AUDITORIA-TESTEMUNHA PARA ORGANISMOS DE CERTIFICAÇÃO
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- Natan da Silva Angelim
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1 AUDITORIA-TESTEMUNHA PARA ORGANISMOS DE CERTIFICAÇÃO NORMA No NIT-DICOR-026 APROVADA EM SET/2012 Nº 01/ SUMÁRIO 1 Objetivo 2 Campo de Aplicação 3 Responsabilidade 4 Histórico da Revisão 5 Documentos Complementares 6 Siglas 7 Definições 8 Condições Gerais 9 Preparação da Auditoria-Testemunha 10 Realização da Auditoria-Testemunha 11 Relatório de Auditoria-Testemunha 12 Diretrizes para realização de Auditoria-Testemunha 13 Escopos GLOBALGAP Requisitos Adicionais Anexo Documentação requerida para a realização de auditorias-testemunhas 1 OBJETIVO Esta Norma estabelece o procedimento para testemunhar o desempenho do organismo de certificação na execução de sua atividade. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO Esta Norma aplica-se à Dicor. 3 RESPONSABILIDADE A responsabilidade pela revisão desta Norma é da Dicor. 4 HISTÓRICO DA REVISÃO 4.1 Inclusão do item Exclusão da acreditação de OAF 4.3 Alteração dos itens e Inclusão do capítulo 13 (Escopos GLOBALGAP Requisitos Adicionais 5 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ABNT NBR ISO 9000:2005 Sistemas de Gestão da Qualidade Fundamentos e Vocabulário ABNT NBR ISO/IEC 17000:2005 Avaliação de conformidade - Vocabulário e princípios gerais FOR-Cgcre-301 Registro de Não-Conformidade RNC FOR-Cgcre-320 Relatório de auditoria-testemunha em organismos de certificação de pessoas RAT/OPC FOR-Cgcre-321 Relatório de auditoria testemunha em organismo de certificação de pessoas que subcontratam centro de qualificação - RAT/OPC-CQ FOR-Cgcre-343 Relatório de auditoria-testemunha em organismo de certificação FOR-Cgcre-344 Lista de verificação para auditoria-testemunha em OCF FOR-Cgcre-373 Relato do Especialista da Cgcre
2 02/ NIT-Dicor-004 NIT-Dicor-008 NIT-Dicor-024 NIT-Dicor-076 Critérios para a acreditação de organismo de certificação de pessoas Critérios para Acreditação de Organismo de Certificação Critérios para a Acreditação de Organismo de Certificação de Produto e de Verificação de Desempenho de Produto Tratamento de Não-Conformidades Detectadas Durante Processos de Acreditação de Organismos 6 SIGLAS APPCC Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle Cgcre Coordenação Geral de Acreditação Dicor Divisão de Acreditação de Organismos de Certificação IAF International Accreditation Forum Inmetro Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia NACE Nomenclatura Estatística para Atividades Econômicas Nucer Núcleo de Certificação de Organismos OCA Organismo de Certificação de Sistemas de Gestão Ambiental OCE Organismo de Certificação de Sistemas de Gestão da Qualidade NBR OCF Organismo de Certificação do Manejo Florestal OCM Organismo de Certificação de Sistemas de Gestão de Medição OCO Organismo de Certificação de Sistemas de Gestão da Qualidade de Empresas de Serviços e Obras na Construção Civil (SiAC/PBQP-H) OCP Organismo de Certificação de Produtos OCR Organismo de Certificação de Sistemas de Gestão da Responsabilidade Social OCS Organismo de Certificação de Sistemas de Gestão da Qualidade OHC Organismo de Certificação de Sistema de Gestão da Segurança de Alimentos OMD Organismo de Certificação de Sistemas de Gestão de Produtos para Saúde OPC Organismo de Certificação de Pessoas OTA Organismo de Certificação de Sistemas de Gestão na Área de Turismo OTI Organismos de certificação de sistema de gestão em Tecnologia da Informação OTS Organismo de certificação de Sistemas de gestão da Segurança da Informação OVD Organismo de Verificação de Desempenho RAT Relatório de Auditoria-Testemunha 7 DEFINIÇÕES Para fins desta Norma, são adotadas as definições abaixo, complementadas pelas contidas no ABNT NBR ISO 17000, na NBR ISO 9000 e nos procedimentos da Dicor. 7.1 Auditoria Testemunha Processo sistemático, documentado e independente, para obter evidências da auditoria realizada no local onde o organismo executa atividades de um processo de certificação, avaliando e determinando a extensão na qual os critérios de acreditação estabelecidos pela Dicor são atendidos. 7.2 Equipe avaliadora Equipe designada pela Cgcre para realizar a auditoria testemunha. 7.3 Equipe auditora Equipe designada pelo organismo de certificação para realizar a auditoria de certificação.
3 03/ 8 CONDIÇÕES GERAIS 8.1 Para a realização de auditoria-testemunha são adotadas as diretrizes estabelecidas no item 12 desta norma. Os escopos de acreditação encontram-se definidos na NIT-Dicor-004 (Certificação de Pessoas), NIT-Dicor-008 (Certificação de Sistemas de Gestão) e NIT-Dicor-024 (Certificação de Produtos e verificação de desempenho). 8.2 Para o agendamento do escopo a ser testemunhado, os Organismos de Certificação devem fornecer ao Nucer, as suas programações de auditorias e as informações contidas no Anexo, no mínimo 20 (vinte) dias antes da realização do evento, para providências quanto à designação da equipe e ao estudo da documentação. 8.3 O Organismo de Certificação deve disponibilizar tempo e local adequados para a realização de uma reunião de encerramento entre a equipe avaliadora e a equipe auditora para apresentação do resultado da auditoria- testemunha. Esta reunião deve ser posterior à reunião de encerramento entre a equipe auditora e os representantes da organização. 8.4 Dependendo do resultado da auditoria-testemunha, o Nucer poderá agendar outra auditoriatestemunha para verificação do atendimento aos requisitos da norma de acreditação aplicável ou critérios específicos da acreditação. 8.5 Compete ao Nucer estabelecer o número de auditorias testemunha a serem realizadas antes da decisão sobre a concessão ou manutenção da acreditação, tendo como base os aspectos do item 8.7. Para concessão e manutenção da acreditação, o Nucer selecionará o(s) escopo(s) a serem testemunhado(s) com base nos anexos aos certificados e nas diretrizes específicas de cada tipo de acreditação. Ao final de cada ano, será encaminhado ofício aos Organismos de Certificação, informando as testemunhas necessárias no ano seguinte. 8.6 Para fins de reacreditação, o Nucer deve avaliar se todas as atividades programadas para testemunhar o desempenho do organismo, durante o ciclo de acreditação, foram realizadas. 8.7 Compete ao Nucer a decisão sobre a necessidade de realização de auditoria-testemunha, levando em consideração o item 12 desta norma e os seguintes aspectos: - Desempenho geral do organismo; - Riscos associados com os setores da indústria e serviços em que o organismo opera; - Informação das partes interessadas (regulamentadores, comitês, usuários, etc.); - Resultados de auditorias internas do organismo e outros aspectos de seu sistema de gestão; - Testemunhas anteriores; - Constatações de avaliação no escritório; - Equipe designada pelo organismo, dentre outras É desejável que, para a extensão da acreditação de organismos de certificação de produtos, seja realizada uma testemunha, caso o OCP não tenha sido testemunhado, no ciclo atual, na área técnica relativa ao escopo solicitado. 8.8 Em quaisquer dos casos mencionados no item 12, a chefia do Nucer e da Dicor tem a liberdade de tomar ações quanto à necessidade de realizar testemunha para decisão da acreditação/ manutenção do organismo, quando por incompatibilidade de agendas, a auditoria testemunha não puder ser realizada.
4 04/ 9 PREPARAÇÃO DA AUDITORIA-TESTEMUNHA 9.1 O Nucer deve comunicar ao organismo de certificação os nomes dos componentes da equipe avaliadora incluindo, como no caso de OCE, outros participantes designados e as entidades que representam. 9.2 O avaliador-líder poderá requerer documentação adicional do sistema de gestão do Organismo de Certificação ou da organização a ser auditada, desde que justificado e acordado com o organismo. 9.3 A equipe avaliadora deve planejar a auditoria-testemunha de modo a permitir que toda a equipe auditora seja testemunhada. 10 REALIZAÇÂO DA AUDITORIA-TESTEMUNHA 10.1 A equipe avaliadora deve coletar informações através de: entrevista com equipe auditora, verificação de equipamentos, observações de atividades, do ambiente e condições de trabalho, registros e documentos pertinentes à organização certificada ou em processo de certificação Durante a auditoria-testemunha, a equipe avaliadora deve verificar a conformidade com os critérios de acreditação adotados pela Dicor e se os procedimentos inerentes aos processos de auditoria do organismo de certificação, bem como os regulamentos e normas aplicáveis, estão sendo devidamente seguidos Caso a equipe avaliadora continue com dúvidas sobre o elemento ou área auditada ou ao atendimento a algum requisito, poderá solicitar esclarecimentos à equipe auditora Quando a equipe avaliadora constatar alguma não-conformidade, a mesma deve ser analisada criticamente com a equipe auditora para obter consenso e reconhecimento de que as constatações da auditoria foram compreendidas O Avaliador Líder deve registrar a não-conformidade preenchendo duas vias do FOR CGCRE 301 Registro de Não Conformidades. Ao final da auditoria testemunha, uma das vias deve ser deixada com o auditor líder do organismo e a outra deve ser anexada ao orquestra conforme item 11.1 deste procedimento A(s) não conformidade(s) deve(m) ser tratada(s) de acordo com a NIT Dicor A equipe avaliadora não deve intervir na condução da auditoria da equipe auditora nem fazer considerações sobre ela na presença do pessoal da organização A auditoria-testemunha em um OPC deve ser realizada em todas as etapas definidas no esquema de certificação da ocupação testemunhada O Avaliador Líder deve solicitar à equipe auditora do organismo certificador uma cópia do relatório final detalhado das suas constatações quanto à conformidade com os requisitos e seus anexos, para a conclusão do RAT Além destes documentos, a equipe avaliadora poderá solicitar à equipe auditora outros registros pertinentes à auditoria O Avaliador Líder deve solicitar o FOR-Cgcre-373 ao especialista de sua equipe, para compor a documentação do processo. Este formulário tem o objetivo de esclarecer pontos referentes à competência do especialista da equipe auditora.
5 05/ O especialista da Cgcre deve preencher o FOR-Cgcre 373 com as constatações resultantes da observação da atuação do especialista do organismo certificador na verificação dos requisitos técnicos durante a auditoria de certificação testemunhada. Ao final do relato o especialista da Cgcre, com base nas constatações feitas, deve emitir sua conclusão final quanto ao desempenho do especialista do organismo certificador. 11 RELATÓRIO DE AUDITORIA-TESTEMUNHA 11.1 Após o recebimento do relatório de auditoria e seus anexos, o Avaliador Líder deve finalizar a elaboração do RAT correspondente ao tipo de acreditação (FOR-Cgcre-343, FOR-Cgcre-320 ou FOR-Cgcre-321) e anexá-lo ao Sistema Orquestra, juntamente com os demais registros da auditoriatestemunha (relatório de auditoria e seus anexos, FOR-Cgcre-301, FOR-Cgcre-373, etc.) Em auditoria testemunha de OCF, o FOR-Cgcre-344 também deverá ser preenchido Após o recebimento do relatório de auditoria e seus anexos, o Avaliador Líder tem o prazo máximo de 15 dias para a elaboração do RAT O GA deve: Analisar se o Plano de Auditoria foi cumprido; Analisar o RAT, avaliando os comentários, constatações e considerações realizadas pela equipe avaliadora, inclusive do especialista, verificando sua pertinência e consistência técnica; Verificar se foram anexados no sistema Orquestra os registros (RAT, Relatório de Auditoria do Organismo, Relato do especialista, entre outros necessários para o correto preenchimento do RAT). 12 DIRETRIZES PARA REALIZAÇÃO DE AUDITORIA-TESTEMUNHA 12.1 Organismo de certificação de sistemas de gestão Concessão Para a concessão da acreditação o organismo solicitante deve passar por uma auditoria-testemunha incluindo as fases 01 e 02 no prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias corridos após a análise da documentação. O não cumprimento deste prazo pode ensejar o arquivamento do processo. Nos casos de OTA e OCF, o Nucer deve realizar auditoria-testemunha em todos os escopos que sejam objetos da solicitação de acreditação. Nota: A Chefia do Nucer pode flexibilizar a obrigatoriedade de testemunhar a fase 01 e/ou o cumprimento do prazo, mediante justificativa encaminhada pelo solicitante previamente analisada pelo Gestor de Acreditação Supervisão Para manter a acreditação, o organismo de certificação deve passar anualmente por uma auditoria testemunha por tipo de acreditação, abrangendo a fase 2. O não cumprimento desta obrigatoriedade pode ensejar a suspensão da acreditação. No caso de OCE, cada estágio do ciclo de certificação (fase 1, fase 2, supervisão e recertificação) deve ser testemunhado ao menos 1 vez durante o seu ciclo de acreditação.
6 06/ Reacreditação Para obter a reacreditação o organismo de certificação deve passar por uma auditoria-testemunha abrangendo a fase 02. O não cumprimento desta obrigatoriedade pode ensejar a não renovação da acreditação. No caso de OCE, qualquer estágio do ciclo de certificação (fase 1, fase 2, supervisão e recertificação) pode ser testemunhado durante a reacreditação, sempre obedecendo o critério estabelecido no item Nota: A Chefia do Nucer pode solicitar que a auditoria testemunha de reacreditação contemple as fases 01 e 02 de uma auditoria de certificação Extensão O Nucer irá avaliar a necessidade de realização da auditoria-testemunha, considerando o caso em que a testemunha anual de supervisão tenha ocorrido ou esteja agendada. Em ambos os casos o organismo poderá ser dispensado da testemunha mediante análise e recomendação do Gestor de Acreditação. Em havendo necessidade de realização de auditoria-testemunha, esta deverá ocorrer no prazo máximo de 45 dias (corridos) após a conclusão da análise de documentação. O não cumprimento deste prazo pode ensejar o arquivamento do processo. Nos casos de OTA e OCF, o Nucer deve realizar auditoria-testemunha no escopo que seja objeto da solicitação de acreditação. Nota: A Chefia do Nucer pode flexibilizar a obrigatoriedade de cumprimento do prazo, mediante justificativa encaminhada pelo organismo previamente analisada pelo Gestor de Acreditação No caso de OCE, o número anual de testemunhas dever seguir a tabela abaixo: Quantidade de Clientes Número mínimo de auditorias-testemunha no ano 12.2 Organismo de certificação de pessoas Concessão Para a concessão da acreditação o organismo solicitante deve passar por uma auditoria-testemunha em cada área ocupacional (NIT-Dicor-004) solicitada, incluindo o centro de qualificação(se aplicável) Supervisão Para manter a acreditação o Organismo de Certificação deve passar anualmente por uma auditoria testemunha em uma das áreas ocupacionais acreditadas a ser determinada pelo Nucer. O não cumprimento desta obrigatoriedade pode ensejar a suspensão da acreditação.
7 07/ Reacreditação Para obter a reacreditação o organismo de certificação deve passar por uma auditoria-testemunha em uma das áreas ocupacionais acreditadas a ser determinada pelo Nucer, incluindo o centro de qualificação (se aplicável) Extensão O Nucer deve realizar 01 (uma) auditoria-testemunha na área ocupacional solicitada, incluindo o centro de qualificação (se aplicável), desde que a mesma ainda não tenha sido testemunhada no ciclo de acreditação vigente Organismo de certificação de produtos e verificação de desempenho Concessão Para a concessão da acreditação o organismo solicitante deve passar por uma auditoria-testemunha no prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias corridos após a análise da documentação. O não cumprimento deste prazo pode ensejar o arquivamento do processo. Nota: A Chefia do Nucer pode flexibilizar a obrigatoriedade de testemunhar a fase 01 e/ou o cumprimento do prazo, mediante justificativa encaminhada pelo solicitante previamente analisada pelo Gestor de Acreditação Supervisão Para manter a acreditação o Organismo de Certificação deve passar anualmente por uma auditoria testemunha em um dos escopos acreditados a ser determinada pelo Nucer. O não cumprimento desta obrigatoriedade pode ensejar a suspensão da acreditação Reacreditação Para manter a acreditação o Organismo de Certificação deve passar anualmente por uma auditoria testemunha em um dos escopos acreditados a ser determinada pelo Nucer. O não cumprimento desta obrigatoriedade pode ensejar a suspensão da acreditação Extensão O Nucer irá avaliar a necessidade de realização da auditoria-testemunha, considerando o caso em que a testemunha anual de supervisão tenha ocorrido ou esteja agendada. Em ambos os casos o organismo poderá ser dispensado da testemunha mediante análise e recomendação do Gestor de Acreditação ratificada pela Chefia do Nucer. Em havendo necessidade de realização de auditoriatestemunha, esta deverá ocorrer no prazo máximo de 45 dias (corridos) após a conclusão da análise de documentação. O não cumprimento deste prazo pode ensejar o arquivamento do processo. Nota: A Chefia do Nucer pode flexibilizar a obrigatoriedade de cumprimento do prazo, mediante justificativa encaminhada pelo organismo previamente analisada pelo Gestor de Acreditação. 13. ESCOPOS GLOBALGAP REQUISITOS ADICIONAIS Os requisitos adicionais Globalgap devem ser cumpridos pela Dicor/Nucer, em atendimento aos seguintes requisitos aplicáveis ao organismo de acreditação, que foram estabelecidos pelo proprietário do esquema de certificação, no Regulamento Geral Na seleção dos escopos Globalgap para auditoria(s)-testemunha, a Dicor/Nucer deve considerar e dar preferência à Opção 2 (Certificação em grupo) e à Opção 1 multi-locais (Certificação individual multilocais) com certificados de Sistema de Gestão da Qualidade Globalgap, emitidos pelo OCP, quando essas opções pertencerem ao escopo de acreditação do OCP. Para um OCP com mais de 20 auditores que atuam em Globalgap, a Dicor/Nucer deve realizar pelo menos 01 (uma) auditorias-testemunha por ano para cada 20 auditores. /ANEO
8 08/ ANEO DOCUMENTAÇÃO REQUERIDA PARA A REALIZAÇÃO DE AUDITORIA TESTEMUNHA DOCUMENTAÇÃO TIPO DE ACREDITAÇÃO OTA OCS OCA OHC OCE OCF OCR OCO OPC OCP OVD OCM OMD OTI OTS Escopo por extenso Descrição do IAF e do código NACE Grupo assemelhado ou área ocupacional correspondente Nome da organização a ser auditada Endereço completo do local onde será realizada a auditoria ou o exame Equipe auditora (nomes) Indicação do tipo de auditoria (concessão, supervisão, extensão e recertificação) Plano detalhado da auditoria inclusive com a previsão da reunião de encerramento entre a equipe avaliadora e a equipe auditora Plano de aplicação de exame em cada ocupação Plano da auditoria nos centros de qualificação, quando aplicável Número de sites a serem auditados Relatório completo da auditoria da fase I realizada na organização, no caso de auditoria de certificação inicial Relatório completo da análise de documentação Relatório completo detalhado e as nãoconformidades emitidas na última auditoria realizada na organização (no caso de supervisão ou reacreditação) Curriculum vitae detalhado de cada componente da equipe auditora* Procedimentos para certificação, objeto da auditoria-testemunha Número de funcionários da organização a ser Manual do sistema de gestão da organização a ser auditada, se aplicável Produtos fabricados/serviços executados, os turnos de trabalho e horários de funcionamento Lista de requisitos legais aplicáveis e aplicados ao produto fabricado ou ao serviço executado Plano APPCC
9 / DOCUMENTAÇÃO TIPO DE ACREDITAÇÃO OTA OCS OCA OHC OCE OCF OCR OCO OPC OCP OVD OCM OMD OTI OTS Escopo por extenso Descrição do IAF e do código NACE Grupo assemelhado ou área ocupacional correspondente Nome da organização a ser auditada Endereço completo do local onde será realizada a auditoria ou o exame Equipe auditora (nomes) Indicação do tipo de auditoria (concessão, supervisão, extensão e recertificação) Plano detalhado da auditoria inclusive com a previsão da reunião de encerramento entre a equipe avaliadora e a equipe auditora Plano de aplicação de exame em cada ocupação Plano da auditoria nos centros de qualificação, quando aplicável Número de sites a serem auditados Relatório completo da auditoria da fase I realizada na organização, no caso de auditoria de certificação inicial Relatório completo da análise de documentação Relatório completo detalhado e as nãoconformidades emitidas na última auditoria realizada na organização (no caso de supervisão ou reacreditação) Curriculum vitae detalhado de cada componente da equipe auditora* Procedimentos para certificação, objeto da auditoria-testemunha Número de funcionários da organização a ser Manual do sistema de gestão da organização a ser auditada, se aplicável Produtos fabricados/serviços executados, os turnos de trabalho e horários de funcionamento Lista de requisitos legais aplicáveis e aplicados ao produto fabricado ou ao serviço executado Plano APPCC * Nota 1: O currículo deve estar em conformidade com o procedimento de qualificação encaminhado. Nota 2: Os currículos devem ser encaminhados em português, quando a auditoria testemunha for realizada no Brasil.
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