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1 RELATÓRIO ANUAL DE EXECUÇÃO DO PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS 2015 Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 1 de 35

2 1. ÍNDICE 1. ÍNDICE ENQUADRAMENTO METODOLOGIA ANÁLISE DOS RELATÓRIOS SECTORIAIS Divisão de Apoio Geral (DAG) Direção de Serviços Jurídicos e Cooperação Judiciária Internacional (DSJCJI) Direção de Serviços de Administração Judiciária (DSAJ) Direção de Serviços de Gestão Patrimonial (DSGP) Direção de Serviços Financeiros e de Processamento de Remunerações (DSFPR) Direção de Serviços de Identificação Criminal (DSIC) Súmula dos Relatórios Sectoriais BALANÇO GERAL DOS RESULTADOS RISCOS MEDIDAS DE PREVENÇÃO CONCLUSÕES RECOMENDAÇÕES ANEXOS Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 2 de 35

3 2. ENQUADRAMENTO No âmbito da aplicação do despacho do Senhor Diretor-Geral n.º 9/2014, de 21 de novembro, foi criado o Gabinete de Auditoria Interna da DGAJ, ao qual compete a atualização, acompanhamento e avaliação do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PGRCIC), da DGAJ, doravante Plano. Sendo um processo dinâmico, que exige um acompanhamento constante, e visando a melhoria contínua de políticas e procedimentos de controlo interno, com propostas de novas soluções integradoras que permitam definir procedimentos por parte dos responsáveis, para um controlo mais eficaz e eficiente das áreas sensíveis à matéria aí vertida, o Plano prevê, de acordo com a Recomendação n.º 1/2009 do CPC, como mecanismo de controlo e monitorização, a elaboração de um Relatório Anual de Execução do Plano, no qual é feita a sua avaliação interna. Decorrido o ano de 2015, importa pois proceder à monitorização da execução do Plano, elaborando-se o Relatório Anual de Execução no qual são identificadas as situações potenciadoras de riscos de corrupção e infrações conexas e aferido o grau de execução das medidas propostas, para combater a sua ocorrência. Nesse sentido, o presente relatório, contempla, nomeadamente: O balanço das medidas a adotar e das adotadas; A descrição dos riscos cujo impacto foi reduzido ou que são residuais e daqueles que se mantêm; As medidas preventivas aplicadas que não faziam parte do Plano. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 3 de 35

4 Gravidade da consequência 3. METODOLOGIA Foi solicitada a participação dos dirigentes intermédios da DGAJ, responsáveis pela implementação das medidas das diversas unidades orgânicas (UO), tendo sido pedido o preenchimento de um quadro avaliativo por unidade orgânica (em anexo) relativo ao grau de implementação e eficácia das medidas preventivas, bem como os constrangimentos que poderão ter conduzido à não implementação de algumas medidas previstas, bem como a identificação de outras medidas adotadas e não previstas no Plano. Foi igualmente solicitada a reavaliação do risco, graduado de acordo com a matriz constante do Plano, segundo uma escala de elevado, moderado e fraco em função do grau de probabilidade de ocorrência (elevada, moderada ou fraca) e da gravidade da consequência (elevada, moderada ou fraca). Matriz de Risco Probabilidade de Ocorrência ELEVADA MODERADA FRACA ELEVADA Elevada Elevada Moderada MODERADA Elevada Moderada Fraca FRACA Moderada Fraca Fraca Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 4 de 35

5 4. ANÁLISE SETORIAL Analisados os quadros avaliativos preenchidos pelas unidades orgânicas competentes Unidades Orgânicas Nucleares/Unidades Flexíveis (UON/UF) verificamos o seguinte: 4.1. Divisão de Apoio Geral (DAG) No Plano de 2015 não foram identificados riscos, uma vez a UF os considerou residuais (eliminados) por força da implementação das medidas preventivas aplicadas a partir de 2014 (ver anexo A). Pese embora a UF considere que os riscos no Plano de 2015 são residuais (eliminados), relativamente algumas das suas atribuições foi considerado oportuno a tomada de medidas adicionais: No que concerne à gestão da sala de exposições e participação na organização de eventos a levar a cabo pela DGAJ, pelo Gabinete de Auditoria Interna foi realizada uma auditoria ao funcionamento do espaço de exposições gerido pela DGAJ. O relatório final foi apresentado à Direção Superior para aprovação em Dezembro de 2015; No que concerne à atribuição de assegurar em articulação com outros organismos, a preparação e implementação dos serviços de segurança, higiene e saúde no trabalho, na DGAJ e nos Tribunais, a DAG refere que a preparação e implementação dos serviços de segurança e saúde no trabalho, foi assegurada de forma transparente e em articulação com outras unidades orgânicas nomeadamente da área da contratação. Refere ainda que foram ainda implementadas medidas preventivas não previstas, nomeadamente a participação do chefe de divisão em formação de 560 horas para aquisição de competências certificadas em matéria de ST e foi admitido na UF um Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 5 de 35

6 oficial de justiça com formação certificada em ST, prevendo-se a entrada de um trabalhador ao abrigo do programa de estágios profissionais na administração central (PEPAC) Direção de Serviços Jurídicos e Cooperação Judiciária Internacional (DSJCJI) No Plano de 2015 foram identificados oito riscos, para a prevenção dos quais já haviam sido implementadas medidas preventivas. Contudo para 2015 foram propostas novas medidas a implementar: Relativamente ao risco da possibilidade de discricionariedade na apreciação dos processos, emissão de parecer sob influência externa e/ou possibilidade de apreciação ligeira devido a urgência na análise do processo, na atividade de realização de estudos e prestação de apoio técnico-jurídico no âmbito das atribuições da DGAJ e do normal desenvolvimento das respetivas atividades, a UON considerou que se encontrava em desenvolvimento um processo de recrutamento de novos técnicos superiores para a mesma, pelo que se esperava que o reforço da equipa de trabalho permitisse concluir o anteriormente programado, a que acrescia a implementação do sistema de auditoria interna, complementada com o manual de procedimentos. Tais medidas foram PARCIALMENTE ADOTADAS, e foram eficazes na parte adotada, tendo diminuído a possibilidade de ocorrência do risco bem como a gravidade da sua ocorrência, ainda assim o risco permanece, graduado como FRACO. Foram ainda identificados pela UON constrangimentos, que contribuíram para a implementação parcial das medidas, nomeadamente não ter sido possível aprofundar o sistema de auditoria interna, decorrente da escassez de recursos humanos. Também não iniciaram funções novos colaboradores como estava previsto, que permitissem colmatar as saídas ocorridas nos anos transatos, tendo cessado funções uma técnica superior. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 6 de 35

7 No que concerne ao risco da possibilidade de discricionariedade na apreciação dos processos relativamente às respostas às reclamações e recursos hierárquicos, apresentados pelos oficiais de justiça e outros trabalhadores da DGAJ, foi também proposta a continuação da aplicação das medidas adotadas, nomeadamente: - Segregação de funções com diferentes níveis de avaliação e decisão; - Distribuição de processos de forma aleatória e rotatividade dos técnicos no tratamento das várias matérias; - Fundamentação da decisão proposta, com sucessivo visionamento e validação de pareceres, informações, atos processuais pelo diretor de serviços. A UO considera que a ADOÇÃO de tais medidas foi eficaz, permitindo reduzir o risco identificado até ser apenas RESIDUAL (eliminado). Relativamente ao risco de quebra dos deveres de transparência, isenção e imparcialidade e risco de favorecimento, na atividade de realização de procedimentos necessários à realização das ações de recrutamento, seleção e mobilidade do pessoal da DGAJ, foi também proposta a continuação da aplicação da medida adotadas, nomeadamente: - A nomeação de júris diferentes para diferentes concursos; - Assegurar a rotatividade dos elementos do júri; - Publicação de todos os documentos do concurso; - Criação de um documento matriz com instruções específicas para entrevista aos membros do júri; - Provas escritas com resposta de escolha múltipla e publicitação da grelha de correção; - Utilização de critérios de recrutamento objetivos e precisos com reduzida margem de discricionariedade; - Exigência de declaração de não permanência no Júri sempre que surjam opositores cuja relação possa gerar conflito de interesses (relações de parentesco, afinidade, etc ). Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 7 de 35

8 A UO considera que a ADOÇÃO de tais medidas foi eficaz, permitindo reduzir o risco identificado até ser apenas RESIDUAL (eliminado). Quanto ao risco de possibilidade de discricionariedade na instrução de processos relativos a acidentes de trabalho, pela UON foi proposta que em 2015 fosse continuada a aplicação da validação através de vários níveis de decisão. A medida foi ADOTADA e foi considerada eficaz, permitindo reduzir o risco identificado até ser apenas RESIDUAL (eliminado). Foi também identificado o risco de não cumprimento da tramitação dos processos, não contestação de ações por influência externa, e não ser assegurada com qualidade técnica jurídica adequada na atividade que consiste em preparar e acompanhar a intervenção da DGAJ em processos jurisdicionais, praticando todos os atos de contencioso administrativo necessários. O risco foi qualificado como moderado e para além das medidas já anteriormente implementadas foi proposta a adoção de medidas preventivas em 2015, nomeadamente desenvolver um programa informático com um desenho funcional adaptado a contencioso administrativo, para adequado controlo dos prazos e transitoriamente desenvolver programa/atalho informático em excel que permita acompanhar os prazos do contencioso. Tais medidas foram PARCIALMENTE ADOTADAS, tendo sido apontado como constrangimento à sua adoção não ter sido possível atribuir prioridade por limitação de recursos internos e financeiros ao desenvolvimento do programa informático adaptado ao contencioso administrativo para gestão dos prazos processuais. As medidas já ADOTADAS foram consideradas eficazes, tendo o risco diminuído e sendo agora classificado como FRACO tendo em conta a diminuição do grau de gravidade da sua ocorrência. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 8 de 35

9 No que concerne ao risco de designação de instrutor que possa por impedimento ou suspeição pôr em risco a isenção dos resultados na instrução de processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos e outros processos semelhantes, estava qualificado como fraco, por adoção de medidas preventivas em 2014, nomeadamente a intervenção a nível da chefia e a apresentação de declaração de compromisso de honra de não existência de conflitos de interesses. Em 2015 foi proposta a continuação da sensibilização junto dos instrutores para a necessidade de implementação das medidas adotadas, o que foi efetuado, considerado permitindo reduzir o risco identificado até ser apenas RESIDUAL (eliminado). Quanto ao risco de possibilidade de discricionariedade na apreciação de processos nos casos de pedidos de acumulação de atividades ou funções públicas dos Oficiais de Justiça e outros funcionários da DGAJ, risco qualificado como fraco tendo sido adotada a medida preventiva de validação através de vários níveis de decisão. Em 2015 foi proposta a continuação de implementação daquela medida que foi considerada eficaz, permitindo reduzir o risco identificado até ser apenas RESIDUAL (eliminado). Relativamente ao risco de possibilidade de discricionariedade na atividade que visa assegurar o apoio técnico na apreciação dos processos de aplicação de instrumentos institucionalizados de audição dos utentes dos serviços da DGAJ, nomeadamente a resposta a reclamações, que estava qualificado como fraco, por adoção da medida preventiva de validação através de vários níveis de decisão, foi proposta a continuação da sua implementação em 2015 e foi considerada eficaz permitindo reduzir o risco identificado, até ser apenas RESIDUAL (eliminado). (Ver anexo B) Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 9 de 35

10 DSJCJI Divisão de Cooperação Judiciária Internacional (DCJI) No Plano de 2015 foi identificado um risco transversal a todas as atividades da divisão, de falta de controlo documental no circuito interno nas unidades orgânicas, quando montantes financeiros estejam envolvidos, tendo sido proposta a definição de um procedimento a observar em função do circuito percorrido desde a entrada à saída da DGAJ, uma vez que trata-se de um risco transversal à generalidade das unidades/subunidades orgânicas que contactam com valores monetários. Relativamente à UOF o risco foi qualificado como moderado. Refere a UF que não depende da DCJI a definição do procedimento transversal, tal como proposto ( ), pelo que não está ao seu alcance dar nota das razões que dificultaram a respetiva adoção. Para além das medidas preventivas já adotadas em 2014, e da sugestão feita para 2015 a UOF entendeu por bem mencionar que a adoção de outras medidas nomeadamente os procedimentos e circuitos plasmados, em 2015, no Manual de Procedimentos da DGAJ relativos a cada unidade e subunidade orgânicas, relacionados com o risco identificado, foram um contributo para a CONCRETIZAÇÃO PARCIAL DA MEDIDA PROPOSTA. As medidas adotadas não são consideradas eficazes e o risco mantem a sua qualificação como MODERADO. (Ver anexo C) 4.3. Direção de Serviços de Administração Judiciária (DSAJ) DSAJ Divisão de Planeamento e Organização (DPO) No Plano de 2015 foram identificados cinco riscos, que são transversais a algumas da atividades da UF, a saber: Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 10 de 35

11 Risco de favorecimento da conceção e execução das medidas de organização e modernização dos tribunais, tendo sido proposta a continuação da aplicação das medidas adotadas em 2014, consideradas eficazes, mas mantendo-se o risco, qualificado como FRACO. Risco de parcialidade e favorecimento no acompanhamento do movimento processual dos tribunais para a elaboração de propostas de criação e extinção de tribunais e secções e de racionalização de recursos humanos, tendo sido proposta a continuação da aplicação das medidas adotadas em 2014, consideradas eficazes, mas mantendo-se o risco, qualificado como FRACO. Risco de favorecimento no apoio técnico à atividade das secretarias judiciais nas matérias que não sejam da competência das restantes direções de serviços, tendo sido proposta a continuação da aplicação das medidas adotadas em 2014, consideradas eficazes, mas mantendo-se o risco, qualificado como FRACO. Risco de favorecimento na definição dos serviços mínimos necessários, por decretamento de greve e dos meios para garantir o seu cumprimento nas secretarias dos tribunais e nos serviços do Ministério Público e na prestação de todos esclarecimentos solicitados pelos tribunais nessas circunstâncias, tendo sido proposta a continuação da aplicação das medidas adotadas em 2014, consideradas eficazes, mas mantendo-se o risco, qualificado como FRACO. Risco de tratamento preferencial e favorecimento no planeamento, promoção e coordenação da atividade desenvolvida pela equipa afeta à recuperação processual a funcionar na dependência da DGAJ, tendo sido proposta a continuação da aplicação das medidas adotadas em 2014, consideradas eficazes, mas mantendo-se o risco, qualificado como FRACO (Ver anexo D) Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 11 de 35

12 DSAJ Divisão de Gestão de Recursos Humanos dos Tribunais (DGRHT) No Plano de 2015 dos dois riscos anteriormente identificados (ver anexo E), apenas foi sinalizado um risco relativamente ao qual deveria ser adotada medida preventiva: O risco de favorecimento dos candidatos decorrente da escolha dos lugares a concurso na organização e execução dos movimentos dos oficiais de justiça e a atualização dos respetivos mapas, tendo sido indicada como medida preventiva a implementar em 2015, propor a prévia publicitação dos lugares colocados a concurso. Para além da medida proposta no Plano a UF aplicou ainda uma medida adicional não prevista, que consistiu em contato efetuado em setembro com os administradores judiciários no sentido de comunicarem quais as comarcas com maior défice de oficiais de justiça. Desse modo, verificou-se onde existia necessidade de colocar oficiais de justiça através de movimento, tendo isso em consideração na publicitação dos lugares a concurso. As medidas implementadas foram consideradas eficazes, e o risco foi requalificado para FRACO, por diminuição da possibilidade de ocorrência. Por outro lado, aquando da elaboração do Plano não foram identificados riscos relativamente à atividade que consiste em assegurar os procedimentos necessários à realização dos estágios nos tribunais quando não abrangidos na competência da Divisão de Formação, a UOF considerou que na sequência de ter decorrido em 2015 procedimento concursal de recrutamento no âmbito do PEPAC, como forma de evitar o risco de favorecimento, contatar os administradores judiciários, tendo os estagiários sido distribuídos pelas diversos núcleos de secretarias de tribunais de acordo com a proximidade da sua residência. Foi assim sinalizada a existência de um risco de favorecimento, aplicada uma medida preventiva que foi considerada eficaz, permitindo reduzir o risco identificado até ser apenas RESIDUAL (eliminado). (Ver anexo E) Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 12 de 35

13 DSAJ Divisão de Formação (DF) No Plano de 2015 não foram identificados riscos relativamente aos quais a UF necessitasse de implementar medidas preventivas em 2015, uma vez que os riscos anteriormente identificados foram eliminados por aplicação das medidas preventivas implementadas em (Ver anexo F) 4.4. Direção de Serviços de Gestão Patrimonial (DSGP) DSGP Divisão de Infraestruturas (DIE) No Plano de 2015 foram identificados três riscos, relativamente aos quais já tinham sido implementadas medidas preventivas em 2014: O risco de divulgação de informação privilegiada relativamente à preparação de programas e estudos funcionais dos tribunais, de acordo com as respetivas necessidades. Com as medidas implementadas em 2014 o risco ficou qualificado como moderado, tendo a UOF proposto para 2015 a conclusão do manual de procedimentos como medida preventiva a implementar. Após a conclusão do manual de procedimentos, foi considerado que as medidas ADOTADAS foram eficazes, mas os riscos não foram eliminados tendo o risco sido requalificado como FRACO quer por diminuição da probabilidade de ocorrência quer por diminuição da gravidade da consequência. O risco de favorecimento de interesses particulares através de divulgação de informação privilegiada relativamente às atividades de manutenção de equipamentos de infraestruturas técnicas nos edifícios onde funcionam os tribunais e, de assegurar a manutenção e a conservação das estruturas físicas da DGAJ, em articulação com o IGFEJ,I.P.. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 13 de 35

14 No Plano de 2015 foi proposta como medida preventiva a implementar, a conclusão do manual de procedimentos. Após a conclusão do manual de procedimentos, foi considerado que as medidas adotadas foram eficazes, mas os riscos não foram eliminados, tendo sido requalificados como FRACOS quer por diminuição da probabilidade de ocorrência quer por diminuição da gravidade da consequência. (Ver anexo G) DSGP Divisão de Equipamentos (DE) No Plano de 2015 foram identificados 20 riscos, mas apenas relativamente a 16 foi proposta a implementação de quatro medidas preventivas, nomeadamente: Foi identificado o risco de discricionariedade no tratamento dos tribunais, qualificado como moderado, relativamente às seguintes atividades: - Promover a acompanhar a afetação de bens e serviços nos tribunais instalados e a instalar; - Promover a racionalização dos recursos materiais afetos aos tribunais e aos serviços próprios da DGAJ; - Assegurar a gestão dos bens móveis dos tribunais e dos serviços próprios da DGAJ promovendo a conservação destes e colaborando com os secretários de justiça e com os administradores dos tribunais na conservação dos bens móveis afetos ao funcionamento dos tribunais; - Avaliar as necessidades de bens móveis a disponibilizar e dos serviços a contratar para o normal funcionamento dos tribunais e dos serviços próprios da DGAJ relativamente às matérias centralizadas na DGAJ. Como medida preventiva a implementar em 2015 foi proposta a conclusão da inventariação nos termos do CIBE e a sua integração em Gerfip, medida que foi PARCIALMENTE ADOTADA, tendo sido eficaz, não permitindo contudo a eliminação do risco que mantêm a sua qualificação de MODERADO. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 14 de 35

15 Relativamente à atividade de assegurar a realização de todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços que não se encontrem a cargo de outras entidades, foram identificados os seguintes riscos: - Aquisições diversas ao mesmo fornecedor: - Supressão de procedimentos necessários nos termos do CCP; - Fracionamento da despesa; - Intervenção em processo em situação de impedimento; - Participação económica em negócio. Como medida preventiva a implementar em 2015 foi proposta a conclusão do manual de procedimentos e elaboração de orientações técnicas, medida que foi ADOTADA, tendo sido eficaz, não permitindo contudo a redução do risco para FRACO, devido à diminuição da probabilidade de ocorrência e diminuição da gravidade da consequência. Relativamente à sua atividade de elaborar e assegurar a gestão dos contratos centralizados na DGAJ, abrangidos nas alíneas c) e d) do n.º 2.2 do DL n.º 860/2013 e dos contratos da DGAJ, foram identificados os seguintes riscos: - Não existência de fiscalização da execução contratual; - Desvio ou não fiscalização da quantidade ou qualidade das mercadorias; - Falha no acompanhamento da vigência dos contratos, provocando a sua renovação automática, sem possibilidade de avaliação da necessidade dos mesmos. Como medida preventiva a implementar em 2015 foi proposta a conclusão do manual de procedimentos, medida que foi ADOTADA, tendo sido eficaz, não permitindo contudo a eliminação do risco que foi reduzido para FRACO, devido à diminuição da probabilidade de ocorrência e diminuição da gravidade da consequência. Na atividade de assegurar a gestão da frota automóvel da DGAJ foi identificado o risco na avaliação da necessidade dos mesmos e aquisições ao mesmo fornecedor. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 15 de 35

16 Como medida preventiva a implementar em 2015 foi proposta a conclusão do manual de procedimentos, medida que foi ADOTADA, tendo sido eficaz, não permitindo contudo a eliminação do risco que mantêm a sua qualificação de FRACO. Na atividade de garantir a gestão de stocks dos serviços próprios da DGAJ e coordenar o inventário dos tribunais, permanece como risco identificado a retenção de material para uso próprio do trabalhador. Como medida preventiva a implementar em 2015 foi proposta a conclusão do manual de procedimentos, medida que foi ADOTADA, tendo sido eficaz, não permitindo contudo a eliminação do risco que mantêm a sua qualificação de FRACO. Na função de proceder ao inventário do património da DGAJ e dos Tribunais, foi identificado o risco de abates e transferências de equipamentos não registados no inventário. Como medida preventiva a implementar em 2015 foi proposta a conclusão da inventariação nos termos do CIBE e a sua integração em Gerfip, medida que foi PARCIALMENTE ADOTADA, tendo sido eficaz, não permitindo contudo a eliminação do risco que mantêm a sua qualificação de MODERADO. Na função de assegurar a manutenção dos equipamentos informáticos da DGAJ e respetivo software de apoio e assegurar e apoio informático e aplicacional aos utilizadores da DGAJ, foi identificado o risco de perda de informação. Como medida preventiva a implementar em 2015 foi proposta a emissão de despacho a designar a responsabilidade de cada um dos intervenientes, medida que foi ADOTADA, tendo sido eficaz, não permitindo contudo a eliminação do risco que mantêm a sua qualificação de FRACO. No que concerne aos riscos relativamente aos quais não foram propostas medidas preventivas a implementar em 2015 (ver anexo H), designadamente: Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 16 de 35

17 - Risco de fornecimento por familiares ou pessoas com relações de forte amizade; - Risco de gestão aleatória de stocks; - Risco de violação de segredo por funcionário (passagem de informação privilegiada); - Quanto à atribuição de passwords há risco de uso e fornecimento de informação não autorizada a particulares e/ou outras entidades; Estes riscos mantêm a sua qualificação como FRACOS (Ver Anexo H) DSGP Divisão de Apoio à Gestão Documental (DAGD) No plano de 2015 foi identificado o risco de discricionariedade no tratamento dos tribunais e dos serviços da DGAJ relativamente às seguintes atividades: - Definir e colaborar em programas de tratamento documental nos arquivos dos tribunais; - Assegurar a gestão de serviços arquivísticos centralizados de tipo intermédio para os tribunais, nos casos em que estas competências não estejam sob responsabilidade dos tribunais; - Assegurar a gestão do arquivo geral da DGAJ, designadamente nos domínios da aquisição, tratamento, comunicação, avaliação, seleção e eliminação de documentos semi ativos. Como medida preventiva a implementar em 2015 foi proposto que, para além das medidas já anteriormente implementadas, se concluísse o manual de procedimentos, medida que foi ADOTADA, tendo sido eficaz, permitindo reduzir o risco identificado até ser apenas RESIDUAL (eliminado). (Ver anexo I) Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 17 de 35

18 4.5. Direção de Serviços Financeiros e de Processamento de Remunerações (DSFPR) DSFPR Divisão de Gestão Financeira (DGF) No plano de 2015 foram identificados sete riscos relativamente aos quais já tinham sido implementadas em 2014, medidas preventivas que foram consideradas eficazes, não permitindo contudo a eliminação dos riscos. Não obstante, foram assinalados constrangimentos que dificultaram a sua implementação, nomeadamente a falta de recursos humanos. Não foram propostas medidas adicionais a implementar em 2015, mantendo os riscos a sua qualificação (4 FRACOS e 3 MODERADOS). (Ver anexo J) DSFPR Divisão de Gestão dos Tribunais (DGT) No Plano de 2015 foram identificados seis riscos, relativamente aos quais já tinham sido implementadas medidas preventivas em 2014 que foram consideradas eficazes. Apesar disso, foi proposta a implementação de medidas preventivas em 2015 apenas relativamente a dois desses riscos: O risco de manipulação de dados na atividade de acompanhar a evolução dos indicadores de gestão para os tribunais em matéria financeira e orçamental, para o qual foram propostas as medidas de normalização dos procedimentos e atualização das bases de dados e introdução de vários níveis de validação. As medidas foram ADOTADAS e foram consideradas eficazes, e o risco manteve-se MODERADO. Foram assinalados constrangimentos que dificultaram a sua implementação, nomeadamente a falta de recursos humanos quer na DGT quer nos tribunais e a necessidade de formação nos Administradores Judiciários/Secretários de Justiça. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 18 de 35

19 O risco de incumprimento dos procedimentos legais por parte dos Administradores Judiciários na atividade de acompanhar e verificar os procedimentos legais de execução orçamental de realização de despesa pública, para o qual foram as medidas de análise de procedimentos e divulgação de informações com vista a clarificar procedimentos. As medidas foram ADOTADAS e foram consideradas eficazes, e o risco manteve-se MODERADO. Foram assinalados constrangimentos que dificultaram a sua implementação, nomeadamente a falta de recursos humanos quer na DGT quer nos tribunais e a necessidade de formação nos AJ/Secretários de Justiça. (ver anexo L) DSFPR Divisão de Gestão do Processamento de Remunerações (DGPR) No Plano de 2015 estão identificados quatro riscos, relativamente aos quais já haviam sido implementadas medidas preventivas em 2014: Risco de procedimento e abonos processados incorretamente e lapso no registo de informação na atividade de processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal da DGAJ, dos oficiais de justiça, dos trabalhadores dos tribunais do regime geral e dos magistrados que exerçam funções em tribunais em relação aos quais não seja cometido o processamento de remuneração a outro serviço. O risco estava qualificado como elevado e foi proposto dar continuidade às medidas preventivas já implementadas, nomeadamente: - Auditorias internas através de ferramenta informática própria (SRH PLUS) após folhas de vencimento; - Rotatividade pelas processadoras dos tribunais a processar; Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 19 de 35

20 - Cruzamento da informação relativa ao posicionamento remuneratório constante da aplicação de gestão de recursos humanos (ORAMOVIM) e a aplicação utilizada para o processamento de remunerações (SRH). Para além destas medidas a UF informou que procedeu à implementação de uma medida não prevista no plano, que consiste no reforço do tipo de cruzamento de informação e alargamento das amostras auditadas mensalmente. As medidas aplicadas foram consideradas eficazes, mas o risco permanece qualificado como ELEVADO. Risco de acesso indiferenciado aos processos individuais por parte de qualquer trabalhador da DGAJ na atividade de organizar e manter atualizados os ficheiros biográficos e os processos individuais dos oficiais de justiça, dos trabalhadores dos tribunais do regime geral e dos trabalhadores da DGAJ. Não foi proposta a adoção de novas medidas preventivas em 2015, tendo-se considerado que as medidas já implementadas são eficazes, mantendo-se o risco qualificado como MODERADO. Risco de registo incorreto dos códigos de assiduidade com especial destaque para os tribunais na atividade de efetuar o controlo da assiduidade dos oficiais de justiça, dos trabalhadores dos tribunais do regime geral e dos trabalhadores da DGAJ. Como medida preventiva a adotar em 2015 foi proposta a preparação de notas informativas ainda mais sucintas, reforçando os prejuízos que resultam para o trabalhador em situação de registos de assiduidade incorretos. A medida foi ADOTADA e considerada eficaz, no entanto o risco mantem-se qualificado como ELEVADO. Risco de o Secretário não registar o turno na aplicação informática, procedendo ao envio dessa informação a posteriori, o que dificulta o controlo do número de funcionários que prestam turnos correndo-se o risco de abonos incorretos, Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 20 de 35

21 na atividade de controlo de turnos dos oficiais de justiça e dos trabalhadores dos tribunais do regime geral. Em 2015 foi proposta a preparação de informação sensibilizando os Srs. Administradores/Secretários de que os turnos efetuados pelos trabalhadores nas situações de deslocalização, devem ser comunicados ao secretário do local onde o trabalhador é afeto de modo a que seja aquele a inserir essa informação. A medida foi ADOTADA E considerada eficaz, mas o risco mantem-se qualificado como MODERADO. (Ver anexo M) 4.6. Direção de Serviços de Identificação Criminal (DSIC) DSIC Divisão de Identificação, Atendimento e Apoio Administrativo (DIAA) No plano de 2015 foram identificados cinco riscos, tendo já sido adotadas medidas preventivas em Para 2015, foi proposta a implementação das seguintes medidas: Relativamente ao Risco de possibilidade de adulteração da informação em registo ou de tratamento incorreto da informação para favorecimento de interesses particulares (análise de identificação incorreta para favorecimento em emissão) no que respeita à atividade que consiste em promover a identificação dos titulares da informação recebida para inscrição nos registos, foi proposta a implementação do previsto no artigo 9.º do DL n.º 165/2012 de, 31/7 (medidas de controlo de acesso físico aos setores responsáveis pelo acesso à informação de identificação criminal). A MEDIDA NÃO FOI ADOTADA tendo sido identificados constrangimentos na sua adoção por dificuldade de acomodação dos serviços necessária à operacionalização da medida, no contexto geral da organização do espaço da DGAJ. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 21 de 35

22 As medidas anteriormente aplicadas foram consideradas eficazes e o risco mantem a qualificação de MODERADO. Relativamente ao risco já descrito no que concerne à atividade de promoção da identificação dos titulares de informação cujo acesso ou certificação seja pedida, foi também proposta a implementação do previsto no artigo 9.º do DL n.º165/2012 de 31/7 (medidas de controlo de acesso físico aos setores responsáveis pelo acesso à informação de identificação criminal). A MEDIDA NÃO FOI ADOTADA tendo sido identificados constrangimentos na sua adoção por dificuldade de acomodação dos serviços necessária à operacionalização da medida, no contexto geral da organização do espaço da DGAJ. As medidas anteriormente aplicadas foram consideradas eficazes e o risco mantem a qualificação de MODERADO. No que toca às restantes atividades da UOF, não foram identificados novos riscos nem propostas ou implementadas novas medidas preventivas. (Ver anexo N) DSIC Divisão de Análise e Gestão de Registos (DAGR) No Plano de 2015 foi identificado como risco transversal a todas as atividades da unidade orgânica o risco de possibilidade de adulteração da informação em registo para favorecimento de interesses particulares na emissão de certificados de titulares de registo (supressão de informação, transmissão ilegítima de informação de registo, certificação incorreta de informação positiva), tendo sido anteriormente implementadas medidas preventivas, foi proposta a adoção de uma medida em 2015 que consiste na implementação do previsto no artigo 9.º do DL n.º 165/2012 de, 31/7 (medidas de controlo de acesso físico aos setores responsáveis pelo acesso à informação de identificação criminal). Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 22 de 35

23 Foram identificados constrangimentos na adoção da medida por dificuldade de acomodação dos serviços necessária à sua operacionalização, no contexto geral da organização do espaço da DGAJ. As medidas anteriormente aplicadas foram consideradas eficazes e o risco mantem a qualificação de MODERADO. (Ver anexo O) Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 23 de 35

24 4.7. Mapa resumo dos Relatórios Sectoriais (quadros) preenchidos pelas unidades orgânicas Segue mapa resumo dos referidos resultados e análise da adoção das medidas propostas no Plano e de outras medidas não previstas no Plano (enumeração, adoção, eficácia), bem como dos riscos após a execução do Plano durante o ano de 2015 (residuais, mantidos) e a qualificação dos riscos não residuais. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 24 de 35

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27 5. BALANÇO GERAL DOS RESULTADOS Os relatórios setoriais elaborados por unidade orgânica, permitem-nos concluir que: 5.1. RISCOS No Plano de 2015 foram identificados 65 riscos conforme consta do quadro 1: Quadro Riscos qualificados no Plano de 2015 Dos riscos identificados: 2 Riscos foram qualificados de elevado; 30 Riscos foram qualificados de moderado; 33 Riscos foram qualificados de fraco; (quadros 2 e 3) Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj.pt :: website: Página 27 de 35

28 Quadro 2 35 Riscos qualificados no PPC de Risco elevado Risco moderado Risco fraco Não qualificado Quadro 3 15 Qualificação dos riscos no Plano de 2015 por unidade orgânica Elevado Moderado Fraco Da Requalificação dos riscos feita após a execução do Plano de 2015 concluiu-se que: Dos 65 riscos inicialmente identificados, foram eliminados (ficando residuais) 9 (14%). Permanecem qualificados 56 riscos a que corresponde (86%): Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 28 de 35

29 Manteve-se a qualificação de 43 riscos; Diminuiu a qualificação de 13 riscos; (quadros 4 e 5) Quadro 4 Quadro 5 Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 29 de 35

30 5.2. MEDIDAS DE PREVENÇÃO No Plano de 2015 foram propostas 26 medidas de prevenção (quadros 6,7 e 8) das quais: Foram adotadas 19 medidas; Foram parcialmente adotadas 4 medidas; Não foram adotadas 3 medidas. Para além das medidas previstas no Plano, foram ainda adotadas medidas não prevista no plano, nomeadamente: Foram adotadas 8 medidas; Foi parcialmente adotada 1 medida. Quadro 6 Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 30 de 35

31 Quadro 7 Medidas propostas no Plano de Quadro 8 Os constrangimentos identificados que dificultaram a adoção e implementação de medidas propostas no Plano, foram: Na DSJCJI, a impossibilidade de aprofundar o sistema de auditoria interna decorrente da escassez de recursos humanos. Não iniciaram funções como previsto os colaboradores que permitissem colmatar as saídas ocorridas nos anos transatos, tendo cessado funções uma técnica superior. Não foi possível atribuir prioridade por limitação de recursos internos e financeiros Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 31 de 35

32 ao desenvolvimento do Programa informático adaptado ao contencioso administrativo para gestão dos prazos processuais; Na DCJI, não depende desta UF a definição do procedimento transversal, tal como proposto, pelo que não está ao seu alcance dar nota das razões que dificultaram a respetiva adoção. Dado o risco identificado ser inerente ao exercício das competências cometidas à DCJI é insuscetível de ser eliminado, razão pela qual é mantido classificado como fraco. Procura-se, porém, controlá-lo com a manutenção de monitorização dos montantes liquidados e respetivos meios de pagamento relativos a pensão de alimentos e do pagamento de atos judiciais, no âmbito de instrumentos de cooperação judiciária internacional em matéria civil e comercial da responsabilidade da DGAJ; Na DGF, falta de recursos humanos; Na DGT, falta de recursos humanos quer na DGT quer nos tribunais e necessidade de ministrar formação aos AJ/Secretários de Justiça; Na DIAA, dificuldade de acomodação dos serviços necessária à operacionalização da medida, no contexto geral da organização do espaço da DGAJ; Na DAGR, dificuldade de acomodação dos serviços necessária à operacionalização da medida, no contexto geral da organização do espaço da DGAJ. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 32 de 35

33 6. CONCLUSÕES 1) O Plano é um instrumento que contribui para a boa gestão do risco na organização, como suporte do processo de tomada de decisão, do planeamento e da execução das atividades, proporcionando uma visão global dos riscos inerentes e identificando alguns constrangimentos ao bom funcionamento da DGAJ. 2) Existe envolvimento e reflexão na preparação e aplicação de medidas de controlo de riscos, que fica bem patenteada, quer no fato de todas a UON/UF terem prontamente apresentado os mapas de controlo, quer nos argumentos plasmados para a não implementação de algumas medidas, e ainda pela criação e implementação de medidas que não se encontravam previstas, indiciador do carater dinâmico que se espera relativamente a um instrumento desta natureza. 3) O Plano fornece, ainda, indicação sobre as áreas nas quais são manifestadas necessidades de formação e de recursos humanos ou materiais, sendo também nesta vertente um instrumento que pode auxiliar no processo de decisão e organização, que permita colmatar as falhas identificadas, otimizando os recursos existentes. 4) A maioria das medidas propostas foram adotadas e foram eficazes, sendo também eficazes as medidas implementadas que não se encontravam previstas no Plano. 5) Constatamos a diminuição dos riscos a que a instituição está exposta, sendo no entanto necessário fazer face aos riscos qualificados, com especial incidência nos de graus elevado e moderado. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 33 de 35

34 7. RECOMENDAÇÕES Com a análise efetuada e as conclusões explanadas formulam-se as seguintes recomendações: A orientação dos serviços no sentido de continuarem envolvidos com a gestão dos riscos; A sensibilização para a cooperação entre unidades orgânicas e funcionários, cumprindo o Código de Ética e de Conduta da DGAJ e criando um sentido ético adequado à missão da DGAJ; A revisão do Plano dando cumprimento à recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção de 1 de julho de 2015 para que sejam identificados todos os riscos de gestão, incluindo os de corrupção, bem como as correspondentes medidas preventivas. Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 34 de 35

35 8. ANEXOS Direção-Geral da Administração da Justiça Av. D. João II, D/E, Ed. H - Piso 0, 9-14 :: Lisboa :: PORTUGAL Tel /1 :: Fax: :: correio@dgaj.mj. Página 35 de 35

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59 RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DA EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO ATRIBUIÇÕES/COMPETÊNCIAS DSGP/DE RESPONSÁVEL: Paulo Miguel (Chefe de Divisão) Promover a acompanhar a afetação de bens e serviços nos tribunais instalados e a instalar Promover a racionalização dos recursos materiais afetos aos tribunais e aos serviços próprios da DGAJ Assegurar a gestão dos bens móveis dos tribunais e dos serviços próprios da DGAJ, promovendo a conservação destes e colaborando com os secretários de justiça e com os administradores dos tribunais na conservação dos bens móveis afetos ao funcionamento dos tribunais Avaliar as necessidades de bens móveis a disponibilizar e dos serviços a contratar para o normal funcionamento dos tribunais e dos serviços próprios da DGAJ relativamente às matérias centralizadas na DGAJ Assegurar a realização de todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços que não se encontrem a cargo de outras entidades Elaborar e assegurar a gestão dos contratos dos tribunais centralizados na DGAJ, abangidos nas alíneas c) e d) do nº2.2 do DL n.º 860/2013 e dos contratos da DGAJ Assegurar a gestão da frota automóvel da DGAJ Garantir a gestão de stocks dos serviços próprios da DGAJ e coordenar o inventário dos tribunais Representar a DGAJ e os tribunais na estrutura do Ministério da Justiça responsável pelos procedimentos de aquisição de bens e serviços, participando na realização desses procedimentos Proceder ao inventário do património da DGAJ e dos tribunais Assegurar a manutenção dos equipamentos informáticos da DGAJ e respetivo Software de apoio e assegurar o apoio informático e aplicacional aos utilizadores da DGAJ. Prestar apoio aos tribunais, em articulação com o IGFEJ, nos pedidos de acesso a aplicações e manutenção, reparação ou substituição de equipamentos informáticos Falha no acompanhamento da vigência dos RISCOS IDENTIFICADOS Discricionariedade no tratamento dos tribunais Discricionariedade no tratamento dos tribunais Discricionariedade no tratamento dos tribunais Discricionariedade Aquisições diversas no tratamento dos ao mesmo tribunais fornecedor Supressão de procedimentos necessários no âmbito do CCP Fracionamento da despesa Intervenção em processo em situação de impedimento Participação económica em negócio Não existência de fiscalização da execução contratual Desvio ou não fiscalização da quantidade ou qualidade da mercadoria contratos, provocando a sua renovação automática, sem possibilidade de avaliação da necessidade dos mesmos Avaliação da necessidade dos mesmos, aquisições diversas ao mesmo fornecedor Retenção de material para uso próprio do trabalhador Fornecimento por familiares ou Gestão aleatória de pessoas com Stocks relações de forte amizade Violação de segredo por funcionário (passagem de informação privilegiada) Abates, transferências e Equipamentos não registados no inventário Risco de perda de informação Quanto à atribuição de passwords, há o risco de uso e fornecimento de informação não autorizada a particulares e/ou outras entidades QUALIFICAÇÃO DO RISCO (SEGUNDO A MATRIZ DA FERMA) Matriz Matriz de PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz de PO Matriz PO Matriz de PO de de de de de de de de de de de de de de de Risco de Risco Risco de Risco Risco E M F E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F Risco E M F E M F E M F E M F E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E GC M x GC M x GC M x GC M x GC M x GC M x GC M x GC M x GC M x GC M x GC M x GC M x GC M GC M GC M GC M GC M GC M x GC M GC M F F F F F F F F F F F F F x F x F x F x F x F F x F x ESCALA DE RISCO (ELEVADO, MODERADO, FRACO) Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Fraco Fraco Fraco Fraco Fraco Moderado Fraco Fraco MEDIDAS PREVENTIVAS IMPLEMENTADAS Proceder à inventariação do património nos termos do CIBE. Inventariação do património da DGAJ e dos tribunais através de sistema de informação próprio para esse fim, que dê garantias de fiabilidade, segurança, integralidade e acesso permanente à informação. Inventariação do património da DGAJ e dos tribunais através de sistema de informação próprio para esse fim, que dê garantias de fiabilidade, segurança, integralidade e acesso permanente à informação Inventariação do património da DGAJ e dos tribunais através de sistema de informação próprio para esse fim, que dê garantias de fiabilidade, segurança, integralidade e acesso permanente à informação Inventariação do património da DGAJ e dos tribunais através de sistema de informação próprio para esse fim, que dê garantias de fiabilidade, segurança, integralidade e acesso permanente à informação Medidas comuns de prevenção dos riscos identificados na realização de procedimentos de aquisição de bens e serviços:. Maior exigência na planificação das atividades com adequada antecedência;. Definição prévia das responsabilidades de cada um dos intervenientes nos processos de aquisição de bens e serviços;. Verificação, nas suas múltiplas vertentes, da conformidade legal e da regularidade financeira efetuada pela Direção de Serviços de Gestão Financeira;. Determinação do preço base sem consulta de mercado e cruzamento posterior com a consulta de mercado.medidas comuns para a prevenção dos riscos identificados: Reforço da informação/formação sobre os procedimentos a adotar no âmbito da contratação pública; aprovação de instruções que regulem os procedimentos de planeamento, com todas as fases dos concursos e possíveis incidentes; segregação de funções entre o trabalhador que recebe as propostas de contratação e o que verifica os documentos; criação de uma base de dados de contratos; sujeição a sistema de auditoria interna; elaboração de Manual de Procedimentos Promoção de ações pontuais de fiscalização; Manual de Procedimentos, sujeição a sistema de auditoria interna. Verificação nas múltiplas vertentes, da Conferências conformidade legal periódicas por e da regularidade amostragem aos financeira efetuada Stocks; Sujeição a pela Direção de sistema de Serviços de Gestão auditoria interna; Financeira; elaboração de Sujeição a sistema manual de de auditoria Procedimentos. interna; elaboração de manual de Procedimentos. Conferências periódicas por amostragem aos Stocks Inventariação do Adoção de mecanismos património da DGAJ e dos previstos e instruções tribunais através de existentes sobre os pedidos de através do sistema de acesso a aplicações;avaliar os informação próprio para níveis de segurança e controlo esses fim, que dê garantias Definição prévia das de acessos aos sistemas de fiabilidade, segurança, responsabilidades de aplicacionais; revisão integralidade e acesso cada um dos periódica dos perfis de acesso intervenientes no Definição prévia permanente à informação, aos sistemas de informação; processo de das reconciliação dos registos responsabilização dos titulares manutenção dos responsabilidades contabilísticos com os das passwords de acesso e equipamentos;adoção de cada um dos registos do inventário; consequente alteração das de manual de intervenientes Sujeição a sistema de mesmas, de forma regular e procedimentos de nos processos de auditoria Interna e periódica. manutenção, aquisição de bens Elaboração de Manual de substituição e serviços Procedimentos reafectação dos respetivos equipamentos informáticos MEDIDAS PREVENTIVAS A IMPLEMENTAR EM 2015 Concluir a inventariação nos termos do CIBE e a sua integração em Gerfip Concluir a inventariação nos termos do CIBE e a sua integração em Gerfip Concluir a inventariação nos termos do CIBE e a sua integração em Gerfip Concluir a Concluir o manual Concluir o manual Concluir o manual Concluir o manual Concluir o manual inventariação nos de procedimentos de procedimentos e de procedimentos e de procedimentos e de procedimentos e Concluir o manual termos do CIBE e a e elaboração de elaboração de elaboração de elaboração de elaboração de de procedimentos sua integração em orientações orientações orientações orientações orientações técnicas Gerfip técnicas técnicas técnicas técnicas Concluir o manual de procedimentos Concluir o manual de procedimentos Concluir o manual de procedimentos Concluir o manual de procedimentos n.a. n.a. n.a. Emissão de despacho a Concluir a inventariação designar a nos termos do CIBE e a sua responsabilidade de integração em Gerfip cada um dos intervenientes n.a.

60 QUANTO À ADOÇÃO DAS MEDIDAS PROPOSTAS? RESPONDER: - ADOTADA - PARCIALMENTE ADOTADA - NÃO ADOTADA Adotada parcialmente Adotada parcialmente Adotada parcialmente Adotada parcialmente Adotada Adotada Adotada Adotada Adotada Adotada Adotada Adotada Adotada Adotada Parcialmente adotada Adotada FORAM ADOTADAS OUTRAS MEDIDAS? EM CASO AFIRMATIVO QUAIS? AS MEDIDAS ADOTADAS FORAM EFICAZES Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim (SIM/NÃO) RAZÕES QUE DIFICULTARAM A ADOÇÃO DAS MEDIDAS PROPOSTAS O RISCO FOI ELIMINADO? (SIM/NÃO) Não Não Não Não Não Não Não Não Não Não Não Não Não Não Não Não EM CASO DE "NÃO" CLASSIFIQUE PO PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO Matriz PO PO PO PO Matriz de Matriz Matriz de Matriz Matriz de de de de de de de de de de de de de de de de Risco E M F de Risco E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F E M F Risco E M F de Risco E M F Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco Risco E M F E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC GC M x M x M x M x M M M M M M M M M M M M M M x M M F F F F F x F x F x F x F x F x F x F x F x F x F F F F F x F GAI/

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