Identificação e controle de riscos à imparcialidade

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1 1/7 Palavras-chave: Identificação, controle, riscos,, comitê. Exemplar nº: Sumário 1 Objetivo 2 Aplicação 3 Documentos complementares 4 Definições 5 Procedimento 6 Formulários 7 Referências 1 Objetivo Este Procedimento tem como objetivo identificar os riscos e as medidas a serem adotadas para assegurar a nas atividades de certificação. 2 Aplicação Este Procedimento se aplica à Atividade de Certificação (CERT) e é válido a partir da data de sua aprovação. 3 Documentos complementares Na aplicação deste Procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos, em suas versões atualizadas: - Manual da Qualidade da Atividade de Certificação; - Procedimento PR/ : Funcionamento das comissões de certificação. - Procedimento PR/ : Subcontratação de Laboratórios de ensaio. 4 Definições Os termos e siglas utilizados neste documento encontram-se definidos no Manual da Qualidade da CERT e nos itens 4.1 a Imparcialidade Presença de objetividade. Notas: 1) Objetividade significa que conflitos de interesse não existem ou são resolvidos de modo a não influenciar negativamente as atividades do organismo. 2) Outros termos que são úteis em transmitir o conceito de são independência, livre de conflitos de interesse, livre de tendências e preconceitos, neutralidade, justiça, mente aberta, desapego e equilíbrio. 4.2 Conflito de interesse Situação na qual algum membro do quadro de pessoal do organismo de certificação (interno ou externo) ou dos comitês instituídos, qualquer que for a sua função no processo de certificação, tem interesses contrários ao do organismo de certificação em uma decisão que devesse ser por ele tomada, ou da qual devesse participar ou a qual poderia influenciar.

2 2/7 5 Procedimento 5.1 Gestão da A CERT é responsável pela de suas atividades de certificação e não permite que pressões comerciais, financeiras ou outras comprometam a A CERT identifica a sua continuamente incluindo os riscos que possam surgir de suas atividades, a partir de seus relacionamentos ou partir de relacionamentos de sua equipe. Todo o pessoal da CERT, interno e externo, comissão de certificação e comitê de assinam o termo de compromisso. A Tabela 1 relaciona os riscos identificados em cada etapa do processo de certificação e as ações para mitigação dos mesmos O Responsável pela Atividade de Certificação está empenhado em salvaguardar e proteger a em todas as atividades de certificação. Este compromisso está registrado no Manual da Qualidade da CERT, disponibilizado publicamente no site do Cepel Qualquer membro da equipe da CERT ou que atuem em nome da CERT, tem como princípio não exercer as seguintes atividades: a) Ser projetista, fabricante, instalador, distribuidor ou mantenedor do produto por ela certificado; b) Ser projetista, implementador, operador ou mantenedor do processo por ela certificado; c) Ser projetista, implementador, provedor ou mantenedor do serviço por ela certificado; d) Oferecer ou prestar serviço de consultoria a seus clientes; e) Oferecer ou prestar consultoria em sistema de gestão ou de auditoria interna aos seus clientes A CERT assegura que as atividades de pessoas jurídicas distintas com as quais a CERT ou o Cepel tenha relacionamento não comprometem a de suas atividades. Todo e qualquer serviço prestado pela CERT é suportado por proposta comercial na qual há o compromisso de respeitar o princípio da Quando pessoa jurídica distinta oferece ou produz produto certificado (incluindo produtos a serem certificados) ou oferece ou fornece consultoria, seu pessoal não pode estar envolvido no gerenciamento da CERT, na revisão ou na decisão da certificação. Da mesma forma, o Responsável pela Atividade de Certificação e o seu pessoal envolvido na revisão e decisão do processo de certificação, não podem estar envolvidos nas atividades da pessoa jurídica distinta, quando esta for o solicitante A CERT não condiciona a prestação de seus serviços de certificação vinculados com entidades de prestação de serviço de consultoria. A CERT, em nenhuma hipótese, faz indicação a seus clientes de empresas de prestação de consultoria A CERT tem o cuidado de verificar as atividades anteriores dos membros de sua equipe que possam vir a comprometer a de suas atividades A CERT está pronta a tomar ações para responder a quaisquer riscos para sua decorrentes das ações de outras pessoas, organismo ou organizações, de que tome conhecimento. Toda tomada de ação quanto ao risco à é registrada e mantida no sistema SE-Suite, módulo ações. 5.2 Mecanismo de salvaguarda da Critérios A CERT possui um Comitê de salvaguarda da, para verificar, no mínimo, os seguintes itens, constantes da pauta da reunião:

3 3/7 - Cumprimento dos princípios e política relativos à de suas atividades de certificação; - Qualquer tendência por parte de um organismo de certificação de permitir que considerações comerciais ou outras impeçam a realização das atividades de certificação de forma consistente e imparcial; - Assuntos que afetam a e confiança na certificação, incluindo transparência O Comitê de tem acesso a todas as informações necessárias para verificar a do processo de certificação Na eventualidade de haver item em conflito com os procedimentos de funcionamento da CERT ou com os requisitos de avaliação da conformidade ou normas do organismo acreditador, o Responsável pela Atividade de Certificação registrará em ata de reunião do comitê de salvaguarda da a justificativa do não atendimento ao item Composição O comitê de salvaguarda da é composto por uma representação equilibrada, com intuito de ser formado por partes significativamente interessadas: associações de fabricantes ou fornecedores dos produtos; empresas consumidoras ou usuárias dos produtos; instituições neutras envolvidas com a categoria de produtos, instituições de normalização ou especialistas na avaliação da conformidade, membro da qualidade do CEPEL e os membros da CERT Cada membro efetivo do Comitê deve ter um suplente que o substituirá na sua ausência ocasional ou definitiva, cabendo-lhe os mesmos deveres e obrigações Os membros efetivos e seus suplentes são obrigatoriamente representantes dos segmentos citados em , cessando automaticamente seus mandatos na hipótese de cessação dos respectivos vínculos Ocorrendo vacância de membro efetivo, o segmento representado deve designar um substituto Outros colaboradores como representantes do Inmetro ou da própria CERT, podem participar das reuniões, como membros convidados Os membros do Comitê têm asseguradas a liberdade, a e a independência de julgamento, por exercerem uma atividade voluntária e não remunerada A Presidência é ocupada por um membro efetivo, escolhido por eleição, podendo haver um rodízio entre os membros A Secretaria Executiva é ocupada pela CERT Uma lista contendo os membros efetivos e suplentes do comitê está disponível na secretaria da CERT com seus respectivos currículos Responsabilidades Compete ao Comitê de Imparcialidade, sob a responsabilidade da CERT: a) Verificar o cumprimento dos princípios e política relativos à de suas atividades de certificação; b) Verificar a atuação da CERT, quanto consistência e, na realização das etapas dos processos de certificação; c) Realizar uma análise crítica dos riscos identificados e respectivas ações de mitigação; d) Emitir parecer sobre a operação do sistema de gestão da CERT.

4 4/ São responsabilidades do Presidente do Comitê: a) Presidir as reuniões; b) Decidir quanto à realização de reuniões, nos casos em que a representatividade do quorum não estiver garantida quanto ao equilíbrio de interesses São responsabilidades da Secretaria Executiva: a) Secretariar as reuniões; b) Preparar as agendas e emitir as atas das reuniões; c) Realizar as funções administrativas das deliberações das reuniões; d) Providenciar os serviços necessários ao desenvolvimento das atividades do Comitê; e) Convocar reuniões e estabelecer sua periodicidade São responsabilidades dos membros efetivos: a) Comparecer regularmente às reuniões do Comitê; b) Fazer-se representar, nas suas ausências e impedimentos, pelos respectivos suplentes; c) Atuar de modo imparcial e independente; d) Manter a confidencialidade; e) Assinar o Termo de Confidencialidade e o Termo de Compromisso; f) Responder às determinações do Comitê nos prazos estabelecidos São responsabilidades dos membros convidados: a) Atuar de modo imparcial e independente; b) Manter a confidencialidade; c) Assinar os Termos de Confidencialidade A CERT é responsável, junto ao Comitê, por: a) Nomear e retirar membros do Comitê; b) Assessorar o Presidente na coordenação das reuniões; c) Assegurar a liberdade de pressões comerciais, financeiras ou outras, a e a independência de julgamento dos membros do Comitê; d) Responder as deliberações do Comitê Funcionamento O Comitê de Imparcialidade se reúne duas vezes por ano com um mínimo de quatro membros. Nos casos em que a representatividade do quorum não estiver garantida quanto ao equilíbrio de interesses, a decisão sobre a realização da reunião fica a cargo do Presidente. Se o Presidente optar pela realização da reunião, deve constar em ata que as deliberações tomadas serão validadas, pelas partes ausentes, na reunião seguinte, garantindo-se um equilíbrio de interesses Deliberações As deliberações sobre os assuntos discutidos pelo Comitê são tomadas por consenso entre os membros Se o Responsável pela Atividade de Certificação não seguir os dados de entrada do mecanismo definidos em , o Comitê de salvaguarda da tem o direito de agir de forma independente (por exemplo: informar autoridades, organismo de acreditação, partes interessadas). Ao tomar medidas adequadas, os requisitos de confidencialidade relativos ao cliente e a CERT devem ser respeitados.

5 5/ É responsabilidade da CERT responder todas as deliberações do Comitê, quanto a verificação da do processo de certificação Atas de reunião As atas devem ser elaboradas e distribuídas a todos os membros do Comitê pela Secretaria Executiva As deliberações do Comitê devem constar nas atas. 5.3 Princípios da CERT: A CERT tem os seguintes princípios para salvaguardar a : a) Manter a confidencialidade quanto às informações provenientes dos processos de certificação de produtos; b) Realizar as atividades de certificação de forma consistente e imparcial; c) Não fornecer ou projetar produtos que vierem a ser certificados pela CERT; d) Não aconselhar ou prestar serviços de consultoria aos solicitantes; e) Não fornecer quaisquer outros produtos ou serviços que possam comprometer a confidencialidade, objetividade ou dos seus processos e decisões de certificação; f) Ter procedimentos para a solução de reclamações, apelações e disputas, recebidas de fornecedores ou de outras partes, sobre o tratamento dado a certificação ou quaisquer outras matérias relacionadas; g) Salvaguardar a organização contra pressões financeiras e outras que possam influenciar a avaliação e decisão sobre a certificação. 6 Formulários - F : Termo de Compromisso. 7 Referências - ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO/IEC 17065: Avaliação da conformidade Requisitos para organismos de certificação de produtos, processos e serviços. Rio de Janeiro, 2013.

6 6/7 Tabela 1- Identificação e controle dos riscos 1 - Interesses pessoais ou financeiros; 2 - Auto verificação ou auto confiança; 3 - Familiaridade ou intimidade; 4 - Intimidação ou coação. 1 - Interesses pessoais ou financeiros; 2 - Auto verificação ou auto confiança; 3 - Familiaridade ou intimidade; 4 - Intimidação ou coação. Fase 1 - Análise Etapa 1 Etapa 2 Solicitação Proposta Utilizar o sistema SILAB que garante a impessoalidade da ação. Executante: Pessoal Interno Utilizar tabela de valores predefinidos para cada serviço, cadastrada no sistema SILAB, gerenciado pelo Responsável pela Atividade de Certificação. Subcontratar laboratório externo por sistema de rodízio. Disponibilizar a proposta para aprovação pelo Responsável da CERT. Executante: Pessoal Interno Fase 2 Avaliação Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Auditoria Documental Realizar rodízio de auditores. Assinar o termo de compromisso. Executantes: Pessoal Interno ou Externo Auditoria física (local) Realizar preferencialmente com dois auditores. Assinar o termo de compromisso. Executantes: Pessoal Interno ou Externo Análise do produto Realizar preferencialmente em laboratório acreditado. Registrar a análise em documento específico (RAV e RI). Executante: Pessoal Interno Documentação Não Aplicável. Executante: Pessoal Interno Fase 3 Decisão Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Resultado Comissão Aprovação 1- Interesses pessoais ou financeiros; 2-Auto verificação ou auto confiança; 3- Familiaridade ou intimidade; 4- Intimidação ou coação. Ter uma Comissão para deliberar sobre todos os processos de Certificação. Executantes: Pessoal Interno ou Externo Compor a Comissão de Certificação com equilíbrio entre as partes interessadas. Assinar o termo de compromisso. Executantes: Membros da Comissão com direito a voto e Pessoal interno ou Externo sem direito a voto Realizar as etapas da certificação por pessoas distintas: Emitir; Verificar; Analisar/aprovar. Executante: Pessoal Interno

7 7/7 Tabela 1- Identificação e controle dos riscos (Continuação) Fase 4 Monitoramento da gestão do processo de certificação 1- Permitir que considerações comerciais ou outras prevaleçam sobre a decisão da certificação; Ter um comitê de para acompanhar a evolução e o funcionamento do sistema de gestão da CERT. 2 Falta de transparência na gestão da CERT. Executante: Pessoal Externo