Manual do utilizador da aplicação web GOcondomínios GOcondomínios Gestão de Condomínios 100% online www.gocondominio.pt desenvolvido por: SOPENFOR Sociedade de Projetos de Engenharia e Informática Lda. Rua Marechal António Spínola, 174 2775-072 Parede NIF: 501673105
Índice 1 Introdução... 3 2 Definições. Princípios de funcionamento... 3 3 Opções existentes no menu do GOcondomínios... 6 4 Criação de um condomínio no sistema... 9 5 Contabilidade... 11 5.1 Tabela de Centros... 12 5.2 Tabela de Rubricas... 13 5.4 Contas Bancárias e Fundo de Maneio... 16 5.5 Orçamentos do Condomínio... 16 5.6 Atribuição de Quotas Opção Manual... 19 5.7 Gestão de Quotas... 22 5.8 Recebimentos de Condóminos... Erro! Marcador não definido. 5.9 - Movimentos do Condomínio... 25 6 Manutenção... 28 6.1 Ocorrências... 28 6.2 Obras... 29 6.3 Vistorias... 30 6.4 Tabela de Zonas... 32 6.5 Tabela de Espaços / Equipamentos... 32 7 Documentos... 33 7.1 Arquivo... 33 7.2 Criar / Alterar minutas. Gerar / arquivar documentos... 35 8 Sessão... 35 8.1 Passagem de Administração... 35 8.2 Confirmar / Cancelar Passagem de Administração... 36 Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 2/36
1 Introdução GOcondomínios é uma aplicação informática para gestão de condomínios disponível através da Internet. É compatível com os browsers mais comuns (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome). O conceito geral de funcionamento é de usar o software como um serviço (cloud computing), dispensando o processo de instalação de programas no equipamento do utilizador, porque a aplicação funciona num computador situado remotamente e interligado com a máquina do utilizador através da internet. O local do computador remoto (servidor) possui infraestruturas adequadas de forma a garantir o máximo de fiabilidade e segurança dos dados armazenados. O processo de registo é muito simples. O registo pode ser feito para um condomínio particular ou para uma empresa de gestão de condomínios. 2 Definições. Princípios de funcionamento O funcionamento do sistema depende, como com qualquer ferramenta, de uma utilização correta. Para isso devem ser respeitados alguns pressupostos: Finalidade Este sistema destina-se exclusivamente a auxiliar na organização e gestão de condomínios e não pretende substituír as decisões de gestão do administrador nem substituir um sistema informático de apoio à contabilidade organizada, que é normalmente apenas exigida a uma empresa. Tipos de condomínios neste sistema: o Condomínios compostos apenas por frações elementares e que partilham a propriedade das fachadas e infraestruturas do edifício e alguns espaços comuns. Ex: Átrios de entrada, escadas, logradouros, coberturas etc. Neste manual e no sistema estes são designados simplesmente como condomínios. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 3/36
o Condomínios mistos em que um ou mais condomínios partilham espaços comuns entre si, por exemplo jardins ou piscinas, ou um ou mais condomínios partilham espaços comuns com outras frações autónomas, como por exemplo vivendas unifamiliares. São no fundo condomínios compostos por outros condomínios. Exemplo: Um condomínio em que exista um edifício de habitação com quatro frações partilhando o mesmo espaço exterior privado com duas vivendas mono familiares. Neste caso necessitaríamos de registar dois condomínios separadamente: Um que seria o condomínio relativo ao edifício com quatro frações e um outro condomínio distinto, composto por três frações; duas vivendas mono familiares e outra fração que representaria o edifício, ou seja, o primeiro condomínio seria uma fração neste segundo condomínio. Figura 1 Esquema de condomínio misto Tipos de utilizadores: o Utilizador administrador do condomínio particular, admin_xxxxxx (sendo xxxxxx o número sequencial do condomínio), este utilizador é criado automaticamente, não pode ser apagado, tem permissão de acesso / alteração de todos os dados do condomínio. Existe apenas em condomínios particulares. o Utilizador administrador da empresa de condomínios, admin_emp_xxxxxx (sendo xxxxxx o número sequencial da empresa de condomínios), este utilizador é criado automaticamente, não pode ser apagado e tem permissão de acesso / alteração de todos os dados da empresa, incluindo todos dados dos condomínios. Existe apenas em empresas de condomínios. o Utilizadores de administração criados pelo administrador. Podem ser apenas de consulta ou para introdução / alteração de dados. Podem ter restrições nas opções de acesso. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 4/36
o Utilizador condómino, com um nível de acesso que lhe permite visualizar a informação da administração do seu condomínio e da sua fração. Edição de dados A edição de dados pode ser efetuada com as seguintes limitações: o Os dados podem ser alterados / eliminados, exceto se a sua eliminação ocasionar incoerências. Por exemplo, uma fração não pode ser eliminada depois de ter sido introduzido um respetivo condómino (teria que ser eliminado em primeiro lugar o condómino). o O sistema está organizado de forma a separar a responsabilidade entre as várias administrações. Isto significa que as receitas não pagas (em dívida) provenientes de outra administração podem ser editadas pelo administrador, mas aquelas dadas como pagas durante uma administração anterior não podem ser editadas (alteradas). Caso seja necessário poderá ser realizado um movimento excepcional de correção pelo administrador atual. O mesmo se passa com as despesas não pagas (em dívida) durante uma administração anterior que podem ser editadas pela próxima para permitir o seu pagamento, mas aquelas registadas como pagas, apenas podem ser alteradas pelo administrador atual através da criação de um movimento excecional de correção. o Por razões de segurança ficam sempre registadas no sistema as datas e a identificação de cada utilizador. Impostos e Contribuições Sociais As quotas não são sujeitas a IVA, mas os pagamentos a fornecedores devem ser inseridos já com o valor do IVA incluído na factura. Os pagamentos a funcionários (se fôr o caso de terem descontos para a Segurança Social ou serem sujeitos a IRS) devem ser inseridos incluindo todos as quantias obrigatórias legalmente devidas ao Estado pelo condomínio. Nota: A necessidade de considerar essas obrigações deve ser analisada na legislação existente e os cálculos para encontrar estes valores, quando necessários, deverão ser realizados por outros meios. Dados comuns a vários condomínios (apenas para empresas de gestão de condomínios) - No caso das empresas, os centros; rubricas; e fornecedores / clientes podem ser comuns ou não aos diversos condomínios. No primeiro caso, e para uma economia de introdução de dados, a respetiva criação deve ser feita nas tabelas da área reservada da empresa. No segundo caso a informação deve ser feita na área reservada do respetivo condomínio. Nota: por fornecedores / clientes considerar apenas os associados aos condomínios, e não os fornecedores / clientes da empresa. Recebimentos de Condóminos / Quotas pagas Todos os pagamentos efetuados pelos condóminos e quotas dadas como pagas são registados na opção Contabilidade -> Gestão de quotas. Cada condómino tem associada uma conta corrente. As quotas podem ser dadas como parcialmente pagas; podem ser efetuados Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 5/36
recebimentos em valor superior às quotas a ser dadas como pagas; Podem ser dadas quotas pagas com base no Saldo disponível (com ou sem recebimento adicional). Recibo de quota(s) Documento que corresponde a quotas dadas como pagas. Pode estar associado ou não a um recebimento. Comprovativo de pagamento Documento, apenas financeiro, que corresponde a um pagamento efetuado pelo condómino. A operação mais frequente é o registo de recebimento e dar quotas como pagas num mesmo valor. Nestes casos não será necessário a entrega deste documento ao condómino, bastando apenas o Recibo de quota(s). Sistema de penalidades A aplicação de penalidades automáticas é configurada em cada plano de quotas ou orçamento que deu origem ao plano. Elementos existentes nas opções de gestão de dados (ex.: Frações; Condóminos; Orçamentos; etc.): o Botão Criar Permite inserir novos dados. Depois dos dados introduzidos deverá ser clicado o botão Gravar. O botão Cancelar anula a operação. o Painel Pesquisa Contém filtros que possibilitam a pesquisa selecionada de informação. Deverão ser introduzidos dados nos filtros desejados e clicado o botão Pesquisar o Painel Listagens Contém um ou mais formatos de listagens. Os dados das listagens respeitam os filtros usados na última pesquisa efetuada. Todas as listagens podem ser exportadas para os formatos: WORD; EXCEL; ou PDF (ACROBAT). o Lista de Dados. Na lista aparecem os dados mais relevantes da opção visitada. De uma maneira geral está disponível em cada linha uma hiperligação Editar e, quando é permitido, uma hiperligação Apagar. Estas hiperligações só aparecem para os utilizadores com permissões de administração. Poderão existir outras hiperligações (por exemplo: Listagem; Enviar PDF por Email; etc.), a existência destas hiperligações depende das características de cada opção. 3 Opções existentes no menu do condomínio Uma vez feita a autenticação para a entrada na área reservada de determinado condomínio, surgirá um menu na parte superior do ecrã com as seguintes opções, da esquerda para a direita: Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 6/36
Figura 2 Área reservada de condomínio Contabilidade Neste submenu estão disponíveis as opções: o Movimentos do Condomínio Registo de despesas, receitas, notas de crédito de fornecedores e transferências internas entre contas do condomínio. Muito importante: os recebimentos de condóminos, embora aparecem nesta opção, são registados em Gestão de quotas. o Gestão de Quotas Gestão das quotas geradas (receber de condóminos e dar quotas como pagas, isentar quotas, etc.). As quotas foram geradas não estando associadas a orçamento (opção Planos de quota) ou por via de orçamento (opção Orçamentos do Condomínio). o Planos de quotas Criação de planos de quotas sem orçamento associado. o Orçamentos do Condomínio Gestão de orçamentos. Os orçamentos podem ser de dois tipos: Associado a plano de quotas ou não associado a plano de quotas. No primeiro caso pode ser gerado automaticamente um plano de quotas com base no orçamento. Nesta situação falamos de plano de quotas gerado automaticamente, em oposição a um plano de quotas gerado na opção Planos de quotas. o Contas Bancárias e Fundo de Maneio Identificação das contas utilizadas pelo condomínio. A conta Fundo de maneio é criada automaticamente quando se faz o registo do condomínio, não pode ser apagada. o Tabela de Fornecedores/Clientes/Funcionários/Técnicos Identificação das entidades relacionadas com o condomínio. o Tabela de Rubricas Identificação das rubricas necessárias para os orçamentos / quotas / movimentos financeiros. o Tabela de Centros Identificação dos centros de despesas/receitas associados às rubricas. A utilização de centros é opcional. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 7/36
Manutenção Neste submenu estão disponíveis as opções: o Ocorrências Registo de ocorrências, podem ser feitas pelos condóminos. o Contratos Registo de contratos do condomínio. o Tipo de serviços para contratos Registo dos tipos de serviços a identificar em cada contrato. o Obras Registo de obras ocorridas no condomínio. o Vistorias Registo de vistorias feitas no condomínio. A informação relativa a cada vistoria, além de dados genéricos de identificação da vistoria, é relativa às zonas e respetivos espaços/equipamentos. o Tabela de Zonas Tabela com identificação das zonas existentes no condomínio, tais como: Hall de entrada; Escadas; Garagens; etc. o Tabela de Espaços/Equipamentos Tabela com identificação dos espaços ou equipamentos existentes nas diversas zonas do condomínio. Condóminos Identificação dos condóminos, gestão do seguro de incêndio (obrigação legal) pelo próprio ou pelo condomínio, inquilinos, procuradores Frações Descrição das frações existentes e respetiva permilagem. Documentos Neste submenu estão disponíveis as opções: o Arquivo Arquivo e consulta dos documentos do condomínio (em formato PDF (Acrobat)). Ex: Regulamento, ata da última reunião, etc. o Criar / Alterar minutas. Gerar / arquivar documentos Criação / alteração de minutas; geração de documentos com base em minutas com possibilidade de arquivo automático e possibilidade de envio de email com documento anexado para os condóminos. o - Opção com Conceitos e definições e diversos Tutoriais para operações específicas. Submenu (sessão) com as opções: - Dados do Condomínio, nesta opção existem parametrizações importantes para o funcionamento. - Mudar senha (inexistente no caso das empresas). - Utilizadores, gestão dos utilizadores de administração, de notar que não abrange os condóminos. No caso das empresas esta opção existe no Menu da empresa. - Passagem de Administração (inexistente no caso das empresas). - Contactar GOcondomínios. - Exportar Dados, nesta opção pode ser pedido o envio por email dos dados do Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 8/36
condomínio em folha de Excel. - Ver Email s Enviados. - Licenciamento, dados de licenciamento e subscrição do sistema. No caso das empresas esta opção existe no Menu da empresa. 4 Primeiros passos após registo de condomínio Quando se faz o primeiro login aparece a opção Dados do Condomínio. Nesta opção estão disponíveis mais dados relativos ao condomínio, tais como: dados de identificação do condomínio; dados relativos ao envio automático de avisos de cobrança; dados do administrador. Figura 3 Dados do Condomínio Em seguida, na opção Frações, é necessário introduzir a descrição das frações. Para introduzir cada fração deverá clicar no botão Criar Fração. Para cada fração deve indicar a sua identificação única (que poderá ser o número do registo usado na escritura, não deve ser indicado o andar / loja pois existe campo próprio), o valor da permilagem e outros dados identificativos. A opção Esta fração é um condomínio existente no combo Tipo de Fração só deve ser clicada quando se tratar de uma fração que é, por sua vez, um condomínio autónomo dentro do condomínio geral. Neste caso particular não haverá lugar à identificação dos condóminos, sendo apenas necessário o nome do representante do condomínio. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 9/36
Figura 4 Criar Fração Seguidamente, na opção Condóminos, deverá introduzir os condóminos (proprietários) de cada uma das frações, (exceto, como vimos, para as frações que são, por sua vez, condomínios). Para cada novo condómino deve clicar em Criar Condómino e inserir os dados correspondentes. Figura 5 Criar condómino Em primeiro lugar deverá selecionar a fração na lista das frações. As frações existentes estão classificadas com um código de cores para facilitar a identificação e evitar erros. As frações que ainda não têm proprietário associado estão a cor verde. As frações já Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 10/36
associadas a um condómino estão a vermelho. As frações a preto não se podem associar a um proprietário porque são condomínios (fração-condomínio). Existe um campo para definir quem é o responsável pela gestão do seguro de incêndio obrigatório (o próprio ou a administração do condomínio). Depois dos dados pessoais do condómino existe um campo para indicação do saldo inicial e outro campo relativo ao regime de ocupação e contacto do ocupante. Se o campo Gerar senha de utilizador for clicado, o sistema irá gerar um nome de utilizador e senha associada que serão enviados por correio eletrónico para o endereço de email do condómino. Nota importante: A data de aquisição indicada para o condómino deverá ser menor ou igual à data para a primeira quota que se pretende ter no sistema. Por exemplo, caso se pretenda gerar um plano de quotas com início a 31 de Janeiro de 2012 então os condóminos deverão ter data de aquisição anterior ou igual a essa data. Pela mesma razão, os ex-proprietários são excluídos da distribuição de novas quotas a partir do momento em que é introduzida uma data de aquisição em nome de outro condómino, que passará a estar associado ao pagamento da próxima quota a partir dessa data. 5 Contabilidade No submenu Contabilidade será registada a atividade diária do condomínio. Para isso é necessário inicialmente configurar o sistema de forma adequada. Depois da organização prévia estar concluída será bastante mais simples registar os movimentos à medida que vão ocorrendo, uma vez que já estarão em grande parte classificados. Para aproveitar as funcionalidades existentes da melhor forma, recomendamos a seguinte sequência de acções: Agregar os principais movimentos associando-os inicialmente em centros de despesas/receitas e depois mais detalhada associando-os com base em rubricas. Fazer um orçamento anual para o condomínio com base nessa agregação. Determinar o valor das quotas a pagar com base no orçamento. Criar as Contas Bancárias - usadas pelo condomínio. Inserir as entidades relacionadas com o condomínio (empresas fornecedoras, clientes, funcionários do condomínio). Registar os movimentos realizados, associando-lhes as datas e inserindo os valores a pagar/pagos ou a receber/recebidos. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 11/36
Descrição mais detalhada das opções do submenu Contabilidade: Figura 6 Submenu Contabilidade 5.1 Tabela de Centros Para permitir uma organização adequada dos movimentos é conveniente uma estrutura de classificação que seja clara e compreensível. Deveremos começar por identificar os centros na opção Tabela de Centros. Figura 8 Tabela de Centros Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 12/36
Figura 9 Criar Centro Os centros existem para agregar rubricas que partilhem características comuns, tais como: Natureza dos movimentos (ex.: Seguros; Despesas Gerais; Receitas Extraordinárias; etc.); Orçamentos específicos (ex.: uma obra); Natureza Contabilística (Despesa; Receita de quotas; Outras Receitas). O sistema gera por defeito alguns dos centros mais comuns, tais como: Despesas Gerais. Seguros. Despesas Extraordinárias. Receitas Quotas. Receitas Extraordinárias. Podem ser criados outros centros considerados necessários a uma boa gestão do condomínio. 5.2 Tabela de Rubricas As rubricas estão agregadas em centros. Estas associações serão úteis na organização dos orçamentos e nos movimentos do condomínio. Deverão ser inseridas todas rubricas consideradas necessárias à gestão do condomínio. Por defeito foram criadas algumas rubricas consideradas mais comuns, nomeadamente: Para o centro Despesas Gerais: Eletricidade (Partes Comuns); Água (Partes Comuns); Serviço Limpeza (Partes Comuns). Para o centro Seguros: Seguro Obrigatório gerido pelo condomínio. Para o centro Receitas Quotas: Quota Ordinária do Exercício, Recebimento de condómino. Para o centro Receitas Extraordinárias: Penalidade. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 13/36
Figura 10 Tabela de Rubricas Os campos das rubricas são: Centro a que pertence. Designação. Se é Custo (neste caso se é afetado pelo Fundo de Comum de Reserva (FCR)). Se é Receita de Quotas. Só as rubricas com esta característica é que podem ser associadas a um plano de quotas. Se é Outras Receitas. As rubricas com esta característica apenas podem ser utilizadas na opção Movimentos do Condomínio e nos Orçamentos do Condomínio. Lista das frações. Em cada fração está indicado se esta está associada ou não à rubrica. Caso esteja associada à rubrica significa que, na elaboração de um orçamento associado a plano de quotas, a fração fica sujeita, por defeito, à rubrica. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 14/36
Figura 11 Criar rubrica 5.3 Tabela de Fornecedores / Clientes / Funcionários Nesta opção estão identificadas as entidades associadas à gestão do condomínio. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 15/36
Figura 12 Tabela de Fornecedores / Clientes / Funcionários 5.4 Contas Bancárias e Fundo de Maneio Nesta opção deverão ser identificadas todas as contas bancárias pertencentes ao condomínio. É aconselhável existir pelo menos uma conta à ordem, uma conta destinada ao FCR, e uma conta para o Fundo de Maneio. Quando se regista um condomínio é automaticamente criada uma conta de fundo de maneio (dinheiro em caixa). Deverá ser indicado o saldo inicial e a respetiva data para a conta Fundo de Maneio. Esta conta não pode ser apagada. Figura 13 Contas Bancárias e Fundo de Maneio 5.5 Orçamentos do Condomínio É uma prática habitual realizar-se anualmente uma estimativa de despesas para avaliar o equilíbrio financeiro face ao valor das quotas no início de cada administração. Podem ser criados orçamentos relativos a intervenções específicas no condomínio (ex.: obra para pintura). Os orçamentos estão associados a uma rubrica de Receitas de Quotas e podem gerar um plano de quotas. Neste caso, na opção Movimentos do Condomínio, poderá ser obtido um balancete de movimentos comparativo com o respetivo orçamento. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 16/36
Figura 14 Orçamentos do Condomínio Para a criação de um orçamento deverão ser indicados os seguintes dados: Descritivo do orçamento. Data de início e fim. Taxa de FCR a aplicar. Esta taxa incide apenas sobre as receitas cujas rubricas estão sujeitas a FCR. Está ou não associado a plano de quotas. No caso de estar associado a plano de quotas, deve ser indicado: o Centro e Rubrica da Quota de Receita associada. o Método rateio de quotas o Periodicidade. Só depois de estes dados serem gravados é que fica disponível o botão Acrescentar Rubrica Despesa. Pelo menos deve existir uma rubrica de despesa em todos os orçamentos. Depois de introduzida a primeira rubrica de despesa fica também disponível o botão Acrescentar Rubrica Receita. Nota importante: Para os orçamentos associados a um plano de quotas, não se introduz a rubrica de receita relativa ao pagamento de quotas por parte dos condóminos. Á medida em que forem sendo introduzidas as rubricas de despesa o sistema vai calculando e atualizando a correspondente rubrica de receita de quotas. Nestes orçamentos, uma rubrica de receita introduzida é uma receita extraordinária em favor do condomínio e que tem o efeito de reduzir as quotas dos condóminos (por exemplo, uma receita relativa a um placard de publicidade). Ou seja, neste tipo de orçamentos (associados a plano de quotas), o sistema faz Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 17/36
automaticamente a gestão da rubrica de receita de quotas (que está associada ao orçamento, tal como indicado na definição do mesmo) de modo ao balanço entre despesas e receitas ficar a zero. Existem dois formatos de listagem. Um formato lista apenas todas as rubricas agrupadas por tipo (Despesa ou Receita) e por centro. O outro formato (disponível apenas para orçamentos associados a plano de quotas), agrupa as rubricas por fração. Figura 15 Criação de Orçamento Os campos necessários para a introdução de rubricas são: Centro associado à rubrica (de Despesa ou de Receita, conforme botão escolhido se de Despesa ou de Receita) Rubrica Valor Frações a incluir no rateio. Esta hiperligação só aparece no caso de o orçamento estar associado a um plano de quotas. Cada fração pode ser ou não associada à rubrica. A associação das frações que aparece por defeito reflete a configuração Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 18/36
efetuada na Tabela de Rubricas. Esta configuração pode ser alterada (para este efeito deverá clicar na hiperligação e alterar o conjunto de frações utilizando o campo Incluir). Para os orçamentos associados a um plano de quotas, a geração do respetivo plano é feita clicando no botão Gerar Plano de quotas. Figura 16 Introdução de Rubrica Os dados relativos às rubricas do orçamento podem ser alterados em qualquer altura, exceto para os orçamentos associados a plano de quotas e sobre o qual já tenha sido gerado o respetivo plano. Neste caso, para ser possível alterar dados das rubricas, deverá em primeiro lugar eliminar o plano de quotas clicando no botão Apagar plano de Quotas. De notar que só é possível eliminar plano de quotas se não existirem quotas dadas como pagas (o que originaria incoerências). 5.6 Atribuição de Quotas Opção Manual Ter em atenção que antes de mais, para que exista um plano de quotas, deve existir essa rubrica (por ex.: Quota de condomínio) na lista das rubricas. Para criar um plano de quotas manualmente é necessário aceder à opção Atribuição de Quotas Opção Manual e clicar no botão Criar Plano de Quotas. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 19/36
Figura 17 Atribuição de Quotas Os dados para a geração manual de quotas são: Rubrica. Deverá ser selecionada uma das rubricas existentes na lista. Esta lista é constituída pelas rubricas do tipo Receita de Quotas, esta lista inclui a rubrica Seguro que foi criada automaticamente quando do registo inicial do condomínio. Método rateio de quotas. Existem três possibilidades de rateio: Periodicidade. Data de início. Data de fim. o Segundo a permilagem das frações o Em partes iguais pelas frações abrangidas. o Atribuição manual da quota por fração. Valor sem FCR. Valor total a dividir pelas frações incluídas. Valor do FCR. Valor total do FCR a dividir pelas frações incluídas. Lista de frações abrangidas. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 20/36
Figura 18 Criar plano de quotas opção manual Antes de gravar é necessário clicar no botão Ver plano para verificação dos totais a pagar em cada período previsto pelo conjunto dos condóminos afetados. O valor atribuído a cada condómino será calculado de acordo com o método de rateio escolhido. Figura 19 Criar plano de quotas opção manual. Lista dos condóminos aberta. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 21/36
O total de quotas será correspondente ao número de frações multiplicado pela quantidade de pagamentos com a periodicidade prevista, dentro do período de tempo considerado. Ex: para um período de um ano com pagamentos trimestrais e quatro frações, teremos quatro pagamentos por cada fração em cada ano, portanto (4 x 4= 16) dezasseis pagamentos no total desse ano. Existem sempre três datas associadas a cada pagamento: a data de vencimento do período de pagamento, que corresponde ao início do período, a data limite de pagamento sem penalidade e a data final do período de pagamento. Ex: Se o pagamento fôr mensal e se a data limite de pagamento sem penalidade fôr de 10 dias, então para um mês qualquer a data de vencimento será dia 1, e a data limite de pagamento sem incorrer em penalidade será dia 10 desse mês, sendo a data final do período o último dia do mês. 5.7 Gestão de Quotas Esta opção permite a gestão das quotas geradas, seja por um processo manual (opção Atribuição de Quotas), seja devido a orçamento associado a plano de quotas. O estado da quota é inicialmente Por Pagar e pode ser alterado para Pago ou Isento. Para uma quota poder ser dada como paga é necessário que exista saldo suficiente na conta corrente do respetivo condómino. O saldo da conta corrente é afetado pelos pagamentos efetuados pelos condóminos e que são registados na opção Recebimentos de Condóminos. Para maior eficácia no tratamento de quotas é aconselhável a utilização de filtros, por exemplo, quando se estiver a tratar das quotas de determinado condómino e / ou para determinado período, filtrar por fração e / ou por estado da quota. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 22/36
Figura 20 Gestão de Quotas A hiperligação Avisos de cobrança / Avisos de quotas em atraso permite a seleção das quotas por pagar e por data de vencimento. Existem dois botões, um botão para a emissão de uma listagem por condómino, e o outro botão para o envio por correio eletrónico de email com um ficheiro em formato PDF anexado (apenas para os condóminos com endereço de correio eletrónico). Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 23/36
Figura 21 Hiperligação Avisos de cobrança / Avisos de quotas em atraso Para se alterar o estado de determinada quota, deve-se clicar na hiperligação Editar, existente na linha correspondente à quota e à fração pretendida. É possível editar várias quotas de uma só vez (desde que pertençam à mesma fração e estejam no mesmo estado). Para isso deve-se selecionar previamente as diversas quotas clicando na caixa existente na coluna Selecionar vários, seguidamente basta clicar em Editar numa das quotas. Com esta ação surge um ecrã em que é pedido o novo estado, neste ecrã existem os seguintes campos: fração; rubrica; período da quota; data de vencimento; valor da quota com FCR descriminado, saldo disponível da conta corrente. Para uma quota ficar dada como paga tem de existir saldo disponível suficiente. No caso de pagamento de quota irá ser pedida a respetiva data. Em função da data de pagamento indicada, e no caso de existir um sistema de penalidades para o condomínio (configuração feita na opção Dados do Condomínio), o sistema irá verificar se existe ou não penalidade a ser aplicada e qual o seu valor. Caso exista penalidade, irá ser automaticamente gerada a respetiva quota de penalidade. Esta quota poderá ser mais tarde dada como paga ou isentada de pagamento. Relativamente à emissão de recibo para a quota, existem três possibilidades, nomeadamente: Emitir recibo apenas para a quota editada. Não emitir recibo. Neste caso, ficando recibo por emitir, será possível agrupar num único recibo o pagamento de várias quotas. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 24/36
Emitir recibo para várias quotas, caso existam mais quotas com recibo por emitir (o sistema indica o número de quotas pagas anteriormente sem recibo emitido). O recibo pode ser enviado por correio eletrónico / impresso / exportado para formato PDF. Figura 22 Edição de quota 5.8 - Movimentos do Condomínio Nesta opção serão inseridos todos os movimentos com exceção dos recebimentos dos condóminos (estes são introduzidos na opção Recebimentos de Condóminos ). Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 25/36
Figura 24 Movimentos do condomínio Os campos necessários para o registo de cada movimento são: Orçamento Associado Campo Opcional. Permite associar um movimento a um orçamento e possibilitando assim um maior controlo sobre a execução do mesmo. Tipo Movimento Campo Obrigatório. Indicar se movimento é: Despesa; Receita ou Transferência Interna. Centro Campo Obrigatório. Centro a que pertence a rubrica. Rubrica Campo Obrigatório. Rubrica do movimento. Data Documento Campo Obrigatório. Documento Campo Opcional. Valor Campo Obrigatório. Data Pagamento / Data Recebimento Campo Opcional. Se esta data for preenchida indica que movimento está pago / recebido, neste caso é obrigatório indicar conta creditada / debitada. Se esta data não estiver preenchida significa que movimento não foi pago / recebido e apenas deu entrada o respetivo documento para pagamento / recebimento. Neste caso o movimento fica no estado Por Pagar / Por Receber. Quando for efetivamente pago / recebido o movimento deverá ser editado e indicada a Data de Pagamento / Data Recebimento. Forma Pagamento Campo Opcional. Origem Despesa Campo Obrigatório para Despesas com Data de Pagamento ou para Transferência Interna. Indica conta bancária que foi debitada. Origem Receita Campo Obrigatório para Receitas com Data de Pagamento Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 26/36
ou para Transferência Interna. Indica conta bancária que foi creditada. Figura 25 Acrescentar Movimento Podem ser utilizados diversos filtros para pesquisar movimentos específicos. Na hiperligação Listagens estão disponíveis três formatos: Movimentos Lista os movimentos de acordo com todos os filtros utilizados na última pesquisa efetuada. Balancete sem Orçamento Agrupa por centro e rubrica os movimentos segundo a data-valor utilizada na última pesquisa efetuada. Balancete com Orçamento Balancete comparativo com orçamento escolhido. Existe ainda uma hiperligação, Extratos bancários. Esta hiperligação dá acesso a um botão que permite a emissão de listagem com extrato por conta bancária e para a margem de datas indicada. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 27/36
Figura 26 Extratos Bancários 6 Manutenção Neste submenu estão disponíveis opções que se destinam, basicamente, a permitir o seguinte: registo e tratamento de ocorrências; acompanhamento de execução de obras; descrição de espaços / equipamentos do condomínio; relatórios de vistoria. 6.1 Ocorrências Esta opção permite o registo de ocorrências por parte dos utilizadores condóminos. O condómino tem disponível um botão para registar ocorrências. Os campos são: Título (opcional); Descritivo (obrigatório). Podem ser anexados documentos em formato PDF à ocorrência. Com o registo da ocorrência, é enviado um email à administração e ao condómino, ficando esta no estado de aberto. As ocorrências ficam disponíveis para consulta por parte de todos os condóminos, tendo apenas a administração a possibilidade de a editar. A administração pode assim responder à ocorrência. Na resposta não é possível alterar o título e a descrição, ficando disponíveis os campos para o estado e para o texto da resposta bem como a possibilidade de anexar documentos em formato PDF. Toda esta Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 28/36
informação ficará disponível para consulta por parte dos condóminos. 6.2 Obras Esta opção destina-se a registar dados relativos a obras. A informação relativa a determinada obra é composta por campos de identificação da obra e por ocorrências. Os campos identificativos da obra são: Estado (Aberto / Fechado). Execução (estimada) Data de início e de fim da obra. Responsável. Título. Descritivo. Orçamento Total. Figura 27 - Obras Na criação de uma obra, só depois de estes dados serem gravados, é que fica disponível a inserção de ocorrências. Cada ocorrência inserida irá ser acrescentada numa lista. Os campos constituintes da cada ocorrência são: Data. Ocorrência Título da ocorrência (ex.: Início da obra). Descritivo Descrição pormenorizada da ocorrência. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 29/36
Figura 28 Ocorrência de Obra 6.3 Vistorias Nesta opção é possível o registo de vistorias efetuadas no condomínio. Os dados relativos a cada vistoria são: Data. Título. Técnico. Todos os Espaços / Equipamentos identificados na opção Tabela de Espaços / Equipamentos. Os Espaços / Equipamentos estão agrupados em Zonas. Para cada Espaço / Equipamento existe um campo para indicar se ou não em bom estado ( Ok ), e um campo de observações. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 30/36
Figura 29 Registo de Vistoria Depois dos dados da vistoria serem gravados, fica disponível na lista das vistorias uma hiperligação com a designação Gravar e arquivar PDF. Esta hiperligação permite gerar automaticamente um ficheiro em formato PDF com os dados da vistoria e vai guardá-lo na opção Arquivo Documentos, ficando deste modo logo disponível para consulta para todo os utilizadores, sejam de administração ou condóminos. Figura 30 - Vistorias Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 31/36
6.4 Tabela de Zonas Nesta opção devem ser identificadas as diversas zonas que constituem os espaços comuns do condomínio, por exemplo: Hall; Escadas; Garagem; etc. Os espaços / equipamentos que, por sua vez, constituem as zonas, pelo menos para efeitos de vistorias, serão identificados na opção Tabela de Espaços / Equipamentos. Figura 31 Zonas 6.5 Tabela de Espaços / Equipamentos Nesta opção deverão ser identificados os espaços e ou equipamentos existente em cada zona. Os campos identificativos para cada espaço / equipamento são: Zona Deve ser escolhida uma zona de entre as diversas zonas criadas na opção anterior. Designação. Observações. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 32/36
Figura 32 Espaços / Equipamentos 7 Documentos Este submenu dá acesso a opções que permitem a geração, arquivo e consulta de documentos em formato PDF. 7.1 Arquivo Nesta opção pode consultar os documentos arquivados, disponível também para os condóminos. Também é possível arquivar diretamente ficheiros em formato PDF, apenas para a administração. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 33/36
Figura 33 Documentos arquivados Para a acrescentar um documento deverá carregar os seguintes campos: - Tipo de documento (ata de reunião; convocatória de reunião; regulamento; vistoria; outro). - Ficheiro em formato PDF. - Descritivo. - Data. Figura 34 Acrescentar Documento Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 34/36
7.2 Criar / Alterar minutas. Gerar / arquivar documentos Aqui pode criar minutas de raiz ou com base noutras mintas já existentes. O sistema disponibiliza minutas que podem servir de base à criação de outras minutas exclusivas do condomínio ou podem servir para a geração de documentos. As minutas do sistema não podem ser alteradas. 8 Sessão Figura 33 Sessão Este submenu contém as últimas funcionalidades, com finalidades compreensíveis pelas próprias designações: Terminar sessão Remete para a página de entrada. Mudar senha Permite a alteração da senha do utilizador. Terá que ser introduzida a nova senha e respetiva confirmação. Utilizadores Opção disponível apenas para o utilizador admin. Nesta opção é possível criar / eliminar utilizadores de administração do sistema com ou sem permissão de atualização de dados. De notar que os utilizadores geridos nesta opção não são nem podem ser confundidos com os utilizadores condóminos. Esta opção não apresenta nem permite criar os utilizadores na qualidade de condómino. Estes são gerados na opção Condóminos. Confirmar / Cancelar Passagem de Administração Opção apenas disponível no caso dos condomínios únicos, apenas acessível ao utilizador admin e apenas na fase em que a administração estiver em modo de passagem. Se o código introduzido nesta opção for o código atribuído ao administrador cessante então a passagem de administração fica cancelada e continua no anterior administrador. Se o código introduzido nesta opção for o código atribuído ao novo administrador então a passagem de administração fica confirmada. Em ambos os casos a alteração de dados passa a ser possível e o estado passa a ficar normal. Contactar condomínio Permite enviar mensagens por correio eletrónico à equipa técnica da GOcondomínios. 8.1 Passagem de Administração Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 35/36
Figura 34 Passagem de administração Opção apenas disponível no caso dos condomínios únicos e apenas acessível ao utilizador admin_xxxxxx. Permite iniciar a transferência da administração do antigo para o novo administrador. O administrador cessante deve indicar o nome e endereço de correio eletrónico do novo administrador. Serão enviadas mensagens ao administrador cessante e ao novo administrador com a indicação do nome de utilizador admin_xxxxxx e respetiva senha, e de códigos gerados automaticamente. Estes códigos permitirão a aceitação da administração por parte do novo administrador, ou o cancelamento da passagem de administração. Enquanto a passagem de administração não for aceite ou cancelada, toda e qualquer introdução de dados ficará suspensa, ficando esta opção invisível e, em sua substituição fica visível a opção Confirmar / Cancelar Passagem de Administração. 8.2 Confirmar / Cancelar Passagem de Administração Opção apenas disponível no caso dos condomínios únicos e apenas visível quando a administração estiver em fase de passagem. Tanto pode ser utilizado pelo administrador cessante como pelo novo administrador. O sistema reconhece qual é o administrador (se o antigo ou o novo) através do código introduzido. Este código é o código (distinto) enviado a cada um dos administradores, tal como descrito anteriormente. Se o código introduzido for o do administrador cessante então a passagem de administração fica cancelada, se o código for o código enviado ao novo administrador então a passagem de administração fica confirmada. Manual do Utilizador: Versão 1.0 (2012) 36/36