PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL DO SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇA

Transcrição

1 Anexo II (Art. 2º da Instrução Normativa STJ/GDG n. 8 de 4 de maio de 2015) PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL DO SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇA PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA PCTT Brasília-DF, 4 de maio de 2015

2 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Presidente Ministro Francisco Cândido de Melo Falcão Neto Diretor-Geral Miguel Augusto Fonseca de Campos Secretária de Documentação Josiane Cury Nasser Loureiro Coordenador de Gestão Documental Júlio Cesar de Andrade Souza Elaboração Equipe técnica da CGED

3 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça 3

4 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça SUMÁRIO APRESENTAÇÃO... 9 Aplicação do Plano de Classificação Aplicação da Tabela de temporalidade Orientações Gerais Duplicação da Informação Processos Backup PLANO DE CLASSIFICAÇÃO ADMINISTRAÇÃO GERAL ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Administração e modernização estratégica Relação institucional Registro em órgão competente Composição do STJ Controle interno Comunicação social GESTÃO DE PESSOAS Política de recursos humanos Recrutamento Registro funcional Movimentação de pessoas Informação funcional Direito do servidor Pagamento de pessoal Desenvolvimento de pessoas

5 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Assistência à saúde Apuração de responsabilidade Missões fora da sede MATERIAL E SERVIÇO Política de material e serviço Prestação de serviço / material Movimentação / manutenção Inventariação PATRIMÔNIO Política de patrimônio Administração de imóvel Administração de veículo Guarda e segurança ORÇAMENTO E FINANÇAS Política de orçamento e finanças Programação financeira e orçamentária Execução financeira e orçamentária DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Política de documentação e informação Publicação oficial Gestão bibliográfica Gestão documental arquivística Preservação / Conservação Gestão museológica TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO Política de tecnologia da informação e comunicação

6 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Tecnologia da informação Serviços de telecomunicação TABELA DE TEMPORALIDADE ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Administração e modernização estratégica Relação institucional Registro em órgão competente Composição do STJ Controle interno Comunicação social GESTÃO DE PESSOAS Política de recursos humanos Recrutamento Registro funcional Movimentação de pessoas Informação funcional Direito do servidor Pagamento de pessoal Desenvolvimento de pessoas Assistência à saúde Apuração de responsabilidade Missões fora da sede

7 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça 03 MATERIAL E SERVIÇO Política de material e serviço Prestação de serviço / material Movimentação / manutenção Inventariação PATRIMÔNIO Política de patrimônio Administração de imóvel Administração de veículo Guarda e segurança ORÇAMENTO E FINANÇAS Política de orçamento e finanças Programação financeira e orçamentária Execução financeira e orçamentária DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Política de documentação e informação Publicação oficial Gestão bibliográfica Gestão documental arquivística Preservação / Conservação Gestão museológica TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO Política de tecnologia da informação e comunicação Tecnologia da informação Serviços de telecomunicação

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9 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça APRESENTAÇÃO A Constituição Federal vigente considera patrimônio cultural brasileiro as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artísticoculturais, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira. Preceitua ainda que o Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação. No âmbito da proteção aos documentos, a regulamentação infraconstitucional traz a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu bojo estabelece os ditames da política nacional de arquivos públicos e privados, com dispositivos que intentam dar efetividade à proteção emanada da Carta Magna. Essa lei institui a gestão de documentos como a metodologia adequada para garantir a integridade do patrimônio documental brasileiro por meio de procedimentos e operações técnicas que orientarão a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Dentre os produtos resultantes da gestão documental, encontram-se o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumentos arquivísticos que permitem a análise do conteúdo dos documentos em busca do potencial informacional para o responsável pela sua produção/utilização e para a sociedade em geral. Em 2001, o Tribunal, em uma iniciativa de vanguarda, elaborou seu Plano de classificação e sua Tabela de temporalidade, relativos aos documentos administrativos. Por refletirem o modo de agir desta Casa, esses instrumentos arquivísticos, corroborados, também, pela implantação do Programa de Gestão Documental do Superior 9

10 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Tribunal de Justiça AGILIS, do qual fazem parte, foram revisados, a fim de garantir sua atualização frente às ações da administração do STJ. Aplicação do Plano de Classificação A atividade de classificação é matricial no fazer arquivístico e influencia, sobremaneira, a avaliação, seleção, transferência, eliminação, recolhimento e a descrição dos conjuntos documentais. Enquanto conceito, a classificação arquivística pode ser entendida como a distribuição de documentos em conjuntos distintos, de acordo com seus caracteres comuns e diferentes. Assim, ao aplicar o Plano de Classificação, as unidades estarão agrupando os documentos em conjuntos significativos, reunindo no mesmo código aqueles resultantes da mesma atividade, visando à sua ordenação, arquivamento e, consequentemente, à sua recuperação, já que esse código de classificação define a localização física ou lógica dos documentos arquivados. Exemplificando, pode-se dizer que todos os documentos, acumulados por uma determinada unidade, que resultarem de uma mesma atividade deverão estar classificados e identificados com o mesmo código, consequentemente deverão ficar juntos, formando conjuntos documentais. Nesse trabalho de atualização do PCTT, equipe de gestão documental procurou dar a esses instrumentos um caráter objetivo, com vistas a facilitar a tarefa de classificação arquivística. O classificador, partindo do nível maior como preceitua a teoria arquivística deve chegar ao nível específico, num processo intuitivo. Nesse processo, foram mapeadas sete grandes funções administrativas desempenhadas pela Secretaria do Tribunal, as quais foram codificadas e nomeadas, conforme consta a seguir: 01 Organização e Funcionamento 02 Gestão de Pessoas 10

11 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça 03 Material 04 Patrimônio 05 Orçamento e Finanças 06 Documentação e Informação 07 Tecnologia da Informação e Comunicação 08 Vago (reservado a futuras expansões) 09 Vago (reservado a futuras expansões) Como se percebe, para a estruturação hierárquica do Plano de classificação, adotou-se sistema numérico. Esse sistema é constituído de oito dígitos, divididos em quatro pares, onde o primeiro, o segundo e o terceiro referem-se, respectivamente, à Função, à subfunção e à atividade exercidas pela instituição. O quarto par representa o conjunto documental local onde o documento deverá ser efetivamente classificado. Então, usando como exemplo documentos que digam respeitos às normas de recursos humanos, na classificação, teríamos: 02 GESTÃO DE PESSOAS Política de recursos humanos Gestão de norma e rotina de trabalho de recursos humanos Normatização, regulamentação de recursos humanos Assim, conforme demonstrado, no processo de classificação, caminha-se da função (02) ao conjunto documental ( ). Ou seja: parte-se sempre do geral para o particular. 11

12 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Aplicação da Tabela de temporalidade A tabela de temporalidade de documentos do Superior Tribunal de Justiça é um instrumento arquivístico resultante do processo de avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda quanto tempo os documentos deverão ficar nos arquivos corrente e intermediário e a destinação final descarte ou recolhimento ao arquivo permanente. Sua correta aplicação permite a eliminação daqueles documentos que atingiram os fins para os quais foram criados e não possuem valor de prova ou informação nem para a administração nem para a sociedade. O uso adequado desse instrumento assegura, principalmente, que sejam guardados de forma permanente aqueles documentos essenciais à proteção de direitos e ao registro da história do Superior Tribunal de Justiça. Na aplicação desse instrumento, recomenda-se muita atenção aos documentos cujas informações reflitam a política do Superior Tribunal de Justiça, num primeiro momento e histórico num momento posterior, o que justifica a sua guarda permanente. São permanentes, também, os documentos que versam sobre assuntos normativos e regulamentações, como as espécies e tipologias documentais que são geradas em função de resguardar, transferir, modificar, extinguir, fornecer e declarar direitos, ou impor obrigações aos administrados e a si própria, como por exemplo: portarias, atas, planos de gestão, relatórios de atividades, certidões. 12

13 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Orientações Gerais Para tornar o uso da Tabela de temporalidade efetivo, dando adequada destinação aos documentos, assegurando que sejam guardados de forma permanente somente aqueles essenciais à proteção de direitos e ao registro da história do Superior Tribunal de Justiça, algumas situações requerem atenção. Abaixo, algumas dessas situações. - Duplicação da Informação Documentos cujas informações encontram-se recapituladas em outros serão passíveis de eliminação. Exemplo: Parecer Relatório de atividade mensal consolidado em Relatório Anual de Atividades. - Processos Uma vez juntado ao processo, o documento assume a temporalidade e destinação deste, adquirindo as características do conjunto. - Backup O backup é uma cópia de segurança que deve ser conservada por um período precaucional, convencionado pela área de tecnologia da informação. Após esse período, e não havendo mais necessidade dessa cópia, a própria área promoverá o descarte. 13

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15 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 15

16 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça ADMINISTRAÇÃO GERAL 01 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Administração e modernização estratégica Gestão de norma e processo de trabalho Normatização / regulamentação da estrutura institucional Estudo e definição de método e procedimento Gestão estratégica e tática Planejamento estratégico / tático Projeto estratégico Indicador de desempenho estratégico / tático Levantamento / gerenciamento de dados Relação institucional Relação com outros órgãos Solenidade / congratulação / felicitação / agradecimento Solicitação de informações Solicitação de apoio e providência Assessoria Parlamentar Acompanhamento de proposição legislativa Evento institucional Planejamento / programação / divulgação / realização Cooperação técnica Celebração, acompanhamento e/ou aditamento de convênio Ouvidoria Manifestação / sugestão / reclamação Solicitação de providência Registro em órgão competente Habilitação jurídica Ato constitutivo / estatuto / contrato social 16

17 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Regularidade fiscal Inscrição no cadastro nacional de pessoa jurídica CNPJ Regularidade FGTS / contribuição social / Dívida Ativa da União Composição do STJ Corte Especial / Conselho de Administração Composição e funcionamento Jurisprudência administrativa / decisões Convocação para quorum Órgãos Fracionários Composição e funcionamento Convocação para quorum Comissões Permanentes Composição e funcionamento Convocação para quorum CNJ / CJF / ENFAM / TSE / Diretor da Revista Composição Controle interno Auditoria Auditoria operacional / gestão / contábil / conformidade / TI Monitoramento Acompanhamento Conformidade contábil Ajuste / acerto contábil Tomada de contas Tomada de contas anual Tomada de contas especial 17

18 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Comunicação social Relação com a imprensa / sociedade Pedido de entrevista / informação sobre jurisprudência Publicidade institucional Matéria jornalística Produção editorial e programação visual Planejamento / execução / divulgação 18

19 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça 02 GESTÃO DE PESSOAS Política de recursos humanos Gestão de norma e rotina de trabalho de recursos humanos Normatização / regulamentação de recursos humanos Estudo e definição de rotina de trabalho de recursos humanos Gestão operacional de recursos humanos Planejamento operacional de recursos humanos Indicador de desempenho operacional de recursos humanos Previsão de pessoal Quadro de servidores Tabelas de cargos / descrição de cargos / vencimentos Gestão de cargo e função Promoção / ascensão funcional / progressão funcional / enquadramento Alteração salarial Recrutamento Concurso público Planejamento do concurso Revisão de resultado Atualização de dados cadastrais de candidato Convocação de candidato Estágio remunerado Relacionamento com agente de integração Relacionamento com estagiário Processo seletivo Registro funcional Provimento Nomeação / posse Promoção Readaptação Reversão Aproveitamento 19

20 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Reintegração Recondução Vacância Exoneração Destituição Demissão Promoção Readaptação Posse em outro cargo inacumulável Falecimento Movimentação de pessoas Alocação / realocação da força de trabalho Seleção interna / lotação Substituição Redistribuição Requisição Cessão Remoção Convocação de magistrado Acompanhamento Funcional Informação funcional Dados cadastrais Atualização cadastral Inclusão / manutenção de dependente Exclusão de dependente Comprovação de renda / patrimônio 20

21 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Identificação funcional Emissão de carteira funcional / credencial / certificado digital Incentivo funcional Elogio / prêmio / medalha Férias Solicitação / concessão / escala / marcação / interrupção Frequência do servidor Registro de frequência Horário de expediente / plantão Direito do servidor Auxílio Auxílio-transporte Auxílio-natalidade Auxílio-funeral Auxílio-reclusão Auxílio-alimentação Assistência pré-escolar Inclusão de dependente para fins de imposto de renda Exclusão de dependente para fins de imposto de renda Salário-família Averbação Averbação de tempo de serviço Averbação de função de confiança Averbação de vantagem pessoal nominalmente identificada (VPNI) Incorporação Quintos Décimo residual Afastamento Afastamento para participar de curso de formação Afastamento para estudo ou missão no exterior Afastamento para desempenho de mandato eletivo Afastamento para participação em programa de pós-graduação 21

22 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Afastamento para servir em organismo internacional Afastamento para participação em competição desportiva nacional Convocação para integrar representação desportiva nacional Afastamento para participação em atividade sindical Licença Licença por motivo de doença em pessoa da família Licença por motivo de afastamento do cônjuge ou companheiro Licença para o serviço militar Licença para atividade política Licença para capacitação Licença para tratar de interesses particulares Licença para desempenho de mandato classista Licença por acidente em serviço / doença profissional Licença-prêmio por assiduidade Licença à adotante Licença maternidade Licença paternidade Licença para tratamento da própria saúde Concessões Ausência ao serviço Horário especial Indenização Ajuda de custo Diárias / passagens Indenização de transporte Auxílio-moradia Imóvel funcional Ocupação de imóvel funcional 22

23 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Gratificação Gratificação natalina Gratificação de atividade judiciária Gratificação de atividade externa (GAE) Gratificação de atividade de segurança (GAS) Gratificação por encargo de curso ou concurso Retribuição pelo exercício de cargo em comissão / função comissionada Adicional Adicional por tempo de serviço Adicional de qualificação Adicional por serviço extraordinário Adicional de insalubridade / periculosidade/ penosidade Adicional noturno Adicional de férias Vantagem pessoal Vantagem pessoal nominalmente identificada VPNI Vantagem pecuniária individual VPI Vantagem decorrente de decisão judicial Aposentadoria / pensão Concessão de aposentadoria Recadastramento de aposentado e pensionista Pensão vitalícia / provisória / temporária Abono permanência Conversão de licença-prêmio em pecúnia Estudos e pareceres Acumulação de cargos, empregos e funções Isenção de imposto de renda Atividade privada Liberação de servidor Consulta Aplicação da legislação de pessoal 23

24 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Pagamento de pessoal Vencimento Pagamento Alteração de pagamento Pagamento de exercícios anteriores / restos a pagar Ressarcimento de salário e encargo social Desconto Decisão judicial Consignação Autorização para desconto (averbação) Reposição / indenização ao erário Teto constitucional Imposto de renda retido na fonte / DIRF Pensão alimentícia Recolhimento de encargos / informações sociais Informações Sociais RAIS Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FGTS Seguridade Social PSS / INSS Desenvolvimento de pessoas Capacitação Levantamento de necessidades de capacitação LNC Proposta / programação de capacitação Evento interno de capacitação Evento externo de capacitação Reembolso de bolsa de pós-graduação Desempenho funcional / estágio probatório Avaliação de desempenho funcional Avaliação e homologação em estágio probatório Orientação para carreira Banco de talentos Seleção interna Cidadania organizacional 24

25 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Desenvolvimento da cultura organizacional Ambientação de servidores Relação com voluntário Assistência à saúde Programa de assistência aos servidores Inscrição de beneficiário / dependente Exclusão de beneficiário / dependente Análise de demanda especial Credenciamento de estabelecimento Indicadores contábeis Indicadores de desempenho Normatização / regulamentação de assistência à saúde Serviço de saúde Prontuário do servidor / dependente Atendimento médico / odontológico (inclusive agendamento) Pagamento de consulta / internação / procedimento Reembolso de despesa Custeio / contribuição / repasse Definição e tarifação de procedimento médico / odontológico Solicitação de procedimento Saúde ocupacional Segurança do ambiente de trabalho Prevenção de doença e promoção da saúde Assistência nutricional Apuração de responsabilidade Regime Disciplinar Procedimento administrativo disciplinar Instauração de sindicância Denúncia / inquérito 25

26 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Missões fora da sede Viagem a serviço Sem ônus para o Tribunal Com ônus para o Tribunal 26

27 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça 03 MATERIAL E SERVIÇO Política de material e serviço Gestão de norma e rotina de trabalho de material e serviço Normatização / regulamentação de material e serviço Estudo e definição de rotina de trabalho de material e serviço Gestão operacional de material e serviço Planejamento operacional de material e serviço Indicador de desempenho operacional de material e serviço Prestação de serviço / material Contratação de organização / instituição Contratação de pessoa jurídica Garantia contratual Contratação de profissionais autônomos e transitórios Contratação de pessoa física / consultor e profissional autônomo Aquisição de bem permanente / material de consumo Compra / doação / permuta / aluguel / comodato / leasing Incorporação do bem Empréstimo / cessão Alienação Venda / cessão / doação / permuta / baixa Movimentação / manutenção Movimentação de bem permanente / consumo Movimentação inicial de bem permanente Movimentação / transferência de bem permanente Estoque de material permanente / consumo Extravio / roubo / desaparecimento Autorização para a saída Devolução de material / recolhimento ao depósito 27

28 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Manutenção Conservação / recuperação Inventariação Material permanente Inventário anual / tombamento Material de consumo Controle de consumo de material 28

29 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça 04 PATRIMÔNIO Política de patrimônio Gestão de norma e rotina de trabalho de patrimônio Normatização / regulamentação de patrimônio Estudo e definição de rotina de trabalho de patrimônio Gestão operacional de patrimônio Planejamento operacional de patrimônio Indicador de desempenho operacional de patrimônio Administração de imóvel Serviços básicos Fornecimento de serviços básicos Aquisição Compra / cessão / permuta / doação Locação / arrendamento / comodato Alienação Venda / cessão / doação / permuta Transferência compulsória Desapropriação / reintegração Patrimônio histórico Tombamento Obra Construção / ampliação / reforma Manutenção predial e de instalações Reparos / conservação / manutenção predial Serviços gerais Solicitação de serviços gerais Uso das dependências Utilização de dependências 29

30 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Administração de veículo Cadastro / licenciamento / emplacamento / tombamento Credenciamento de veículo Seguro Manutenção Manutenção / conserto de veículos Abastecimento Acidente / infração Perícia Infração de trânsito Uso de veículo Solicitação de transporte / controle de uso de veículos Estacionamento / garagem Controle de entrada / saída de veículo Estacionamento privativo Guarda e segurança Vigilância Acesso às dependências do Tribunal Ocorrência Sinistro Prevenção de incêndio / Brigada de incêndio Instalação / inspeção / manutenção de extintores Constituição de brigada de incêndio Serviço de inteligência Estudo / proposta de segurança Levantamento / pesquisa de segurança Investigação preliminar de segurança 30

31 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça 05 ORÇAMENTO E FINANÇAS Política de orçamento e finanças Gestão de norma e rotina de trabalho de orçamento e finanças Normatização / regulamentação de orçamento e finanças Estudo e definição de rotina de trabalho de orçamento e finanças Gestão operacional de orçamento e finanças Planejamento operacional de orçamento e finanças Indicador de desempenho operacional de orçamento e finanças Programação financeira e orçamentária Previsão orçamentária Planejamento das atividades financeiras Proposta orçamentária Elaboração / revisão da proposta orçamentária Plano Plurianual Elaboração / revisão do plano plurianual Detalhamento de despesa Elaboração / alteração de quadro de detalhamento de despesa Remanejamento de recurso Crédito adicional Fundo de investimento Descentralização de recurso Transferência / provisão / destaque / estorno / subvenção de recursos Acompanhamento da despesa orçamentária Acompanhamento da execução / liberação orçamentária Programação financeira de desembolso Elaboração do cronograma anual de desembolso mensal 31

32 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Execução financeira e orçamentária Execução da receita Recolhimento de valores restituídos ao Tribunal Execução da despesa Pagamento de despesa contratual Pagamento de despesa ordinária Pagamento de ajuda de custo Pagamento de autônomo Pagamento de diárias Pagamento de reembolsos Pagamento de suprimento de fundos Pagamento de despesas médica, odontológica e hospitalar Pagamento de despesa com benefícios Operação bancária Conta única Conciliação bancária Contabilidade de custos Execução de custos Apuração de custos 32

33 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça 06 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Política de documentação e informação Gestão de norma e rotina de trabalho de documentação e informação Normatização / regulamentação de documentação e informação Estudo e definição de rotina de trabalho de documentação e informação Gestão operacional de documentação e informação Planejamento operacional de documentação e informação Indicador de desempenho operacional de documentação e informação Publicação oficial Publicação de matérias na imprensa Imprensa oficial / Imprensa aberta Boletim interno Publicação de obras Serviço de impressão sem ônus para o Tribunal Distribuição / intercâmbio de publicações Repositório de jurisprudência Registro e credenciamento Gestão bibliográfica Consultoria técnica Diagnóstico / prognóstico / tratamento Referência e circulação Empréstimo entre bibliotecas Solicitação de pesquisa Cadastro de usuário / empréstimo de obras Processamento técnico Catalogação / classificação / indexação Publicação eletrônica Autorização para publicação 33

34 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Gestão documental arquivística Consultoria técnica Levantamento da produção documental Diagnóstico / prognóstico Tramitação / Protocolo Recebimento / registro / trâmite / distribuição Autuação / juntada / desapensação / desentranhamento / empréstimo Serviço postal / expedição Classificação / arquivamento Classificação / arranjo Transferência / recolhimento Avaliação / seleção Temporalidade / destinação / amostragem Pesquisa e difusão Descrição Acesso / reprodução / pesquisa Difusão arquivística Organização de expediente avulso Comunicação administrativa Preservação / Conservação Consultoria técnica Diagnóstico / prognóstico Restauração Solicitação de serviço Avaliação / acompanhamento Gestão museológica Processamento técnico Identificação / registro / classificação / catalogação Memória / educação / cultura Exposição permanente / temporária 34

35 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça Editoração cultural Desenvolvimento de coletânea Ações socioeducativas Evento socioeducativo Avaliação de reação 35

36 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça 07 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO Política de tecnologia da informação e comunicação Gestão de norma e rotina de trabalho de tecnologia da informação e comunicação Normatização / regulamentação de tecnologia da informação e comunicação Estudo e definição de rotina de trabalho de tecnologia da informação e comunicação Gestão operacional de tecnologia da informação e comunicação Planejamento operacional de tecnologia da informação e comunicação Indicador de desempenho operacional de tecnologia da informação e comunicação Tecnologia da informação Desenvolvimento de sistema Criação / manutenção de sistema Infraestrutura tecnológica Gerenciamento de rede Segurança de rede / acesso / auditoria Serviços de telecomunicação Serviço telefônico Instalação / manutenção Conta telefônica Reembolso / controle de cotas / abono de pagamento Serviço de transmissão de dados / voz / imagem Comunicação por meio da transmissão de dados / voz / imagem 36

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38 Programa de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE 38

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40 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 01 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Administração e modernização estratégica Gestão de norma e processo de trabalho Normatização / regulamentação da estrutura institucional Enquanto vigora 10 anos Guarda Permanente Estudo e definição de método e procedimento Enquanto vigora 10 anos Guarda Permanente Gestão estratégica / tática Planejamento estratégico / tático 10 anos 5 anos Guarda Permanente Projeto estratégico 10 anos 5 anos Guarda Permanente Indicador de desempenho estratégico / tático 10 anos 5 anos Guarda Permanente Levantamento / gerenciamento de dados 5 anos 5 anos Guarda Permanente Relação institucional São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros. São passíveis de eliminação os dados estatísticos recapitulados em outros documentos Relação com outros órgãos Solenidade / congratulação / felicitação / agradecimento 1 ano Solicitação de informações 1 ano Solicitação de apoio e providência 1 ano 2 anos Assessoria Parlamentar 40

41 Superior Tribunal de Justiça PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Acompanhamento de proposição legislativa Evento institucional TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS CORRENTE Até a tramitação do projeto no Congresso Nacional PRAZO DE GUARDA INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL 5 anos OBSERVAÇÕES Planejamento / programação / divulgação / realização 10 anos 5 anos Guarda Permanente Cooperação técnica Celebração / acompanhamento / aditamento Enquanto vigora 10 anos Guarda Permanente Ouvidoria Manifestação / sugestão / reclamação 5 anos Solicitação de providência 3 anos Registro em órgão competente Habilitação jurídica Ato constitutivo / estatuto / contrato social Enquanto vigora Guarda Permanente Regularidade fiscal Inscrição no cadastro nacional de pessoa jurídica CNPJ Enquanto vigora Guarda Permanente Regularidade FGTS / contribuição social / Dívida Ativa da União Enquanto vigora Guarda Permanente Composição do STJ Corte Especial / Conselho de Administração 41

42 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Composição e funcionamento 4 anos 5 anos Guarda Permanente Jurisprudência administrativa / decisões 4 anos 5 anos Guarda Permanente Convocação para quorum 2 anos Órgãos Fracionários Composição e funcionamento 4 anos 5 anos Guarda Permanente Convocação para quorum 2 anos Comissões Permanentes Composição e funcionamento 4 anos 5 anos Guarda Permanente Convocação para quorum 2 anos CNJ / CJF / ENFAM / TSE / Diretor da Revista Composição 4 anos 5 anos Guarda Permanente Controle interno Auditoria Auditoria operacional / gestão / contábil / conformidade / TI Monitoramento Acompanhamento contas pelo TCU contas pelo TCU contas pelo TCU Guarda Permanente Guarda Permanente Guarda Permanente Conformidade contábil 42

43 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO CORRENTE PRAZO DE GUARDA INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Ajuste / acerto contábil contas pelo TCU Guarda Permanente Tomada de contas Tomada de contas anual Tomada de contas especial contas pelo TCU contas pelo TCU Guarda Permanente Guarda Permanente Comunicação social Relação com a imprensa / sociedade Pedido de entrevista / informação sobre jurisprudência 2 anos Publicidade institucional Matéria jornalística 4 anos 10 anos Guarda Permanente Produção editorial / programação visual Planejamento / execução / divulgação 7 anos Deverá ser conservado permanentemente um exemplar de cada item produzido na área de produção editorial. 43

44 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 02 GESTÃO DE PESSOAS Política de recursos humanos Gestão de norma e rotina de trabalho de recursos humanos Normatização / regulamentação de recursos humanos Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente Estudo e definição de rotina de trabalho de recursos humanos Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente Gestão operacional de recursos humanos Planejamento operacional de recursos humanos Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente Indicador de desempenho operacional de recursos humanos 5 anos 9 anos Guarda Permanente Previsão de pessoal São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros Quadro de servidores 5 anos 5 anos Guarda permanente Tabelas de cargos / descrição de cargos / vencimentos 5 anos 5 anos Guarda permanente Gestão de cargo e função Promoção / ascensão funcional / progressão funcional / enquadramento 5 anos 47 anos Alteração salarial 5 anos 47 anos Recrutamento Concurso público 44

45 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Planejamento do concurso 4 anos 5 anos Guarda permanente Revisão de resultado Atualização de dados cadastrais de candidato Até a conclusão do processo Até a validade do concurso 5 anos 5 anos Convocação de candidato 4 anos Estágio remunerado Relacionamento com agente de integração 5 anos 10 anos Guarda permanente Relacionamento com estagiário Enquanto o estagiário permanecer no STJ 5 anos Processo seletivo 5 anos 10 anos Guarda permanente Registro funcional Provimento Nomeação / posse 5 anos 95 anos Promoção 5 anos 47 anos Readaptação 5 anos 47 anos Reversão 5 anos 47 anos Aproveitamento 5 anos 47 anos 45

46 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Reintegração 5 anos 47 anos Recondução 5 anos 47 anos Vacância Exoneração 5 anos 47 anos Destituição 5 anos 47 anos Demissão 5 anos 47 anos Promoção 5 anos 47 anos Readaptação 5 anos 47 anos Posse em outro cargo inacumulável 5 anos 47 anos Falecimento 5 anos 47 anos Movimentação de pessoas Alocação / realocação da força de trabalho Seleção interna / lotação 4 anos 5 anos Substituição 5 anos 47 anos Redistribuição 5 anos 47 anos Requisição 5 anos 47 anos 46

47 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Cessão 5 anos 47 anos Remoção 4 anos 5 anos Convocação de magistrado 5 anos 47 anos Acompanhamento Funcional 5 anos 47 anos Informação funcional Dados cadastrais Atualização cadastral 5 anos Inclusão / manutenção de dependente Enquanto o servidor permanecer no STJ Exclusão de dependente 5 anos Comprovação de renda / patrimônio 5 anos Identificação funcional Emissão de carteira funcional / credencial / certificado digital 35 anos 5 anos Incentivo funcional Elogio / prêmio / medalha 35 anos 5 anos 47

48 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Férias Solicitação / concessão / escala / marcação / interrupção 7 anos Frequência do servidor Registro de frequência 5 anos 47 anos Horário de expediente / plantão 2 anos Direito do servidor Auxílio Auxílio-transporte contas pelo TCU Auxílio-natalidade contas pelo TCU Auxílio-funeral contas pelo TCU Auxílio-reclusão 5 anos 47 anos Auxílio-alimentação 5 anos 9 anos Assistência pré-escolar 5 anos 9 anos 48

49 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Inclusão de dependente para fins de imposto de renda 5 anos 47 anos Exclusão de dependente para fins de imposto de renda 5 anos 47 anos Salário-família 5 anos 9 anos Averbação Averbação de tempo de serviço 5 anos 47 anos Averbação de função de confiança 5 anos 47 anos Averbação de vantagem de pessoal nominalmente identificada (VPNI) 5 anos 47 anos Incorporação Quintos 5 anos 47 anos Décimo residual 5 anos 47 anos Afastamento Afastamento para participar de curso de formação 5 anos 47 anos Afastamento para estudo ou missão no exterior 5 anos 47 anos Afastamento para desempenho de mandato eletivo 5 anos 47 anos 49

50 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Afastamento para participação em programa de pós-graduação 5 anos 47 anos Afastamento para servir em organismo internacional 5 anos 47 anos Afastamento para participação em competição desportiva nacional 5 anos 47 anos Convocação para integrar representação desportiva nacional 5 anos 47 anos Afastamento para participação em atividade sindical 5 anos 47 anos Licença Licença por motivo de doença em pessoa da família 5 anos 47 anos Licença por motivo de afastamento do cônjuge ou companheiro 5 anos 47 anos Licença para o serviço militar 5 anos 47 anos Licença para atividade política 5 anos 47 anos Licença para capacitação 5 anos 47 anos Licença para tratar de interesses particulares 5 anos 47 anos Licença para desempenho de mandato classista 5 anos 47 anos Licença por acidente em serviço / doença profissional 5 anos 47 anos Licença-prêmio por assiduidade 5 anos 47 anos Licença à adotante 5 anos 47 anos 50

51 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Licença maternidade 5 anos 47 anos Licença paternidade 5 anos 47 anos Licença para tratamento da própria saúde 5 anos 47 anos Concessões Ausência do serviço 5 anos 47 anos Horário especial 5 anos 47 anos Indenização Ajuda de custo 5 anos 47 anos Diárias / passagens contas pelo TCU Indenização de transporte 5 anos 47 anos Auxílio-moradia 5 anos 47 anos Imóvel funcional Ocupação de imóvel funcional Gratificação Enquanto permanecer a ocupação 20 anos Gratificação natalina 5 anos 47 anos Gratificação de atividade judiciária 5 anos 95 anos 51

52 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Gratificação de atividade externa (GAE) 5 anos 95 anos Gratificação de atividade de segurança (GAS) 5 anos 95 anos Gratificação por encargo de curso ou concurso 5 anos 95 anos Retribuição pelo exercício de cargo em comissão / função comissionada Adicional 5 anos 95 anos Adicional por tempo de serviço 5 anos 95 anos Adicional de qualificação 5 anos 95 anos Adicional por serviço extraordinário 5 anos 95 anos Adicional de insalubridade / periculosidade / penosidade 5 anos 95 anos Adicional noturno 5 anos 95 anos Adicional de férias 5 anos 95 anos Vantagem pessoal Vantagem pessoal nominalmente identificada - VPNI 5 anos 95 anos Vantagem pecuniária individual - VPI 5 anos 95 anos Vantagem decorrente de decisão judicial 5 anos 95 anos 52

53 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Aposentadoria / pensão Concessão de aposentadoria 5 anos 95 anos Recadastramento de aposentado e pensionista 5 anos Pensão vitalícia / provisória / temporária 5 anos 95 anos Abono permanência Até a homologação da aposentadoria 5 anos Conversão de licença-prêmio em pecúnia 5 anos 10 anos Estudos e pareceres Acumulação de cargos, empregos e funções 5 anos 30 anos Isenção de imposto de renda 5 anos 30 anos Atividade privada 5 anos 30 anos Liberação de servidor 5 anos 30 anos Consulta Aplicação da legislação de pessoal 5 anos 30 anos 53

54 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Pagamento de pessoal Vencimento Pagamento 5 anos 95 anos Alteração de pagamento 7 anos Pagamento de exercícios anteriores / restos a pagar 5 anos 95 anos Ressarcimento de salário e encargo social 5 anos 95 anos Desconto Decisão judicial 5 anos 95 anos Consignação Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Autorização para desconto (averbação) 5 anos 47 anos Reposição / indenização ao erário 5 anos 47 anos Teto constitucional 5 anos 95 anos Imposto de renda retido na fonte / DIRF 5 anos 7 anos Pensão alimentícia 5 anos 95 anos 54

55 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Recolhimento de encargos / informações sociais Informações Sociais RAIS 5 anos 47 anos Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FGTS 5 anos 47 anos Seguridade Social PSS / INSS 5 anos 95 anos Desenvolvimento de pessoas Capacitação Levantamento de necessidades de capacitação LNC Proposta / programação de capacitação Evento interno de capacitação Até a conclusão do processo Até a conclusão do processo Até a conclusão do processo 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente 5 anos Guarda permanente Evento externo de capacitação 5 anos 47 anos Para eventos não realizados, eliminar após 5 anos Reembolso de bolsa de pós-graduação 5 anos 47 anos Desempenho funcional / estágio probatório Avaliação de desempenho funcional 15 anos 32 anos Avaliação e homologação em estágio probatório 15 anos 32 anos 55

56 Superior Tribunal de Justiça TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES Orientação para carreira Banco de talentos 5 anos 5 anos Guarda permanente Seleção interna 5 anos 5 anos Guarda permanente Cidadania organizacional Desenvolvimento da cultura organizacional 5 anos 5 anos Guarda permanente Ambientação de servidores 5 anos 5 anos Guarda permanente Relação com voluntário 5 anos 47 anos Assistência à saúde Programa de assistência aos servidores Inscrição de beneficiário / dependente 5 anos 47 anos Exclusão de beneficiário / dependente 5 anos 47 anos Análise de demanda especial 5 anos Credenciamento de estabelecimento 5 anos 15 anos Indicadores contábeis contas pelo TCU 56