SIGA MANUAL DO SIGA 2013 versão 01/13 Sistema de Gerenciamento do Programa Integração AABB Comunidade Esse manual traz orientações sobre a operacionalização do SIGA por todos os intervenientes.
SUMÁRIO Página Tópicos [ 02 ] Apresentação do SIGA [ 07 ] Fluxo da Contratação [ 07 ] Etapa I [?? ] Etapa II (em elaboração não disponível) Cadastramento de educandos (em elaboração não disponível) Cadastramento de educadores (em elaboração não disponível) Cadastramento de Coordenador Pedagógico (em elaboração não disponível) Fluxo da Solicitação/Liberação de Recursos (em elaboração não disponível) Fluxo do Monitoramento (em elaboração não disponível) Fluxo da Avalição (em elaboração não disponível) [ 08 ] Passo-a-passo do Gerente de Agência [ 13 ] Passo-a-passo da PROPONENTE/Representante Legal Passo-a-passo do Presidente de AABB (em elaboração não disponível) Passo-a-passo do Coordenador Pedagógico (em elaboração não disponível) Passo-a-passo do Auxiliar Administrativo (em elaboração não disponível) 1
APRESENTAÇÃO DO SIGA O que é o SIGA? É o Sistema de Gerenciamento do Programa Integração AABB Comunidade, nele será possível realizar os principais procedimentos de gestão e operacionalização do Programa, envolvendo a lógica de processo do ciclo PDCA: Plan > Planejar; Do > Executar; Check > Verificar; Act > Ação de melhoria e correção de rumos. O sistema é acessado em ambiente WEB por meio dos seguintes navegadores: Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome. 2
Como acessar o SIGA: Endereço WEB para acessá-lo: http://fbbsiga2013.fenabb.org.br. Login: será o e-mail. Senha: mínima de 6 dígitos com caracteres alfanuméricos. Solicitação de nova senha: clicar no botão Esqueci a senha na página inicial do SIGA e preencher os dados solicitados. Alteração de senha: no menu Perfil clique no botão Alterar a Senha. 3
Ambiente Operacional: Menu Perfil Menu Lateral: 4
Menu Status: 5
Botões de Comando Disponíveis: MANUAL DO SIGA 2013 versão 01/13 Visualizar Permite visualizar a proposta. Editar Possibilita alterar a proposta. Enviar Mensagem Possibilita enviar mensagens alertando o interveniente posterior sobre ações relacionadas à elaboração da proposta. Devolver Projeto Botão que permitirá devolver o projeto à PROPONENTE para ajustes. Enviar para análise... Botão que submete a Proposta para análise do próximo interveniente. Aprovar Botão de aprovação da Proposta. Somente habilitado à FBB, última interveniente no processo. Excluir Permite excluir a Proposta cadastrada no sistema. Somente disponível à FBB e FENABB. Ver Permite visualizar o item cadastrado. Editar Permite editar o item cadastrado. Incluir... Permite incluir dados e/ou outros itens. Botão de ajuda que serva para fornecer informações sobre determinado dado. 6
FLUXO DA CONTRATAÇÃO 1ª Etapa Elaboração e aprovação da Proposta/Plano de Trabalho 1. FBB: inicia o processo indicando a agência BB. Essa indicação gera no SIGA uma mensagem para o e-mail institucional (*@bb.com.br) do gerente da agência. Nesse e-mail o gerente receberá o link para gerar a senha de acesso ao SIGA, o link para acessar o manual e também orientações gerais. 2. GERENTE da agência: recebe mensagem da FBB; lê o manual do SIGA, gera a senha do sistema, acessa o sistema, preenche seu cadastro e indica a PROPONENTE e a AABB que participarão do Programa. Ao indicar a PROPONENTE e a AABB, o responsável pela PROPONENTE e o presidente da AABB receberão uma mensagem nos seus e-mails institucionais. Vide passo-apasso do GERENTE neste manual. 3. PROPONENTE (prefeitura ou ONG): recebe no seu e-mail institucional a indicação da agência contendo link para gerar a senha de acesso ao SIGA, o link para acessar o manual e também orientações gerais. A PROPONENTE irá preencher seu cadastro e todos os dados da Proposta/Plano de Trabalho, depois enviará (via sistema) os dados para análise ao PRESIDENTE da AABB. Vide passo-a-passo da PROPONENTE neste manual. 4. PRESIDENTE: recebe mensagem do sistema, no seu e-mail institucional, informando que a Proposta está disponível para análise. Faz a análise da proposta e estando de acordo submete para análise da agência. Caso o PRESIDENTE identifique alguma inadequação, poderá devolver a proposta para que a PROPONENTE faça a adequação. 5. GERENTE: recebe a proposta após o de acordo do PRESIDENTE da AABB e analisa. Se estiver de acordo encaminha para análise da FENABB ou então devolve à PROPONENTE para adequação. 6. FENABB: recebe a proposta após o de acordo do GERENTE da agência e analisa. Se estiver de acordo encaminha à FBB para análise ou então devolve à PROPONENTE para adequação. 7. FBB: recebe a proposta após o de acordo da FENABB e analisa. Se a proposta apresentar inconsistência, devolve para o parceiro, se estiver de acordo aprova e submete-a para apreciação da Diretoria Executiva (Direx) por meio do Relatório de Análise. Caso a Direx autorize a contratação do projeto, será encaminhado para cada agência o convênio de cooperação financeira para assinatura. Nesse momento inicia a 2ª etapa da contratação. 1 2 3 4 5 6 7 2ª Etapa Formalização do convênio (em elaboração) 7
PASSO-A-PASSO DO GERENTE DA AGÊNCIA Primeiro Acesso 1. Acesse o endereço informado no e-mail recebido do SIGA (siga.aabb.comunidade@aabb.com.br), assunto Acesso ao SIGA. Esse endereço pode ser acessado por meio de link (caso o provedor de e- mail aceite) ou então copiado e colocado no seu navegador. Os navegadores o quais o SIGA está habilitado a operar são: Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome. O sistema permite o cadastramento de senha alfanumérica de no mínimo 6 dígitos. 2. Após o cadastramento da senha você será direcionado à tela de login do SIGA. 3. Faça o login utilizando seu e-mail profissional do BB (o que você recebeu a mensagem da FBB) e a senha cadastrada. 8
4. Leia atentamente o Termo de Responsabilidade para acesso ao SIGA. Para continuar acessando o sistema você deverá aceitar o Termo. 5. No primeiro acesso você deve cadastrar seus dados de usuário. Repare que os campos que possuem asterisco (*) devem ser preenchidos obrigatoriamente. Sempre utilize e-mails corporativos: nome@bb.com.br. Indicação do Responsável pelo Acompanhamento do Projeto 6. Após completar seu cadastro, indique o funcionário responsável pelo acompanhamento do projeto na agência clicando no menu à esquerda. Lembre de cadastrar o e-mail corporativo do funcionário indicado. Indicação da PROPONENTE 7. Após indicar o funcionário responsável pelo acompanhamento do projeto, indique a PROPONENTE e a AABB executora do projeto, clicando no menu à esquerda em Indicar PROPONENTE, conforme figura a seguir: 9
A PROPONENTE deve ser escolhida na lista disponível, caso não esteja nesta, deve ser enviado e- mail para aabb.comunidade@fbb.org.br solicitando que a FBB realize esse registro. No caso da necessidade de indicação de uma PROPONENTE nova, só será possível se tiver autorização prévia da FBB e FENABB. Dentro do possível, tente indicar o e-mail pessoal institucional da pessoa que fará o cadastro da Proposta por parte da PROPONENTE, exemplo: fulanodetal@prefeitura.gov.br. Não utilize, nas indicações, e-mails que mais de uma pessoa podem acessar. Lembre que a senha é pessoal! A PROPONENTE e a AABB indicadas receberão mensagem para realizar os respectivos registros no sistema, inclusive endereço personalizado para cadastrar a senha. Acompanhamento do Processo 8. Você deve acompanhar o andamento do processo por meio da barra Status, para isso basta clicar no link Página Inicial ou Proponentes, vide figura: 10
Tela de acompanhamento/status: 9. Clicando na tecla Visualizar você enxergará todos os dados preenchidos pela PROPONENTE. 10. A tecla Enviar Mensagem permite que você mande à PROPONENTE alguma dica, alerta, observação, cobrança etc. Lembre-se que o processo retorna para análise/aprovação da agência, por isso fique atento ao menu Status. Validação da Proposta Após preenchimento da proposta pela PROPONENTE e o De Acordo do presidente da AABB, o processo retorna para análise da agência. Você receberá mensagem tanto no SIGA quanto no seu e- mail corporativo informando que o processo retornou para agência. O menu Status também indicará que o processo está na agência. 11. Clique na tecla Visualizar para enxergar a proposta preenchida. 11
12. Caso esteja De Acordo com a proposta preenchida, encaminhe-a para análise da FENABB clicando no botão Enviar para análise da FENABB. 13. Caso não esteja De Acordo com a proposta preenchida, devolva-a para a PROPONENTE clicando no botão Devolver Proposta, vide: 14. Ao clicar no botão Devolver Proposta você será direcionado para a tela a seguir. Nela você fará uma mensagem explicando o que precisa ser ajustado pela PROPONENTE e o porquê. Deverá também assinalar a aba que deverá ser ajustada. A tela anterior não apresenta todos os itens disponíveis, porém você pode acessar todas informações rolando a Barra de Rolagem localizada à direita da tela.. Depois de fazer os ajustes solicitados o processo passará novamente pela validação da AABB e da agência. Acompanhe-o na tela Status. 12
PASSO-A-PASSO DA PROPONENTE Primeiro Acesso 1. Acesse o endereço informado no e-mail recebido do SIGA (siga.aabb.comunidade@aabb.com.br), assunto Acesso ao SIGA. Esse endereço pode ser acessado por meio de link (caso o provedor de e- mail aceite) ou então copiado e colocado no seu navegador. Os navegadores o quais o SIGA está habilitado a operar são: Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome. O sistema permite o cadastramento de senha alfanumérica de no mínimo 6 dígitos. 2. Após o cadastramento da senha você será direcionado à tela de login do SIGA. 3. Faça o login utilizando seu e-mail e a senha cadastrada. 13
4. Leia atentamente o Termo de Responsabilidade para acesso ao SIGA. Para continuar acessando o sistema você deverá aceita-lo. 5. No primeiro acesso devem ser cadastrados os dados da entidade. Repare que os campos que possuem asterisco (*) devem ser preenchidos obrigatoriamente. Sempre que possível utilize e-mails corporativos/institucionais, evite usar e-mail pessoais, de provedores públicos, exemplo: Yahoo, Gmail etc. Indicação do Representante Legal (campo obrigatório) 6. Após completar o cadastro da entidade, indique todos os Representantes Legais que assinarão o convênio de cooperação financeira. Além do convênio, eles serão responsáveis pelas assinaturas de todos os documentos que gerem obrigações à entidade, exemplos: solicitações de recursos e relatórios de acompanhamento. Ao clicar no botão indicado na tela anterior você será direcionado para a tela de cadastro do Representante Legal, conforme figura a seguir. 14
A tela anterior não apresenta todos os itens disponíveis, porém você pode acessar todas informações rolando a Barra de Rolagem localizada à direita da tela.. Indicação do Responsável pelo Acompanhamento do Projeto 7. Após indicar o(s) Responsável(is) Legal(is), indique o Responsável pelo Acompanhamento do Projeto clicando no menu conforme figura a seguir. O Responsável pelo Acompanhamento do Projeto não terá alçada para dar autorizações, assinar documentos e validar relatórios, porém poderá fazer consultas sobre o andamento do projeto. Além disso poderá ajudar na elaboração de relatórios. 15
Ao clicar no botão indicado na tela anterior você será direcionado para a tela de cadastro do Responsável pelo Acompanhamento do Projeto. Dados da Secretaria de Educação (campo obrigatório para prefeituras e governos) 8. Após indicar o Responsável pelo Acompanhamento do Projeto, imposte os dados referentes à Secretaria de Educação. 16
Ao clicar no botão indicado na tela anterior você será direcionado para a tela de impostação de dados da Secretaria de Educação. Nessa tela você também impostará os dados do responsável pela condução do projeto na Secretaria de Educação. 9. Finalizando o cadastro da PROPONENTE, incluindo dados do Representante Legal (obrigatório), do Responsável pela Condução do Projeto (optativo) e da Secretaria de Educação (somente para prefeituras e governos), você deverá salvar os dados e depois passar para a próxima aba: Coordenador. Indicação do Coordenador Pedagógico (obrigatório) 17
10. Nessa aba você registrará os dados do coordenador pedagógico. Lembre-se de preencher todos os dados e depois salvá-los. Indicação do Auxiliar Administrativo (obrigatório) 11. Na aba Auxiliar Administrativo você incluirá os dados do Auxiliar Administrativo do Programa. Esse cargo foi criado no Programa para desonerar o coordenador pedagógico das atividades administrativas. Ele faz parte da contrapartida da PROPONENTE. Dados do Projeto Nessa aba você fará o cadastramento dos seguintes dados referentes à execução do Projeto: 12. Previsão de Início e Fim das Atividades: Selecione no Ano I o mês de início e fim das atividades do Programa. O mês de início não poderá ser anterior ao vigente. Para os demais anos você selecionará somente os meses de início (fevereiro ou março) e o sistema preencherá os meses de fim automaticamente considerando 10 meses de execução do Programa. 18
13. Distribuição dos educandos por período de funcionamento do projeto: Informe a quantidade de educandos que participarão do Programa considerando a distribuição deles por turno. A quantidade total padrão será de 100 educandos. Não será permitido cadastrar menos de 100 educandos. Trataremos como exceções as AABBs que já funcionavam com quantidade superior a 100 educandos. Quanto aos dias da semana que o Programa funcionará, informe-os considerando o que foi negociado com a AABB. A quantidade não poderá ser inferior a três dias e nem diferente entre os turnos, veja exemplos abaixo: A quantidade informada de educandos influenciará os cálculos da contrapartida, dos KITs e da verba de manutenção da AABB. 14. Profissionais Obrigatórios: 19
Informe o salário bruto mensal e a quantidade dos profissionais que trabalharão no Programa. Para isso clique no botão editar do respectivo profissional. Os profissionais obrigatórios e suas respectivas quantidades são: o Coordenador Pedagógico 1 (um) o Auxiliar Administrativo 1 (um) o Educadores Sociais 1 (um) para cada 25 educandos cadastrados, exemplos: Para 100 educandos > mínimo de 4 educadores Para 101 educandos > mínimo de 5 educadores Para 125 educandos > mínimo de 5 educadores Para 126 educandos > mínimo de 6 educadores 14. Outros Profissionais: Você poderá incluir outros profissionais que trabalharão no Programa e farão parte da contrapartida, exemplo: merendeira. Para isso clique no botão Incluir Outros Profissionais. 15. Itens (obrigatório): Nesse campo você precisará informar o valor que será destinado aos itens obrigatórios relacionados abaixo e mostrado na figura a seguir: o Alimentação informe o valor que será gasto por educando por dia. o Exames Médicos informe o valor unitário do exame. o Exames Odontológicos informe o valor unitário do exame. o Transporte informe o valor que será gasto por mês para transporte dos educandos. 20
16. Outros Itens: Clicando na botão Incluir Outros Itens você poderá acrescentar outras despesas que terá com o Programa. Neste caso você informará o gasto por ano para o item cadastrado. 17. Declarações: Para finalizar o cadastro você terá que dar o aceite nas declarações apresentadas no sistema. Caso a entidade não esteja em conformidade com alguma das declarações não será possível seguir com a proposta e formalizar o convênio. 18. Salve o Projeto e vá para aba Investimentos: Nessa aba vocês enxergará o resumo de todos os investimentos que serão realizados no Programa. 21
19. Enviando para análise: Finalizando as etapas anteriores, clique no link Página Inicial e depois no botão enviar para AABB Analisar. A AABB indicada receberá mensagem para realizar análise da PROPOSTA no sistema. Acompanhamento do Processo 20. Você deve acompanhar o andamento do processo por meio da barra Status, para isso basta clicar na guia Página Inicial. Tela de acompanhamento/status: 21. Clicando na tecla Visualizar você enxergará todos os dados preenchidos por você. 22. A tecla Enviar Mensagem permite que você mande à AABB alguma dica, alerta, observação, cobrança etc. 22
Lembre-se que o processo poderá retornar à você (PROPONENTE) para ajustes sugeridos pela AABB ou agência ou FENABB ou FBB. Por isso fique atento ao menu Status. 23. Caso a proposta volte com solicitação de adequações, acesse o SIGA, clique no link Página Inicial e depois no botão Editar. Altere somente o que foi solicitado. Aprovação da Proposta Aguarde a aprovação da PROPOSTA por todos os intervenientes para iniciar a fase de formalização do convênio. 23