Gestão e preservação de documentos digitais

Gestão e preservação de documentos digitais I Congresso Nacional de Arquivologia Brasília novembro 2004

Contexto Internacional

Na década de 90, a comunidade arquivística internacional dá início aos primeiros estudos e projetos de pesquisa sobre a produção e preservação dos documentos digitais. Conselho Internacional de Arquivos Comitê de Documentos Eletrônicos - 1993 Projeto da Universidade de Pittsburgh EUA 1993/96 DLM-Forum União Européia 1996 Projeto da Universidade de British Columbia Canadá 1994/97 InterPares projeto internacional - sediado na Universidade de British Columbia 1999/2001 3

Essas pesquisas têm tratado de questões trazidas pelo uso crescente dos documentos digitais, tais como: Definição do documento arquivístico digital Preservação de documentos digitais Gestão dos documentos Metadados Acesso e uso Custódia 4

Definição / Identificação do documento digital Como é uma entidade lógica, há dificuldade em se identificar entre os registros digitais aqueles que são documentos de arquivo. Preservação Nos documentos digitais a preservação não se resume ao armazenamento em condições ideais; é necessária a transferência periódica para outros suportes a fim de garantir o acesso contínuo (refreshing) ou conversão para outros formatos e sistemas computacionais (migração). 5

Metadados (dados sobre os dados) Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos digitais; descrevem como a informação foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) e identificam o documento (autor, data(s), assunto, hora de transmissão, código de classificação, etc.). Acesso e uso Nos documentos digitais, o conteúdo não está acessível à compreensão humana diretamente. Os símbolos precisam ser decodificados por software específico para se tornarem legíveis, ou seja, depende de uma máquina e um programa complexo. 6

Gestão A manutenção dos documentos digitais é mais dependente de um bom sistema de gestão arquivística de documentos., As iniciativas internacionais tem mostrado que os arquivistas tem que estar presentes no processo de gestão desde a fase de concepção do projeto dos sistemas de gerenciamento de documentos digitais. 7

Resultados: Normas ISO: OAIS (Open Archival Information System) ISO Gestão de documentos ISO 15.487 União Européia MoReq (Modelo de Requisitos Funcionais) Reino Unido Requisitos funcionais e metadados do PRO (Public Record Office) Estados Unidos Programa ERA do NARA (National Archives and Records Administration) Padrão DoD (Departamento de Defesa) Austrália Dirks: diretrizes de gestão e metadados 8

Contexto Nacional

Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 10

A partir da década de 90, no Brasil, cresce a produção de documentos digitais: planilhas eletrônicas, sistemas de workflow, GED, bases de dados, etc. Daí a necessidade de se instalar na comunidade arquivística brasileira a discussão a respeito dos documentos digitais : Participação ativa dos arquivistas na gestão dos documentos Definição de estratégias de preservação 11

Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)

Arquivo Nacional Missão: gestão, tratamento técnico, preservação e divulgação do patrimônio documental do Poder Executivo Federal. Objetivo: garantir o acesso à informação para subsidiar as decisões governamentais, o cidadão na defesa de seus direitos e a produção do conhecimento científico e cultural. 13

Conselho Nacional de Arquivos - Conarq órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República. Missão: definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos; exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. 14

Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos Histórico 1995 - Portaria nº 8 do Conarq, de 23/8/1995 criação da CTDE 2002 - Portaria nº 60 do Conarq, de 7/3/2002 reformulação da CTDE 15

Composição da CTDE Representantes de vários setores do governo e da sociedade civil: Casa Civil /PR Ministério do Planejamento Marinha Câmara dos Deputados Arquivo Nacional Biblioteca Nacional Museu do Índio /FUNAI CNEN PUC-RJ Unicamp Pesquisadores Composição multidisciplinar: Arquivologia Biblioteconomia Ciência da Informação Tecnologia da Informação Direito Administração 16

Objetivo da CTDE: Sugerir normas, procedimentos técnicos e instrumentos legais, para a gestão arquivística e a preservação dos documentos digitais das instituições públicas e privadas. 17

Conceitos básicos O documento arquivístico é informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. O documento arquivístico digital é um documento arquivístico, em formato digital, produzido, processado e armazenado por um computador. Estas definições constam das FAQs na página da CTDE 18

Documentos digitais - Vantagens Economia de espaço físico; Ganho de produtividade; Otimização dos fluxos de trabalho; Facilidade de acesso aos estoques de informação; facilidade de geração e distribuição de dados e informações digitais. 19

Documentos digitais - Problemas Fragilidade intrínseca do armazenamento digital degradação física do suporte. Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos; Dificuldade em garantir a integridade dos documentos fácil acesso; Complexidade e custos da preservação digital; Dependência social da informação digital: dependência do documento digital como fonte de prova das funções e atividades de indivíduos, instituições e governos. 20

Os documentos processados por um computador podem ser manipulados sem deixar qualquer vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção humana e à obsolescência tecnológica O documento de arquivo em ambiente tradicional se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade (permanência e durabilidade). A autenticidade do documento arquivístico está ligada à sua estabilidade. 21

O principal desafio Necessidade de produzir, manter e preservar documentos digitais fidedignos, autênticos e acessíveis. Como fazer? Gestão Arquivística de Documentos Preservação digital 22

Gestão arquivística de Documentos Definição: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91) Finalidade: Assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores testemunhos de uma atividade. Somente um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos é capaz de garantir a produção e a manutenção de documentos eletrônicos fidedignos e autênticos 23

As realizações da CTDE - o que já foi feito: 1. Estudo dos resultados e conclusões dos projetos internacionais: InterPARES, Pittsburgh, MoReq, DoD, DIRKS, OAIS. 24

As realizações da CTDE - o que já foi feito: 2. Sítio da CTDE : Atas, Textos de gestão e preservação, Glossário, Carta para preservação Perguntas mais freqüentes, Legislação, Referências bibliográficas e sítios de interesse. http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp 25

As realizações da CTDE - o que já foi feito: 3. Elaboração de glossário de termos relacionados aos documentos digitais 4. Carta para preservação do patrimônio arquivístico digital do Conarq 5. Resolução nº 20 do Conarq, de 16 de julho de 2004 - gestão de documentos digitais 6. Divulgação dos trabalhos em eventos nacionais e junto ao governo 26

As realizações da CTDE - o que está em andamento: 6. Especificação de requisitos funcionais e metadados para sistemas eletrônicos de gestão arquivística de documentos, que atendam às especificidades da legislação e práticas arquivísticas brasileiras 7. Diretrizes para recolhimento e transferência de documentos digitais às instituições arquivísticas 27

Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital

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Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Após um processo de ampla divulgação e discussão pública, o Anteprojeto da Carta da CTDE, foi aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ - em 6 de julho de 2004, no Rio de Janeiro. 30

Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Por que uma carta de preservação dos documentos arquivísticos digitais? Carta de preservação do patrimônio digital da UNESCO. Constata-se a existência de um patrimônio arquivístico digital em perigo de desaparecimento e de falta de confiabilidade. Instrumento oficial sobre a importância e necessidade de ações para a preservação de documentos digitais 31

Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Definições da UNESCO: Patrimônio Digital Conjunto de materiais digitais que possuem valor suficiente para serem conservados a fim de que se possa consultar e utilizar no futuro. Preservação Digital Conjunto de ações destinadas a manter a acessibilidade dos objetos digitais a longo prazo. 32

Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Diretrizes para tratar a questão: ações arquivísticas para a preservação incorporadas em todo o ciclo de vida dos documentos, desde a etapa de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos para que não haja perda nem adulteração; Ações de preservação que garantam o acesso contínuo aos conteúdos e funcionalidades Necessidade de participação ativa dos arquivistas e das instituições arquivísticas no processo de gestão de documentos digitais. 33

Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital A Carta apresenta três proposições principais 1. Elaboração de estratégias e políticas Gestão arquivística de documentos; Instrumentalização das organizações arquivísticas; Governo eletrônico; Ações cooperativas. 34

Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital 2. Estabelecimento de normas Padrões e protocolos Requisitos funcionais Metadados de preservação Segurança da informação digital 35

Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital 3. Promoção do conhecimento Agenda de pesquisa científica; Ensino e Formação de recursos humanos; Disseminação do conhecimento 36

Resolução nº 20 do Conarq 16 de julho de 2004

Resolução nº 20 Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. 38

Resolução nº 20 1. Identificação dos documentos digitais Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos. 2. O programa de gestão é único tanto para os documentos digitais como para os não digitais. Art. 2º - Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável independente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas. 39

Resolução nº 20 3. O sistema eletrônico de gestão deve prever requisitos arquivísticos, de acordo com as orientações do Conarq Art. 3º - A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos. Requisitos funcionais Requisitos não funcionias Metadados 40

Resolução nº 20 4. Participação dos profissionais de arquivo em todo o processo Art. 4º - Os profissionais de arquivo e as instituições arquivísticas devem participar da concepção, do projeto, da implantação e do gerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão de documentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos e metadados previstos no artigo 3º. 41

Resolução nº 20 5. Eliminação Art. 5º A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos digitais devem obedecer aos procedimentos e critérios previstos na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e às Resoluções do CONARQ, nº 5, de 30 de setembro de 1996, nº 7, de 20 de maio de 1997, e nº 14, de 24 de outubro de 2001. Parágrafo único A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. 42

Requisitos Funcionais para Sistemas Eletrônicos de Gestão Arquivística de Documentos

Requisitos Funcionais definição É um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de prova das atividades desenvolvidas por uma dada instituição. objetivos garantir a autenticidade dos documentos tradicionais e/ou digitais; facilitar o acesso, a utilização, a legibilidade e a compreensão dos documentos digitais; garantir a preservação a longo prazo. 44

Requisitos Funcionais Os requisitos tratam de: Captura Código de classificação Tramitação Avaliação e destinação Recuperação da informação Segurança: física (backup) e lógica (controle de acesso) Armazenamento Preservação Metadados 45

Metadados Dados relativos a outros dados, isto é, dados estruturados e codificados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar outros dados ao longo do tempo. (I) Metadata, (F) métadonnée 46

Como acessar a CTDE http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp http://www.arquivonacional.gov.br/ 47