V/2 MICRO ESTRUTURAS * MAI

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1 Comissão Técnica do Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado Relatório Final V MICRO-ESTRUTURAS 2 MAI Ministério da Administração Interna (Julho/2006)

2 V/2 Micro-Estruturas do MAI ÍNDICE 2. MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO INTERNA NOVA MACRO-ESTRUTURA DO MINISTÉRIO MODELO DE ORGANIZAÇÃO FORMAL DAS ESTRUTURAS INTERNAS Direcção-Geral da Administração Interna (DGAI) Inspecção-Geral da Administração Interna (IGAI) Secretaria-Geral Direcção-Geral de Infra-estruturas e Equipamentos (DGIE) Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF) Autoridade Nacional de Protecção Civil (ANPC) Gabinete de Segurança Rodoviária (GSR) Polícia de Segurança Pública (PSP) Guarda Nacional Republicana (GNR) Governo Civil (GC) ESTRUTURAS DE ADMINISTRAÇÃO INDIRECTA DO ESTADO Serviço Sociais da Polícia de Segurança Pública (SSPSP) Serviços Sociais da Guarda Nacional Republicana (SSGNR) CONTEXTO DO MAI Introdução Enquadramento: Demografia, Território e Efectivos Impacto nas FSS Primeiras Considerações Conclusões A apresentação das estruturas do ministério obedece em geral à seguinte abordagem: A) Breve Caracterização da Situação Actual B) Modelo Futuro C) Alterações Introduzidas D) Síntese dos Benefícios Quantificáveis Ministério da Administração Interna V/2-1

3 2. MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO INTERNA 2.1. Nova Macro-Estrutura do Ministério Macro-estrutura PRACE aprovada em RCM para o Ministério da Administração Interna (MAI): MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO INTERNA Órgãos Consultivos e Comissões Suporte à Governação Direcção-Geral da Administração Interna Inspecção-Geral da Administração Interna Controlador Financeiro Suporte à Gestão de Recursos Secretaria-Geral Direcção-Geral de Infra-Estruturas e de Equipamentos Serviços Operacionais Serviço de Estrangeiros e Fronteiras Autoridade Nacional de Protecção Civil (a) Gabinete de Segurança Rodoviária Polícia de Segurança Pública (b) Guarda Nacional Republicana Serviços Sociais da PSP (c) Serviços Sociais da GNR Governos Direcção CivisRegional Direcção Regional Direcção Regional a) Integra o Conselho Nacional de Bombeiros; b) Integra a Comissão de Explosivos, a Escola Prática de Polícia e o Instituto Superior de Ciências Policiais e Segurança Interna; c) Integra o Cofre de Previdência da PSP. Ministério da Administração Interna V/2-2

4 2.2. Modelo de Organização Formal das Estruturas Internas Direcção-Geral da Administração Interna (DGAI) A) Breve Caracterização da Situação Actual Em regra, no âmbito do PRACE, e como orientações gerais relativas à reorganização dos serviços centrais para o exercício de funções de apoio à governação, em cada ministério é consagrado um serviço de planeamento, estratégia, avaliação e relações internacionais, com a missão de garantir o apoio técnico à formulação de políticas, ao planeamento estratégico e operacional e às relações internacionais, uma adequada articulação com a programação financeira, bem como a observação e avaliação global de resultados obtidos, em articulação com os demais serviços do ministério. Neste sentido, considera-se como fundamental a aproximação entre as actividades de estudo, planeamento estratégico e relações internacionais, promovendo-se ao nível do PRACE a sua integração sob uma coordenação integrada. Há assim que garantir a existência de um organismo exclusivamente dedicado à manutenção de um olhar estratégico permanente sobre os níveis de desempenho inerentes ao cumprimento de cada uma das missões do MAI, preconizando-se a este nível a criação de uma estrutura específica para este efeito, cumprindo as atribuições relacionadas, o que justifica a criação de um órgão dedicado. B) Modelo Futuro É criada a Direcção-Geral de Administração Interna (DGAI), que, no MAI, entre outras atribuições, assegurará a missão do serviço referido na alínea a) do n.º 4 da RCM n.º 39/2006, de 21 de Abril, i.e., planeamento, estratégia, avaliação e relações internacionais. Integrará as atribuições do Gabinete de Assuntos Europeus (GAE), do Gabinete de Estudos e Planeamento de Instalações (GEPI) no âmbito do estudo e análise das questões relativas à segurança interna, asilo e imigração, previsão e gestão de crises e emergências e as do Secretariado Técnico das Assuntos para o Processo Eleitoral (STAPE), entidades que são extintas. Direcção-Geral da Administração Interna DGAI Unidades de suporte Direcção de Serviços de Estudo, Planeamento e Avaliação Direcção de Serviços de Gestão de Informação e Estatística Direcção de Serviços de Relações Públicas Ministério da Administração Interna V/2-3

5 A DGAI assegurará, no domínio do estudo, planeamento estratégico e avaliação, um adequado apoio à definição de políticas sectoriais e a observação e monitorização contínuas dos respectivos efeitos, estabelecendo prioridades, definindo objectivos e metas estratégicas a atingir, alinhando orçamentos e a consequente programação financeira com essas prioridades e mantendo um adequado nível de acompanhamento e gestão activa da respectiva evolução operacional, nomeadamente através do acesso permanente a informação de gestão e indicadores de desempenho alinhados com a estratégia definida. A disponibilidade de informação e o seu tratamento analítico diferenciado desempenham um papel central na operacionalidade destas funções, considerando-se nessa medida que as mesmas deverão integrar, na sua vertente de gestão e análise de informação, as funções estatísticas do MAI. Pretendendo-se uma actuação proactiva que influencie de forma consciente e determinante as diversas decisões e intervenções em presença, com vista a uma evolução permanente e optimizada dos níveis de eficiência, qualidade, eficácia do serviço público prestado pelo sector. Num quadro internacional de enorme convergência e influência cruzada entre as políticas nacionais e europeias, onde a defesa dos interesses nacionais se efectiva num contexto de negociação alargada e directa com os congéneres europeus, a actividade de relações internacionais assume um papel cada vez mais relevante na configuração e condução das políticas do MAI, sendo essencial a sua incorporação num modelo de planeamento e gestão estratégica mais integrado e abrangente. De notar que a integração da actividade de relações internacionais num quadro mais alargado de estudo, planeamento e gestão estratégica, deve, no entanto, acautelar a sua não diluição e despromoção em termos representativos, devendo ser assegurada a definição de um modelo organizacional diferenciado, que consagre uma relevância adequada aos seus prossecutores, legitimando-os num contexto de representatividade equiparada junto dos seus congéneres. A DGAI receberá pessoal do STAPE, do GAE e parte do correspondente do pessoal do GEPI. Pela integração das atribuições do STAPE, importará prever um funcionamento da DGAI que seja dotado da flexibilidade possível, podendo, por exemplo, as tarefas de apoio, inerentes à preparação dos processos eleitorais, ser asseguradas por estruturas de projecto, constituídas por RCM ou mesmo por despacho conjunto, a extinguir no fim dos actos eleitorais. No intervalo de cada acto eleitoral, o correspondente pessoal efectivo do quadro poderá ter uma intervenção relevante na elaboração de estudos, na cooperação ou nas relações internacionais. O âmbito desta área de intervenção acompanhará a evolução da estrutura e base de dados que suporta a identificação civil, podendo, a prazo, vir a integrar-se o recenseamento nas competências do Ministério da Justiça. Objectivo é criar instrumentos e proceder à recolha de informação interna e externa à Administração, no país e no estrangeiro, e proceder à sua análise e interpretação em termos de benchmarking, nacional e internacional, de forma a municiar os membros do governo com os elementos necessários à definição de políticas e estratégias sectoriais, não só decorrentes das opções políticas como também dos estudos e análises de dados nacionais, comunitários e extra-comunitários. Ministério da Administração Interna V/2-4

6 A DGAI tem também como responsabilidade a coordenação da elaboração dos Planos de Acção do Ministério e respectivo Orçamento bem como o acompanhamento activo da sua execução e respectivos sistemas de alertas ao Governo sobre a evolução operacional. A DGAI coordenará, nomeadamente, as funções de Definição Técnica de Indicadores de Performance e Objectivos, Avaliação de Desempenho Organizacional/Resultados, Estratégias de Gestão de Risco/Planos de Contingência, Padronização de Conceitos, Níveis de Serviço prestados e sua Qualidade, Gestão de Informação e Estatísticas. A vertente estratégica é articulada com a área de Relações Internacionais. Ao Gabinete compete apoiar o Governo no âmbito da União Europeia, bem como apoiar a definição e garantir a execução da política internacional do Estado português nos sectores de actuação do Ministério, em articulação com o MNE. Missão da Estrutura Garantir o apoio técnico à formulação de políticas, ao planeamento estratégico e operacional e às relações internacionais, uma adequada articulação com a programação financeira, bem como a observação e avaliação global de resultados obtidos, em articulação com os demais serviços do ministério. Atribuições da Estrutura Dar apoio técnico em matéria de definição e estruturação das políticas, das prioridades e dos objectivos do ministério e contribuir para a concepção e a execução da política legislativa do ministério; Proceder à elaboração dos instrumentos de planeamento, estudos comparados e análise do ambiente externo; Apoiar tecnicamente o Governo na elaboração de instrumentos de previsão orçamental, em articulação com os instrumentos de planeamento; Garantir a articulação das prioridades estratégicas em função do Programa do Governo; Assegurar a coerência das prioridades políticas com os instrumentos de planeamento, orçamento e reporte; Definir os factores críticos de sucesso e os momentos de avaliação da execução das políticas; Definir no plano técnico objectivos e indicadores estratégicos que indexem e objectivem os resultados pretendidos com as políticas ministeriais; Estimular e apoiar a definição de indicadores chave e de métricas de desempenho por parte dos diversos serviços e organismos, estabelecendo o quadro de referência em alinhamento com os objectivos estratégicos do ministério; Promover a padronização de conceitos em uso no ministério; Promover a identificação de desvios e desenvolver estratégias de gestão de desvios no âmbito do planeamento; Ministério da Administração Interna V/2-5

7 Acompanhar em permanência o desenvolvimento das políticas/programas mediante a utilização dos objectivos e indicadores definidos; Possuir uma visão global e actual sobre a actividade e desempenho dos organismos, ponderando recursos consumidos e resultados alcançados; Garantir a produção da informação adequada nas áreas das suas atribuições, formatando-a em função de públicos alvo; Elaborar e divulgar guiões sobre o processo de planeamento, programação financeira e reporte; Contribuir para a elaboração de documentos estratégicos, designadamente Grandes Opções do Plano e Relatório do Orçamento do Estado; Estabelecer e acompanhar objectivos estratégicos sectoriais, promovendo o lançamento e a gestão de programas sectoriais transversais e programas internos verticais e integrando o respectivo planeamento de investimentos associados; Garantir a articulação com o controlador financeiro e com a inspecção-geral do ministério; Garantir a articulação com os demais serviços do ministério e com os departamentos congéneres dos outros ministérios nas áreas das suas atribuições; Apoiar a definição e assegurar as relações internacionais nos sectores de actuação do ministério; Coordenar as acções desenvolvidas no âmbito das relações externas no respectivo sector, sem prejuízo das competências próprias do Ministério dos Negócios Estrangeiros; Promover e desenvolver acções e programas de cooperação internacional, sem prejuízo das competências próprias do Ministério dos Negócios Estrangeiros; Elaborar estudos de prospectiva de âmbito nacional, sectorial e regional, desenvolvendo competências nas áreas das metodologias prospectivas e de cenarização, identificando e acompanhando as tendências de longo prazo nas áreas de intervenção do ministério. Unidades Orgânicas Competências Direcção de Serviços de Estudos, Planeamento e Avaliação Promover, coordenar e consolidar estudos, indicadores estratégicos e outros trabalhos de natureza técnica que contribuam para a formulação, o acompanhamento e a avaliação das políticas/programas, garantindo a sua consistência e actualidade, a articulação com as prioridades e objectivos estratégicos e políticos e a monitorização contínua dos factores críticos de sucesso; Assegurar a definição de objectivos estratégicos sectoriais, atribuindo responsabilidades sobre a sua consecução e monitorizando a sua execução com recurso a indicadores definidos para o efeito; Coordenar a elaboração, o acompanhamento e a avaliação de Ministério da Administração Interna V/2-6

8 Direcção de Serviços de Gestão de Informação e Estatística Direcção de Serviços de Relações Internacionais planos estratégicos e de desenvolvimento do Ministério e dos organismos, entre outros: definindo e promovendo a utilização padronizada de instrumentos adequados de planeamento, benchmarking, análise da envolvente, orçamento e reporte (incluindo a previsão orçamental); estabelecendo objectivos e indicadores chave de performance (métricas) a atingir pelos organismos/ unidades internas; Promover e coordenar a identificação de riscos associados ao planeamento de cada organismo, definindo e consolidando estratégias de gestão/ planos de contingência para mitigação dos riscos identificados; Promover e gerir programas sectoriais transversais, integrando o respectivo planeamento orçamental; Definir e promover a utilização de conceitos (taxonomia), procedimentos e modelos de planeamento padronizados e comuns a todos os organismos; Promover e realizar estudos de avaliação dos planos estratégicos e de desenvolvimento, garantindo a sua consistência e actualidade e facilitando a visão global e actual da actividade dos organismos; Elaborar textos técnicos, sínteses de resultados e publicações relativos às operações realizadas. Definir um sistema integrado de indicadores de actividade e Informação e de performance, estruturais, conjunturais e de antecipação, e estatística necessários nomeadamente à definição, ao acompanhamento e à avaliação das políticas e planos estratégicos e de desenvolvimento, em articulação com a área de planeamento; Planear, desenvolver e acompanhar o trabalho estatístico e a produção de indicadores e de outra informação de gestão, em articulação com a área de planeamento; Assegurar a recolha, tratamento e análise da informação de base à produção de estatísticas, indicadores e de outra informação de gestão; Desenvolver e gerir modelos e outras metodologias adequados à construção de cenários prospectivos nas áreas de intervenção do Ministério; Promover a divulgação pública das estatísticas e estudos realizados. Contribuir, nos sectores de actuação do Ministério, para a formulação das medidas de política relacionadas com a União Europeia e com as relações internacionais; Coordenar, apoiar, fomentar e assegurar as actividades e relações do Ministério com entidades e organismos internacionais nos sectores de actuação do Ministério; Ministério da Administração Interna V/2-7

9 Direcção de Serviços de Estudos, Planeamento e Avaliação Acompanhar e apoiar a política internacional do Estado Português nos sectores de actuação do Ministério, coordenando a representação do Ministério na negociação de convenções, acordos e tratados internacionais de natureza bilateral ou multilateral; Assessorar os membros do Governo e seus representantes no âmbito dos assuntos comunitários e internacionais, nos sectores de actuação do Ministério; Assegurar a articulação, no âmbito das suas atribuições, com as estruturas competentes do Ministério dos Negócios Estrangeiros e de outros departamentos da Administração Pública. Promover, coordenar e consolidar estudos, indicadores estratégicos e outros trabalhos de natureza técnica que contribuam para a formulação, o acompanhamento e a avaliação das políticas/programas, garantindo a sua consistência e actualidade, a articulação com as prioridades e objectivos estratégicos e políticos e a monitorização contínua dos factores críticos de sucesso; Assegurar a definição de objectivos estratégicos sectoriais, atribuindo responsabilidades sobre a sua consecução e monitorizando a sua execução com recurso a indicadores definidos para o efeito; Coordenar a elaboração, o acompanhamento e a avaliação de planos estratégicos e de desenvolvimento do Ministério e dos organismos, entre outros: definindo e promovendo a utilização padronizada de instrumentos adequados de planeamento, benchmarking, análise da envolvente, orçamento e reporte (incluindo a previsão orçamental); estabelecendo objectivos e indicadores chave de performance (métricas) a atingir pelos organismos/ unidades internas; Promover e coordenar a identificação de riscos associados ao planeamento de cada organismo, definindo e consolidando estratégias de gestão/ planos de contingência para mitigação dos riscos identificados; Promover e gerir programas sectoriais transversais, integrando o respectivo planeamento orçamental; Definir e promover a utilização de conceitos (taxonomia), procedimentos e modelos de planeamento padronizados e comuns a todos os organismos; Promover e realizar estudos de avaliação dos planos estratégicos e de desenvolvimento, garantindo a sua consistência e actualidade e facilitando a visão global e actual da actividade dos organismos; Elaborar textos técnicos, sínteses de resultados e publicações relativos às operações realizadas. Ministério da Administração Interna V/2-8

10 Direcção de Serviços de Gestão de Informação e Estatística Direcção de Serviços de Relações Internacionais Definir um sistema integrado de indicadores de actividade e Informação e de performance, estruturais, conjunturais e de antecipação, e estatística necessários nomeadamente à definição, ao acompanhamento e à avaliação das políticas e planos estratégicos e de desenvolvimento, em articulação com a área de planeamento; Planear, desenvolver e acompanhar o trabalho estatístico e a produção de indicadores e de outra informação de gestão, em articulação com a área de planeamento; Assegurar a recolha, tratamento e análise da informação de base à produção de estatísticas, indicadores e de outra informação de gestão; Desenvolver e gerir modelos e outras metodologias adequados à construção de cenários prospectivos nas áreas de intervenção do Ministério; Promover a divulgação pública das estatísticas e estudos realizados. Contribuir, nos sectores de actuação do Ministério, para a formulação das medidas de política relacionadas com a União Europeia e com as relações internacionais; Coordenar, apoiar, fomentar e assegurar as actividades e relações do Ministério com entidades e organismos internacionais nos sectores de actuação do Ministério; Acompanhar e apoiar a política internacional do Estado Português nos sectores de actuação do Ministério, coordenando a representação do Ministério na negociação de convenções, acordos e tratados internacionais de natureza bilateral ou multilateral; Assessorar os membros do Governo e seus representantes no âmbito dos assuntos comunitários e internacionais, nos sectores de actuação do Ministério; Assegurar a articulação, no âmbito das suas atribuições, com as estruturas competentes do Ministério dos Negócios Estrangeiros e de outros departamentos da Administração Pública. Ministério da Administração Interna V/2-9

11 C) Alterações Introduzidas Alteração Proposta Fundamentação Criação da DGAI Orientações da Comissão Técnica-PRACE RCM n.º 39/2006, de 21 de Abril D) Síntese dos Benefícios Quantificáveis A criação da DGAI, versando o planeamento, estudos, avaliação e relações públicas e internacionais, vem colmatar uma necessidade do MAI dando uma nova ênfase e eficácia a estas áreas. Ministério da Administração Interna V/2-10

12 Inspecção-Geral da Administração Interna (IGAI) A) Breve Caracterização da Situação Actual A Inspecção-Geral da Administração interna (IGAI) foi criada pelo Decreto-Lei n.º 227/95, de 11/09, o qual viria a ser alterado pelo Decreto-Lei n.º 154/96, de 31 de Agosto e pelo Decreto-Lei n.º 3/99, de 4 de Janeiro. A IGAI é um serviço central de inspecção, fiscalização e apoio técnico do MAI, dotado de autonomia técnica e administrativa, que funciona na directa dependência do Ministro. Consabidamente, esta instituição surgiu para dar resposta a questões de menor transparência ou legalidade no âmbito do MAI mas, sobretudo, para responder de forma eficaz à defesa intransigente dos direitos humanos, dos direitos fundamentais dos cidadãos, numa perspectiva da melhoria da qualidade na acção policial e do exercício da cidadania no Estado de Direito Democrático. A IGAI visa, assim, responder às preocupações internas e internacionais neste domínio, abrangendo as de natureza institucional e as de natureza não governamental, com especial atenção às ONGS, à Amnistia Internacional, à APT ( 1 ) e ao CPT( 2 ) do Conselho da Europa. Na essência das suas competências, a IGAI é uma inspecção de alto nível que tem por destinatários todos os serviços dependentes ou tutelados pelo Ministro da Administração Interna, os Governos Civis e as entidades que exercem actividades de segurança privada. A acção inspectiva da IGAI abrange ainda, em articulação com os serviços competentes do Ministério dos Negócios Estrangeiros, a actividade dos serviços dependentes do Ministro da Administração Interna que, nos termos dos tratados, convenções ou protocolos de cooperação, seja desenvolvida fora do território nacional. B) Modelo Futuro Em regra, no âmbito do PRACE, e como orientações gerais relativas à reorganização dos serviços centrais para o exercício de funções de apoio à governação, em cada ministério é consagrado um serviço de inspecção e auditoria, usualmente designado por Inspecção- Geral, com a missão de apreciar a legalidade e regularidade dos actos praticados pelos serviços e organismos do ministério, ou sujeitos à tutela do respectivo Ministro, bem como avaliar a sua gestão e os seus resultados, através do controlo de auditoria técnica, de desempenho e financeira, e com as atribuições constantes do anexo II da RCM n.º 39/2006, de 21 de Abril. No âmbito do MAI, essa missão é consignada à actual Inspecção-Geral de Administração Interna (IGAI), que irá ver reforçadas as suas atribuições. O PRACE reforça a função de Auditoria, tradicionalmente assegurada pelas Inspecções- Gerais dos Ministérios. Esta função evolui para um quadro de avaliação e controlo contínuos sobre os níveis de acção e desempenho de cada organismo, recomendando alterações e melhorias e seguindo a sua implementação no terreno, numa óptica de independência e imparcialidade técnica. A estrutura proposta concentra e articula os vários tipos de auditorias internas actualmente existentes nos Ministérios, a saber: normativa, financeira, de desempenho e técnica, e, quando é o caso, as auditorias externas. 1 Association pour la Prévention de la Torture (APT), com sede em Genéve, Suiça. 2 Comité Europeu para a Prevenção da Tortura (CPT). Ministério da Administração Interna V/2-11

13 Inspecção-Geral da Administração Interna IGAI (1 IG, 1 SIG) Unidades de suporte Departamento de Apoio Técnico e Administrativo Unidades operacionais Serviço de Inspecção, Auditoria e Fiscalizaçãó A função Auditoria, numa perspectiva de independent peer review, assume um papel de relevância estratégica para a Governação. Missão da Estrutura Apreciar a legalidade e regularidade dos actos praticados pelos serviços e organismos do ministério, ou sujeitos à tutela do respectivo Ministro, bem como avaliar a sua gestão e os seus resultados, através do controlo de auditoria técnica, de desempenho e financeira Âmbito de Intervenção Exercer o controlo técnico e financeiro das operações e avaliar o desempenho das entidades que integram o Ministério. Atribuições da Estrutura Dar apoio técnico em matéria de definição e estruturação das políticas, das prioridades e dos objectivos do ministério e contribuir para a concepção e a execução da política legislativa do ministério; Proceder à elaboração dos instrumentos de planeamento, estudos comparados e análise do ambiente externo; Apoiar tecnicamente o Governo na elaboração de instrumentos de previsão orçamental, em articulação com os instrumentos de planeamento; Garantir a articulação das prioridades estratégicas em função do Programa do Governo; Assegurar a coerência das prioridades políticas com os instrumentos de Ministério da Administração Interna V/2-12

14 Atribuições da Estrutura planeamento, orçamento e reporte; Definir os factores críticos de sucesso e os momentos de avaliação da execução das políticas; Definir no plano técnico objectivos e indicadores estratégicos que indexem e objectivem os resultados pretendidos com as políticas ministeriais; Estimular e apoiar a definição de indicadores chave e de métricas de desempenho por parte dos diversos serviços e organismos, estabelecendo o quadro de referência em alinhamento com os objectivos estratégicos do ministério; Promover a padronização de conceitos em uso no ministério; Promover a identificação de desvios e desenvolver estratégias de gestão de desvios no âmbito do planeamento; Acompanhar em permanência o desenvolvimento das políticas/programas mediante a utilização dos objectivos e indicadores definidos; Possuir uma visão global e actual sobre a actividade e desempenho dos organismos, ponderando recursos consumidos e resultados alcançados; Garantir a produção da informação adequada nas áreas das suas atribuições, formatando-a em função de públicos alvo; Elaborar e divulgar guiões sobre o processo de planeamento, programação financeira e reporte; Contribuir para a elaboração de documentos estratégicos, designadamente Grandes Opções do Plano e Relatório do Orçamento do Estado; Estabelecer e acompanhar objectivos estratégicos sectoriais, promovendo o lançamento e a gestão de programas sectoriais transversais e programas internos verticais e integrando o respectivo planeamento de investimentos associados; Garantir a articulação com o controlador financeiro e com a inspecção-geral do ministério; Garantir a articulação com os demais serviços do ministério e com os departamentos congéneres dos outros ministérios nas áreas das suas atribuições; Apoiar a definição e assegurar as relações internacionais nos sectores de actuação do ministério; Coordenar as acções desenvolvidas no âmbito das relações externas no respectivo sector, sem prejuízo das competências próprias do Ministério dos Negócios Estrangeiros; Promover e desenvolver acções e programas de cooperação internacional, sem prejuízo das competências próprias do Ministério dos Negócios Estrangeiros; Elaborar estudos de prospectiva de âmbito nacional, sectorial e regional, desenvolvendo competências nas áreas das metodologias prospectivas e de cenarização, identificando e acompanhando as tendências de longo prazo nas áreas de intervenção do ministério. Ministério da Administração Interna V/2-13

15 Unidades Orgânicas Departamento de Apoio Técnico (DAT) Serviço de Inspecção, Auditoria e Fiscalização (SIAF) Competências Assegurar as tarefas necessárias ao planeamento e controlo da actividade do SIAF, cabendo-lhe preparar o plano de actuação e o relatório anual; Organizar manuais, guias, programas de trabalho e outros instrumentos de apoio técnico às acções de inspecção e fiscalização; Proceder ao tratamento da legislação e demais documentação de interesse para o SIAF, promovendo a sua utilização pelos inspectores; Elaborar estudos, pareceres e informações sobre matérias da competência do SIAF; Desenvolver e gerir aplicações informáticas, nomeadamente bases de dados sobre matérias de interesse para o SIAF. (Processos e Expediente Geral) Registar os documentos dirigidos à IGAI, as ordens e instruções de serviço, os relatórios e os despachos do Ministro, do inspector-geral e do subinspector-geral; Escriturar o livro de registo de processos e registar os pareceres dos inspectores; Praticar todos os actos relativos à movimentação dos processos e manter permanentemente actualizado o respectivo ficheiro; Assegurar a organização e manutenção do arquivo geral; Assegurar e controlar a reprodução de documentos e praticar os demais actos de expediente geral. (Pessoal, Contabilidade e Economato) Promover e executar, em articulação com a Secretaria-Geral do MAI, as acções relativas à gestão do pessoal do quadro único do MAI afecto à IGAI; Organizar e actualizar o cadastro do pessoal; Elaborar e executar o orçamento e a contabilidade, bem como o expediente a eles respeitante; Preparar a aquisição e assegurar a gestão dos bens afectos à IGAI, bem como manter actualizado o respectivo inventário. Realizar inspecções, inquéritos e sindicâncias aos serviços centrais, aos governos civis e às forças e serviços de segurança integrados na orgânica do MAI; Averiguar do cumprimento das disposições legais e regulamentares, das instruções superiores e dos programas e planos aprovados por parte dos serviços referidos na alínea anterior; Ministério da Administração Interna V/2-14

16 Unidades Orgânicas Competências Fiscalizar, de forma sistemática, a organização e o funcionamento das empresas autorizadas a exercer actividades de segurança privada; Investigar, de forma permanente, o exercício ilegal de actividades de segurança privada; Analisar e emitir parecer sobre o grau de eficácia e a aptidão dos serviços inspeccionados e do respectivo pessoal, bem como sobre a legalidade da organização e actuação das empresas fiscalizadas; Propor a instauração e instruir os processos disciplinares ordenados pelo Ministro da Administração Interna e os resultantes da actividade inspectiva, bem como os processos sancionatórios resultantes da actividade fiscalizadora. C) Alterações Introduzidas Alteração Proposta Reforço da vertente auditoria de desempenho e financeira Funcionamento por centros de competência e equipas de projecto, com reforço do corpo de auditoria Criação de um quadro próprio de Inspectores com 50% da respectiva dotação Áreas de Pessoal, Contabilidade e Economato Extinção do Departamento de Assuntos Internos Fundamentação Orientação da Comissão Técnica-PRACE Orientação da Comissão Técnica-PRACE Assegurar know-how na organização Transferência para o âmbito da SG, por agora, em trânsito para futura USP Serviços nunca funcionaram D) Síntese dos Benefícios Quantificáveis Incremento da racionalidade do modelo organizacional, traduzido na supressão de uma direcção de serviços, e economia de escala resultante da partilha de serviços nas áreas de pessoal, contabilidade e economato. Maior racionalização na gestão dos recursos humanos e perspectiva de maior eficiência pela necessária especialização na execução das tarefas, por centro de competências e funcionamento por projectos. Ministério da Administração Interna V/2-15

17 Secretaria-Geral A) Breve Caracterização da Situação Actual Das orientações gerais do PRACE, relativas à reorganização dos serviços centrais para o exercício de funções de gestão de recursos, em regra, em cada ministério é consagrada uma secretaria-geral com a missão de assegurar o apoio técnico e administrativo aos membros do Governo em funções no ministério e aos demais órgãos e serviços nele integrados, nos domínios da gestão de recursos internos, do apoio técnico-jurídico e contencioso, da documentação e informação e da comunicação e relações públicas e, designadamente, com as atribuições constantes do artigo 31º da Lei n.º4/2004, de 15 de Janeiro. No MAI, a Secretaria-Geral (SGMAI) é o órgão coordenador da actividade administrativa comum, dotado de autonomia administrativa, com funções de estudo, coordenação e de apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo e aos demais serviços do Ministério da Administração Interna( 3 ). Compete, ainda, à SGMAI, a instrução dos processos relativos ao exercício da actividade de segurança privada e respectivo licenciamento, e à instrução de processos de reconhecimento de fundações. B) Modelo Futuro Secretaria-Geral (1 SG, 2 SGAdj) Unidades de suporte Direcção de Serviços de Apoio Jurídico/Contencioso Gabinete de Relações Públicas Gabinete de Documentação e Biblioteca Unidades operacionais Direcção de Serviços de Recursos Humanos Direcção de Serviços de Processos Especiais Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Gestão do PIDDAC Verifica-se uma pulverização de serviços com competências nos domínios da gestão de recursos humanos, financeiros, materiais e patrimoniais, com repetição sistemática dos mesmos processos e desperdício de recursos no ministério. Por forma a ultrapassar essa situação, é dado início a uma estratégia de criação de unidades de serviços partilhados no MAI. 3 Decreto-Lei n.º 55/87, de 31 de Janeiro. Ministério da Administração Interna V/2-16

18 A gestão de recursos humanos, financeiros, materiais e patrimoniais nos vários Ministérios e respectivos organismos tem provocado uma pulverização de serviços com competências nestes domínios, repetindo basicamente os mesmos processos e originando desperdício de recursos. Nestas áreas, o reforço das Secretarias-Gerais, a partilha de serviços comuns e a implementação de sistemas de informação integrados permite a eliminação das múltiplas repetições estruturais, potenciando a redução de custos e as economias de escalas. As Secretarias-Gerais devem ser reforçadas no seu papel de coordenação e concentração de informação relativa às actividades de suporte à gestão de recursos humanos, materiais e patrimoniais, em particular no período temporal em que não estejam ainda preparadas soluções mais evoluídas em matéria de prestação de serviços partilhados. Nas Secretarias-Gerais deve igualmente ser concentrada a capacidade existente de prestação de apoio técnico-jurídico, em substituição das auditorias jurídicas. Missão da Estrutura Assegurar o apoio técnico e administrativo aos membros do Governo em funções no ministério e aos demais órgãos e serviços nele integrados, nos domínios da gestão de recursos internos, do apoio técnico-jurídico e contencioso, da documentação e informação e da comunicação e relações públicas e, designadamente, com as atribuições constantes do artigo 31º da Lei n.º4/2004, de 15 de Janeiro. Atribuições da Estrutura Apoiar administrativa e juridicamente os gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como os órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho que não disponham de meios apropriados; Assegurar os serviços de apoio jurídico-contencioso do Ministério; Assegurar as actividades no âmbito da comunicação e relações públicas; Gerir os contratos de prestação de serviços de suporte não integrados em entidades públicas prestadoras de serviços partilhados; Prosseguir actividades que, pela sua especificidade, não sejam enquadráveis noutras estruturas do Ministério. Unidades Orgânicas Competências Direcção de Serviços de Apoio Jurídico- Contencioso Elaborar estudos, pareceres e informações de carácter jurídico; Elaborar os projectos de resposta nos recursos contenciosos; Intervir nos recursos e demais processos de contencioso Ministério da Administração Interna V/2-17

19 Unidades Orgânicas Gabinete de Relações Públicas e Apoio Geral (nível divisão) Gabinete de Documentação e Biblioteca (nível divisão) Competências administrativo, acompanhando a respectiva tramitação, Participar na preparação, elaboração e análise de projectos de diplomas legais, produzindo, quando tal lhe seja determinado, os prévios estudos jurídicos; Emitir parecer que habilite os membros do Governo a proferir decisão em processos disciplinares; Intervir, quando solicitada, em quaisquer processos de sindicância, inquéritos, ou disciplinares, quando para a respectiva instrução se torne necessária a nomeação de pessoa com formação jurídica; Propor a difusão pelos serviços do Ministério das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que se revelem de interesse directo para o Ministério. Organizar o serviço de recepção e atendimento ao público; Atender sugestões, iniciativas e reclamações do público, prestando os necessários esclarecimentos ou promovendo o respectivo encaminhamento para os serviços e organismos responsáveis; Organizar os actos relativos às obrigações protocolares dos serviços do Ministério, bem como dos membros do Governo; Participar na divulgação das actividades dos serviços do Ministério; Preparar e organizar quer a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao País quer a estada de delegações portuguesas no estrangeiro; Apoio Informático( 4 ) Componente Documentação Gerir e divulgar interministerialmente os elementos bibliográficos e documentação técnica respeitante à actividade do Ministério; Assegurar as acções relativas a trabalhos gráficos e reprografia dos serviços do Ministério; Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e informação relativa a fontes documentais; Proceder à distribuição interna de normas e directivas necessárias ao funcionamento da SG; 4 Ver atribuições da Divisão de Informática, Despacho n.º 18666/99, DR 2ª Série, n.º 227, de , Pág Ministério da Administração Interna V/2-18

20 Unidades Orgânicas Competências (Componente Arquivos) Organizar o sistema de arquivo geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação; Elaborar e actualizar as tabelas gerais de avaliação, selecção e eliminação de documentos; Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais; Componente Expediente Assegurar a recepção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na SG; Assegurar o serviço de expedição da correspondência da SG e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio. Direcção de Serviços de Recursos Humanos Componente Organizativa 5 Desenvolver e implementar medidas de racionalização e automatização dos processos de trabalho e dos sistemas de comunicação e decisão nas actividades sob sua responsabilidade directa e coordenar e apoiar a implementação deste tipo de medidas nos restantes serviços do ministério; Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como das métricas que permitam o seu controlo e gestão. Componente Recursos Humanos Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos; Emitir orientações técnicas e proceder à consultadoria jurídica no domínio da gestão dos recursos humanos dos serviços do Ministério; Organizar e manter actualizada a informação relativa aos RH do Ministério, tendo em vista, designadamente, a elaboração do Balanço Social do Ministério; Promover a dotação dos Gabinetes dos membros do Governo, com o pessoal administrativo e auxiliar que se mostre necessário; Assegurar a gestão e formação dos recursos humanos da SG; Assegurar os procedimentos relativos a concursos de admissão 5 Em articulação com a entidade central responsável pela Coordenação da Modernização Administrativa Ministério da Administração Interna V/2-19

21 Unidades Orgânicas Direcção de Serviços de Recursos Financeiros e Gestão PIDDAC Competências e acesso do pessoal da SG e dos serviços do Ministério que o solicitem. Componente Financeira Elaborar, tendo em consideração o plano de actividades anual, as propostas de orçamento da SG, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho por esta apoiados; Gerir a execução dos orçamentos referidos na alínea anterior, praticando e promovendo todos os actos necessários para o efeito; Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela SG, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efectuar processamentos, liquidações e pagamentos; Organizar a conta anual de gerência da SG e preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira. Componente Patrimonial/Aprovisionamento Assegurar a gestão dos recursos patrimoniais afectos à SG; Gerir os contratos de prestação de serviços para o Ministério e proceder à recolha de informação e dados estatísticos com vista à racionalização dos mesmos; Preparar, realizar e gerir os contratos de fornecimento de bens e serviços não integrados em entidades públicas prestadoras de serviços partilhados; Proceder junto dos organismos do Ministério ao levantamento e à agregação de necessidades de bens e serviços integrados em entidades públicas prestadoras de serviços partilhados. PIDDAC Propor os empreendimentos a incluir anualmente no Programa de Investimentos e de Despesas de Desenvolvimento da Administração Central (PIDDAC), assegurando a elaboração dos respectivos programas do Ministério. Coordenar e controlar a execução física e financeira dos projectos e programas inscritos no PIDDAC. Direcção de Serviços de Processos Especiais Serviço de apoio técnico para os processos relativos ao exercício da actividade de segurança privada, reconhecimento de fundações ou outros cujo tratamento lhe seja cometido. Em matéria procedimental, compete: Dar parecer, nos termos da legislação em vigor, sobre os pedidos de autorização para o exercício da actividade de segurança privada e submetê-los a despacho da entidade Ministério da Administração Interna V/2-20

22 Unidades Orgânicas Competências competente; Emitir os alvarás para o exercício da actividade de segurança privada e proceder à sua comunicação junto da Inspecção- Geral da Administração Interna, Governos Civis, Comando- Geral da Guarda Nacional Republicana e Direcção Nacional da Polícia de Segurança Pública, bem como à Directoria da Polícia Judiciária; Coordenar a instrução dos processos relativos aos modelos de uniforme sujeitos à aprovação do MAI; Promover a fixação de medidas e sistemas que permitam o controlo permanente do exercício da actividade de segurança privada; Proceder ao controlo da emissão e renovação do cartão profissional destinado ao pessoal ao serviço das empresas de segurança privada; Manter actualizada a base de dados relativa às entidades que exercem actividades de segurança privada, bem como do correspondente pessoal; Instruir os processos sobre reconhecimento de fundações, bem como sobre alterações aos respectivos estatutos; Assegurar quaisquer outras acções que lhe sejam cometidas no âmbito das suas atribuições. Em matéria de apoio técnico e de instrução processual, compete-lhe: Instruir os processos de contra-ordenação, relativamente à mesma actividade; Instruir os processos relativos ao cancelamento de alvarás e de licenças nos termos da legislação em vigor; Prestar o apoio necessário às entidades competentes do Ministério em matéria de fiscalização da actividade de segurança privada; Dar parecer acerca das impugnações das decisões proferidas em processos de contra-ordenações e remetê-las a tribunal, quando for caso disso; Assegurar a actualização do cadastro de cada entidade, singular ou colectiva, objecto de aplicação de sanções em processos de contra-ordenação por actos praticados em contravenção com as normas reguladoras da actividade de segurança privada; Analisar os relatórios anuais de actividades remetidos pelas empresas de segurança privada; Proceder à análise e tratamento dos dados estatísticos Ministério da Administração Interna V/2-21

23 Unidades Orgânicas Competências relativos às empresas de segurança privada e promover a divulgação através do relatório anual; Assegurar, nos termos da legislação em vigor, a participação da Secretaria-Geral em matéria relativa à formação dos agentes de segurança privada; Prestar apoio técnico ao Conselho de Segurança Privada( 6 ). C) Alterações Introduzidas Alteração Proposta Fundamentação Criação da direcção de serviços de apoio jurídico-contencioso Autonomização das áreas de recursos humanos e de recursos financeiros por via da criação de duas direcções de serviços, integrando a gestão do PIDDAC. Criação de mais um lugar de DS e supressão de um lugar de Secretário-Geral Adjunto. Orientação da Comissão Técnica do PRACE Supressão do Gabinete Técnico Jurídico Supressão da Auditoria Jurídica do Ministério Maior focagem na especialização com inerente aumento na capacidade de resposta estendida ao domínio de organismos que engloba quase todo o Ministério Criação de serviços partilhados no âmbito da contabilidade, economato, compras e gestão de pessoal. Extinção da Direcção de serviços de Biblioteca, Documentação e Relações Publicas Transição da Divisão de Informática para âmbito da DGIE Revogação da competência inspectiva no âmbito da segurança privada com supressão da Divisão de Inspecção da DS Processos Especiais Recondução das duas áreas de actuação a duas divisões dependentes do dirigente máximo Orientações da Comissão Técnica do PRACE Recentragem da missão da SG e desejável diferenciação entre a entidade fiscalizadora e participante da entidade instrutora e sancionadora. 6 Órgão de consulta do Ministro da Administração Interna, cf. Artigo n.º 20 do Decreto-Lei n.º 35/2004, de 21 de Fevereiro, que altera o regime jurídico do exercício da actividade de segurança privada Ministério da Administração Interna V/2-22

24 D) Síntese dos Benefícios Quantificáveis Ganhos decorrentes da rearrumação de serviços da SGMAI que lhe permitem uma capacidade de resposta adequada ao alargamento de atribuições. Concentração na SGMAI de serviços genéricos que deixaram de estar presentes em outros organismos do Ministério. Estrutura actual Actual Proposto Dir. Serv./equiparados 3 4 Divisões/ equiparados 7 5 GTJ 1 0 S G Adjunto 2 1 Ministério da Administração Interna V/2-23

25 Direcção-Geral de Infra-estruturas e Equipamentos (DGIE) A) Breve Caracterização da Situação Actual Das orientações gerais do PRACE relativas à reorganização dos serviços centrais para o exercício de funções de gestão de recursos, em regra, em cada ministério deve ser consagrado um serviço de tecnologias de informação e comunicação (TIC) com a missão de definir as políticas e estratégias de TIC do ministério e garantir o planeamento, concepção, execução e avaliação das iniciativas de informatização e actualização tecnológica dos respectivos serviços e organismos, assegurando uma gestão eficaz e racional dos recursos disponíveis, e com as atribuições constantes do anexo IV da RCM n.º 39/2006, de 21 de Abril. No âmbito do MAI, no que concerne a TIC s, em concreto sobre os Sistemas de Informação que suportam a operacionalidade das FSS, identificam-se as seguintes soluções: Na GNR, o SIOP (sistema informático de apoio às operações) em fase de testes, e que prevê o registo, análise, divulgação de informação operacional e criminal; Na PSP, o SEI (sistema estratégico de informação), que arrancou em 2004 por ocasião do Campeonato Europeu de Futebol; No SEF, o SII (sistema integrado de informação). De referir ainda o sistema SIS-Schengen( 7 ), transversal às FSS do MAI, mas sob responsabilidade do SEF. Igualmente de referir, embora no âmbito do Ministério da Justiça, o SIIC (sistema integrado de informação criminal) da responsabilidade da PJ. Acresce, no seio do MAI, a existência dos sistemas de informação que suportam a missão da DGV e as infraestruturas de comunicação e de gestão tecnológica em fase de desenvolvimento e instalação, como são a RNSI (rede nacional de segurança interna) e a rede SIRESP, que virá a interligar via rádio as FSS, de emergência e protecção civil. Compreende-se, pelo exposto, que no âmbito do MAI as TIC encontram-se segregadas à missão e atribuições de cada diferente entidade, podendo-se, contudo, identificar algumas situações de partilha de informação ao nível da DGV e SEF com os restantes serviços e forças do MAI. À DGV e SEF( 8 ) foi, nesta área, reconhecida a sua natureza de serviço de informática de grande dimensão ( 9 ). 7 O Sistema de Informação Schengen (SIS) é o sistema comum de informação, à escala europeia, criado como medida compensatória da abolição de fronteiras internas, com vista ao estabelecimento progressivo de um espaço de liberdade, de segurança e de justiça. O SIS permite a cooperação entre as autoridades competentes do Estados-Membros, através do intercâmbio de informações, para o controlo das pessoas e objectos nas fronteiras externas e nos territórios nacionais, bem como para emissão de vistos e autorizações de residência e ainda para a cooperação policial e judicial em matéria penal. 8 Cf. Despacho conjunto publicado no D.R. n.º 78, II Série, de 1992/02/04. 9 Cf. Artigo 4ª do Decreto-Lei n.º 177/95, de 26 de Julho. Ministério da Administração Interna V/2-24

26 B) Modelo Futuro É criada a Direcção-Geral de Infra-estruturas e de Equipamentos (DGIE) que, no MAI, integrará, entre outras, incluindo as constantes na RCM n.º 39/2006, de 21 de Abril, parte das atribuições do Gabinete de Estudos e Planeamento de Instalações (GEPI) no âmbito do planeamento, elaboração e controlo dos processos de aquisição, construção e manutenção de equipamentos e instalações das forças e serviços de segurança e protecção civil e outros serviços comuns específicos da área de segurança interna, designadamente infra-estruturas de redes e comunicações e atribuições no âmbito dos TIC. Procura-se, com este modelo, e no que especificamente diz respeito aos sistemas e tecnologias da informação, dar corpo ao constante no ponto iii) da alínea e) do número 5 da RCM 39/2006, a qual, em síntese, aponta para, em regra, um serviço de tecnologias de informação e comunicação (TIC) em cada ministério, com a missão de definir as políticas e estratégias de TIC e garantir o planeamento, concepção, execução e avaliação das iniciativas de informatização. Defendendo-se que as alterações daqui resultantes venham a ser implementadas de uma forma faseada, e acolhendo a preocupação, também referida na citada RCM, de uma gestão eficaz e racional dos recursos disponíveis, a solução proposta como modelo futuro passa pela conversão dos serviços informáticos do SEF em data center do MAI, ficando todos os outros organismos apenas com serviços locais de apoio ao utilizador. Reconhecendo-se ainda a importância de uma solução de continuidade de negócio a implementar rapidamente, também se defende que a mesma se concretize tendo por base a estrutura informática da PSP, embora admitindo como possibilidade futura a criação de uma alternativa que responda mais adequadamente aos requisitos que uma imprescindível análise de risco venha a identificar como recomendáveis nos planos financeiro, organizacional, técnico e ambiental. A DGIE assumirá assim a gestão da Rede Nacional da Segurança Interna (RNSI) rede de comunicações segura, integrada, de alto débito, totalmente fiável e capaz de suportar dados, voz e imagens para uso das forças e serviços de segurança, das estruturas de protecção civil e demais organismos e serviços do Ministério a qual visa, principalmente, agilizar o desenvolvimento da informatização dos sistemas de informação da administração interna, a sua imprescindível integração e a necessária intercomunicação entre todos os sistemas de todas as estruturas e organismos do MAI. Considerando a urgência em melhorar os níveis de segurança no acesso, comunicação e armazenamento da informação, a DGIE, racionalizando meios por partilha e inovação tecnológica, como centro de gestão, deverá abranger: O acesso do cidadão à informação dispersa pelos organismos do Ministério; Os serviços básicos de rede a todas as dependências de todos os organismos do Ministério (acesso seguro à Internet, correio electrónico, infra-estrutura de chaves públicas, voz sobre IP); A partilha de aplicações de carácter horizontal; Uma melhoria significativa dos tempos de resposta dos sistemas através do aumento de débito, assegurando o uso da banda larga no sector da segurança interna; Uma significativa diminuição dos custos globais das comunicações; Uma intranet comum para as forças de segurança. Ministério da Administração Interna V/2-25