CONTROLE ADMINISTRATIVO E PROCESSUAL DAS INSPETORIAS IT. 25 12 1/7 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para o controle administrativo e financeiro das. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA IT. 01 Processo administrativo IT. 024 Suprimento de Fundos IT.09 IT.39 Controle de processos de registro e fiscalização de inspetorias 3. PROCEDIMENTOS 3.1 Atendimento às Quando necessário ou solicitado, a Área de Controle Administrativo e Processual deverá prestar atendimento às, envolvendo as seguintes atividades: Controle na administração das (aluguéis, pagamentos, prestação de contas, contato com concessionárias locais, dentre outros); Informação de assuntos administrativos/ financeiros relevantes às ; Dentre outros. 3.2 Malotes Todas as sextas-feiras ou no último dia útil da semana, em caso de recesso, o deverá encaminhar os malotes contendo toda documentação pertinente a cada Inspetoria, bem como, as à sede. A Área de Controle Administrativo e Processual irá receber os documentos oriundos de outros Departamentos para que sejam encaminhados às respectivas, somente até quinta-feira até as 17 horas, ou até o penúltimo dia útil, em caso de recesso. Item excluído Elaborado/revisado por: 18/08/2016 Alessandro da Silva Marques Data Aprovado para uso: 18/08/2016 Waldimar Barcelar de Santana Data
CONTROLE ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO DE INSPETORIAS IT. 25 12 2/7 Quando do envio dos malotes, a Área de Controle Administrativo e Processual e as deverão emitir o RG. 079 - ''Relação de correspondências enviadas por malote'', especificando toda documentação contida nele. Caso a documentação encaminhada não corresponda com a registrada no RG. 079 - ''Relação de correspondências enviadas por malote'', o responsável pelo recebimento deverá comunicar imediatamente o remetente por e-mail, Open Fire ou telefone; estando correta deverá datar e assinar o referido documento. Quando do recebimento dos malotes a Área de Controle Administrativo e Processual deverá adotar os procedimentos previstos na IT.39 - Controle de Processos de Registro e Fiscalização de. 3.3 Suprimento de Fundos A Área de Controle Administrativo e Processual deverá controlar as solicitações de suprimentos de fundos, bem como a prestação de contas deste, conforme procedimentos descritos na IT. 024 - Suprimentos de Fundos. 3.4 Solicitação de material Mensalmente, no último malote do mês, as deverão encaminhar o registro Requisição de Material à Área de Controle Administrativo e Processual. Quando do recebimento, a Área de Controle Administrativo e Processual deverá analisá-la e, caso a requisição seja pertinente, deverá vistar e encaminhar à Área de Recursos Materiais e Patrimoniais para retirada do material e envio à Inspetoria, no primeiro malote do mês subseqüente à solicitação. Observação: Caso a quantidade de material a ser despachada não couber toda no malote, a quantidade será fracionada e encaminhada no malote subseqüente. 3.5 Locação de imóveis das e Aditivo Contratual 3.5.1 - Locação de imóveis Quando necessário a locação de imóveis para as, a Área de Controle Administrativo e Processual deverá adotar os seguintes procedimentos, quando pertinente:
CONTROLE ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO DE INSPETORIAS IT. 25 12 3/7 Escolher o imóvel, no caso de mudança do local da Inspetoria ou de instalação de nova Inspetoria; Solicitar do proprietário do imóvel a ser locado, proposta contendo valor mensal da locação, sem indexadores; Abrir processo administrativo conforme IT.01, encaminhando-o para conhecimento e de acordo do Gestor do. Providenciar no mínimo 02 (dois) termos de avaliação, podendo estes ser elaborados por corretores de imóveis ou profissionais registrados no Crea-GO; Providenciar cópia da escritura, bem como dos documentos pessoais do proprietário ou do seu representante legal (RG e CPF) ou outro documento de identificação que contenha o número do RG e CPF, comprovante de endereço do proprietário ou do seu representante legal. Caso a locação seja por imobiliária, esta deverá apresentar cópia do contrato de administração do imóvel; Elaboração da Minuta de Contrato ; Encaminhar o processo ao Jurídico para emissão de parecer, retornando-o ao Gestor do para autorização do Superintendente ou Presidente; Elaborar termo de vistoria do imóvel e assinatura do Contrato ; Definição da dotação/empenho pela Área de Contabilidade; Publicar extrato do contrato no DOU. A Área de Controle Administrativo e Processual deverá encaminhar, mensalmente, ao Departamento Financeiro o RG. 038 Planilha de locação de imóveis, atualizada, para posterior pagamento. 3.5.2 Aditivo Contatual Havendo o interesse de ambas as partes na renovação do contrato de locação, a Área de Controle Administrativo e Processual deverá adotar os seguintes procedimentos:
CONTROLE ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO DE INSPETORIAS IT. 25 12 4/7 Solicitar em janeiro cada ano a Área de Contabilidade o índice acumulado IGP-M/FGV do exercício anterior ou proporcional ao exercício anterior, conforme o caso, para que seja calculado o reajuste no valor da locação; Elaborar a minuta do aditivo contratual e encaminhar ao Gestor do para análise, aprovação e autorização do Superintendente ou Presidente; Elaborar o aditivo contratual e colher assinaturas; Empenhar junto a Área de Contabilidade; Publicar extrato do aditivo no DOU. 3.5.3 - Entrega do imóvel ou distrato de contrato de locação Não havendo o interesse de ambas as partes pela renovação do contrato de locação ao final de sua vigência, a Área de Controle Administrativo e Processual deverá adotar os seguintes procedimentos: Analisar o contrato inicial de locação, observando suas cláusulas e condições, bem como, o termo de vistoria do imóvel lavrado no início da locação, para realizar a entrega do imóvel ao proprietário; Elaborar o termo de encerramento de contrato em duas vias, dando plena quitação de todas as obrigações e direitos, e colher às assinaturas do Presidente do Crea, locador e testemunhas; Encaminhar o processo a Área de Contabilidade para arquivo. Havendo o interesse de uma das partes pela rescisão do contrato de locação antes do término de sua vigência, a Área de Controle Administrativo e Processual deverá adotar os seguintes procedimentos: Analisar o contrato inicial de locação, observando suas cláusulas e condições, bem como, o termo de vistoria do imóvel lavrado no início da locação, para realizar a entrega do imóvel ao proprietário;
CONTROLE ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO DE INSPETORIAS IT. 25 12 5/7 Elaborar o distrato de contrato em duas vias, dando plena quitação de todas as obrigações e direitos, e colher às assinaturas do Presidente do Crea, locador e testemunhas; Encaminhar o processo ao Departamento Financeiro, para pagamento da rescisão contratual, se for o caso; Encaminhar o processo a Área de Contabilidade para baixa do saldo de empenho, se for o caso; Publicar no DOU extrato do distrato do contrato; Encaminhar o processo a Área de Contabilidade para arquivo. 3.6 Monitoramento das Mensalmente, as deverão encaminhar a Área de Controle Administrativo e Processual, no 1º (primeiro)malote do mês, a Folha de Frequência para conferência da assiduidade e pontualidade dos colaboradores, devendo ser vistada pela Área de Controle Administrativo e Processual e/ou Gestor (a) do e encaminhada a Área de Pessoal juntamente com o RG. 031 - Relatório de folha de frequência, se for o caso. Diariamente os colaboradores das deverão registrar no sistema Atendimentos (disponibilizado no Portal Interno das, Atendimentos e Suprimentos), todos os atendimentos presenciais, realizados nas, cujos dados serão utilizados na elaboração de levantamentos estatísticos de atendimento. 3.7 Abertura e trâmite de processo administrativo Quando necessário a abertura e trâmite de processos administrativos, a Área de Controle Administrativo e Processual deverá seguir as orientações descritas na IT. 01 Processo Administrativo.
CONTROLE ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO DE INSPETORIAS IT. 25 12 6/7 4. REGISTROS Item excluído RG. 079 Relação de correspondências enviadas por malote Contratos / Aditivos / Termo de Encerramento / Distrato de contrato de locação de imóveis RG.084 e RG.085 - Folha de Frequência RG. 038 Planilha de locação de imóveis RG. 031 Relatório de folha de frequência 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Contratos / Aditivos / Termo de Encerramento / Distrato de contrato de locação de imóveis Processos em andamento na Área de Controle Administrativo e Processual. Encerrados Área de Pasta processo Acesso da Área de Contabilidade Indexado por número de processo 10 anos Lixo Contabilidade Item excluído Item excluído Item excluído Item excluído Item excluído ---------- Ano vigente Pasta Relação de AZ Exercício correspondências enviadas por malote anterior caixa Box Acesso Indexada por data Exercício atual e exercício anterior Lixo RG. 079 RG.084 e RG.085 - Folha de Frequência Área de Pessoal Caixa Box Acesso da Área de Pessoal Indexada por data 30 anos Lixo
CONTROLE ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO DE INSPETORIAS IT. 25 12 7/7 Caixa Box Planilha de locação de imóveis Área de Contabilidade Acesso do Departamento Administrativo/ Financeiro Indexada por data 10 anos Lixo RG. 038 Eletrônico Acesso do Pasta pessoal de Sede/ Documentos/ arquivos-ano/ Planilha locação Permanente ------------ Relatório de folha de frequência - RG. 031 Área de pessoal Pasta Indexado por data Permanente