Secretaria-Geral do Ministério da Justiça Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

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1 Secretaria-Geral do Ministério da Justiça Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Fevereiro de 2013

2 SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Fevereiro 2013 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça do Comércio Lisboa correio@sg.mj.pt

3 Í n d i c e 1. Enquadramento Apresentação da SGMJ Missão e Atribuições Estrutura Orgânica Recursos Financeiros e Humanos da SGMJ Identificação dos s e das medidas de prevenção Conflitos de interesses Execução do Plano Responsabilidade Monitorização do Plano Revisão do Plano FONTES Anexo 1 - Monitorização da execução do Plano em i

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5 1. Enquadramento Na sequência da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção de 1 de Julho de 2009, publicada na 2.ª Série do Diário da República n.º 140, de 22 de Julho de 2009, a Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) elaborou em Dezembro de 2009 o seu Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas. Um ano após a elaboração daquele Plano, e seguindo as orientações do Conselho de Prevenção da Corrupção, a SGMJ efetuou um Relatório de Monitorização com a análise da sua e alguns ajustamentos ao plano inicial. Com a recente publicação da lei orgânica da SGMJ (DL n.º 162/2012, de 31 de julho) e da portaria que define a estrutura nuclear e as competências das unidades orgânicas (Portaria n.º 385/2012 de 29 de novembro), no âmbito do PREMAC, impõem-se a reformulação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ, de modo a ajusta-lo à nova realidade. A reformulação do Plano permitiu também abordar a temática da gestão de conflitos de interesses, de acordo com a Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção de 7 de novembro de O presente Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas está estruturado em cinco capítulos, sendo este enquadramento o primeiro capítulo. No segundo capítulo faz-se uma breve caracterização da SGMJ. No terceiro capítulo é feita a identificação dos s de corrupção e infrações conexas e respetivas medidas preventivas, por unidade orgânica. O quarto capítulo aborda a temática da gestão de conflitos de interesses. Finalmente o quinto capítulo descreve o processo de monitorização e revisão do plano. Na elaboração deste plano envolveram-se os dirigentes de todas as unidades orgânicas da SGMJ, tanto na identificação dos s de corrupção e infrações conexas, como na indicação de medidas que previnem a sua ocorrência. 3

6 2. Apresentação da SGMJ 2.1. Missão e Atribuições Missão A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo. Deve assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do Ministério nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico-jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo. Atribuições A SGMJ prossegue as seguintes atribuições: a) Prestar a assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do MJ, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respetivos orçamentos; b) Promover, coordenar e acompanhar, no âmbito do MJ, as políticas de organização e de recursos humanos definidas para a Administração Pública, apoiando a tomada de decisão e a respetiva concretização, elaborando os necessários instrumentos de planeamento e de avaliação; c) Assegurar a gestão e a administração centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do recrutamento e seleção, da administração do pessoal em mobilidade especial e da formação em áreas comuns; d) Acompanhar a programação e a ação formativa dos trabalhadores dos demais serviços e organismos do MJ, com exceção da formação compreendida na competência exclusiva do Centro de Estudos Judiciários; e) Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, bem como aos serviços e organismos do ministério, designadamente através da emissão de informações e pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e recursos em que sejam visados atos praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente; f) Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente em sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou 4

7 internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente; g) Assegurar, através da unidade ministerial de compras, a contratação pública centralizada de bens e serviços, sem prejuízo da intervenção específica do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representando o MJ e conduzindo os respetivos processos aquisitivos, e colaborar com os serviços e organismos do MJ no levantamento e agregação de necessidades; h) Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade; i) Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias; j) Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MJ e procedendo à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores; k) Organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse direto para o MJ; l) Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos; m) Representar, por intermédio do secretário -geral, e assegurar o normal funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja diretamente assumida pelos membros do Governo; n) Coordenar as matérias relativas à gestão de fundos comunitários afetos ao MJ, ao nível da apresentação de candidaturas conjuntas, acompanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executoras, bem como a apresentação de propostas à entidade gestora dos respetivos programas, com vista a eventuais alterações à programação financeira dos projetos, após audição dos demais serviços e organismos intervenientes. Cabe, ainda, à SGMJ assegurar o apoio administrativo e logístico à Comissão da Liberdade Religiosa, órgão independente de consulta da Assembleia da República e do Governo, à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes, à Comissão de Programas Especiais de Segurança e à Comissão de Apreciação e Controlo da Atividade dos Administradores da Insolvência, que se regem por diploma próprio. 5

8 2.2. Estrutura Orgânica O Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, aprovou a atual Lei Orgânica do MJ. No desenvolvimento desse diploma, o Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, definiu a missão, atribuições e competências da SGMJ, a Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro, determinou a estrutura nuclear da SGMJ e competências das respetivas unidades orgânicas e o Despacho n.º 2959/2013, de 2 de janeiro, de criação das unidades orgânicas flexíveis da SGMJ Recursos Financeiros e Humanos da SGMJ O orçamento da SGMJ para o ano de 2013 é de euros, sendo que 78,2%, ou seja, euros, estão afetos aos encargos com o normal funcionamento da SGMJ (vencimentos, aquisição de bens e serviços, aquisição de bens de capital, etc.) e os restantes 21,8% ( euros) destinamse ao pagamento a funcionários do MJ em situação de mobilidade. No que se refere ao orçamento de funcionamento dos serviços próprios, 67,6% das verbas destinamse ao pagamento de encargos com o pessoal, 21,3% a despesas correntes e 11,1% a outras despesas, nomeadamente com aquisição de bens de capital. 6

9 . Orçamento de funcionamento Agrupamentos económicos Serviços próprios (euros) Mobilidade especial (euros) Total (euros) Total Pessoal Remunerações certas e variáveis Segurança social Correntes Aquisição de bens Aquisição de serviços Outros Transferências e outras despesas correntes Aquisição de bens de capital Em Janeiro para 2013 estavam em exercício de funções na SGMJ os seguintes recursos humanos: Unidades orgânicas Direcção superior Secretariado DSRHPO DSRFPT DSAE DSJC UCMJ Gestão de Fundos Comunitários (E. Multidisciplinar) Total Dirigente superior Dirigente intermédio Recursos humanos da SGMJ Técnico superior Cargos e carreiras Coordenador técnico Especialista e Técnico de informática Assistente técnico Assistente operacional dos quais: Homens Mulheres Total dos quais: Homens Mulheres 7

10 3. Identificação dos s e das medidas de prevenção A corrupção é um forte obstáculo ao normal funcionamento das instituições, sendo no caso particular da Administração Pública, um entrave a um correto relacionamento com o cidadão, pondo em causa a salvaguarda do interesse coletivo e dos bens públicos. A prevenção da corrupção, nomeadamente através da elaboração de Planos de Prevenção da Corrupção, tem como objetivo evitar ou minimizar a sua ocorrência. Na elaboração deste Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas para a SGMJ, utilizaram-se duas abordagens complementares: primeiro uma abordagem mais geral, com a identificação de medidas de carácter genérico e transversal a todos os colaboradores e de seguida uma análise por unidade orgânica, com identificação de medidas mais vocacionadas para cada situação particular. Em termos de medidas mais transversais, considerou-se: Sensibilização de todos os trabalhadores da SGMJ para as questões da corrupção, nomeadamente com a divulgação deste Plano na intranet da SGMJ; Elaboração de um Código de Ética e Conduta da SGMJ e sua divulgação a todos os trabalhadores. Promoção de uma cultura de legalidade, clareza e transparência nos procedimentos, designadamente com um rigoroso cumprimento do procedimento administrativo para a prática de atos. Um controlo hierárquico e funcional efetivo e eficaz. Acompanhamento anual da do Plano, com elaboração de relatórios de execução; Na abordagem por unidade orgânica, e uma vez que o grau de exposição ao depende da área de atuação e competências, para cada unidade orgânica da SGMJ os respetivos dirigentes identificaram as principais atividades que desenvolvem e os s de corrupção associados a cada uma delas. De seguida, cada identificado foi classificado, sendo esta classificação o resultado da combinação do grau de probabilidade da ocorrência de situações que comportam com a gravidade do impacto previsível, conforme evidenciado no quadro seguinte. 8

11 Grau de Probabilidade de ocorrência Alta Média Baixa Impacto previsível ou Gravidade das consequências Alto Elevado Elevado Moderado Médio Elevado Moderado Fraco Baixo Moderado Fraco Fraco A probabilidade de ocorrência foi classificada da seguinte forma: Alta Se o dificilmente é prevenido apesar do controlo possível. Média Se o pode ser prevenido através de controlo adicional. Baixa Se o pode ser prevenido com o controlo existente. O impacto previsível foi classificado em: Alto Se decorrerem prejuízos financeiros significativos para o Estado e a violação grave dos princípios associados ao interesse público, lesando a credibilidade da SGMJ e do próprio Estado. Médio Se comportar prejuízos financeiros para o Estado e perturbar o normal funcionamento da SGMJ. Baixo Se não provocar prejuízos financeiros para o Estado e não causar danos relevantes na credibilidade e funcionamento da instituição. Finalmente, para cada identificado foram elencadas as medidas preventivas que permitem reduzi-lo ou elimina-lo. Das medidas preventivas que constam neste Plano, algumas já se encontram implementadas na SGMJ. Para as medidas que não estão ainda implementadas está calendarizada a sua durante o ano de Assim, nos quadros seguintes apresentam-se, para as diversas unidades orgânicas da SGMJ, as principais atividades que desenvolvem e os s de corrupção associados a cada uma destas atividades. Enumeram-se também as medidas preventivas, se estão implementadas ou se serão implementadas e o resultado previsto (eliminação ou redução do ). 9

12 Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização Responsável: Maria do Rosário Pereira Área dos Recursos Humanos Recrutamento e seleção Processamento de abonos e descontos Corrupção passiva; Violação de segredo; Discricionariedade ou Favorecimento de candidatos. Corrupção; Abuso de poder. Corrupção passiva; Abuso de poder. Probabil. de Impacto previsível Média Médio Média Médio Emissão de guias de reposição Baixa Médio Escala de Moderado Moderado Moderado Medidas preventivas Implementação Nomeação de Júris diferenciados para os concursos. Utilização de critérios de recrutamento objetivos e precisos, com reduzida margem de descricionariedade. Recurso a entidades externas para aplicação de métodos de seleção (nomeadamente a DGAEP). Rotatividade do elemento designado para secretariar os júris de concurso. Segregação das funções: processamento na DCGARH, via SRH (sistema informático de recursos humanos com parametrizações efetuadas pelo Instituto de Informática do Ministério das Finanças e Direcção-Geral do Orçamento), pagamento na DSRFP e autorização pelo dirigente máximo. Verificação das folhas de abonos e descontos mensais. Auditorias internas Segregação das funções: conferência e preparação da guia na DCGARH, registo da guia no SIC e envio desta para a Repartição de Finanças e de notificação ao interessado. Registo do pagamento no SRH após comunicação da DGCI e reflexo do pagamento efetuado na declaração de IRS. mensalmente mensalmente Implementar em 2013 mensalmente Rotação de pessoal. Resultado previsto da medida P L A N O D E P R E V E N Ç Ã O D E R I S C O S 10

13 Continuação Controlo de assiduidade e pontualidade Reporte dos Descontos para a CGA e Segurança Social Elaboração e controlo do Mapa de Férias Emissão de cartões de livre trânsito e de identificação Corrupção passiva; Discricionariedade ou favorecimento. Discricionariedade ou favorecimento. Discricionariedade ou favorecimento. Falsificação de documentos. Probabil. de Impacto previsível Escala de Média Baixo Moderado Baixa Médio Fraco Baixa Baixo Fraco Baixa Baixo Fraco Medidas preventivas Implementação Existência de sistema informático de gestão da assiduidade. Regulamento de horário de trabalho. Rotatividade do trabalhador que trabalha com o sistema informático. Sistema informático de tratamento de dados com validações pré-estabelecidas quer pela CGA, quer pela Segurança Social: os procedimentos de registo e conferência de descontos são suportados por aplicação, que realiza automaticamente o cálculo dos montantes a entregar. Segregação de funções: registo e validação pela DSRH e pagamento pela DSRFP. Verificação dos valores apurados pelos sistemas informáticos com os valores constantes das folhas de abonos e descontos e SIC. Segregação de funções: registo das ausências por férias no sistema de assiduidade e elaboração de boletim biográfico pelo trabalhador que desenvolve tarefas de controlo de assiduidade e pontualidade e elaboração do mapa de férias por outro trabalhador. Segregação de funções: pedido formulado pelos serviços do departamento ministerial, emissão de cartões, verificação do cartão emitido pela hierarquia, assinatura dos cartões de livre trânsito pelo membro do Governo e dos cartões de identificação pelo dirigente máximo do serviço. mensalmente Resultado previsto da medida 11

14 Continuação Emissão de declarações para efeitos de IRS Avaliação do Desempenho Área do Planeamento e Organização Elaboração de Plano de Atividades Elaboração de Relatório de Atividades Falsificação de documentos. Discricionariedade ou favorecimento. Probabil. de Impacto previsível Baixa Baixo Baixa Médio Baixa Baixo Escala de Falsificação de documentos. Baixa Baixo Fraco Acompanhamento do QUAR Baixa Baixo Fraco Moderado Medidas preventivas Implementação Segregação de funções: verificação do processo por mais do que uma pessoa. Existência de sistema informático (SRH) que gera automaticamente as declarações de IRS. Estabelecimento de orientações para uma aplicação objetiva e harmónica por parte do CCA. Adoção de indicadores mensuráveis e quantificáveis. Verificação dos objetivos e competências contratualizados em cada unidade orgânica por parte do dirigente máximo, com vista à garantia de equilíbrio nos graus de dificuldade de execução dos objetivos e harmonização das competências. Manual de procedimentos anualmente anualmente anualmente Resultado previsto da medida 12

15 Medidas preventivas Implementação Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos Responsável: Álvaro Pires Área da Gestão Financeira e Patrimonial Elaboração de propostas de orçamento de funcionamento e de investimento da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo do MJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo Execução e acompanhamento dos orçamentos geridos pela SGMJ Prestação de contas a entidades externas respeitantes aos orçamentos geridos pela SGMJ Contabilização, processamento, liquidação e pagamento de despesas Violação de segredo e de normas; Discricionariedade. Probabil. de Impacto previsível Escala de Baixa Baixo Fraco Abuso de poder. Baixa Baixo Fraco Corrupção passiva. Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influências. Baixa Baixo Fraco Média Médio Moderado Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas impostas pelos membros do Governo e Ministério das Finanças. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência. Elaboração de informações respeitantes à execução orçamental dos orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da SGMJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo. Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas e prazos impostos pelo Tribunal de Contas e Ministério das Finanças. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras. Manual de procedimentos. Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas. Reconciliações bancárias mensais. mensalmente Registo dos cabimentos. Conferência dos valores para pagamentos por duas pessoas diferentes. Auditorias internas Implementar em 2013 Resultado previsto da medida 13

16 Medidas preventivas Implementação Continuação Contabilização, cobrança e restituições de receitas Organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influências. Corrupção passiva para ato ilícito; Peculato; Tráfico de influências; Violação do princípio da prossecução do interesse público. Probabil. de Média Impacto previsível Escala de Médio Moderado Média Médio Moderado Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras. Manual de procedimentos. Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas. Reconciliações bancárias mensais. Elaboração de informações de restituição, sujeitas a aprovação da direcção intermédia e superior. Conferência de valores por duas pessoas diferentes. Auditorias internas Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas. Implementar em 2013 Manual de procedimentos. Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas. Testes de conformidade (conferências físicas periódicas). Resultado previsto da medida 14

17 Medidas preventivas Implementação Continuação Área de Aprovisionamento e Conservação Aquisição de bens, serviços e empreitadas Recepção e armazenamento de bens e recepção de serviços Tráfico de influências; Violação dos princípios da contratação; Favorecimentos; Conluio entre funcionários e adjudicatários; Corrupção passiva. Corrupção passiva; Tráfico de influências. Probabil. de Impacto previsível Escala de Média Alto Forte Alta Médio Forte Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes no CCP. Código de Ética e Conduta da SGMJ Segregação de funções: pedido e o registo são efetuados por pessoas diferentes. Implementação de um sistema estruturado de avaliação de necessidades. Montagem de bases de dados com informação sobre anteriores aquisições. Manual de procedimentos. Sistema de gestão documental. Auditorias internas Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas. Implementar em 2013 Manual de procedimentos. Segregação de funções: recepção e registo dos bens efetuados por trabalhores diferentes. Testes de conformidade (conferências físicas periódicas). Resultado previsto da medida 15

18 Medidas preventivas Implementação Continuação Preparação, elaboração e execução de contratos Gestão do parque de veículos Favorecimento de fornecedores; Corrupção passiva; Tráfico de influências. Violação do princípio da prossecução do interesse público. Probabil. de Impacto previsível Escala de Média Alto Forte Média Médio Moderado Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes. Código de Ética e Conduta da SGMJ Segregação de funções. Manual de procedimentos. Sistema de gestão documental. Criação de alertas automáticas para renovações contratuais. Assinatura de declaração de inexistência de incompatibilidades pelos funcionários. Publicitação das adjudicações. Avaliação "à posteriori" do nível de qualidade dos serviços prestados. Testes de conformidade aleatórios. Formação dos intervenientes no processo aquisitivo, relativamente ao novo CCP. Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior exigência e rigor no cumprimento de normas aplicáveis. Regulamento de utilização de veículos. Testes de conformidade quanto ao cumprimento do regulamento. Resultado previsto da medida 16

19 Medidas preventivas Implementação Continuação Área de Recursos Tecnológicos Emitir parecer sobre propostas de aquisição de material informático de outras unidades orgânicas Garantir segurança dos sistemas de informação da SGMJ Tráfico de influencias; Favorecimento de fornecedores; Falsificação de documentos. Probabil. de Impacto previsível Média Médio Escala de Moderado Média Médio Moderado Procedimentos transparentes e concorrenciais: consulta do maior número de fornecedores possível. Manual de procedimentos. Plano de audits e de reporting; Manual de procedimentos. Resultado previsto da medida 17

20 Direção de Serviços de Apoio Especializado Responsável: Vitor Salgueiro Probabil. de Impacto previsível Área: Apoio especializado aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça Análise de processos documentais e emissão de pareceres e despachos Elaboração de ofícios Processamento de documentos oficiais Remessa de diplomas e despachos para publicação em Diário da República Tradução e retroversão de documentos Favorecimento; violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Escala de Média Alto Elevado Média Alto Elevado Média Alto Elevado Favorecimento Média Alto Elevado Favorecimento; violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Medidas preventivas Implementação Normalização de procedimentos; validação do trabalho efetuado Normalização de procedimentos; Reforço de mecanismos de controlo interno, nomeadamente rotatividade de trabalhadores na execução da tarefa e validação do trabalho efetuado Normalização de procedimentos; Reforço de mecanismos de controlo interno, nomeadamente rotatividade de trabalhadores na execução da tarefa e validação do trabalho efetuado Normalização de procedimentos; Reforço de mecanismos de controlo interno, nomeadamente rotatividade de trabalhadores na execução da tarefa Implementado Implementado Implementado Implementado Média Alto Elevado Validação do trabalho efetuado Implementado Resultado previsto da medida P L A N O D E P R E V E N Ç Ã O D E R I S C O S 18

21 Continuação Probabil. de Impacto previsível Escala de Área: Gestão Documental dos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça e SGMJ Gestão de Correspondência Organização e gestão dos arquivos corrente e intermédio Organização e gestão do arquivo intermédio do MJ Peculato; Falsificação de documentos; Violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Falsificação de documentos; Violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Falsificação de documentos; violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Baixa Alto Moderado Baixa Alto Moderado Medidas preventivas Implementação Registo de todos os documentos entrados e saídos no sistema de Gestão Documental, independentemente do suporte Normalização de procedimentos. Classificação de toda a correspondência entrada e saída, independentemente do suporte Plano de classificação de arquivo. Regulamento de conservação arquivístico. Reforço dos mecanismos de controlo interno: obrigatoriedade de o acesso aos documentos em fase ativa e semi-ativa ser sempre efetuado por trabalhador(a) da DSAE Média Alto Elevado Normalização de procedimentos. Em Resultado previsto da medida 19

22 Continuação Área: Arquivo e Património Histórico Organização e preservação do arquivo histórico Comunicação do arquivo histórico Garantir a salvaguarda dos arquivos de organismos MJ extintos e/ou fundidos Peculato; Falsificação de documentos Comunicação de documentos de acesso reservado; violação de dados pessoais Peculato; Falsificação de documentos; Violação de dados pessoas Probabil. de Impacto previsível Escala de Baixa Alto Moderado Baixa Alto Moderado Baixa Alto Moderado Medidas preventivas Implementação Regulamento de arquivo. Reforço dos mecanismos de controlo interno por via de restrições internas e externas de acesso aos depósitos. Observância do preenchimento, com carácter obrigatório, de formulários de acesso ao Arquivo Histórico. Regulamento de acesso ao arquivo. Reforço dos mecanismos de controlo interno: obrigatoriedade de emissão prévia de pareceres jurídicos sobre a comunicação de documentos que possam por em causa dados pessoais ou protegidos. Observância do preenchimento, com carácter obrigatório, de formulários de acesso ao Arquivo Histórico. Reforço dos mecanismos de controlo interno: restrições de acesso aos documentos. Resultado previsto da medida 20

23 Continuação Área: Centro de Documentação Atualização do Fundo Bibliográfico Probabil. de Impacto previsível Escala de Empréstimo de publicações Extravio de publicações. Baixa Baixo Fraco Área: Relações Públicas e Protocolo Assegurar atendimento aos cidadãos Receber e acompanhar as individualidades e visitas aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça Organizar ou colaborar na realização de reuniões, conferências, seminários ou outros atos solenes Favorecimento Baixa Médio Violação de segredo Atendimento prioritário ilícito Discricionariedade. Fraco Tratamento documental Peculato Baixa Médio Fraco Baixa Baixo Fraco Baixa Baixo Fraco Baixa Baixo Fraco Medidas preventivas Implementação Reforço dos mecanismos de controlo interno. Normalização de procedimentos. Reforço dos mecanismos de controlo interno: aumento e rotatividade de funcionários intervenientes no processo em causa e pela validação do processo (verificação das aquisições efetuadas com as efetivamente tratadas) Normalização de procedimentos. Registo informático de empréstimos de publicações: empréstimo de publicações a utilizadores internos e externos Normalização de procedimentos. Normalização de procedimentos. Código de Ética e Conduta da SGMJ Resultado previsto da medida 21

24 Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Responsável: Rita Gois de Carvalho Assegurar serviço de consultoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ. Elaborar projetos legislativos e regulamentares e emitir pareceres técnicos. Assegurar o apoio técnicojurídico necessário à processecução das atribuições da SGMJ. Instruir processos disciplinares, de sindicância, de inquérito e de averiguações. Violação do sigilo profissional; Falsificação de documentos; Discricionariedade ou favorecimento. Probabil. de Impacto previsível Baixa Baixo Escala de Fraco Medidas preventivas Implementação Sistema de Gestão documental. Carácter, em princípio, aleatório de distribuição de processos. Não divulgação do teor dos pareceres e demais peças jurídicas elaboradas, salvo expressa autorização. Código de Ética e Conduta da SGMJ Resultado previsto da medida P L A N O D E P R E V E N Ç Ã O D E R I S C O S 22

25 Gestão de Fundos Comunitários - Equipa Multidisciplinar Responsável: Jorge Manuel Candeias Campino Elaboração e apresentação de candidaturas a fundos comunitários Acompanhamento das execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executoras Apresentação de propostas de alterações à programação dos projetos, junto da entidade gestora/financiadora Violação de segredo; Discricionariedade ou Favorecimento. Probabil. de Impacto previsível Escala de Baixo Baixo Fraco Baixo Baixo Fraco Baixo Baixo Fraco Medidas preventivas Implementação Validação obrigatória dos serviços beneficiários/executores Elaboração de relatórios periódicos de análise e compatibilização dos elementos fornecidos pela entidade executora e os dados constantes dos sistemas financeiros/contabilísticos. Validação obrigatória dos serviços beneficiários/executores Implementar em 2013 Implementar em 2013 Implementar em 2013 Resultado previsto da medida P L A N O D E P R E V E N Ç Ã O D E R I S C O S 23

26 Unidade de Compras do Ministério da Justiça Responsável: Luis Pardal Definição de critérios de aquisição de bens e serviços Elaboração das peças dos procedimentos Corrupção passiva para ato ilícito; Favorecimento de Violação dos princípios gerais de contratação. Probabil. de Impacto previsível Escala de Baixa Baixo Fraco Baixa Baixo Fraco Realização de procedimentos Tráfico de influências Média Médio Moderado Exercício das funções de júri Incompatibilidades Média Médio Moderado Medidas preventivas Implementação Definição de critérios com colaboração/supervisão dos especialistas do gabinete do SEAPEMJ. Implementar em 2013 Código de Ética Manual de Procedimentos Auditorias internas Implementar em 2013 Código de Ética Manual de Procedimentos Auditorias internas Nomeação de júris externos à UCMJ Declaração expressa de todos os membros do júri da inexistência de incompatibilidades. Implementar em 2013 Medida já implementada Resultado previsto da medida P L A N O D E P R E V E N Ç Ã O D E R I S C O S 24

27 4. Conflitos de interesses A questão do conflito de interesses está muito relacionada com a problemática da corrupção, sendo também objeto de análise neste Plano. O conflito de interesse no setor público ocorre quando os agentes públicos no exercício das suas funções intervêm em processos que envolvem interesses particulares, podendo retirar vantagem para si ou para terceiros, pondo em causa a atuação com isenção e a prossecução do interesse público. Na SGMJ foram identificadas as principais situações de de conflitos de interesses e respectivas medidas preventivas, refletidas no quadro seguinte: Principais situações de Riscos de conflito de interesse Medidas preventivas Acumulação de funções Favorecimento de interesses pessoais, familiares, políticos, económicos ou outros; Actividades privadas concorrenciais; Uso de informação privilegiada Verificação sistemática da inexistência de incompatibilidades e conflitos de interesses; Avaliação rigorosa de situações de acumulação e incompatibilidade; Assinatura de declarações de inexistência de conflitos de interesses por todos os trabalhadores em regime de acumulação de funções; Saida de trabalhadores para entidades privadas Contratação pública Favorecimento de interesses pessoais, familiares, políticos, económicos ou outros; Uso de informação privilegiada; Influencia na SGMJ através de excolaboradores Favorecimento de interesses pessoais, familiares, políticos, económicos ou outros; Aceitação indevida de ofertas Dever de sigilo sobre informação relativa à SGMJ expresso no Código de Ética e Conduta da SGMJ; Controlo de acesso a informação confidencial; Segregação de funções e rotação de pessoal Verificação sistemática da inexistência de incompatibilidades e conflitos de interesses; Avaliação rigorosa de situações de acumulação e incompatibilidade; Estabelecimento de critérios e fundamentação das decisões; Manual de procedimentos; Segregação de funções e rotação de pessoal Recrutamento, seleção e assiduidade Favorecimento de interesses pessoais, familiares, políticos, económicos ou outros; Divulgação de informação confidencial; Aceitação indevida de ofertas Verificação sistemática da inexistência de incompatibilidades e conflitos de interesses; Controlo de acesso a informação confidencial; Segregação de funções e rotação de pessoal; Nomeação de Jurís diferenciados para os concursos. 25

28 Adicionalmente, o Código de Ética e Conduta da SGMJ, que foi divulgado por todos os trabalhadores, contempla medidas de prevenção que acautelam os s associados a situações de conflito de interesses, nomeadamente: Dever de comunicação ao superior hierárquico as situações de possível conflito de interesse; Assinatura de declaração de inexistência de incompatibilidades, impedimentos ou conflito de interesses pelos trabalhadores envolvidos em procedimentos de aquisição de bens ou serviços; Impedimento dos trabalhadores da SGMJ exercerem qualquer atividade que seja incompatível com o exercício das suas funções e/ou suscetíveis de gerar conflitos de interesse; Dever de participação ou denúncia de situações de corrupção ou detetadas; Dever de sigilo sobre informação relativa à SGMJ de que tenham conhecimento no exercício das suas funções ou por causa delas, não podendo utilizá-la para proveito próprio ou de terceiros; Dever de sigilo profissional dos trabalhadores após deixarem de prestar serviço na SGMJ; Proibição de aceitação de qualquer forma de pagamento ou outro benefício que possa criar a expetativa de favorecimento ou vantagens ilícitas, tais como ofertas ou recebimentos de clientes ou fornecedores. Finalmente, as medidas de prevenção dos s de corrupção e infrações conexas enumeradas neste Plano, em particular as medidas para prevenir s de discricionariedade ou favorecimento, abuso de poder, tráfico de influências e violação de segredo, são medidas que permitem também a prevenção e controlo das situações de conflitos de interesses. 26

29 5. Execução do Plano 5.1. Responsabilidade A responsabilidade pela execução do Plano de prevenção da Corrupção e Infrações conexas da SGMJ está repartida do seguinte modo: - Dirigente máximo: responsabilidade pela elaboração, execução e revisão do Plano. - Dirigentes das unidades orgânicas (identificados nos quadros anteriores): responsabilidade de aplicação das medidas preventivas, de monitorização da sua eficácia e da compilação das evidências da aplicação do Plano. - Divisão de Planeamento e Organização: responsabilidade de elaboração do relatório anual de monitorização da do Plano Não obstante, é responsabilidade de todos os trabalhadores da SGMJ a prevenção de s de corrupção e infrações conexas Monitorização do Plano No final de cada ano, os dirigentes intermédios da SGMJ devem efetuar uma avaliação das medidas implementadas e dos resultados obtidos, bem como avaliar da necessidade de incluir novos s e/ou novas medidas. Esta avaliação será incorporada no relatório anual de monitorização. A elaboração do relatório anual de monitorização da do Plano é da responsabilidade da Divisão de Planeamento e Organização, a partir dos contributos dos dirigentes das unidades orgânicas da SGMJ e eventual análise de outros elementos (manuais de procedimentos, orientações, Circulares, etc). A Monitorização da execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas em 2012 encontra-se no anexo Revisão do Plano Se da monitorização do Plano se concluir pela necessidade de revisão do plano, em resultado de identificação de novos s ou de novas medidas preventivas, deverá ser apresentada pela unidade responsável pela elaboração do relatório de monitorização uma proposta de revisão do Plano à Direção Superior da SGMJ. O plano poderá também ser revisto, por decisão da Direção Superior, sempre que se registe qualquer alteração significativa na SGMJ que tal o justifique. 27

30 FONTES Carta Ética da Administração Pública - Dez Princípios Éticos da Administração Pública Guião do Conselho de Prevenção da Corrupção para Elaboração de Planos de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, de setembro 2009 Guião de Boas Práticas para a Prevenção e o Combate à Corrupção na Administração Pública, no âmbito dos países CPLP, de novembro de 2011 Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, de dezembro 2009 Prevenir a Corrupção um guia explicativo sobre a corrupção e crimes conexos, do Gabinete para as Relações Internacionais, Europeias e de Cooperação do Ministério da Justiça, de 2007 Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção sobre Planos de gestão e s de corrupção e infrações conexas, de 1 de julho de 2009 Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção sobre Gestão de conflitos de interesses no setor público, de 7 de novembro de 2012 Relatório de Monitorização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, de dezembro

31 Anexo 1 - Monitorização da execução do Plano em 2012 Nos quadros seguintes é feito o balanço da das medidas preventivas no Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ até dezembro de 2012, por unidades orgânicas. Enumeram-se todas as medidas previstas no Plano, sendo que para cada medida classifica-se se já se encontra implementada, em fase de ou se não foi ainda possível implementar. Relativamente às medidas já implementadas apresentam-se os efeitos resultantes da sua. Relativamente às medidas que não foi possível implementar em 2012, estão calendarizadas para 2013 e serão alvo de uma avaliação no final do ano. Numa avaliação genérica, verifica-se que a maioria das medidas encontra-se já implementada ou em fase de, devendo ser assegurada a sua continuidade. Não foram identificados novos s e as medidas previstas revelam-se adequadas na prevenção dos s existentes. Em termos de propostas de melhoria na aplicação do Plano, sugere-se a recolha pelos dirigentes de evidências da aplicação do plano nas suas unidades orgânicas. 29

32 Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização Responsável: Maria do Rosário Pereira Área dos Recursos Humanos Recrutamento e seleção Emissão de guias de reposição Corrupção passiva; Violação de segredo; Discricionariedade ou Favorecimento de candidatos. Corrupção; Abuso de poder. Corrupção passiva; Abuso de poder. Nomeação de Júris diferenciados para os concursos. Utilização de critérios de recrutamento objetivos e precisos, com reduzida margem de descricionariedade. Recurso a entidades externas para aplicação de métodos de seleção (nomeadamente a DGAEP). Rotatividade do elemento designado para secretariar os júris de concurso. Segregação das funções: processamento na DCGARH, via SRH (sistema informático de recursos humanos com parametrizações efetuadas pelo Instituto de Informática do Ministério das Finanças e Direcção-Geral do Orçamento), pagamento na DSRFP e autorização pelo dirigente máximo. Verificação das folhas de abonos e descontos mensais. Medidas implementadas Resultados obtidos Maior rotatividade dos elementos que integram os júris de concurso Maior esforço e rigor na utilização de critérios objetivos, precisos e quantificáveis que possibilitam ao candidato acompanhar o processo que conduz ao resultado obtido em sede de classificação final Resultados de Provas de conhecimentos/avaliação Psicológica/Entrevista de avaliação de competências obtidos sem intervenção dos membros do juúri Maior diversificação dos elementos designados e consequente aumento do número de trabalhadores que passam a dominar as matérias relacionadas com o processo de recrutamento. Integração de um 3.º trabalhador nas tarefas de processamento Rigor no processamento com Introdução de mais um grau de verificação Auditorias internas - Segregação das funções: conferência e preparação da guia na DCGARH, registo da guia no SIC e envio desta para a Repartição de Finanças e de notificação ao interessado. Registo do pagamento no SRH após comunicação da DGCI e reflexo do pagamento efetuado na declaração de IRS. Rotação de pessoal. Medidas preventivas Justificação da não Calendarização da Medida preventiva nova Ao longo de 2013 Rigor na emissão e tratamento de guias de reposição Introdução de um 3.º trabalhador nestas tarefas permitiu maior segregação de funções Medidas não implementadas P L A N O D E P R E V E N Ç Ã O D E R I S C O S 30

33 Continuação Controlo de assiduidade e pontualidade Reporte dos Descontos para a CGA e Segurança Social Elaboração e controlo do Mapa de Férias Emissão de cartões de livre trânsito e de identificação Corrupção passiva; Discricionariedade ou favorecimento. Discricionariedade ou favorecimento. Discricionariedade ou favorecimento. Falsificação de documentos. Medidas preventivas Existência de sistema informático de gestão da assiduidade. Regulamento de horário de trabalho. Rotatividade do trabalhador que trabalha com o sistema informático. Sistema informático de tratamento de dados com validações pré-estabelecidas quer pela CGA, quer pela Segurança Social: os procedimentos de registo e conferência de descontos são suportados por aplicação, que realiza automaticamente o cálculo dos montantes a entregar. Segregação de funções: registo e validação pela DSRH e pagamento pela DSRFP. Verificação dos valores apurados pelos sistemas informáticos com os valores constantes das folhas de abonos e descontos e SIC. Segregação de funções: registo das ausências por férias no sistema de assiduidade e elaboração de boletim biográfico pelo trabalhador que desenvolve tarefas de controlo de assiduidade e pontualidade e elaboração do mapa de férias por outro trabalhador. Segregação de funções: pedido formulado pelos serviços do departamento ministerial, emissão de cartões, verificação do cartão emitido pela hierarquia, assinatura dos cartões de livre trânsito pelo membro do Governo e dos cartões de identificação pelo dirigente máximo do serviço. Medidas implementadas Resultados obtidos Sistema que gera automaticamente listagens de ausência e possibilita a aferição imediata de saldos e períodos de ausência quer por parte do trabalhador quer da própria chefia através de um portal para o efeito disponibilizado. Adequação do regulamento em vigor às regras do RCTFP e Acordo coletivo n.º1/2009 e Regulamento de Extensão n.º 1-A/2010 Justificação da não Calendarização da Introdução de um 2.º trabalhador nesta tarefa Maior rigor no apuramento dos montantes a pagar à CGA e Segurança Social - montante automaticamente gerado pela aplicação Maior rigor no apuramento dos montantes a pagar à CGA e Segurança Social - os montantes automaticamente gerados pela aplicação a que acede a DCGARH para validação são necessariamente coincidentes com o documento para pagamento à CGA a que a DSRFP tem acesso para proceder ao pagamento Maior rigor no apuramento dos montantes - cruzamento de dados efetuado pela DCGARH e DSRH, através das folhas do SRH e SIC Maior rigor no controle e apuramento de férias vencidas e gozadas, através da segregação de funções assegurada por 2 trabalhadores Verificação dos pedidos entrados e cartões emitidos, com 2 graus de verificação Medidas não implementadas 31

34 Continuação Emissão de declarações para efeitos de IRS Avaliação do Desempenho Área do Planeamento e Organização Elaboração de Plano de Atividades Elaboração de Relatório de Atividades Acompanhamento do QUAR Falsificação de documentos. Discricionariedade ou favorecimento. Falsificação de documentos. Medidas preventivas Segregação de funções: verificação do processo por mais do que uma pessoa. Existência de sistema informático (SRH) que gera automaticamente as declarações de IRS. Estabelecimento de orientações para uma aplicação objetiva e harmónica por parte do CCA. Adopção de indicadores mensuráveis e quantificáveis. Verificação dos objetivos e competências contratualizados em cada unidade orgânica por parte do dirigente máximo, com vista à garantia de equilíbrio nos graus de dificuldade de execução dos objetivos e harmonização das competências. Manual de procedimentos Medidas implementadas Resultados obtidos Verificação do lançamento de folhas manuais e guias de reposição após pagamento documentado pela DGCI, por um 2.º trabalhador e verificação dos valores constantes das folhas resumo de abonos do SRH por parte das chefias em 2 graus de verificação. Maior rigor na informação constante da Declaração emitida Justificação da não Calendarização da Ata do CCA divulgada a todos os avaliadores Utilização prioritária de indicadores de medida mensuráveis e quantificáveis e indicação de critérios de superação Maior equilíbrio ao nível dos objetivos e competências contratualizados nas diferentes UO Clara definição de tarefas e responsabilidades Medidas não implementadas 32

35 Ausência de reparos por parte da DGO. Conta entregue no prazo estipulado. Auditorias internas - Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos Responsável: Álvaro Pires Área da Gestão Financeira e Patrimonial Elaboração de propostas de orçamento de funcionamento e de investimento da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo do MJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo Execução e acompanhamento dos orçamentos geridos pela SGMJ Prestação de contas a entidades externas respeitantes aos orçamentos geridos pela SGMJ Contabilização, processamento, liquidação e pagamento de despesas Violação de segredo e de normas; Discricionariedade. Abuso de poder. Corrupção passiva. Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influências. Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas impostas pelos membros do Governo e Ministério das Finanças. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência. Elaboração de informações respeitantes à execução orçamental dos orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da SGMJ e dos órgãos sem estrutura de apoio administrativo. Reforço de medidas de controlo interno: maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas e prazos impostos pelo Tribunal de Contas e Ministério das Finanças. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras. Manual de procedimentos. Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas. Reconciliações bancárias mensais. Registo dos cabimentos. Medidas preventivas Conferência dos valores para pagamentos por duas pessoas diferentes. Medidas implementadas Resultados obtidos Elaboradas informações mensais de execução orçamental. Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas financeiras. Clara definição de tarefas e responsabilidades Maior rigor e controlo nos processos de despesa e pagamento. Acompanhamento e controlo mensal das contas. A autorização da despesa é precedida de cabimento. Maior controlo nas despesas. Maior rigor e controlo dos valores para pagamento Medidas não implementadas Justificação da não Medida preventiva nova Calendarização da Ao longo de

36 Continuação Maior controlo das verbas a restituir Conferência de valores por duas pessoas diferentes. Maior rigor e controlo dos valores Auditorias internas - Maior rigor e controlo do cadastro Contabilização, cobrança e restituições de receitas Organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influências. Corrupção passiva para ato ilícito; Peculato; Tráfico de influências; Violação do princípio da prossecução do interesse público. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas financeiras. Manual de procedimentos. Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas. Reconciliações bancárias mensais. Elaboração de informações de restituição, sujeitas a aprovação da direcção intermédia e superior. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas. Manual de procedimentos. Medidas preventivas Segregação de funções: processos de despesa e pagamento são efetuados por áreas distintas. Testes de conformidade (conferências físicas periódicas). Medidas implementadas Resultados obtidos Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas financeiras. Clara definição de tarefas e responsabilidades Maior rigor e controlo nos processos de despesa e pagamento. Acompanhamento e controlo mensal das contas. Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas financeiras. Clara definição de tarefas e responsabilidades Maior rigor e controlo nos processos de despesa e pagamento. Medidas não implementadas Justificação da não Medida preventiva nova Calendarização da Ao longo de

37 Continuação Maior controlo no pedido e no registo Auditorias internas - Área de Aprovisionamento e Conservação Aquisição de bens, serviços e empreitadas Receção e armazenamento de bens e receção de serviços Tráfico de influências; Violação dos princípios da contratação; Favorecimentos; Conluio entre funcionários e adjudicatários; Corrupção passiva. Corrupção passiva; Tráfico de influências. Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes no CCP. Código de Ética e Conduta da SGMJ Segregação de funções: pedido e o registo são efetuados por pessoas diferentes. Implementação de um sistema estruturado de avaliação de necessidades. Montagem de bases de dados com informação sobre anteriores aquisições. Manual de procedimentos. Sistema de gestão documental. Testes de conformidade aleatórios. Reforço de medidas de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento de normas. Manual de procedimentos. Medidas preventivas Segregação de funções: recepção e registo dos bens efetuados por trabalhores diferentes. Testes de conformidade (conferências físicas periódicas). Medidas implementadas Resultados obtidos Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação das normas vigentes do CCP Definição de valores, princípios e normas de conduta Análise de bens e serviços adquiridos e projeção de necessidades futuras Maior controlo das aquisições por ajustes diretos simplificados Clara definição de tarefas e responsabilidades Utilização do sistema filenet, com registo de todos os procedimentos e respetivos intervenientes Maior controlo aos procedimentos aquisitivos. Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas. Clara definição de tarefas e responsabilidades Distribuição de tarefas internas, procurando distribuir por diferentes trabalhadores as diversas fases dos procedimentos aquisitivos. No final do ano são efetuadas contagens físicas. Medidas não implementadas Justificação da não Medida preventiva nova Calendarização da Ao longo de

38 Continuação Maior controlo das renovações contratuais Cumprimento das normas vigentes no CCP Preparação, elaboração e execução de contratos Gestão do parque de veículos Favorecimento de fornecedores; Corrupção passiva; Tráfico de influências. Violação do princípio da prossecução do interesse público. Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior responsabilização e exigência no cumprimento das normas vigentes. Código de Ética e Conduta da SGMJ Segregação de funções. Manual de procedimentos. Medidas preventivas Sistema de gestão documental. Criação de alertas automáticas para renovações contratuais. Assinatura de declaração de inexistência de incompatibilidades pelos funcionários. Publicitação das adjudicações. Avaliação "à posteriori" do nível de qualidade dos serviços prestados. Testes de conformidade aleatórios. Formação dos intervenientes no processo aquisitivo, relativamente ao novo CCP. Reforço dos mecanismos de controlo interno: acompanhamento e supervisão da atividade pelo dirigente da DSRFP e maior exigência e rigor no cumprimento de normas aplicáveis. Regulamento de utilização de veículos. Testes de conformidade quanto ao cumprimento do regulamento. Medidas implementadas Resultados obtidos Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas. Definição de valores, princípios e normas de conduta Maior controlo na elaboração e execução dos contratos Clara definição de tarefas e responsabilidades Utilização do sistema filenet, com registo de todos os procedimentos e respetivos intervenientes Redução da possibilidade de discricionariedade ou favorecimento. Publicitação no Portal Base dos contratos celebrados ao abrigo de ajuste direto (art.º 127.º do CCP) Solicita-se às unidades orgânicas que se pronunciem sobre os bens/serviços prestados, para controlar a qualidade Maior controlo aos procedimentos aquisitivos. Efetuadas sessões informais de esclarecimento e de interpretação de normas. Regulamento de Veículos está conforme o solicitado pela ANCP. Efetuadas algumas verificações ao cumprimento do regulamento. Medidas não implementadas Justificação da não Calendarização da 36

39 Continuação Maior transparência Área de Recursos Tecnológicos Emitir parecer sobre propostas de aquisição de material informático de outras unidades orgânicas Garantir segurança dos sistemas de informação da SGMJ Tráfico de influencias; Favorecimento de fornecedores; Falsificação de documentos. Procedimentos transparentes e concorrenciais: consulta do maior número de fornecedores possível. Manual de procedimentos. Plano de audits e de reporting; Manual de procedimentos. Medidas preventivas Medidas implementadas Resultados obtidos Clara definição de tarefas e responsabilidades Definir conjunto de políticas de segurança e regras de acesso Clara definição de tarefas e responsabilidades Medidas não implementadas Justificação da não Calendarização da 37

40 Direção de Serviços de Apoio Especializado Responsável: Vitor Salgueiro Área de Documentação e Biblioteca Expediente Peculato; Falsificação de documentos; Violação de documentos classificados; violação de dados pessoais Actualização do Fundo Bibliográfico Favorecimento de fornecedores. Tratamento documental Não registo de obras para uso próprio. Empréstimo de publicações Extravio de publicações. Medidas implementadas Medidas não implementadas Medidas preventivas Resultados obtidos Justificação da não Calendarização da Registo de todos os documentos entrados e saídos no sistema de Gestão Documental. Manual de procedimentos. Controlo efetivo de toda a correspondência entrada e saída Plano de classificação de arquivo da SGMJ aplicado em toda a correspondência entrada e saída. Reforço dos mecanismos de controlo interno. Normalização de procedimentos e aquisições Manual de procedimentos. efetuadas em fornecedores diferenciados Reforço dos mecanismos de controlo interno: aumento e rotatividade de funcionários interveniente no processo em causa e pela validação do processo (verificação das aquisições efetuadas com as efetivamente tratadas) Registo e tratamento normalizado de todos os títulos adquiridos por compra e/ou oferta Manual de procedimentos. Registo informático de empréstimos de publicações: empréstimo de publicações a utilizadores internos e externos com recurso a ferramenta Lotus Notes. Controlo sobre empréstimo de publicações e consequentemente sobre o património bibliográfico SGMJ Manual de procedimentos. 38

41 Continuação Regulamento de arquivo. Regulamento de acesso ao arquivo. Código de Ética e Conduta da SGMJ Plano de classificação de arquivo. Regulamento de conservação arquivístico. Manual de arquivo. Área de Arquivo e Património Histórico Organização e preservação do arquivo histórico Divulgação do arquivo histórico Organização e gestão dos arquivos corrente e intermédio da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ Garantir a salvaguarda dos arquivos de organismos MJ extintos e/ou fundidos Peculato; Falsificação de documentos. Violação de segredo: comunicação de documentos de acesso reservado. Peculato; Falsificação de documentos. Peculato; Falsificação de documentos. Medidas preventivas Reforço dos mecanismos de controlo interno por via de restrições internas e externas de acesso aos depósitos. Observância do preenchimento, com carácter obrigatório, de formulários de acesso ao Arquivo Histórico. Reforço dos mecanismos de controlo interno: obrigatoriedade de emissão prévia de pareceres jurídicos sobre a comunicação de documentos que possam por em causa dados pessoais ou protegidos. Observância do preenchimento, com carácter obrigatório, de formulários de acesso ao Arquivo Histórico. Reforço dos mecanismos de controlo interno: obrigatoriedade de o acesso aos documentos em fase ativa e semi-ativa ser sempre efetuado por funcionário(a) da DAPH e de um(a) interlocutor(a) de cada unidade orgânica produtora. Reforços dos mecanismos de controlo interno: restrições de acesso aos documentos. Medidas implementadas Resultados obtidos Total controlo sobre os documentos Controlo sobre os documentos e não violação de dados e/ou confidencialidade Controlo efetivo dos documentos em qualquer uma das fases do seu ciclo de vida Total controlo sobre os documentos Medidas não implementadas Justificação da não Calendarização da 39

42 Continuação Área de Relações Públicas e Protocolo Assegurar atendimento aos cidadãos Receber e acompanhar as individualidades e visitas aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ Organizar ou colaborar na realização de reuniões, conferências, seminários ou outros actos solenes Violação de segredo Atendimento prioritário ilícito Discricionariedade. Medidas preventivas Manual de procedimentos. Código de Ética e Conduta da SGMJ Medidas implementadas Resultados obtidos Redução da possibilidade de discricionariedade, favorecimento. Medidas não implementadas Justificação da não Calendarização da 40

43 Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso Responsável: Rita Gois Medidas preventivas Medidas implementadas Resultados obtidos Medidas não implementadas Justificação da não Calendarização da Assegurar serviço de consolturia jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ. Sistema de Gestão documental. Controlo efetivo de toda a tramitação processual Elaborar projetos legislativos e regulamentares e emitir pareceres técnicos. Assegurar o apoio técnicojurídico necessário à processecução das atribuições da SGMJ. Instruir processos disciplinares, de sindicância, de inquérito e de averiguações. Violação do sigilo profissional; Falsificação de documentos; Discricionariedade ou favorecimento. Carácter, em princípio, aleatório de distribuição de processos. Não divulgação do teor dos pareceres e demais peças jurídicas elaboradas, salvo expressa autorização. Redução da possibilidade de discricionariedade ou favorecimento. Manutenção da confidencialidade Código de Ética e Conduta da SGMJ 41

44 Cumprimento das normas vigentes no CCP Cumprimento das normas vigentes no CCP Cumprimento das normas vigentes no CCP Unidade de Compras do Ministério da Justiça Responsável: Luis Pardal Definição de critérios de aquisição de bens e serviços Elaboração das peças dos procedimentos, nomeadamente programas dos procedimentos e cadernos de encargos para aquisição de bens e serviços Condução dos procedimentos de aquisições de bens e serviços e participação em júris de concursos Acompanhamento da execução dos contratos de bens e serviços e elaborar os relatórios de gestão dos contratos relativamente às categorias tratadas pela UCMJ Elaboração de pareceres técnico-jurídicos Corrupção passiva para ato ilícito; Favorecimento de fornecedores. Violação dos princípios gerais de contratação. Intervenção no processo em situação de impedimento (por relações de proximidade ou familiares); Falsificação de documentos, declarações ou certidões; Tráfico de influencias; Corrupção passiva para ato ilícito. Favorecimento de fornecedores. Violação de segredo: passagem de informação priviligiada. Medidas preventivas Recurso a especialistas externos em função da complexidade do bem ou serviço a adquirir. Reforço do controlo interno: execução dos processos assegurada por mais do que um trabalhador da UCMJ e acompanhamento e supervisão pelas chefias da UCMJ. Formação sobre o novo Código de Contractos Públicos, nomeadamente em caso de situações de conflito de interesses Plataforma de contratação Pública Eletrónica, com registo das intervenções verificadas em cada procedimento aquisitivo. Reforço do controlo interno: declaração de inexistência de incompatibilidades assinada por todos os elementos do júri de cada processo, para assegurar a sua independência, e maior rotatividade dos elementos que integram os júris de concurso. Formação sobre o novo Código de Contractos Públicos, nomeadamente em caso de situações de conflito de interesses. Manuais de procedimentos. Reforço do controlo interno: utilização de plataforma de contratação pública eletrónica, com registo das intervenções verificadas em cada procedimento aquisitivo. Formação sobre o novo Código de Contractos Públicos, nomeadamente em caso de situações de conflito de interesses. Medidas implementadas Resultados obtidos Maior rigor na definição dos critérios 100% dos procedimentos foram realizados em Plataforma de contratação Pública Eletrónica Redução da possibilidade de discricionariedade ou favorecimento. Clara definição de tarefas e responsabilidades 100% dos procedimentos foram realizados em Plataforma de contratação Pública Eletrónica Medidas não implementadas Justificação da não Calendarização da 42

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