U N I V E R S I D A D E D E S Ã O P A U L O

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1 U N I V E R S I D A D E D E S Ã O P A U L O Escola de Engenharia de Lorena EEL SISTEMA NORMATIVO NORMA ADMINISTRATIVA CONTROLE DE VISITANTE OCASIONAL SSNA NA / CCL Nº 05 PORT R E V 00 SUMÁRIO FL 1. OBJETIVO DEFINIÇÕES DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ASPECTOS DE NATUREZA GERAL CLASSIFICAÇÃO DOS VISITANTES OCASIONAIS DEFINIÇÃO INICIAL DOS DIFERENTES CONTROLES PASSÍVEIS DE SEREM FEITOS COM VISITANTES OCASIONAIS MUDANÇAS DE PROCEDIMENTO EM SITUAÇÕES ESPECIAIS QUADRO COM OS CONTROLES A SEREM FEITOS CONFORME O TIPO DE VISITANTE OCASIONAL ENTRADA DO VISITANTE OCASIONAL EM HORÁRIOS SEM EXPEDIENTE NORMAL CONTROLE DE SAÍDA NA PORTARIA DISPOSIÇÕES DIVERSAS FISCALIZAÇÃO...07 APROVAÇÃO NA 05-01

2 02 1. OBJETIVO Esta Norma Administrativa (NA / CCL) tem como objetivo regulamentar o controle de entrada, permanência e saída do denominado Visitante Ocasional (VO) na EEL. 2. DEFINIÇÕES 2.1. Visitante Ocasional (VO) é a pessoa física sem qualquer vínculo de trabalho direto com a EEL que precise nela entrar ocasionalmente para tratar de assuntos administrativos, técnicos e de ensino junto aos diversos setores ou participar de atividades de natureza social ou religiosa permitidas. Abrange vendedores de qualquer natureza, fornecedores, familiares de alunos, autoridades externas, ex-servidores, etc Horários sem expediente normal para Visitantes Ocasional são os de dias sem expediente (domingos, feriados e recessos), sábados, e de todos os dias após às 22:30h. 3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES 3.1. NA / CCL Nº 03 PORT Controle de Trânsito de Veículos em Geral NA / CCL Nº 04 PORT Controle de Visitante Regular 3.3. NA / CCL Nº 07 PORT Controle de Pessoal e Veículos em Horários sem Expediente NS / CCL Nº 12 GSMT Implantação de Crachás Tipo II para Identificação Interna. 4. ASPECTOS DE NATUREZA GERAL 4.1. O Controle de Visitantes é uma atividade de íntima ligação com a Organização, Segurança Patrimonial e boa imagem de qualquer entidade Pela natureza das atividades da Escola e em virtude dos poucos recursos pessoais e materiais disponíveis, as medidas a serem adotadas representam um controle mínimo necessário, a ser melhorado gradativamente Um princípio básico de controle é se ter o registro de entrada e saída de visitantes ocasionais, ponto inicial na investigação de certos tipos de anormalidades. 5. CLASSIFICAÇÃO DOS VISITANTES OCASIONAIS 5.1. Visitante Ocasional I é aquele em veículo e se dirigirá a qualquer setor para contato com Servidores, e não permanecerá na Escola estacionado. Exemplos: pais de alunos que os conduzam na entrada ou saída, motoristas de meios de transporte (ônibus, microônibus, vans, táxis...) NA 05-02

3 Visitante Ocasional II é aquele que se dirigirá a qualquer setor para entrega de mercadorias adquiridas pela Escola. Exemplos: motoristas de empresas de transporte Visitante Ocasional III é aquele que se dirigirá a qualquer setor para tratar de assuntos técnicos ou administrativos. Exemplos: representantes de firmas de material de laboratório, de combate a incêndio, etc Visitante Ocasional IV é aquele que se dirigirá exclusivamente aos órgãos específicos de ensino (DTA, CDG, Biblioteca, COTEL). Exemplos: pais de alunos, ex-alunos, pais de candidatos a alunos, etc Visitante Ocasional V é aquele que participará exclusivamente de atividades sociais e religiosas patrocinadas pela Escola. Exemplos: participantes de formaturas Visitante Ocasional VI é aquele que participará de atividades na área de esportes e lazer devidamente autorizadas. Exemplos: jogadores de partidas de futebol nos finais de semana Visitante Ocasional VII é qualquer familiar de Servidores / Alunos, acompanhado pelos mesmos e que venha conhecer as dependências da Escola / COTEL, sem adentrar às mesmas (exceto salas de aula desocupadas) Visitante Ocasional VIII é qualquer ex-servidor que deseje recordar sua passagem pela Escola e dirigir-se aos setores em que trabalhou Visitante Ocasional IX é o VO Especial (VOE), cujo assunto a tratar tenha importância realçada para a EEL. Abrange autoridades municipais e estaduais, fiscais do Ministério do Trabalho e INSS, apresentadores de palestras e aulas e componentes de bancas e seus acompanhantes Visitante Ocasional X é o que viaja em viaturas da Polícia Militar ou de viaturas de Transporte de valores dos Bancos Internos Visitante Ocasional XI é o que pertence a grupo de alunos ou pessoas de entidades externas em visita autorizada. 6. REGISTRO DOS CONTROLES A SEREM FEITOS CONFORME O TIPO DE VISITANTE OCASIONAL 6.1. Controle de entrada junto à Portaria Sempre que algum veículo ou pessoa se aproximar da Portaria, um dos guardas deve se deslocar para a calçada externa para uma identificação preliminar do visitante e demonstrar clara ação de presença Em princípio, no caso de veículos automóveis, a primeira indicação de que se trata de VO é a inexistência de adesivos no pára-brisas (próprios para Servidores e Alunos), ou de cartão amarelo/laranja junto ao painel (próprio de visitante regular ou funcionários de Firmas Externas). NA 05-03

4 Caso seja constatada a inexistência de adesivo ou cartão, o Guarda deve fazer sinal de parada com seu braço No caso de pessoas a pé, em motocicletas e bicicletas, como não há formas de identificação visíveis, o Guarda deve sempre pará-las quando houver quaisquer dúvidas se é um servidor ou aluno de trânsito normal Como ônibus de carreira entram na Área I da Escola em determinados horários, periodicamente um guarda deve subir nos mesmos junto à Portaria e dizer que os visitantes devem descer naquele ponto e se dirigir à Portaria Identificação sumária inicial Após a parada inicial do visitante, em veículo ou a pé, o Guarda deve cumprimentálo. Caso já o identifique como um VO que não precise de controles adicionais, pode liberá-lo Caso contrário, para VO em veículos, solicitar que pare mais adiante no espaço reservado atrás da Portaria. No caso de VO a pé, solicitar que entre na Portaria No caso de acúmulo de veículos de VO, solicitar aos motoristas dos mesmos que se dirijam ao E-1, estacionamento ao lado do GSMT e que de lá se dirijam à Portaria O Guarda da Portaria deve aproveitar este momento para verificar se todos os passageiros do automóvel estão usando os cintos de segurança e se os usuários de motocicletas estão com seus capacetes Registro complementar em ficha específica Junto ao veículo ou na Portaria o Guarda fará o preenchimento da Ficha Registro de Visitantes registrando o nome, identidade, setor de destino, motivo e horário de entrada Para alguns tipos de VO pode ser feito um registro parcial, eliminando alguns dados como nome, identidade, etc, como no caso do VO II (motoristas de empresas de transporte) Consulta ao Setor / Servidor a ser visitado Através de consulta inicial à Ficha de Consulta ao Setor/Servidor a ser visitado o Guarda verifica se precisa ou não ligar para o destino para a liberação do VO Nesta mesma ficha o Guarda verifica se o VO deverá aguardar na Portaria ou no Setor a ser visitado, caso o visitado não seja encontrado de imediato Caso a Portaria não encontre o visitado através de seu telefone de contato, a responsabilidade pela sua procura deve ser repassada ao Setor, para posterior informação à Portaria. NA 05-04

5 Orientação quanto à chegada no destino e estacionamento Autorizada a entrada o Guarda deve perguntar ao VO se o mesmo sabe chegar ao destino, quem procurar inicialmente e onde estacionar Em caso de necessidade, na Área I, a orientação deve ser dada preferencialmente através da utilização inicial do mapa simplificado da Área I e pela seqüência de indicações dos setores, existentes nos quadros dispostos nos vários acessos O estacionamento de veículos de VO só é permitido nos locais autorizados e sinalizados. Na Área I estes locais são o estacionamento para alunos/visitantes, o estacionamento ao lado do SRH e o estacionamento junto ao LOT Entrega de cartão de controle de veículo Os veículos automóveis de VO que forem estacionar devem receber na Portaria o Cartão de Autorização de Trânsito para Visitantes de cor amarela, numerado e a ser mantido até a saída junto ao pára-brisas As motocicletas (e bicicletas futuramente) de VO que adentrarem à EEL também devem receber na Portaria os Cartões de Autorização de Trânsito específicos para estes veículos, numerados e de cor amarela Deve ser lembrado ao VO que estes cartões devem ser devolvidos na Portaria no momento da saída Entrega de crachás A identificação dos VO através de crachás é uma das medidas essenciais de controle O Guarda como último ato antes de liberação, deve entregar um crachá específico de VO de cor amarela, numerado e a ser colocado de forma visível junto à vestimenta na região do tórax O VO deve ser alertado para a devolução do crachá na sua saída na Portaria Aviso antecipado à Portaria A fim de facilitar o acesso de VO, os Setores / Servidores a serem visitados, podem informar antecipadamente, por escrito ou por telefone à Portaria, a vinda futura dos mesmos, citando seus nomes, objetivo da visita, dispensa de aviso, etc Alguns tipos de visita, conforme mostrado no item 7, devem ser precedidas obrigatoriamente de aviso à Portaria Permissão antecipada por escrito No caso de grupos de VO de determinados tipos, como o VO VI que participará de atividades esportivas, há necessidade de uma permissão antecipada por escrito, com o nome dos participantes, do responsável pelos mesmos e assinada pelo servidor do setor visitado. NA 05-05

6 06 7. MUDANÇAS DE PROCEDIMENTO EM SITUAÇÕES ESPECIAIS 7.1. Considera-se situações especiais aquelas em que a grande quantidade de VO envolvidos inviabiliza a realização da maior parte dos controles normalmente realizados. No entanto, a diminuição deste controle pode ser compensada por outras medidas como por exemplo a distribuição de vigias em áreas mais críticas Cabe a Coordenadoria do Campus (CCL) definir junto ao SEAGE as medidas complementares de controle necessárias em cada situação apresentada Situações especiais comuns seriam dias de formatura, vestibular, festas da AFFA, etc. 8. QUADRO COM OS CONTROLES A SEREM FEITOS CONFORME O TIPO DE VISITANTE OCASIONAL 8.1. Como os tipos de VO são vários, assim como os diferentes controles, a melhor forma de inter relacioná-los é através do quadro a seguir Quadro Registro de Controles. A identificação dos VO, conforme suas siglas, consta do item 5 e a identificação dos controles, conforme a numeração, consta do item 6. Tipo CONTROLES de VO I x x II x x x 1 x 4 x X 5 III x x x x 4 x x x IV x x x 4 x x V x x x x VI x x x 2 x x x x VII x x x x VIII x x x x x IX x x x 3 x x x 6 x X x x XI x x x x x x x x Observações 1. Registro somente do tipo de veículo, finalidade, destino e horários. 2. Só registrar o grupo como um todo e anexar a Permissão Antecipada com o registro dos visitantes e horários. 3. Só registrar o nome da autoridade e destino, conforme aviso antecipado e horários. 4. Somente fazer a consulta se esta exigência constar da relação específica. 5. Somente entregar cartões no caso de veículos automóveis, motos e bicicletas. 6. Só entregar cartões caso não haja indicação no aviso antecipado ou quando este não for feito. 9. ENTRADA DO VISITANTE OCASIONAL EM HORÁRIOS SEM EXPEDIENTE NORMAL 9.1. Esta entrada é regulamentada na NA / CCL Nº 07 PORT, a ser consultada 9.2. De uma maneira geral e de forma resumida, esta entrada só é permitida com autorização escrita antecipada do Chefe do setor a ser visitado ou da CCL. NA 05-06

7 CONTROLE DE SAÍDA NA PORTARIA A Portaria também fiscalizará na saída o uso de CCT, cintos de segurança e capacetes, conforme o tipo de veículo do VO. Quanto for o caso, recolherá o CCT provisório e poderá fazer inspeções, em regime de incerta, nas cargas por ventura transportadas e confrontar os dados do veículo e do motorista com os registrados na relação específica de entrada. 11. DISPOSIÇÕES DIVERSAS Não é autorizada a entrada de pessoas estranhas à Escola para uso dos Caixas Eletrônicos dos Bancos e Telefones A Portaria só deve deixar entrar os VO que estejam devidamente vestidos de forma completa. Não são permitidas camisas desabotoadas e calções. Estes últimos são permitidos para atividades esportivas Para a melhoria contínua desta NA é de grande importância que críticas e sugestões sejam encaminhadas à CCL para a devida análise Visitantes Ocasionais que estejam acompanhados por servidores em veículos ou a pé, também precisam ser registrados. Ou adota-se o procedimento normal com parada na Portaria e registro ou o servidor avisa a Portaria da condição de visitante do acompanhado e compromete-se a informar seus dados o mais rápido possível, no mesmo dia. 12. FISCALIZAÇÃO Qualquer tipo de norma só tem sentido e resultados apropriados se cumprida por todos Como normalmente são muitos os detalhes a serem observados nos mais diferentes locais e horários, há necessidade de que todos os servidores e alunos colaborem na fiscalização do cumprimento desta e das demais NA correlatas, alertando aos infratores e, em caso de necessidade, informando aos setores de Fiscalização Dentro de cada setor é fundamental a participação dos Chefes, mostrando claramente a seus servidores a necessidade de se cumprir às Normas estabelecidas A Coordenação da Fiscalização Global desta norma ficará a cargo da Coordenadoria do Campus, devidamente assessorada pelo Grupo de Segurança e Medicina do Trabalho (GSMT) e Serviço de Atividades Gerais (SEAGE) Qualquer desrespeito às instruções estabelecidas deve ser comunicado à Fiscalização para as devidas providências. NA 05-07