Como trabalhar com voluntários na captação de recursos Andrea Goldschmidt* Quando falamos de captação de recursos para uma organização, podemos estar falando em captação de dinheiro, de materiais, de produtos, equipamentos, espaços físicos para a realização de atividades ou eventos e, sem dúvida, de pessoas. A existência de voluntários, neste sentido, já é uma forma de captação de recursos recursos humanos. Os recursos humanos são essenciais na captação de outros recursos para uma organização, já que são necessárias pessoas para fazerem contatos com potenciais doadores, para ajudar na montagem de uma mala direta, na organização de eventos, em atividades de telemarketing, etc. A captação de recursos é uma atividade que deve permear toda a organização. Todos os funcionários e voluntários (sejam da linha de atendimento, diretores ou conselheiros) podem e devem participar das atividades de captação de recursos e, neste sentido, mesmo os funcionários de outras áreas da organização podem ser voluntários. Se gerenciar pessoas já não é uma tarefa fácil, gerenciar voluntários apresenta alguns desafios adicionais. Estamos lidando com pessoas com motivações diferentes, disponibilidades diferentes, expectativas diferentes e com apenas uma coisa em comum não estão ganhando nada (financeiramente) para desenvolver o trabalho proposto. O que estamos discutindo aqui, portanto, é como aproveitar o melhor de cada uma destas pessoas, gerenciando os conflitos e dificuldades que irão surgir neste processo. É importante pensarmos em alguns aspectos desta questão: 1. Como cada uma destas pessoas pode ajudar? Que atividades estas pessoas podem desenvolver? Que contatos elas têm que podem ser úteis para a organização? 2. De quantas pessoas dispomos? 3. Que estrutura é necessária para gerenciar as atividades deste grupo? 4. Como vamos fazer para envolvê-las, motivá-las e controlar seu trabalho? 5. Que materiais são necessários para que estas pessoas possam desenvolver suas atividades de maneira mais produtiva. Este planejamento deve ser feito antecipadamente, juntamente com o planejamento da captação como um todo, já que algumas das conclusões que vamos chegar ao analisar os recursos humanos de que dispomos podem afetar as decisões de como o plano como um todo deve ser conduzido.
QUE ATIVIDADES OS VOLUNTÁRIOS PODEM DESENVOLVER A princípio qualquer atividade pode ser desenvolvida por voluntários. Existem dois caminhos que podemos seguir: 1. Depois de elaborado o plano de captação (no qual foram pensadas estrategicamente as atividades que devem ser realizadas para captação de recursos) a organização seleciona os voluntários para desenvolverem o trabalho Esta é a situação ideal, já que a organização primeiro estabelece o que precisa ser feito e depois seleciona as pessoas que podem desempenhar aquela(s) tarefa(s) com eficiência. Para que esta possibilidade exista, a organização precisa contar com uma grande variedade de voluntários cadastrados. Estes voluntários vão sendo chamados a participar sempre que surgirem atividades que demandem as aptidões específicas que cada um deles têm. Esta é a forma mais eficiente de trabalhar, já que aproveitamos as aptidões e habilidades de cada pessoa. Na realidade a situação que encontramos no mercado em geral é um pouco diferente desta, já que as organizações não dispõem de tantas alternativas de recursos humanos disponíveis. 2. Selecionados os voluntários, vamos fazer um levantamento de suas habilidades e aptidões e pensar como podemos explorá-las da melhor maneira possível. Quando a organização não dispõe de muitas alternativas de recursos humanos disponíveis, este pode ser um caminho interessante. É melhor aproveitar as habilidades de um voluntário que esteja disponível, do que insistir em captar recursos através de canais sobre os quais não se tem conhecimento e/ou acesso. É preciso tomar cuidado, no entanto, para não perder boas oportunidades de mercado porque a organização não conseguiu enxergar alternativas para os métodos tradicionais de captação que seus voluntários estabeleceram como ideal. Para que possamos aproveitar o melhor destas duas alternativas, a sugestão é: Elabore um plano de captação de recursos ideal ; Identifique as habilidades necessárias para desenvolvimento das atividades do plano; Monte um cadastro de voluntários disponíveis e identifique as habilidades de cada um deles;
Faça um cruzamento das duas informações e tente ajustar o plano para que fique o mais próximo possível do ideal e aproveite da melhor maneira possível as habilidades dos voluntários disponíveis. COMO ENVOLVER OS VOLUNTÁRIOS NAS ATIVIDADES DE CAPTAÇÃO Algumas organizações têm facilidade em atrair voluntários, mas têm uma certa dificuldade em mantê-los. A captação de recursos, como sabemos, é um processo que às vezes demanda tempo e, por isso, precisamos de voluntários fixos : pessoas que estejam comprometidas com o trabalho e que tenham o compromisso de levar a cabo as atividades e os contatos que foram iniciados. Para que um voluntário permaneça trabalhando por um longo período para uma organização, ele deve estar ainda mais motivado a participar do que os funcionários remunerados. O voluntário tem que enxergar: 1. Que faz diferença; 2. Que seu trabalho é importante; 3. Que está sendo reconhecido por desenvolver este trabalho e pelo apoio que dá a esta organização. Motivação é a palavra chave! É importante que os voluntários recebam o retorno que esperam com o trabalho que estão realizando. O complicado aqui é saber o que cada voluntário espera. Como estamos lidando com pessoas, as motivações de cada voluntário podem ser muito diferentes e, para isso, teremos que desenvolver a difícil tarefa de estudar as motivações de cada pessoa. Pode ser interessante, desenvolver um pequeno questionário (ou uma breve entrevista), através do qual a organização possa conhecer melhor seus voluntários e entender mais profundamente quais são as suas motivações. Também é importante que a atividade seja acompanhada (supervisionada) com freqüência, para que o voluntário não se sinta demasiadamente solto. Isso não significa controlar cada passo que o voluntário dá. Lembre-se que eles estão ali para ajudar, dividindo as tarefas. Se a supervisão for freqüente demais ou profunda demais, a equipe de supervisão vai ficar ainda mais sobrecarregada e os voluntários, ao invés de ajudar, podem até atrapalhar. COMO FAZER A SUPERVISÃO E AVALIAR OS VOLUNTARIOS Se levarmos em consideração que o voluntário foi selecionado para desempenhar uma tarefa específica, é fácil imaginar que haverá um detalhamento do que deve ser feito, em que prazo e com que recursos. Se o plano de atividades tiver sido feito desta maneira, ficará fácil implantar um sistema de supervisão deste trabalho.
O desenvolvimento de um plano de ação, portanto, é a chave para a supervisão do trabalho dos voluntários (e também dos funcionários remunerados). Pode ser interessante estabelecer reuniões regulares de acompanhamento do plano. Sempre que planejamos uma atividade composta por várias etapas de trabalho (como um plano de captação de recursos), é importante que haja momentos pré-definidos de avaliação do andamento das ações propostas. Além desta ser uma forma justa e clara de cobrar o trabalho de todas as pessoas envolvidas (já que cada um sabe o que deve fazer, quando, qual a importância do seu trabalho dentro do todo e qual o impacto de um atraso de sua parte no trabalho de outras pessoas), a tendência é que as pessoas entendam estas datas como dead-lines e que realizem a sua parte até a data do próximo encontro. A supervisão, portanto, deve ser freqüente e baseada em informações préacordadas (das atividades que deveriam ser realizadas). Isso não significa que não possam acontecer atrasos ou contratempos durante a execução do plano. O supervisor tem que ter a habilidade de reconhecer quais os problemas que levaram ao não cumprimento das atividades acordadas corpo mole, falta de habilidade do voluntário para aquela tarefa, falta de suporte da organização, problemas externos, etc. e avaliar como esta dificuldade será contornada para que o sucesso do plano não seja comprometido. Este já é o começo da avaliação do trabalho dos voluntários. Quando fazemos reuniões de acompanhamento com freqüência, estamos construindo dia após dia, uma avaliação de cada um dos voluntários envolvidos nas atividades de captação de recursos. Se o desempenho for bom, isto é, se as atividades estiverem sendo desenvolvidas a contento, ótimo. Se não for bom, é preciso fazer uma análise da situação e definir o que fazer. Podemos pensar em várias alternativas: É possível melhorar o desempenho do voluntário naquela atividade? É possível aproveitá-lo em outra função que atenda às suas expectativas e que efetivamente ajude a organização? É melhor desligá-lo? Pode parecer estranho falar em demissão de voluntários, mas a organização precisa ter em mente que o voluntário está ali para ajudá-la, mais do que para ser ajudado. É possível, portanto, demitir voluntários que não estejam trazendo os resultados desejados (ou combinados com o restante do grupo), mas é claro que isso deve ser o resultado de sucessivas avaliações negativas.
Quando o grupo como um todo percebe que aquele voluntário não está desenvolvendo suas atividades como proposto, é até bom que ele seja desligado, para não criar desânimo entre os demais voluntários. COMO DAR RECONHECIMENTO PARA OS VOLUNTARIOS PARTICIPANTES Se podemos demitir voluntários que não atendem às nossas expectativas, certamente também devemos dar reconhecimento para os voluntários que atendem (e até superam) às expectativas. Imaginando que a organização tenha feito a pesquisa sugerida para conhecer melhor as motivações dos voluntários, ela precisa, em algum momento, dar a eles o retorno que esperam. É claro que alguns retornos são imediatos ou constantes: o prazer de ver o desenvolvimento de uma comunidade poderá ser observado pelo voluntário no dia-a-dia, à medida que as atividades vão sendo desenvolvidas. Mas muitas pessoas tornam-se voluntárias em função do reconhecimento que vão ter e, desta forma, esta é uma atividade que não pode ser negligenciada. O reconhecimento pode ser simples, feito dentro do próprio grupo, ou pode ser um reconhecimento público, em um evento, por exemplo. Algumas organizações realizam eventos anuais de reconhecimento de voluntários: uma festa em que serão premiadas as pessoa que ajudaram com seu trabalho voluntário ao longo do ano. Estas pessoas podem receber um diploma, um troféu ou simplesmente ter seu nome citado na presença de pessoas que sejam importantes para elas (sejam familiares, empregadores ou amigos). O que precisamos ter em mente é que da mesma forma que estamos avaliando nossos voluntários, também estamos sendo avaliados por eles. Se nesta avaliação eles tiverem a percepção de que não tiveram o retorno que desejavam (os itens que citaram na nossa pesquisa), eles provavelmente irão procurar outras organizações para oferecer seu trabalho e, desta forma, perderemos o voluntário. Trabalhar com voluntários, portanto é uma tarefa muito gratificante e economicamente viável, mas que precisa ser planejada de maneira detalhada para que se obtenha os resultados desejados. Além do planejamento detalhado do trabalho que será realizado, deve-se ter especial atenção com a seleção, a avaliação de desempenho e as ações de motivação dos voluntários para que a ação de captação com a participação de voluntários seja realmente eficiente.
* Andrea Goldschmidt é administradora de empresas pela EAESP- FGV e atua como captadora de recursos desde 1999. Também é professora de Marketing e Captação de Recursos na ESPM e na FACAMP e colaboradora do Centro de Estudos do Terceiro Setor (CETS) da Fundação Getúlio Vargas. Trabalha como consultora na APOENA Empreendimentos Sociais (www.apoenasocial.com.br) auxiliando empresas na implantação de programas de responsabilidade social junto à comunidade. Banco de Técnicas - Captação de Recursos e Contratos - Rodrigo Mendes Pereira - Estratégias de Comunicação para o Terceiro Setor - Andrea Goldschmidt - Pequenos Eventos para Captação de Recursos - Andrea Goldschmidt - Análise SWOT na captação de recursos avaliação de oportunidades, ameaças, pontos fortes e pontos fracos - Andrea Goldschmidt - Prospecção de doadores e parceiros - Andrea Goldschmidt - Stakeholders Como interagir com tantos públicos diferentes - Andrea Goldschmidt - Planejamento estratégico para captação de recursos - Andrea Goldschmidt - Eventos Especiais: uma das muitas estratégias para se captarem recursos. Será que é só isso? - Renata Brunetti Figueiredo - A técnica a serviço da aproximação com os doadores: marketing de relacionamento nos Doutores da Alegria. - Iêda Alcântara e Rodrigo Alvarez - Doador: características principais e possíveis preocupações. - Rubens da Costa Santos - Entrevista com Célia Cruz: Contribuições para captadores de recursos. - Solicitar uma doação é uma "arte"? Algumas chaves desse processo. - Daniel Yoffe