Manual Do Usuário Processo Licitação

Manual Do Usuário Processo Licitação Versão 1.0 Agosto 2015

2 SUMÁRIO 1 OBJETIVO... 4 2 INTRODUÇÃO... 4 3 ACESSANDO O SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS... 5 4 CONFIGURANDO O IDIOMA DO SISTEMA... 6 5 ENTENDENDO A INTERFACE DO SISTEMA... 7 HISTÓRICO DO PROCESSSO... 10 ANEXAR DOCUMENTOS... 10 CAMPOS OBRIGATÓRIOS... 12 6 ATIVIDADES DO FLUXO DE LICITAÇÃO... 13 INICIANDO UM PROCESSO DE LICITAÇÃO... 13 INFORMAÇÕES INICIAIS... 14 RESERVAR E LANÇAR NO ORÇAMENTO... 16 ABRIR PROCESSO ADMINISTRATIVO... 16 ELABORAR MINUTA DO EDITAL... 17 ANALISAR MINUTA DO EDITAL / ELABORAR MINUTA DO CONTRATO... 17 PUBLICAR EDITAL... 18 ENVIAR EDITAL AO TCE... 18 INFORMAR PARECER TCE... 18 INFORMAR RESULTADO ABERTURA DE PROPOSTAS... 19 INFORMAR NECESSIDADE DE REVISÃO DO ORÇAMENTO... 19 REVISAR DOCUMENTAÇÃO... 20 ABRIR PRAZO PARA RECURSO... 20 ANALISAR RECURSO... 21 ENVIAR OFÍCIO PARA REMARCAR ABERTURA DE PROPOSTAS... 21 ADJUDICAÇÃO EMPRESA VENCEDORA... 22 HOMOLOGAR EMPRESA VENCEDORA... 22 7 CONTATO... 23

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4 1 OBJETIVO Esse documento tem como objetivo auxiliar os usuários no cadastro e análise dos processos de Licitação de Convênios Federais no Sistema de Gestão de Processos (SGP). 2 INTRODUÇÃO O processo Licitação foi um dos processos da PMVR a ser sistematizado pela parceria entre a EPD-VR e o EGP-VR, tendo como base tecnológica o software Bonita BPM, ferramenta de BPMS (Business Process Management System) implementada para modelar e sistematizar os processos internos da PMVR. A figura abaixo ilustra o macro fluxo do processo. Os usuários poderão acessar os documentos digitalizados através do portal de Consulta de Processos (figura ao lado). Uma vez publicado o documento o mesmo poderá ser encontrado de acordo com o processo ao qual pertence. Figura 02 GED [RN1] Comentário: Inserir Figura consulta processos

5 3 ACESSANDO O SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS Os usuários da PMVR deverão realizar login no sistema SGP ao iniciar suas atividades diárias.

6 4 CONFIGURANDO O IDIOMA DO SISTEMA Por padrão o idioma do sistema é o Inglês. Para os usuários que desejarem alterar para Português, é necessário que o mesmo acesse o sistema, conforme explicado no tópico anterior e acesse o menu Settings > Language conforme ilustrado nas figuras abaixo, e altere o idioma para Português (Brasil).

7 5 ENTENDENDO A INTERFACE DO SISTEMA Ao acessar o sistema o usuário terá disponível as seguintes seções: Tarefas: Dentro desta seção o usuário terá acesso às suas tarefas, que ficam divididas em 3 subseções que são: o Para Fazer: Nessa subseção se encontram todas as tarefas, as disponíveis e as atreladas ao usuário. o Minhas Tarefas: Diferente da anterior, esta é uma subseção onde somente serão mostradas as atividades que estão vinculadas ao usuário, onde este pode ocorrer pelo próprio usuário, quando o mesmo clica no botão FAZER, ou quando o sistema atribui essa atividade automaticamente ao usuário, conforme fluxo de trabalho definido. o Tarefas Disponíveis: Esta subseção pode ser entendida como o expediente do setor, onde as atividades estão disponíveis para serem realizadas pelos seus respectivos responsáveis não ficando a cargo do sistema a atribuição das mesmas a estes. Dentro das tarefas disponíveis o usuário possui ainda a possibilidade de pesquisar pelas suas atividades através do campo pesquisar, conforme destacado na figura abaixo. Um exemplo dessa funcionalidade é existência de várias medições a serem realizadas pelo mesmo fiscal, onde o mesmo poderá buscar a que deseja bastando digitar o número do seu processo.

8 Se por algum motivo o usuário desejar desvincular-se de uma atividade para que outros usuários a realizem, o mesmo deve clicar em minhas tarefas, selecionar a atividade desejada e clicar no botão RELEASE que fica localizado logo acima do prazo final. Dentro da seção de tarefas, também se encontram os sinalizadores de prazos, que estão destacados nas figuras abaixo, onde na primeira figura o sinalizador demonstra o prazo restante para que a atividade seja realizada e na seguinte a quanto tempo essa atividade se encontra em atraso. Por padrão do sistema, as atividades vêm ordenadas por atividades em atraso seguidas das com menor prazo para vencer, porém o usuário pode alterar essa ordenação clicando nas setas ao lado de Prazo Final.

9 Casos: Na seção casos, se encontra o histórico das atividades que o usuário já realizou. Processos: Nesta seção ficam listados os processos que o usuário pode iniciar através do botão INICIAR, conforme a figura abaixo. Vale aqui ressaltar, que uma vez o processo iniciado, ele somente terá fim quando todas as suas atividades forem realizadas. Portanto, o usuário deve ter cautela ao criar novos processos com o intuito de manter o sistema organizado e contendo somente os processos vigentes.

10 HISTÓRICO DO PROCESSSO No SGP o usuário possui duas maneiras de acessar ao histórico do processo. A primeira delas, como já foi citado anteriormente é através do portal de consulta dos processos. A outra forma é durante a realização das atividades, conforme a figura abaixo ilustra, o sistema disponibiliza ao usuário um histórico, tanto de dados quanto documental de todo o processo até aquele momento. Obs. O sistema separa atividades entre Licitação, Contratação, Medição e Prestações de Contas finais, exibindo somente o histórico das atividades em que o mesmo se encontra, portanto se o usuário deseja acessar informações anteriores do processo, deve acessar o portal de Consulta de Processos. ANEXAR DOCUMENTOS Outra funcionalidade do sistema é que em toda atividade existe um campo onde o usuário pode incluir um comentário sobre a atividade, seja porque tem impacto nas atividades seguintes, ou que o mesmo julgue ser relevante para o bom andamento do processo.

11 O usuário possui duas maneiras para anexar a documentação ao processo, uma delas é durante a execução da atividade, conforme figura abaixo. Onde o usuário clica no botão Escolher Arquivo e seleciona dentro do seu computador o arquivo que está sendo solicitado pelo sistema. A outra maneira, é para documentos que não estão inicialmente previstos no processo, mas por algum motivo devem ser inseridos no mesmo, dessa forma, o usuário deve entrar em contato com a EGP-VR, através dos meios disponibilizados ao final do manual.

12 CAMPOS OBRIGATÓRIOS Alguns dos campos nos formulários são obrigatórios e estes são destacados pelo símbolo (*). Ao tentar enviar um formulário onde um desses campos se encontrar em branco o usuário será alertado pelo sistema com a mensagem Obrigatório logo acima do(s) campo(s) que se encontra em branco.

13 6 ATIVIDADES DO FLUXO DE LICITAÇÃO INICIANDO UM PROCESSO DE LICITAÇÃO Conforme elucidado no tópico ENTENDENDO A INTERFACE DO SISTEMA, o usuário dará início a um novo processo de Licitação através da aba Processos, clicando no botão iniciar. Somente terão acesso ao início de uma nova Licitação, os usuários que fizerem parte dos órgãos Ordenadores.

14 INFORMAÇÕES INICIAIS Uma vez iniciado um novo processo de Licitação, o usuário que o iniciou deverá preencher as informações básicas do processo conforme figura abaixo. Obs. As informações destacadas no formulário abaixo, devem ser retiradas do documento Extrato do SICONV. Extrato do SICONV (1) Extrato do SICONV (2)

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16 RESERVAR E LANÇAR NO ORÇAMENTO Conforme o fluxo de atividades, a próxima atividade a ser realizada é a de Reservar e Lançar no Orçamento municipal os custos com o projeto. ABRIR PROCESSO ADMINISTRATIVO Uma vez reservada a verba e lançada no orçamento, é chegado o momento da abertura do Processo Administrativo, que dará identidade a esse projeto através de seu número.

17 ELABORAR MINUTA DO EDITAL Após a abertura do processo, é realizada a minuta do edital que será analisada pela PGM. ANALISAR MINUTA DO EDITAL / ELABORAR MINUTA DO CONTRATO Após a aprovação da minuta do edital, deve ser realizada a minuta do contrato pela PGM para então dar seguimento à publicação do edital.

18 PUBLICAR EDITAL Ao publicar o edital, o usuário deverá indicar a data de publicação, o número da publicação no Diário Oficial (D.O) e a data para abertura das propostas. ENVIAR EDITAL AO TCE Após a publicação do edital, o mesmo deve ser encaminhado ao TCE-RJ pela IGECI. INFORMAR PARECER TCE Uma vez enviado o edital ao TCE-RJ, o mesmo tem o prazo para responder até a abertura das propostas onde o mesmo pode cancelar o edital ou pedir adiamento da abertura das propostas, caso contrário, o processo de Licitação terá o seu seguimento normal.

19 INFORMAR RESULTADO ABERTURA DE PROPOSTAS Chegada a data da abertura das propostas, o usuário deverá indicar o resultado, que pode ser: Empresa Vencedora, Licitação Deserta, Abertura de Recurso, que nesse caso podem ocorrer dois cenários, abertura do recurso existindo uma empresa vencedora ou não. Obs. Sempre deverá ser indicado um resultado no campo Parecer Empresa Vencedora independente do resultado indicado no campo Parecer da Abertura de Propostas. INFORMAR NECESSIDADE DE REVISÃO DO ORÇAMENTO Quando ocorrer uma Licitação Deserta, o usuário poderá indicar se existe a necessidade de revisão por parte do ordenador, indicando no campo Alterações Necessárias as possíveis correções antes que seja feita a republicação do edital.

20 REVISAR DOCUMENTAÇÃO Se houver a necessidade de revisão, o ordenador terá a possibilidade de alterar as documentações iniciais do processo antes que seja feita a republicação do edital. Uma vez alteradas as documentações estas devem ser indicadas no campo Documentação Alterada, assim sendo, será necessária uma nova análise por parte da SMP, para que possam ser feitas as adequações das reservas e lançamento no orçamento municipal bem como a elaboração de uma nova minuta do edital pela CGL, seguida da análise da PGM e a confecção de uma nova minuta de contrato. ABRIR PRAZO PARA RECURSO Outra possibilidade de resultado da abertura das propostas é abertura de recurso por parte de uma das empresas concorrentes, quando ocorre o pleito de um recurso, o usuário terá a opção de encaminhar a análise do mesmo à PGM indicando o prazo para resposta ao recurso, ou realizar a análise na própria CGL, quando essa lhe couber.

21 ANALISAR RECURSO Fica a cargo da PGM a analise bem como o parecer ao recurso aberto. ENVIAR OFÍCIO PARA REMARCAR ABERTURA DE PROPOSTAS Uma vez acatado ou recusado o recurso e não havendo empresa vencedora, é necessário que se remarque a data de abertura das propostas.

22 ADJUDICAÇÃO EMPRESA VENCEDORA A adjudicação da Empresa Vencedora ocorre ao final do processo de abertura das propostas, quando este não possui nenhum recurso pendente e existe uma proposta válida. Nesse momento devem ser preenchidos os novos valores de Contra Partida, conforme valores da empresa vencedora. HOMOLOGAR EMPRESA VENCEDORA A última atividade do processo de Licitação é a Homologação da proposta vencedora com o Prefeito.

23 7 CONTATO (24) 3339-2152 sgp@epdvr.com.br ELABORADO POR: Rhay Carvalho Neves rhayneves@outlook.com Carlos Oliveira carlos.oliveira@epdvr.com.br (24)3339-2152 (24)3345-4444 R: 418 (24)9-9819-8282