Versão 01 - Página 1/7 PROCESSO: Organizar Cerimonial em Eventos PROCEDIMENTO: Procedimento para Organizar Cerimonial em Eventos ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Objetivo estratégico: 9. Objetivo: Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.1. melhorar a gestão administrativa Iniciativa estratégica: 9.1.7. Iniciativa Estratégica: implantar e implementar a unida relações públicas e organização eventos institucionais Órgão/ Unida Chefia Gabinete 1. OBJETIVO Departamento/ Divisão/Seção Assessoria Cerimonial Data da revisão Versão do procedimento - 1 Elaborado por: Data elaboração: Organizar e realizar cerimonial em eventos, observando as normas protocolo e cerimonial público, bem como o cumprimento regimentos internos do órgão. 2. REFERÊNCIAS Decreto 70.274/1972; Ato PGJ 32/2009 3. APLICAÇÃO Todos órgãos da Administração Superior, Administração, Execução e Auxiliares do Ministério Público do Estado Goiás 4. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE ATIVIDADE AUTORIDADE RESPONSABILIDADE Solicitar e especificar o apoio necessário ao evento Chefe do ORE Servidor signado para redigir ofício Autorizar solicitação Chefe Gabinete Chefe Gabinete Receber e datar solicitação Secretário Auxiliar Analisar solicitação e formulário Secretário Assistente Preencher checklist Secretário Assistente
Versão 01 - Página 2/7 Estabelecer contato com membro ou servidor do ORE Distribuir as atividas conforme as atribuições dos servidores Contratar serviço buffet Auxiliar Eventos Contratar ambientação espaço físico Secretário Assistente Contratar equipamentos sonorização Secretário Assistente Terceirizar equipamentos Secretário Assistente Contratar recurso áudio-visual Secretário Assistente Verificar recursos solicitados Secretário Assistente Reservar recursos se disponíveis na Instituição OU Secretário Assistente Terceirizar recursos Contratar operador áudio Secretário Assistente Terceirizar serviço Secretário Assistente Contatar fornecedor OU Provinciar orçamento / Secretário Assistente licitação Contratar recepcionista Secretário Assistente Contratar garçom Secretário Assistente Fazer levantamento autoridas que comporão a mesa diretiva
Versão 01 - Página 3/7 Confirmar presença autoridas Secretário Auxiliar Elaborar relatório confirmação e repassar ao Secretário Auxiliar Mestre--Cerimônias Elaborar roteiro Mestre--Cerimônias Elaborar provável mesa Mestre--Cerimônias Levantar cargo e nome completo Mestre--Cerimônias Confeccionar prismas Mestre--Cerimônias Confeccionar reservados Mestre--Cerimônias Confeccionar nominatas Mestre--Cerimônias Definir roteiro e provável mesa Conferir checklist Secretário Assistente Provinciar material necessário ao evento Mestre--Cerimônias Definir servidores que atuarão no evento 5. DETALHAMENTO 1. Solicitar e especificar o apoio necessário ao evento Órgão realizador evento (ORE) redige ofício solicitando apoio da Assessoria Cerimonial (ASCER), preenche o formulário disponível no link www.mp.go.gov.br/assessorias/cerimonial/procedimentos/formulário e encaminha o processo à Chefia Gabinete. 2. Autorizar solicitação Chefe Gabinete autoriza a solicitação e spacha processo para ASCER. 3. Receber e datar solicitação Secretário Auxiliar data ofício, assina e recebe processo via sistema MPDOC.
Versão 01 - Página 4/7 4. Analisar solicitação e formulário Secretário Assistente verifica se o ofício acompanha o formulário e se este está corretamente preenchido, com todas as informações necessárias para a realização do evento. 5. Preencher checklist Secretário Assistente preenche o formulário checklist Anexo II acordo com as especificações do formulário enviado. 6. Estabelecer contato com membro ou servidor do ORE entra em contato com membro ou servidor do ORE para dirimir possíveis dúvidas e colher informações sobre público-alvo do evento. 7. Distribuir as atividas conforme as atribuições dos servidores, conforme as solicitações especificadas no formulário, distribui as atividas aos servidores da ASCER. 8. Contratar serviço buffet Auxiliar Eventos contata membro ou servidor do ORE para verificar quantida pessoas prevista para o evento e infraestrutura do local; fine o cardápio conforme público-alvo e contata fornecedor previamente licitado OU provincia orçamento/licitação. 9. Contratar ambientação espaço físico Secretário Assistente verifica itens necessários à coração e contata fornecedor previamente licitado OU provincia orçamento/licitação. 10. Contratar equipamentos sonorização Secretário Assistente entra em contato com empresa terceirizada que tenha ganhado licitação e locar equipamentos necessários ao evento. 11. Contratar recurso áudio-visual Secretário Assistente verifica se os recursos solicitados estão disponíveis na Instituição na data do evento, senão terceiriza recursos.
Versão 01 - Página 5/7 12. Contratar operador áudio / recepcionista / garçom Secretário Assistente entra em contato com empresa terceirizada que tenha ganhado licitação e solicita a prestação serviço. 13. Fazer levantamento autoridas que comporão a mesa diretiva entra em contato com membro ou servidor do ORE e solicita relação autoridas convidadas. 14. Confirmar presença autoridas O ORE verá elaborar relação com nome e telefone atualizado das autoridas convidadas e enviar para ASCER. Secretário Auxiliar entra em contato com cada autorida e verifica se comparecerá ao evento; confere nome completo e cargo correto cada autorida. 15. Elaborar relatório confirmação e repassar ao Mestre--Cerimônias Após realizado o contato com as autoridas, Secretário Auxiliar elabora lista com o nome das autoridas que comparecerão para encaminha relação ao Mestre Cerimônias. 16. Elaborar roteiro 17. Elaborar provável mesa 18. Confeccionar prismas Mestre Cerimônias confecciona prisma com nome das autoridas que comporão a mesa diretiva, conforme formulário disponível na pasta: Atividas Cerimonial/Prismas Anexo III 19. Confeccionar reservados Mestre Cerimônias confecciona reservados padrão ou personalizado com nome das autoridas que terão assento reservado, conforme formulário disponível na pasta: Atividas Cerimonial/Reservados Anexo IV 20. Confeccionar nominatas Mestre Cerimônias confecciona nominata com nome das autoridas que
Versão 01 - Página 6/7 compõem a mesa diretiva, conforme arquivo disponível na pasta: Atividas Cerimonial/Nominata Anexo V e imprime no cartão específico para nominatas 21. Definir roteiro e provável mesa confere o roteiro e a provável mesa e faz as alterações necessárias. 22. Conferir checklist Secretário Assistente analisa o formulário checklist preenchido no momento da chegada do processo, confere e verifica se há alguma pendência. 23. Provinciar material necessário ao evento Com o checklist em mãos, Mestre Cerimônias verifica quais os recursos necessários ao evento que ainda não foram provinciados e os organiza. 24. Definir servidores que atuarão no evento Um dia antes do evento, informa aos servidores que irão trabalhar no evento que verão comparecer com meia hora antecedência e vidamente trajados. 6. REGISTROS NOME DO REGISTRO Processo Solicitação serviço cerimonial QUEM PREENCHE Servidor do ORE 7. INDICADORES QUEM ARQUIVA Secretário Auxiliar da ASCER ONDE ARQUIVA Armário pastas arquivo TIPO DE ARQUIVO Percentual satisfação do ORE com a atuação da ASCER 8. ALTERAÇÕES DA ÚLTIMA VERSÃO TEMPO DE ARMAZENAMENTO FÍSICO MAGNÉTICO ATIVO INATIVO X 1 ano 6 meses 9. ANEXOS
Versão 01 - Página 7/7 1. Anexo I - Formulário Levantamento Dados para Realização Eventos 2. Anexo II - Formulário Checklist 3. Anexo III - Molo Prisma 4. Anexo IV - Molo Reservado 5. Anexo V - Cartão Nominata 6. Anexo VI - Fluxograma do processo Organizar Cerimonial em Eventos