Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Gerenciamento Eletrônico de Documentos Os softwares de gerenciamento eletrônico de documentos, conhecidos como GEDs, trazem importantes benefícios para as empresas, como: Agilidade na busca de documentos Acompanhamento do status dos documentos (workflow dos documentos) Redução de falhas operacionais (controle automático de revisões e versões) Colaboração de profissionais geograficamente dispersos (sistema web) Controle de acesso aos documentos Rastreabilidade das ações Esta apresentação descreve o gerenciamento eletrônico de documentos, apresenta características importantes de um gerenciador eletrônico de documentos para ambiente de engenharia e exemplifica os benefícios e as funcionalidades de um GED com demonstrações práticas.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia Estudo de Caso (Benefícios do GED) Demonstração Prática de Uso de GED (SAPROD)

Gerenciamento Eletrônico de Documentos Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o conjunto de sistemas lógicos e inteligentes, criados para automatizar o processo de gerenciamento de documentos, em todas as suas fases: criação, distribuição, utilização, armazenamento e recuperação. (DUTRA, 2001) No princípio, o foco era a digitalização de um documento gerado em papel. Atualmente foram adicionadas muitas funcionalidades ao Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED).

Principais Tipos de Solução GED Gerenciamento da Imagem dos Documentos (Document Imaging) Usado para gerenciar as imagens dos documentos em meio físico. Os documentos são convertidos para o meio digital utilizando ferramentas de digitalização. Normalmente estes documentos estão prontos e não sofrerão mais alterações. Funcionalidades: armazenamento e recuperação de documentos. Gerenciamento de Documentos Digitais (Document Management) Usado para controlar documentos digitais desde o momento da sua criação até o descarte. Funcionalidades: armazenamento do arquivo e de várias informações sobre os documentos, controle de versão, acompanhamento do fluxo do documento, busca e recuperação utilizando avançados mecanismos de busca, acesso via Internet, entre outros.

Dados que Justificam a Utilização do GED Executivos gastam de 20% a 45% do tempo pensando, criando ou manipulando documentos (Gartner /Datapro) Em média, em cada 20 documentos, um se perde (Coopers & Lybrand) Em média, 90% do tempo da vida útil de um documento é gasto em trânsito e filas. Ou seja, necessita gerenciamento (Delphi Consulting)

Alguns Benefícios do GED Agilidade na busca de documentos (pesquisas por vários atributos) Agilidade no acompanhamento do status dos documentos (workflow) Agilidade na distribuição e controle das atividades (workflow) Padronização dos documentos e procedimentos (template e workflow) Redução dos prejuízos relacionados ao: Extravio de documentos Uso de versões desatualizadas Atuação de profissionais geograficamente dispersos (acesso via web) Redução dos custos com deslocamentos, telefones... (acesso via web) Maior controle de acesso aos documentos (permissão para cada usuário) Rastreabilidade das ações Atendimento de exigências de programas de certificação (como ISO 9000)

Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia O controle da documentação é de fundamental importância para o projeto de engenharia. Projetos de engenharia possuem documentos com estruturas complexas e são criados por grupos de profissionais trabalhando em ambientes de cooperação. Esta demanda diferenciada exigiu a criação do Gerenciador Eletrônico de Documentos de Engenharia (EDMS - Engineering Document Management System), que possui o objetivo de gerenciar os documentos técnicos da empresa durante todo o ciclo de vida.

Algumas Características Desejáveis em um EDMS: Controle de revisões e versões de documentos Utilização de modelos de documentos pré-definidos Controle de fluxos dos documentos Suporte a diversos tipos de documento Referências entre documentos Anexos e comentários Pesquisas com combinações de informações Histórico de ações realizadas no documento Geração de guias de remessas de documentos Controle de acesso baseado em perfil Acesso via WEB

Controle de revisões e versões de documentos Objetivo: possibilitar o retorno a pontos anteriores, na busca de novas alternativas. Devem ser considerados os seguintes aspectos: Publicar somente a versão mais recente do documento Permitir que pessoas autorizadas possam acessar as versões anteriores para efetuar comparações Possibilitar a criação automática de novas versões Utilização de modelos de documentos pré-definidos (Templates) Objetivos: Agilizar a criação de novos documentos; Auxiliar a padronização da documentação; Reduzir as falhas de formatação dos documentos.

Controle de fluxos dos documentos Objetivo: Permitir o acompanhamento da evolução dos documentos e o controle das atividades relacionadas aos documentos (incluindo responsáveis e prazos). Suporte a diversos tipos de documento Objetivo: Permitir o armazenamento de documentos como: planilhas, apresentações, cronogramas de projetos, entre outros, junto com demais documentos de projeto. Referências entre documentos Objetivo: Permitir que os documentos de engenharia estejam relacionados a outros tipos de documento que complementam a informação do mesmo. Anexos e comentários Objetivo: Permitir que os profissionais troquem informações entre si, armazenando anexos e comentários eletrônicos, evitando que as anotações se percam (exemplos: croquis, cópias de verificação...)

Pesquisas com combinações de informações Objetivo: Aumentar a agilidade na busca de grupos de documentos através da combinação de informações dos documentos como: disciplina, tipo do documento, status, revisão, entre outros. Histórico de ações realizadas no documento Objetivo: Registrar quem realizou e quando foram realizadas ações no documento como: elaboração, visualização, alteração, entre outros. Geração de guias de remessas de documentos Objetivo: Aumentar a agilidade e reduz erros com o preenchimento automático do formulários de saída de documentos (em projetos de engenharia é comum o uso de sistemas de protocolo, para registrar entrada e saída de documentos). Controle de acesso baseado em perfil Objetivo: Aumentar a segurança, definindo as ações permitidas para cada grupo de usuários, como: gerentes, engenheiros e projetistas. Acesso via WEB Objetivo: Possibilitar mobilidade aos usuários, permitindo o acesso aos documentos de qualquer computador com acesso à internet. Esta funcionalidade favorece a participação de profissionais geograficamente dispersos.

A informações a seguir foram obtidas em situação real. Dados da Empresa: Mercado: Projetos de Engenharia Cidade: Rio de Janeiro Profissionais área técnica: 214 Média de Consulta a Documentos por Mês: 23540 (5 consultas por dia por profissional) Média de Documentos Produzidos por Mês: 450 Média de Guias de Remessa de Documento por Mês: 75 Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por Mês: 60 Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por Mês: 40

Consulta a Documentos: Média de Consulta a Documentos por mês: 23540 Redução de Tempo por Consulta: 5 segundos* Redução de Tempo por Mês: 32,7 horas Economia Estimada por Mês: R$ 1,5 mil * GED com pesquisa de documento por título ou código

Workflow de Produção dos Documentos: Média de Documentos Produzidos por mês: 450 Redução de Tempo por Transferência de Atividade: 60 segundos* Quantidade Média de Transferências na Produção de Documento: 8 Redução de Tempo por Documento: 8 minutos Redução de Tempo por Mês: 60,0 horas Economia Estimada por Mês: R$ 2,5 mil * GED com workflow e envio automático de e-mail para responsável pela atividade

Guia de Remessa de Documento: Média de Guias de Remessa de Documento por mês: 75 Redução de Tempo para Elaboração Guia de Remessa de Documento: 15 minutos* Redução de Tempo por Mês: 19,0 horas Economia Estimada por Mês: R$ 1,0 mil * GED com elaboração automática da Guia de Remessa de Documento

Relatórios Gerenciais: Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por mês: 60 Redução de Tempo para Elaboração de Relatório Gerencial: 2 horas* Redução de Tempo por Mês: 120 horas Economia Estimada por Mês: R$ 8,4 mil * GED com geração automática de relatórios gerenciais

Relatórios de Qualidade: Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por mês: 40 Redução de Tempo para Elaboração de Relatório de Qualidade: 3,5 horas* Redução de Tempo por Mês: 140 horas Economia Estimada por Mês: R$ 6,3 mil * GED com geração automática de relatórios de qualidade

Atendimento a Comentários de Clientes: Média de Documentos Produzidos por mês: 450 Redução de Documentos com Comentários dos Clientes por mês: 19 (5%)* Economia Estimada por Mês: R$ 11,5 mil * GED com funcionalidades que favoreçam o aumento da qualidade dos documentos

Benefícios Financeiros: Descrição Consulta a Documentos Workflow de Produção dos Documentos Guia de Remessa de Documento Relatórios Gerenciais Relatórios de Qualidade Atendimento a Comentários de Clientes TOTAL Redução Estimada (por mês) R$ 1,5 mil R$ 2,5 mil R$ 1,0 mil R$ 8,4 mil R$ 6,3 mil R$ 11,5 mil R$ 31,2 mil

Outros Benefícios Relatados: Maior satisfação do cliente: Percepção de maior organização Melhoria no resultado das auditorias Maior agilidade na obtenção de informações Maior confiabilidade das informações recebidas Redução de documentos extraviados Redução de cobrança indevida de prazo Possibilidade de registrar os responsáveis pelos atrasos Redução de prejuízos causados por mudança de escopo Maior facilidade de mapear os impactos da mudança de escopo no projeto Maior agilidade no processo de renovação da certificação ISO

Objetivos da Demonstração Prática: Facilitar o entendimento das funcionalidades Demonstrar a praticidade e usabilidade Apresentar as informações disponíveis (relatórios e indicadores)

SAPROD = Sistema de Apoio à PROdução e Decisão O SAPROD é um sistema 100% web, composto por módulos, que permite a colaboração e gestão das informações nos projetos de engenharia. Vantagens em relação às outras soluções do mercado: Implantação rápida Muito prático e intuitivo Possibilidade de customização 27

Funcionalidade do SAPROD MÓDULO DE DOCUMENTOS: TOTAL MOBILIDADE: Acesso aos documentos de qualquer computador, tablet e smartphone com internet. CONTROLE AUTOMÁTICO DE VERSÕES: Garantia da última versão do documento. Impede a edição simultânea dos documentos. PESQUISA AVANÇADA DE DOCUMENTOS: Pesquisa de documentos pelo seu conteúdo e criação de pesquisas com qualquer atributo. WORKFLOW DE ATIVIDADES: Fluxo de atividades (em paralelo e opcionais). Notifica responsáveis e controla prazo. VALOR ORÇADO x REALIZADO: Controle das horas trabalhadas nos documentos e valores orçados x realizados. RELACIONAMENTO AUTOMÁTICO DE DOC: Relacionam. automático de docs, com envio de alerta caso haja alteração de docs relacionados. DOCUMENTO A PARTIR DE TEMPLATES: Criação de documentos a partir de templates cadastrados no projeto. COMENTÁRIOS E ANEXOS: Cadastramento de comentários e anexos relacionados aos documentos. CONTROLE DE PRAZO: Atribuição de datas aos documentos para acompanhamento de prazos. CHECKLIST DE VERIFICAÇÃO: Checklist (técnico e qualidade) dos documentos. Ranking dos erros por profissional. CONTROLE EMISSÃO, MARKUP E AS BUILT: Controle das emissões dos documentos e dos comentários dos clientes ACESSO CONTROLADO E RASTREÁVEL: Permissão definida para cada usuário. Rastreabilidade das ações realizadas. ENVIO AUTOMÁTICO DE NOTIFICAÇÕES: Exemplos de notificações: inclusão ou revisão de documentos, controle de prazo... RELATÓRIOS E INDICADORES: Um conjunto de relatórios e indicadores permite a gestão online do desempenho dos projetos.

Documento Produto Elaboração EXE Verificação técnica Aprovação Verificação qualidade Emissão VER JOB QUA ART Revisão técnica Revisão Revisão aprovação qualidade EXE EXE EXE Responsável: EXE VER JOB QUA ART Executor Verificador Job Leader Qualidade Arquivo Técnico

GERENCIADOR ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS