DIRETRIZES PARA CERTIFICAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE NBR ISO 9001

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1 DIRETRIZES PARA CERTIFICAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE NBR

2 QUEM SOMOS A Certificações de Sistemas de Gestão e Produtos, fundada em 2012 e acreditada pela Cgcre desde 2013 para a certificação de produtos, em seu processo de crescimento e consolidação no mercado, ingressa para a certificação de sistemas com o objetivo de oferecer auditorias com base no Sistema de Gestão da Qualidade. A empresa ocupa modernas instalações na Rua Dr. Ramos de Azevedo, nº º andar, salas 1801, 1802 e 1803, no centro de Guarulhos/SP. Nossa visão, é ser reconhecida nacional e internacionalmente como um organismo de certificação de produtos e sistemas e para isso contamos com a oportunidade de atender as suas necessidades. POLÍTICA DE IMPARCIALIDADE A Certificação de Sistemas de Gestão e Produtos, através de seu Comitê de Imparcialidade e da Análise Crítica da Alta Direção tem o intuito de salvaguardar a imparcialidade e a confidencialidade no fluxo das atividades e se compromete a: 1. Cumprir todas as políticas e os procedimentos definidos pela. 2. Manter os mais elevados padrões de honestidade e integridade em todos os contatos com clientes de modo e salvaguardar a organização contrapressões financeiras e/ou outras que possam influenciar a execução objetiva da certificação. 3. Não aceitar benefícios ou apropriar-se de informações confidenciais do processo de certificação, de maneira a comprometer a imparcialidade, seja no decorrer do processo ou no seu resultado. 4. Documentar as conclusões, os resultados das operações e as decisões tomadas, livres de influência por outros interesses ou por outras partes com base em evidência objetiva da conformidade ou não-conformidade. 5. Não fornecer consultoria interna para empresas envolvidas no processo de certificação pela. 6. Garantir que seus colaboradores e as partes envolvidas manifestem condição de ausência de conflito de interesses, sempre que fatores os impedirem de analisar de maneira independente e imparcial o processo de avaliação da conformidade. Dentre os fatores, sejam objetivos ou subjetivos, citam-se estreito relacionamento com o cliente, experiências passadas, preconceitos, interesse próprio, auto avaliação, familiaridade e intimidação. 7. Garantir que seus colaboradores e as partes envolvidas pela mantenham sigilo quanto às informações, documentos e dados, processos e técnicas de

3 propriedades de outrem, e demais assuntos internos, a não ser que haja uma autorização prévia e formal do cliente. 8. Adotar sistemática para identificar, controlar, reduzir ou encerrar atividades que apresentam ameaças a sua imparcialidade. 9. Manter a confidencialidade quanto às informações provenientes dos processos de certificação. 10. Não aconselhar ou prestar serviços de consultoria aos solicitantes quanto aos métodos de tratar as matérias que sejam obstáculos para a certificação solicitada. 11. Não fornecer quaisquer outros produtos ou serviços que possam comprometer a confidencialidade, objetividade ou imparcialidade dos seus processos e decisões de certificação. 12. Ter políticas e procedimentos para a solução de reclamações, apelações e disputas, recebidas de fornecedores ou de outras partes, sobre o tratamento dado a certificação ou quaisquer outras matérias relacionadas. CERTIFICAÇÃO DE SISTEMAS A certificação de sistemas é uma certificação voluntária que a organização pode optar sem que esta tenha sido estabelecida por norma ou órgão governamental, a fim de atestar que seus processos e serviços satisfazem requisitos pré-definidos pela ABNT NBR. A realiza avaliações da conformidade por meio de auditorias do Sistema de Gestão da Qualidade, baseado na ABNT NBR, aplicada a todos os setores nas seguintes áreas: IAF 17- Metais Básicos e Produtos Manufaturados de Metal; IAF19 - Equipamentos Óticos e Elétricos Este é um processo que possibilita a organização criar uma posição competitiva que fortalecerá os padrões de qualidade e até mesmo definição de estratégias para o alcance de seus objetos organizacionais. RELACIONAMENTO COM CLIENTE No intuito de garantir uma boa comunicação em todo o processo, disponibilizamos abaixo os canais de comunicação disponíveis para tratar sobre cada etapa do processo:

4 Atividade Contato Contratos, propostas comerciais, alterações em geral, planejamento e agendamento de auditoria, logística, documentação técnica (11) ramal 113 (recebimento de manuais, documentações de auditoria e plano de ação qualidade@brics-ocp.com.br corretiva quando aplicável) Análise do processo (11) ramal 117 Decisão da certificação (11) ramal 118 Serviço de Atendimento ao Cliente sac@brics-ocp.com.br ETAPAS DO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO Processo Responsável Prazo Atividade Solicitar proposta de certificação Elaboração da proposta Solicitante dias utéis a partir do recebimento da solicitação de certificação OCS Envio da proposta No dia da elaboração Aprovação da proposta Abertura oficial do processo e envio do contrato Solicitante dias úteis para análise geral das documentações Envio do contrato Solicitante --- Planejamento da auditoria 5 dias uteis a partir da completeza da documentação Fazer download do formulário Solicitação de certificação OCS no site da na internet e preencher as informações solicitadas. Em caso de dúvidas contatar equipe técnica no telefone (11) ramal 113. Baseado nas informações concedidas na solicitação de certificação OCS, a faz a análise crítica, dimensionamento da auditoria e encaminha a proposta para apreciação. envia proposta comercial A aprovação da proposta deve ser feita por representante da empresa previsto em contrato ou procurador. Juntamente com a proposta aprovada, o solicitante deve encaminhar: solicitação de certificação OCS, contrato social e/ou alteração contratual, procuração quando responsável for distinto do previsto em contrato social e/ou alteração contratual, enviar as informações documentadas e os procedimentos quando aplicável. Após recebimento das documentações, será realizada análise geral e confirmada a abertura por , bem como envio do contrato de prestação de serviços. A organização deve encaminhar 2 (duas) vias do contrato de prestação de serviço, assinado por representante da organização. A fará o dimensionamento da auditoria prevendo dias necessários e profissional (is) capacitado (s) (auditor) para atendimento e apresentação da agenda a organização.

5 Confirmação das datas solicitadas Envio do plano de auditoria Auditoria de Diagnóstico (opcional) Organização --- Após confirmação das datas a fará o agendamento da auditoria inicial A enviará o plano de auditoria para que a 5 dias uteis organização saiba com antecedência as áreas/processos a serem auditados, bem como horários. Esta atividade antecede todo evento de auditoria previsto no processo. Não é obrigatório para o processo, mas pode ser uma --- opção da organização que pode ser tratada como um diagnóstico em relação ao atendimento dos requisitos. Auditoria Fase Fase inicial obrigatória conforme ABNT NBR ISO-IEC , porém, não necessita de um Plano de Auditoria formal. Auditoria Fase A realiza a auditoria de certificação apresentando, ao final, o relatório de auditoria e sua recomendação. Envio do plano de ações Solicitante 15 dias uteis (NC menor) 90 dias corridos para implementação (NC maior) Após apresentação do relatório de auditoria, o solicitante deve providenciar o plano de ações corretivas, quando aplicável (submissão por para ocs@brics-ocs.com.br) Auditoria Extraordinária Análise do processo pela Comissão Técnica Decisão da certificação Envio do certificado Agendamento das próximas avaliações 90 dias corridos (NC maior) A partir da auditoria que identificou a NC maior, o solicitante possui 90 dias corridos para concluir a ação corretiva, que é o prazo máximo para a realização da auditoria extraordinária 5 dias uteis A procede com a análise o processo de certificação --- Sendo favorável a análise pela Comissão Técnica, o processo de certificação é recomendado pela Coordenação Técnica ou Executivo Sênior. --- Após decisão da certificação, o certificado é 90 dias de antecedência referente ao próximo evento encaminhado ao solicitante. Para que a organização se planeje adequadamente, as datas das avaliações de supervisão serão avisadas antecipadamente.

6 SOLICITAÇÃO DE PROPOSTA Enviar para preferencialmente, o formulário Solicitação de Certificação OCS totalmente preenchido. Em caso de dúvidas, entre em contato com: (11) ramal 113 EQUIPE AUDITORA A possui uma equipe de auditores com experiência comprovada e prática de realização de auditorias. Inicialmente para elaboração da proposta, a efetua uma análise a fim de garantir que o auditor a ser alocado possui competência necessária para a realização do evento. Preferencialmente, se a organização necessitar, a poderá disponibilizar o currículo do auditor para comprovação de sua competência. Caso exista alguma observação em relação ao participante da equipe auditora, a organização deve se manifestar formalmente. DIMENSIONAMENTO DA AUDITORA O dimensionamento da auditoria está condicionado aos requisitos estabelecidos da ABNT NBR e o documento do International Accreditation Forum IAF MD 5 Determination of Audit Time of Quality and Environmental Management Systyems, bem como NIT-DICOR-054 Anexo A Sistemas de Gestão da Qualidade Relação entre o número efetivo de pessoal e tempo de auditoria (somente para auditoria inicial). AUDITORIA DE DIAGNÓSTICO Auditoria opcional cujo objetivo é avaliar a maturidade do sistema de gestão da empresa e/ou avaliar o nível de conformidade com uma ou mais normas. AUDITORIA DE CERTIFICAÇÃO FASE 1 Nessa fase, a documentação do sistema de gestão é avaliada para verificar se a organização cumpre os requisitos da norma, e está preparada para uma auditoria Fase 2. Para tanto, é avaliado também se as auditorias internas e a análise crítica pela administração estão sendo planejadas e realizadas, bem como verifica-se as estruturas organizacional e de processos, e outras informações sobre a organização (por exemplo, número de empregados, o escopo, processos, etc.) ou quaisquer outras informações de alocação de recursos para a Fase 2. A Fase 1 é preferencialmente realizada no local, e as constatações (áreas de preocupação) dela poderão ser classificadas como não- conformidades durante a Fase 2. O recomendado é que Fase 1 aconteça com, no mínimo, 15 (quinze) dias de antecedência da auditoria de Fase 2.

7 AUDITORIA DE CERTIFICAÇÃO FASE 2 Deve ser realizada em até 180 dias do último dia da Fase 1 e tem como objetivo avaliar a implementação, bem como a eficácia do Sistema de Gestão do cliente. É realizada nas dependências da empresa e os funcionários são auditados, como previsto em um Plano de Auditoria. Os locais, os equipamentos e controles operacionais, os procedimentos, etc., também serão auditados. Durante a auditoria de Fase 2 são analisados requisitos normativos, políticas, objetivos e metas de desempenho (coerente com as expectativas na norma aplicável de sistema de gestão ou outro documento normativo), quaisquer requisitos legais aplicáveis, responsabilidades, competência do pessoal, operações, procedimentos, dados de desempenho e constatações, licenças pertinentes ao funcionamento da organização e conclusões da auditoria interna. A equipe auditora deve analisar todas as informações e evidências coletadas durante as fases 1 e 2, a fim de analisar as constatações e concordar quanto às conclusões da auditoria. A auditoria e seu resultado serão documentados através do Relatório de Auditoria. Se o resultado geral é positivo, a equipe auditora recomenda o processo de certificação para a avaliação de uma Comissão Técnica. Após a avaliação positiva do processo de certificação pela Comissão Técnica, o certificado será emitido. AUDITORIA DE MANUTENÇÃO Para a manutenção da validade do certificado são recomendáveis auditorias de manutenção em uma frequência mínima anual, tendo como referência a data da decisão de Certificação ou de Recertificação. Por exigência normativa as auditorias de manutenção devem ser realizadas no mínimo uma vez a cada ano do calendário, exceto em anos de Recertificação. A data da primeira auditoria de supervisão, após a certificação inicial, não pode ultrapassar 12 meses a partir da data da decisão da certificação. Nas auditorias de manutenção, serão avaliados todos os processos e requisitos essenciais da norma objeto da certificação, a utilização correta do certificado, a utilização correta da Marca de Identificação da Certificação da, as reclamações referentes ao respectivo sistema de gestão, bem como a eficácia das ações corretivas tomadas com relação às não-conformidades apontadas na auditoria anterior, para que seja demonstrado o comprometimento para manter a eficácia e melhoria do sistema de gestão, a fim de melhorar o desempenho global. AUDITORIA DE RECERTIFICAÇÃO As Auditorias de Recertificação ocorrem com o propósito de renovar um novo ciclo de certificação em continuidade de uma certificação já válida. Essa auditoria é realizada nos mesmos moldes da Fase 2 da Auditoria de Certificação. São avaliados os requisitos normativos em sua totalidade, bem como a correta utilização do certificado e a aplicação da Marca de Identificação da Certificação. A auditoria de Recertificação deverá ocorrer e ser concluída (fechamento de quaisquer pendências, inclusive a verificação da implementação das ações corretivas para as

8 não conformidades eventualmente detectadas na auditoria de recertificação e emissão de certificado) antes do vencimento do certificado. AUDITORIA EXTRAORDINÁRIA A poderá realizar Auditorias Extraordinárias, com o objetivo de investigar reclamações, em resposta às mudanças, como acompanhamento em clientes suspensos, para complementar uma auditoria já iniciada, ou por solicitação do cliente. As auditorias extraordinárias podem ser realizadas e avisadas com pouca antecedência ou sem aviso. DEFINIÇÕES IMPORTANTES Não Conformidade Menor: Não conformidade que não afeta a capacidade do sistema de gestão de atingir os resultados pretendidos. Se uma NC menor é identificada, um plano de ações corretivas será necessário ser enviado a em até 15 dias uteis, após a auditoria. Não Conformidade Maior: Não conformidade que afeta a capacidade do sistema de gestão de atingir os resultados pretendidos. Se uma NC maior é identificada, as ações corretivas devem ser concluídas no prazo de 90 dias corridos, que é o prazo máximo para uma nova avaliação (auditoria extraordinária) in loco. Oportunidade de Melhoria: Desvio isolado, comprovadamente não generalizado, que não possui relevância ou impacto sobre a capacidade do sistema de gestão em alcançar os objetivos traçados na norma de referência. Vulnerabilidade do sistema de gestão, que evidencia a possibilidade de uma não conformidade futura. CONFIDENCIALIDADE, IMPARCIALIDADE E AUSÊNCIA DE CONFLITO DE INTERESSE A, para garantir a condução do processo, pode ter acesso às informações confidenciais da organização, processos produtivos e administrativos, mediante termo de confidencialidade é apresentado os procedimentos de trabalho, bem como princípios relacionados ao sigilo, à confidencialidade e à ausência de conflito de interesse. Apenas com o consentimento do cliente, de forma formal, é que as informações serão apresentadas a terceiros. Caso alguma legislação exija que tais informações sejam divulgadas, a organização será formalmente informada, conforme previsto por lei. USO DA MARCA, SÍMBOLO E SELO Deve ser observado as condições para uso da marca, símbolo e selo de acordo com Cartilha para uso da marca, disponível em nosso site da, procedimento P-01 - Cartilha para uso da marca, para download. Em caso de dúvidas, entre em contato com: (11) ramal 113

9 RECLAMAÇÃO E APELAÇÃO A estabeleceu os meios para acusar o recebimento e documentar uma reclamação, denúncia, apelação ou disputa das seguintes formas: F 020 Tratamento de Reclamações e Apelações, preenchido internamente, na quando uma reclamação ou externamente por uma ou mais partes interessadas na reclamação, formulário disponível no site da : Por meio do site da, página Fale Conosco: selecionando uma das opções: Apelação, Reclamação, Denúncia, Elogio, Sugestões de Melhoria ou Outros (para outros assuntos não especificados). Telefones de Contato: (11) ou (11) ou (11) para envio da Reclamação/Apelação: sac@brics-ocs.com.br ouvidoria@brics-ocs.com.br SUSPENSÃO, CANCELAMENTO, REDUÇÃO OU AUMENTO DE ESCOPO, INCLUSÃO OU EXCLUSÃO DE SITES A possui regras claramente estabelecidas para suspensão ou cancelamento da certificação. Tais regras estão definidas no procedimento P-14 - Suspensão - cancelamento e redução de escopo de certificação, disponível no site da para download. Em caso de dúvidas, entre em contato com: (11) ramal 113 SUA MELHOR ESCOLHA PARA CERTIFICAÇÃO DE SISTEMAS Mais que fazer a certificação de sistemas e produtos, a possibilita a seus clientes uma visão ampla de todo o cronograma do processo de certificação e a segurança de uma avaliação eficaz e que agregue valor ao negócio.