Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida ERASMUS. Normas para a Gestão das Subvenções ERASMUS

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1 Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida ERASMUS Normas para a Gestão das Subvenções ERASMUS Lisboa 17 de Setembro 2007

2 Índice Nota Introdutória... 4 Calendário Geral... 4 Parte I Actividades Financiadas Acordo Agência Nacional / Instituição / Consórcios 1. Actividades que podem ser financiadas Tratamento do Acordo Financeiro e Anexos Acordo Financeiro Período de vigência e período de elegibilidade contratual Os anexos ao Acordo são os seguintes Anexo A Dados Bancários Anexo B Normas para a utilização das Subvenções ERASMUS Anexo C Tabelas das bolsas de mobilidade Erasmus Anexo D Documentos Contratuais das Entidades Beneficiárias / Estudante (SM) Anexo E Documentos Contratuais das Entidades Beneficiárias / Estudante para Estágios Profissionais (SMp) Anexo F Documentos Contratuais das Entidades Beneficiárias / Docentes (TM) e Docentes e Pessoal para Formação (ST) Anexo G Formulário de Relatório Intercalar das Entidades Beneficiárias à AN Anexo H Formulário de Relatório Final das Entidades Beneficiárias à AN Reembolsos por "Offsetting" Redistribuição Transferência de Verbas entre Actividades Controlo Financeiro e Auditoria in situ Parte II - Organização da Mobilidade 1. Actividades Elegíveis no Quadro da OM e OMp Lista indicativa de actividades elegíveis no quadro da OM Princípios de execução da OM e OMp: Relatório Final (RF) Cálculo Final Parte III - Mobilidade ERASMUS 1. Selecção de beneficiários individuais Financiamentos Custos de mobilidade abrangidos Mobilidade de Estudantes para estudos (SM) Normas para a atribuição de Bolsas Mobilidade de Estudantes para estudos (SMp) Normas para a atribuição de Bolsas Estudantes bolsa zero Outros financiamentos Mobilidade de Estudantes (SM & SMp) Critérios de Elegibilidade do Estudante Erasmus Estudantes de uma IES/Consórcio Estudantes inelegíveis Acordos Interinstitucionais/Bilaterais entre IES elegíveis... 16

3 Total Reconhecimento Académico Propinas e outros encargos Empresas elegíveis para Estágios Profissionais Erasmus Duração da Mobilidade de Estudantes Reconhecimento e o Programa de Estudos ou o Programa de Estágio Profissional Compromisso de Qualidade para Estágios Profissionais Actividades dos Estudantes Erasmus no país de acolhimento Mobilidade para o País de Origem Prolongamento do Período de Mobilidade Erasmus Segunda Mobilidade Erasmus FREEMOVERS Período combinado de estudos e de estágio profissional Carta de Estudante Erasmus Contrato de Estudante (SM/SMp) Atribuição da bolsa pela Entidade Beneficiária Relatórios e Encerramento Contratual Mobilidade de Estudantes para Cursos Intensivos de Línguas Erasmus (EILC) Descrição da Acção Elegibilidade do Estudante EILC Prazos para a Apresentação de Candidaturas Selecção dos Estudantes EILC Bolsa Suplementar EILC Pagamento de encargos Relatório EILC Assistentes COMENIUS Financiamento Pagamento de Encargos Prazos para a Apresentação de Candidaturas Mobilidade de Docentes (TM) e Mobilidade de Pessoal Docente e Não Docente para Formação (ST) Financiamentos Custos de mobilidade abrangidos Normas para a atribuição de Bolsas Bolsa Zero Outros financiamentos Critérios de Elegibilidade Relação Pessoal (Docente e Não Docente) /Instituição de Origem Acordos Interinstitucionais/Bilaterais entre IES elegíveis Duração Prioridade de acesso à mobilidade pela primeira vez Programa de Missões de Ensino (TM) /Trabalho (ST) Glossário Fontes de Informação

4 Nota Introdutória O presente documento estabelece as normas e os procedimentos aplicáveis para o ano académico de 2007/2008, na gestão dos fundos comunitários e nacionais das actividades descentralizadas na Agência Nacional, enquadradas na Carta Universitária ERASMUS EUC (normal e alargada). As normas apresentadas baseiam-se no Guide For National Agencies Implementing the LifeLong Learning Programme, publicado pela Direcção-Geral para a Educação e Cultura da Comissão Europeia, e são consideradas vinculativas pelo Acordo Financeiro celebrado entre a Comissão Europeia / Direcção-Geral para a Educação e Cultura e a Agência Nacional para o Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida. Estas normas aplicam-se a todas as entidades Beneficiárias (IES/Consórcios) directa ou indirectamente envolvidos no planeamento, organização, implementação e desenvolvimento das actividades do subprograma sectorial Erasmus. As Normas, e os restantes documentos que as complementam, fazem parte integrante do Acordo Financeiro celebrado entre a Agência Nacional (AN) e as entidades beneficiárias (IES/Consórcios). No site da AN encontra-se disponível a seguinte documentação complementar a este documento: Guia do Candidato, Edição de 2007; Convite à Apresentação de Candidaturas 2007; Estudantes com Dificuldades Socio-económicas: Critérios e Formulário de Candidatura para Bolsas Suplementares Erasmus (BSE); Formulário de Candidatura para Estudantes e Docentes Portadores de Deficiência; Calendário Geral Calendário para o ano académico 2007 / 2008 (Provisório) Documento Data limite de Recepção na AN Relatório Intercalar Até 31/01/2008 Candidaturas a Bolsa Suplementar Erasmus SOC Candidaturas a Bolsa Suplementar Erasmus DIS & SEVD 1º Fase: 01/07/ /09/2007 2º Fase: 01/10/ /02/2008 Entre 1 de Julho de 2007 e 1 de Junho de 2008 Controlo Financeiro e Auditoria in situ Até 31/01/2008 Redistribuição de verbas não utilizadas Até 31/05/2008 Relatório Final Até 31/10/2008 4

5 Parte I Actividades Financiadas Acordo Agência Nacional / Instituição / Consórcios Compete às Instituições (IES) / Consórcios a gestão, tanto a nível técnico e administrativo como financeiro, das actividades aprovadas no quadro da candidatura apresentada à AN em 30 de Março Quando a mobilidade de estudantes envolve a componente de estágios profissionais, a IES deverá ser detentora de uma Carta Universitária Erasmus Alargada. 1. Actividades que podem ser financiadas Organização da Mobilidade para a preparação e execução das seguintes actividades: Organização da Mobilidade (OM) Mobilidade de Estudantes para Estudos (SM); Mobilidade de Docentes Missões de ensino (TM); Mobilidade de Docentes e Pessoal para Formação (ST); Financiamento atribuído à Mobilidade de Pessoal (ST), de empresa por convite da IES. Organização da Mobilidade para Estágios Profissionais (OMp) Mobilidade de Estudantes Estágios Profissionais (SMp); As actividades aprovadas são objecto de um Acordo Financeiro, celebrado entre a AN e a Instituição/Consórcio beneficiário, que estabelece as responsabilidades e os direitos de gestão administrativa e financeira de ambos os outorgantes. Os anexos ao Acordo Financeiro são vinculativos e qualquer alteração que possa interferir com o estabelecido, deverá ser acordado previamente, por escrito e assinado por ambas as partes. O referido Acordo menciona o montante total do auxílio financeiro da Comissão Europeia, bem como o número de fluxos atribuídos para financiamento. Esse montante será discriminado por actividade: Financiamento atribuído à Organização da Mobilidade (OM); Financiamento atribuído à Organização da Mobilidade para Estágios Profissionais (OMp); Financiamento atribuído à Mobilidade de Estudantes para estudos (SM), inclui EILC; Financiamento atribuído à Mobilidade de Estudantes Estágio Profissionais (SMp). Financiamento atribuído à Mobilidade de Docentes (TM). Financiamento atribuído à Mobilidade de Docentes e de Pessoal para Formação (ST); 5

6 2. Tratamento do Acordo Financeiro e Anexos 2.1. Acordo Financeiro O Acordo Financeiro é emitido, em duplicado, pela Agência Nacional e enviado ao cuidado das entidades beneficiárias, juntamente com os anexos que o constituem. Os dois exemplares do Acordo devem ser assinados e rubricados em todas as páginas pelo Representante Legal das entidades beneficiárias, mencionado na primeira página do mesmo. O Acordo deve, igualmente, ser datado e aposto o selo branco ou carimbo da Instituição. Caso não seja o Representante Legal a assinar o Acordo Financeiro, deve ser enviado um documento que comprove a autoridade do signatário para assinar documentos contratuais em nome do Beneficiário. No caso de o Representante Legal ter sido substituído, deve ser enviado um ofício ou um documento, à Comissão Europeia e à Agência Nacional, que comprove a autoridade legal do signatário. O Acordo Financeiro não pode ser modificado, rasurado ou de alguma forma alterado. Os dois exemplares, devidamente assinados, devem ser enviados à AN, no prazo de um mês, a partir da data de envio do Acordo às entidades beneficiárias Período de vigência e período de elegibilidade contratual Vigência: O início e a cessação de vigência ocorrem nas datas identificadas no rosto do Acordo, sendo que a entrada em vigor coincide com a data da assinatura do Primeiro Outorgante e o termo de vigência ocorre na data da comunicação pelo mesmo Outorgante da aprovação do Relatório Final, salvo situações de incumprimento, rescisão ou de modificação antecipadas, esta última ocorrida por mútuo acordo estabelecido entre os Outorgantes. Período de elegibilidade contratual: O início e o término do período de elegibilidade contratual ocorrem nas datas identificados no Acordo. Para o ano académico de 2007/2008 o período de elegibilidade decorre entre o dia 1 de Julho de 2007 e o dia 30 de Setembro de As entidades beneficiárias deverão realizar todas as actividades Erasmus financiadas durante esse período. Todos os compromissos financeiros e pagamentos deverão ser, igualmente, efectuados durante esse período Os anexos ao Acordo são os seguintes: Anexo A Dados Bancários O Formulário de dados bancários deve ser devidamente preenchido e assinado pelo Representante Legal da das entidades beneficiárias, datado e aposto o selo ou carimbo das entidades beneficiárias. Caso não seja o Representante Legal a assinar, os procedimentos adoptados para a assinatura do Acordo Financeiro devem ser aplicados Anexo B Normas para a utilização das Subvenções ERASMUS Este documento, vinculado ao Acordo Financeiro, deve ser sempre tomado em consideração ao longo de todo o ano académico de 2007/

7 Anexo C Tabelas das bolsas de mobilidade Erasmus Estas tabelas, vinculadas ao Acordo, estipulam os valores máximos e ou mínimos das bolsas por país e por mês/semana, a outorgar aos SM, SMp, TM e ST Anexo D Documentos Contratuais das Entidades Beneficiárias / Estudante (SM) Contrato; Prova de Pagamento da Bolsa (Recibo, extracto bancário, etc.) Adenda; Carta de Estudante Erasmus Anexo A Regras de Elegibilidade; Anexo B Learning Agreement; Anexo C Relatório Final; Anexo D Questionário de Estudante EILC 2007/2008 (quando aplicável) Anexo E Documentos Contratuais das Entidades Beneficiárias / Estudante para Estágios Profissionais (SMp) Contrato; Prova de Pagamento da Bolsa (Recibo, extracto bancário, etc.) Adenda; Carta de Estudante Erasmus Anexo A Regras de Elegibilidade; Anexo B Training Agreement e Quality Commitment; Anexo C Relatório Final; Anexo D Questionário de Estudante EILC 2007/2008 (quando aplicável) Anexo F Documentos Contratuais das Entidades Beneficiárias / Docentes (TM) e Docentes e Pessoal para Formação (ST) Prova de Pagamento da Bolsa (Recibo, extracto bancário, etc.) Adenda; Prova de pagamento da bolsa de quaisquer adendas (recibo ou extracto bancário). Anexo A Regras de Elegibilidade; Anexo B Requisitos Mínimos Relatório Final. Estes anexos são constituídos por modelos, destinados às entidades beneficiárias que os queiram utilizar. Se estes modelos não forem utilizados, todos os requisitos estipulados devem ser transcritos para os documentos constituídos pelas entidades beneficiárias. Os Formulários de Relatório Final, são de preenchimento obrigatório, devendo ser utilizados integralmente, não podendo ser alterados. Os Relatórios Finais deverão ser enviados à Agência Nacional no final da mobilidade Anexo G Formulário de Relatório Intercalar das Entidades Beneficiárias à AN. O formulário deve ser totalmente preenchido. A Declaração deve ser devidamente preenchida e assinada pelo Representante Legal, datada e aposto o selo ou carimbo das entidades beneficiárias. Caso não seja o Representante Legal a assinar, devem ser adoptados os mesmos procedimentos aplicados à Acordo Financeiro. O relatório deve ser enviado à AN via CTT bem como via , até ao dia 31 de Janeiro de 2008, impreterivelmente. 7

8 Objectivo: Este relatório tem por objectivos dar a conhecer à Agência Nacional: A verba já comprometida e/ou atribuída até ao dia 31 de Janeiro de 2008, no âmbito das actividades financiadas pelo Acordo Financeiro; A verba que as entidades beneficiárias prevêem aplicar entre o dia 1 de Fevereiro e o dia 30 de Setembro de 2008; Os Quadros Q.1 SM, Q.2 SMp, Q.3. TM, Q.4. ST e MOB. INCOMING 07-08; As seguintes situações podem resultar da avaliação do Relatório Intercalar: Entidades cujo financiamento é atribuído a 100%: No caso da entidade declarar que utilizou ou prevê utilizar, apenas a totalidade do financiamento outorgado no âmbito das actividades aprovadas pelo Acordo Financeiro, fica desde já estabelecido que a Agência Nacional, no exercício de redistribuição previsto até final de Maio de 2008, não atribuirá qualquer verba suplementar. No caso da entidade declarar que não utilizou e não prevê utilizar, parte ou a totalidade do financiamento outorgado no âmbito das actividades aprovadas pelo Acordo Financeiro, a Agência Nacional comunicará, formalmente que, há lugar à devolução parcial ou total da verba outorgada à (s) actividade (s) em questão, e mencionará o montante correspondente. No caso da entidade declarar que prevê utilizar mais do que o financiamento total outorgado no âmbito das actividades aprovadas pelo Acordo Financeiro, a Agência Nacional informará, expressamente que, no exercício de redistribuição previsto até final de Maio de 2008, poderá outorgar um montante de auxílio financeiro suplementar à (s) actividade (s) em questão. Entidade cujo financiamento é atribuído a 80%, até ao Relatório Intercalar: No caso da entidade declarar que utilizou ou prevê utilizar, apenas a totalidade do financiamento outorgado no âmbito das actividades aprovadas pelo Acordo Financeiro, fica desde já estabelecido que a Agência Nacional, no exercício de redistribuição previsto até final de Maio de 2008, não atribuirá qualquer verba suplementar. No caso da entidade declarar que não utilizou, parcial ou totalmente, os 80% de financiamento já atribuído no âmbito das actividades aprovadas pelo Acordo Financeiro, a Agência Nacional informará, expressamente que, há lugar a devolução parcial ou total da verba outorgada à(s) actividade(s) em questão e mencionará o montante devido. A verba a devolver em conjunto com o remanescente do financiamento total, relativo às mesmas actividades, fará parte dos fundos cativados para fins de redistribuição, prevista até final de Maio de No caso da entidade declarar que prevê a não utilização da totalidade da verba ainda devida (20%) no âmbito das actividades aprovadas pelo Acordo Financeiro, a Agência Nacional informará, expressamente, que há lugar a um pagamento parcial da verba remanescente outorgada à (s) actividade (s) em questão e não atribuirá qualquer verba suplementar no exercício de redistribuição. 8

9 No caso da entidade declarar que prevê utilizar mais do que o financiamento total, outorgado no âmbito das actividades aprovadas pelo Acordo Financeiro, a Agência Nacional informará, formalmente que, no exercício de redistribuição previsto até final de Maio de 2008, poderá outorgar um montante de auxílio financeiro suplementar à (s) actividade (s) em questão Anexo H Formulário de Relatório Final das Entidades Beneficiárias à AN O Relatório Final é constituído por duas partes: Relatório Narrativo e Relatório Financeiro detalhado. Os dois documentos devem ser devidamente preenchidos e assinados pelo Representante Legal das entidades beneficiárias, do mesmo modo que os documentos anteriormente mencionados. O relatório deve ser enviado à AN via CTT bem como via , até ao dia 31 de Outubro de 2008, impreterivelmente. A Agência Nacional, pelo Acordo celebrado com a Comissão Europeia, está sujeita à realização de um Relatório Final, baseado nos dados fornecidos pelas Instituições, sendo o prazo o dia 30 de Novembro de O Relatório Narrativo tem por objectivos, entre outros, saber: Todas as questões mencionadas no Relatório Narrativo devem ser, tanto quanto possível, respondidas. Se são cumpridos os Requisitos estabelecidos na Declaração de Politica Erasmus (EPS) e Carta Universitária Erasmus (EUC); Qual a política desenvolvida no que respeita à organização e execução das actividades financiadas; Qual a forma de proceder e de organizar a gestão técnica e administrativa das actividades financiadas; Qual o método aplicado no que respeita à utilização e gestão das subvenções e bolsas de mobilidade; Qual o método aplicado para garantir a fiabilidade dos dados e informações recolhidas e fornecidas, à Agência Nacional, bem como o cumprimento dos requisitos obrigatórios que regulam as actividades financiadas. O conjunto das informações provenientes desta primeira parte do Relatório, resulta no levantamento de boas práticas e/ou de dificuldades relativas às entidades beneficiárias, bem como do cumprimento das normas que regem as actividades financiadas pelo Acordo Financeiro. O referido levantamento poderá servir de base para o esclarecimento de certas situações em sessões de divulgação, visitas de acompanhamento e reuniões de lançamento do ano académico. Por outro lado, poderá resultar na produção de normas e manuais mais precisos e claros por parte da Agência Nacional. O Relatório Financeiro tem por objectivos dar a conhecer à Agência Nacional: Como foi aplicado o financiamento comunitário e/ou nacional; Quanto foi utilizado do financiamento comunitário e/ou nacional; Produzir dados estatísticos, relativos às actividades de mobilidade, tanto ao nível do número de fluxos financiados pela Comissão Europeia, pela Agência Nacional e pela própria entidade, como ao nível do equilíbrio geográfico e de áreas de estudo; 9

10 Estes dados serão recolhidos directamente, através de listagens de um documento Excel, que acompanha o formulário de Relatório. A análise financeira do Relatório resulta no encerramento de contas relativa ao financiamento outorgado no Acordo Financeiro. Para se encerrar o Acordo Financeiro, as seguintes situações podem advir: No caso da Instituição declarar que utilizou a totalidade do financiamento outorgado no âmbito das actividades aprovadas pelo Acordo Financeiro, a Agência Nacional comunicará o encerramento de contas; No caso da entidade declarar que não utilizou, parcial ou totalmente o financiamento outorgado no âmbito das actividades aprovadas pelo Acordo Financeiro, a Agência Nacional informará, formalmente, que há lugar à devolução parcial ou total da verba outorgada à (s) actividade (s) em questão e mencionará o montante devido. A análise estatística do desempenho das entidades, bem como do financiamento comunitário utilizado, são dados que integram, na sua totalidade, o Relatório Final que a Agência Nacional está obrigada a enviar à Comissão Europeia, até dia 30 de Novembro de Reembolsos por "Offsetting" Se a entidade for beneficiária de outros projectos no âmbito do PALV, geridos pela Agência Nacional, o reembolso poderá ser efectuado por "Offsetting", ou seja, pela utilização da subvenção de um projecto para o pagamento da verba devida no quadro de outro projecto Redistribuição O exercício de redistribuição de verbas não utilizadas pelas entidades será, à semelhança dos anos anteriores, executado até ao final de Maio de Este exercício tomará em consideração os pedidos das entidades beneficiárias que, em sede de Relatório Intercalar, previram a necessidade de obterem verbas suplementares para levar a bom termo as actividades financiadas. No entanto, a Agência Nacional reserva-se o direito de decidir qual o valor do montante suplementar a outorgar, mediante a análise desse Relatório e da verba disponível para redistribuição. A atribuição de verba suplementar está dependente do correcto preenchimento do Relatório Intercalar. Não serão contempladas as entidades que: a) Embora tenham solicitado verba adicional, em sede de Relatório Intercalar, não assinalem, nos quadros respectivos, o número de estudantes sem bolsa, com bolsa mínima ou prolongamento sem bolsa. b) As IES que, em sede de Relatório Intercalar, não solicitem verba adicional, mas refiram nos quadros respectivos, o número de estudantes com necessidade de bolsas, como mencionado no ponto acima. 10

11 3. Transferência de Verbas entre Actividades A transferência de verbas é permitida, nas seguintes modalidades: TRANSFERÊNCIAS SM SMp SMp SM TM ST ST TM OM SM OMp SMp TM SM Até 20% Não são permitidas transferências da Organização da Mobilidade (OM) para as Mobilidades de Docentes (TM) e de Docentes e Pessoal para Formação (ST) As transferências podem ser realizadas até ao final do período de elegibilidade contratual. As mesmas são calculadas sobre o valor acordado entre a AN e as entidades beneficiárias à data da assinatura do Acordo Financeiro, mesmo que venha a ser atribuída verba complementar posteriormente. Com prejuízo de reembolso do montante total ou parcial do financiamento outorgado às actividades entre as quais ocorre a transferência, se o Segundo Outorgante não executar pelo menos UMA mobilidade de estudante e/ou docente, não está autorizada a transferência entre as respectivas actividades. Qualquer alteração do estipulado, deverá ser submetida previamente, por escrito, à apreciação da Agência Nacional. 4. Controlo Financeiro e Auditoria in situ Entre 1 e 31 de Janeiro de 2008 (data provisória), realizar-se-ão os processos de Controlo Financeiro e de Auditoria. Ambos envolvem a selecção de uma amostra aleatória de estudantes e docentes, das entidades a serem auditadas. A Agência Nacional (AN) lembra que, e como estipulado pela Comissão Europeia, todas as entidades beneficiárias e respectivos departamentos, escolas, institutos, faculdades e serviços, bem como os Coordenadores dos Consórcios, deverão adoptar os mesmos procedimentos e os mesmos documentos, relativos às actividades Erasmus, com vista a facilitar a sua gestão, tanto ao nível das entidades beneficiárias, como ao nível da Agência Nacional. A AN disponibilizará alguns documentos padrão produzidos pela Comissão Europeia. A AN, a Comissão Europeia e o Gabinete Europeu de Luta Contra a Fraude (OLAF), ou pessoas/entidades por eles nomeados, têm o direito de aceder a todos os documentos relativos à execução das actividades de mobilidade, à execução da subvenção outorgada e aos resultados/produtos realizados, no âmbito do Contrato entre a AN e a entidade beneficiária. O direito de acesso aplicar-se-á durante os cinco anos seguintes à celebração do contrato. 11

12 A entidade beneficiária conserva durante cinco anos toda a documentação respeitante ao processo de atribuição de bolsas e disponibiliza, conforme o estipulado no Acordo Financeiro e respectivos anexos, para efeitos de controlo financeiro e auditoria, toda a documentação solicitada para o efeito. Para efeitos comprovativos, são obrigatórios, no mínimo, os seguintes documentos: Mobilidade de Estudantes (SM/SMp) - Acordo Bilateral; - Contrato; - Prova de pagamento da bolsa (recibo ou extracto bancário); - Quaisquer adendas ao Contrato do Estudante/Instituição; - Prova de pagamento da bolsa de quaisquer adendas (recibo ou extracto bancário). - Relatório Final Individual - Questionário EILC, se aplicável; - Documento que confirme o período de estudos ou estágio no estrangeiro e a duração da estada, certificado assinado pela entidade de acolhimento Empresa/IES; - Cópia do Programa de Estudos (Learning Agreement)/ Acordo de Estágio (Training Agreement) assinado pelas entidades de origem e de acolhimento e pelo estudante, bem como qualquer adenda a este documento; - Cópia da Transcrição de Notas (SM) de acordo com o Learning Agreement, ou transcrição do trabalho/estágio (SMp), de acordo com o Training Agreement; Mobilidade de Docentes e Pessoal Não Docentes (TM/ST) - Acordo Bilateral; - Programa de Trabalho; - Prova de pagamento da bolsa (recibo ou extracto bancário); - Documento que confirme o período de missão de ensino no estrangeiro (bilhete de viagem, certificado/declaração da entidade de Acolhimento); - Relatório Individual; - Quaisquer Adendas; - Prova de pagamento da bolsa referida na adenda (recibo ou extracto bancário); - Relatório da Missão ou da Formação realizados (resumo dos principais resultados alcançados na mobilidade), de acordo com o Plano de Trabalho. 12

13 Parte II Organização da Mobilidade A verba para esta actividade destina-se a auxiliar as entidades beneficiárias nas despesas incorridas com a organização da mobilidade e a promover a criação de mecanismos para a sua divulgação e qualidade. Existem duas vertentes da Organização da Mobilidade; Organização da Mobilidade Clássica (OM); Organização da Mobilidade para Estágios Profissionais (OMp). 1. Actividades Elegíveis no Quadro da OM e OMp Qualquer custo incorrido pelas entidades beneficiárias, relacionado com as actividades de suporte às mobilidades, tanto incoming como outgoing, são elegíveis. Esta verba poderá, igualmente, ser utilizada em actividades relacionadas com a implementação do Sistema de Transferência de Créditos ECTS Lista indicativa de actividades elegíveis no quadro da OM Preparação, acompanhamento e avaliação da mobilidade de estudantes e de docentes; Selecção, orientação ou outro tipo de apoio aos estudantes e docentes em mobilidade; Preparação linguística dos estudantes e docentes em mobilidade; Produção e distribuição de material informativo, no âmbito da mobilidade Erasmus; Actividades relacionadas com a aplicação do ECTS; Actividades relacionadas com a aplicação do Suplemento ao Diploma; Produção de bases de dados para a gestão das actividades Erasmus; Despesas de comunicação e equipamento no âmbito das actividades Erasmus. Visto para a Turquia para três meses, custa cerca de 10,00. O visto para esta duração poderá ser obtido no aeroporto à chegada. Para informações: 2. Princípios de execução da OM e OMp: Relatório Final (RF) Em sede de RF, o saldo da subvenção da OM depende do número de mobilidades efectivamente realizadas, tendo como base para o cálculo o valor per capita estabelecido pela AN. As mobilidades de pessoal de empresas convidado pela Instituição Beneficiária, são tomadas em consideração no cálculo final Cálculo Final Se o total de mobilidades efectivas for inferior ao indicado no Acordo entre a AN e a entidade beneficiária, haverá lugar a reembolso. No entanto, a CE estabeleceu uma margem de tolerância de 10%, ou seja, se o total de mobilidades efectivas for inferior, até 10%, ao indicado no referido Acordo, a subvenção não será reduzida; Se o total de mobilidades efectivas for inferior à margem de tolerância, o montante a reembolsar será calculado com base no valor per capita estabelecido pela AN; Caso haja apenas uma mobilidade realizada, a subvenção final será de 500,00; Se nenhuma mobilidade for realizada, a entidade devolverá a totalidade da verba outorgada; Ainda que o número de mobilidades realizadas seja superior ao total de mobilidades indicadas no Acordo, a subvenção outorgada não será aumentada. 13

14 Parte III Mobilidade ERASMUS 1. Selecção de beneficiários individuais Os seguintes beneficiários individuais são elegíveis no âmbito do Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida (PALV), subprograma sectorial Erasmus: Estudantes para a mobilidade de estudos e/ou para estágio profissional; Docentes das IES para mobilidade em missões de ensino; Pessoal docente e não docente para formação: Entre IES ou para uma Empresa; Pessoal de uma empresa convidado pela Instituição de Ensino Superior. A entidade beneficiária é responsável pela selecção dos beneficiários: De estudantes para período de estudos/estágios profissionais, podendo definir critérios, tais como o desempenho académico do candidato; o conhecimento da língua de trabalho no país de acolhimento, a motivação do estudante, entre outros; De pessoal docente entre IES em missão de ensino, mediante a apresentação de um "programa de missão de ensino", acordado pelas IES envolvidas; De pessoal docente e não docente entre IES ou para uma Empresa, mediante a apresentação de um "programa de trabalho", acordado pelas IES de Origem e de Acolhimento ou a Empresa. Deve ser dada particular atenção a potenciais conflitos de interesse, relativamente a candidaturas de pessoal relacionado com a mobilidade Erasmus. Ambas as entidades de origem e de acolhimento serão responsáveis pela qualidade do período de mobilidade. A mobilidade de pessoal de uma empresa, a convite da IES, é efectuada com base num "plano de trabalho" acordado entre as partes envolvidas. A gestão e atribuição da bolsa são geridas pela IES de Origem. Os seguintes requisitos mínimos devem estar incluídos no processo adoptado pela Instituição: O processo de atribuição de bolsas de mobilidade deve ser transparente, de forma igual, equitativa e coerente, estando devidamente documentado; Devem tomar-se todas as medidas necessárias para prevenir qualquer conflito de interesse relacionado com pessoas envolvidas no processo de selecção ou no processo individual dos beneficiários; Todos os requisitos relacionados com os estudantes, docentes para missão de ensino ou pessoal docente e não docente para formação das entidades beneficiárias, devem ser completamente transparentes e estar devidamente documentados e disponíveis a todos os intervenientes envolvidos no processo de selecção. O processo de atribuição de bolsas de mobilidade deve ser tornado público, com indicações claras de elegibilidade, exclusão, selecção e critérios de atribuição. A entidade beneficiária deve manter uma lista completa de todos os estudantes, docentes em missão de ensino e pessoal docente e não-docente para formação que se apresentaram para uma mobilidade Erasmus. O documento deve apresentar o resultado da candidatura, bem como breves comentários sobre as candidaturas apresentadas. Dependendo do resultado, e se possível, deverá ser elaborada uma lista de reserva a ser utilizada em caso de desistências ou da atribuição de bolsas adicionais. Caso exista conflito de interesses, a entidade beneficiária deverá informar a Agência Nacional. 14

15 2. Financiamentos 2.1. Custos de mobilidade abrangidos As bolsas de mobilidade destinam-se a auxiliar nas despesas de viagem e de subsistência (alojamento e alimentação) Mobilidade de Estudantes para estudos (SM) Normas para a atribuição de Bolsas Nesta actividade, nenhum estudante poderá receber uma bolsa de mobilidade inferior ao valor mínimo, ou superior ao valor máximo, devendo este ser correspondente à duração/país de destino, tal como o estipulado na Tabela de Bolsas para esta actividade. No entanto, as verbas remanescentes, que não atinjam os valores estabelecidos, podem ser utilizadas para o complemento de bolsas mínimas ou como complemento de bolsas zero, mediante um pedido formal à Agência Nacional e sujeito a aprovação, indicando o (s) nome (s) do (s) estudante (s), a duração e o país de destino da mobilidade Mobilidade de Estudantes para estudos (SMp) Normas para a atribuição de Bolsas Nenhum estudante poderá receber uma bolsa superior ou inferior ao valor definido pela Tabela de Bolsas para esta actividade. São excepção às regras acima (SM e SMp): Os Estudantes com Dificuldades Socioeconómicas (SOC), Os Estudantes Portadores de Deficiência (DIS & SEVD) Estudantes bolsa zero A mobilidade Erasmus permite estudantes com bolsa zero, para períodos de estudo/estágio profissional, ou seja, estudantes, que apesar de não receberem bolsa, preencham todos os critérios para participar num período de mobilidade, beneficiando de todas as mais valias Outros financiamentos Os beneficiários de uma bolsa nacional ou de qualquer outro auxílio financeiro nacional, deverão continuar a usufruir, plenamente, dessas ajudas durante o período de mobilidade. Este benefício não deverá ser interrompido ou reduzido durante a actividade de mobilidade. A Agência Nacional e a Instituição de Origem, devem assegurar um apoio financeiro nacional às bolsas de mobilidade Erasmus, providenciado pelas autoridades nacionais, regionais e/ou locais. Os fundos comunitários Erasmus não devem ser utilizados como substituição de outros financiamentos. 15

16 3. Mobilidade de Estudantes (SM & SMp) 3.1. Critérios de Elegibilidade do Estudante Erasmus Os estudantes Erasmus devem ser: Nacionais de um Estado-membro da União Europeia ou de outro país elegível para participar no PALV; Indivíduos oficialmente reconhecidos por Portugal como refugiados, apátridas ou residentes permanentes Estudantes de uma IES/Consórcio O estudante deve estar inscrito e a frequentar um curso, em qualquer área de estudos, numa Instituição de Ensino Superior Portuguesa, detentora de uma EUC, com vista à obtenção de um diploma ou outras qualificações reconhecidas ao nível da ensino terciário, desde a licenciatura ao doutoramento, inclusive Estudantes inelegíveis Para a mobilidade para um período de estudos Erasmus, o estudante deve estar inscrito, pelo menos, no segundo ano do curso que frequenta; Para a mobilidade de estágios profissionais Erasmus esta condição não se aplica Acordos Interinstitucionais/Bilaterais entre IES elegíveis A mobilidade para um período de estudos Erasmus é assegurada com base em acordos interinstitucionais/bilaterais entre Instituições detentoras de uma Carta Universitária Erasmus EUC. Os requisitos mínimos para a elaboração deste documento encontram-se disponíveis no seguinte endereço: Esta condição não se aplica entre uma IES com EUC e a empresa de acolhimento, no caso da mobilidade de estágios profissionais Erasmus Total Reconhecimento Académico A Entidade de Origem deve reconhecer na íntegra o período de estudos e/ou os estágios profissionais Erasmus realizados, de preferência pela utilização de ECTS. No caso particular da mobilidade de estágios profissionais Erasmus que não façam parte do currículo dos estudantes (estágios extra-curriculares), a entidade de origem deve dar total reconhecimento aos mesmos, pelo menos através do seu registo no Suplemento ao Diploma (DS) Propinas e outros encargos Não pode ser solicitado ao estudante o pagamento de propinas (tutores, exames, acesso a laboratórios, etc.) na entidade de acolhimento, para o período de mobilidade acordado. Contudo, podem ser cobrados pequenos pagamentos para seguros, associações de estudantes, fotocópias, produtos de laboratório, ou seja, pagamentos, cobrados, normalmente, aos estudantes da entidade. Os estudantes devem ser informados, previamente, pela entidade de origem, sobre o pagamento ou não de propinas durante o seu período de mobilidade. 16

17 Empresas elegíveis para Estágios Profissionais Erasmus Para Estágios Profissionais Erasmus, a empresa de acolhimento deve cumprir o disposto na definição de Empresa, definida pela CE (ver Glossário). Os seguintes tipos de organização NÃO SÃO ELEGIVEIS como entidades de acolhimento: a) Instituições Europeias; b) Organizações gestoras de Programas Europeus (a fim de evitar conflitos de interesse e/ou duplo financiamento); c) Representações diplomáticas do país de origem do estudante, sedeadas no país de acolhimento, (embaixadas, consulados, etc.) Duração da Mobilidade de Estudantes O período de Estudos Erasmus (SM) é de 3 meses, no mínimo, ou o equivalente a um trimestre académico, e o período máximo é de 12 meses. O período de Estágios Profissionais Erasmus (SMp), é de 3 meses, no mínimo, excepto no caso de cursos superiores de educação profissional de curta duração, cujo período mínimo é de 2 semanas. O período máximo de mobilidade é de 12 meses Reconhecimento e o Programa de Estudos ou o Programa de Estágio Profissional Antes de qualquer estudante Erasmus iniciar o seu período de mobilidade, a entidade beneficiária de origem deve assegurar que o programa de estudos/estágio profissional a ser cumprido pelo estudante no estrangeiro é válido, no que respeita ao grau ou diploma que o estudante está a frequentar, e que será conducente ao total reconhecimento, quando satisfatoriamente executado. Período de Estudos: cada estudante deve ter um Programa de Estudos (Learning Agreement - LA) antes do início da mobilidade. Esse Programa de Estudos deve ser acordado e assinado pelas IES de origem e de acolhimento e o estudante. Estágios Profissionais: cada estudante deve ter um Programa de Estágio Profissional personalizado (Training Agreement - TA), relativamente ao programa do período estágio. Este acordo deve ser endossado pelas entidades de origem e de acolhimento e o estudante. Alteração ao Programa de Estudos/Estágios Profissionais: Qualquer alteração considerada necessária ao programa, aquando da chegada do estudante à entidade de acolhimento, deve ser finalizada e formalizada, no prazo de 30 dias, a contar da data de chegada do estudante. Quaisquer subsequentes modificações ao Programa de Estudos ou ao Programa de Estágios Profissionais que se verifiquem necessárias, devem ser formalmente acordadas pelas três partes envolvidas e executadas imediatamente. Após o cumprimento satisfatório do período de mobilidade, a Entidade de Origem deve fornecer ao estudante uma transcrição do trabalho efectuado de acordo com o Programa de Estudos/Estágio Profissional. 17

18 A atribuição de créditos e o de reconhecimento da mobilidade efectuada pelo estudante na entidade de acolhimento poderá ser negado, apenas se o estudante não alcançar o nível académico/profissional requerido pela entidade de acolhimento, ou se não cumprir satisfatoriamente as condições necessárias ao reconhecimento pelas entidades participantes Compromisso de Qualidade para Estágios Profissionais O Compromisso de Qualidade para Estágios Profissionais Erasmus é um documento padrão, que estabelece as funções e as responsabilidades das partes envolvidas no período de estágio e deve estar anexo ao Contrato e ao Programa de Estágio do estudante Actividades dos Estudantes Erasmus no país de acolhimento As bolsas de mobilidade Erasmus são atribuídas exclusivamente para as seguintes actividades no estrangeiro: Período de estudos, a tempo inteiro, que conduzam à obtenção de um diploma, incluindo mestrado e doutoramento, e ainda a preparação de teses. Não são elegíveis actividades de investigação fora do âmbito curricular do curso; Período de estágio profissional, a tempo inteiro, desde que seja reconhecido pela instituição de Origem, como parte integrante do programa curricular do estudante; Período combinado de estudos e de estágio profissional Mobilidade para o País de Origem Um estudante oriundo de um país participante, temporariamente residente noutro país participante, com o propósito de prosseguir um programa numa IES/Empresa, é elegível para efectuar um período de mobilidade Erasmus para o seu país de origem. No entanto, deverá ser dada menor prioridade à selecção da sua candidatura. As Entidades de Origem devem informar as entidades de acolhimento do envio de estudantes nestas condições, bem como mencioná-los claramente no Relatório Final a ser enviado à Agência Nacional Prolongamento do Período de Mobilidade Erasmus Se a política da Agência Nacional e da entidade beneficiária o permitir, um prolongamento do período de mobilidade Erasmus poderá ser acordado entre as entidades envolvidas, desde que: Os preparativos e o acordo subsequente sejam realizados antes do final do período de mobilidade em curso; O prolongamento se realize imediatamente após o período de mobilidade em curso. Não é permitida qualquer interrupção entre os mesmos, com excepção de férias escolares ou encerramento da entidade de acolhimento. Se houver interrupção, esta terá que ser devidamente justificada pela entidade de origem e aprovada pela Agência Nacional; O período de mobilidade, incluindo qualquer prolongamento aprovado, não exceda o período contratual para a realização das actividades de mobilidade (30 de Setembro de 2008); O período de mobilidade, incluindo qualquer prolongamento aprovado, não exceda a duração máxima elegível da mobilidade 12 meses. 18

19 Segunda Mobilidade Erasmus Não é permitida uma segunda mobilidade, caso o estudante já tenha efectuado um período de estudos, durante o Programa Sócrates/Erasmus. São excepção a esta regra: Se um estudante realizou: Um estágio profissional no âmbito do Programa Leonardo Da Vinci, poderá efectuar um período de estudos no âmbito do Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida/Erasmus; Um período de estudo no âmbito do Programa Sócrates/Erasmus, poderá realizar um período de estágio profissional no âmbito do Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida/Erasmus FREEMOVERS Os "Freemovers" (mobilidade independente) não são permitidos no âmbito do Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida/Erasmus. Este tipo de actividade terminou com a introdução da Carta Universitária Erasmus, no ano académico de 2003/2004 e não constitui justificação para a realização de uma segunda mobilidade no âmbito do programa referido. O mesmo se aplica a estudantes independentes que provenham de outro país Período combinado de estudos e de estágio profissional É possível combinar um período de Estágio Profissional com um período de Estudos num único período de mobilidade, da seguinte forma: O estágio profissional deve realizar-se sob a supervisão da IES ou Consórcio; As DUAS actividades devem ter lugar consecutivamente, não existindo interrupções; Ao período COMBINADO aplica-se a bolsa de mobilidade para um período de estudos; A duração do período combinado é de 3 meses, no mínimo, e de 12 meses no máximo. Por exemplo, a combinação de 1 mês de estágio profissional e 2 meses de estudos, perfazendo o mínimo requerido de 3 meses de mobilidade Carta de Estudante Erasmus Todos os direitos e obrigações do Estudante Erasmus estão referidos na Carta de Estudante Erasmus. A entidade beneficiária deve assegurar que cada estudante recebe um exemplar da Carta, antes do início do seu período de mobilidade Contrato de Estudante (SM/SMp) Os modelos de Contrato entidade beneficiária/estudante para estudos e estágios profissionais, bem como os anexos que os constituem, estão disponíveis no seguinte endereço: 19

20 Anexos obrigatórios ao contrato SM "Learning Agreement" (devidamente acordado entre as entidades parceiras e o estudante) Critérios de Elegibilidade de Estudante Erasmus Relatório Final Questionário EILC (quando aplicável) Carta de Estudante Erasmus Anexos obrigatórios ao contrato SMp "Training Agreement" (devidamente acordado entre as entidades parceiras e o estudante) "Quality Commitment" Critérios de Elegibilidade de Estudante Erasmus Relatório Final Questionário EILC (quando aplicável) Carta de Estudante Erasmus As entidades beneficiárias devem guardar os registos e os documentos que confirmem que o estudante, que recebeu uma bolsa de mobilidade, foi devidamente informado e aceitou os termos e as obrigações resultantes do contrato, antes do início da mobilidade. Estas normas aplicam-se, igualmente aos estudantes "bolsa zero" Atribuição da bolsa pela Entidade Beneficiária A atribuição das bolsas individuais é realizada pela Entidade de Origem, com base no estabelecido pela Agência Nacional no âmbito do Acordo Financeiro e dos Anexos que o constituem Relatórios e Encerramento Contratual Todos os estudantes que realizaram a mobilidade Erasmus devem preencher o Relatório de Estudante Erasmus, após a mobilidade. 1 Caso tenha frequentado um curso EILC (Cursos Intensivo de Línguas Erasmus), o estudante deve, igualmente, preencher o Questionário de Estudante EILC, anexo ao contrato. A Entidade de Origem é a responsável pela recolha dos relatórios dos estudantes e pela recuperação de verba não utilizada de acordo com o estabelecido contratualmente. O não aproveitamento do estudante no final do período de mobilidade, pode constituir motivo suficiente para a devolução total ou parcial da bolsa. Nenhuma devolução será solicitada, caso o estudante não tenha conseguido completar o seu período de mobilidade devido a motivos de força maior. Esta situação deverá ser devidamente justificada à Agência Nacional, para aprovação. Os Relatórios Finais devem ser enviados pela Entidade de Origem à Agência Nacional até 31 de Outubro de Mobilidade de Estudantes para Cursos Intensivos de Línguas Erasmus (EILC) Descrição da Acção Os Cursos EILC, são cursos intensivos, que são organizados por países participantes no Erasmus, cuja língua é menos falada e divulgada ao nível europeu. 1 O relatório final deverá ser devolvido, o mais tardar, 15 dias depois do regresso, ao coordenador Erasmus da IES. 20

21 Estes cursos dão oportunidade ao estudante de estudar a língua do país de acolhimento, com o objectivo de se preparar para a mobilidade Erasmus. Os cursos EILC, que têm uma duração de cerca de um mês, e têm obrigatoriamente que ser realizados antes do período de mobilidade Erasmus. Os cursos integram dois níveis de aprendizagem: Nível Inicial e Nível Intermédio. Datas de Realização dos Cursos: entre 1 de Julho de 2007 e 28 de Fevereiro de Para mais informações sobre as Instituições Organizadoras EILC e as respectivas datas dos cursos, queira consultar o endereço: Elegibilidade do Estudante EILC O estudante só é elegível se: Tiver sido seleccionado para um período de estudos/estágio de mobilidade Erasmus; Deve obedecer às mesmas regras de elegibilidade do estudante Erasmus. (Ver Ponto 3. da Parte III). Se o estudante for nacional do país de acolhimento, NÃO É ELEGÍVEL Prazos para a Apresentação de Candidaturas Cursos de Verão: 31 de Maio de 2007; Cursos de Inverno: 31 de Outubro de Selecção dos Estudantes EILC As candidaturas dos estudantes devem ser enviadas, pela Entidade de Origem, à Instituição de Acolhimento, a partir do fim dos prazos acima indicados. A selecção dos estudantes que irão eventualmente, participar num EILC, é realizada pela Entidade de Origem, em cooperação com a Instituição de Acolhimento, mediante a apresentação de uma candidatura por parte do estudante. O Formulário e outras informações podem ser descarregados no endereço: Cursos de Verão: 20 de Junho de Prazo para a Instituição de Acolhimento informar a Instituição de Origem dos resultados da selecção. 1 de Julho de Prazo para a Instituição de Origem enviar, à Instituição de Acolhimento, a confirmação da participação dos estudantes seleccionados Cursos de Inverno: 20 de Novembro de Prazo para a Instituição de Acolhimento informar a Instituição de Origem dos resultados da selecção. 1 de Dezembro de Prazo para a Instituição de Origem deve enviar, à Instituição de Acolhimento, a confirmação da participação dos estudantes seleccionados Bolsa Suplementar EILC A Instituição de Origem pode atribuir uma bolsa suplementar EILC, correspondente a um mês/país de destino da mobilidade, tal como estabelecido nas Tabelas de Valores de Bolsa para estudantes para período de estudos/estágios (SM, SMp). 21

22 O montante da bolsa a atribuir é retirado das subvenções outorgadas no Acordo entre a Agência Nacional e a Entidade Beneficiária, para as actividades SM e SMp. O montante suplementar atribuído ao estudante deverá ser mencionado no contrato Entidade/Estudante ou numa adenda ao contrato Pagamento de encargos Não pode ser solicitado ao estudante qualquer pagamento relativo à sua participação nos Cursos EILC. No entanto, poderão ser cobrados encargos relacionados com participações em excursões ou outros eventos culturais, na IES de acolhimento. Outros encargos poderão ser cobrados, tais como, pagamentos para seguros, associações de estudantes, fotocópias, produtos de laboratório, entre outros Relatório EILC O estudante que participe num Curso EILC, deverá preencher um Questionário, anexo ao Acordo AN/Entidade Beneficiária Assistentes COMENIUS Os futuros professores, seleccionados e financiados, pelo Programa Sectorial Comenius - Assistentes Comenius, para um período de mobilidade, numa escola de acolhimento participante no estrangeiro, também são elegíveis no âmbito dos Cursos EILC. No entanto, deve ser sempre dada prioridade aos estudantes Erasmus Financiamento O financiamento EILC, para a participação dos Assistentes Comenius, provém do orçamento outorgado a Portugal, no âmbito do Programa Comenius Pagamento de Encargos Os Assistentes Comenius estão sujeitos às mesmas regras que regem os estudantes Erasmus, no que respeita a pagamento de encargos Prazos para a Apresentação de Candidaturas Cursos de Verão: Julho e Agosto de Os resultados da selecção devem ser comunicados, individualmente, ainda durante o mês de Agosto de Cursos de Inverno: 31 de Outubro de Para os cursos de Inverno, os procedimentos e calendário, são os mesmos aplicados aos estudantes. As candidaturas devem ser enviadas pelos Assistentes, directamente, à Entidade de Acolhimento, (não por intermédio da Entidade de Origem). Uma confirmação do estatuto dos Assistentes, por parte da Agência Nacional do país de origem, deve acompanhar a candidatura. O formulário de candidatura e o calendário de procedimentos encontram-se no seguinte endereço: 22