIMENTAÇÃO DO CLIENTE (Satisfação e Reclamação) (5.6.2.b): Índices de Satisfação Os resultados das pesquisas de satisfação realizadas, considerando os intervalos de 2013 e 2014 constam nos anexos a partir da página 24. Houve o questionamento quanto aos pesos atribuídos nas avaliações dos professores, onde cabe a descrição da parametrização adotada e análise para definição em manter-se ou alterarse a forma de avaliação adotada. Abaixo segue os parâmetros atualmente adotados consultados nas bases das pesquisas aplicadas em 2014 em São Paulo e Campinas onde: Os critérios de avaliação são: a) Conteúdo Programático (conhecimento transmitido); b) Pontualidade assiduidade (horário de aula, presença em sala); c) Didática (métodos utilizados para explicação dos conteúdos); d) Relacionamento Professor e Aluno(s); e) Material didático (utilização e qualidade); As notas atribuídas variam de 0 a 10 em cada um dos critérios, sendo para cada nota considerado peso 01, ou seja, a variante atribuída como nota independente de ser zero, um, cinco ou dez será sempre 01. Para calcular o percentual, consideram-se apenas as notas iguais ou superiores a 08 (consideradas como Ótimo ou Excelente) em cada critério, notas inferiores são desconsideradas. Exemplo: Em uma sala com 20 alunos onde 19 votaram de 0 a 10 em um dos critérios avaliados, onde os registros foram gravados da seguinte forma: Nota / Número de Votos (peso01) 0/6 4/5 7/1 8/2 9/1 10/4 Consideradas as notas 8, 9 e 10 temos um total de 07 como peso considerado, onde o mesmo é divido pelo total de votantes (19) chegando-se ao percentual de 36,84%; Reclamações 2014 Em São Paulo as quantidades apresentam-se estáveis, com queda nas reclamações em 2014 considerando o intervalo. Já em Campinas percebe-se o aumento nas quantidades totais de entrada em função dos novos sites institucionais agora separados Colégio e Faculdade e as novas opções de contato disponibilizadas nos mesmos evidenciam o aumento no volume de s recebidos. 87

88 O fator positivo a ser apontado é que mesmo com o evidente aumento nas quantidades de solicitações em 2014, as que se reverteram em reclamações tiveram uma queda de 8% em São Paulo e 13% em Campinas, considerando como base comparativa o ano de FERRAMENTAS E VOLUME MENSAL DE ENTRADAS (Sites IPEC e IPEP) Os números abaixo demonstram detalhadamente a realidade quantitativa de solicitações/reclamações enviadas a nossa Instituição considerando-se os intervalos de 2012 a 2014, com base nos controles de reclamações/sugestões de São Paulo e Campinas, onde temos os seguintes resultados: 88

89 89

90 Resumo das Reclamações / Sugestões Os números abaixo detalham os assuntos abordados nas reclamações em 2013 e 2014: 90

91 91

92 Com base nos resultados mensurados temos as seguintes conclusões: Percebe-se uma mudança cultural no cenário dos nossos alunos que agora fazem mais uso das redes sociais e canais de atendimento eletrônico disponíveis nos sites. A caixa de sugestões/reclamações já não é utilizada com a mesma frequência nas Unidades de São Paulo e Campinas, comparado às avaliações anteriores; Houve crescimento de 11% no controle dos prazos de retorno das reclamações (82% ), agora estamos com (95% ) respondidas no prazo, reflexo da contribuição dos gestores e das sinalizações feitas nas reuniões trimestrais; Os pontos de atenção identificados no momento se refletem na qualidade de atendimento (postura, informações, prazos fornecidos aos solicitantes) e infraestrutura de redes (internet); Os canais de atendimento acompanhados cresceram quanto às opções de contato, porém, embora nosso aluno, pais ou responsáveis tenham mais opções, nota-se que o volume de reclamações diminuiu isso reflete um aspecto positivo quanto ao alinhamento de processos e informações entre setores ( Comunicação Interna) DESEMPENHO DO PROCESSO E CONFORMIDADE COM O PRODUTO (5.6.2.c) Resultados dos Indicadores Os resultados detalhados dos indicadores podem ser verificados nas respectivas Atas de Análises de Dados 2014 disponíveis no site da ISO 9001:2008; Os acompanhamentos das ações e tratativas dos pontos críticos poderão ser consultados através dos registros de descrição nos gestores nas Análises de Dados, nas Atas das Reuniões Trimestrais de Gestores e Colegiados IPEP e IPEC. SITUAÇÃO DAS AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS (5.6.2.d) Nos processos de Campinas e São Paulo tivemos até o momento 36 SACP S abertas, sendo: 02 referentes às Auditorias Externas já tratadas (9004SP2014 e 9005SP2014); 09 referentes a Ações Corretivas em andamento; 09 referentes a Ações de Melhorias vinculadas as Pesquisas de Satisfação em andamento; 16 referentes a Ações de Melhorias e Corretivas vinculadas as Auditorias Internas realizadas em Setembro de 2014; Abaixo segue o controle de acompanhamento: 92

93 ACOMPANHAMENTO DE AÇÕES DE ANÁLISES CRÍTICAS ANTERIORES (5.6.2.e) Os acompanhamentos das ações de análises críticas são realizados através de reuniões trimestrais, que contam com a presença da RD Sônia Bacelar. A próxima data da Reunião de Análise Crítica da Direção será definida no Cronograma de Atividades Administrativas (DA.AOM.05) do 2º semestre de 2015, a ser divulgado onde mencionará as ações com prazos estabelecidos que serão desenvolvidas pelos Setores no decorrer do intervalo. 93

94 MUDANÇAS QUE IMPACTAM O SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE (5.6.2.f) 1. Migração do SIG-ERP (Protheus) versão 11 (Todas as Dimensões); 2. Implantação do E- Social (D05 - Política de Pessoal); 3. Implantação do Sped Contábil (D11 Contabilidade); 4. Implantação do módulo de Patrimônio ERP (D11 Administrativo e D07 Infraestrutura); 5. Implantação Sistema de Gestão Participativa nas Unidades Educacionais (Todas as dimensões); 6. Análise de viabilização da integração dos módulos da DIMEP Relógios de Ponto Eletrônico e SIG-ERP (D05 Política de Pessoal); 7. Reabertura do Colégio Técnico de Ensino Médio em São Paulo CTP Colégio Técnico Paulista (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI); 8. Criação da Agência Reguladora (INSAES) pelo MEC (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI e D02 Política de Ensino São Paulo e Campinas); 9. Revisão do Regimento Interno das Faculdades IPEP e FATEC IPEP (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI e D02 Política de Ensino São Paulo e Campinas); RECOMENDAÇÕES PARA MELHORIAS (5.6.2.g) As recomendações para melhoria em andamento são: 1. Ampliação de estudos para novas unidades do Colégio Bento Quirino em Campinas, incluindo a criação de cursos por EAD - Ensino a Distância (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI); 2. Implantação de nova unidade física para São Paulo - Colégio e Faculdade (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI); 3. Criação de auditório na Unidade José de Alencar (D07 Infraestrutura/ Serviços Gerais Campinas); 4. Credenciamento da FIPEP CPS (Campinas) para ministrar inteiramente por EAD (Ensino a Distância) 03 cursos de graduação com polos em Campinas e São Paulo (D02 Política de Ensino São Paulo e Campinas); 5. Criação da Secretaria Virtual (D06 Organização e Gestão); 6. Criação da Central de Atendimento ao Aluno (D06 Organização e Gestão); 7. Implantação do GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos, digitalização dos documentos das Secretarias Acadêmicas (D06 Organização e Gestão); 8. Implantação do controle de acesso de visitantes com foto e cadastro dos mesmos e impressão dos crachás para visitantes, estagiários, treinamento (para funcionários em período de experiência) e funcionários edição (D07 Infraestrutura Serviços Gerais e D11 Administrativo); 9. Implantação dos Indicadores Acadêmicos pela consultoria Santos Jr com foco em 03 aspectos (Evasão escolar x Inadimplência, Número de ingressantes x rematriculados e Número de Alunos por turma/sala/curso); (D02 Política de Ensino São Paulo e Campinas); 94

95 10. Integração dos módulos do SIG - ERP (D05 Política de Pessoal, D07 Infraestrutura, D11 Contabilidade e D06 Organização e Gestão / Secretaria Acadêmica); 11. Projeto de editoração das disciplinas técnicas do Colégio Bento Quirino com a contratação de Editora Externa DOM BOSCO (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI e Soluções Educacionais); 12. Inclusão em caráter obrigatório da Pesquisa Sócio Econômica para alunos ingressantes, D04 Relações com a Comunidade, (D09 Política de Atendimento São Paulo e Campinas); 13. Informatização do processo seletivo para alunos ingressantes do Colégio(D04 Relações com a Comunidade e D09 Política de Atendimento / IPEC Campinas); 14. Informatização do Sistema de Controle de Mídia D07 Infraestrutura ERP/TI, (D04 Relações com a Comunidade, D09 Política de Atendimento São Paulo e Campinas); 15. Implantação do Sistema de Software 3D em algumas disciplinas do Colégio sob a responsabilidade da D07 Infra-Estrutura (TI); MELHORIAS DA EFICÁCIA DO SGQ E SEUS PROCESSOS (5.6.3.a) As dimensões (setores) não apresentaram novas propostas para avaliação da Direção Geral, Direção de Ensino e a RD Sônia Bacelar até a presente data: CONTROLE DE EXECUÇÃO DO PLANEJAMENTO DE MELHORIA IPEP E IPEC 2014 Abaixo as melhorias concluídas: 1. Mudanças nos relatórios de avaliação utilizados nas Comissões do MEC (D02 Política de Ensino São Paulo e Campinas); 2. Desenvolvimento, implantação e acompanhamento da nova plataforma de EAD Moodle (D07 Infraestrutura ERP); 3. Desenvolvimento e implantação de disciplinas para EAD (Ensino a Distância) no limite de 20% da carga horária de cursos nas faculdades (D02 Política de Ensino São Paulo e Campinas); 4. Cadastramento de início de participação do Colégio Bento Quirino no Projeto FDE VENCE do Governo Estadual (D01 Missão Regimento, PDI e PPI e Soluções Educacionais); 5. Cadastramento da FATEC CPS nos programas PRONATEC e SISUTEC do Governo Federal (D01 Missão Regimento, PDI e PPI e Soluções Educacionais); 10. Implantação de 06 novos cursos de graduação (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI e D02 Política de Ensino Campinas); 11. Renovação do Parque Tecnológico com a aquisição de 200 novos microcomputadores (D07 Infraestrutura TI); 12. Renovação do laboratório de Rádio e TV com a aquisição de novas máquinas e ilhas de edição (D07 Infra Estrutura Serviços Gerais e D11 Administrativo); 95

96 13. Renovação dos laboratórios de Edificações e de Enfermagem; 14. Política de ações para melhoria do processo de captação e manutenção de alunos Contratação da Consultaria Ciclo (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI e D02 Política de Ensino São Paulo e Campinas); 15. Aquisição de novas carteiras escolares para Campinas e São Paulo (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI, D-10 Sustentabilidade Financeira e D07 Infraestrutura Serviços Gerais); 16. Aquisição de 03 novos servidores (D07 Infraestrutura TI); 17. Aquisição de 34 novos rádios comunicadores para as equipes de Inspetoria das unidades de Campinas (D10 Sustentabilidade Financeira e D07 Infraestrutura Serviços Gerais); 18. Ampliação dos acessos dos alunos do Colégio a Biblioteca conforme determinação da Direção Geral acessos criados e disponíveis aos alunos do colégio nas Bibliotecas para consulta (D07 Infraestrutura Bibliotecas, TI e ERP); 19. Revisão das Matrizes Curriculares IPEP e IPEC (D01 Missão, Regimento, PDI e PPI e D02 Política de Ensino São Paulo e Campinas); 20. Renovação do layout do RCC Campinas com a junção dos atendimentos e gestão do Colégio e Faculdade; MELHORIA DO PRODUTO (5.6.3.b) Em fase de elaboração o processo de Implantação Sistema de Gestão Participativa nas Unidades Educacionais (Todas as dimensões), onde as Unidades de Gestão passarão a operar com orçamento próprio. A fase de teste que estava prevista para 2014 sofrerá novo adiamento para 2015 devido à necessidade de contratação de novo profissional para acompanhar e desenvolver esta operação e as adequações sistêmicas e fiscais (5.6.2-f, itens 1, 2 e 3) sob a responsabilidade das dimensões 10 (Sustentabilidade Financeira) e 11 (Gerência ADM/Financeira); NECESSIDADE DE RECURSOS (5.6.3.c) 1. Construção do Anfiteatro na Unidade José de Alencar CPS sob a responsabilidade da D07 Infra-Estrutura (Serviços Gerais); 2. Aquisição de arquivos deslizantes para as Bibliotecas de Campinas (Direção Executiva); 3. Reabertura do Colégio Técnico de Ensino Médio em São Paulo CTP Colégio Técnico Paulista (Diretoria Geral); 4. Criação de novos laboratórios para os cursos de Edificações, nutrição, Gastronomia, Mecatrônica e Química para as Unidades de Campinas (Direção Executiva); 96

97 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2014 SETEMBRO/

98 COMPARATIVO DAS PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013 e 2014 Abaixo apresentamos o comparativo das Pesquisas de Satisfação realizadas neste ano nas unidades com o intuito de traçar um panorama da visão dos nossos processos no decorrer deste intervalo em relação aos Indicadores Estratégicos de Satisfação do IPEP (Faculdades) e IPEC (Colégio). O índice de qualidade IPEP/IPEC para as pesquisas institucionais, que serão calculados através do sistema web está representado pelas seguintes fórmulas: Indicadores Estratégicos da Faculdade IPEP Campinas Para as Faculdades CPS definimos: 98

99 Indicadores Estratégicos da Faculdade IPEP São Paulo Para as Faculdades SP definimos: 99

100 Indicadores Estratégicos do Colégio - IPEC Para o Colégio definimos: Índice Geral de Qualidade IPEP e IPEC

101 Unidades São Paulo e Campinas Todos os valores referentes estão expressos em Percentuais (%) Ótimo+Bom Conforme dados abaixo apresentados, nossos índices gerais de satisfação em termos de qualidade neste ano apresentaram crescimento em todas as Unidades conforme evidenciados nos gráficos abaixo em comparação realizada ao ano de 2013: A Unidade de São Paulo apresentou crescimento geral de 16%: UNIDADE LIBERDADE - FACULDADE ,94 56,54 57,79 66, A Unidade de Campinas apresentou crescimento geral de 10%: UNIDADE JOSÉ DE ALENCAR - FACULDADE ,06 51,65 51,76 57,

102 O Colégio Unidade JAL apresentou crescimento geral de 3%: UNIDADE JOSÉ DE ALENCAR - COLÉGIO , ,68 51,44 52, O Colégio Unidade JEQ apresentou crescimento geral de 0,1% mantendo a estabilidade em relação a 2013: UNIDADE JEQUITIBÁS - COLÉGIO ,42 56,30 53,66 53,

103 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Desempenho da Direção e Vice Direção SETEMBRO/

104 O desempenho da Direção de Ensino do Colégio comparado aos índices de 2013 (adotandose a média simples) obteve crescimento de 3,03% (Unidade JAL) e 3,44% (Unidade JEQ); Já em relação e meta (75%) os números são mais expressivos, conforme evidenciado nos gráficos acima, frutos das ações adotadas pela mesma no decorrer do intervalo, uma delas foi se fazendo mais presente junto aos alunos (discentes) das unidades. (vide tabelas página 79) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 104

105 As avaliações da Vice Direção, coforme gráficos acima, elucidam bem o cenário atravessado pela Faculdade de Campinas no decorrer do intervalo (transição da gestão acadêmica e alterações documentais melhorando os controles quanto às informações prestadas aos alunos). Neste cenário considerando a média simples comparada a 2013, crescemos 27,62% em relação a Já a Unidade Liberdade apresentou expressivo crescimento nos índices comparados a 2013 (71,40%), resultado das ações desenvolvidas pela Direção da Unidade buscando maior proximidade nos processos juntos aos alunos. (vide tabelas página 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 105

106 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Desempenho Coordenadores SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 106

107 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 107

108 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 108

109 Já em relação às Coordenações de Curso, em todas as unidades apresentaram evolução nos resultados, parte se deve a reformulação do quadro total e/ou parcial dos responsáveis, onde se evidenciam os seguintes resultados: Colégio JAL crescimento de 18,03%; Colégio JEQ crescimento de 15,88%; Faculdade JAL crescimento de 21,41%; Faculdade LIB crescimento de 64,90%; Já os Coordenadores Pedagógicos dos Colégios em Campinas se mantiveram e seus índices cresceram comparados a 2013, onde JAL ficou em 12,57% e JEQ 22,57%. (vide tabelas páginas 79 e 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 109

110 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Desempenho SOE e SAE SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 110

111 O SOE Serviço de Orientação Educacional teve seu quadro reformulado entre 2013 e 2014, por se tratar de um setor vinculado a controle, inspeção e atendimento com foco pedagógico suas avaliações mantêm a média, dada a compreensão dos alunos quanto à função exercida pelas responsáveis, os índices apresentam estabilidade com pequeno crescimento registrado quanto ao desempenho da nova equipe que fora reformulada, 3,62% na Unidade JAL e 3,96% na Unidade JEQ. (vide tabelas página 79) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 111

112 O SAE Serviço de Apoio ao Estudante teve seu quadro reformulado em 2014, porém em Campinas observa-se a franca evolução dos índices de satisfação, dadas as ações vinculadas a Direção, Vice Direção e Coordenadores que se refletiram na qualidade dos serviços prestados pelo setor, que tem como foco ser a ouvidoria dos alunos. Na Faculdade de Campinas cresceu 12,99%, comparado a Já em São Paulo esse papel vem sendo exercido não só pela Direção, como também pela sua Assessoria, pontualmente em função do Setor estar temporariamente desativado, porém, a compreensão dos alunos quanto a esse ponto é clara prova disso se reflete na avaliação com crescimento de 37,18% comparado a (vide tabelas páginas 79 e 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 112

113 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Infraestrutura - Laboratórios SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 113

114 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 114

115 As avaliações dos Laboratórios de Informática refletem os resultados dos investimentos feitos pela Direção no decorrer do intervalo, obtendo evolução crescente nos índices de qualidade. Segue resultados comparados a 2013: Colégio JAL 15,33%; Colégio JEQ 5,56%; Faculdade JAL 29,98%; Faculdade LIB 17,99%; (vide tabelas páginas 79 e 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 115

116 Já em relação aos demais laboratórios as avaliações também apresentam franca evolução, fruto dos investimentos feitos, porém, na Unidade JEQ os resultados não refletiram a realidade dos investimentos que estão sendo feitos em 2014, acredita-se que refletirá nas pesquisas de Um ponto de atenção quanto aos laboratórios da JEQ, se dá pelas depredações e/ou mau uso dos equipamentos que exigem constantes manutenções/consertos, acredita-se que uma ação de conscientização e melhor controle/monitoramento por parte dos coordenadores e professores faz-se necessária integrada aos investimentos que estão sendo feitos pela Direção. Colégio JEQ Queda de 9,19% comparada a 2013; Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 116

117 Abaixo os percentuais de crescimento comparados a 2013: Colégio JAL 6,94%; Faculdade JAL 25,71%; Faculdade LIB 16,64%; (vide tabelas páginas 79 e 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 117

118 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Infraestrutura e Atendimento - Bibliotecas SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 118

119 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 119

120 As Bibliotecas das Unidades foram bem avaliadas no período, houve crescimento embora pequeno, porém, estável quanto à expectativa o que evidencia a credibilidade do processo. Abaixo segue os índices de crescimento comparados a (Um ponto de atenção a ser considerado como impacto fora a reformulação dos quadros de funcionários em todas as unidades). Colégio JAL 5,38%; Colégio JEQ 4,10%; Faculdade JAL 8,53%; Faculdade LIB 4,65%; Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 120

121 (vide tabelas páginas 79 e 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 121

122 Em relação ao acervo o cenário é similar, como ponto de atenção sugerimos a melhora na divulgação aos alunos quanto aos investimentos feitos em acervo de acordo com o curso e das opções disponibilizadas aos alunos do Colégio quanto ao acesso a Biblioteca Virtual. Abaixo segue os índices comparados a Colégio JAL queda de 1,05%; Colégio JEQ crescimento de 3,69%; Faculdade JAL crescimento de 8,43%; Faculdade LIB crescimento de 22,89%; Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 122

123 (vide tabelas páginas 79 e 80) CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Infraestrutura - Salas de Aula SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 123

124 Quanto à infraestrutura (manutenção e limpeza), nota-se que os índices vinculados às salas de aula voltaram a crescer em quase todas as unidades, reflexo dos investimentos feitos quanto à manutenção e aquisição de carteiras (cerca de até o final de 2014), abaixo na página 52 seguem os índices de crescimento e/ou queda comparados a 2013: Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 124

125 Um aspecto relevante a ser considerado neste intervalo, se dá pelo turn-overs ocorridos em todas as equipes de todas as unidades (limpeza e manutenção) e mesmo assim os índices cresceram e/ou registraram pequena queda (nem chegando a 1%), evidenciando-se o bom trabalho exercido pela gestão. Colégio JAL crescimento de 5,12%; Colégio JEQ queda de 0,21%; Faculdade JAL crescimento de 4,70%; Faculdade LIB crescimento de 0,18%; (vide tabelas páginas 79 e 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 125

126 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Infraestrutura - Banheiros SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 126

127 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 127

128 Os mesmos comentários feitos em relação às salas de aula se refletem para os banheiros (funções exercidas pelas mesmas equipes) quanto à manutenção e limpeza, abaixo seguem os índices comparados a 2013: Colégio JAL queda de 0,75%; Colégio JEQ crescimento de 11,57%; Faculdade JAL crescimento de 16,58%; Faculdade LIB crescimento de 3,08%; (vide tabelas páginas 79 e 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 128

129 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Atendimento - Portaria SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 129

130 Os gráficos retratam a realidade atravessada neste setor em relação aos atendimentos, pois as portarias avaliadas pelos alunos do Colégio em função das cobranças quanto à intensificação dos controles de acesso na unidade JAL refletiu-se em queda de satisfação para os alunos do Colégio e com a reformulação da equipe na unidade JEQ os índices cresceram. Já para os alunos da Faculdade houve aumento da satisfação na unidade JAL e a Unidade de São Paulo mantêm a estabilidade nos índices com pequeno crescimento, os resultados evidenciam a inversão dos pontos de vista dos alunos, veja os índices ao final da página 58; Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 130

131 Colégio JAL queda de 4,32%; Colégio JEQ crescimento de 14,83%; Faculdade JAL crescimento de 7,94%; Faculdade LIB crescimento de 2,30%; (vide tabelas páginas 79 e 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 131

132 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Atendimento - Secretarias SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 132

133 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 133

134 Os gráficos evidenciam que o intervalo avaliado para as Secretarias foi positivo, todas apresentaram crescimento quanto à satisfação, isso reflete as ações adotadas pelas equipes no decorrer do 2013/2014 tais como estabilização do quadro de funcionários, ações para melhora do atendimento quanto a prazos de documentos e melhora na organização do setor, somado a gestão acompanhada diretamente pela Direção, onde obtivemos os seguintes resultados: Colégio JAL 18,32%; Colégio JEQ 3,93%; Faculdade JAL 36,67%; Faculdade LIB 13,83%; Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 134

135 (vide tabelas páginas 79 e 80) CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Atendimento - Tesourarias SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 135

136 As Tesourarias de Campinas (JAL e JEQ) desenvolveram algumas ações de esclarecimentos aos alunos em 2013 e 2014 quanto ao atendimento, informações e serviços prestados pelo setor, os resultados se refletiram de forma mais efetiva na Unidade JAL (Colégio e Faculdade). Já nas unidades JEQ e LIB passaram por algumas reformulações quanto às estruturas de atendimento, mas que no momento não surtiram o resultado esperado ocasionando a queda na satisfação conforme evidenciamos abaixo ao final da página 64. Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 136

137 Colégio JAL crescimento de 30,14%; Colégio JEQ queda de 1,48%; Faculdade JAL crescimento de 17,65%; Faculdade LIB queda de 5,22%; (vide tabelas páginas 79 e 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 137

138 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Atendimento - Cantinas SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 138

139 Já em relação às cantinas nas unidades de Campinas, vale destacar que a troca de fornecedor refletiu-se nos índices que voltaram a crescer nos anos de 2013 e A queda na Unidade Liberdade São Paulo, deu se pela desativação do serviço, porém, foram colocadas máquinas de café e snack s, ocasionado um pequeno crescimento conforme se verifica abaixo ao final da página 67. Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 139

140 Colégio JAL 5,95%; Colégio JEQ 7,02%; Faculdade JAL 3,19%; Faculdade LIB 8,46%; (vide tabelas páginas 79 e 80) CPA 2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 140

141 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Atendimento - RCC SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 141

142 O RCC Setor de Relações com a Comunidade que atende ao Colégio em Campinas absorve os alunos das duas unidades (JAL e JEQ) e apresenta um cenário de crescimento e queda no intervalo comparado (2013 / 2014). Este antagonismo se deu por conta das reestruturações da equipe ocorridas no intervalo, sentidas mais pelos alunos da unidade JAL que outrora utilizaram mais os serviços do setor em função das ocorrências registradas por conta das carteirinhas de acesso, das quais alguns alunos não faziam o uso correto: Colégio JAL queda de 6,19%; Colégio JEQ crescimento de 17,43%; (vide tabelas página 79) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 142

143 Os RCC s Setores de Relações com a Comunidade que atendem as Faculdades de São Paulo e Campinas apresentaram crescimento no intervalo comparado (2013 e 2014), os alunos das Faculdades possuem perfil diferenciado do Colégio, onde em sua maioria só se utilizam deste serviço no momento da matrícula e na retirada das carteirinhas de acesso a instituição. Faculdade JAL 42,20%; Faculdade LIB 17,43%; (vide tabelas página 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 143

144 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Instituição - Ambiente / Indicação SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 144

145 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 145

146 Considerando os cenários das unidades JAL e JEQ (Colégios) em Campinas nota-se um pequeno crescimento, assim como uma pequena queda nos índices de forma novamente antagônica em ambas as unidades, dentro desse cenário faz-se necessário entender os comentários tecidos pelos alunos quanto as suas insatisfações relativas ao ambiente ou indicação do Colégio, veja os resultados: Colégio JAL AMBIENTE Crescimento de 2,79% X INDICAÇÃO Queda de 0,04% Colégio JEQ AMBIENTE Queda de 2,56% X INDICAÇÃO Crescimento de 5,94% (vide tabelas página 79) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 146

147 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 147

148 Considerando os cenários das unidades JAL e LIB (Faculdades) de Campinas e São Paulo nota-se crescimento, exceto pela queda na questão de ambiente institucional em São Paulo, dentro desse cenário faz-se necessário entender através dos comentários tecidos pelos alunos quanto as suas insatisfações relativas ao item, veja os resultados: Faculdade JAL AMBIENTE Crescimento de 9,10% 6,46% X INDICAÇÃO Crescimento de Faculdade LIB AMBIENTE Queda de 7,12% X INDICAÇÃO Crescimento de 21,15% (vide tabelas página 80) Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 148

149 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2013/2014 Índices Estratégicos Funcionários SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 149

150 Percentual Geral de Satisfação dos Funcionários 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0, Participantes por Resposta Participaram no total 118 funcionários, onde os comentários relativos a insatisfação refletemse nos mesmos temas já sinalizados nas Pesquisas anteriores relacionados a Planos de Carreira (salários), benefícios e treinamentos. Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 150

151 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2014 Resumos e Tabelas SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 151

152 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 152

153 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 153

154 Na sequência a representação gráfica das tabelas acima, onde se evidenciam comparados às pesquisas anteriores quedas em alguns quesitos já analisados anteriormente: Colégio Unidade JAL Colégio Unidade JEQ Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 154

155 Faculdade Unidade JAL CPS Faculdade Unidade LIB - SP Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 155

156 CPA 2014 COMISSÃO PRÓPRIA DE AVALIAÇÃO PESQUISAS DE SATISFAÇÃO 2014 Comentários IPEC / IPEP SETEMBRO/2014 Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 156

157 COMENTÁRIOS IPEC - JAL Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 157

158 COMENTÁRIOS IPEC - JEQ Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 158

159 COMENTÁRIOS IPEP JAL CAMPINAS Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 159

160 COMENTÁRIOS IPEP LIB SÃO PAULO 3.7 CONSOLIDAÇÃO - Relatório: O presente relatório traduz todo processo de auto-avaliação da Instituição, de forma a não só manter o histórico desta etapa contundente para a Instituição, bem como para registrar os resultados obtidos e as ações planejadas para conquistar o objetivo de todo processo, o de aprimorar os processos educacionais da IES*. - Divulgação: A divulgação do relatório de auto-avaliação pressupõe a oportunidade de tornar públicas as intenções desta Instituição perante o Ensino Superior de todo País, por meio de sua disponibilização na Internet e Intranet da IES* e por reuniões planejadas especificamente para este fim com a comunidade acadêmica. - Balanço Crítico: O balanço crítico do processo avaliativo ocorreu em reunião formal com o Conselho Superior da Instituição e membros integrantes da CPA* e a sua síntese, encerra o presente relatório Síntese do Balanço Crítico do projeto auto-avaliativo da IES* Consideramos que as estratégias utilizadas no processo de auto-avaliação se constituiu numa sistemática que foi alinhada por meio das diretrizes orientativas de implantação do SINAES*, levando-nos a um Plano de Trabalho, traduzido no cronograma do projeto e na metodologia desenvolvida especificamente para este fim. Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 160

161 A metodologia utilizada foi à segmentação da IES* nas 11 dimensões (Missão, PDI* e PPI*/ Políticas para o Ensino/ Responsabilidade Social/ Comunicação com a Sociedade/ Políticas de Recursos Humanos/ Organização e Gestão/ Infra-estrutura/ Avaliação e Qualidade/CPA Políticas de Atendimento/ Sustentabilidade Financeira e Gestão Administrativa), como forma de obtenção de informações e dados relativos à Instituição, sendo extremamente positiva para o alcance do objetivo principal, que é o de identificar aspectos frágeis e reforçar os pontos fortes, oportunizando definições de ações focadas no aprimoramento do processo educativo, com o envolvimento de toda comunidade acadêmica. Conclusão: Concluímos que os requisitos do SINAES* em todas as suas dimensões estão estruturados, por meio dos planos de atendimento e visões de macro-processos. A partir deste balanço crítico do processo de avaliação interna, ações corretivas e de melhoria foram estabelecidas e incorporadas ao Plano de Atendimento ao SINAES*, e devidamente monitorado pelos membros da CPA*, responsáveis pela coordenação e execução do processo. E destes responsáveis, deverão ser desenvolvidas ações voltadas à sensibilização e formalização do processo de auto-avaliação. Estas ações deverão ser disseminadas e desenvolvidas de forma sistemática na IES*. Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 161

162 3.9 - ANEXOS ANEXO 1A - Organograma dos Grupos de Trabalho Comissão Própria de Avaliação CPA* Coordenador Simone F. Araujo Dimensão 1 Missão, PDI* e PPI* Érico R. Bacelar Dimensão 3 Responsabilidade Social Prof. Almeida, Prof. Manuel e Érico B.Bacelar Dimensão 5 Política de Pessoal Vicente Borges Roris Oliveira Dimensão 7 Infra-estrutura Cícero,Claudinei,Wilma Vicente e Marcio Dimensão 9 Políticas de Atendimento Andrea e Erico B. Dimensão 11 Administrativa Valdirene, Marli, Karen,Fabiana, Lara, Almir e Vicente Dimensão 2 Política de Ensino Prof. Almeida, Prof. Manuel e Érico B. Bacelar Dimensão 4 Comunicação com a sociedade Andrea Guilherme / Erico Barreto Bacelar Dimensão 6 Organização e Gestão Ester e Maraisa Dimensão 8 Plan. e Avaliação Simone Araujo Dimensão 10 Sustentabilidade Financeira Sônia Bacelar Vicente Borges Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 162

163 ANEXO 2A Macro Fluxo do Processo de Avaliação Instituto Paulista de Ensino e Pesquisa IPEP 163

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