MANUAL DE INSTRUÇÃO GERENCIAL

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1 MANUAL DE INSTRUÇÃO GERENCIAL Este material tem por objetivo disponibilizar instruções e recomendações gerais sobre os aspectos legal, financeiro, fiscal e contábil na gestão dos COMITÊS e REGIONAIS da SOBT. Sua elaboração foi feita com base nos procedimentos internos adotados pela SBOT Nacional. Algumas informações são conceituais, apenas para conhecimento geral; outras, porém, é fundamental que sejam observadas para o bom andamento do processo administrativo. As informações estão divididas em três tópicos: LEITURA INTERESSANTE LEITURA IMPORTANTE LEITURA OBRIGATÓRIA Elaborado pela Administração Geral da SBOT

2 INFORMAÇÕES GERAIS Conceituação: As Associações Sem Fins Lucrativos são Pessoas Jurídicas formadas pela união de pessoas que se organizam para a realização de atividades não econômicas, ou seja, sem finalidade lucrativa. São entidades de direito privado e não público. Em outras palavras, a associação é a forma básica para se organizar juridicamente um grupo de pessoas físicas ou jurídicas para a realização de objetivos comuns. Gestão: Por seus princípios doutrinários as associações se baseiam na autogestão. Por meio de assembleia geral dos sócios, são definidas as políticas e linhas de ação da instituição, bem como se elege uma diretoria que será responsável pela administração da associação. Legislação: As associações estão regulamentadas tanto na Constituição Federal quanto no Novo Código Civil Brasileiro. Em ambos estão descritas as leis que regem o modelo brasileiro e que embasam sua organização. Em alguns Estados pode-se encontrar legislação específica, mas qualquer que seja a legislação deverá estar subordinada às leis federais. Abaixo estão descritos os locais na Constituição e no Novo Código Civil onde estão os artigos relacionados ao tema: Constituição Federal (artigo 5º, XVII A XXI, e artigo 174, 2º) Novo Código Civil, Lei nº /2002, arts.51 a 63. Remuneração: Não remuneram seus dirigentes nem distribuem sobras entre seus associados, conforme princípio das instituições sem fins lucrativos. Associações são mantidas por meio da contribuição dos sócios ou de cobrança pelos serviços prestados; contratos e acordos firmados com empresas e agências nacionais e internacionais; doações, legados e heranças; rendimentos de aplicações de seus ativos financeiros e outros, pertinentes ao patrimônio sob a sua administração; recebimento de direitos autorais etc. DOCUMENTAÇÃO LEGAL Legalização: Para legalização de Pessoa Jurídica o primeiro passo é a contratação de assessoria técnica especializada, geralmente prestada por escritórios de contabilidade ou de advocacia. Estes profissionais conhecem a legislação brasileira e as especificidades em cada Estado, podendo indicar qual é o melhor caminho a percorrer. Assembleias: As assembleias representam o núcleo de gestão soberano das associações. A Assembleia de Constituição, por exemplo, é a primeira etapa formal processo de legalização, onde será escolhido o nome da associação, sua sede, será discutido, definido e aprovado seu Estatuto Social, sendo também eleitos os representantes dos órgãos de direção (Conselho de Administração / Diretoria e Conselho Fiscal). Registro: O registro das Associações é feito no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas ou nos Cartório de Registro Geral, no caso de pequenas cidades. De acordo com a Lei nº 6.015/73 (artigos 120 e 121), são necessários os seguintes documentos para se registrar uma associação: Ata de Fundação, impressa em papel timbrado ou em papel ofício, transcrita do livro de atas. A ata deve ser assinada pelo representante legal da associação. Estatutos Sociais, impressos (separados da Ata de Constituição) com a assinatura do representante legal em todas as páginas; devem ser transcritos no livro de atas. Lista de Fundadores e membros da diretoria eleita, com a indicação da nacionalidade, estado civil, profissão, número da RG e CPF. Ofício ao cartório solicitando o registro, assinado pelo representante legal da associação. De acordo com as leis 9.096/95 e os seguintes itens devem constar dos estatutos: A denominação, os fins e a sede da associação, bem como o tempo de sua duração.

3 O modo como se administra a sociedade, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente. Se o estatuto é reformável no tocante à administração, e de que modo. Se os membros respondem ou não, solidariamente, pelas obrigações sociais. Condições de extinção da pessoa jurídica e, nesse caso, o destino do seu patrimônio. Registro CNPJ: O passo seguinte é providenciar o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica CNPJ, o que será feito numa Delegacia da Receita Federal. Esse cadastro que permitirá a associação realizar transações financeiras, contratos, convênios, contratação de empregados. Sempre que houver eleição de novas diretorias é preciso lavrar ATA DE ELEIÇÃO e POSSE registrá-la em cartório. Somente assim será possível atualizar os registros de sua entidade junto ao CNPJ e rede bancária. Sem este registro a posse dos novos diretores não tem valor legal. ASPECTOS TRIBUTÁRIOS A tributação das associações é um dos maiores complicadores para esse tipo de instituição, principalmente por não haver indicações claras sobre todos os tributos (impostos, taxas e contribuições), pelas várias possibilidades de atuação das associações e pelo fato de muitos tributos terem legislações diferentes nos vários níveis de governo (federal, estadual e municipal). As sociedades sem fins lucrativos, como no nosso caso, não são submetidas a determinados impostos e taxas por força constitucional, como o Imposto de Renda, por exemplo. Outros tributos, como PIS e COFINS são controversos, por isso é fundamental ter assessoria fiscal e contábil qualificada. ASPECTOS FINANCEIROS E CONTÁBEIS Contabilidade e Auditoria: Contrate uma empresa qualificada para cuidar da contabilidade de sua entidade, elaboração de balancetes mensais de verificação, livros registros em dia e atualizar as certidões junto aos órgãos competentes. A maioria dos contadores cobra com base no salário mínimo dependendo do volume de lançamentos (pagamentos e recebimentos). Geralmente o valor cobrado de entidades de pequeno e médio porte oscila de um e cinco salários mínimos. Além de uma boa assessoria contábil, faça auditorias regulares nas contas de sua entidade, pois os auditores são responsáveis por fiscalizar se a contabilidade está trabalhando corretamente. Dependendo do volume financeiro a contratação de auditores pode ser anual, bienal ou trienal. Planejamento Anual: Gastar sem planejar é o maior erro que um gestor pode cometer. Mesmo que você tenha recursos em caixa sobrando (o que é pouco provável), é fundamental fazer um planejamento financeiro anual para não correr o risco de ficar sem dinheiro no meio do caminho. O desafio do gestor austero é legar para o seu sucessor um planejamento financeiro detalhado com os recursos financeiros em caixa para as despesas de curto prazo. Algumas entidades já conseguiram ir além e são capazes de prover os recursos necessários para todas as despesas do exercício seguinte. Responsabilidade Fiscal: Tecnicamente nenhuma empresa privada está sujeita à Lei de Responsabilidade Fiscal, porém, é preciso entender que o seu princípio básico é um dever de todo gestor: não gastar mais do que arrecada. Regime de Metas: Muitas pessoas se impõem metas para conseguir alcançar seus objetivos. Com as empresas ocorre o mesmo, por isso, estabeleça objetivos financeiros anuais. Desde 2012 a SBOT define metas específicas para a Sede Nacional e para o CBOT, fato que ajudou a melhorar consideravelmente sua performance financeira e contábil. Centros de Custo: Também chamados de Unidade de Negócios, os Centros de Custo constituem uma ferramenta contábil importante para alocar receitas e despesas de maneira clara e objetiva, assim

4 qualquer pessoa leiga saberá, sem grande dificuldade, de onde provém e onde são aplicados os recursos de uma entidade. Como princípio geral, cada unidade de negócio deve ser autossustentável. Alguns centros de custo podem ser deficitários, mas deve haver compensação de outros mais rentáveis para manter o negócio equilibrado. As designações de cada Centro de Custo são definidas com a contabilidade e constituem o Plano de Contas contábil. Discuta o assunto com seu contador. Gestão Financeira: Adquira uma ferramenta de gestão financeira informatizada para auxiliar na composição de relatórios e planilhas. Caso o plano de contas seja pequeno, com baixa quantidade de lançamentos, um bom controle com planilha de Excel também resolve, mas não abra mão dos relatórios gerenciais. Gestão de Contratos: Ao contratar serviços, firme contratos com cláusulas claras quando ao objeto e responsabilidade das partes. Se necessário, contrate assessoria jurídica especializada. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Responsabilidade Legal: A diretoria eleita para uma entidade é responsável legal por sua gestão, e responde solidariamente por tudo o que ocorrer a partir do momento da posse, por isso, o gestor pode delegar tarefas, mas nunca deve abrir mão de sua responsabilidade. É fundamental que os diretores conheçam as competências e prerrogativas de seus cargos, descritas no Estatuto Social ou no Regimento Interno, mas geralmente o núcleo de gestão executiva segue o modelo abaixo: PRESIDENTE: Representante legal da entidade junto aos setores públicos e privados, responde legalmente sobre quaisquer atos praticados sob sua gestão. Presta contas à Assembleia Geral ou Conselho Administrativo. SECRETÁRIO: Responsável por toda a parte de documentação legal: atas de reuniões, certidões, registro de documentos, relacionamento institucional com outras entidades etc. Subordinado ao presidente e demais órgãos diretivos. TESOUREIRO: Responsável pela gestão financeira da entidade. É seu representante legal junto a bancos e outros agentes financeiros. É subordinado ao presidente e demais órgãos diretivos, mas pode ser acionado pelo Conselho Fiscal para prestar esclarecimentos. CONSELHO FISCAL: É um órgão consultivo com competência exclusiva de fiscalizar os atos financeiros e contábeis da entidade. Tem acesso direto aos contadores e auditores e pode requerer quaisquer documentos que julgar necessários à Diretoria. Diretamente subordinado à Assembleia Geral ou Conselho Gestor. Ao final de cada gestão deve apresentar parecer sobre a administração das contas da entidade. Gestão Administrativa: Como diz o ditado, o olhar do dono engorda o boi, por isso reserve tempo para cuidar da sua entidade. Para a maioria das atividades institucionais são necessárias de duas a quatro horas semanais para um bom acompanhamento gerencial. Processo de Aprendizado: A maioria dos gestores eleitos já possuem pratica administrativa em clinicas e consultórios, mas para alguns cargos pode haver necessidade de conhecimento adicional específico. Há dezenas de bons cursos e manuais com foco em Gestão & Finanças, alguns disponíveis gratuitamente pela internet. Colaboradores: Prefira contratar colaboradores pelo regime CLT. O regime de Pessoa Jurídica costuma ter menos encargos trabalhistas, mas traze maior risco às instituições. Se a contratação for necessária, elabore contratos de prestação de serviços com o maior detalhamento possível. A justiça trabalhista reconhece o vínculo empregatício sempre que houver regime de dedicação exclusivo, local de trabalho estabelecido, cumprimento de horário e subordinação. Outra questão importante: não contate os colaboradores fora do horário de expediente. Em caso de processo trabalhista sua entidade será obrigada a pagar horas extras integrais, mesmo que a ligação ou mensagem demorar apenas alguns segundos. Se possível, assine linhas de telefonia celular corporativas e instrua seus funcionários a deixar os aparelhos no escritório. Se o contato for imprescindível, canalize-o para alguém que ocupe cargo de confiança, geralmente gerentes ou supervisores.

5 CONSELHOS ÚTEIS 1. Mantenha a documentação de sua entidade em dia: registro de atas de eleição e posse e atualização do CNPJ são fundamentais para o exercício da sua função. Cobre esta documentação do seu antecessor. 2. Não contrate serviços sem a elaboração de contratos para finalidade específica e NUNCA efetue pagamentos sem nota Fiscal. 3. Contrate assessoria contábil e exija relatórios financeiros todos os meses para acompanhar o comportamento das contas. 4. Disponibilize os balancetes e relatórios mensalmente ao Conselho Fiscal e solicite parecer com a aprovação das contas ao final de sua gestão. 5. Delegue tarefas, não responsabilidade. Os gestores eleitos de uma entidade respondem solidariamente por todos os atos sob sua gestão. 6. O tempo nunca sobra, por isso, reserve algumas horas semanais na sua agenda para cuidar dos negócios da sua entidade. 7. Invista em cursos de formação para os funcionários. Se for contratar, prefira colaboradores com habilidades múltiplas. 8. Gastar sem planejar é o caminho mais curto para a insolvência, por isso, faça um planejamento financeiro detalhado. 9. Estabeleça metas para as principais unidades de negócios de sua entidade, como congressos e eventos, por exemplo. 10. O gestor pode não ter horário de trabalho definido, mas seus funcionários têm, por isso, evite ligar ou enviar mensagens fora do horário do expediente.